Podlaski Urząd Wojewódzki
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Białystok, 26 stycznia 2009 roku
Nr OB.III.RJ.0932-9/08
Pan
Zdzisław Lutostański
Wójt Gminy Szumowo
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 05 grudnia 2008 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szumowie dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku - prawo o aktach stanu cywilnego ( Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.), rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów(Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm).
Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym przez Pana Wójta Gminy Szumowo - Zdzisława Lutostańskiego.
Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.
Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w art. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC w wymaganym ustawowo terminie.
Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono uchybienia w zakresie:
- ujęcie w sentencji decyzji o transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa stanowiącej podstawę sporządzenia aktu małżeństwa Nr (...)1 oraz w części podstawowej aktu danych dot. nazwisk małżonków noszonych po zawartym związku małżeńskim, wynikających ze złożonego na podstawie art. 62 ust. 3 prawa o asc oświadczenia w tym zakresie - w sytuacji gdy informacja powyższa powinna znaleźć swoje odzwierciedlenie w rubryce „wzmianki dodatkowe",
- brak w akcie małżeństwa Nr (...)1 sporządzonym na podstawie decyzji podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc adnotacji w rubryce „wzmianki dodatkowe" o nazwiskach małżonków noszonych po zawartym związku małżeńskim i nazwiskach dzieci - w sytuacji gdy kobieta złożyła oświadczenie o swoim nazwisku na podstawie art. 62 ust. 3 prawa o asc, natomiast nazwisko mężczyzny oraz nazwisko dzieci należało określić na podstawie art. 25 i 88 kr i o,
- przytoczenie w decyzji Nr (...)1 z dnia (...)1 , dotyczącej zarejestrowania szwedzkiego aktu małżeństwa nieprawidłowej podstawy prawnej tj. art. 73 ust. 1 prawa o asc zamiast art. 70 ww. ustawy (dotyczy aktu małżeństwa Nr (...)1 ).
W związku z powyższym uważam za celowe:
- zwrócenie szczególnej uwagi na właściwe postępowanie i wpisywanie w aktach małżeństwa wzmianki dodatkowej o nazwiskach małżonków i ich dzieci w przypadku umiejscawiania zagranicznych aktów małżeństw do księgi polskiej.
- prawidłowe przytaczanie podstawy prawnej w podejmowanych przez Kierownika USC decyzjach dotyczących rejestracji urodzenia, zawarcia małżeństwa, które nastąpiły za granicą i nie zostały zarejestrowane w zagranicznych księgach stanu cywilnego.
Pragnę nadmienić, że kwestie rejestrowania dokumentów ze Szwecji były poruszone w piśmie MSWiA Nr DSO-ZSC-6000-51-579/06 z dnia 29 maja 2006 roku jak również ponownie w piśmie tut. Wydziału Nr OB.III.RJ.510-36/08 z dnia 16 października 2008 roku.
Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.
Z up. Wojewody Podlaskiego
/-/ Andrzej Władysław Gawkowski
Dyrektor Wydziału
Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców
1 z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.)