Białystok, dn. 25.09.2007 roku

WG.I.JK.0932-3/07

                                                                                              Pan

                                                        Jan Zalewski

                                                        Starosta Siemiatycki

          W dniach 22 i 23 maja 2007 roku, zespół kontrolny Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego - Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, przeprowadził w podległym Panu Urzędzie kontrolę problemową, której celem była ocena prawidłowości realizacji n/w zadań:

• organizacji i funkcjonowania administracji geodezyjnej i kartograficznej,
• prowadzenia powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego,
• uzgadniania, koordynacji usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu,
• zakładania osnów szczegółowych,
• dysponowania środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym oraz środkami dotacji przeznaczonymi w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych.

Kontrolą objęto n/w okresy działalności jednostki:

• 1. zagadnienia dotyczące organizacji i funkcjonowania administracji geodezyjnej i kartograficznej - od dnia 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli;
• 2. zagadnienia dotyczące prowadzenia zasobu geodezyjnego i kartograficznego, zakładania osnów szczegółowych - od 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli;
• 3. zagadnienia związane z uzgadnianiem, koordynacją usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu - od 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli;
• 4. dysponowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym i środkami dotacji przeznaczonymi w budżecie na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych - od 1 stycznia 2005 roku do 31 grudnia 2006 roku;

W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości:

I.         Organizacja i funkcjonowanie administracji geodezyjnej i kartograficznej.

Ø                           regulamin organizacyjny Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach nie określa zasad funkcjonowania gospodarstwa pomocniczego pod nazwą Zakład Techniczny Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej, w tym:

*          sprawowania nadzoru nad działalnością ZTPODGiK w Siemiatyczach oraz kontroli realizacji powierzonych do wykonania zadań,

*          organu reprezentującego ZTPODGiK w Siemiatyczach.

W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości zalecam:

Ø                           uzupełnić zapisy regulaminu organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach odnośnie zasad funkcjonowania gospodarstwa pomocniczego pod nazwą Zakład Techniczny Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w zakresie:

*          nadzoru nad działalnością ZTPODGiK w Siemiatyczach oraz kontroluje realizację powierzonych do wykonania zadań,

*          organu reprezentującego ZTPODGiK w Siemiatyczach.

II.        Prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

• Ø Stwierdzono, że czynności kontroli technicznej dotyczącej pracy geodezyjnej zarejestrowanej pod nr KERG 2732-161/2005 przeprowadzono z naruszeniem terminu przewidzianego w §9, ust. 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania systemów i przechowywania kopii zabezpieczających bazy danych, a także ogólnych warunków umów o udostępnienie tych baz,

Ø        Do zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Siemiatyczach nie są przekazywane w terminach deklarowanych w zgłoszeniach prac geodezyjnych - materiały powstałe w wyniku wykonania tych prac. Dotyczy to następujących jednostek wykonawstwa geodezyjnego:

-          FHU „Malmar" - 15 prac,

• - ZUPH „GEO-L" - 9 prac,
• - Biuro Usług Geodezyjno - Kartograficznych „Tadeusz Twarowski" - 8 prac,
• - Geodeta uprawniony „Jan Drewulski" - 8 prac,

-          PBGKiRG - 5 prac,

• - PUG „Pryzmat" Sławomir Olszewski - 5 prac,
• - Usługi Geodezyjne „Jerzy Jaworek" - 5 prac,

Ø        Stwierdzono, że na mapach prowadzonych w formie numerycznej, budynki pomierzone w toku wykonywania prac geodezyjnych wykazywano odmiennie, niż wynika to z treści szkiców polowych,

Ø        Stwierdzono, że na wniosku o włączenie dokumentacji do zasobu nie odnotowano daty włączenia dokumentacji do zasobu. Dotyczy to pracy geodezyjnej zarejestrowanej pod nr KERG 2954-8/2007. Ponadto ustalono, iż część dokumentacji dotyczącej pracy geodezyjnej zarejestrowanej pod nr KERG 2900-246/05 nie zawiera podpisów wykonawcy tej pracy (tj. wniosek o włączenie dokumentacji do zasobu geodezyjnego i kartograficznego, szkic polowy, raport punktów pomierzonych metodą biegunową). Wskazuje to na mało wnikliwe przeprowadzenie kontroli dokumentacji przez PODGiK. Numeryczna mapa ewidencyjna dotycząca powyższej pracy geodezyjnej na dzień przeprowadzania kontroli nie była zaktualizowana wynikami pomiaru na gruncie, została ona zaktualizowano podczas trwania czynności kontrolnych,

Ø        przy naliczaniu opłat za sprzedaż kopii mapy zasadniczej nieprawidłowo określono współczynnik za poświadczenie kopii udostępnionej mapy) tj. niezgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 19 lutego 2004 roku w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego powyższe dotyczy zamówienia 1445/2006 sprzedaż kopii mapy zasadniczej obr. Mielnik, kwota rozliczenia zamówienia 55,86 zł.

W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości zalecam:

Ø        czynności kontroli technicznej dotyczące prac geodezyjnych przeprowadzać z w terminie przewidzianym w §9, ust. 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku w sprawie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych, ewidencjonowania systemów i przechowywania kopii zabezpieczających bazy danych, a także ogólnych warunków umów o udostępnienie tych baz,

Ø        podjąć skuteczne działania wobec jednostek wykonawstwa geodezyjnego, by przekazywali do zasobu w terminach deklarowanych w zgłoszeniach prac geodezyjnych, materiały powstałe w wyniku wykonania prac, dotyczy to następujących jednostek wykonawstwa geodezyjnego:

-   FHU „Malmar" - 15 prac,

• - ZUPH „GEO-L" - 9 prac,
• - Biuro Usług Geodezyjno - Kartograficznych „Tadeusz Twarowski" - 8 prac,
• - Geodeta uprawniony „Jan Drewulski" - 8 prac,

-   PBGKiRG - 5 prac,

• - PUG „Pryzmat" Sławomir Olszewski - 5 prac,
• - Usługi Geodezyjne „Jerzy Jaworek" - 5 prac,

Ø        na mapach prowadzonych w formie numerycznej, budynki wykazywać zgodnie z danymi zawartymi  na szkicach polowych,

Ø        na wnioskach o włączenie dokumentacji do zasobu każdorazowo odnotowywać daty włączenia dokumentacji do zasobu.

Ø        przeprowadzanie kontroli opracowań geodezyjnych przyjmowanych do zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Siemiatyczach z zachowaniem należytej wnikliwości,

Ø        przy naliczaniu opłat za sprzedaż kopii mapy zasadniczej prawidłowo interpretować przepisy rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 19 lutego 2004 roku w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów z operatu ewidencyjnego.

III.      Uzgadnianie, koordynacja usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu.

-          na wniosku o dokonanie uzgodnienia przyłącza elektroenergetycznego zlokalizowanego przy ul. Witosa w Siemiatyczach na dz. nr 203, 1972 nie odnotowano daty wpływu wniosku do Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach, opinia Nr 2899-32/2007,

-          w przypadku uzgodnień oznaczonych nr opinii 2899-29/2007 i 2790-10/2006 błędnie zostały naliczone opłaty za uzgodnienia przyłączy do budynków mieszkalnych traktując je jako dwa pierwsze przyłącza, związku z czym naliczono opłatę w wysokości 80,00 zł. Natomiast zgodnie z załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 19 lutego 2004 roku w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów  operatu ewidencyjnego (Dz. U. Nr 37, poz. 333), opłatę należało naliczyć zgodnie z pozycją 3 i 4 zawartą w tabeli do załącznika nr 2 do rozporządzenia, tj. 40,00 zł za pierwsze przyłącze i 6,00 zł za następne przyłącze do tego samego budynku,

-          w przypadku uzgodnienia oznaczonego opinią nr 3070-132/2005, czynności uzgodnienia dokonano nie zachowując 14- to dniowego terminu wynikającego z §11 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia
2 kwietnia 2001 roku w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz zespołów uzgadniania dokumentacji projektowej,

-          w przypadku uzgodnienia oznaczonego opinią nr 2899-49/2006 na posiedzeniu zespołu nieobecni byli stali członkowie zespołu. Zgodnie z §21, ust. 3 rozporządzenia z dnia 2 kwietnia 2001 roku, jedynie nieobecność na posiedzeniu konsultantów nie wstrzymuje pracy zespołu,

-          w przypadku uzgodnienia oznaczonego opinią nr 2790-10/2006 wyników uzgodnienia nie wniesiono na mapę zasadniczą.

W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości zalecam:

-          na wnioskach o dokonanie uzgodnienia każdorazowo odnotowywać daty wpływu wniosku do Starostwa Powiatowego w Siemiatyczach,

-          opłaty za uzgodnienia przyłączy do budynków mieszkalnych naliczać zgodnie z załącznikiem Nr 2 do rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 19 lutego 2004 roku w sprawie wysokości opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji, a także za wykonywanie wyrysów i wypisów  operatu ewidencyjnego (Dz. U. Nr 37, poz. 333),

-          czynności uzgodnienia dokonywać w terminie 14 dni od daty złożenia wniosku - §11 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia
2 kwietnia 2001 roku w sprawie geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu oraz zespołów uzgadniania dokumentacji projektowej,

-          na posiedzeniach zespołu każdorazowo winni brać udział stali członkowie zespołu.

-          wyniki uzgodnień każdorazowo wnosić na mapę zasadniczą.

IV        Gospodarowanie środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym.

            W wyniku kontroli  wydatkowanie środków Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w latach 2005-2006 stwierdzono niezgodne z przepisami art. 41 ust. 4 ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne wydatkowanie środków za wykonanie n/w prac geodezyjnych:

• 1. aktualizacja mapy zasadniczej do celów projektowych w zakresie działek nr 674/1 i 674/2 przy ul. Kościuszki 43 w Siemiatyczach - faktura VAT nr 76/05/2006, kwota 671,00 zł - numer księgowy 4051/05/2006;
• 2. wznowienie znaków granicznych działki nr 259 (rów) we wsi Klekotowo - faktura VAT nr 45/12/2005, kwota 1159,00 zł - numer księgowy 4144/12/2005;
• 3. wznowienie znaków granicznych działki nr 419/3 we wsi Turna Duża - faktura VAT nr 32/09/2005, kwota 1000,00 zł - numer księgowy 4109/09/2005;
• 4. opracowanie projektu podziału działek 39/3, 41/2, 8/2 oraz aktualizacja użytków we wsi Ostrożany gm. Drohiczyn - faktura VAT nr 22/06/2005, kwota 8662,00 zł - numer księgowy 4073/06/2005;
• 5. podział działki nr 101 we wsi Kłopoty Bujny - Faktura VAT nr 14/05/2005, kwota 1464,00 zł - numer księgowy 4054/05/2005;
• 6. podział działek do regulacji stanu prawnego drogi nr 1737B Faktura VAT nr 16/05, kwota 1489,74 zł - numer księgowy 4035/03/2005.

W celu wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości zalecam:

Zwrócić na konto Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym kwotę 14445,74 zł w ramach, której sfinansowano w/w prace geodezyjne i kartograficzne.

Odpowiedzi odnośnie realizacji zaleceń zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym, oczekuję w ciągu 30 dni od daty otrzymania pisma.