Protokół

z kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniach 05 grudnia  2008 r.

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szumowie

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Szumowie, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Szumowie /art. 5 a ust.1 prawa o asc/.

NIP:723-11-20-541 REGON: 000539638

Urząd Stanu Cywilnego mieści się w budynku Urzędu Gminy w Szumowie przy ul. 1 Maja 50; posiada wyodrębnione pomieszczenia do pracy Kierownika USC oraz  estetycznie urządzoną salę uroczystości.

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Zdzisław Lutostański - wybrany wójtem Gminy Szumowo w wyborach, które odbyły się dnia 12 listopada 2006 roku. Wójt Gminy Szumowo pełni funkcje Kierownika USC z mocy prawa - art. 6 ust.2 prawa o asc.

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Szumowie jest Pani Janina Pieńkowska powołana Uchwałą Nr 17/III Rady Gminy Szumowo z dnia 05 lipca 1990 roku.

Natomiast Zastępcą Kierownika USC jest Pani Agnieszka Żochowska powołana Uchwałą  Nr108/XXII/97 Rady Gminy w Szumowie z dnia 05 lutego 1997 roku.

Kontrolę przeprowadziły: Róża Januszkiewicz - inspektor wojewódzki p.o. Kierownika Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz Ewa Bielewska - inspektor wojewódzki w ww. Oddziale na podstawie upoważnień Nr  47/08 i Nr 48/08 z dnia 04 grudnia 2008 r., podpisanych przez Pana Andrzeja W. Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku - 15-213 Białystok,
ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego województwa podlaskiego - art.8 ust. 3 ustawy prawo o asc.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli;

- art. 8 ust.3 ustawy z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego /Dz. U. z 2004 r. Nr 161, poz.1688 z późn. zm./ i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm./.

- art. 11 a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk / Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz.1992 z późn. zm./.

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego  Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustaw:

- z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego / Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz.1688 z późn. zm./ oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm/.

- z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk / Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz.1992
z późn. zm./.

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2008 rok dla urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego, zatwierdzony dnia 28 stycznia 2008 roku przez Pana Andrzeja W. Gawkowskiego- Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli wyjaśnień i informacji udzielała Pani Janina Pieńkowska - Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Szumowie.

Osoby kontrolujące wpisały się do książki kontroli znajdującej się w Urzędzie Gminy
w Szumowie pod Nr 2/2008.

Poprzednia kontrola była przeprowadzona dnia 26 listopada 2001 roku.

Kontrolą objęto:

I Księgę urodzeń i akta zbiorowe

W 2008 roku (wg stanu na dzień kontroli) Kierownik USC w Szumowie sporządził
5 aktów urodzenia - wszystkie na podstawie decyzji.

Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisywane są pismem ręcznym (§ 2 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak też w rubryce „uwagi" zostały zakreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.

- Nr (...)¹

            Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Szumowie Nr (...)¹z dnia (...)¹, o czym uczyniono stosowną adnotację w akcie w rubryce „uwagi" (§ 7 ust. 1 cyt. rozporządzenia)

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniosła matka dziecka zamieszkała na terenie gminy Szumowo - decyzję podjął organ właściwy miejscowo - art. 13 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku niemieckim oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.

            Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) - określono prawidłowo.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (...)¹

Kierownik USC w Szumowie sporządził ww. akt na podstawie decyzji Nr (...)¹z dnia (...)¹ podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia wniosła osoba uprawniona. W aktach zbiorowych znajduje się potwierdzenie faktu zameldowania wnioskodawczyni na terenie gm. Szumowo.

            Strona przedłożyła do transkrypcji odpis aktu urodzenia wydany przez USC w Niemczech oraz tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego (§ 9 rozporządzenia).

Dokument zagraniczny spełniał przesłanki do umiejscowienia go w polskiej księdze. Podstawę prawną oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu - określono prawidłowo.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Nr (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Szumowie Nr (...)¹ z dnia (...)¹

W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany przez USC w stanie New Jersey w USA opatrzony klauzulą apostille oraz urzędowe tłumaczenie tego dokumentu na język polski.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniósł pełnomocnik upoważniony do tej czynności przez rodziców dziecka przed notariuszem publicznym w USA.

Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) - określono prawidłowo.

Porównano treść aktu polskiego z danymi zawartymi w decyzji i tłumaczeniu zagranicznego aktu, nie stwierdzając błędów i rozbieżności.

Pełnomocnik pokwitował odbiór decyzji.

Nr (...)¹

Akt zostały sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Szumowie podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o wpisanie zagranicznego aktu urodzenia wnieśli - za pośrednictwem Konsulatu Generalnego RP w Brukseli - rodzice dziecka zamieszkali na terenie gminy Szumowo. Decyzję podjął organ właściwy miejscowo - art. 13 prawa o asc.

Przedmiotem transkrypcji był kopia aktu urodzenia wydana przez USC w Brukseli.

W aktach zbiorowych do ww. aktu znajduje się również tłumaczenie dokonane przez tłumacza w Belgii potwierdzone za zgodność przekładu na język polski przez Konsula RP w Brukseli oraz kopia wielojęzycznego odpisu aktu małżeństwa rodziców dziecka.

            Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesiono do decyzji i aktu polskiego. Decyzja została doręczona wnioskodawcom za pośrednictwem KG RP w Brukseli.

Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Szumowie Nr (...)¹ z dnia (...)¹ o wpisaniu zagranicznego aktu urodzenia do polskiej księgi stanu cywilnego.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia w księdze polskiej wnieśli rodzice dziecka zamieszkali na terenie gminy Szumowo. Decyzję podjął organ właściwy miejscowo (art. 13 prawa o asc). W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany przez USC w Bostonie (USA) oraz tłumaczenie wymienionego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego, a także odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka.

Decyzja podjęta została na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesiono do decyzji oraz aktu polskiego.

II. Księgę małżeństw i akta zbiorowe

W 2008 roku sporządzono 29 aktów małżeństwa.

W tym:

- 3 akty małżeństwa na podstawie decyzji kierownika USC w Szumowie,

- 25 aktów małżeństw dotyczyło małżeństw zawartych zgodnie z art. 1 § 2 kr i o

- 1 akt małżeństwa dotyczyła związku zawartego na podstawie art. 1 § 1 kr i o.

Wszystkie akty podpisane są przez osobę uprawnioną tj. - Kierownika USC lub jego Zastępcę.

Kolejność w numeracji aktów  jest zachowana.

Sprawdzono następujące akty małżeństw:

Nr (...)¹

Akt małżeństwa został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Szumowie Nr (...)¹z dnia (...)¹.

Podstawę podjęcia decyzji Kierownika USC w Szumowie stanowił art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Do wniosku do transkrypcję został złożony akt stanu cywilnego wydany przez zagraniczny urząd stanu cywilnego wraz z jego tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

            Zagraniczny akt nie zawierał nazwisk małżonków noszonych po zawartym związku małżeńskim w związku z powyższym Kierownik USC w Szumowie przyjął  oświadczenia od małżonków dot. nazwisk noszonych po zawartym związku małżeńskim, co zostało odzwierciedlone zarówno w decyzji jak i w podstawowej treści aktu małżeństwa w polskiej księdze. Natomiast informacja powyższa winna znaleźć swoje odzwierciedlenie we wzmiankach dodatkowych stosownie do art. 62 ust. 3 prawa o asc.

Ponadto bez uwag.

Nr (...)¹

Akt małżeństwa został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Szumowie Nr (...)¹z dnia (...)¹.

Podanie o umiejscowienie aktu małżeństwa wniosła kobieta, która zameldowana jest na terenie gminy Szumowo - art. 13 prawa o asc.

Podstawę wpisania zagranicznego aktu do polskich ksiąg stanowił amerykański akt małżeństwa, który został przetłumaczony przez polskiego konsula w Nowym Jorku. Tłumaczenie ww. aktu małżeństwa zostało dokonane wyjątkowo niestarannie, ponieważ część polskich wyrazów zawierało polskie znaki diakrytyczne np. „październik", „rasa biała", a część wyrazów nie, np. „Pawel", „Stanislaw", „Czeslaw". Kierownik USC w Szumowie wpisał wszystkie imiona i nazwiska z zastosowaniem polskich znaków diakrytycznych.

            Kobieta złożyła oświadczenie o nazwisku noszonym po zawartym związku małżeńskim przez notariuszem publicznym w USA.

            W związku  z powyższym w akcie małżeństwa powinna znaleźć się wzmianka dodatkowa o nazwisku kobiety naniesiona na podstawie art. 62 ust. 3 prawa o asc, a co do mężczyzny i dzieci na podstawie art. 25 i art. 88 kri o.

Ponadto bez uwag.

Nr (...)¹

Akt małżeństwa został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Szumowie Nr (...)¹z dnia (...)¹.

Podstawę prawną podjętej decyzji stanowił art. 73 ust. 1 prawa o asc, natomiast akt małżeństwa został wystawiony przez zarząd podatkowy w Szwecji. Stosownie zaś do pisma Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji DSO -ZSC-6000-51-579/06 z dnia 29 maja 2006 roku dokumenty wydawane przez szwedzkie organy winny być wpisywane do polskich ksiąg stanu cywilnego na podstawie art. 70 prawa o asc. W Szwecji nie funkcjonuje  bowiem rejestracja stanu cywilnego  sensu stricto. W sytuacji zaś gdy małżeństwo, które nastąpiło za granicą nie zostało zarejestrowane w zagranicznym urzędzie stanu cywilnego może zostać ono zarejestrowane w polskich księgach stanu cywilnego na podstawie art. 70 prawa o asc.

Nr (...)¹

- dotyczące związków małżeńskich zawartych przed duchownym, ze skutkiem cywilnym (art.1 § 2 krio)

Ustalono, co następuje:

• zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydał  Kierownik USC, właściwy ze względu na miejsce zamieszkania obojga lub jednego z nupturientów - art. 12 ust. 2 prawa o asc,
• termin ważności zaświadczeń określono prawidłowo,
• związki małżeńskie, których dotyczą akty małżeństw zawarte zostały w parafii rzymsko - katolickiej w Szumowie,
• związki małżeńskie zawierane były w terminie ważności zaświadczenia,
• zaświadczenia wypełnione przez duchownego i potwierdzające złożenie oświadczeń woli o zawarciu małżeństwa wpłynęły do USC w ustawowo wymaganym terminie.- art. 8 § 3 kr i o. Data wpływu odnotowana na każdym  zaświadczeniu zgodnie z instrukcją kancelaryjną,
• w aktach zbiorowych oprócz zaświadczeń są również inne wymagane prawem o asc dokumenty  (art.54 prawa o asc)
• akty małżeństw objęte kontrolą  wypisano prawidłowo.

Nr (...)¹

Akt małżeństwa został sporządzony na podstawie zaświadczenia od duchownego, które wpłynęło do USC w ustawowo wymaganym terminie.

      Nupturient - obywatel Niemiec zamieszkały w Australii dnia 05 lutego 2008 roku złożył zapewnienia wraz z oświadczeniem o nazwisku noszonym po zawartym związku małżeńskim. Ponadto w aktach zbiorowych do ww. aktu małżeństwa znajdują się następujące dokumenty:

- akt urodzenia dot. nupturienta na druku wielojęzycznym,

- świadectwo zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego wydane przez urząd stanu cywilnego w Niemczech,

- odpis skrócony aktu urodzenia nupturientki,

- oświadczenie kobiety co do nazwiska noszonego po zawartym związku małżeńskim,

- zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydane przez kierownika USC właściwego ze względu na miejsce zamieszkania kobiety tj. USC miasta stołecznego Warszawy. Bez uwag.

Następnie  sprawdzono akt małżeństwa Nr (...)¹roku pod kątem czy osoby zawierające związek małżeński spełniały przesłankę wieku wynikającą z art. 10 § 1 kr i o - bez uwag w tym zakresie.

Analizując  akty małżeństw Nr (...)¹zwrócono uwagę, czy zaświadczenia od duchownego wpłynęły w ustawowym 5. dniowym terminie. Nie stwierdzono uchybień w powyższym zakresie.

Następnie sprawdzono akty małżeństw Nr (...)¹pod kątem kompletności dokumentacji znajdującej się w aktach zbiorowych do ww. aktów - bez uwag.

Akt małżeństwa Nr (...)¹dotyczy związku małżeńskiego zawartego przed kierownikiem USC w Szumowie.

Zapewnienia zostały złożone przez nupturientów dnia 18 lipca 2008 roku, a więc z zachowaniem miesięcznego terminu wynikającego z art. 4 kr i o.

Wszystkie wymagane prawem dokumenty znajdują się  w aktach zbiorowych do ww. aktu małżeństwa.

Nupturienci spełniali przesłankę wieku do zawarcia związku małżeńskiego.

Przypiski zostały naniesione.

Następnie sprawdzono poniżej wymienione akty małżeństw pod kątem czy zaświadczenia od duchownego wpłynęły w ustawowo wymaganym terminie oraz czy akty małżeństw zostały podpisane przez kierownika USC:

Nr (...)¹

Uwag w powyższym zakresie nie wniesiono.

Nr (...)¹

Do ww. aktów uwag nie zgłoszono.

III. Księgę zgonów i akta zbiorowe

W 2008 roku /wg stanu na dzień kontroli/   sporządzono 33 akty zgonu.

Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę oraz przez osobę zgłaszającą zgon. Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco. Akty są wypisane pismem ręcznym.

Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2  rozporządzenia.

Akta zbiorowe do księgi zgonów są opisane zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w gminie.

Numeracja poszczególnych akt odpowiada numerowi aktu zgonu w księdze zgonu.

Wszystkie akty zgonu zostały sporządzone na podstawie kart zgonu.

W każdej karcie zgonu wpisane są: data zgonu, nazwa miejscowości, w której nastąpił zgon oraz data i miejsce urodzenia. Porównano  te dane z zapisem w treści aktów zgonu, nie stwierdzając rozbieżności i błędów.

Nie stwierdzono również naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu - art. 10 ust.1 prawa o asc.

-  Nr (...)¹,

W karcie zgonu lekarz omyłkowo wpisał błędną datę urodzenia osoby zmarłej tj. „27 lutego 2008 r.". W aktach zbiorowych do tego aktu znajduje się notatka służbowa sporządzona przez Kierownika USC w Szumowie dot. prawidłowej daty urodzenia, którą ustalono na podstawie dowodu osobistego osoby zmarłej oraz jej aktu urodzenia.

Bez uwag.

IV. Postępowanie i decyzje w sprawach sprostowania i uzupełnienia aktów stanu cywilnego

W 2008 roku  /wg stanu na dzień kontroli) zarejestrowano 6 spraw.

Sprawdzono Nr (...)¹z dnia (...)¹; postępowanie dotyczyło sprostowania aktu małżeństwa. Podstawę sprostowania stanowił odpis zupełny aktu urodzenia dotyczący mężczyzny.

Podstawę prawną (art. 28 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu - określono prawidłowo. W akcie małżeństwa naniesiona została prawidłowa wzmianka o sprostowaniu aktu.

Bez uwag.

Nr (...)¹z dnia (...)¹; postępowanie dotyczyło sprostowania aktu małżeństwa w pozycji data urodzenia kobiety. Podstawę sprostowania stanowiła uwierzytelniona kopia postanowienia sądowego z dnia (...)¹. dot. sprostowania aktu urodzenia.

Wzmianka dodatkowa o sprostowaniu aktu małżeństwa naniesiona została prawidłowo. 

V. Zmiana imion i nazwisk.

W 2008 r. kierownik USC nie podjął żadnej decyzji z zakresu zmiany imion i nazwisk.

Na tym protokół zakończono.

Ustalenia kontroli omówiono z Panem Zdzisławem Lutostańskim Wójtem Gminy Szumowo, w obecności Kierownika USC w Szumowie.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Szumowie, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

           Kontrolowany został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed jego  podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.

podpisy kontrolujących:

Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

/-/ Róża Januszkiewicz - kierownik oddziału

/-/Ewa Monika Bielewska - inspektor wojewódzki

05.01.2009 r.

podpis kierownika jednostki kontrolowanej:

Urząd Gminy Szumowo

18-305 Szumowo

ul. 1 Maja 50

/-/ Zdzisław Lutostański - Wójt

12.01.2009 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)