Protokół

z kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniach  22 września - 03 października 2008 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Suwałkach.

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Suwałkach, wchodzący w skład Urzędu Miejskiego w Suwałkach  / art.5a ust.1 prawa o asc/.

Regon Urzędu Miasta w Suwałkach     000523376, NIP 844-11-21-381.

Urząd Stanu Cywilnego w Suwałkach obejmuje swoim zakresem działania zarówno miasto jak i gminę Suwałki.

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Józef Gajewski - Prezydent Miasta Suwałki, wybrany  w wyborach, które odbyły się w dniu 12 listopada 2006 roku

Prezydent Miasta pełni również funkcję Kierownika USC z mocy prawa - art.6 ust.2 prawa o asc.

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego w Suwałkach jest Pani Elżbieta Giedrojć, powołana   uchwałą Rady Miasta z dnia 13 maja 1992 roku Nr XXVI(137)92.

Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Suwałkach jest Pani Mirosława Żylińska powołana uchwałą Rady Miejskiej w Suwałkach z dnia 14 września 1994 roku

     Kontrolę przeprowadziły: Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji  w Wydziale Spraw Obywatelskich i  Cudzoziemców  Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku  oraz Róża Januszkiewicz - inspektor wojewódzki w ww. Oddziale

na podstawie upoważnień    Nr 32/08   i Nr  33/08   z dnia 19 września  2008 r.    podpisanych przez Pana Andrzeja W.Gawkowskiego - Dyrektora Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna  do przeprowadzenia kontroli;

- art.8 ust.3 ustawy  prawo o aktach stanu cywilnego / Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688  z późn.zm./   i § 24  rozporządzenia  Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania  aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów  /Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn.zm./.

- art.11a ust.3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jednolity  z 2005 r. Nr 233,poz.1992 z późn.zm./.

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.

Temat kontroli;

Realizacja zadań wynikających z ustawy;

1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy /Dz.U.Nr 9, poz.59 z póżn. zm./
2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego /Dz.U z 2004 r. Nr 161,poz.1688 z późn. zm./
3. oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów  stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136,poz.884 z późn.zm./
4. z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. z 2005 r. Nr 233,poz.1992/.

W trakcie kontroli wyjaśnień i informacji udzielały P. Elżbieta Giedrojć

Kierownik USC w Suwałkach i P. Mirosława Żylińska - Zastępca Kierownika USC.

Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli  znajdującej się w Urzędzie Miasta w Suwałkach pod nr   20  /2008.

I. Zmiana imion i nazwisk

Kontrolą objęto decyzje wydane przez Kierownika USC w Suwałkach  dotyczące zmiany imion i nazwisk. W 2007 zarejestrowano 48 decyzji, natomiast w 2008 r. -  24 decyzje (wg stanu na dzień kontroli)

Teczka o numerze USC.5137...../07 została założona i opisana zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, obowiązującym w  urzędzie. W teczce znajduje się spis spraw.

Kontrolą objęto;

- sprawę Nr (...)¹  i  Nr  (...)¹dot. zmiany nazwiska dwójki małoletnich dzieci.

Wniosek złożyła matka  dzieci o zmianę ich nazwiska na jej nazwisko rodowe.  

Kierownik USC uznał motywy strony za zasadne.

Wniosek  jest podpisany przez wnioskodawcę. Data wpływu wniosku do USC odnotowana na tym dokumencie - dnia 08.01.2007 roku, zgodnie z  przepisami określonymi instrukcją kancelaryjną.

W aktach sprawy  jest zgoda ojca dzieci na zmianę nazwiska, złożona przed Kierownikiem USC w Suwałkach - art. 5 ust.2   ustawy o zmianie imion i nazwisk, odpisy zupełne aktów urodzeń dzieci, odpis zupełny aktu urodzenia matki dziecka .

Potwierdzona urzędowo kopia z paszportu matki dziecka oraz kopia z dowodu osobistego ojca potwierdzają posiadanie przez nich obywatelstwa polskiego- art. 1 ustawy o zmianie imion i nazwisk.

Do przyjętych dokumentów nie zgłoszono uwag.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na ostatnie   miejsce  zamieszkania matki dziecka- art.8 ustawy. Podstawa prawna - prawidłowa.  Pouczenie o środkach zaskarżenia zgodne z obowiązującymi przepisami. Decyzja zgodna z żądaniem  wnioskodawcy.

Decyzję wydano niezwłocznie tj. dnia 10.01.2007 r. - art. 35 § 1  KPA.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Jeden egz. decyzji włączono do akt zbiorowych do aktów urodzeń dzieci celem naniesienia wzmianki dodatkowej o zmianie ich nazwiska. Informację o zmianie nazwiska wysłano do adresatów określonych w art.11 ustawy o zmianie imion i nazwisk. Potwierdzenie odbioru pism znajduje się w aktach spraw.

- Nr (...)¹; dot. zmiany nazwiska kobiety  nabytego po mężu na nazwisko rodowe.

Wnioskodawcą jest kobieta, której dotyczy zmiana nazwiska. Oprócz wniosku złożyła odpis skrócony aktu małżeństwa, odpis skrócony aktu urodzenia, potwierdzoną urzędowo kopię z dowodu osobistego, kopię postanowienia sądu o rozwiązaniu małżeństwa w 2006 r., potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni / potwierdzenie zameldowania przez organ ewidencji ludności/. Decyzja zgodna z wolą strony.

Potwierdzenie odbioru decyzji znajduje się  w aktach.

Bez uwag.

- Nr (...)¹;  wniosek dotyczył zmiany nazwiska nabytego po mężu na rodowe.

Strona wykazała, że  otrzymując rozwód nie skorzystała z możliwości złożenia oświadczenia o powrocie do nazwiska poprzednio noszonego, bowiem wyjechała z kraju .

W aktach sprawy jest odpis skrócony aktu małżeństwa z adnotacją o rozwodzie, odpis skrócony aktu urodzenia, potwierdzona kopia z dowodu osobistego, potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej.

Decyzja została wydana przez właściwy organ. Podstawa prawna decyzji prawidłowa.  Decyzja zgodna z wolą wnioskodawczyni.

Decyzja wydana niezwłocznie.

Odbiór decyzji potwierdzony przez stronę. Informację o zmianie nazwiska wysłano do adresatów zgodnie z art.11 ustawy.

Wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa  została naniesiona.

Bez uwag.

- Nr (...)¹i Nr (...)¹; obie decyzje dotyczą zmiany imienia małoletnich dzieci.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu.

Sprawdzono również czy w aktach sprawy jest zgoda ojca na zmianę imienia dzieciom- art.5 § 2 ustawy.  W tym zakresie brak uwag.

- Nr (...)¹; dot. zmiany nazwiska nabytego po mężu oraz zmiany imienia.

Nie stwierdzono nieprawidłowości .

- Nr (...)¹, Nr (...)¹; obie decyzje dotyczą zmiany nazwiska nabytego po mężu .

Bez uwag.

Sprawdzono również, czy wzmianki o zmianie nazwiska zostały naniesione w aktach małżeństw, nie stwierdzając nieprawidłowości w tym zakresie.

- Nr (...)¹; dotyczy zmiany imienia z „Arier Daniel" na „Ariel Daniel"

  Zebrane w trakcie postępowania dokumenty wskazują, iż imię wnioskodawcy  wpisane w akcie stanu cywilnego jest inne niż  faktycznie używane. Ponadto wnioskodawca uzasadnia wniosek tym, iż o tym, że w akcie urodzenia ma inaczej wpisane imię dowiedział się wówczas, gdy zamierzał zawrzeć związek małżeński. 

Kierownik USC w Suwałkach podjął decyzję zgodną z wnioskiem strony.  Podstawa prawna decyzji i pouczenie o środkach zaskarżenia prawidłowe.

Decyzja została wydana niezwłocznie.

Odbiór decyzji został potwierdzony przez wnioskodawcę. W aktach są również potwierdzenia odbioru informacji o zmianie imienia przez  podmioty, o których mowa w art.11 ustawy o zmianie imion i nazwisk.

Bez uwag.

- Nr (...)¹; dotyczy zmiany nazwiska małoletniego dziecka na nazwisko rodowe matki dziecka.

Wniosek złożyła matka dziecka. Zgoda ojca na zmianę nazwiska małoletniego dziecka nie była wymagana, bowiem ojciec dziecka został pozbawiony władzy rodzicielskiej-art.5 ust.2 ustawy o zmianie imion i nazwisk.  W aktach jest postanowienie Sądu  Rejonowego o pozbawieniu władzy rodzicielskiej ojca dziecka oraz odpis zupełny aktu urodzenia dziecka, potwierdzona urzędowo kopia dowodu osobistego wnioskodawczyni, potwierdzenie wniesienia opłaty skarbowej.

Do złożonych w sprawie dokumentów oraz orzeczenia w tej sprawie nie zgłasza się uwag.

- Nr (...)¹; dot. zmiany nazwiska noszonego po mężu na nazwisko poprzednio noszone tj. rodowe. 

Wniosek dotyczył osoby, która w 2002 r. uzyskała rozwód  nie dokonując zmiany nazwiska. Nie skorzystała również z trzymiesięcznego terminu do złożenia oświadczenia o powrocie do poprzednio noszonego nazwiska. Obecnie zdecydowała się na zmianę nazwiska.

Bez uwag.

- Nr (...)¹; dot. odmowy zmiany nazwiska .

Wnioskodawca zamieszkuje w Suwałkach, a zatem decyzję podjął organ właściwy. Na wniosku jest potwierdzenie zameldowania.

W aktach jest  potwierdzona kopia dokumentu tożsamości jako dowód, iż wniosek złożyła osoba posiadająca obywatelstwo polskie.

Data wpływu odnotowana na podaniu.

Wnioskodawca został wezwany do usunięcia braków i wniesienia opłaty skarbowej / art.64 § 2 kpa/. Zwrotne potwierdzenie odbioru pisma jest w aktach sprawy.

Biorąc pod uwagę prośbę wnioskodawcy i wykazane szczególne okoliczności sprawy , został on zwolniony z opłaty skarbowej na podstawie art.7 ust.5 ustawy o opłacie skarbowej.

W  tej sprawie została wydana decyzja odmowna - podstawa prawna art. 2 ust.1 i 2 i art.8 ustawy o zmianie imion i nazwisk oraz art.104 § 1 kpa. Decyzja zawiera uzasadnienie, że wskazane przez stronę motywy nie znajdują uzasadnienia.

Do sposobu prowadzenia sprawy jak również do decyzji nie zgłasza się uwag.

Odbiór decyzji został potwierdzony przez wnioskodawcę.

- Nr (...)¹; dot. zmiany imienia w „Barbara" na „Barbara Krystyna".

Decyzja pozytywna, zgodna z żądaniem wnioskodawczyni. Bez uwag.

- Nr (...)¹; decyzja dotyczyła zmiany nazwiska nabytego dwuczłonowego  na nazwisko jednoczłonowe  tj. po aktualnym mężu.

Dokumenty potwierdzające obywatelstwo polskie wnioskodawczyni oraz jej miejsce stałego zameldowania są w aktach sprawy.

Kierownik USC w Suwałkach przychylił się do wniosku strony.

Odbiór decyzji został potwierdzony przez wnioskodawczynię.

Bez uwag.

- Nr (...)¹; dotyczy zmiany  imienia małoletniej  z „Sofii" na „Zofię".

Wniosek złożyła matka dziecka, ojciec dziecka wyraził zgodę przed Kierownikiem USC.

Dziecko urodziło się w Portugalii i w zagranicznym akcie urodzenia oraz w polskiej księdze zostało wpisane imię „Sofia". Obecnie rodzice zdecydowali się na  zmianę imienia dziecka w pisowni polskiej.

Decyzja pozytywna , zgodna z wolą wnioskodawcy.

- Nr (...)¹; dotyczy zmiany nazwiska  noszonego po mężu na rodowe. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy.

Bez uwag.

- Nr (...)¹i Nr (...)¹; obie sprawy dotyczą zmiany nazwiska małoletniego dziecka na nazwisko rodowe matki. Zwrócono uwagę, czy jest prawidłowo wyrażona zgoda ojca na zmianę nazwiska dziecka. Nie stwierdzono w tym zakresie nieprawidłowości.

- Nr (...)¹; dotyczy zmiany nazwiska osoby, która pozostała przy poprzednim nazwisku zawierając związek małżeński w Belgii. Następnie wniosła o zmianę na nazwisko rodowe, uzasadniając iż w Belgii kobieta zawsze występuje pod nazwiskiem rodowym i na tę okoliczność przedłożyła stosowne zaświadczenie władz belgijskich. Dokumenty wskazują na prawidłową ocenę sytuacji przez Kierownika USC w Suwałkach, który wydał pozytywną decyzję.

Wątpliwości budziła sprawa obywatelstwa wnioskodawczyni. Osoba kontrolująca sprawdziła w rejestrze utraty obywatelstwa polskiego prowadzonym w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców PUW w Białymstoku, w którym nazwisko wnioskodawczyni nie jest odnotowane.

Omówiono z Panią Kierownik USC konieczność bardziej wnikliwego traktowania spraw związanych z obywatelstwem wnioskodawców, biorąc pod uwagę art. 1 ust. 1 ustawy o zmianie imion i nazwisk.

- decyzje o Nr (...)¹, Nr (...)¹, (...)¹i Nr (...)¹sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej organu właściwego do podjęcia decyzji - bez uwag.

- Nr (...)¹; dotyczy zmiany nazwiska niepełnoletniego dziecka.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni.

Ojciec dziecka wyraził zgodę na zmianę nazwiska dziecka.

- Nr (...)¹; dotyczy zmiany nazwiska kobiety. W aktach sprawy jest podanie , kopia z ważnego paszportu polskiego na potwierdzenie obywatelstwa, kopia z dowodu osobistego, wymagane w sprawie odpisy aktów  stanu cywilnego.

Decyzja zgodna z żądaniem  wnioskodawczyni, która pokwitowała jej odbiór.

Sprawdzono czy we właściwych aktach stanu cywilnego naniesiono wzmiankę o zmianie nazwiska kobiety. Bez uwag.

- decyzje od Nr (...)¹do Nr (...)¹sprawdzono, czy  podjął właściwy organ  i czy w aktach sprawy są wymagane dokumenty.

Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.

- Z (...)¹decyzji wydanych w 2007 roku jedna decyzja w sprawie zmiany nazwiska była odmowna. Dotyczyła osoby przebywającej w areszcie. O odmowie nie świadczył fakt  karalności, a motywy żądania, które wyraźnie nosiły cechy kaprysu. Strona nie wniosła odwołania (dot. sprawy Nr (...)¹).

Bez uwag.

W 2008 roku -  wg.  stanu na dzień kontroli - Kierownik USC w Suwałkach podjął 24 decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk.

Sprawdzono decyzje:

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Wnioskodawca wniósł o zmianę swego nazwiska i nazwiska rodowego.

Dołączone do wniosku dokumenty uzasadniają podjętą przez Kierownika USC w Suwałkach decyzję.

Decyzja została podjęta na podstawie art. 1 ust. 1 i art. 2 ust. 1 i art. 8 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku - podstawa prawna decyzji prawidłowa.

Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji. Zawiadomienie do organów określonych w art. 11 ustawy zostało przez Kierownika USC wysłane.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Podanie w sprawie zmiany nazwiska zostało złożone przez wnioskodawcę za pośrednictwem Konsula RP w Wiedniu. Wnioskodawca jest obywatelem polskim (kopia paszportu polskiego w aktach spawy), ostatnio zamieszkały w Suwałkach.

Konsul RP w Wiedniu potwierdzi własnoręczność podpisu wnioskodawcy na podaniu.

Wnioskodawca w wyniku zawartego w 2001 roku związku małżeńskiego przyjął nazwisko żony „(...)¹".

W 2006 roku małżeństwo uległo rozwiązaniu, mężczyzna nie skorzystał z przysługującego mu uprawnienia wynikającego z art. 59 kr i o, a więc nie złożył w terminie 3 miesięcy oświadczenia o powrocie do nazwiska poprzednio noszonego. W związku z powyższym wnioskodawca złożył podanie o zmianę nazwiska na podstawie przepisów ustawy o zmianie imion i nazwisk.

Kierownik przychylając się do prośby wnioskodawcy podjął decyzję o zmianie nazwiska na podstawie art. 2 ust. 2 pkt. 2 i art. 8 ustawy o zmianie imion i nazwisk - podstawa prawna decyzji prawidłowa.

W aktach sprawy znajduje się zawiadomienie z którego wynika, że organy wymienione w art. 11 cyt. ustawy zostały zawiadomione o zmianie nazwiska.

Decyzja została doręczona stronie za pośrednictwem konsula RP w Wiedniu.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Wnioskodawca złożył podanie o zmianę imienia i nazwiska z „(...)¹" na „Zab(...)¹", motywując swój wniosek faktem, iż  takimi danymi osobowymi posługiwał się, co potwierdził przedłożonymi do wniosku kopiami dokumentów m.in.:

- kopia dowodu osobistego wydanego w 1988 roku,

- kopia książeczki wojskowej,

- kopia świadectw szkolnych,

- kopia świadectwa pracy.

W aktach sprawy znajduje się decyzja dot. zmiany imienia i nazwiska. Podstawa prawna podjętej decyzji art. 2 ust. 2 pkt. 2 w zw. z art. 7 ustawy o zmianie imion i nazwisk - prawidłowa.

Odbiór ww. decyzji został pokwitowany przez wnioskodawcę.

Zawiadomienie do organów określonych w art. 11 ww. ustawy zostało wysłane.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Wnioskodawczyni złożyła wniosek o zmianę nazwiska rodowego.

            Kierownik USC w Suwałkach był organem właściwym do podjęcia decyzji w sprawie zmiany nazwiska, ponieważ ww. zameldowana jest w Suwałkach.

Bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Decyzja dotyczy zmiany imienia małoletniego dziecka. O zmianę imienia wnioskowała matka dziecka, a na zmianę imienia zgodę wyraził zarówno ojciec dziecka jak i dziecko, które w chwili składania przez siebie zgody miało ukończone 14 lat.

Bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Podanie o zmianę nazwiska wniosła kobieta, która obywatelstwo polskie nabyła dnia 12 stycznia 2007 roku (postanowienie Prezydenta RP dot. nadania jej obywatelstwa polskiego znajduje się w aktach sprawy).

Właściwość miejscowa organu do podjęcia decyzji została zachowana.

Podstawa prawna decyzji prawidłowa. Bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Podanie o zmianę nazwiska złożył mężczyzna, obywatel polski zamieszkały w Suwałkach.

Wnioskodawca wniósł o zmianę nazwiska na nazwisko rodowe swojej matki, motywując to faktem, iż nie zna swego biologicznego ojca. Kierownik USC w Suwałkach przychylając się do prośby wnioskodawcy podjął decyzję o zmianie nazwiska powołując się na podstawę prawną dotyczącą ważnych względów tj. art. 2 ust. 1 cyt ustawy.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Wniosek o zmianę nazwiska został złożony przez obywatelkę polską, zamieszkałą na stałe w Suwałkach.

Podstawa prawna podjętej decyzji - art. 2 ust. 2 pkt. 1a i pkt. 2 ustawy o zmianie imion i nazwisk - została określona prawidłowo.

 - Nr (...)¹

Bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Podanie o zmianę nazwiska wniósł mężczyzna z rozciągnięciem na swoją 15. letnią córkę.  Matka dziecka, a żona wnioskodawcy również wniosła o zmianę swego nazwiska.

Zgodnie z art. 5 ust. 2 ustawy o zmianie imion i nazwisk  zarówno dziecko jak i matka dziecka wyrazili zgodę na zmianę nazwiska w stosownym oświadczeniu złożonym przed Kierownikiem USC w Suwałkach.

            W podstawie prawnej kierownik USC podał art. 1 i art. 8 ustawy o zmianie imion i nazwisk; brak w podstawie prawnej wydanej decyzji art. 5 ust. 1 i 2 ustawy o zmianie imion i nazwisk.

Ponadto bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Decyzja dotyczy żony wnioskodawcy ww. decyzji.

Bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Decyzja pozytywna, zgodna z żądaniem wnioskodawczyni. Bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Decyzja dotyczyła zmiany nazwiska dziecka, które w dniu podejmowania decyzji przez Kierownika USC nie ukończyło 13 roku życia. W związku z powyższym zgoda dziecka nie była wymagana, a podanie złożyła matka dziecka.

Ponadto ojciec dziecka zmarł na rok przed podjęciem decyzji o zmianie decyzji.

Odbiór decyzji został pokwitowany przez matkę dziecka - bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Decyzja dot. zmiany imienia kobiety z „Bożenna" na „Bożena". Wnioskodawczyni motywowała swój wniosek faktem, że posługiwała się imieniem „Bożena", co potwierdziła licznymi dokumentami.

            Kierownik USC w Suwałkach podjął decyzję pozytywną dla strony. Bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Bez uwag.

- Nr (...)¹z dnia (...)¹

Podanie o zmianę nazwiska małoletniej wniosła matka, ojciec dziecka wyraził zgodę na zmianę nazwiska.

Akt urodzenia dziecka został sporządzony na podstawie postanowienia sądu, który określił, że dziecko będzie nosiło nazwisko ojca męża matki.

Jednocześnie sąd w swoim postanowieniu nie wziął pod uwagę, iż w 2006 roku matka dziecka zawarła związek małżeński z przysposabiającym dziecko ojcem i wówczas małżonkowie złożyli oświadczenie, że dziecko będzie nosiło nazwisko kobiety. W związku z tym, iż sąd określił nazwisko dziecka jako nazwisko ojca przysposabiającego, zaś wola rodziców była odmienna matka dziecka złożyła wniosek o zmianę nazwiska dziecku z nazwiska jej męża na swoje nazwisko.

Ojciec dziecka na ww. zmianę wyraził zgodę. Podstawa prawna decyzji prawidłowa art. 2 ust. 1 w zw. z art. 5 ust. 4 i art. 8 ustawy o zmianie imion i nazwisk - prawidłowa.

Bez uwag.

-(...)¹z dnia (...)¹

Decyzja pozytywna, zgodna z żądaniem wnioskodawczyni. Bez uwag.

Ponadto sprawdzono poniżej wymienione decyzje pod względem czy została zachowana właściwość miejscowa Kierownika USC w Suwałkach do podjęcia decyzji. Uwag w powyższym zakresie nie wniesiono.

- (...)¹

- (...)¹decyzja w trakcie rozpatrywania w czasie trwania kontroli

- (...)¹z dnia (...)¹

II. Księga urodzeń i akta zbiorowe

Pisemne zgłoszenia urodzeń wystawiane przez zakład opieki zdrowotnej są opieczętowane pieczęcią szpitala, ale na dole w prawym rogu są jedynie podpisane przez osobą dokonującą zgłoszenia, ale brak jest pieczęci imiennej osoby dokonującej zgłoszenia (lekarz bądź położnej).

Podczas kontroli podjęto rozmowę z pracownikami szpitala położniczego w Suwałkach w celu wyeliminowania powyższych uchybień.

(Wyjaśnienie Kierownika USC w Suwałkach- zał. do protokołu)

W 2007 roku sporządzono 1169 aktów urodzeń

Sprawdzono następujące akty 

Nr (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka. Akt został podpisany przez ojca dziecka oraz Kierownika USC w Suwałkach. W aktach zbiorowych znajduje się notatka urzędowa z aktu małżeństwa rodziców § 8 ust. 1 rozporządzenia.

Nr (...)¹

Nr (...)¹

Ww. akty urodzeń dotyczą dzieci martwo urodzonych.  W zgłoszeniach urodzeń dzieci określono płeć dziecka oraz zaznaczono pozycję „martwego".

W poz. „Uwagi" odnotowywana jest informacja, że dziecko urodziło się martwe.

Bez uwag.

Nr (...)¹- akt dotyczy dziecka z bliźniąt o czym sporządzono stosowną adnotację w rubryce „uwagi".

Nr (...)¹- akt dotyczy dziecka z bliźniąt o czym uczyniono adnotację w rubryce „uwagi".

Ww. akty urodzeń dzieci zostały sporządzone na podstawie pisemnych  zgłoszeń urodzenia dziecka W aktach zbiorowych znajdują się oprócz pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka również notatki urzędowe z aktu małżeństwa rodziców bądź jego kopie art. 41 ust. 1 i 2 prawa o asc i § 8 ust. 1 rozporządzenia.

Zarówno ojciec bądź matka dziecka,  jak i Kierownika USC w Suwałkach podpisali ww. akty urodzeń.

Nr (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie zgłoszenia pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka, z zastosowaniem art. 42 ust. 2 prawa o asc.

Następnie w dniu 20 sierpnia 2008 roku ojciec dziecka złożył oświadczenie przez Kierownikiem USC w Suwałkach  o uznaniu dziecka. Matka dziecka wyraziła zgodę na uznanie art. 77 § 1 kr i o.

Wzmianka dot. uznania została naniesiona w ww. akcie urodzenia.

Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt urodzenia został sporządzony na podstawie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka. Ojciec dziecka uznał je w momencie sporządzania aktu urodzenia. Protokół uznania dziecka podpisany przez rodziców dziecka oraz Zastępcę Kierownika USC w Suwałkach znajduje się w aktach zbiorowych.

Ponadto dnia 17 września 2008 roku decyzją Kierownika USC w Suwałkach Nr USC 5137-24/08 zostało dziecku zmienione nazwisko, o czym naniesiono  w akcie urodzenia stosowną wzmiankę dodatkową.

W aktach zbiorowych znajduje się 1 egz. decyzji dot. zmiany nazwiska dziecku.

Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt dotyczy dziecka uznanego przez ojca dziecka w momencie sporządzania aktu, co  odnotowano w rubryce uwagi.

W aktach zbiorowych znajduje się pisemne zgłoszenie urodzenia dziecka oraz protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka, jak również kopia aktu małżeństwa matki dziecka z adnotacją o rozwiązaniu małżeństwa (wyrok o rozwiązaniu małżeństwa z 2003 roku). Akt sporządzono z zachowaniem przepisu art. 43 prawa o asc.

Nr (...)¹

Akt urodzenia został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Suwałkach Nr (...)¹z dnia (...)¹, o czym uczyniono adnotację w akcie w rubryce uwagi (§7 ust.1 rozporządzenia).

Wnioskodawczynią wpisania aktu do polskiej księgi stanu cywilnego była matka dziecka na stałe zameldowana w Suwałkach (co potwierdzono w referacie ewidencji ludności). Podanie zostało wniesione dnia 19 lipca 2007 roku przez matkę dziecka i ojca dziecka.

W aktach zbiorowych znajduje się amerykański akt urodzenia wydany przez Urząd Stanu Cywilnego miasta Nowy Jork wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego § 9 cyt. rozporządzenia.

Podstawa prawna podjętej decyzji w sprawie umiejscowienia aktu urodzenia - art. 73 ust. 1 prawa o asc - prawidłowa. Odbiór decyzji został pokwitowany przez wnioskodawczynię.

Następnie akt został sprostowany decyzją Kierownika USC w Suwałkach Nr (...)¹z dnia (...)¹oraz kolejną decyzją Nr (...)¹uzupełniony o brakujące dane wymagane prawem polskim. Obie ww. decyzje zostały odebrane przez wnioskodawczynię.

Wzmianki odzwierciedlające podjęcie ww. decyzji zostały naniesione w akcie urodzenia dziecka.

            Jednocześnie dnia 19 lipca 2007 roku Kierownik USC w Suwałkach przyjął oświadczenie o uznaniu dziecka, o czym naniesiona została wzmianka dodatkowa.

            Zważyć należy, że z zagranicznego aktu urodzenia dziecka wynika jego nazwisko noszone po ojcu oraz dane dot. ojca. A zagraniczny akt urodzenia został wydany z takimi danymi w 10 dni po urodzeniu się dziecka. A więc już w zagranicznym usc  kwestia ojcostwa została rozstrzygnięta bezpośrednio po urodzeniu dziecka w 1994 roku.

Nr (...)¹

Tekst drukowany aktu został skreślony i przyjęty został protokół od rodziców dziecka dot. uznania dziecka poczętego zgodnie  z art. 44 ust. 1 prawa o asc.

Protokół został podpisany przez Kierownika USC oraz ojca i matkę dziecka.

Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt urodzenia dziecka został sporządzony z zastosowaniem art. 42 ust. 2 prawa o asc. Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt urodzenia sporządzono z zastosowaniem art. 42 ust. 2 prawa o asc. Dnia 18 czerwca 2008 roku ojciec dziecka złożył w przed Kierownikiem USC w Suwałkach oświadczenie o uznaniu dziecka za zgodą matki. Protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka włączono do akt zbiorowych do powyższego aktu urodzenia.

Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt dotyczy dziecka urodzonego jako 2. z bliźniąt, o czym w rubryce „uwagi" uczyniono adnotację.

Ponadto dziecko, którego niniejszy akt dotyczy urodziło się martwe - stosowna informacja została naniesiona w rubryce uwagi.

W pisemnym zgłoszeniu urodzenia dziecka określono płeć dziecka. Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt urodzenia został sporządzony na podstawie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka, które zostało na 2. stronie podpisane przez ojca dziecka, pracownika USC w Suwałkach i Kierownika USC.

Ponadto dziecko, którego dotyczy niniejszy akt zostało uznane przez ojca dziecka w dniu sporządzenia aktu (akt sporządzono z zastosowaniem art.44 ust. 2 prawa o asc).

Bez uwag.

Księga urodzeń  za 2007 rok została prawidłowo zamknięta - § 12 ww. rozporządzenia.

W 2008 roku wg stanu na dzień kontroli (tj.  na 23 września 2008 roku) sporządzono 840 aktów urodzeń

Poddano kontroli co 40 akt urodzenia

Nr (...)¹

Akt został sporządzony na postawie pisemnego zgłoszenia urodzenia dziecka.

W aktach zbiorowych znajduje się pisemne zgłoszenie urodzenia dziecka, notatka urzędowa z aktu małżeństwa rodziców dziecka oraz podanie o wydanie 3 egz. odpisu aktu urodzenia przysługujących stronie po sporządzeniu aktu.

            Zarówno akt urodzenia jak i zgłoszenie urodzenia dziecka na 2. stronie zostało podpisane przez Kierownika USC oraz ojca dziecka.

Nr (...)¹

Akt dotyczy dziecka uznanego przez ojca dziecka w dniu sporządzenia aktu urodzenia (art. 44 ust. 2 prawa o asc).

W aktach zbiorowych znajduje się zgłoszenie urodzenia dziecka, do którego uwag nie zgłoszono oraz protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka. Matka dziecka wyraziła zgodę na uznanie.

Akt urodzenia dziecka, zgłoszenie urodzenia dziecka oraz protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka  zostały podpisane przez Kierownika USC oraz matkę dziecka.

            Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt urodzenia został sporządzony z zastosowaniem art. 42 ust. 2 prawa o asc.

Akt został podpisany przez matkę dziecka oraz Kierownika USC. Zgłoszenia urodzenia dziecka dokonała matka dziecka - osoba pełnoletnia.

Nr (...)¹

Ww. akty urodzeń dotyczą dzieci, pochodzących z małżeństwa. W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem dokumenty stanowiące podstawę sporządzenia aktów urodzeń (tj. zgłoszenia urodzeń dzieci oraz notatki urzędowe z aktów małżeństw dzieci).

Akty zostały podpisane przez osoby do tego uprawnione tj. ojca bądź matkę dziecka oraz Kierownika USC.

Nr (...)¹

Akt urodzenia dziecka został sporządzony na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka. Akt dotyczy dziecka, które zostało uznane przez ojca dziecka w momencie zgłoszenia urodzenia.

W aktach zbiorowych znajduje się zgłoszenie urodzenia dziecka podpisane przez położną (pieczęci imiennej brak),ojca dziecka oraz Kierownika USC; protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka (matka dziecka wyraziła zgodę na uznanie); notatka urzędowa z aktu urodzenia matki dziecka.

Rodzice dziecka oboje pełnoletni.

Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt urodzenia został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Suwałkach Nr (...)¹ z dnia (...)¹, o czym uczyniono stosowną adnotację w akcie w rubryce „uwagi".

W aktach zbiorowych znajdują się następujące dokumenty:

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu w polskich księgach wniosła matka dziecka zamieszkała na terenie gminy Suwałki (kopia dowodu osobistego matki dziecka w aktach sprawy).

Wnioskodawczyni do podania dołączyła akt urodzenia dziecka wydany przez USC w Wielkiej Brytanii wraz z jego urzędowym tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego języka angielskiego.

            Podanie zawiera żądanie zarówno wpisania aktu jak również jego sprostowania i uzupełnienia.

Kierownik USC w Suwałkach podjął decyzję Nr (...)¹z dnia (...)¹w sprawie sprostowania aktu urodzenia, o  czym uczyniono stosowną adnotację w rubryce „wzmianki dodatkowe". Ponadto decyzją Kierownika Nr (...)¹z dnia (...)¹powyższy akt został uzupełniony, co odzwierciedlone zostało we wzmiankach.

            Obie ww. decyzje zostały podjęte na podstawie aktów urodzeń rodziców znajdujących się w USC w Suwałkach.

            Jednocześnie rodzice dziecka złożyli oświadczenie z którego wynika, że dziecko zostało uznane przez ojca w zagranicznym urzędzie stanu cywilnego za zgodą matki.

Nr (...)¹

Akt urodzenia został sporządzony na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka.

Zgłoszenie urodzenia oraz akt zostały podpisane przez ojca dziecka oraz Kierownika USC w Suwałkach. Dziecko urodziło się z małżeństwa (w aktach zbiorowych znajduje się kopia aktu urodzenia rodziców dziecka). Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt urodzenia został sporządzony na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka

Uwag nie zgłoszono.

Nr (...)¹

Akt dotyczy dziecka uznanego przez ojca przy sporządzaniu aktu urodzenia. (zgodnie z art. 44 ust. 2 prawa o asc).

Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt dotyczy dziecka uznanego przez ojca dziecka w trakcie sporządzania aktu urodzenia dziecka.

Rodzice dziecka oboje pełnoletni. Oświadczenie o uznaniu dziecka znajduje się w aktach zbiorowych. Matka dziecka wyraziła zgodę na uznanie dziecka.

Zgłoszenie urodzenia, protokół uznania i akt urodzenia są podpisane przez uprawnione do tego osoby.

Bez uwag.

Nr (...)¹

Akt urodzenia został wpisany na podstawie decyzji kierownika USC w Suwałkach Nr (...)¹z dnia (...)¹, co zostało odzwierciedlone w rubryce uwagi.

Podstawa prawna decyzji art. 73 ust. 1 prawa o asc - prawidłowa.

Wniosek został złożony przez matkę i ojca dziecka (oboje zameldowani w Suwałkach). Do wniosku został dołączony angielski akt urodzenia wraz z jego tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego oraz odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka.

Na podstawie złożonych przez wnioskodawców dokumentów Kierownik USC w Suwałkach podjął decyzję dot. wpisania aktu urodzenia dziecka, następnie decyzję dot. sprostowania aktu (...)¹z dnia (...)¹i decyzję Nr (...)¹również z dnia (...)¹o uzupełnieniu treści aktu. Decyzje zostały pokwitowane przez oboje wnioskodawców.

Wszystkie dane zostały prawidłowo przeniesione z dokumentu zagranicznego do decyzji, a z decyzji do aktu urodzenia.

Wzmianki dotyczące uzupełnienia i sprostowania aktu zostały naniesione w akcie.

Uwag do sposobu sporządzenia ww. aktu nie zgłoszono.

Sprawdzono poniżej wymienione akty pod kątem, czy zostały sporządzone z zachowaniem właściwości miejscowej oraz czy zostały podpisane przez Kierownika USC oraz osoby zgłaszające urodzenia.

Nr (...)¹- akt dot. dziecka urodzonego z bliźniąt, o czym uczyniono stosowną adnotację w rubryce uwagi.

Nr (...)¹

Nie stwierdzono uchybień w kontrolowanym zakresie.

Nr (...)¹

Akt dotyczy dziecka uznanego przez ojca dziecka w momencie sporządzania aktu urodzenia, o czym uczyniono stosowną adnotację w rubryce uwagi - art. 44 ust. 2 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajduje się pisemne zgłoszenie urodzenia dziecka, notatka urzędowa z aktu urodzenia matki dziecka oraz protokół przyjęcia oświadczenia o uznaniu dziecka. Matka wyraziła zgodę na uznanie dziecka - art. 77 § 1 kr i o.

Akt urodzenia został podpisany przez Zastępcę Kierownika USC w Suwałkach oraz ojca dziecka.

III. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2007 roku sporządzono 570 aktów małżeństw.

Natomiast w 2008 roku -  480 aktów ( wg stanu na dzień kontroli)

Kontrolą objęto następujące akty małżeństw;

1.

- Nr (...)¹;

  Ww. akty dotyczą małżeństw zawartych  przed duchownym ze skutkiem cywilnym /art.1 § 2 krio/.

Ustalono co następuje:

* Zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wydał Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednego lub obojga nupturientów - art. 12 ust. 2 prawa o asc.

* Daty ważności zaświadczeń zostały określone prawidłowo.

 *  Związki  małżeńskie zawarte zostały  w terminie ważności wystawionego zaświadczenia .

*  W aktach zbiorowych do  ww. aktów  małżeństwa są wymagane prawem o asc dokumenty tj. zapewnienia obu stron,  oświadczenia o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa i nazwisku dzieci z tego małżeństwa, są notatki z aktów urodzeń obu osób / akty znajdują się w księdze w USC w Suwałkach/ lub odpisy skrócone aktów urodzenia.

* Nie stwierdzono przypadków naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktu małżeństwa - art. 12 ust. 3 prawa o asc.

*  Zaświadczenia stanowiące podstawę sporządzenia aktów małżeństw zostały prawidłowo sporządzone i podpisane przez osobę duchowną, opieczętowane pieczęcią imienną oraz okrągłą parafii.

* Porównano dane  osobowe wpisane w dokumentach znajdujących się w aktach zbiorowych  z danymi wpisanymi w aktach małżeństw, nie stwierdzając błędów i rozbieżności.

* Zaświadczenia od duchownego wpłynęły do USC w Suwałkach  w wymaganym ustawowo terminie / data wpływu odnotowana na zaświadczeniu/ - art. 8 § 3 kr i o.

* Akty małżeństw zostały sporządzone niezwłocznie tj. w dniu wpływu zaświadczenia do USC - art. 61 a ust. 2 prawa o asc.

* Przypiski  zostały naniesione na bieżąco.

- Nr (...)¹; akty dotyczą małżeństw zawartych przed duchownym ze skutkiem cywilnym Sprawdzono je pod kątem, czy sporządził je organ właściwy - art. 12 ust. 3 prawa o asc.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu.

  Nr (...)¹;

Sprawdzono, czy zachowany został 5. dniowy ustawowy termin przekazania zaświadczenia od duchownego do USC oraz terminy sporządzenia aktu małżeństwa. Nie stwierdzono  nieprawidłowości w tym zakresie.

Akty były sporządzane niezwłocznie tj. w dniu wpływu zaświadczenia od duchownego.     

2.

- Nr (...)¹

 W/w  akty dotyczą związku  małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC w Suwałkach.  (tzw. małżeństwo cywilne art. 1 § 1 kr i o).

W aktach zbiorowych są wymagane prawem o asc dokumenty.

Termin miesięczny, o którym mowa w art.4 kr i o jest zachowany.

Oświadczenia woli składały osoby pełnoletnie.

Akty małżeństwa sporządzone zostały prawidłowo.  

Bez uwag.

- Nr (...)¹; akt małżeństwa dotyczy związku małżeńskiego zawartego w formie cywilnej - art.1  § 1 krio.

Zapewnienia i wymagane dokumenty obie strony złożyły w USC w dniu 28.06.2007 r., związek małżeński zawarty został dnia 12.07.2007 r. W związku z tym sprawdzono, czy w aktach zbiorowych jest decyzja zezwalająca na skrócenie  miesięcznego terminu, o którym mowa w art. 4 krio. Nie zgłasza się w tym zakresie uwag.

3. 

- Nr (...)¹; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Suwałkach, co odnotowano prawidłowo w akcie w rubr. uwagi - § 7 ust.1 rozporządzenia.

Wniosek  o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa złożyła osoba, której akt dotyczy, a zatem osoba uprawniona.

Data wpływu odnotowana na podaniu zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.

Strona złożyła odpis zagranicznego aktu wydany przez organ niemiecki oraz  tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia. Ponadto w aktach jest odpis zupełny aktu urodzenia jednej ze stron tj. kobiety - obywatelki polskiej.

Drugą ze stron jest cudzoziemiec.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy - art. 13 prawa o asc.

Podstawa prawna  decyzji - art.73 ust.1 prawa o asc - prawidłowa.

W orzeczeniu zawarto dane podlegające wpisaniu do księgi polskiej. Są one zgodne
z danymi, które zawiera odpis aktu zagranicznego. Jednakże z odpisu aktu zagranicznego nie wynikał stan cywilny osób zawierających małżeństwo, a wpisano „kawaler", „panna„
w decyzji i akcie polskim.

Zważyć należy, iż  transkrypcja polega na dokładnym przeniesieniu wymaganych przez prawo polskie danych z odpisu aktu zagranicznego do decyzji i aktu w księdze polskiej.

Odbiór decyzji został pokwitowany przez wnioskodawczynię.

Następnie na wniosek tej samej osoby akt małżeństwa został uzupełniony o brakujące dane wymagane prawem o asc. Podstawę naniesienia wzmianki dodatkowej w akcie stanowiła decyzja Kierownika USC  w Suwałkach  podjęta w  oparciu o art. 36 prawa o asc. Do decyzji nie wniesiono uwag.

Dokumenty stanowiące podstawę podjęcia obu ww. decyzji są w aktach zbiorowych.

- Nr (...)¹; akt małżeństwa sporządzony został na podstawie decyzji Kierownika USC w Suwałkach.

Podanie złożyła osoba , której akt dotyczy. Wniosek jest podpisany, data wpływu odnotowana na tym dokumencie.

Strona wniosła o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa / Niemcy/ do księgi polskiej.

Jedno z małżonków posiada obywatelstwo polskie, drugie jest cudzoziemcem.

Z dokumentu zagranicznego nie wynikało nazwisko rodowe ojca mężczyzny i ojca kobiety , a zostało wpisane w decyzji i akcie polskim, wykraczając tym samym poza istotę transkrypcji.

W pozostałym zakresie bez uwag.

Podstawa prawna decyzji - art. 73 ust.1 prawa o asc. Pouczenie o środkach zaskarżenia zgodne z obowiązującymi przepisami. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Podstawę podjęcia decyzji stanowił zagraniczny odpis aktu oraz jego tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego /§ 9 rozporządzenia/.

- Nr (...)¹; w rubr. uwagi prawidłowo została odnotowana podstawa sporządzenia aktu małżeństwa tj. decyzja Kierownika USC w Suwałkach ze wskazaniem numeru i daty wydania / § 7 ust.1 rozporządzenia/.

Decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy.

- Nr (...)¹; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Suwałkach. Podstawę sporządzenia aktu prawidłowo omówiono w rubr. uwagi.

Wniosek o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej złożyła osoba, której akt dotyczy, zamieszkała w Suwałkach. A zatem decyzję wydał i akt sporządził organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni.

Przedłożono do wpisania odpis włoskiego aktu małżeństwa oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty te nie budzą wątpliwości.

Akt dotyczy małżonków z których jedno ma obywatelstwo polskie, drugie jest cudzoziemcem.

Podstawa prawna decyzji - art. 73 ust.1 prawa o asc - prawidłowa.

Z odpisu aktu zagranicznego do decyzji i aktu polskiego przeniesiono wymagane dane w zasadzie prawidłowo, jedynie wpisano dodatkowo nazwisko rodowe małżonka, aczkolwiek nie wynikało ono  z dokumentu zagranicznego.

Następnie na wniosek tej samej osoby została podjęta decyzja o sprostowaniu błędu w akcie małżeństwa - art.28 prawa o asc.

Podstawę podjęcia decyzji o sprostowaniu  stanowił akt urodzenia kobiety znajdujący się w USC w Suwałkach.  

Kolejną decyzją uzupełniono akt małżeństwa o brakujące dane dot. nazwiska rodowego  kobiety oraz  jej stanu cywilnego w momencie zawierania

małżeństwa. Jednocześnie w decyzji o uzupełnieniu aktu  określono nazwiska małżonków noszone po zawarciu małżeństwa.

Należy zauważyć, że  adnotacje w sprawie nazwisk małżonków jeśli nie wynikają z odpisu aktu zagranicznego  określa się i nanosi z mocy prawa w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe. Nie należy  traktować tego tematu w kontekście uzupełnienia aktu w trybie art. 36 prawa o asc.

Odbiór ww. decyzji został potwierdzony przez wnioskodawczynię.

- Nr (...)¹; akt małżeństwa został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w  Suwałkach.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczymi - art.13 prawa o asc.

Wnioskodawczyni złożyła podanie, na którym własnoręczność podpisu potwierdził Konsul RP w Chicago. Oboje małżonkowie upoważnili inną osobę do ich reprezentowania, podpisywania jak i odbioru wszystkich dokumentów z USC.

Do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych do ww. aktu nie zgłasza się uwag. Odpis aktu wystawiony został w okręgu Cook, USA. W aktach jest również Apostille do odpisu aktu małżeństwa.

Następnie na wniosek tej samej osoby została podjęta decyzja w oparciu o art.28 prawa o asc dotycząca sprostowania błędu w akcie małżeństwa. Podstawę do podjęcia tej decyzji stanowiły odpisy aktów urodzeń obu małżonków / z USC Gdańsk i USC Gołdap/.

Kolejną decyzją uzupełniono akt małżeństwa o brakujące dane.

Zbędne było uzupełnienie aktu o nazwiska małżonków noszone po zawarciu małżeństwa, należało je bowiem wpisać z mocy prawa.

Osoba upoważniona pokwitowała odbiór ww. decyzji.

- Nr (...)¹; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Suwałkach, co prawidłowo odnotowano w rubr. uwagi.

Wniosek został złożony przez obojga małżonków, zamieszkałych w Suwałkach.

A zatem decyzję podjął organ właściwy.

Podstawa prawna decyzji art.73 ust.1 - prawidłowa. Pouczenie o środkach zaskarżenia  zgodne z obowiązującymi przepisami.

Dane z odpisu aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i aktu w księdze polskiej. Odnośnie nazwisk małżonków noszonych po zawarciu małżeństwa oraz nazwisk ich dzieci  złożone zostało przez małżonków - obojga obywateli polskich oświadczenie o nazwiskach z art.62 ust.3 prawa o asc.

Na tej podstawie naniesiona została stosowna wzmianka dodatkowa.

Następnie na wniosek tych samych osób podjęta została decyzja w oparciu o art.28 prawa o asc  dot. sprostowania błędu w akcie, z art.36 prawa o asc  dot. uzupełnienia aktu o brakujące dane.  

Bez uwag.

- Nr (...)¹; w akcie w rubr. uwagi odnotowano podstawę sporządzenia aktu tj. numer i datę decyzji Kierownika USC w Suwałkach.

W aktach zbiorowych jest wniosek kobiety której akt małżeństwa dotyczy, odpis aktu małżeństwa z Ukrainy, tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego, odpis aktu urodzenia i kopia z paszportu kobiety.

Osoba ta wniosła również o uzupełnienie aktu małżeństwa o brakujące dane. Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych i orzeczenia zawartego w obu decyzjach zastrzeżeń nie zgłoszono.

Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór obu decyzji.

IV. Księga zgonów i akta zbiorowe

W 2007 roku  sporządzono 729 aktów zgonu,

Przyjęto do kontroli co 20. akt zgonu, poczynając od Nr (...)¹. A zatem sprawdzono 36 aktów.

Ustalono co następuje:

- Wszystkie sprawdzane akty zgonu zostały sporządzone na podstawie karty zgonu - art.66 ust.1 ustawy - prawo o aktach stanu cywilnego.

- Karty zgonu są podpisane przez lekarza.

- W rubr. miejsce zgonu wpisana jest nazwa miejscowości, w której nastąpiło zdarzenie - art.67 ust.1 pkt.2 prawa o asc.

- Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu, uprawnionego do sporządzenia aktu zgonu - art.10 ust.1  prawa o asc.

- W aktach zbiorowych do każdego aktu zgonu  - oprócz karty zgonu - są notatki z dokonanych w sprawie ustaleń np. dotyczących aktu urodzenia czy małżeństwa strony, numeru ewidencyjnego lub miejsca zamieszkania . Fakt ten dowodzi, że sporządzając akt zgonu Kierownik USC w Suwałkach bardzo dokładnie sprawdza  dane osoby zmarłej. W aktach też jest podanie o wydanie bezpłatnie 3 egz. odpisu skróconego aktu zgonu oraz pokwitowanie ich odbioru.

- Zgłoszenia zgonu następowały niezwłocznie  po zdarzeniu - art.64 ust.1 prawa o asc.  I tak np.

 Akt zgonu Nr (...)¹;  zgon nastąpił dn. (...)¹, akt sporządzono dn. (...)¹,

- Porównano dane wpisane w karcie zgonu dotyczące daty i miejsca zgonu z danymi w akcie zgonu, nie stwierdzając błędów w tym zakresie.

- Wszystkie akty są podpisane przez osobę uprawnioną tj. Kierownika USC lub Zastępcę Kierownika USC w Suwałkach.

W 2008 roku wg. stanu na dzień kontroli (na dzień 23 września 2008 roku) sporządzono 478 aktów zgonu.

Sprawdzono następujące akty zgonu

Nr (...)¹

W aktach zbiorowych znajduje się karta zgonu wystawiona przez zakład opieki zdrowotnej, notatka urzędowa z aktu zgonu wraz z informacją o akcie urodzenia i małżeństwa osoby zmarłej.

W karcie zgonu zostało wpisane miejsce zgonu - Suwałki, a więc zachowano właściwość miejscową  (art. 10 ust. 1 prawa o asc).

Akt został podpisany przez Kierownika USC oraz osobę zgłaszającą zgon.

Nr (...)¹

Akt zgonu został sporządzony na podstawie karty zgonu.

Miejscem zgonu była miejscowość Okunowiec, gm. Suwałki - właściwość miejscowa zachowana.

Akt został podpisany przez uprawnione do tego osoby.

Nr (...)¹

Akt zgonu został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Suwałkach Nr (...)¹ z dnia (...)¹.

Wnioskodawcą wpisana zagranicznego aktu zgonu do polskich ksiąg była żona zmarłego, na stałe zameldowana w Suwałkach.

Wnioskodawczyni do podania dołączyła wielojęzyczny odpis aktu zgonu. Treść dokumentu zagranicznego została prawidłowo przeniesiona do decyzji, a z decyzji do polskiego aktu zgonu.

Podstawa prawna decyzji art. 73 ust. 1 prawa o asc - prawidłowa.

            Następnie na wniosek strony Kierownik USC podjął decyzję w sprawie uzupełnienia aktu o brakujące dane. Podstawa prawna decyzji art. 36 prawa o asc - prawidłowa.

Pouczenie o odwołaniu do Wojewody Podlaskiego - zgodnie z obowiązującymi przepisami - art.  8 ust. 4 prawa o asc.

Odbiór obu decyzji został pokwitowany przez wnioskodawczynię.

Wzmianka o  uzupełnieniu decyzji została naniesiona.

Nr (...)¹

Powyższe akty sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej (art. 10 ust. 1 prawa o asc) - nie stwierdzono w tym zakresie uchybień.

            Następnie sprawdzono akt Nr (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie karty zgonu. Zgon nastąpił w m. Nowa Wieś, gm. Suwałki.  Akt został podpisany przez osobę zgłaszającą zgon oraz Kierownika USC w Suwałkach. Uwag nie zgłoszono.

Sprawdzono następujące akty pod kątem zachowania właściwości miejscowej do sporządzenia aktu zgonu.

Nr (...)¹

            Bez uwag w kontrolowanym zakresie.

Nr (...)¹

Akt został sporządzony na podstawie decyzji  Kierownika USC w Suwałkach Nr (...)¹ z dnia (...)¹.

            Wnioskodawczynią wpisania zagranicznego aktu zgonu do ksiąg polskich była matka zmarłego na stałe zamieszkała w Suwałkach (adnotacja na podaniu dokonana przez referat ewidencji ludności w Suwałkach).

W aktach zbiorowych znajdują się następujące dokumenty:

- podanie,

- odpis aktu zgonu wydany przez hiszpański urząd stanu cywilnego,

- tłumaczenie ww. dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego,

- poświadczenie zameldowania osoby zmarłej,

- odpis zupełny aktu urodzenia zmarłego, który stanowił podstawę podjęcia decyzji o uzupełnieniu aktu,

- 1 egz. decyzji w sprawie wpisania zagranicznego aktu (art. 73 ust. 1 prawa o asc),

- 1 egz. decyzji w sprawie uzupełnienia aktu zgonu (art. 36 prawa o asc),

            Odbiór obu ww. decyzji został pokwitowany przez stronę.

            Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu została naniesiona.

Bez uwag.

Następnie sprawdzono poniżej wymienione  akty zgonu pod kątem, czy zostały podpisane przez uprawnione do tego osoby (tj. kierownika USC oraz osobę zgłaszającą zgon) oraz czy została zachowana właściwość miejscowa dotycząca sporządzenia aktu zgonu:

Nr (...)¹

Uwag w powyższym zakresie nie wniesiono.

Nr (...)¹

Akt zgonu został sporządzony na podstawie  karty zgonu. W karcie zgonu w poz. miejsce zgonu wpisano „SPSzW Oddz. Pulmonologiczny", w więc brak określenia miejscowości zgonu.

W związku z powyższym, w celu ustalenia, że miejscem zgonu były Suwałki, Kierownik USC w Suwałkach dołączył do akt zbiorowych kopię karty statystycznej do karty zgonu Na tym dokumencie znajduje się pieczęć szpitala w Suwałkach, co potwierdza, że właściwość miejscowa została zachowana.

V. Decyzje w sprawie sprostowania oczywistego błędu w aktach stanu cywilnego.

W 2008 roku /wg stanu na dzień kontroli/  zarejestrowano w spisie treści 133 sprawy.

Teczka o numerze USC.5135 a.../08 jest założona i opisana . Tytuł teczki „Decyzje w sprawach sprostowania  aktów stanu cywilnego".

Sprawdzono;

- decyzję  Nr (...)¹dotyczącą sprostowania  oczywistego błędu pisarskiego w akcie urodzenia dziecka w poz. miejsce urodzenia rodziców dziecka.

Podanie  o sprostowanie błędu w akcie urodzenia dziecka złożyła jego matka, a zatem osoba uprawniona do wystąpienia z wnioskiem. Na podaniu podpisał się również ojciec dziecka, że wie o wszczęciu postępowania  w ww. sprawie.

Analiza akt sprawy wskazuje na prawidłową ocenę sytuacji przez Kierownika USC w Suwałkach.

Decyzja podjęta w oparciu o art. 28 prawa o asc.

Wnioskodawczyni potwierdziła odbiór decyzji. Ojciec dziecka również otrzymał kopię decyzji.

Wzmianka dodatkowa w akcie urodzenia o sprostowaniu jego treści została naniesiona zgodnie z orzeczeniem zawartym w decyzji.

- Nr (...)¹dot. sprostowania błędu w akcie małżeństwa w poz. nazwisko rodowe matki jednej ze stron.

Wniosek złożyły obie osoby, których akt małżeństwa dotyczył.

Bez uwag.

- Nr (...)¹dot. sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie małżeństwa poprzez  zmianę imienia matki mężczyzny z „Janina" na „Jadwiga".

Sprawdzono, czy zgodnie z decyzją została naniesiona wzmianka dodatkowa w akcie. Bez uwag.

- Nr (...)¹dot. sprostowania aktu urodzenia dziecka w poz. nazwisko rodowe matki dziecka. Wzmianka dodatkowa została naniesiona zgodnie z orzeczeniem zawartym w decyzji.

- Nr (...)¹dot. sprostowania błędu w akcie małżeństwa. Bez uwag.

- Nr (...)¹dot. sprostowania błędu w akcie zgonu. Wzmianka dodatkowa została naniesiona zgodnie z orzeczeniem  zawartym w decyzji. Bez uwag.

Omówiono z Panią Kierownik USC sprawę konieczności bardziej precyzyjnego formułowania podań przez wnioskodawców. Powinno z nich wynikać, czy  strona wnosi o sprostowanie jej aktu stanu cywilnego czy też innej osoby celem  sprawdzenia, czy  wnosi żądanie osoba uprawniona lub mająca interes prawny.  

VI. Odpisy skrócone

W 2008 roku wg. stanu na dzień 02 października 2008 roku w zarejestrowano 5208 podań.

Wszystkie wnioski są zarejestrowane w teczce o numerze USC.5141.../08

Teczka została zatytułowana „odpisy skrócone", kat. B -5, co jest zgodne z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.

Na podaniach odnotowana jest data wpływu. Ponadto podania są zarejestrowane w spisie spraw.

Podania są podpisane przez wnioskodawców i jednocześnie na podaniu kwitowany jest odbiór powyższych odpisów.

Na wnioskach znajdują się pieczęcie dot. opłaty skarbowej (tj. jej pobrania bądź nie pobrania).

W aktach znajdują się pokwitowania wniesienia opłaty skarbowej.

VII. Odpisy zupełne

W 2008 roku wg. stanu na dzień 02 października 2008 roku zarejestrowano 822 podania.

Teczka została zatytułowana „Odpisy zupełne" Nr USC.5140.../08 kat archiwalna B-5- zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.

Wnioskodawcy w podaniach określają, cel dla którego wnoszą o wydanie odpisu.

VIII. Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego za granicą.

W 2008 roku wg stanu na dzień kontroli tj. 01 października 2008 roku zarejestrowano 29 spraw.

            Teczka została opisana „Zaświadczenia o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą" o numerze USC 5133-.../08, kat. B-5.

Kierownik USC w Suwałkach przed wydaniem zaświadczenia wydawanego na podstawie art. 71 ustawy prawo o asc, przyjmuje od strony podanie o wydanie zaświadczenia oraz kwestionariusz dot. osoby zamierzającej zawrzeć małżeństwo i jej przyszłego małżonka,  zapewnienie, odpis aktu urodzenia bądź małżeństwa ( w zależności od zaistniałej sytuacji).

Ponadto w teczce znajdują się pokwitowania uiszczenia opłaty skarbowej od zaświadczenia.

Zaświadczenia wydawane są z okrągłą pieczęcią USC i są podpisane przez Kierownika USC.

Jednocześnie na egzemplarzu pozostającym w aktach, wnioskodawcy kwitują odbiór ww. dokumentu.

            Podania wnoszone przez wnioskodawców weryfikowane są w referacie ewidencji ludności pod kątem, czy wnioskodawca zameldowany jest w Suwałkach.

IX. Decyzje w sprawie uzupełnienia aktu

Nr USC 5135b.../08  Kat. B-5

W teczce zarejestrowano 113 decyzji w sprawie uzupełnienia aktu.

Niemal wszystkie sprawy dotyczyły uzupełnienia aktów sporządzonych w 2008 roku.

Sprawdzono czy w aktach zostały naniesione stosowne wzmianki dodatkowe na podstawie decyzji:

Nr USC.5135b-12/08 w akcie zgonu Nr 74/2002

Nr USC.5135b-15/08 w akcie małżeństwa Nr 425/2004

Nr USC.5135b-81/08 w akcie urodzenia Nr 560/2007

Nr USC.5135b-82/08 w akcie urodzenia Nr 561/2007

Nr USC.5135b-103/08 w akcie zgonu Nr 103/2007

Wzmianki w ww. aktach zostały naniesione. Bez uwag.

Na tym kontrolę zakończono.

Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Markiem Buczyńskim -
Zastępcą Prezydenta Miasta Suwałk. W spotkaniu poświęconym omówieniu ustaleń z kontroli obecni byli:

Pan Andrzej Władysław Gawkowski - dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców,

Pani Halina Okulewicz - kierownik Oddziału ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, obywatelstwa i Repatriacji,

Pani Róża Januszkiewicz-  inspektor wojewódzki w ww. oddziale oraz

Pani Elżbieta Giedrojć - Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Suwałkach.

           Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta Suwałk natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

           Kontrolowany został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono.

podpisy kontrolujących:

Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

/-/ Halina Okulewicz - kierownik oddziału

/-/Róża Januszkiewicz - inspektor wojewódzki

27.10.2008 r.

podpis kierownika jednostki kontrolowanej:

/-/ Józef Gajewski - Prezydent

17.11.2008 r.

¹ z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)