Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 01 grudnia 2008 roku
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Piątnicy
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Piątnicy, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Piątnicy (art. 5 a ust. 1 prawa o asc.)
Regon Urzędu Gminy w Piątnicy: 000542296; NIP 718-167-12-32
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Edward ŁADA - Wójt Gminy Piątnica wybrany na to stanowisko dnia 26 listopada 2006 roku.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Maria DZIEKOŃSKA - powołana na stanowisko Kierownika USC Uchwałą Rady Gminy Piątnica Nr 209/XXVIII/02 z dnia
31 stycznia 2002 roku.
Kontrolę przeprowadzili:
- Konrad MICHAŁOWSKI - Inspektor wojewódzki w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 42/08 z dnia 27 listopada 2008 roku podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława GAWKOWSKIEGO - Dyrektora Wydziału;
- Joanna WASILUK - inspektor wojewódzki w ww. Oddziale; na podstawie upoważnienia Nr 41/08 z dnia 27 listopada 2008 roku podpisanego przez Andrzeja Władysława GAWKOWSKIEGO - Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688, Dz. U. z 2007 roku Nr 21, poz. 125) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczania oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.),
- art. 11a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku Nr 23, poz. 1992 z późn. zm.).
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
•1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm.)
•2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. z 2004 roku
Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)
•3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz. U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
•4. z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (tekst jednolity z 2005 roku
Nr 233, poz. 1992).
W trakcie kontroli obecna była Pani Maria Dziekońska - Kierownik USC w Piątnicy.
Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Piątnicy pod numerem 2/08.
• I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2008 roku - wg stanu na dzień kontroli - Kierownik USC w Piątnicy sporządził 28 aktów urodzenia, w tym:
- 2 akty sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka,
- 26 aktów wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy.
- Nr (...)1
- Nr (...)1
Ww akty wpisano na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka.
Akty sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zdarzenia - art. 10 ust. 1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych są odpisy aktów małżeństwa rodziców dzieci.
Akty urodzenia podpisane został przez osobę zgłaszającą oraz Kierownika USC
w Piątnicy.
Puste miejsca w akcie, po jego wypisaniu - wykreślono zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Bez uwag
- Nr (...)1
- Nr (...)1
akty zostały sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy podjętych na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie zagranicznych aktów urodzenia wniósł ojciec dzieci, zameldowany w Piątnicy - przebywający czasowo w USA.
Podania wpłynęły do USC w Piątnicy za pośrednictwem Konsulatu Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Nowym Jorku.
Do podań dołączono m.in.:
•- odpisy zagranicznych aktów urodzeń dzieci wydane w Nowym Jorku,
•- tłumaczenia powyższych dokumentów na język polski potwierdzone przez Konsula Generalnego RP w Nowym Jorku za zgodność przekładu na język polski,
•- kopia poświadczenia zameldowana wnioskodawcy na terenie gminy Piątnica,
•- notatka służbowa z aktu małżeństwa rodziców - USC Piątnica,
Kierownik USC do decyzji i aktu polskiego przeniósł nazwisko rodowe ojca i nazwisko matki, mimo że dane te nie wynikały z aktu zagranicznego, natomiast transkrypcja aktu zagranicznego do księgi polskiej polega na przepisaniu do decyzji i treści aktu polskiego tylko tych danych, które wynikają z aktu zagranicznego.
Decyzja wysłana została wnioskodawcy za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w Nowym Jorku.
- Nr (...)1
- Nr (...)1
akty zostały sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy podjętych na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podanie o umiejscowienie zagranicznych aktów urodzenia wniosła osoba upoważniona przez rodziców dzieci, zamieszkała w m. (...)1, gmina Piątnica.
Do podań dołączono m.in.:
•- upoważnienie do wystąpienia o transkrypcję zagranicznych aktów stanu cywilnego,
•- odpisy zagranicznych aktów urodzeń dzieci wydane w USA wraz z tłumaczeniami na język polski dokonanymi przez tłumacza przysięgłego,
•- kopię poświadczenia zameldowana wnioskodawcy na terenie gminy Piątnica,
•- notatkę służbową z aktu małżeństwa rodziców - USC Piątnica,
W decyzjach a następnie w aktach polskich jako nazwisko matki dzieci wpisano "(...)1", natomiast z zagranicznych aktów urodzeń dzieci oraz z aktu małżeństwa rodziców tych dzieci wynika, iż matka dzieci nosi nazwisko „(...)1".
- Nr (...)1
ww. akty urodzenia sporządzone zostały na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy podjętych w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Podania o umiejscowienie zagranicznych aktów urodzenia wniosły osoby uprawnione, zamieszkałe na terenie gminy Piątnica - decyzje podjął organ właściwy miejscowo (art. 13 prawa o asc).
W aktach zbiorowych znajdują się zagraniczne odpisy aktów urodzeń oraz tłumaczenia tych dokumentów na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
Dane z aktów zagranicznych zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktów polskich.
Jeżeli strona o to wnosiła - Kierownik USC podejmował również decyzje o uzupełnieniu aktów urodzeń. W aktach w rubryce „wzmianki dodatkowe" zostały naniesione prawidłowe adnotacje o uzupełnieniu aktu.
Strony kwitowały odbiór decyzji.
Bez uwag.
- Nr (...)1
Akty zostały sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy podjętych w trybie art. 35 prawa o asc (odtworzenie treści aktu stanu cywilnego).
Bez uwag.
• II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2008 roku - wg stanu na dzień kontroli, sporządzono 87 aktów małżeństw, w tym:
•- 61 - dotyczy związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio, tj. wyznaniowych ze skutkiem cywilnym,
•- 6 - dotyczy związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC w Piątnicy - art. 1 § 1 krio,
•- 20 - dotyczy aktów małżeństw wpisanych na podstawie decyzji Kierownika USC
w Piątnicy.
Sprawdzono akty dotyczące małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio:
•- zaświadczenia wystawiał organ właściwy (art. 12 ust. 2 ustawy prawo o asc),
•- zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były przez duchownego w przewidzianym ustawowo terminie - wskazuje na to data wpływu dokumentu do USC (art. 8 § 3 krio),
•- akty małżeństw sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa (art. 12 ust. 3 ustawy prawo o asc),
•- porównano dane zawarte w zaświadczeniu i odpisach skróconych aktów urodzeń nupturientów z treścią aktów małżeństw, nie stwierdzając błędów i rozbieżności,
•- termin ważności zaświadczeń określony prawidłowo,
•- przypiski w aktach małżeństw nanoszone są na bieżąco.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.
Akty dotyczące małżeństw zawartych przed Kierownikiem USC - art. 1 § 1 kro:
- Nr (...)1
Ww. akty podpisane są przez Kierownika USC, a także przez osoby zawierające związek małżeński i świadków.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty
- art. 54 ust. 1 prawa o asc, tj. zapewnienia złożone przez oboje nupturientów, odpisy skrócone aktów urodzeń nupturientów, oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz nazwiskach dzieci z tego małżeństwa.
Ponadto w aktach zbiorowych do aktów małżeństwa Nr (...)1 oraz Nr (...)1 znajdują się odpisy aktów małżeństw z adnotacją o rozwiązaniu związku małżeńskiego (zgodnie z art. 55 ust. 1 pkt 2 prawa o asc).
Bez uwag
Następnie sprawdzono akty małżeństw sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy:
- Nr (...)1
podstawę sporządzenia aktów stanowiły decyzje Kierownika USC w Piątnicy wydane
na podstawie art. 35 prawa o asc - „odtworzenie treści aktu".
Do decyzji i dokumentów uwag nie zgłoszono.
- Nr (...)1
ww. akty sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy podjętych na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Do decyzji i dokumentów uwag nie zgłoszono.
- Nr (...)1
ww. akty sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy podjętych na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Z uwagi na fakt, iż z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu związku małżeńskiego ani nazwiska dzieci - kobieta - obywatelka polska złożyła - zgodnie z art. 62 ust. 3 prawa o asc oświadczenie o swoim nazwisku, co powinno zostać odnotowane w rubryce „wzmianki dodatkowe". Kierownik USC wpisał natomiast nazwisko wynikające z tego oświadczenia bezpośrednio do decyzji a następnie do aktu polskiego. Natomiast odnośnie nazwiska mężczyzny i nazwisk dzieci - Kierownik USC naniósł w rubryce „wzmianki dodatkowe" stosowną adnotację (na podstawie art. 25 § 3 kr i o - odnośnie mężczyzny oraz art. 88 § 1 kr i o - odnośnie dzieci).
- Nr (...)1
ww. akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy podjętej na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Z uwagi na fakt, iż z aktu zagranicznego nie wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu związku małżeńskiego ani nazwiska dzieci - kobieta i mężczyzna - obywatele polscy złożyli - zgodnie z art. 62 ust. 3 prawa o asc oświadczenie o swoim nazwisku, co powinno zostać odnotowane w rubryce „wzmianki dodatkowe". Kierownik USC wpisał natomiast nazwiska wynikające z tego oświadczenia bezpośrednio do decyzji, a następnie do aktu polskiego.
• III. Księga zgonów i akta zbiorowe
Sprawdzono księgę zgonów za 2008 rok.
- W 2008 roku sporządzono 51 aktów zgonu (wg. stanu na dzień kontroli).
Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC w Piątnicy oraz przez osobę zgłaszającą zgon (§ 6 rozporządzenia).
Akty są wypisane przy wykorzystaniu systemu komputerowego (§ 2 ust. 1 rozporządzenia).
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).
Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
Wszystkie akty zgonów sporządzone zostały niezwłocznie po zdarzeniu (art. 64 ust. 1 prawa o asc). I tak np.:
Akt zgonu Nr (...)1; zgon nastąpił dnia (...)1, akt sporządzono (...)1
W rubr. miejsce zgonu wpisana jest nazwa miejscowości, w której nastąpiło zdarzenie - art. 67 ust. 1 pkt 2 prawa o asc. Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu - art. 10 ust. 1 prawa o asc.
Przypiski w aktach zgonu zostały naniesione.
Bez uwag.
Sprawdzono:
Akt zgonu Nr (...)1
Akt zgonu wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy o z dnia (...)1 Nr (...)1, co odnotowano w rubryce „Uwagi".
Wniosek o odtworzenie aktu zgonu sporządzonego za granicą złożyła córka osoby, której akt dotyczył (art. 65 ust. 1 pkt 1). Wnioskodawczyni jest zameldowana na terenie gminy Piątnica (art. 13 prawa o asc.).
W aktach zbiorowych do ww. aktu znajdują się następujące dokumenty:
- tłumaczenie aktu zgonu dokonane przez Notariusza Publicznego Stanu Nowy Jork z dnia
10 listopada 1999 roku,
- uwierzytelnione tłumaczenie z języka angielskiego dokonane przez tłumacza przysięgłego z dnia 17 listopada 1999 roku,
- opłata skarbowa w wys. 39 zł wniesiona na konto Urzędu Gminy w Piątnicy,
- oraz notatka służbowa w postaci aktu małżeństwa osoby zmarłej,
- 1 egz. decyzji w sprawie odtworzenia aktu zgonu (art. 35 ustawy prawo o asc.)
Pouczenie o środkach zaskarżenia decyzji prawidłowe.
Odbiór decyzji przez stronę został pokwitowany.
Bez uwag.
Akt zgonu (...)1 z dnia (...)1
Porównano dane zawarte w karcie zgonu z aktem zgonu - bez uwag.
Akt zgonu (...)1 z dnia (...)1
Akt zgonu sporządzony został niezwłocznie, na podstawie karty zgonu wystawionej przez osobę uprawnioną, tj. lekarza. Porównano dane zawarte w karcie zgonu z aktem zgonu. Stwierdzono rozbieżność w poz. urodzenie osoby zmarłej. W karcie zgonu figuruje Rakowo-Łomża, natomiast w akcie zgonu wpisano Raklowo-Czachy. W spisie miejscowości znajdujących się na terenie gminy Piątnica figuruje jedynie „Rakowo-Czachy". Stąd też Kierownik USC w Piątnicy wpisał w akcie zgonu prawidłową nazwę miejscowości w której nastąpił zgon.
Bez uwag.
Akt zgonu Nr (...)1
Porównano dane zawarte w kartach zgonu z aktami zgonu. Bez uwag.
Akt zgonu Nr (...)1 z dnia (...)1
Akt zgonu został sporządzony na podstawie karty zgonu wydanej przez Zakład Patomorfologii i Profilaktyki Onkologicznej w Łomży, podpisany przez lekarza - osobę uprawnioną. Porównano dane zawarte w karcie zgonu z aktem zgonu nie stwierdzając rozbieżności. Wszystkie wolne rubryki w akcie zgonu zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia. Akt zgonu podpisany przez Kierownika oraz osobę zgłaszającą zgon.
W akcie zgonu wpisano datę zgonu „31 marca 2008 roku", natomiast akt został wystawiony w dniu 24 kwietnia 2008 roku.
Z wyjaśnień Kierownika USC w Piątnicy wynika, iż osoba dla której został sporządzony akt zgonu utonęła. Z uwagi na to, iż ciało osoby zmarłej zostało odnalezione po kilku tygodniach, a karta zgonu została dostarczona do Kierownika USC w Piątnicy 24 kwietnia 2008 roku, akt zgonu został sporządzony niezwłocznie. Bez uwag.
Akt zgonu (...)1
Akt zgonu sporządzony na podstawie na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy
z dnia (...)1 Nr (...)1, co odnotowano w rubr. „Uwagi".
W aktach zbiorowych do ww. atu znajduje się:
- wniosek żony osoby zmarłej złożony w dniu 06 maja 2008 roku dot. umiejscowienia aktu zgonu sporządzonego w Australii,
- oryginalny odpis aktu zgonu,
- urzędowe tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego języka angielskiego w Łomży z dnia 05 maja 2008 roku,
- opłata skarbowa w wysokości 50 zł.
Na podstawie powyższych dokumentów została wydana decyzja w dniu (...)1 Nr (...)1 w sprawie wpisania zagranicznego aktu zgonu do ksiąg polskich - zgodnie z art. 73 ust. 1 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego.
Porównując dane zawarte w tłumaczeniu oryginalnego aktu zgonu z decyzją kierownika USC w Piątnicy oraz wystawionym aktem zgonu stwierdzono następujące rozbieżności.
Z oryginalnego aktu zgonu oraz z tłumaczenia ww. aktu na język polski nie wynika nazwisko rodowe osoby zmarłej, natomiast Kierownik USC wpisał nazwisko rodowe osoby zmarłej zarówno w decyzji jak i akcie zgonu, co stanowi naruszenie istoty transkrypcji.
Jednocześnie w tym samym dniu wpłynął wniosek o uzupełnienie aktu zgonu zgodnie
z aktem małżeństwa Nr (...)1 o brakujące dane. Kierownik USC w Piątnicy decyzją z dnia (...)1 Nr (...)1 uzupełnił treść aktu zgonu Nr (...)1 o brakujące dane (art. 36 ustawy prawo o aktach s.c.):
Obie decyzje pokwitowane przez stronę.
Pouczenie o środkach zaskarżenia - prawidłowe. Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu została naniesiona.
Akt zgonu Nr (...)1
Porównano dane zawarte w karcie zgonu a aktem zgonu. Bez uwag.
Akt zgonu Nr (...)1
Akt zgonu sporządzono na podstawie karty zgonu wystawionej przez osobę uprawnioną - lekarza. Dane zawarte w karcie zgonu są tożsame z danymi zawartymi w akcie zgonu. Pozycje niewypełnione zostały wykreślone. Akt podpisany przez osobę zgłaszającą zgon oraz Kierownika USC w Piątnicy.
W części I pkt 6 skreślono błędnie wpisany wyraz „Kolonia" co omówiono w rubr. VI. „Uwagi". Przypiski naniesione.
Bez uwag.
Akt zgonu (...)1
Porównano dane zawarte w kartach zgonu z aktami zgonu. Bez uwag.
Akt zgonu Nr (...)1
Akt zgonu sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Piątnicy z dnia (...)1 Nr (...)1 co odnotowano w rubr. „Uwagi".
W aktach zbiorowych do ww. aktu znajduje się:
- wniosek o odtworzenie aktu zgonu (data wpływu wniosku do USC w dniu 19 czerwca 2008 roku odnotowana na wniosku) złożony przez siostrę zmarłego,
- tłumaczenie aktu zgonu potwierdzone przez Konsula RP,
- odpis aktu urodzenia osoby zmarłej,
- zaświadczenie o zameldowaniu wnioskodawczyni na pobyt stały na terenie gminy Piątnica,
- opłata skarbowa w wysokości 39 zł.
Podstawa prawna - art. 35 ustawy prawo o aktach s.c. oraz pouczenie o środkach zaskarżenia - prawidłowe.
Akt zgonu (...)1
Porównano dane zawarte w karcie zgonu z aktem zgonu. Bez uwag.
Akt zgonu Nr (...)1
Pomiędzy kartą zgonu, a aktem zgonu wystąpiła rozbieżność w poz. data urodzenia osoby.
W karcie zgonu wpisana została data urodzenia - „25 maja 1926 roku" natomiast w akcie urodzenia figuruje data urodzenia osoby zmarłej - „26 maja 1926 roku". W związku z powyższym w dniu 01 grudnia 2008 roku zostało wszczęte z urzędu postępowanie w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w poz. data urodzenia osoby zmarłej - art. 61 § 1 i 4 Kpa. Postanowienie o wszczęciu postępowania zostało wysłane do męża osoby zmarłej.
Bez uwag.
Akt zgonu (...)1
Porównano dane zawarte w karcie zgonu z aktem zgonu. Bez uwag.
• IV. Sprawdzono teczkę „Odpisy zupełne aktów stanu cywilnego"
Ww. teczkę założono zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącym załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 roku, Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) nadając Nr USC.5140 oraz kat. arch. B-5.
W teczce znajduje się rejestr wydanych aktów stanu cywilnego. Teczka została założona w 2008 roku, w której zostało zarejestrowanych 45 spraw - wg stanu na dzień kontroli.
Na podaniach o wydanie odpisu aktu widnieje data wpływu podania do Urzędu. Wnioski zawierają dane osoby zgłaszającej się po odpis zupełny aktu, informację do jakich celów ma zostać wydany odpis, jak również do każdego podania dołączony jest druk przelewu świadczący o dokonaniu opłaty skarbowej lub informacja o zwolnieniu z opłaty skarbowej. Jednocześnie na wniosku o wydanie odpisu aktu znajduje się informacja jaki odpis (aktu urodzenia, małżeństwa czy zgonu) został wydany, pokwitowanie odbioru żądanego odpisu przez osobę wnioskującą i Kierownika USC w Piątnicy - jako osoby załatwiającej podanie. W przypadku wysłania pocztą odpisu aktu zupełnego, na wniosku widnieje informacja o wysłaniu.
• V. Sprawdzono teczkę „Odpisy skrócone aktów stanu cywilnego"
Ww. teczkę założono zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącym załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. z 1999 roku, Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.) nadając Nr USC.5141 oraz kat. arch. B-5.
W teczce znajduje się rejestr wydanych odpisów aktów stanu cywilnego. W 2008 roku zarejestrowanych zostało 756 spraw (według stanu na dzień kontroli).
Na podaniach widnieje pokwitowanie odbioru odpisu aktu przez osobę wnioskującą a w przypadkach wysyłania pocztą - informacja o wysłaniu.
Na tym protokół z kontroli zakończono.
Wyniki i ustalenia z kontroli omówiono z Panią Bożeną MAJKOWSKĄ - Sekretarzem Gminy w Piątnicy.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Piątnicy, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kontrolowany został poinformowany o prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.
podpisy kontrolujących:
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
/-/ Konrad Michałowski - inspektor wojewódzki
/-/ Joanna Wasiluk - inspektor wojewódzki
02.01.2009 r.
podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
Urząd Gminy Piątnica
18-421 Piątnica Poduchowna
ul. Stawiskowska 53
/-/ Edward ŁADA - Wójt
09.01.2009 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)