Protokół z kontroli

problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Suwałkach ul. Mickiewicza 1 REGON - 000523376,

zwanym w dalszej treści "UM",

Kierownikiem jednostki kontrolowanej od dnia 19.11.2002r. jest Pan Józef Gajewski - Prezydent Miasta Suwałk.

Kontrolę  przeprowadził  zespół  kontrolny  Wydziału  Polityki  Społecznej  Podlaskiego  Urzędu  Wojewódzkiego  w  składzie:

1. Pani Elżbieta Ufnal                           - starszy inspektor wojewódzki

2. Pani Małgorzata Czerniawska          - inspektor wojewódzki

na podstawie upoważnienia do kontroli nr 152 z dnia 16 marca 2004r. wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Pana Andrzeja Kozłowskiego - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej w dniu 19 marca 2004r.

Kontrolujące wpisały się do książki kontroli pod poz. 4.

Zgodnie z § 1 ust. 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 maja 2000r. w sprawie określenia zakresu zadań w dziedzinie kultury objętych mecenatem państwa oraz szczegółowych zasad i trybu udzielania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji na te zadania i dotacji celowych na dofinansowanie bieżących zadań własnych, związanych z prowadzeniem instytucji kultury, przejętych w dniu 1 stycznia 1999r. (Dz.U. z 2000r. Nr 40 poz.463 z późn. zm.) dotacja będąca przedmiotem kontroli wykorzystywana jest przez Regionalny Ośrodek Kultury i Sztuki w Suwałkach - zwany w dalszej części ROKiS - będący instytucją kultury objętą mecenatem państwa przejętą przez Miasto Suwałki w dniu 1 stycznia 1999r. - na dofinansowanie bieżących zadań własnych.

Wyjaśnień w trakcie kontroli udzielała Pani Danuta Dubnicka - Naczelnik Wydziału Finansów Urzędu Miejskiego w Suwałkach.

Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące:

Prawidłowości wykorzystania przez Miasto Suwałki dotacji celowej udzielonej z budżetu państwa w 2003r. na dofinansowanie bieżących zadań własnych Regionalnego Ośrodka Kultury i Sztuki - w dalszej treści zwanej dotacją.

Badania kontrolne w zakresie w/w tematu dotyczyły prawidłowości wykorzystania przez Miasto Suwałki dotacji celowej z budżetu państwa na dofinansowanie bieżących zadań własnych w 2003 roku przyznanej w kwocie 656 000 zł na Regionalny Ośrodek Kultury i Sztuki w Suwałkach.

W trakcie działań kontrolnych ocenie podlegała prawidłowość przestrzegania przez Urząd następujących przepisów prawa:

1.    rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 9 maja 2000r. w sprawie określenia zakresu zadań w dziedzinie kultury objętych mecenatem państwa oraz szczegółowych zasad i trybu udzielania jednostkom samorządu terytorialnego dotacji na te zadania i dotacji celowych na dofinansowanie bieżących zadań własnych, związanych z prowadzeniem instytucji kultury, przejętych w dniu 1 stycznia 1999r. (Dz.U. z 2000r. Nr 40 poz.463 z późn. zm.)

2.    ustawy budżetowej na 2003 z dnia 30 grudnia 2002r. (Dz. U. Nr 235, poz. 1981)

3.    ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 - 2003 (Dz. U. Nr 150, poz. 983 z późn. zm.).

Przedmiotowy i podmiotowy zakres kontroli:

Zgodnie z cytowanym wyżej rozporządzeniem wydatki związane z dofinansowaniem bieżących zadań własnych ROKiS pokrywane są z budżetu państwa.

W ustawie budżetowej na 2003r. została utworzona rezerwa celowa na dofinansowanie bieżących zadań własnych jednostek samorządu terytorialnego związanych z prowadzeniem instytucji kultury przejętych w dniu 1 stycznia 1999r. Kwota dotacji do podziału w 2003r. pomiędzy jednostki samorządu terytorialnego z obszaru województwa podlaskiego wyniosła 8 362 000 zł, z czego ROKiS otrzymał dotację w wysokości 656 000 zł.

Powyższe środki ujęte zostały w Dziale 921 - Kultura i Ochrona Dziedzictwa Narodowego, Rozdział 92109 - domy i ośrodki kultury, świetlice i kluby, § 2130. Wojewoda Podlaski pismem z dnia 4 kwietnia 2003r. znak: FB.II.3011-104/03 poinformował Prezydenta Miasta Suwałk o wysokości przyznanej dotacji celowej - 656 000 zł z przeznaczeniem na zadania bieżące wyszczególnione we wniosku z dnia 28.01.2003r. znak: KT.4015/13/03 m.in. na wynagrodzenia pracowników, organizację festiwali i przeglądów popularyzujących różne dziedziny sztuki, popularyzację i promocję twórczości artystycznej.

USTALENIA KONTROLI:

Z informacji uzyskanych w Wydziale Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku wynika, iż przyznana dotacja celowa przekazywana była w miesięcznych ratach począwszy od kwietnia 2003r. na konto Urzędu Miejskiego w Suwałkach a mianowicie:

23.04. 2003 r. przekazano kwotę - 218 667,00 zł,

13.05. 2003 r.                 ,,               - 54 667,00 zł,

13.06. 2003 r.                 ,,               - 54 766,00 zł,

04.07. 2003 r.                 ,,               - 54 650,00 zł,

06.08. 2003 r                  ,,               - 54 650,00 zł,

01.09. 2003 r                  ,,               - 54 650,00 zł,

01.10. 2003 r                  ,,               - 54 650,00 zł,

14.11. 2003 r.                 ,,               - 54 650,00 zł,

05.12. 2003 r.                 ,,               - 54 650,00 zł.

Do dnia 31 grudnia 2003r. tj. do dnia objętego kontrolą na konto Urzędu Miejskiego przekazano dotację w łącznej wysokości 656 000 zł.

Kontrolujące po przeanalizowaniu dokumentacji księgowej ustaliły, iż UM powyższe środki finansowe otrzymywane od Wojewody Podlaskiego przekazywał na konto ROKiS.

Na podstawie sporządzonej w Wydziale Finansów Urzędu Miejskiego Kartoteki konta rodzajowego za okres 1.01.2003r. - 31.12.2003r. stwierdzono, iż dotację dla ROKiS za miesiące od stycznia do maja 2003r. w łącznej kwocie 218 667,00 zł UM przekazywał zaliczkowo z własnych środków na poczet dotacji na konto ROKiS. Natomiast daty otrzymania i przekazywania dotacji od czerwca 2002r., czyli od momentu uzyskania ich z PUW obrazuje poniższe zestawienie:

Ponadto kontrolującym okazano komputerowe polecenia przelewu dotacji dla ROKiS o następujących numerach: 366 z dnia 14.05.2003r. na kwotę 54 667,00 zł, 471 z dnia 16.06.2003r. na kwotę 54 766,00 zł, 592 z dnia 8.07.2003r. na kwotę 54 650,00 zł, 668 z dnia 7.08.2003r. na kwotę 54 650,00 zł, 736 z dnia 2.09.2003r. na kwotę 54 650,00 zł, 889 z dnia 2.10.2003r. na kwotę 54 650,00 zł, 1014 z dnia 18.11.2003r. na kwotę 54 650,00 zł, 1108 z dnia 16.12.2003r. na kwotę 192 717,00 zł.

Z wyjaśnień udzielonych przez Panią Danutę Dubnicką - Naczelnika Wydziału Finansów UM Suwałkach wynika, iż dotacje przekazywane są na konto ROKiS bezpośrednio po ich otrzymaniu z PUW.

UM w Suwałkach nie kontrolował sposobu wydatkowania w 2003r. przez ROKiS przedmiotowych dotacji. Ponadto Pani Danuta Dubnicka wyjaśniła, iż ROKiS przekazuje do UM w Suwałkach półroczne (do 15.07.) i roczne (do 30.03) sprawozdania na drukach Rb-30. Sprawozdanie za I półrocze 2003r. z dnia 17.07.2003r. oraz informację z wykonania dochodów i kosztów na dzień 30.06.2003r. z dnia 29.07.2003r. okazano kontrolującym.

Niniejszy protokół, którego integralną częścią jest Protokół z kontroli Regionalnego Ośrodka Kultury i Sztuki w Suwałkach sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymał kierownik jednostki kontrolowanej.

Kontrolujące poinformowały o :

-   przysługującym prawie zarządzającemu kontrolę pisemnych wyjaśnień co do zawartych w protokole ustaleń - w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu,

-   przysługującym prawie odmowy podpisania protokołu z kontroli z jednoczesnym obowiązkiem złożenia pisemnych wyjaśnień co do przyczyny odmowy.

Zastępca Prezydenta

Miasta Suwałk                                                            Przeprowadzający kontrolę:

Pan Włodzimierz Marczewski                          Elżbieta Ufnal - st. insp. woj.

                                                                                   Małgorzata Czerniawska - insp. woj