Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej
w Urzędzie Miasta i Gminy Mońki
Prawidłowość wykorzystania przez Urząd Miasta i Gminy Mońki przyznanych w 2003 roku środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa (część 83 poz. 8) przeznaczonej na pokrycie kosztów organizacji imprezy masowej pod nazwą „Piknik z Unią Europejską”.
Urząd Miasta i Gminy Mońki, ul. Słowackiego 5 a, 19-100 Mońki,
REGON: P-00062 6191-9090 5233 59-3-914-05233
Kierownik jednostki kontrolowanej:
Burmistrz Miasta i Gminy Mońki - Pan Zbigniew Męczkowski, obejmujący stanowisko Burmistrza Miasta i Gminy Mońki od dnia 30 października 1998 roku.
Kontrola przeprowadzona została przez:
Izabelę Senderacką - inspektora w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz Beatę Kurant - inspektora wojewódzkiego w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli nr 2/04 z dnia 10 lutego 2004 roku.
Kontrolę przeprowadzono w dniu 11 lutego 2004 roku w Urzędzie Miasta i Gminy w Mońkach, ul. Słowackiego 5 A, 19-400 Mońki.
Kontrola wydatkowania środków miała wykazać, czy:
- wydatkowanie środków z rezerwy celowej było zgodne z kalkulacją wnioskowanej kwoty zawartej w uzasadnieniu wniosku o przyznanie środków z rezerwy celowej (część 83 poz. 8) na koszty integracji przedstawioną przez Urząd Miasta i Gminy Mońki,
- wydatkowane kwoty na organizację imprezy masowej pod nazwą „Piknik z Unią Europejską” są ujęte w dokumentacji finansowej,
- zadanie wykonano zgodnie z harmonogramem jego realizacji.
Decyzją Ministra Finansów z dnia 24 kwietnia 2003 roku Nr OF3/1545/2003 w sprawie zmian w budżecie państwa na 2003 r., zwiększono wydatki z budżecie Wojewody Podlaskiego na 2003 r. o kwotę 13.000 zł (słownie: trzynaście tysięcy złotych) w dziale 750 - Administracja publiczna, rozdz. 75011 § 2020. Powyższe środki pochodzące z rezerwy celowej (poz. 8) przeznaczone zostały na pokrycie kosztów organizacji imprezy masowej pod nazwą „Piknik z Unią Europejską” organizowanej przez Urząd Miasta i Gminy Mońki.
Powyższą kwotę przekazano na konto Urzędu Miasta i Gminy Mońki na podstawie umowy zawartej w dniu 13 maja 2003 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim reprezentowanym przez Panią Ewę Stachowicz Dyrektora Biura Integracji Europejskiej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, a Gminą Mońki reprezentowaną przez Pana Zbigniewa Męczkowskiego Burmistrza Miasta i Gminy Mońki.
Sprawdzono wszystkie umowy, faktury i dowody opłat dotyczące wydatkowania środków finansowych z dotacji budżetu państwa otrzymanych na organizację imprezy masowej pod nazwą „Piknik z Unią Europejską”, która odbyła się w dniach 24-25 maja 2003 roku w Mońkach (załącznik od nr 1 do nr 36).
Zakwestionowano trzy faktury:
faktura o nr 1201/03 z dnia 12 czerwca 2003 roku na zakup kartonu potrzebnego do wykonania dekoracji (poz. 1 faktury) wystawiona przez firmę „WIGO” Wiesław Grzegorz Godlewski na kwotę 86,96 zł. Zakupu dokonano po 18 dniach od organizacji imprezy (załącznik nr 33).
faktura nr 1071/03 z dnia 27 maja 2003 roku na zakup materiałów potrzebnych do wykonania dekoracji wystawiona przez firmę „WIGO” Wiesław Grzegorz Godlewski na kwotę 506,20 zł - data sprzedaży 27.05.2003 r., czyli dwa dni po zakończeniu imprezy (załącznik nr 35).
faktura nr 0553 z dnia 27.05.2003 roku na zakup materiałów potrzebnych do wykonania dekoracji wystawiona przez „KRAM” Sklep Hurtownia Mirosław i Bogusława Bielscy na kwotę 174,35 zł - faktura została wystawiona na podstawie paragonu (załącznik nr 36).
Burmistrz Miasta i Gminy Mońki złożył wyjaśnienie dotyczące nieścisłości dotyczących faktur Nr 0553 z dnia 27.05.2003r. i faktury Nr 1201/03 z dnia 12.06.2003 r. Poinformował, że towar wymieniony w w/w fakturach odebrano 22 maja ub.r., a faktury dostarczono do rozliczenia w terminie późniejszym (załącznik nr 37).
Analiza pozostałych dokumentów nie stwierdziła żadnych uchybień i nieprawidłowości w realizacji i wydatkowaniu przyznanych środków finansowych. Zostały one wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem.
Dokonano wpisu do książki kontroli Urzędu Miasta i Gminy Mońki pod poz. 1/2004r.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce kontrolowanej, natomiast drugi pozostaje w aktach Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień do ustaleń kontroli zawartych w protokóle w ciągu 7 dni od jego podpisania.
Kontrolowany : Kontrolujący :
Podpis Kierownika jednostki
kontrolowanej i Skarbnika Gminy
1. Zbigniew Męczkowski - Burmistrz 1. Izabela Senderacka
2. Ewa Halina Stolarczuk-Skarbnik Gminy 2. Beata Kurant
Mońki, 2004-03-12 Białystok, 2004-03-05