Protokół
z kontroli problemowej
przeprowadzonej w dniach 27 lutego 2008 r. - 20 marca 2008 r.
w Urzędzie Stanu Cywilnego w Urzędzie Miasta w Łomży.
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Łomży wchodzący w skład Urzędu Miasta w Łomży /art.52 ust. 1 prawa o asc/.
Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Miasta w Łomży , ul. Stary Rynek 14, 18-400 Łomża. Posiada wyodrębnione pomieszczenie do pracy Kierownika USC , Zastępców Kierownika USC i pracowników USC , salę uroczystości oraz archiwum. Pomieszczenia wyposażone są w funkcjonalne urządzenia , ułatwiające pracownikom przechowywanie akt zbiorowych i ksiąg stanu cywilnego oraz korzystanie z nich. Archiwum USC znajduje się w podpiwniczeniu budynku , zaopatrzone jest w suwane regały , co ułatwia pracownikom sprawne i bezpieczne korzystanie z dokumentacji .
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Jerzy Brzeziński , wybrany Prezydentem Miasta Łomża w wyborach, które odbyły się dnia 26 listopada 2006 r. Prezydent Miasta pełni funkcję Kierownika USC z mocy prawa - art.6 ust.2 ustawy - prawo o asc.
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Łomży jest powołana Uchwałą Rady Miejskiej w Łomży Nr 235/XLIV/97 z dnia 28.05.1997 r. - Pani Marta Alicja Biedrzycka.
Zastępcami Kierownika USC są;
- Pani Elżbieta Kołodziej - powołana Uchwałą Rady Miejskiej w Łomży Nr 15/III/90 z dnia 27.06.1990 r.
- Pani Janina Rode - powołana Uchwałą Rady Miejskiej w Łomży
Nr 119/XVIII/91 z dnia 20.XI.1991 r.
Ponadto w USC zatrudniona jest Pani Ewa Nowakowska na stanowisku inspektora.
Kopie zakresów czynności dołączono do protokołu , który pozostaje w aktach kontrolującego Wydziału.
Kontrolę przeprowadziły ; Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz Róża Januszkiewicz - inspektor wojewódzki w w/w Oddziale na podstawie upoważnień Nr 7/08 i Nr 8/08 z dnia 26.02.2008 r. podpisanych przez P.Andrzeja W.Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego województwa podlaskiego - art.8 ust.3 ustawy - prawo o asc.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;
- art.8 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego / tekst jedn. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn.zm./ i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego , ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego , ich odpisów , zaświadczeń i protokołów / Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn.zm./.
- art.11 a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992/.
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/ 05 z dnia 11 maja 2005 r.
Temat kontroli;
Realizacja zadań wynikających z ustaw ;
- z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jedn. Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn.zm. oraz
rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego , ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn.zm./,
- ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. z 2005 r. Dz.U. Nr 233, poz. 1992 z póżn.zm./.
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2008 rok dla urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego , zatwierdzony dnia 28 stycznia 2008 roku przez P.Andrzeja W.Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli wyjaśnień i informacji udzielała P.Marta Biedrzycka - Kierownik USC w Łomży oraz Zastępcy Kierownika USC odpowiedzialni za poszczególne działy z zakresu rejestracji stanu cywilnego.
Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli znajdującej się w Urzędzie Miasta w Łomży pod nr 2 i 3/2008r.
Poprzednia kontrola była przeprowadzona w 2001 r.
Kontrolą objęto;
•I. Księgi urodzeń i akta zbiorowe.
W księdze za 2003 rok znajduje się 1364 akty / 3 tomy; Nr I - akty urodzeń Nr 1 - 500, II tom - Nr 501-1000, II tom - Nr 1001 - 1364/.
Sprawdzono wybiórczo następujące akty urodzeń;
- Nr (...)1 i ustalono, co następuje;
Podstawę sporządzenia w/w aktów urodzeń stanowiło zgłoszenie urodzenia noworodka żywego , wydane przez Szpital Wojewódzki w Łomży /art.40 ustawy - prawo o asc/. Na części zgłoszenia , które pozostaje w aktach zbiorowych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łomży jest pieczątka podłużna szpitala, podpis /często nieczytelny/ położnej lub lekarza. Brak jest natomiast pieczątki imiennej osoby wystawiającej zgłoszenie.
Na zgłoszeniu wyraźnie zakreślono dane podlegające wpisaniu do aktu urodzenia.
Dział II zgłoszenia wypełniony jest przez pracownika USC w Łomży estetycznie i czytelnie. W poz. imię dziecka wpisane jest imię dziecka wskazane przez osobę zgłaszającą urodzenie, która również potwierdziła to swoim podpisem.
Zgłoszenia urodzenia dokonały osoby uprawnione, o których mowa w art. 39 ust.1 prawa o asc tj. ojciec lub matka dziecka.
Zgłoszenia dokonano w ustawowym terminie tj. 14 dni od dnia urodzenia / art.38 ust.1 prawa o asc/.
W aktach zbiorowych są również notatki z aktu małżeństwa rodziców dziecka
/ art. 40 prawa o asc/.
Porównano dane z dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych z treścią aktu urodzenia, nie stwierdzając błędów.
Akty są podpisane przez osoby zgłaszające urodzenie oraz Kierownika USC bądź zastępcę.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu.
Bez uwag.
- akt urodzenia Nr (...)1; akt sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka, wydanego przez szpital. Akt urodzenia wypisany prawidłowo z adnotacją „ dziecko urodzone z bliźniąt."
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Łomży , co odnotowano prawidłowo w akcie w rubryce „uwagi" - § 7 ust.1 rozporządzenia.
W aktach zbiorowych jest podanie o transkrypcję zagranicznego aktu do księgi polskiej, które złożyła osoba upoważniona przez rodziców dziecka, upoważnienie potwierdzone przez notariusza , odpis aktu zagranicznego i tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego oraz 1 egz. decyzji. Do wymienionych dokumentów nie zgłoszono uwag.
Jedynie w decyzji wskazano podstawę prawną - art. 73 prawa o asc, a należało przytoczyć art.73 ust.1 ustawy.
Decyzję wydał Kierownik USC niezwłocznie.
Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.
- Nr (...)1 i Nr (...)1; akty urodzenia dotyczą dzieci , które nie pochodzą z małżeństwa. Akty sporządzono prawidłowo, wpisując w rubr. uwagi stosowną adnotację na podstawie art. 42 ust.2 prawa o asc.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane do sporządzenia aktów dokumenty.
Następnie dzieci zostały uznane przez ojca przed Kierownikiem USC w Łomży za zgodą matki dziecka. Oświadczenie o uznaniu znajduje się w aktach zbiorowych. Nie zgłasza się w tym zakresie uwag.
- Nr (...)1; akt urodzenia dotyczy dziecka „martwo urodzonego", co odnotowano zgodnie z obowiązującymi przepisami w akcie w rubr. uwagi.
W aktach zbiorowych jest zgłoszenie urodzenia noworodka , wydane przez szpital. W dziale I ,pozycja „martwego" została podkreślona przez lekarza, płeć dziecka zaznaczono „żeńska".
Dział II zgłoszenia został wypełniony przez Zastępcę Kierownika USC. Zgłoszenie urodzenia sporządzono na obowiązującym wówczas druku.
Zgłoszenia urodzenia dokonał ojciec dziecka, który podpisał zgłoszenie /Dz.II/ oraz akt urodzenia.
Porównano dane zawarte w dokumentach znajdujących się w aktach zbiorowych z wpisanymi w akcie, nie stwierdzając błędów.
Bez uwag.
Następnie sprawdzono akty urodzeń od Nr 1 do Nr 99 i od Nr 102 do Nr 200/2003 pod kątem , czy zostały podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę Kierownika USC - nie stwierdzając uchybień w tym zakresie.
Do księgi urodzeń wyprowadzony jest na bieżąco skorowidz alfabetyczny - § 16 rozporządzenia - do którego nie zgłasza się uwag.
W 2004 r. sporządzono 1349 aktów urodzeń. Sprawdzono następujące akty;
- Nr (...)1; akt sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka , wystawionego przez Szpital Wojewódzki w Łomży.
Akt wpisano w USC w Łomży zgodnie z właściwością.
W aktach zbiorowych jest kopia świadectwa ślubu rodziców dziecka, zawartego za granicą i tłumaczenie tego dokumentu na język polski , potwierdzone za zgodność z oryginałem przez Kierownika USC w Łomży. Ponadto pismo Urzędu ds. Repatriacji i Cudzoziemców o wpisanie aktu urodzenia dla mieszkańca Ośrodka ds. Uchodźców.
Zgłoszenia urodzenia dokonał ojciec dziecka - obywatel Rosji - uchodźca z Czeczenii , który wskazał imię dziecka i podpisał zgłoszenie oraz akt urodzenia dziecka.
Bez uwag.
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktów stanowiło zgłoszenie urodzenia noworodka, wydane przez Szpital Wojewódzki w Łomży. Dzieci urodziły się w Łomży, a zatem akty sporządził organ właściwy.
Zgłoszenia dotyczyły dzieci, które urodziły się żywe, co zostało zakreślone w dziale I przez sporządzających dokument
Dział II zgłoszenia wypełniony jest przez Zastępcę Kierownika USC.
Zgłoszenia dokonywali ojciec lub matka dziecka , a więc osoby uprawnione, które jednocześnie wskazywały imię dziecka.
Zgłoszenia dokonywano w wymaganym 14 dniowym terminie.
W aktach zbiorowych są notatki z aktów małżeństwa rodziców dziecka.
Bez uwag.
- Nr (...)1; w aktach zbiorowych znajduje się zgłoszenie urodzenia dziecka, dokonane po terminie / 14 dni/. Data urodzenia dziecka - (...)1, zgłoszenia dokonano dnia (...)1. Z dokumentów znajdujących się w aktach można wywnioskować, iż matka nie mogła zgłosić się wcześniej do USC.
Dziecko nie pochodzi z małżeństwa . Sporządzając akt Kierownik USC wpisał w rubr. uwagi dane ojca zgodnie z art.42 ust.2 prawa o asc.
Akt urodzenia dziecka został wypisany prawidłowo.
Następnie została naniesiona w akcie na podstawie protokołu przyjęcia oświadczenia o pochodzeniu dziecka stosowna wzmianka dodatkowa.
W powyższym zakresie nie zgłoszono uwag.
- Nr 600/2004; akt urodzenia wpisano na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka „żywego".
Dziecko zostało uznane przez ojca za zgodą matki przy sporządzaniu aktu urodzenia /art.44 ust.2 prawa o asc/. W aktach zbiorowych jest oświadczenie o uznaniu dziecka , do którego nie wnosi się uwag.
Ponadto jest notatka urzędowa z aktu urodzenia matki dziecka , który znajduje się w USC w Kolnie.
Zgłoszenia dokonał ojciec dziecka,
Akt urodzenia dziecka sporządzono zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa o asc.
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktu urodzenia stanowiła decyzja Kierownika USC w Łomży , co odnotowano prawidłowo w rubr. uwagi / § 7 ust.1 rozporządzenia/.
Wniosek złożyła osoba zamieszkała w Łomży, posiadająca upoważnienie ojca dziecka.
W aktach zbiorowych jest kopia upoważnienia , na której własnoręczność podpisu potwierdził notariusz w USA, /oryginał znajduje się przy drugim akcie urodzenia, bowiem upoważnienie dotyczyło transkrypcji dwóch aktów/, odpis zagranicznego aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego w Łomży /§ 9 rozporządzenia/.
Podstawa prawna decyzji - art.73 prawa o asc. Dane z odpisu aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i aktu w księdze polskiej w zakresie wymaganym przez prawo polskie.
Decyzję wydano niezwłocznie.
- Nr (...)1; akt urodzenia sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC.
Wniosek złożył ojciec dziecka, którego dotyczy akt urodzenia , zameldowany w Łomży. A zatem decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy /art. 13 ustawy - prawo o asc/.
Strona sprecyzowała swój wniosek o odtworzenie aktu urodzenia dziecka i uzasadniła, że przedkłada fotokopię wydaną przez odpowiedni organ w Nowym Jorku i ma trudności z uzyskaniem odpisu aktu, który podlegałby transkrypcji. W aktach jest również tłumaczenie wymienionego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Decyzją Kierownika USC w Łomży dokonano odtworzenia treści aktu w oparciu o art.35 prawa o asc. Pouczenie ośrodkach zaskarżenia zgodne z obowiązującymi przepisami.
Akt urodzenia wypisano prawidłowo.
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktu urodzenia stanowiła decyzja Kierownika USC . Sprawa dotyczy rodziny repatriantów i była przedmiotem uzgodnień z pracownikami Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców PUW w Białymstoku , w chwili przyjazdu repatriantów do Polski.
W aktach zbiorowych są wymagane dokumenty. Bez uwag.
Następnie sprawdzono akty urodzeń znajdujące się w księdze urodzeń za 2005 rok, w której zarejestrowano 1390 aktów. Kontrolą objęto następujące akty;
- Nr 1(...)1;
W /w akty sporządzone zostały na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka żywego, co zostało prawidłowo zakreślone w dokumencie przez lekarza lub położną.
Zgłoszenia w Dz. II są podpisane przez osobę zgłaszającą i Kierownika USC lub Zastępcę. Płeć dziecka jest określona.
W aktach zbiorowych do każdego aktu urodzenia jest zgłoszenie urodzenia noworodka, notatka z aktu małżeństwa rodziców dziecka lub z aktu urodzenia matki /dot. dzieci pozamałżeńskich/.
Zgłoszenia dokonały osoby uprawnione / art.39 ust.1 pkt. 1 i 2 ustawy - prawo o asc/.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu, uprawnionego do wpisania aktu.
Akty urodzeń sporządzono prawidłowo.
Do aktu urodzenia Nr (...)1 dołączony jest protokół zgłoszenia urodzenia dziecka dokonanego w miejscu zamieszkania rodziców dziecka. Protokół wraz z dokumentami znajduje się w aktach zbiorowych. Sposób postępowania prawidłowy, przewidziany przepisami prawa o asc / art.11 prawa o asc/.
W 2006 roku na ogólną ilość 1356 aktów urodzeń kontrolą objęto następujące akty ;
- Nr (...)1;
Podstawę sporządzenia w/w aktów urodzeń stanowiło zgłoszenie urodzenia noworodka .Bez uwag.
W 2007 roku sporządzono ogółem 1428 aktów urodzeni, z tego sprawdzono ;
- Nr 1/2007 - Nr 10/2007
- Nr 12/2007 - Nr 13/2007
- Nr 14/2007 - Nr 20/2007
- Nr 22/2007 - Nr 27/2007
- Nr 29/2007 - Nr 36/2007
- Nr 38/2007 - Nr 50/2007
- Nr 61/2007, Nr 77/2007, Nr 83/2007
- Nr 501/2007 - Nr 521/2007
- Nr 524/2007 - Nr 528/2007
- Nr 530/ 2007 - Nr 537/2007
- Nr 541/ 2007 - Nr 544/2007
- Nr 546/2007 - Nr 550/2007
- Nr 1000/2007 - Nr 1006/2007
- Nr 1011/2007 - Nr 1033//2007
- Nr 1035/2007 - Nr 1043/2007
- Nr 1046/2007 - Nr 1050/2007
- Nr 1201/2007 - Nr 1204/2007
- Nr 1206/2007 - Nr 1210/2007
Podstawę sporządzenia w/w aktów urodzeń stanowiło zgłoszenia urodzenia noworodka , wydane przez Szpital Wojewódzki w Łomży. Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu, uprawnionego do wpisania aktu.
W większości zgłoszeń jest czytelny podpis położnej lub lekarza . P.Kierownik USC poinformowała, iż sprawę podpisywania i i zaopatrzenia w pieczęć imienną osoby sporządzającej zgłoszenie kilkakrotnie omawiała z kierownictwem oddziału szpitala.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
Sprawdzono wybiórczo akty małżeństw z lat 2003 - 2007.
Wszystkie akty znajdujące się w księgach z tego okresu są podpisane przez Kierownika USC w Łomży lub Zastępcę Kierownika USC - § 6 ust.2 rozporządzenia.
Akty podpisane są przez osoby uprawnione.
Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu , po ich sporządzeniu są wykreślone zgodnie z § 7 ust.2 rozporządzenia.
W 2003 roku sporządzono 433 akty małżeństw, z czego sprawdzono co setny akt tj.
- Nr (...)1z dnia (...)1 dot. związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC w Łomży - art.1 § 1 krio.
Akt małżeństwa podpisany jest zarówno przez Kierownika USC jak i osoby zawierające związek małżeński oraz świadków. Akt małżeństwa wypisany został prawidłowo.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty.
Bez uwag.
- Nr (...)1z dnia (...)1 dot. związku małżeńskiego zawartego w sposób określony w art.1 § 1 krio tj. przed Kierownikiem USC w Łomży.
Akt małżeństwa został podpisany przez Zastępcę Kierownika USC , nupturientów i świadków.
W aktach zbiorowych znajdują się, niezbędne do zawarcia związku małżeńskiego dokumenty , wymagane art.54 prawa o asc.
Porównano dane osobowe wpisane w akcie małżeństwa z treścią aktów urodzeń obu stron oraz z wpisanymi w zapewnieniach - nie stwierdzając błędów i rozbieżności.
Przypiski w akcie małżeństwa zostały naniesione prawidłowo.
Bez uwag.
- Nr (...)1 z dnia (...)1 ; akt dotyczy małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym - art.1 § 2 krio.
Zaświadczenie od duchownego , potwierdzające zawarcie małżeństwa określanego „konkordatowym" wpłynęło do USC w wymaganym ustawowo terminie - art. 8 § 3 krio.
Akt małżeństwa sporządzono niezwłocznie - art.61 a ust. 2 prawa o asc.
W aktach zbiorowych są wymagane ustawowo dokumenty.
- Nr (...)1 z dnia (...)1 dotyczy małżeństwa zawartego w sposób , o którym mowa w art.1 § 2 krio tj. małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.
Związek małżeński zawarty został w parafii w Łomży, a zatem właściwość Kierownika USC do sporządzenia aktu została zachowana.
Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa zostało wystawione przez Kierownika USC w Ostrołęce , właściwego ze względu na miejsce zamieszkania jednego z nupturientów - art.12 ust.2 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajdują się również inne wymagane prawem dokumenty.
- Nr (...)1 z dnia (...)1; akt małżeństwa sporządzony został na podstawie decyzji Kierownika USC w Łomży Nr (...)1z dnia (...)1, co prawidłowo odnotowano w akcie małżeństwa w rubr. uwagi - § 7 ust.1 rozporządzenia.
W aktach zbiorowych znajduje się akt małżeństwa wydany przez stosowny organ w Nowym Jorku oraz tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
Podstawa prawna decyzji - art.73 prawa o asc. Poinstruowano Kierownika USC, że wskazane jest precyzowanie podstawy prawnej , wskazując art.73 ust.1 ustawy. Pouczenie o środkach zaskarżenia zgodne z obowiązującymi przepisami.
Z zagranicznego aktu małżeństwa wynikało jedynie nazwisko kobiety, jakie nosi po zawarciu małżeństwa. Natomiast z dokumentu zagranicznego nie wynikało nazwisko mężczyzny noszone po zawarciu małżeństwa i nazwiska dzieci z tego małżeństwa. Kierownik USC określił je jednakże w treści decyzji i akcie polskim , zamiast nanieść stosowną wzmiankę dodatkową.
Należało bowiem w tym przypadku mieć na uwadze istotę transkrypcji, polegającą na dokładnym przepisaniu danych z dokumentu zagranicznego do decyzji i aktu polskiego w zakresie wymaganym przez prawo polskie - co omówiono szczegółowo z Kierownikiem USC.
W 2004 roku sporządzono 445 aktów małżeństw, z czego sprawdzono co setny akt, tj;
- Nr (...)1z dnia (...)1; akt małżeństwa dotyczy związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC w Łomży.
Nupturienci - obywatele polscy złożyli zapewnienia dnia (...)1przed Konsulem Rzeczypospolitej Polskiej w Londynie. Następnie w dniu (...)1 złożyli oświadczenia przed Kierownikiem USC w Łomży odnośnie nazwisk noszonych po zawarciu małżeństwa i nazwiska ich dzieci.
Dnia 02.01.2004 r. złożyli zgodne oświadczenia woli o wstąpieniu w związek małżeński.
Akt został sporządzony prawidłowo.
W aktach zbiorowych są wymagane prawem o asc dokumenty - art.54 ustawy.
- Nr (...)1z dnia (...)1; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Łomży Nr (...)1 z dnia (...)1, podjęta w oparciu o art.73 prawa o asc /brak ust.1/.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu do księgi polskiej wniosła osoba, której akt dotyczy, zamieszkała w Łomży. Wnioskodawczyni wraz z wnioskiem o transkrypcję złożyła niemiecki odpis z księgi rodzinnej wraz z urzędowym tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego- § 9 rozporządzenia.
Wszystkie dane osobowe zostały prawidłowo przeniesione z zagranicznego aktu do decyzji, a następnie aktu w księdze polskiej w zakresie wymaganym przez ustawę - prawo o asc.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane dokumenty , w tym notatka służbowa z aktu wcześnie zawartego małżeństwa, które zostało rozwiązane.
Odbiór decyzji został pokwitowany przez wnioskodawczynię.
- Nr (...)1
W/w akty małżeństw dotyczą małżeństw zawartych w sposób określony w art.1 § 2 krio tj przed duchownym ze skutkiem cywilnym.
Osobom zamierzającym zawrzeć małżeństwo w /w sposób, Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej lub obu stron /art.12 ust.2 prawa o asc/ wydał zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.
W aktach zbiorowych są zapewnienia, odpisy skrócone aktów urodzeń obu stron oraz oświadczenia o nazwiskach oraz zaświadczenia wypełnione przez duchownego, potwierdzające zawarcie małżeństwa.
Zaświadczenia wypełnione, opieczętowane oraz podpisane przez duchownego przekazywane były do Urzędu Stanu Cywilnego w Łomży w wymaganym ustawowo terminie - art.8 § 3 krio.
W 2005 roku sporządzono 486 aktów małżeństw. Sprawdzono następujące akty;
- Nr (...)1
W/w akty dotyczą związków małżeńskich zawartych przed duchownym ze skutkiem cywilnym - art.1 § 2 krio.
W aktach zbiorowych są wymagane dokumenty - art.54 prawa o asc, w tym zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.
Związki małżeńskie zawarte zostały w terminie ważności zaświadczeń . Termin został przez Kierownika USC wystawiającego zaświadczenie określony prawidłowo.
Akty małżeństwa objęte kontrolą sporządzone zostały przez organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa - art.12 ust.3 prawa o asc.
- Nr (...)1z dnia (...)1
Akt małżeństwa sporządzono na podstawie protokołu z dnia 16 maja 2005 roku dot. zawarcia małżeństwa poza lokalem Urzędu Stanu Cywilnego w Łomży. Stosowną adnotację naniesiono w akcie małżeństwa w rubr. uwagi.
W/w protokół znajduje się w aktach zbiorowych .
Przyjęto również w sposób prawidłowy inne dokumenty o których mowa w art.54 ustawy.
Ponadto w aktach zbiorowych jest notatka z poprzedniego aktu małżeństwa dot. tych samych osób / pozostawali ze sobą w związku małżeńskim w latach 1956-1976/ z adnotacją o rozwiązaniu, wniosek i decyzja Kierownika USC w Łomży dot. skrócenia miesięcznego terminu o którym mowa w art. 4 krio, podanie o zawarcie związku małżeńskiego poza lokalem USC. Wniosek uzasadniony.
Uwag co do sposobu postępowania Kierownika USC w Łomży nie wnosi się.
- Nr (...)1z dnia (...)1; akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Łomży Nr (...)1 z dnia (...)1, o czym uczyniono stosowną adnotację w akcie w rubr. uwagi.
Wniosek złożyła osoba uprawniona /której akt dotyczy/. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy /miasto Łomża/.
W aktach zbiorowych znajduje się dokument zagraniczny stanowiący podstawę podjęcia przez Kierownika USC decyzji o odtworzeniu aktu małżeństwa. Uwag co do sposobu postępowania Kierownika USC nie wniesiono.
W 2006 roku sporządzono 532 akty małżeństwa.
Akty zszyte są w jednej księdze. Zgodnie z § 10 ust.2 rozporządzenia -
„ /..../ objętość księgi nie może przekraczać 500 aktów". Omówiono tę kwestię z P. Kierownik USC, by oddając akta do oprawienia utrzymać tę zasadę.
Kontrolą objęto akty małżeństw;
- Nr (...)1z dnia (...)1; akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Łomży, podjętej w oparciu o art.35 prawa o asc.
Wniosek o odtworzenie aktu małżeństwa złożyła matka osoby, której akt małżeństwa dotyczy /pełnomocnik córki/. Pełnomocnictwo jest aktach sprawy.
Właściwość miejscowa do podjęcia decyzji w sprawie odtworzenia aktu małżeństwa została zachowana / zarówno pełnomocnik jak i mocodawczyni zamieszkują w Łomży/. Bez uwag.
- Nr (...)1
W/w akty dotyczą związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art.1 § 2 krio , tj. zawartych przed duchownym ze skutkiem cywilnym.
W aktach zbiorowych są zapewnienia , odpisy skrócone aktów urodzeń obu osób, które złożono zgodnie z art.54 ust.1 prawa o asc oraz oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa i nazwisku dzieci z małżeństwa.
Osobom , które zamierzały zawrzeć związek małżeński „konkordatowy" , Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej lub obu stron /art.12 ust.2 prawa o asc/ wydał zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa.
Termin ważności zaświadczeń określono prawidłowo.
Zawarcie małżeństwa następowało w terminie ważności zaświadczenia.
Sprawdzono, czy dwustronnie wypełnione zaświadczenia /na drugiej stronie wypełnione i podpisane przez duchownego/ wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie - art.8 § 3 krio, nie stwierdzając naruszenia prawa w tym zakresie.
Akty małżeństwa objęte kontrolą sporządzone zostały przez organ właściwy ze względu na miejsce zawarcia małżeństwa - art.12 ust.3 prawa o asc.
Rubryki „przypiski" w aktach małżeństw zostały wypełnione na bieżąco.
- (...)1z dnia (...)1Akt małżeństwa dotyczy związku małżeńskiego zawartego w sposób określony w art. 1 § 1 krio tj. przed Kierownikiem USC w Łomży.
Bez uwag.
W 2007 roku sporządzono 585 aktów małżeństw, które zostały zszyte w jednej księdze.
Sprawdzono;
- Nr (...)1
W/w akty małżeństw dot. związków małżeńskich zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio, tj zawartych przed duchownym ze skutkiem cywilnym.
Sprawdzono, czy w aktach zbiorowych znajdują się wymagane dokumenty zgodnie z art. 54 prawa o asc, nie stwierdzając w tym zakresie uchybień.
Zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydał w każdym przypadku organ właściwy. Termin ważności zaświadczeń określano prawidłowo. Zawarcie małżeństwa następowało w okresie ważności zaświadczenia.
Zaświadczenia wypełnione na drugiej stronie przez duchownego , podpisane i opieczętowane przekazywane były do USC w ustawowym terminie - art.8 § 3 krio.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu sporządzającego akt małżeństwa - art.12 ust.3 prawa o asc.
- Nr (...)1
Akty małżeństw dotyczą związku małżeńskiego cywilnego zawartego przed Kierownikiem USC w Łomży.
Akty małżeństwa wypisano prawidłowo.
W aktach zbiorowych są wymagane dokumenty, do których nie zgłasza się uwag.
Zwrócono uwagę , czy nupturienci spełniali przesłankę wieku / art.10 krio/, składając zapewnienia. Nie stwierdzono naruszenia przepisów w tym zakresie.
Termin miesięczny o którym mowa w art. 4 krio, od złożenia zapewnień i wymaganych dokumentów do zawarcia małżeństwa został zachowany.
- Nr (...)1z dnia (...)1; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Łomży Nr (...)1z dnia (...)1 podjęta w oparciu o art.73 prawa o asc / brak ust.1/.
O wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej wnioskowała osoba, której akt dotyczy, zamieszkała w Łomży. A zatem decyzję podjął organ właściwy.
W aktach zbiorowych znajduje się zagraniczny odpis aktu małżeństwa wraz z tłumaczeniem dokonanym „ przez tłumacza przysięgłego języka angielskiego i polskiego zrzeszonego w American Translators Association." Na tłumaczeniu Konsul RP w Chicago stwierdził zgodność tłumaczenia na język polski unikając wątpliwości Kierownika USC co do uprawnień tłumacza.
Odpis aktu zagranicznego został opatrzony klauzulą „Apostille".
Kierownik USC w Łomży oceniał w/w dokumenty jako podlegające wpisaniu w trybie art.73 prawa o asc. /art.73 ust.1 /.
Wnioskodawczyni wraz z podaniem o transkrypcję złożyła wniosek o uzupełnienie treści aktu w księdze polskiej o brakujące dane. Podstawę uzupełnienia stanowiły odpisy zupełne aktów urodzeń obu osób, których dotyczy akt małżeństwa.
Wnioskodawczyni upoważniła przed notariuszem do odbioru decyzji i odpisów aktu małżeństwa swoją matkę. Odbiór decyzji został potwierdzony przez osobę upoważnioną.
- Nr (...)1z dnia (...)1- akt małżeństwa został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Łomży Nr (...)1 z dnia (...)1
Podstawa prawna decyzji - art. 35 prawa o asc. O odtworzenie aktu wystapiła siostra osoby, której akt małżeństwa dotyczy. Została ona upoważniona przed notariuszem w USA do podjęcia czynności mających na celu odtworzenie zagranicznego aktu małżeństwa.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane w sprawie dokumenty. Bez uwag.
- Nr (...)1z dnia (...)1- akt małżeństwa został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Łomży, co prawidłowo odnotowano w akcie rubr. uwagi.
Wniosek o odtworzenie aktu złożyła osoba , której akt dotyczy, ostatnio zamieszkała w Łomży. Właściwość miejscowa organu została zachowana - stosownie do art.15 prawa o asc. Poświadczenie ostatniego miejsca stałego zamieszkania znajduje się w aktach zbiorowych. Bez uwag.
•III. Księga zgonów i akta zbiorowe
Sprawdzono akty zgonu , sporządzone w 2007 roku. Na 731 aktów, kontrolą objęto 114 aktów zgonu.
- Nr (...)1
W/w akty wpisane zostały na podstawie kart zgonu, wydanych przez lekarza. Na każdej karcie jest pieczęć lekarza stwierdzającego zgon.
Z kart zgonu wynika , iż zgony nastąpiły w mieście Łomża, a zatem akty zgonu sporządził organ właściwy.
Porównano dane dotyczące nazwiska i imienia zmarłego , daty i miejsca zgonu wpisane w karcie zgonu z treścią aktu zgonu - nie stwierdzając rozbieżności w tym zakresie.
Zgłoszenia zgonu dokonano w ustawowym terminie.
Akty zgonu wypisane są prawidłowo. Podpisane są przez osobę zgłaszającą zgon jak i przez Kierownika USC lub Zastępcę.
- akty zgonu Nr (...)1- sprawdzono jedynie pod kątem dotrzymania ustawowego terminu do zgłoszenia zgonu.
Zgłoszenia dokonywane były zazwyczaj w tym samym dniu, w którym nastąpił zgon, w kilku przypadkach w dniu następnym.
W przypadku aktu zgonu Nr (...)1zgłoszenie zgonu nastąpiło po terminie, w aktach zbiorowych jest wyjaśnienie osoby zgłaszającej.
Bez uwag.
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktu zgonu stanowiła decyzja Kierownika USC w Łomży. W rubr. uwagi prawidłowo odnotowano podstawę sporządzenia aktu.
Data wpływu odnotowana na podaniu, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
W aktach zbiorowych jest pełnomocnictwo , potwierdzone przez notariusza w USA , kopia aktu zgonu potwierdzona za zgodność z oryginałem przez organ w posiadaniu którego znajdują się księgi zgonów, tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego, odpis skrócony aktu urodzenia i małżeństwa dot. zmarłego. Do złożonych dokumentów nie zgłoszono uwag.
- Nr (...)1; akt sporządzono na podstawie karty zgonu, wystawionej przez lekarza.
Następnie na wniosek córki osoby zmarłej podjęta została decyzja przez Kierownika USC w Łomży dotycząca sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie zgonu. Ustalono strony postępowania, tj. synów zmarłej osoby, których poinformowano o wszczęciu postępowania.
Podstawę sprostowania stanowił odpis skrócony aktu urodzenia zmarłego oraz odpis skrócony aktu małżeństwa.
Podstawa prawna decyzji - art.28 prawa o asc - prawidłowa. Decyzja zgodna z wolą stron. Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji. W aktach zbiorowych jest notatka , że pozostałe strony postępowania zostały poinformowane o treści decyzji.
Wzmianka dodatkowa naniesiona zgodnie z orzeczeniem decyzji.
- Nr (...)1; podstawę wypisania aktu zgonu stanowiła karta zgonu.
Akt został sporządzony prawidłowo.
Następnie na wniosek żony zmarłego podjęta została decyzja dot. sprostowania imienia żony zmarłego wpisanego w akcie zgonu.
Podstawa prawna decyzji - art.28 prawa o asc. W tym zakresie bez uwag.
- Nr (...)1; w akcie zgonu w rubr. uwagi odnotowano, iż podstawę sporządzenia aktu zgonu stanowiła decyzja Kierownika USC w Łomży.
Wniosek złożyła osoba uprawniona, zamieszkała w Łomży. Wniosła o odtworzenie zagranicznego aktu zgonu. Kierownik USC biorąc pod uwagę , iż przedłożony dokument był kopią zagranicznego aktu zgonu, potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez organ posiadający księgi zgonów oraz zapis na akcie ,iż wydano w celu zastosowania praw socjalnych ocenił, iż należy podjąć decyzję w oparciu o art.35 prawa o asc.
Akt wypisano zgodnie z orzeczeniem zawartym w decyzji.
- Nr (...)1; podstawę sporządzenia aktu odnotowano prawidłowo w akcie zgonu w rubr. uwagi.
Wniosek złożyła osoba uprawniona tj. syn osoby zmarłej, zamieszkały w Łomży. Data wpływu podania do USC odnotowana na dokumencie.
Decyzję podjął organ właściwy.
W aktach zbiorowych są wymagane do transkrypcji dokumenty łącznie z tzw. Apostille.
Podstawa prawna decyzji - art. 73 ust.1 prawa o asc. Z odpisu aktu zagranicznego nie wynikało nazwisko rodowe osoby zmarłej a wpisano je w decyzji i akcie zgonu , stąd też omówiono szczegółowo z Kierownikiem USC tryb postępowania w zakresie transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej. Istotą bowiem transkrypcji jest dokładne przeniesienie treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do polskich ksiąg stanu cywilnego.
- Nr (...)1; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Łomży. Stosowną adnotację naniesiono w akcie zgonu w rubr. uwagi.
Wniosek złożyła żona zmarłego , zamieszkała w Łomży. Wniosek dotyczył odtworzenia aktu zgonu, sporządzonego za granicą. Kierownik USC przychylił się do wniosku strony i podjął decyzję w oparciu o art.35 prawa o asc.
W aktach zbiorowych są wymagane do podjęcia decyzji dokumenty.
Bez uwag.
- Nr (...)1; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Łomży.
Wnioskodawcą jest żona zmarłego, a zatem osoba uprawniona do złożenia wniosku. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy /Łomża/.
Zwrócono uwagę, iż wnioskodawczyni wyraźnie sformułowała swoje żądanie i oświadczyła iż odpis aktu zagranicznego nigdzie w Polsce nie był umiejscowiony, przedłożyła wymagane do transkrypcji dokumenty.
Decyzja podjęta w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc.
W decyzji i akcie w księdze polskiej wpisano dane wynikające z dokumentu zagranicznego, a także mimo że nie wynikało to z aktu zagranicznego ujęto dane dot. nazwiska rodowego zmarłego.
- Nr (...)1; w rubr. uwagi odnotowano podstawę sporządzenia aktu zgonu,
Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu zgonu , wydanego w USA złożyła żona zmarłego.
Decyzję podjął organ właściwy, ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Podstawa prawna decyzji - art.73 ust.1 - prawidłowa.
Pouczenie o środkach zaskarżenia zgodne z obowiązującymi przepisami.
Następnie na wniosek tej samej osoby , akt zgonu został uzupełniony o brakujące dane. Stosowna decyzja w tym zakresie została podjeta przez Kierownika USC na podstawie art. 36 prawa o asc.
W aktach zbiorowych są wymagane dokumenty .
Odbiór obu w/w decyzji został pokwitowany przez stronę.
•IV. Teczka Nr USC.5137...../07 , B 50, „Decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk „ - 2007 rok.
Teczka opisana zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
Spis spraw jest założony i prowadzony na bieżąco.
W 2007 roku zarejestrowano 29 spraw. Kontrolą objęto 10 spraw, które dotyczyły;
- zmiany imienia i nazwiska - 1
- zmiany nazwiska - 8
- zmiany imienia
- Decyzja Nr (...)1z dnia (...)1dot. zmiany imienia i nazwiska .
Z wnioskiem wystąpiła osoba, której zmiana dotyczyła, zamieszkała w Łomży. Wraz z wnioskiem złożona została przygotowana przez Kierownika USC ankieta, w której podano adres wnioskodawcy, numer dowodu osobistego, obywatelstwo, stan cywilny. W aktach sprawy jest kopia dowodu osobistego wnioskodawczyni, potwierdzenie zameldowania w Łomży, odpis aktu urodzenia strony, notatka z aktu małżeństwa, które zostało rozwiązane przez sąd.
Zmiana nazwiska uzasadniona była chęcią powrotu do nazwiska rodowego, zaś imienia - dodanie drugiego imienia, które faktycznie było używane.
Podstawa prawna decyzji - art.2 ust.2 pkt.2 i art.7 ust.2 ustawy o zmianie imion i nazwisk..
W decyzji precyzyjnie określono elementy podlegające zmianie. Pouczenie o środkach zaskarżenia - zgodne z obowiązującymi przepisami. Pieczęć nagłówkowa - Kierownik USC w Łomży, podpisał decyzję - Kierownik USC.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
Decyzja wydana niezwłocznie ; wniosek wpłynął 11.01.07, decyzję wydano dn. 19.01.07r.
Decyzję oraz powiadomienia o zmianie imienia i nazwiska przekazano do właściwych adresatów, wskazanych w ustawie.
Bez uwag.
- Nr (...)1 Wniosek o zmianę nazwiska złożyła osoba pełnoletnia, zamieszkała w Łomży.
Kierownik USC uznał , iż sprawa zasługuje na pozytywne załatwienie. W aktach sprawy są wymagane do podjęcia decyzji dokumenty, tj. wniosek z uzasadnieniem, potwierdzona urzędowo kopia z dowodu osobistego, odpis zupełny aktu urodzenia strony, notatka urzędowa potwierdzająca zameldowanie wnioskodawcy w Łomży i inne dokumenty mające znaczenie dla oceny sytuacji.
Podstawa prawna decyzji - art.2 ust.1 i ust.2 pkt.1 lit.a - prawidłowa. Pouczenie o środkach zaskarżenia zgodne z obowiązującymi przepisami.
Zwrotne potwierdzenie odbioru decyzji przez wnioskodawcę jest w aktach sprawy.
1 egz. decyzji wysłano do USC miejsca sporządzenia aktu urodzenia strony celem naniesienia wzmianki dodatkowej, stosowne informacje wysłano do adresatów, o których mowa w art.11 ustawy o zmianie imion i nazwisk.
- Nr (...)1; dotyczy zmiany nazwiska
Wniosek o zmianę nazwiska złożył mężczyzna, którego zmiana dotyczy. Po zawarciu związku małżeńskiego przyjął nazwisko żony, jednakże postanowił je zmienić na nazwisko poprzednio noszone.
Do złożonych w tej sprawie dokumentów oraz podjętej decyzji nie zgłasza się uwag.
Wzmiankę dodatkową w akcie małżeństwa , znajdującym się w USC w Łomży naniesiono zgodnie z orzeczeniem zawartym w decyzji.
- Nr (...)1; dotyczy zmiany imienia z dwu członowego na jednoczłonowe.
Wniosek strony zawiera uzasadnienie, jest podpisany przez wnioskodawcę. Data wpływu odnotowana na wniosku.
Bez uwag.
- Nr (...)1; decyzje dotyczą zmiany nazwiska nabytego w wyniku zawarcia małżeństwa na nazwisko rodowe. Bez uwag.
- Nr (...)1; dotyczy zmiany nazwiska nabytego po mężu na dwuczłonowe tj. rodowe plus nazwisko męża.
Do dokumentów znajdujących się w aktach sprawy oraz podjętej decyzji uwag nie zgłoszono.
Do teczki , w której znajdują się sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk założony jest rejestr osób, które dokonały zmiany imion i nazwisk lub ustaliły pisownię imienia lub nazwiska.
Rejestr prowadzony jest na bieżąco.
V. Teczka Nr USC.5133......../07 „Zaświadczenia o zdolności prawnej", kat. B- 5, 2007 rok .
W spisie spraw zarejestrowanych jest w 2007 roku 29 wniosków. Sprawdzono sprawy zarejestrowane pod Nr 1/2007, Nr 18/2007 i Nr 29/2007.
W aktach są wnioski kobiet o wydanie w/w zaświadczenia, z których wynika z kim zamierzają zawrzeć związek małżeński za granicą. Ponadto w każdej sprawie jest złożone przez wnioskodawczynię zapewnienia o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa, notatki z aktu urodzenia strony lub odpis aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie.
Jeden egz. zaświadczeń znajduje się w aktach sprawy i wynika z nich, że zostały wystawione na obowiązujących drukach , wypisane prawidłowo.
Zaświadczenia wydał organ właściwy. Potwierdzenia odbioru znajdują się w aktach.
Bez uwag.
Na tym protokół zakończono.
Ustalenia kontroli omówiono w dniu 28 marca 2008 roku na spotkaniu z P.Jerzym Brzezińskim -Prezydentem Miasta Łomży. W podsumowaniu kontroli udział wzięli ; P. Andrzej W.Gawkowski - Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz osoby dokonujące kontroli tj. P. Halina Okulewicz i P. Róża Januszkiewicz - pracownice w/w Wydziału. W trakcie omawiania ustaleń z kontroli obecna była również P.Marta A.Biedrzycka - Kierownik USC w Łomży.
Protokół z kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Łomży, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kontrolowany został poinformowany o prawie do zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń z kontroli, zawartych w protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.
podpisy kontrolujących:
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
/-/ Halina Okulewicz - kierownik oddziału
/-/Róża Januszkiewicz - inspektor wojewódzki
14.04.2008 r.
podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
Urząd Miasta Łomża
/-/ Jerzy Brzeziński - Prezydent Miasta
17.04.2008 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)