Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Zgromadzenia publiczne
ZAGROŻENIA
Komisje i zespoły
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego/Zdrowie
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Pomoc publiczna
Lobbing
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Ogłoszenia (zamówienia)
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Ewelina Kiersnowska
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48857439347
faks: +48857439231
e-mail: ekiersnowska@bialystok.uw.gov.pl
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
33795229   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: Kontrola Urzędu Gminy Kobylin Borzymy. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

PROTOKÓŁ KONTROLI

 

PROTOKÓŁ KONTROLI

 

 

Urzędu Gminy Kobylin Borzymy, ul. Główna 11, 18-204 Kobylin Borzymy (NIP 722-10-68-419) przeprowadzonej w dniu 31 marca 2004r. przez:

  • Aleksandra Piesiaka - starszego inspektora w Oddziale ds. realizacji i kontroli projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 11/04 z dnia 26.03.2004 r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
  • Marka Bałakiera - inspektora w Oddziale ds. realizacji i kontroli projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 12/04 z dnia 26.03.2004 r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
  • Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. realizacji i kontroli projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 13/04 z dnia 26.03.2004 r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
  • Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. realizacji i kontroli projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 14/04 z dnia 26.03.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

 

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena prawidłowości realizacji inwestycji PL0008.02.06/0039 "Poprawa systemu komunikacyjnego w gminie Kobylin Borzymy poprzez modernizację drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki"

 

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

  • Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity),
  • Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 -2003 (Dz. U. z 1998 r. Nr 150, poz. 983 z późniejszymi zmianami),
  • Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity),

oraz zapisów:

  • Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
  • Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Gminy Kobylin Borzymy z dnia 09.08.2002 r.
  • Umowy Nr 5/2003 z dnia 10 lutego 2003 r. zawartej pomiędzy Urzędem Gminy Kobylin Borzymy a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych "TRAKT" Sp. z o.o. z siedzibą w 18-200 Wysokiem Mazowieckiem, ul. 1-go Maja 8 na wykonanie robót polegających na modernizacji drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki w gminie Kobylin Borzymy.

 

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Wójtem Gminy Kobylin Borzymy jest Pan Ryszard Pogorzelski, pełniący tę funkcję od 19 listopada 2002 r., funkcję Skarbnika Gminy pełni od 2 września 1990 r. Pani Helena Sikorska. W Gminie Kobylin Borzymy nie został powołany Sekretarz Gminy.

 

Wyjaśnień udzielali:

  • Ryszard Pogorzelski - Wójt Gminy Kobylin Borzymy,
  • Helena Sikorska - Skarbnik Gminy Kobylin Borzymy,
  • Waldemar Pogorzelski - Przewodniczący Rady Gminy,
  • Bogdan Piszczatowski - Podinspektor ds. Rozwoju i Promocji w gminie;

 

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Gminy Kobylin Borzymy umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL 0008.02.06/0039 "Poprawa systemu komunikacyjnego w gminie Kobylin Borzymy poprzez modernizację drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 255 798,00 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej wynosi maksymalnie 75% szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 191 848,50 EUR). Płatność zostanie dokonana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. W dniu 30 września 2003 roku został podpisany aneks nr 1 do umowy dotacji, w którym określono datę zakończenia projektu na 31 sierpnia 2004 r. Umowa dotacji i aneks stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

W toku kontroli kontrolerzy ustalili, iż w Identyfikacji Finansowej stanowiącej załącznik do wyżej wymienionej umowy został podany niewłaściwy adres Gminy Kobylin Borzymy oraz numer rachunku bankowego gminy. W odpowiedzi na pismo kontrolerów nr BZF.V.0930-3/04 z dnia 2 kwietnia 2004r. w tej sprawie (załącznik nr 2) Wójt Gminy Kobylin Borzymy przesłał pismem z dnia 7 kwietnia 2004r. oświadczenie z dnia 5 kwietnia 2004r. (załącznik nr 3), w którym wyjaśnił, iż zarówno adres jak i nr rachunku gminy został sprostowany w piśmie z dnia 22 kwietnia 2003r. do Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego, czyli jeszcze przed przekazaniem płatności zaliczkowej co nastąpiło 21 maja 2003r.

II.     Uchwałą Nr IV/29/03 Rady Gminy Kobylin Borzymy z dnia 26 marca 2003r. w sprawie budżetu gminy na 2003 rok, ustalono plan dochodów budżetu gminy na 2003r., przewidujący w załączniku nr 1 do uchwały dochód z innych źródeł w wysokości 792.373 , natomiast w "Wykazie zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003r." (załącznik nr 5 do tej samej uchwały) kwota ta została opisana jako "Modernizacja drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki". Uchwała Rady Gminy Kobylin Borzymy stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli.

III.   Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 1/2002 Wójta Gminy Kobylin Borzymy
z dnia 20 listopada 2002 r. w sprawie powołania komisji do przeprowadzenia
zamówienia publicznego (załącznik nr 5), została powołana komisja w celu wyłonienia wykonawcy robót budowlanych w ramach zadania inwestycyjnego
pn. "Poprawa systemu komunikacyjnego w Gminie Kobylin Borzymy
poprzez modernizację drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki". W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako Wykonawcę wybrano Przedsiębiorstwo Robót Drogowo - Mostowych "TRAKT" Sp. z o.o. z siedzibą w 18-200 Wysokiem Mazowieckiem, ul. 1-go Maja 8. Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30 000 EUR stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.

IV.  W dniu 10 lutego 2003 roku została zawarta umowa Nr 5/2003 pomiędzy Urzędem Gminy Kobylin Borzymy a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych "TRAKT" Sp. z o.o. z siedzibą w 18-200 Wysokiem Mazowieckiem, ul. 1-go Maja 8 na wykonanie modernizacji drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki w Gminie Kobylin Borzymy (załącznik nr 7). Wartość przedmiotu umowy została określona na kwotę 974 315,80 PLN netto (1 042 517,91 zł brutto). Stosownie do zapisów § 5 powyższej umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wartości kontraktowej za przedmiot umowy w kwocie 52 126 zł, w formie gwarancji bankowej wystawionej przez PKO Bank Polski S.A. z dnia 10 lutego 2003r. (załącznik nr 8).

V.     W dniu 28 lutego 2003 roku Urząd Gminy Kobylin Borzymy zwrócił się do Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej z wnioskiem o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej. Wniosek został zarejestrowany 12 marca 2003r. pod numerem 2003/1/0383/ (załącznik nr 9).

VI.  Urząd Gminy Kobylin Borzymy przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego wniosek z 17 lutego 2003 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 140 253, 23 EUR (załącznik nr 10). W dniu 21 maja 2003 roku Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała na konto Urzędu Gminy Kobylin Borzymy powyższą kwotę (tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej - 175 316,54 EUR). Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Gminy Kobylin Borzymy stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli.

Rachunek Urzędu Gminy Kobylin Borzymy, na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR. Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EUR stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontrolnego.

VII. Dnia 9 maja 2003 roku przekazano Wykonawcy plac budowy drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki (załącznik nr 13), zaś zgodnie z zapisem § 3 umowy pomiędzy Urzędem Gminy Kobylin Borzymy a Wykonawcą przekazanie placu budowy powinno nastąpić do dnia 17 marca 2003 roku. Wójt Gminy Kobylin Borzymy w dniu 25 marca 2004 r. złożył oświadczenie, iż opóźnienie terminu przekazania placu budowy drogi było spowodowane niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi (załącznik nr 14).

Funkcja kierownika budowy została powierzona Panu Janowi Dobeckiemu (PDL/BO/2296/02), koordynatorem robót ze strony Zamawiającego był Pan Józef Kochanowski (PDL/BD/0643/01) - inspektor nadzoru. Uprawnienia budowlane oraz przynależność do Okręgowej Izby Inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC stanowi załącznik nr 15.

Inwestycja posiadała uprawomocnione pozwolenie na budowę obejmujące remont nawierzchni drogi gminnej nr 2317008 relacji od wsi Kobylin Cieszymy do wsi Kobylin Pogorzałki w lokalizacji km 0+000 - 4+410 (Decyzja Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem Nr RA.7351-Xp-11/01 z dnia 12 września 2001r. - załącznik nr 16).

Na 32 dni przed rozpoczęciem robót powiadomiono Starostwo Powiatowe o zamiarze rozpoczęcia robót załączając oświadczenie o podjęciu obowiązków kierownika budowy przez Pana Jana Dobieckiego. Do zawiadomienia nie zostało dołączone oświadczenie o podjęciu obowiązków inspektora nadzoru inwestorskiego przez Pana Józefa Kochanowskiego. W odpowiedzi na pismo kontrolerów nr BZF.V.0930-3/04 z dnia 2 kwietnia 2004r. w tej sprawie Wójt Gminy Kobylin Borzymy przesłał oświadczenie z dnia 6 kwietnia 2004r., w którym wyjaśnia, iż: "oświadczenie o podjęciu obowiązków przez Inspektora Nadzoru nie zostało złożone przez Pana Józefa Kochanowskiego. Niemniej jednak w dzienniku budowy na stronie 1 w punkcie 2 znajduje się wpis o podjęciu  obowiązków pełnienia funkcji inspektora nadzoru nad robotami "Remont drogi Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki o dł. 4,41 km"". Do wyżej wymienionego oświadczenia została dołączona również umowa o dzieło nr 1/01/03 z dnia 25 stycznia 2003r. o pełnieniu nadzoru inwestorskiego zawarta pomiędzy Urzędem Gminy Kobylin Borzymy a inż. Józefem Kochanowskim.  Zawiadomienie, oświadczenie kierownika budowy, oświadczenie Wójta Gminy Kobylin Borzymy oraz umowa o pełnieniu nadzoru inwestorskiego stanowią załącznik nr 17 do protokołu kontroli.

Dziennik budowy prowadzony był prawidłowo, zawiera systematyczne wpisy osób uprawnionych do ich dokonywania. Kopie wybranych stron z dziennika budowy stanowią załącznik nr 18 do protokołu kontroli.

Protokołem Nr 16/2003 z dnia 11 sierpnia 2003 r. dokonano odbioru końcowego robót wykonanych w asortymencie drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki, w lokalizacji 0+000 - 4+410 o długości 4,41 km (załącznik nr 19) Jednocześnie kierownik budowy Pan Jan Dobecki w oświadczeniu z 24 lipca 2003r. zaświadczył, że ww. obiekt został zrealizowany zgodnie z projektem budowlanym (dokumentacją techniczną, warunkami pozwolenia na budowę i obowiązującymi przepisami - Polskimi Normami) oraz że teren budowy został doprowadzony do należytego stanu i porządku (załącznik nr 20).

Urząd Gminy Kobylin Borzymy przedstawił kontrolującym wypis z inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej inwestycji pod nazwą "Modernizacja drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki" wraz z mapką geodezyjną, powykonawczą w skali 1:1000 (załącznik nr 21), wydany przez Pana Zbigniewa Mariusza Milewskiego - uprawnionego geodetę z firmy M-GEO z Wysokiego Mazowieckiego, który oświadczył, że obiekt został wybudowany zgodnie z zatwierdzoną lokalizacją, a pomiary obiektu na gruncie zakończono dnia 2 sierpnia 2003 r.

VIII.         W dniu 21 sierpnia 2003r. przedstawiciel Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego przy udziale Wójta Gminy Kobylin Borzymy dokonał kontroli merytorycznej inwestycji co potwierdza protokół z dnia 25 sierpnia 2003r. (załącznik nr 22).

IX.  Po zakończeniu realizacji inwestycji Wykonawca wystawił faktury za wykonane roboty, dla których podstawą był protokół odbioru końcowego. Podczas kontroli Beneficjant przedstawił następujące faktury:

1.      Faktura VAT Nr F37/2003 z 11 sierpnia 2003 roku na kwotę 730 736,85 zł (netto), opłacona w dniu 4 września 2003 r. przelewem na konto Wykonawcy (123 300,11 + 607 436,74 = 730 736,85 zł). Kwotę 607 436,74 zł zapłacono ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu 1EUR = 4,3310 zł wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu 4 września 2003 roku dało kwotę 140 253, 23 EUR. Kwotę 123 300,11 zł zapłacono ze środków własnych, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu tj. 1 EUR = 4,3623 zł (zgodnie z tab. 172/A/NBP/2003) dało kwotę 28 264,93 EUR. W związku z pismem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego nr PL 0008.02.06/87/2003 z dnia 24.11.2003 r. dotyczącym wspomnianej faktury, w którym fundacja wymaga skorygowania faktury w związku z tym, iż jej część została opłacona ze środków własnych Beneficjenta, zaś docelowo zostanie opłacona ze środków Phare (powstaje obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT), Urząd Gminy Kobylin Borzymy wystąpił do Wykonawcy o wystawienie faktury korygującej. Wykonawca 26 listopada 2003 roku wystawił fakturę korygującą VAT Nr FK5/2003, w której unieważnia zobowiązanie Beneficjenta wynikające z faktury VAT Nr F37/2003. Jednocześnie Wykonawca wystawił nową fakturę VAT Nr F82/2003 z 26 listopada 2003 roku na kwotę 730 736,85 zł netto (739 367,86 brutto). W związku z tym, iż należność za wykonany przedmiot umowy została opłacona w dniu 9 września 2003r. (zapłata faktury VAT Nr 37/2003 z dnia 11 sierpnia 2003r.) oraz zapłaceniem w dniu 28 listopada 2003r. należnego podatku VAT w kwocie 8 631,01 zł, ze środków własnych gminy, uznano fakturę VAT Nr F82/2003 za opłaconą (zgodnie z oświadczeniem Wójta Gminy Kobylin Borzymy - załącznik nr 23). Faktury, wniosek o zawarcie negocjowanej, natychmiastowej transakcji wymiany walut nr 60246, przelewy, tabela kursów średnich NBP pismo Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego i pismo Urzędu Gminy Kobylin Borzymy z prośbą o wystawienie faktury korygującej, stanowią załącznik nr 24 do protokołu kontroli.

2.      Faktura VAT Nr F38/2003 z 11 sierpnia 2003 roku na kwotę 243 578,95 zł (netto), opłacona w dniu 9 września 2003 r. przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została opłacona ze środków własnych Beneficjenta. Kwotę netto faktury została przeliczona według średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu tj. 1 EUR = 4,4278 zł (zgodnie z tab. 175/A/NBP/2003), co dało kwotę płatności równą 55 011,28 EUR. Faktura, przelew i tabela kursów NBP stanowią załącznik nr 25 do protokołu kontroli.

 

Kontrolujący ustalili, że na fakturach VAT Nr FK5/2003 i F82/2003 brak jest akceptacji inspektora nadzoru, co jest sprzeczne z § 4 pkt. 7 umowy zawartej w dniu 10 lutego 2003 r. między Urzędem Gminy Kobylin Borzymy a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych "TRAKT" Sp. z o.o.. Urząd Gminy Kobylin Borzymy przedstawił kontrolującym oświadczenie Wójta Pana Ryszarda Pogorzelskiego z dnia 2 stycznia 2004r. (załącznik nr 23), w którym oświadcza on, iż "brak podpisu Inspektora Nadzoru na fakturach Nr FK5/2003 z dnia 26.11.2003 r. i Nr F82/2003 z dnia 26.11.2003 r. spowodowany jest tym, że Pan Józef Kochanowski pełniący funkcję inspektora nadzoru od dnia 11 listopada przebywał w szpitalu i na początku grudnia zmarł". W związku z tym, iż w dniu 11 sierpnia 2003 r. sporządzono i podpisano protokół odbioru końcowego robót, a należność za wykonany przedmiot umowy została uregulowana w dniu 4 września 2003 r. po wcześniejszym zaakceptowaniu przez inspektora nadzoru faktur VAT Nr F37/2003 i F38/2003 Wójt uznał, że powołanie nowej osoby na stanowisko inspektora nadzoru tylko do złożenia dwóch podpisów na przedmiotowych fakturach byłoby niezasadne szczególnie, jeśli weźmie się pod uwagę fakt, iż faktury VAT Nr FK5/2003 i Nr F82/2003 dotyczą tylko naliczenia należnego podatku VAT.

X. Beneficjent przedstawił kontrolującym zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych, szczegółowe sprawozdanie finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur (załącznik nr 26). Beneficjent przedstawił również dwa wnioski o płatność końcową (załącznik nr 27): pierwszy z 8 października 2003r. na kwotę 27 261,67 EUR, a drugi z 22 marca 2004 r. również na kwotę 27 261,67 EUR. Wystawienie drugiego wniosku o płatność spowodowane było zmianą numeru rachunku bankowego Urzędu Gminy Kobylin Borzymy w PKO Bank Polski w Wysokiem Mazowieckiem (załącznik nr 28).

Kontrakt z dnia 10 lutego 2003 r pomiędzy Urzędem Gminy Kobylin Borzymy a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych "TRAKT" Sp. z o.o. został skalkulowany w PLN na kwotę 974 315,80 zł, co wg średniego kursu NBP w tym dniu 1EUR = 4,1681 PLN (zgodnie z tab. 28/A/NBP/2003), dało kwotę kontraktową netto w wysokości 233 755,38 EUR. Wartość robót wyrażona w PLN była wartością stałą i nie mogła być aneksowana (zgodnie z § 4 pkt. 4 umowy). W wyniku wzrostu kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktury wystawiane były przez Wykonawcę w PLN, łączna kwota faktur netto wyniosła 974 315,80 zł, co w przeliczeniu wg kursów z poszczególnych dni wystawiania faktur dało wartość 223 529,44 EUR. Przyjęte przez Beneficjenta proporcje współfinansowania ze środków własnych oraz dotacji z programu Phare ESC 2000 tj. 25%/75% pozwoliły mu na obliczenie kwoty dotacji Unii Europejskiej na poziomie 167 647,08 EUR i współfinansowania krajowego na poziomie 55 882,36 EUR. W związku z wypłatą w dniu 21 maja 2003 r. zaliczki na konto Urzędu Gminy Kobylin Borzymy w wysokości 140 253,23 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, Beneficjent obliczył, iż jego wkład w realizację przedsięwzięcia wynosi 55 882,36 EUR (25% kwoty 223 529,44 EUR), a kwota płatności końcowej 27 261,67 EUR.

Beneficjent przedłożył kontrolującym wyciąg nr 3 z dnia 30 listopada 2003 r. z rachunku w PKO Bank Polski o numerze 49 10201332 1002608341, na którym uwidoczniona jest kwota 132,18 EUR, która jest zgodnie z zaświadczeniem PKO Bank Polski S.A Oddział w Wysokiem Mazowieckiem z dnia 9 września 2003 r. kwotą odsetek narosłych w okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania (załącznik nr 29).

 

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

 

Dotacja Programu

Phare ESC 2000

Wkład własny

 Beneficjenta

Razem w EURO

EURO

%

EURO

%

Wartość inwestycji wg umowy dotacji

191 848,50

75%

63 949,50

25%

225 798,00

Wartość inwestycji wg kontraktu

175 316,54

75%

58 438,84

25%

233 755,38

Rzeczywiste koszty inwestycji

167 647,08

75%

55 882,36

25%

223 529,44

 

XI. Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pana Ryszarda Pogorzelskiego - Wójta Gminy Kobylin Borzymy w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie wzmocnienia istniejącej nawierzchni, ułożenie warstwy wiążącej z betonu asfaltowego, ułożenie warstwy ścieralnej z betonu asfaltowego, wykonanie przepustów. Stwierdzono również wykonanie i zamontowanie tablicy pamiątkowej informującej o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr 30 do protokołu kontroli.

XII. Pan Ryszard Pogorzelski - Wójt Gminy Kobylin Borzymy złożył pisemne oświadczenie (załącznik nr 31) w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu PL0008.02.06/0039 "Poprawa systemu komunikacyjnego w gminie Kobylin Borzymy poprzez modernizację drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki". Dokumentacja finansowa jest przechowywana w segregatorze oznaczonym: "Finansowa dokumentacja środków funduszy pomocowych PHARE 2000 kontrakt - PL0008.02.06.0039 - Nr 1", zaś dokumentacja przetargowa i merytoryczna w segregatorze: "Dokumentacja przetargowa i rozliczenie kontraktu - PL0008.02.06.0039 - Nr 2".

 

Integralną częścią niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Gminy Kobylin Borzymy z dnia 9 sierpnia 2002r. wraz z aneksem z dnia 30 września 2003r.

2.      Pismo BZF.V.0930-3/04 z 2 kwietnia 2004r.

3.      Pismo Wójta Gminy Kobylin Borzymy z dnia 7 kwietnia 2004r. wraz z oświadczeniem z dnia 5 kwietnia 2004r.

4.      Uchwała Nr IV/29/03 Rady Gminy Kobylin Borzymy z dnia 26 marca 2003r. w sprawie budżetu gminy na 2003r.

5.      Zarządzenie Wewnętrzne Nr 1/2002 Wójta Gminy Kobylin Borzymy z dnia 20 listopada 2002r. w sprawie powołania komisji do przeprowadzenia zamówienia publicznego.

6.      Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 30 000EUR

7.      Umowa Nr 5/2003 na wykonanie robót budowlanych zawarta w dniu 10 lutego 2003r. pomiędzy Urzędem Gminy Kobylin Borzymy a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych Sp. z o.o. z siedzibą w 18-200 Wysokiem Mazowieckiem, ul. 1-go Maja 8

8.      Gwarancja dobrego wykonania umowy Nr 2/2003 z dnia 10 lutego 2003r.

9.      Wniosek Urzędu Gminy Kobylin Borzymy o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej

10.  Wniosek Urzędu Gminy Kobylin Borzymy o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 140.253,23 EUR z dnia 17 lutego 2003r.

11.  Wyciąg bankowy z dnia 21 maja 2003r. potwierdzający wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 140.253,23 EUR na konto Urzędu Gminy Kobylin Borzymy

12.  Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EUR zawarta w dniu 23.04.2002r. pomiędzy PKO Bank Polski Oddział w Wysokiem Mazowieckiem z Urzędem Gminy Kobylin Borzymy

13.  Protokół przekazania placu budowy drogi z dnia 9 maja 2003r.

14.  Oświadczenie Beneficjenta w sprawie przesunięcia terminu przekazania placu budowy drogi z dnia 25 marca 2004r.

15.  Komplet dokumentów dotyczących uprawnień budowlanych, przynależności do Okręgowej Izby Inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC kierownika budowy i inspektora nadzoru.

16.  Decyzja nr RA.7351-Xp-11/01 Starosty Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem w sprawie pozwolenia na remont nawierzchni drogi gminnej nr 2317008 relacji od wsi Kobylin Cieszymy do wsi Kobylin Pogorzałki w lokalizacji km 0+000 - 4+410 wraz z uchwałą Nr XV/86/86 Wojewódzkiej Rady Narodowej w Łomży z dnia 28 listopada 1986r. w sprawie zaliczenia dróg do kategorii dróg gminnych.

17.  Komplet dokumentów dotyczących zawiadomienia o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót budowlanych.

18.  Kopie wybranych stron z dziennika budowy

19.  Protokół Nr 16/2003 odbioru końcowego robót wykonanych w asortymencie modernizacji drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki w lokalizacji km 0+000 - 4+410

20.  Oświadczenie kierownika budowy z dnia 24 lipca 2003r. w sprawie właściwego wykonania modernizacji drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki w lokalizacji km 0+000 - 4+410

21.  Wypis z inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej inwestycji pod nazwą Modernizacja drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki"

22.  Protokół z kontroli merytorycznej inwestycji przeprowadzonej przez przedstawiciela Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego z dnia 25 sierpnia 2003r.

23.  Oświadczenie Beneficjenta z dnia 2 stycznia 2004r. w sprawie braku podpisu inspektora nadzoru na fakturach FK 5/2003 z dnia 26.11.2003r. i F 82/2003 z dnia 26.11.2003r.

24.  Komplet dokumentów dotyczących płatności za fakturę F37/2003 z 11 sierpnia 2003r. (w tym faktura korygująca FK5/2003 z 26 listopada 2003r. oraz faktura F82/2003 z 26 listopada 2003r.)

25.  Komplet dokumentów dotyczących płatności za fakturę F38/2003 z 11 sierpnia 2003r.

26.  Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur.

27.  Wnioseki o płatność końcową z dnia 8 października 2003r. oraz z dnia 22 marca 2003r.,

28.  Komplet dokumentów dotyczących zmiany numeru rachunku bankowego prowadzonego w EUR Urzędu Gminy Kobylin Borzymy w PKO Bank Polski

29.  Komplet dokumentów dotyczący wysokości odsetek narosłych pomiędzy dniem otrzymania zaliczki przez Beneficjenta a dniem jej wydatkowania.

30.  Protokół oględzin wykonania projektu z dnia 31 marca 2004r.

31.  Oświadczenie z dnia 31 marca 2004r. złożone przez Pana Ryszarda Pogorzelskiego Wójta Gminy Kobylin Borzymy na temat sposobu przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu.

 

Kierownik jednostki kontrolowanej został poinformowany o przysługującym mu prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

            Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Gminy Kobylin Borzymy.

            Z przeprowadzenia kontroli dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 3/2004.

 

Kontrolowany:

Ryszard Pogorzelski

16.04.2004r.

 (data i podpis kierownika jednostki kontrolowanej)

Kontrolujący:

Aleksander Piesiak

Marek Bałakier

Maciej Rynkiewicz

Łukasz Kurzyna

 

 


Publikator: Łukasz Kurzyna Data utworzenia:  21.04.2004 00:00:00
Data publikacji:  21.04.2004 00:00:00
Data modyfikacji:  21.04.2004 00:00:00 


Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl