Białystok, 2004-04-
Uprzejmie informuję, iż w dniu 11 lutego 2004 roku pracownicy Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku przeprowadzili kontrolę w Urzędzie Miasta i Gminy Mońki w zakresie prawidłowości wykorzystania przyznanych w 2003 roku środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa przeznaczonej na pokrycie kosztów organizacji imprezy masowej pod nazwą „Piknik z Unią Europejską”.
Kontrolę przeprowadzono na podstawie ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych /Dz.U. z 2003r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm oraz umowy w sprawie przygotowania społeczeństwa do kampanii referendalnej dotyczącej przystąpienia Polski do Unii Europejskiej zawartej w dniu 13 maja 2003 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim reprezentowanym przez Panią Ewę Stachowicz Dyrektora Biura Integracji Europejskiej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, a Gminą Mońki reprezentowaną przez Pana Zbigniewa Męczkowskiego Burmistrza Miasta i Gminy Mońki.
W związku z kontrolą, której wyniki zostały przedstawione w protokole kontroli podpisanym w dniu 12 marca 2004 roku przekazuję niniejsze wystąpienie.
W trakcie kontroli ustalono, że przekazane środki finansowe na realizację zadania w wysokości 13.000 zł zostały wykorzystane w większości prawidłowo. Bez zastrzeżeń wydatkowano kwotę w wysokości 12.231,46 zł.
W trakcie kontroli zakwestionowano trzy faktury na kwotę 767,51 zł. Jedną z nich (faktura nr 0553 z dnia 27.05.2003 roku kwota 174,35 zł), po złożeniu wyjaśnień przez Pana Burmistrza, zakwalifikowano do wydatków nie budzących zastrzeżeń.
Środki finansowe przeznaczone do opłacenia dwóch pozostałych faktur:
faktura o nr 1201/03 z dnia 12 czerwca 2003 roku na zakup kartonu na kwotę 86,96 zł. Zakupu dokonano po 18 dniach od organizacji imprezy.
faktura nr 1071/03 z dnia 27 maja 2003 roku na zakup materiałów potrzebnych do wykonania dekoracji na kwotę 506,20 zł - data sprzedaży 27.05.2003 r., czyli dwa dni po zakończeniu imprezy.
zostały wykorzystane po zorganizowaniu imprezy, która odbyła się w dniach 24-25 maja 2003 roku. Powyższe wydatki przeznaczono na zakup materiałów potrzebnych do wykonania dekoracji. W złożonym przez Gminę wniosku o przyznanie środków planowane były wydatki na wykonanie zaplecza technicznego. Środki na ten cel zostały przekazane przed organizacją imprezy. W przedstawionych fakturach brak jest dokumentu potwierdzającego wcześniejsze wydanie towaru, na który faktury zostały wystawione. Zgodnie z obowiązującymi przepisami fakturę wystawia się nie później niż z upływem siedmiu dni od dnia wydania towaru.
Biorąc pod uwagę powyższe okoliczności w/w rachunki na łączną kwotę 593,16 zł budzą zastrzeżenia i zostały uznane za wydatki pobrane w nadmiernej wysokości.
Zgodnie § 6 w/w umowy w sprawie przygotowania społeczeństwa do kampanii referendalnej środki wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem lub pobrane w nadmiernej wysokości podlegają zwrotowi do budżetu państwa wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.
Mając powyższe na względzie wnoszę o zwrot kwoty w wysokości 594,19 zł (zakwestionowane wydatki - 593,16 zł i niewykorzystaną kwotę - 1,03 zł) zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Zgodnie z § 27 Zarządzenia Wewnętrznego Nr 3/02 Wojewody Podlaskiego z dnia 19 lutego 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli kierownik jednostki kontrolowanej, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie do organu zarządzającego kontrolę umotywowanych zastrzeżeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu.
W przypadku nieskorzystania z prawa, o którym mowa wyżej, kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 30 dni zawiadamia organ zarządzający kontrolę o sposobie wykorzystania uwag i wniosków, bądź podjętych działaniach na rzecz ich realizacji lub przyczynach niepodjęcia takich działań.
w.z. Wojewody Podlaskiego