PROTOKÓŁ KONTROLI
Urzędu Gminy Kobylin Borzymy, ul. Główna 11,
18-204 Kobylin Borzymy (NIP
722-10-68-419) przeprowadzonej w dniu 31 marca 2004r. przez:
- Aleksandra Piesiaka -
starszego inspektora w Oddziale ds. realizacji i kontroli projektów w
Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr
11/04 z dnia 26.03.2004 r. wydanego przez Pana
Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora
Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
- Marka Bałakiera -
inspektora w Oddziale ds. realizacji i kontroli projektów w Biurze
Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w
Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 12/04 z dnia
26.03.2004 r. wydanego przez Pana Jarosława
Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura
Zarządzania Funduszami Europejskimi;
- Macieja Rynkiewicza -
starszego specjalistę w Oddziale ds. realizacji i kontroli projektów w
Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 13/04 z dnia
26.03.2004 r. wydanego przez Pana Jarosława
Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura
Zarządzania Funduszami Europejskimi;
- Łukasza Kurzynę -
starszego specjalistę w Oddziale ds. realizacji i kontroli projektów w
Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr
14/04 z dnia 26.03.2004r. wydanego przez Pana
Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora
Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
Przedmiotowy zakres kontroli:
Sprawdzenie
prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena
prawidłowości realizacji inwestycji PL0008.02.06/0039 "Poprawa
systemu komunikacyjnego w gminie Kobylin Borzymy poprzez modernizację drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki"
Kontrolą objęto prawidłowość stosowania
przepisów:
- Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach
publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 -
tekst jednolity),
- Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach
jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 -2003 (Dz. U. z 1998 r. Nr 150, poz. 983 z późniejszymi zmianami),
- Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane
(Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst
jednolity),
oraz zapisów:
- Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002
roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego
w związku z realizacją projektu PL
0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach
Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i
Gospodarcza;
- Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej
Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju
Regionalnego a Urzędem Gminy Kobylin Borzymy z dnia 09.08.2002 r.
- Umowy Nr 5/2003 z dnia 10 lutego 2003 r. zawartej
pomiędzy Urzędem Gminy Kobylin Borzymy a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych
"TRAKT" Sp. z o.o. z
siedzibą w 18-200 Wysokiem Mazowieckiem, ul. 1-go Maja 8 na wykonanie
robót polegających na modernizacji drogi gminnej Kobylin
Cieszymy - Kobylin Pogorzałki
w gminie Kobylin Borzymy.
Kierownictwo jednostki kontrolowanej:
Wójtem Gminy Kobylin Borzymy jest Pan Ryszard Pogorzelski, pełniący tę funkcję od 19 listopada 2002 r.,
funkcję Skarbnika Gminy pełni od 2 września 1990 r. Pani Helena Sikorska. W Gminie Kobylin Borzymy nie został powołany Sekretarz Gminy.
Wyjaśnień udzielali:
- Ryszard Pogorzelski -
Wójt Gminy Kobylin Borzymy,
- Helena Sikorska -
Skarbnik Gminy Kobylin Borzymy,
- Waldemar Pogorzelski -
Przewodniczący Rady Gminy,
- Bogdan Piszczatowski -
Podinspektor ds. Rozwoju i Promocji w gminie;
W toku kontroli ustalono, co następuje:
I.
W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy
Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem
Gminy Kobylin Borzymy umowa
dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację
projektu o nazwie PL 0008.02.06/0039 "Poprawa systemu komunikacyjnego
w gminie Kobylin Borzymy
poprzez modernizację drogi gminnej Kobylin Cieszymy -
Kobylin Pogorzałki",
zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia
2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 255 798,00 EUR. Wkład
finansowy Jednostki Kontraktującej wynosi maksymalnie 75% szacunkowych kosztów
(tj. maksymalnie 191 848,50 EUR). Płatność zostanie dokonana w dwóch
częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji
UE. W dniu 30 września 2003 roku został podpisany aneks nr 1 do umowy dotacji,
w którym określono datę zakończenia projektu na 31 sierpnia 2004 r. Umowa
dotacji i aneks stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.
W toku kontroli kontrolerzy ustalili, iż w
Identyfikacji Finansowej stanowiącej załącznik do wyżej wymienionej umowy
został podany niewłaściwy adres Gminy Kobylin Borzymy oraz numer rachunku bankowego gminy. W odpowiedzi
na pismo kontrolerów nr BZF.V.0930-3/04 z dnia 2
kwietnia 2004r. w tej sprawie (załącznik nr 2) Wójt Gminy Kobylin
Borzymy przesłał pismem z dnia 7 kwietnia 2004r.
oświadczenie z dnia 5 kwietnia 2004r. (załącznik nr 3), w którym wyjaśnił, iż
zarówno adres jak i nr rachunku gminy został sprostowany w piśmie z dnia 22
kwietnia 2003r. do Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu
Wojewódzkiego, czyli jeszcze przed przekazaniem płatności zaliczkowej co
nastąpiło 21 maja 2003r.
II.
Uchwałą Nr IV/29/03 Rady Gminy Kobylin
Borzymy z dnia 26 marca 2003r. w sprawie budżetu
gminy na 2003 rok, ustalono plan dochodów budżetu gminy na 2003r., przewidujący
w załączniku nr 1 do uchwały dochód z innych źródeł w wysokości 792.373 zł, natomiast w "Wykazie
zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003r." (załącznik nr 5 do
tej samej uchwały) kwota ta została opisana jako "Modernizacja drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki". Uchwała Rady Gminy Kobylin
Borzymy stanowi załącznik nr 4 do protokołu kontroli.
III.
Zarządzeniem Wewnętrznym Nr 1/2002 Wójta Gminy Kobylin Borzymy
z dnia 20 listopada 2002 r. w sprawie powołania komisji do przeprowadzenia
zamówienia publicznego (załącznik nr 5), została powołana komisja w celu
wyłonienia wykonawcy robót budowlanych w ramach zadania inwestycyjnego
pn. "Poprawa systemu komunikacyjnego w Gminie Kobylin
Borzymy
poprzez modernizację drogi gminnej Kobylin Cieszymy -
Kobylin Pogorzałki". W
wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako Wykonawcę wybrano
Przedsiębiorstwo Robót Drogowo - Mostowych "TRAKT" Sp. z o.o.
z siedzibą w 18-200 Wysokiem Mazowieckiem, ul. 1-go
Maja 8. Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej
powyżej 30 000 EUR stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.
IV. W
dniu 10 lutego 2003 roku została zawarta umowa Nr 5/2003 pomiędzy Urzędem Gminy
Kobylin Borzymy a
Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych "TRAKT" Sp. z o.o.
z siedzibą w 18-200 Wysokiem Mazowieckiem, ul. 1-go
Maja 8 na wykonanie modernizacji drogi gminnej Kobylin
Cieszymy - Kobylin Pogorzałki
w Gminie Kobylin Borzymy (załącznik
nr 7). Wartość przedmiotu umowy została określona na kwotę 974 315,80 PLN
netto (1 042 517,91 zł brutto). Stosownie do zapisów § 5 powyższej
umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5%
wartości kontraktowej za przedmiot umowy w kwocie 52 126 zł, w formie
gwarancji bankowej wystawionej przez PKO Bank Polski S.A. z
dnia 10 lutego 2003r. (załącznik nr 8).
V.
W dniu 28 lutego 2003 roku Urząd Gminy Kobylin Borzymy zwrócił się do Urzędu
Komitetu Integracji Europejskiej z wnioskiem o rejestrację umowy o świadczenie
usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej. Wniosek został
zarejestrowany 12 marca 2003r. pod numerem 2003/1/0383/ (załącznik nr 9).
VI. Urząd
Gminy Kobylin Borzymy
przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego wniosek z
17 lutego 2003 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 140 253, 23
EUR (załącznik nr 10). W dniu 21 maja 2003 roku Polska Agencja Rozwoju
Przedsiębiorczości przekazała na konto Urzędu Gminy Kobylin
Borzymy powyższą kwotę (tj. 80% wkładu finansowego
Jednostki Kontraktującej - 175 316,54 EUR). Potwierdzenie wpływu zaliczki
na konto Urzędu Gminy Kobylin Borzymy
stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli.
Rachunek Urzędu Gminy Kobylin
Borzymy, na który została przekazana płatność
zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR. Umowa rachunku walutowego
prowadzonego w EUR stanowi załącznik nr 12 do protokołu kontrolnego.
VII. Dnia 9 maja 2003 roku przekazano Wykonawcy plac
budowy drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki (załącznik nr 13),
zaś zgodnie z zapisem § 3 umowy pomiędzy Urzędem Gminy Kobylin
Borzymy a Wykonawcą przekazanie placu budowy powinno nastąpić
do dnia 17 marca 2003 roku. Wójt Gminy Kobylin Borzymy w dniu 25 marca 2004 r. złożył oświadczenie, iż
opóźnienie terminu przekazania placu budowy drogi było spowodowane
niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi (załącznik nr 14).
Funkcja kierownika budowy została powierzona Panu
Janowi Dobeckiemu (PDL/BO/2296/02), koordynatorem robót ze strony
Zamawiającego był Pan Józef Kochanowski (PDL/BD/0643/01) - inspektor nadzoru. Uprawnienia
budowlane oraz przynależność do Okręgowej Izby Inżynierów wraz z potwierdzeniem
opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC stanowi załącznik nr 15.
Inwestycja posiadała uprawomocnione pozwolenie na
budowę obejmujące remont nawierzchni drogi
gminnej nr 2317008 relacji od wsi Kobylin Cieszymy do
wsi Kobylin Pogorzałki w
lokalizacji km 0+000 - 4+410 (Decyzja Starostwa Powiatowego w Wysokiem
Mazowieckiem Nr RA.7351-Xp-11/01 z dnia 12 września 2001r. - załącznik nr 16).
Na 32 dni przed rozpoczęciem robót powiadomiono
Starostwo Powiatowe o zamiarze rozpoczęcia robót załączając oświadczenie o
podjęciu obowiązków kierownika budowy przez Pana Jana Dobieckiego.
Do zawiadomienia nie zostało dołączone oświadczenie o podjęciu obowiązków inspektora
nadzoru inwestorskiego przez Pana Józefa Kochanowskiego. W odpowiedzi na pismo
kontrolerów nr BZF.V.0930-3/04 z dnia 2 kwietnia
2004r. w tej sprawie Wójt Gminy Kobylin Borzymy przesłał oświadczenie z dnia 6 kwietnia 2004r., w
którym wyjaśnia, iż: "oświadczenie o podjęciu obowiązków przez Inspektora
Nadzoru nie zostało złożone przez Pana Józefa Kochanowskiego. Niemniej jednak w
dzienniku budowy na stronie 1 w punkcie 2 znajduje się wpis o podjęciu obowiązków
pełnienia funkcji inspektora nadzoru nad robotami "Remont drogi Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki o dł. 4,41 km"". Do wyżej wymienionego
oświadczenia została dołączona również umowa o dzieło nr 1/01/03 z dnia 25
stycznia 2003r. o pełnieniu nadzoru inwestorskiego zawarta pomiędzy Urzędem
Gminy Kobylin Borzymy a inż.
Józefem Kochanowskim. Zawiadomienie,
oświadczenie kierownika budowy, oświadczenie Wójta Gminy Kobylin
Borzymy oraz umowa o pełnieniu nadzoru inwestorskiego
stanowią załącznik nr 17 do protokołu kontroli.
Dziennik budowy prowadzony był prawidłowo, zawiera
systematyczne wpisy osób uprawnionych do ich dokonywania. Kopie wybranych stron
z dziennika budowy stanowią załącznik nr 18 do protokołu kontroli.
Protokołem Nr 16/2003 z dnia 11 sierpnia 2003 r. dokonano odbioru
końcowego robót wykonanych w asortymencie drogi gminnej Kobylin
Cieszymy - Kobylin Pogorzałki,
w lokalizacji 0+000 - 4+410 o długości 4,41 km (załącznik nr 19) Jednocześnie kierownik
budowy Pan Jan Dobecki w oświadczeniu z 24 lipca
2003r. zaświadczył, że ww. obiekt został zrealizowany zgodnie z projektem
budowlanym (dokumentacją techniczną, warunkami pozwolenia na budowę i obowiązującymi
przepisami - Polskimi Normami) oraz że teren budowy został doprowadzony do
należytego stanu i porządku (załącznik nr 20).
Urząd Gminy Kobylin Borzymy
przedstawił kontrolującym wypis
z inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej inwestycji pod nazwą "Modernizacja drogi
gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin
Pogorzałki" wraz z mapką geodezyjną, powykonawczą w
skali 1:1000 (załącznik nr 21), wydany przez Pana Zbigniewa Mariusza Milewskiego - uprawnionego geodetę z firmy M-GEO z Wysokiego
Mazowieckiego, który oświadczył, że obiekt został wybudowany zgodnie z zatwierdzoną
lokalizacją, a pomiary obiektu na gruncie zakończono dnia 2 sierpnia 2003 r.
VIII.
W dniu 21 sierpnia 2003r. przedstawiciel Podlaskiej
Fundacji Rozwoju Regionalnego przy udziale Wójta Gminy Kobylin
Borzymy dokonał kontroli merytorycznej inwestycji co potwierdza protokół z dnia 25 sierpnia 2003r.
(załącznik nr 22).
IX. Po
zakończeniu realizacji inwestycji Wykonawca wystawił faktury za wykonane
roboty, dla których podstawą był protokół odbioru końcowego. Podczas kontroli
Beneficjant przedstawił następujące faktury:
1.
Faktura VAT Nr F37/2003 z 11 sierpnia 2003 roku na
kwotę 730 736,85 zł (netto), opłacona w dniu 4 września 2003 r. przelewem
na konto Wykonawcy (123 300,11 + 607 436,74 = 730 736,85 zł).
Kwotę 607 436,74 zł zapłacono ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu
1EUR = 4,3310 zł wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu 4 września 2003 roku
dało kwotę 140 253, 23 EUR. Kwotę 123 300,11 zł zapłacono ze środków
własnych, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu
tj. 1 EUR = 4,3623 zł (zgodnie z tab. 172/A/NBP/2003) dało kwotę 28 264,93
EUR. W związku z pismem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego nr PL
0008.02.06/87/2003 z dnia 24.11.2003 r. dotyczącym
wspomnianej faktury, w którym fundacja wymaga skorygowania faktury w związku z
tym, iż jej część została opłacona ze środków własnych Beneficjenta, zaś
docelowo zostanie opłacona ze środków Phare (powstaje
obowiązek podatkowy w zakresie podatku VAT), Urząd Gminy Kobylin
Borzymy wystąpił do Wykonawcy o wystawienie faktury
korygującej. Wykonawca 26 listopada 2003 roku wystawił fakturę korygującą VAT
Nr FK5/2003, w której unieważnia zobowiązanie Beneficjenta wynikające z faktury
VAT Nr F37/2003. Jednocześnie Wykonawca wystawił nową fakturę VAT Nr F82/2003 z 26 listopada 2003 roku na kwotę
730 736,85 zł netto (739 367,86 brutto). W związku z tym, iż należność za wykonany przedmiot umowy
została opłacona w dniu 9 września 2003r. (zapłata faktury VAT Nr 37/2003 z
dnia 11 sierpnia 2003r.) oraz zapłaceniem w dniu 28 listopada 2003r. należnego
podatku VAT w kwocie 8 631,01 zł, ze środków własnych gminy, uznano
fakturę VAT Nr F82/2003 za opłaconą (zgodnie z oświadczeniem Wójta Gminy Kobylin Borzymy - załącznik nr
23). Faktury, wniosek o zawarcie negocjowanej, natychmiastowej
transakcji wymiany walut nr 60246, przelewy, tabela kursów średnich NBP pismo
Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego i pismo Urzędu Gminy Kobylin Borzymy z prośbą o
wystawienie faktury korygującej, stanowią załącznik nr 24 do protokołu
kontroli.
2.
Faktura VAT Nr F38/2003 z 11 sierpnia 2003 roku na
kwotę 243 578,95 zł (netto), opłacona w dniu 9 września 2003 r. przelewem
na konto Wykonawcy. Faktura została opłacona ze środków własnych Beneficjenta.
Kwotę netto faktury została przeliczona według średniego kursu NBP z dnia
dokonania przelewu tj. 1 EUR = 4,4278 zł (zgodnie z tab. 175/A/NBP/2003), co
dało kwotę płatności równą 55 011,28 EUR. Faktura, przelew i tabela kursów NBP
stanowią załącznik nr 25 do protokołu kontroli.
Kontrolujący ustalili, że na
fakturach VAT Nr FK5/2003 i F82/2003 brak jest akceptacji inspektora nadzoru,
co jest sprzeczne z § 4 pkt. 7 umowy zawartej w dniu
10 lutego 2003 r. między Urzędem Gminy Kobylin Borzymy a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych
"TRAKT" Sp. z o.o.. Urząd Gminy Kobylin
Borzymy przedstawił kontrolującym oświadczenie Wójta
Pana Ryszarda Pogorzelskiego z dnia 2 stycznia 2004r.
(załącznik nr 23), w którym oświadcza on, iż "brak podpisu Inspektora Nadzoru
na fakturach Nr FK5/2003 z dnia 26.11.2003 r. i Nr
F82/2003 z dnia 26.11.2003 r. spowodowany jest tym, że
Pan Józef Kochanowski pełniący funkcję inspektora nadzoru od dnia 11 listopada
przebywał w szpitalu i na początku grudnia zmarł". W związku z tym, iż w dniu
11 sierpnia 2003 r. sporządzono i podpisano protokół odbioru końcowego robót, a
należność za wykonany przedmiot umowy została uregulowana w dniu 4 września
2003 r. po wcześniejszym zaakceptowaniu przez inspektora nadzoru faktur VAT Nr
F37/2003 i F38/2003 Wójt uznał, że powołanie nowej osoby na stanowisko
inspektora nadzoru tylko do złożenia dwóch podpisów na przedmiotowych fakturach
byłoby niezasadne szczególnie, jeśli weźmie się pod uwagę fakt, iż faktury VAT
Nr FK5/2003 i Nr F82/2003 dotyczą tylko naliczenia należnego podatku VAT.
X. Beneficjent przedstawił kontrolującym zbiorcze
sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdanie
finansowe z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych, szczegółowe
sprawozdanie finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur
(załącznik nr 26). Beneficjent przedstawił również dwa wnioski o płatność
końcową (załącznik nr 27): pierwszy z 8 października 2003r. na kwotę
27 261,67 EUR, a drugi z 22 marca 2004 r. również na kwotę 27 261,67
EUR. Wystawienie drugiego wniosku o płatność spowodowane było zmianą numeru
rachunku bankowego Urzędu Gminy Kobylin Borzymy w PKO Bank Polski w Wysokiem Mazowieckiem (załącznik
nr 28).
Kontrakt z dnia 10 lutego 2003 r pomiędzy Urzędem
Gminy Kobylin Borzymy a
Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych "TRAKT" Sp. z o.o.
został skalkulowany w PLN na kwotę 974 315,80 zł,
co wg średniego kursu NBP w tym dniu 1EUR = 4,1681 PLN (zgodnie z tab.
28/A/NBP/2003), dało kwotę kontraktową netto w wysokości 233 755,38 EUR.
Wartość robót wyrażona w PLN była wartością stałą i nie mogła być aneksowana (zgodnie z § 4 pkt. 4
umowy). W wyniku wzrostu kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktury
wystawiane były przez Wykonawcę w PLN, łączna kwota faktur netto wyniosła
974 315,80 zł, co w przeliczeniu wg kursów z poszczególnych dni
wystawiania faktur dało wartość 223 529,44 EUR. Przyjęte przez
Beneficjenta proporcje współfinansowania ze środków własnych oraz dotacji z
programu Phare ESC 2000 tj. 25%/75% pozwoliły mu na
obliczenie kwoty dotacji Unii Europejskiej na poziomie 167 647,08 EUR i
współfinansowania krajowego na poziomie 55 882,36 EUR. W związku z wypłatą
w dniu 21 maja 2003 r. zaliczki na konto Urzędu Gminy Kobylin
Borzymy w wysokości 140 253,23 EUR oraz z
faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty
płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki
przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, Beneficjent
obliczył, iż jego wkład w realizację przedsięwzięcia wynosi 55 882,36 EUR
(25% kwoty 223 529,44 EUR), a kwota płatności końcowej 27 261,67 EUR.
Beneficjent przedłożył kontrolującym wyciąg nr 3 z
dnia 30 listopada 2003 r. z rachunku w PKO Bank Polski o numerze 49 10201332
1002608341, na którym uwidoczniona jest kwota 132,18 EUR, która jest zgodnie z
zaświadczeniem PKO Bank Polski S.A Oddział w Wysokiem Mazowieckiem z dnia 9
września 2003 r. kwotą odsetek narosłych w okresie pomiędzy dniem otrzymania
zaliczki a dniem jej wydatkowania (załącznik nr 29).
Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia
poniższa tabela.
|
Dotacja Programu
Phare ESC 2000
|
Wkład własny
Beneficjenta
|
Razem w EURO
|
EURO
|
%
|
EURO
|
%
|
Wartość inwestycji wg umowy
dotacji
|
191 848,50
|
75%
|
63 949,50
|
25%
|
225 798,00
|
Wartość inwestycji wg
kontraktu
|
175 316,54
|
75%
|
58 438,84
|
25%
|
233 755,38
|
Rzeczywiste koszty
inwestycji
|
167 647,08
|
75%
|
55 882,36
|
25%
|
223 529,44
|
XI. Na miejscu realizacji inwestycji dokonano
oględzin w obecności Pana Ryszarda Pogorzelskiego -
Wójta Gminy Kobylin Borzymy
w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie wzmocnienia istniejącej
nawierzchni, ułożenie warstwy wiążącej z betonu asfaltowego, ułożenie warstwy
ścieralnej z betonu asfaltowego, wykonanie przepustów. Stwierdzono również
wykonanie i zamontowanie tablicy pamiątkowej informującej o współfinansowaniu
inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr
30 do protokołu kontroli.
XII. Pan Ryszard Pogorzelski
- Wójt Gminy Kobylin Borzymy
złożył pisemne oświadczenie (załącznik nr 31) w sprawie sposobu przechowywania
dokumentacji dotyczącej realizacji projektu PL0008.02.06/0039 "Poprawa systemu
komunikacyjnego w gminie Kobylin Borzymy
poprzez modernizację drogi gminnej Kobylin Cieszymy -
Kobylin Pogorzałki".
Dokumentacja finansowa jest przechowywana w segregatorze oznaczonym: "Finansowa
dokumentacja środków funduszy pomocowych PHARE 2000
kontrakt - PL0008.02.06.0039 - Nr 1", zaś dokumentacja przetargowa i
merytoryczna w segregatorze: "Dokumentacja przetargowa i rozliczenie kontraktu
- PL0008.02.06.0039 - Nr 2".
Integralną częścią niniejszego protokołu
stanowią następujące załączniki:
1.
Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty
Europejskiej zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem
Gminy Kobylin Borzymy z
dnia 9 sierpnia 2002r. wraz z aneksem z dnia 30 września 2003r.
2.
Pismo BZF.V.0930-3/04 z 2
kwietnia 2004r.
3.
Pismo Wójta Gminy Kobylin Borzymy z dnia 7 kwietnia 2004r. wraz z oświadczeniem z
dnia 5 kwietnia 2004r.
4.
Uchwała Nr IV/29/03 Rady Gminy Kobylin
Borzymy z dnia 26 marca 2003r. w sprawie budżetu
gminy na 2003r.
5.
Zarządzenie Wewnętrzne Nr 1/2002 Wójta Gminy Kobylin Borzymy z dnia 20
listopada 2002r. w sprawie powołania komisji do przeprowadzenia zamówienia
publicznego.
6.
Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości
szacunkowej powyżej 30 000EUR
7.
Umowa Nr 5/2003 na wykonanie robót budowlanych zawarta
w dniu 10 lutego 2003r. pomiędzy Urzędem Gminy Kobylin
Borzymy a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo - Mostowych
Sp. z o.o. z siedzibą w
18-200 Wysokiem Mazowieckiem, ul. 1-go Maja 8
8.
Gwarancja dobrego wykonania umowy Nr 2/2003 z dnia 10
lutego 2003r.
9.
Wniosek Urzędu Gminy Kobylin Borzymy o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych
za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej
10. Wniosek
Urzędu Gminy Kobylin Borzymy
o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 140.253,23 EUR z dnia 17 lutego 2003r.
11. Wyciąg
bankowy z dnia 21 maja 2003r. potwierdzający wpływ płatności zaliczkowej w
kwocie 140.253,23 EUR na konto Urzędu Gminy Kobylin Borzymy
12. Umowa
rachunku walutowego prowadzonego w EUR zawarta w dniu 23.04.2002r. pomiędzy PKO Bank Polski Oddział w Wysokiem Mazowieckiem
z Urzędem Gminy Kobylin Borzymy
13. Protokół
przekazania placu budowy drogi z dnia 9 maja 2003r.
14. Oświadczenie
Beneficjenta w sprawie przesunięcia terminu przekazania placu budowy drogi z
dnia 25 marca 2004r.
15. Komplet
dokumentów dotyczących uprawnień budowlanych, przynależności do Okręgowej Izby
Inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego
ubezpieczenia OC kierownika budowy i inspektora nadzoru.
16. Decyzja
nr RA.7351-Xp-11/01 Starosty Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem w sprawie
pozwolenia na remont nawierzchni drogi gminnej nr 2317008 relacji od wsi Kobylin Cieszymy do wsi Kobylin Pogorzałki w lokalizacji km 0+000 - 4+410 wraz z uchwałą Nr
XV/86/86 Wojewódzkiej Rady Narodowej w Łomży z dnia 28 listopada 1986r. w
sprawie zaliczenia dróg do kategorii dróg gminnych.
17. Komplet
dokumentów dotyczących zawiadomienia o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót
budowlanych.
18. Kopie
wybranych stron z dziennika budowy
19. Protokół
Nr 16/2003 odbioru końcowego robót wykonanych w asortymencie modernizacji drogi
gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin
Pogorzałki w lokalizacji km 0+000 - 4+410
20. Oświadczenie
kierownika budowy z dnia 24 lipca 2003r. w sprawie właściwego wykonania
modernizacji drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin Pogorzałki w lokalizacji
km 0+000 - 4+410
21. Wypis
z inwentaryzacji geodezyjnej powykonawczej inwestycji pod nazwą Modernizacja
drogi gminnej Kobylin Cieszymy - Kobylin
Pogorzałki"
22. Protokół
z kontroli merytorycznej inwestycji przeprowadzonej przez przedstawiciela
Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego z dnia 25 sierpnia 2003r.
23. Oświadczenie
Beneficjenta z dnia 2 stycznia 2004r. w sprawie braku podpisu inspektora
nadzoru na fakturach FK 5/2003 z dnia 26.11.2003r. i F
82/2003 z dnia 26.11.2003r.
24. Komplet
dokumentów dotyczących płatności za fakturę F37/2003 z 11 sierpnia 2003r. (w
tym faktura korygująca FK5/2003 z 26 listopada 2003r. oraz faktura F82/2003 z
26 listopada 2003r.)
25. Komplet
dokumentów dotyczących płatności za fakturę F38/2003 z 11 sierpnia 2003r.
26. Zbiorcze
sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdanie
finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, szczegółowe
sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur.
27. Wnioseki o płatność końcową z dnia 8 października 2003r. oraz
z dnia 22 marca 2003r.,
28. Komplet
dokumentów dotyczących zmiany numeru rachunku bankowego prowadzonego w EUR
Urzędu Gminy Kobylin Borzymy
w PKO Bank Polski
29. Komplet
dokumentów dotyczący wysokości odsetek narosłych pomiędzy dniem otrzymania
zaliczki przez Beneficjenta a dniem jej wydatkowania.
30. Protokół
oględzin wykonania projektu z dnia 31 marca 2004r.
31. Oświadczenie
z dnia 31 marca 2004r. złożone przez Pana Ryszarda Pogorzelskiego
Wójta Gminy Kobylin Borzymy
na temat sposobu przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu.
Kierownik jednostki kontrolowanej został poinformowany o przysługującym
mu prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w
niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w
protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Protokół sporządzono w 2
jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Gminy Kobylin Borzymy.
Z przeprowadzenia kontroli dokonano
wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 3/2004.
Kontrolowany:
Ryszard Pogorzelski
16.04.2004r.
(data i podpis kierownika jednostki
kontrolowanej)
|
Kontrolujący:
Aleksander Piesiak
Marek Bałakier
Maciej Rynkiewicz
Łukasz Kurzyna
|