Protokół

z kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniu  18  sierpnia 2008 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego  w Białowieży

Kontrolą objęto Urząd stanu Cywilnego w Białowieży, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Białowieży /art.5a ust.1 prawa o asc/.

Urząd Stanu Cywilnego mieści  się w budynku Urzędu Gminy w Białowieży, 17-230 Białowieża, ulica Sportowa 1. 

Regon Urzędu Gminy;   000531329        NIP- 543- 17-57-466

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Waldemar Litwinowicz- Wójt Gminy Białowieża , wybrany na to stanowisko w dniu 26 listopada 2006 r.  

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Białowieży jest Pani Irena Kozak - powołana uchwałą Rady Gminy w Białowieży Nr XXXV/177/06 z dnia 02.10.2006 r. . /powołanie nastąpiło bez zachowania procedury konkursowej/.

W/w osoba pełniła wcześniej funkcję Zastępcy Kierownika USC w Białowieży.

Kontrole przeprowadziły; Halina Okulewicz- Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz Róża Januszkiewicz- inspektor wojewódzki -  na podstawie upoważnienia  Nr  28 /08  i Nr 29 /08 z dnia 14 sierpnia 2008 roku  podpisanego przez Pana Andrzeja W. Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców .

                  Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego- 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego- art.8 ust.3 prawa o asc.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

-art.8 ust.3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego / Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688
z późn. zm./ i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania
i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń
i protokołów /Dz.U. Nr 136,poz.884 z późn.zm./,

- art.11 a ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz.1992/.

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy /Dz.U.Nr 9, poz.59 z późn. zm./,
2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego /Dz.U. z 2004 r.
   Nr 161,poz. 1688 z późn. zm./ oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji  z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego,
   
   

ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136,poz.884 z późn. zm./.

1. z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. z 2005 r. Dz.U. Nr 233,poz.1992 z późn.zm./.

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2008 rok dla urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego, zatwierdzony dnia 28 stycznia 2008 r. przez  Pana Andrzeja W. Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli wyjaśnień i informacji  udzielała Pani  Irena Kozak - Kierownik USC w Białowieży.

Osoby kontrolujące wpisały się do książki kontroli znajdującej się w Urzędzie Gminy  w Białowieży pod Nr  2/08.

Poprzednia kontrola  została przeprowadzona w dniu 29 listopada 2004 roku.

Kontrolą objęto:

•I.                   Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2005 roku Kierownik USC w Białowieży sporządził 2 akty urodzenia - oba na  podstawie decyzji.

Nr (...)¹

Akt sporządzony został na podstawie decyzji Kierownika USC w Białowieży Nr (...)¹z dnia (...)¹. Decyzja została podjęta na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

            Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu do ksiąg polskich został przesłany
z Konsulatu RP w Rzymie do Kierownika USC w Hajnówce, który postanowieniem przekazał powyższy wniosek wraz z dołączonymi dokumentami do USC w Białowieży wg. właściwości (zgodnie z art. 65 § 1 kpa).

Włoski akt urodzenia został przetłumaczony na język polski przez tłumacza włoskiego,
ale jednocześnie konsul polski w Rzymie potwierdził zgodność  przekładu na język polski.

Akt sporządzono prawidłowo. Wszystkie wymagane dane zostały przeniesione
z tłumaczenia do decyzji i z decyzji do aktu urodzenia w księdze urodzeń.

Następnie na wniosek ojca dziecka akt został uzupełniony o brakujące dane decyzją Kierownika USC w Białowieży Nr (...)¹z dnia (...)¹.  (art. 36 prawa o asc).

Podstawę uzupełnienia aktu urodzenia stanowił odpis skrócony aktu małżeństwa rodziców dziecka sporządzony przez Kierownika USC m.st. Warszawy.

W zagranicznym akcie urodzenia dziecka w poz. nazwisko matki dziecka wpisano „(...)¹", podczas gdy jest to nazwisko rodowe matki.

Następnie decyzją o uzupełnieniu aktu uzupełniono nazwisko matki dziecka „(...)¹" i nazwisko rodowe matki dziecka „(...)¹"

Należało nazwisko matki dziecka sprostować z „(...)¹" na „(...)¹" a poz. nazwisko rodowe matki dziecka uzupełnić.

W obecnym stanie rzeczy należałoby podjąć decyzję z urzędu w sprawie sprostowania poz. nazwisko  matki z „(...)¹" na „(...)¹".

Akt Nr (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Białowieży Nr (...)¹z dnia (...)¹. Podanie o transkrypcję aktu urodzenia zostało złożone przez ojca i matkę dziecka za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w Paryżu.

Z dokumentów zebranych w sprawie wynika, że ostatnim miejscem zamieszkania matki dziecka w Polsce była gm. Białowieża - tak więc właściwość miejscowa w sprawie odtworzenia aktu urodzenia została zachowana - art. 13 prawa o asc.

Podstawę  sporządzenia aktu urodzenia stanowił francuski odpis zupełny aktu urodzenia dziecka, którego tłumaczenia dokonał Konsul  Generalny RP w Paryżu -  § 9 cyt. rozporządzenia.

Po wpisaniu aktu urodzenia do ksiąg polskich kierownik USC w Białowieży zawiadomił strony postępowania o wszczęciu postępowania w sprawie sprostowania i uzupełnienia aktu urodzenia. Po upływie terminu wyznaczonego w zawiadomieniu Kierownik USC w Białowieży dnia (...)¹podjął decyzję Nr (...)¹w sprawie sprostowania i uzupełnienia powołując się w podstawie prawnej na art. 28 i 36 prawa o asc.

Następnie po uprawomocnieniu się ww. decyzji w dniu 13.10.2005 roku została naniesiona wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu i sprostowaniu aktu urodzenia.

            Bez uwag.

            W 2006 roku sporządzono 1 decyzję w sprawie wpisania aktu urodzenia.

            Nr (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Białowieży Nr (...)¹ z dnia (...)¹, podjętej na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

            Decyzja została podjęta na wniosek babci dziecka, zamieszkałej na terenie
gm. Białowieża. Decyzję podjął organ właściwy - art. 13 prawa oasc.

            W aktach zbiorowych znajdują się dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji tj. francuski akt urodzenia wraz jego tłumaczeniem.

            W 2007 roku sporządzono 1 akt urodzenia

            Nr (...)¹

Akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Białowieży Nr (...)¹ z dnia (...)¹, co odnotowano w akcie w poz. uwagi (§ 7 rozporządzenia).

Decyzja o wpisaniu zagranicznego aktu do ksiąg polskich została podjęta na podstawi art. 73 ust. 1 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajdują się:

- świadectwo urodzenia dot. wnioskodawczyni wydane w języku rosyjskim,

- tłumaczenie ww. dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego,

- podanie wnioskodawczyni,

- kopia paszportu cudzoziemki,

- kopia karty pobytu wnioskodawczyni,

- poświadczenie zameldowania

- 1 egz. decyzji , na której strona pokwitowała jej odbiór.

Bez uwag.

            W 2008 roku - wg. stanu na dzień kontroli  - nie sporządzono żadnego aktu urodzenia.

•II.                Księgę małżeństw i akta zbiorowe

W 2008 roku /wg stanu na dzień kontroli/  sporządzono 8 aktów małżeństwa.

Teczka, w której znajdują się dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktów jest założona i zatytułowana „Akta zbiorowe małżeństw", Nr USC.5131../2008 rok, kat. A.- zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów gmin i związków międzygminnych stanowiącym załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów
z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin
i związków międzygminnych /Dz.U. z 1999 roku , Nr 112, poz. 1319 z późn. zm./.

Sprawdzono następujące akty małżeństw:

- Nr (...)¹; akt  dotyczy małżeństwa zawartego przed Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Białowieży-art.1 § 1 krio.

Zapewnienia i wymagane dokumenty /art.54 prawa o asc/ złożone zostały Kierownikowi USC dn. (...)¹, natomiast związek małżeński zawarty został dnia (...)¹Termin miesięczny, o którym mowa w art.4 krio został zachowany.

Bez uwag.

- Nr (...)¹, Nr (...)¹; akty dotyczą małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym - art. 1 § 2 krio.

Do złożonych w aktach zbiorowych dokumentów nie zgłasza się uwag - art.54 prawa o asc.

Akty małżeństw sporządzone zostały przez Kierownika USC niezwłocznie po otrzymaniu zaświadczenia od duchownego potwierdzającego złożenie oświadczeń woli o zawarciu małżeństwa - art.61 a ust.2.

Zaświadczenia od duchownego wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.

Nie stwierdzono błędów i rozbieżności w aktach małżeństwa. Jedynie w rubr. podpisy osób zawierających małżeństwo oraz świadków  postąpiono nieprawidłowo wykreślając te pozycje. Należało dane te wpisać stosując przed nazwiskami znak /-/ i przenieść nazwiska i imiona osób, które podpisały się na zaświadczeniu.

Akty małżeństw sporządził organ właściwy.

- Nr (...)¹; dotyczy związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC
w Białowieży pomiędzy obywatelka polską i obywatelem Nigerii.

Do dokumentów przyjętych od cudzoziemca nie zgłasza się uwag.

Związek małżeński zawarty został przy udziale tłumacza przysięgłego, który złożył swój podpis również na akcie małżeństwa. Bez uwag.

- akt małżeństwa Nr (...)¹; podstawę sporządzenia aktu stanowił protokół zawarcia małżeństwa poza lokalem USC, co odnotowano prawidłowo w rubr. uwagi -§ 7 ust.1 rozporządzenia.

W aktach zbiorowych znajduje się podanie obojga nupturientów o wyrażenie zgody przez Kierownika USC na zawarcie małżeństwa poza lokalem USC. Kierownik USC uznała motywy stron za zasadne i przychyliła się do ich prośby.

Ponadto w aktach jest protokół zawarcia małżeństwa poza lokalem USC oraz zapewnienia złożone dnia (...)¹przez obie osoby, odpisy skrócone aktów urodzeń, odpis skrócony aktu małżeństwa mężczyzny z adnotacją o rozwodzie /2005r./ oraz oświadczenia o nazwiskach, noszonych po zawarciu małżeństwa i nazwisku dzieci z tego małżeństwa. Do w/w dokumentów nie zgłasza się uwag.

Związek małżeński został zawarty dnia (...)¹, a zatem termin miesięczny o którym mowa w art.4 krio został  zachowany.

Protokół zawarcia małżeństwa został podpisany przez  osoby zawierające związek małżeński, świadków i Kierownika USC.

Stąd też w akcie małżeństwa należało w poz. nazwiska małżonków i świadków  przytoczyć te dane  po znaku  /-/.

Porównano dane  osobowe wpisane w akcie z  treścią odpisów aktów urodzeń i protokołu - nie stwierdzając rozbieżności i błędów.

Przypiski w akcie małżeństwa naniesione na bieżąco.

Pokwitowanie wniesienia opłaty skarbowej naklejone na pierwszej stronie zapewnienia.

- Nr (...)¹; dotyczy związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC w Białowieży /art.1 § 1 krio/.

Zapewnienia i wymagane dokumenty /art.54 ustawy - prawo o asc/ zostały złożone Kierownikowi USC dnia (...)¹, związek małżeński zawarty został dnia (...)¹. A zatem termin miesięczny o którym mowa w art.4 został zachowany.

W aktach zbiorowych są wymagane dokumenty - art.54 prawa o asc.

Błędnie wydany przez USC w Łodzi odpis aktu małżeństwa mężczyzny z adnotacją o rozwodzie był przyczyną błędu przy sporządzaniu kolejnego aktu. Jednakże P. Kierownik USC w Białowieży poprawiła zaistniały błąd, biorąc pod uwagę odpis skrócony aktu urodzenia mężczyzny i wyjaśniając sprawę z Kierownikiem USC w Łodzi. Poprawka została dokonana i omówiona w rubr. uwagi w akcie małżeństwa, zgodnie z § 2 ust.5 rozporządzenia.

Akt małżeństwa został podpisany przez  małżonków, świadków i Kierownika USC.

Bez uwag.

- Nr (...)¹; akt  dotyczy małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.

Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa

/art.4` krio/  wydał Kierownik USC w Hajnówce, właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej ze stron.

W aktach zbiorowych do w/w aktu małżeństwa są wymagane dokumenty / art.54 prawa o asc/.

Zaświadczenie stanowiące podstawę sporządzenia aktu małżeństwa , zawartego w sposób określony w art. 1 § 2 krio podpisał ksiądz proboszcz parafii rzymskokatolickiej , a więc osoba uprawniona. Zaświadczenie opatrzone jest pieczęcią podłużną parafii, pieczęcią okrągłą i imienną księdza proboszcza.

Związek małżeński zawarty został  dnia (...)¹, zaświadczenie wpłynęło do USC w Białowieży dnia (...)¹, a więc w wymaganym ustawowo terminie.

Akt małżeństwa został sporządzony niezwłocznie tj. dnia (...)¹/ art. 61 a ust.2 prawa o asc./.

Dane wpisane w treści aktu są zgodne z danymi wpisanymi w zaświadczeniu
i odpisach aktów urodzeń obu osób.

Jedynie w akcie małżeństwa w rubryce „podpisy osób zawierających małżeństwo oraz świadków" w sposób niewłaściwy dokonano wykreśleń, a należało wpisać znak
/-/ a następnie imię i nazwisko danej osoby.

Akt został podpisany przez Wójta Gminy jako Kierownika USC w Białowieży z mocy prawa / art.6 prawa o asc/.

Przypiski w akcie  dot. numerów aktów urodzeń stron i nazwy USC w którym znajdują się akty  zostały naniesione na bieżąco.

- Nr (...)¹; akty dotyczą małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.

Zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa w obu sprawach wydał Kierownik USC w Warszawie jako organ właściwy dla jednej ze stron.

Związki małżeńskie zawarte zostały w parafii rzymskokatolickiej w Białowieży, a zatem oba akty małżeństwa sporządził organ właściwy.

Akty małżeństwa zostały sporządzone przez Kierownika USC niezwłocznie po otrzymaniu prawidłowo sporządzonego zaświadczenia od duchownego - art.61 ust. 2 prawa o asc.

Zaświadczenia stanowiące podstawę sporządzenia aktów małżeństw wpłynęły do USC
w wymaganym ustawowo  terminie .

W aktach zbiorowych do ww. aktów małżeństw są wymagane prawem o asc dokumenty - do których nie zgłoszono uwag.

Dane w aktach małżeństw wpisane zostały zgodnie ze sporządzonymi zaświadczeniami. Jedynie w aktach małżeństw w poz. podpisy osób zawierających małżeństwo oraz podpisy świadków dokonano wykreśleń, a należało wpisać znak / -/ i nazwiska w/w osób.

- Nr (...)¹;  akt małżeństwa sporządzono na podstawie protokołu zawarcia małżeństwa poza lokalem  USC, co odnotowano w akcie w rubr. uwagi.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty.

- Nr (...)¹; akty dotyczą małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym. Zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa sporządził Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednego z nupturientów.

Zaświadczenia wypełnione są prawidłowo. Na stronie wypełnionej przez duchownego jest parafialna pieczęć podłużna i okrągła oraz podpis proboszcza.

Zaświadczenia potwierdzające złożenie oświadczeń woli o zawarciu małżeństwa wpłynęły do USC w ustawowym terminie.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty.

III.      Księga zgonów i akta zbiorowe

W roku 2007  sporządzono 20 aktów zgonu, a w 2008 roku - wg. stanu na dzień kontroli - sporządzono 13 aktów zgonu - wszystkie na podstawie kart zgonu.

Wszystkie akty zgonu sporządzone na podstawie karty zgonu są podpisane przez Kierownika USC lub Wójta oraz przez osobę zgłaszającą zgon.

We wszystkich kartach zgonu wpisano nazwę miejscowości, w której nastąpił zgon.

Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco.

Akty są wypisane pismem ręcznym czytelnie.

Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2  rozporządzenia.

            W akcie zgonu Nr (...)¹z dnia (...)¹w poz. nazwisko wpisano „(...)¹" następnie linią ciągłą wykreślono i obok wpisano „(...)¹", co prawidłowo omówiono w rubryce uwagi - zgodnie z § 2 kpt. 5 rozporządzenia.

IV. Decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk

W 2008 roku zarejestrowano  4 sprawy. Teczka o numerze USC.5137... jest założona i opisana , spis spraw prowadzony jest prawidłowo.

Sprawdzono:

-  decyzję Nr (...)¹z dnia (...)¹ dot. zmiany nazwiska.

W aktach sprawy jest podanie strony. Jednakże z zebranych dokumentów nie wynika, że wniosek złożony został przez obywatelkę polską /art.1 ustawy o zmianie imion i nazwisk/, brak jest potwierdzenia zameldowania  / art. 9 ustawy/ jak również odpisu z aktu małżeństwa wnioskodawczyni lub notatki urzędowej z aktu małżeństwa, jeżeli znajduje się on w księdze w USC w Białowieży.

Kwestie związane z prowadzeniem postępowania  na przykładzie sprawdzanej sprawy  omówiono szczegółowo z Pani Kierownik USC .

1 egz. decyzji znajduje się w aktach zbiorowych do aktu małżeństwa Nr 17/1962 USC Białowieża. Wzmianka dodatkowa o zmianie nazwiska jest naniesiona w akcie małżeństwa.

Podstawa prawna decyzji  oraz pouczenie o środkach zaskarżenia - prawidłowe.

Zwrotne potwierdzenie odbioru decyzji przez wnioskodawcę jest w aktach sprawy.

-  Nr (...)¹dot. zmiany nazwiska dziecka.

Bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹dot. zmiany nazwiska na rodowe.

Wniosek złożyła  kobieta - stan cywilny wdowa -  o zmianę  nazwiska noszonego po mężu  na rodowe.

W aktach sprawy jest podanie strony z dnia (...)¹, notatka dotycząca ustaleń potwierdzających obywatelstwo polskie wnioskodawczyni, odpis skrócony jej aktu urodzenia i małżeństwa /notatka/, potwierdzenie zameldowania na pobyt stały na terenie gm. Białowieża.

Decyzja zgodna z wolą strony.

Podstawa prawna decyzji i pouczenie o środkach zaskarżenia - prawidłowe.

Wnioskodawczyni potwierdziła odbiór decyzji.

Zawiadomienie  o zmianie nazwiska  zostało wysłane do adresatów określonych
w art. 11 ustawy o zmianie imion i nazwisk.

Wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa dot. wnioskodawczyni została naniesiona.

Bez uwag.

V. Księgi stanu cywilnego są w dobrym stanie.

Jedynie księga urodzeń za lata 1926 - 1940  jest zniszczona. Uzgodniono z Panią Kierownik USC, iż niezwłocznie podejmie stosowne uzgodnienia dotyczące jej konserwacji.

Na tym protokół zakończono.

Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Dariuszem Dutkowskim Zastępcą Wójta Gminy  Białowieża .

           Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Białowieża, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

           Kontrolowany został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.

podpisy kontrolujących:

Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

/-/ Halina Okulewicz - kierownik oddziału

/-/Róża Januszkiewicz - inspektor wojewódzki

17.09.2008 r.

podpis kierownika jednostki kontrolowanej:

Urząd Gminy Białowieża

17-230 Białowieża

ul. Sportowa 1

/-/ Albert Waldemar Litwinowicz - Wójt

28.09.2008 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)