Podlaski Urząd Wojewódzki
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Białystok, dnia 28 listopada 2008 r.
Nr OB.III.HO,RJ-0932-7/08
Pan
Józef Gajewski
Prezydent Miasta
Suwałki
Uprzejmie informuję, iż przeprowadzona w dniach 22 września - 03 października 2008 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Suwałkach dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego /Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm./ i rozporządzeniem wykonawczym do tej ustawy, a także ustawą z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /tekst jedn. z 2005 r. Dz.U. Nr 233, poz. 1992 z późn.zm./.
Zakres zadań objętych kontrolą i dokonane ustalenia opisano szczegółowo w protokole z kontroli, podpisanym dnia 17 listopada 2008 roku - bez uwag, przez Pana Prezydenta.
Stwierdzono, że akty urodzeń, małżeństw i zgonów objęte kontrolą, są podpisane przez osoby uprawnione tj. Kierownika USC i Zastępcę Kierownika USC w Suwałkach. Oznaczone są kolejnymi numerami, oddzielnie dla każdego rodzaju aktów. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są bardzo starannie i zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu, uprawnionego do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów.
Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego, potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 krio wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.
Akty małżeństw sporządzane były niezwłocznie nie później niż w następnym dniu roboczym - art. 61 a ust.1 i 2 prawa o asc.
Wzmianki dodatkowe dotyczące sprostowania lub uzupełnienia aktu nanoszone były do aktów stanu cywilnego na bieżąco.
Jedynie zwrócenia szczególnej uwagi wymagają sprawy związane z transkrypcją zagranicznych aktów do księgi polskiej z uwagi na zmieniające się w tym zakresie przepisy prawne i orzecznictwo. Należy pamiętać, że transkrypcja polega na dokładnym przeniesieniu danych z odpisu aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą do księgi polskiej w zakresie wymaganym przez prawo polskie.
Biorąc pod uwagę całokształt spraw objętych kontrolą, należy stwierdzić, iż ocena realizacji zadań z zakresu rejestracji stanu cywilnego oraz zmiany imion
i nazwisk jest pozytywna.
Z up. Wojewody Podlaskiego
/-/ Andrzej Władysław Gawkowski
Dyrektor Wydziału
Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
1 z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)