Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Dla niesłyszących
Zgromadzenia publiczne
ZAGROŻENIA
Prawne podstawy działania
Komisje i zespoły
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
Budżet Wojewody Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego/Zdrowie
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Pomoc publiczna
Dług publiczny
Ciężary publiczne
Lobbing
Doręczanie dokumentów elektronicznych - zestawienie stosowanych formatów danych elektronicznych
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Administracja zespolona
Administracja samorządowa
Ogłoszenia (zamówienia, nabory)
Oświadczenia o stanie majątkowym
Informacja publiczna
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Ewelina Kiersnowska
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48857439347
faks: +48857439231
e-mail: ekiersnowska@bialystok.uw.gov.pl
Mirosława Sapoćko-Dykałowicz
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48 7439493
faks: +48 7439251
e-mail: msapocko@bialystok.uw.gov.pl
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
25055098   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: Kontrola Urzędu Miasta Augustów. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

Protokół kontroli Urzędu Miasta Augustów
Autorzy: Czesław Czerwiński,

                                             P r o t o k ó ł

                    kontroli Urzędu Miasta A u g u s t ó w 

 

 

          Urząd Miasta Augustów ma siedzibę w miejscowości  o statusie miasta Augustów . Adres Urzędu Miasta : 16-300 Augustów, ul. 3 Maja 60. Numery: REGON - 000523264,  NIP - 846-00-06-988.

         Kierownikiem Urzędu jest   Pan mgr Leszek Stanisław Cieślik wybrany  w drugiej  turze głosowania powszechnego w dniu 10 listopada 2002 roku (akta kontroli str. 1) . Obowiązki burmistrza  po wyborze w głosowaniu powszechnym objął w dniu 19 listopada 2002 roku  po złożeniu na I sesji Rady Miasta ślubowania przewidzianego w art. 29a ustawy o samorządzie gminny (akta kontroli str. 2).  

          Zastępcą burmistrza  jest Pan mgr inż. Jerzy Dziemiańczuk  powołany zarządzeniem  burmistrza   z dnia 19 listopada  2002  roku ( akta kontroli str. 3).

         Sekretarzem miejskim  jest Pani Aldona Samel powołana uchwałą Rady Miejskiej  Nr V/25/90  z dnia z dnia 3 września 1990 roku na czas nieokreślony.

         Kontrolę przeprowadził mgr Czesław Czerwiński - starszy inspektor wojewódzki na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego do przeprowadzenia kontroli z dnia 18 marca  2004 roku Nr 12/04.

         Kontrolę rozpoczęto dnia 1 kwietnia   a zakończono dnia 6 kwietnia z przerwą w dniach 3 i 4 kwietnia 2004 roku .

         Przedmiot kontroli: organizacja i funkcjonowanie Urzędu Miasta i organów miasta.

         Kontrolą objęto okres od dnia 1 stycznia  2003 roku do dnia poprzedzającego dzień rozpoczęcia kontroli czyli do dnia 31 marca  2004 roku .

          W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

1.                 Aldona Samel - sekretarz miejski,

2.                 mgr Adam Filipkowski - zastępca kierownika Wydziału Finansowego, 

3.                 Elżbieta Sokołow - inspektor,

4.                 Beata Filipow - inspektor.

 

U s t a l e n i a.

 

1.                 Organizacja pracy w Urzędzie Miasta.

 

          1) Burmistrz miasta ustalił regulamin organizacyjny Urzędu Miasta zarządzeniem z dnia 5 stycznia 2004 roku. Weszło ono w życie z dniem powzięcia czyli z dniem 5 stycznia 2004 roku ( zarządzenie i wstępne rozdziały regulaminu - akta kontroli str. 6 - 11).

          2) Strukturę organizacyjną Urzędu Miasta ustala § 9 regulaminu organizacyjnego stanowiący, że w skład Urzędu wchodzi 8 wydziałów, Urząd Stanu Cywilnego, Straż Miejska i samodzielne stanowisko pracy rewidenta. Ponadto w § 14 ust. 2 i 3 ustalono, że w ramach Wydziału Organizacyjno - Prawnego utworzone zostało samodzielne stanowisko radcy prawnego, które podlega bezpośrednio burmistrzowi. Z tabeli obrazującej aktualną strukturę organizacyjną Urzędu Miasta (akta kontroli str. 5) wynika, że jest ona zgodna z podanym wyżej przepisem regulaminu organizacyjnego. Zgodnie z § 10 regulaminu wydziałami kierują kierownicy wydziałów , jednakże Wydziałem Organizacyjno - Prawnym kieruje sekretarz , Strażą Miejską - komendant, a  Urzędem Stanu Cywilnego - kierownik USC. Nie ma żadnego aktu prawnego ustalającego wielkość obsady etatowej poszczególnych komórek organizacyjnych Urzędu. Obsada etatowa poszczególnych komórek kształtowana jest w zależności od rozmiaru ich zadań i w ramach wielkości środków ustalanych w budżetach miasta na poszczególne lata.

          3) Zasady kierowania pracą Urzędu reguluje rozdział II regulaminu organizacyjnego. Przepisy zawarte w tym rozdziale przewidują, że:

-                     kierownikiem Urzędu jest burmistrz miasta,

-                     burmistrz kieruje pracą Urzędu przy pomocy zastępcy, sekretarza i skarbnika,

-                     burmistrz wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego  w stosunku do pracowników Urzędu,

-                     burmistrz może upoważnić zastępcę, sekretarza, skarbnika oraz innych pracowników do wydawania decyzji w jego imieniu decyzji administracyjnych z zakresu administracji publicznej.

          Zastępca burmistrza wykonuje zadania burmistrza podczas jego nieobecności w granicach udzielonego mu pełnomocnictwa.

          Sekretarz wykonuje funkcję kierownika Wydziału Organizacyjno - Prawnego , zapewnia sprawne funkcjonowanie Rady Miasta i Urzędu, nadzoruje przygotowywanie przez wydziały projektów uchwał organów gminy, nadzoruje terminowość i zgodność z prawem postępowania administracyjnego i załatwiania spraw obywateli.

          Skarbnik zapewnia prawidłową gospodarkę finansową miasta a w szczególności nadzoruje i koordynuje  opracowywanie  projektu budżetu i jego realizację przez wydziały i jednostki organizacyjne miasta.         

          Zgodnie z § 6 ust. 2 regulaminu organizacyjnego zastępca burmistrza nadzoruje pracę wydziałów: Gospodarki Komunalnej, Rolnictwa i Ochrony Środowiska oraz Strategii Rozwoju i Promocji. Zgodnie z § 6 ust. 2 skarbnik nadzoruje pracę Wydziału Finansowego a zgodnie z § 4 ust. 5 burmistrza nadzoruje pracę pozostałych komórek organizacyjnych Urzędu oraz samodzielne stanowisko pracy rewidenta.

          4) W rozdziale IV regulaminu ( akta kontroli str. 10) ustalone zostały wspólne zadania wydziałów takie przykładowo, jak:

-                     opracowywanie wniosków do projektu budżetu, realizacja dochodów budżetowych, sporządzanie sprawozdań o realizacji budżetu,

-                     zapewnienie realizacji zadań związanych z zaspokajaniem zbiorowych potrzeb wspólnoty samorządowej,

-                     opracowywanie projektów uchwał Rady Miasta i projektów aktów prawnych burmistrza oraz innych materiałów mających być przedmiotem obrad organów miasta,

-                     rozpatrywanie skarg i wniosków obywateli, przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych, wnioski komisji i parlamentarzystów,  

-                     przygotowywanie projektów umów , porozumień, sprawozdań statystycznych,

-                     prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz postępowania egzekucyjnego.

          W rozdziale V regulaminu ustalone zostały zakresy działania wydziałów, USC, Straży Miejskiej i samodzielnego stanowiska pracy rewidenta. Zadania te ustalone zostały w ten sposób, że na wstępie poszczególnych paragrafów sformułowane zostało ogólne zadanie wydziału ( np. "Do zadań Wydziału Organizacyjno - Prawnego należą sprawy związane z funkcjonowaniem Rady, organizacji i funkcjonowania Urzędu" , "Do zadań Wydziału Finansowego należą sprawy finansów i budżetu",  "Do zadań Wydziału Strategii, Rozwoju i Promocji należy opracowywanie strategii i kierunków rozwoju i promocji miasta") a następnie po wyrazach  " a w szczególności" wyliczone zostały szczegółowe zadania wydziałów i innych komórek oraz samodzielnego stanowiska rewidenta w liczbie od 4 (samodzielne stanowisko rewidenta) do 19 (Wydział Strategii ,Rozwoju i Promocji).

         Ustalone w regulaminie zadania komórek organizacyjnych Urzędu nie zostały podzielone na zadania własne i zadania zlecone z zakresu administracji rządowej. W § 1 ust. 1 ustalono natomiast, że Urząd realizuje zadania:

-                     własne wynikające z ustawy o samorządzie gminnym i innych ustaw oraz statutu miasta,

-                     zlecone przez organy administracji rządowej.

          W rozdziale VIII regulaminu ustalone zostały zasady dokonywania ocen kwalifikacyjnych pracowników mianowanych zatrudnionych w Urzędzie. Zgodnie z art. 17 ust. 2  ustawy o pracownikach samorządowych zasady takie ustala rada gminy.

         5) W kontrolowanym okresie zawarte zostały następujące porozumienia z organami administracji rządowej ( jedno z takich porozumień - akta kontroli str. 12 - 14):

-                     w dniu 7 lutego 2003 roku z Wojewodą Podlaskim w sprawie realizacji projektu "Unowocześnienie i marketing Kanału Augustowskiego" o wartości kontraktowej 8.855.913 EUR,

-                     w dniu 11 marca 2003 roku z Wojewodą Podlaskim w sprawie rządowego programu wspierania gmin w dożywianiu dzieci ( zgodnie z porozumieniem miasta otrzymało dotację z budżetu państwa w wysokości 232.000 ),

-                     w dniu 29 maja 2003 roku z Wojewodą Podlaskim w sprawie realizacji zadań związanych z renowacją obiektów cmentarnictwa wojennego ( dotacja w wysokości 6.000 ),

-                     w dniu 10 września 2003 roku z Wojewodą Podlaskim w sprawie przekazania środków finansowych na realizację programu wsparcia dla osób z zaburzeniami psychicznymi (program "Sami sobie").

          6) Na podstawie rejestru upoważnień oraz kopii tych upoważnień ( jedna z takich kopii - akta kontroli str. ) ustalono, że burmistrz upoważnił niżej wymienionych pracowników do:

-                     kierowników 3 wydziałów oraz zastępcę burmistrza do wydawania decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej bez wskazania przedmiotowego zakresu tych upoważnień,

-                     zastępcę kierownika Wydziału Finansowego do podejmowania decyzji w zakresie podatków i opłat lokalnych,

-                     skarbnika gminy do podpisywania pism i decyzji z zakresu działania Urzędu podczas nieobecności burmistrza,

-                     kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej do podpisywania decyzji w sprawach dodatków mieszkaniowych,

-                     kierownika Wydziału Gospodarki Gruntami , Planowania Przestrzennego i Ochrony Środowiska do podpisywania informacji o terenie, umów dzierżawy i innej korespondencji poza decyzjami oraz zleceń dla wykonawców,    

-                     podinspektora w Wydziale Spraw Społecznych i Administracyjnych do wydawania decyzji w sprawach dowodów osobistych,

-                     inspektor prowadzącą sprawy ewidencji działalności gospodarczej i zezwoleń na sprzedaż alkoholu - do przetwarzania danych dotyczących ewidencji działalności gospodarczej i sprzedaży alkoholu.

          Upoważnienia wydane przed wejściem w życie aktualnego regulaminu organizacyjnego nie zostały zaktualizowane w części dotyczących nazw wydziałów (nie ma np. obecnie już takich wydziałów jak Wydział Architektury, Gospodarki Przestrzennej i Rozwoju Gospodarczego czy też Wydział Społeczno-Administracyjny, Zdrowia i Opieki Społecznej a dla kierowników  wydziałów noszących takie nazwy wydane zostały upoważnienia) a ponadto część tych upoważnień  nie zawiera zakresu przedmiotowego upoważnienia a jedynie generalną formułę "wydawanie decyzji w sprawach z zakresu administracji publicznej".

         7) Rada Miejska upoważniła kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej:

-                     uchwałą podjętą  na IX sesji pierwszej kadencji w dniu 22 listopada 1991 roku, której treść utrwalona została w formie zapisy w protokole sesji Nr IX/91 ( akta kontroli str. 16), do podejmowania decyzji w sprawach pomocy społecznej,

-                     uchwałą Nr XLIV/286/98 z dnia 3 kwietnia 1998 roku do wydawania decyzji w sprawach dodatków mieszkaniowych ,

-                     uchwałą Nr XIII/84/95 z dnia 24 maja 1995 roku do wydawania decyzji w sprawie przyznawania i odmowy przyznania dodatków rodzinnych i pielęgnacyjnych,

-                     uchwałą Nr XXI/160A/2000 z dnia 31 grudnia 2000 roku do wydawania decyzji w sprawie pomocy pieniężnej kombatantom i innym osobom uprawnionym.

          8) Z danych zawartych w tabeli obrazującej strukturę organizacyjna Urzędu Miasta (akta kontroli str. 5)  wynika, że w Urzędzie Miasta zatrudnionych jest 61 pracowników. W trakcie kontroli przeanalizowano zakresy czynności 12 pracowników, z tego po 2 z Wydziału Finansowego i Wydziału Gospodarki Komunalnej, Rolnictwa i Ochrony Środowiska oraz po 1 z pozostałych komórek   (jeden z takich zakresów - akta kontroli str. 17-18). W wyniku tej analizy ustalono, że zakresy czynności zawierają:

-                     obowiązki  pracowników zawarte w kilkunastu do kilkudziesięciu punktach,

-                     w trzech zakresach zawarte są zakresy uprawnień pracowników, pozostałe zakresy uprawnień takich nie zawierają,

-                     w siedmiu zakresach zawarte są w części dotyczącej obowiązków lub w wyodrębnionej części informacje co do odpowiedzialności pracowników ; dotyczą one głównie odpowiedzialności za terminowe i zgodne z obowiązującymi przepisami wykonywanie czynności służbowych,

-                     w siedmiu zakresach czynności ustalone zostały zastępstwa na wypadek nieobecności pracowników.

          Wszystkie zakresy czynności podpisane zostały przez burmistrza . Nowy regulamin organizacyjny przewiduje w § 12 ust. 3, że szczegółowe zakresy czynności pracowników wydziałów ustalają kierownicy wydziałów.  Zostały one doręczone pracownikom za pokwitowaniem złożonym pod  formułą "Powyższy zakres czynności przyjmuję do wiadomości i ścisłego przestrzegania w toku wykonywania pracy zawodowej na powierzonym stanowisku". Kopie zakresów czynności przechowywane były w teczkach akt osobowych pracowników; nie była prowadzona teczka aktowa 0112 "Podziały czynności".

  

2.                 Informacja wizualna i obieg dokumentów.

 

          1) Przeprowadzony w trakcie kontroli przegląd budynku głównego Urzędu Miasta wykazał, że znajdują się w nim następujące informacje :

a)                 wewnątrz budynku bezpośrednio przy wejściu znajduje się tablica informacyjna o rozmieszczeniu komórek organizacyjnych i stanowisk pracy; dane zawarte w tej tablicy są częściowo zdezaktualizowane w częściach dotyczących aktualnych nazw wydziałów,

b)                obok drzwi do poszczególnych pomieszczeń biurowych umieszczone zostały tabliczki zawierające nazwy wydziałów, nazwiska i imiona pracowników oraz ich stanowiska i skrótowo ( jeden , dwa wyrazy) rodzaje załatwianych spraw,

c)                 przy wejściu na zewnątrz budynku oraz wewnątrz budynku umieszczone zostały łącznie 4 tablice ogłoszeń; jedna z nich umieszczona na półpiętrze jest dość znacznych rozmiarów, pozostałe są znacznie mniejsze,

d)                na tablicy umieszczonej przy wejściu na zewnątrz budynku znajdują się informacje o dniach i godzinach pracy Urzędu oraz o dniu i godzinach przyjęć interesantów w sprawach skarg i wniosków przez burmistrza,

e)                 na dużej tablicy informacyjnej  na półpiętrze umieszczone zostały informacje o miejscu wyłożenia do wglądu zbioru przepisów gminnych oraz informacja na temat dostępu do dokumentów dotyczących realizacji zadań publicznych gminy, w tym do protokołów sesji i posiedzeń komisji.

          2) W ramach Wydziału Organizacyjno - Prawnego funkcjonuje stanowisko pracy , do którego obowiązków należy między innymi przyjmowanie korespondencji, jej rozdział na wydziały, prowadzenie rejestru pism terminowych, prowadzenie rejestru interesantów przyjmowanych przez burmistrza i zastępcę burmistrza. Na stanowisku tym zatrudniona jest Pani Elżbieta Sokołow a wymienione obowiązki wynikają z jej zakresu czynności z dnia 2 stycznia 1992 roku. Odpowiedzialna jest także za udzielanie niezbędnej pomocy w załatwianiu spraw przez interesantów.

          3) Wpływająca do Urzędu Miasta korespondencja była w kontrolowanym okresie rejestrowana w:

-                     rejestrze wpływów specjalnego rodzaju prowadzonym według wzoru ustalonego w załączniku Nr 2 do instrukcji kancelaryjnej z tymi  różnicami , że w kolumnie "pisma , data" wpisywane były dwie daty a mianowicie data wpływającego pisma  oraz data jego wpływu do Urzędu  a w kolumnie "Pismo przydzielono / podpis odbiorcy" wpisywane były nazwy wydziałów którym przydzielane były poszczególne pisma do załatwienia, były one natomiast doręczane bez pokwitowań odbioru ; wzór tego rejestru został w dniu 13 maja 2003 roku zatwierdzony przez sekretarza; zarejestrowano w nim w 2003 roku 2306 pism a w br. - 547 pism,

-                     rejestrze podań i listów pochodzących od osób fizycznych zawierającym wpisy dotyczące nadawcy, treści i komu przekazano do załatwienia ( nazwy wydziałów); w rejestrze tym zarejestrowano w 2003 roku 893 podania a w br. - 235 podań.

          Korespondencja wysyłana pocztą była rejestrowana imiennie w pocztowej książce nadawczej jeżeli wysyłana była listami poleconymi lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru i ilościowo jeżeli była wysyłana listami zwykłymi.

          4) Sprawdzono pisma zarejestrowane pod pozycjami 1754, 1795, 2097 z 2003 roku i 325 z 2004 roku  zarejestrowanymi w rejestrze wpływów specjalnego rodzaju oraz 14 z 2004 roku w rejestrze podań i listów i ustalono, że wpływy te były w dniu wpływu lub w dniu następnym skierowane przez burmistrza do właściwego wydziału i w dniu wpływu lub następnego dnia doręczone do właściwego wydziału.

          5) Zarządzeniem z dnia 15 stycznia 1997 roku burmistrz ustalił regulamin pracy pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta. W § 13 tego regulaminu ustalono, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu. W § 14 ustalone zostały następujące godziny pracy:

-                     od poniedziałku do czwartku od 730  do 15,

-                     w piątek od 8 do 16.

          Łącznie zatem czas pracy pracowników Urzędu Miasta wynosi 38 godzin tygodniowo. W trakcie 4-dniowej kontroli nie zaobserwowano przypadków oczekiwania interesantów w kolejkach na załatwianie spraw. Interesanci byli na bieżąco załatwiani przez właściwych pracowników Urzędu lub w przypadku pomyłki kierowani do właściwych w ich sprawach pracowników.

 

3.                 Organizacja działalności organów gminy

 

          W okresie objętym kontrolą obowiązywał i nadal obowiązuje statut miasta uchwalony uchwałą Nr XXIV/210/01 z dnia 26 lutego 2001 roku, który opublikowany został w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego Nr 10, poz. 198 z dnia 30 kwietnia 2001 roku. Statut był zmieniony dwoma uchwałami Rady Miasta:

-                     Nr XXVI/229/01 z dnia 6 kwietnia 2001 roku, która nie została opublikowana w Dz. Urz. Woj. Podlaskiego ,

-                     Nr XXIX/266/01 z dnia 31 sierpnia 2001 roku, która opublikowana została w Dz. Urz. Nr 51, poz. 844 z 20 października 2001 roku.

          Po zmianach ustawy o samorządzie gminnym wprowadzonych ustawą o bezpośrednim wyborze wójta, burmistrza i prezydenta miasta i późniejszych zmianach tej ustawy statut miasta nie był nowelizowany . W związku z tym jest on w znacznej części zdezaktualizowany.

 

Organizacja działalności Rady Miasta.

 

          1) W § 11 statutu ustalono, że Rada Miasta obraduje na sesjach zwoływanych przez przewodniczącego Rady w miarę potrzeb, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał. O sesji zawiadamiani są członkowie Rady przynajmniej na 7 dni przed terminem sesji. Zawiadomienie takie podaje się także do wiadomości publicznej . Przytoczony przepis nie przewiduje zatem planowania pracy przez Radę Miasta. W kontrolowanym okresie Rada Miasta odbyła 13 sesji  w dniach 11 i 28 marca, 11 i 24 kwietnia, 3 lipca, 28 sierpnia, 29 września, 29  października, 28 listopada, 15 i 30 grudnia 2003 roku oraz 27 lutego i 30 marca 2004 roku. W trakcie obrad Rada Miasta podjęła 119 uchwał dotyczących głównie rozpatrywania zarzutów i protestów do projektów planów zagospodarowania przestrzennego ( łącznie 35 uchwał), budżetu miasta, jego zmian oraz podatków i opłat lokalnych ( łącznie 12 uchwał) a także od 1 do 3 uchwał dotyczących  wielu innych różnorodnych problemów miasta.

          Poza problemami związanymi z podejmowaniem uchwał przedmiotem obrad sesji były takie przykładowo zagadnienia jak:

-                     sprawozdania burmistrza o działalności w okresach miedzy sesjami,

-                     sprawozdania o działalności miejskich jednostek organizacyjnych,

-                     informacje o przebiegu walnych zgromadzeń spółek miejskich,

-                     informacje o realizacji budżetu miasta w I półroczu 2003 roku i o realizacji w 2002 roku miejskiego programu rozwiązywania problemów alkoholowych.

          2) Wszystkie sesje, o których mowa w punkcie poprzednim były sesjami zwoływanymi w trybie zwykłym.

         3) Dokumentacja związana z działalnością Rady Miasta rejestrowana i gromadzona była w teczkach aktowych oznaczonych symbolami i hasłami:     

-                     OP.0052 - Sesje Rady Miasta,

-                     OP.0150 - Uchwały Rada Miasta oraz rejestr tych uchwał.

          4) Prowadzony rejestr uchwał Rady Miasta nie zawiera wyraźnych wpisów pozwalających na odróżnienie uchwał zawierających przepisy prawa miejscowego od uchwał nie zawierających takich przepisów. Można to ustalić jedynie po analizie treści poszczególnych  uchwał a zwłaszcza treści przepisów dotyczących wejścia w życie tych uchwał. Prowadzony rejestr uchwał nie zawiera wpisów dotyczących publikacji uchwał zawierających przepisy prawa miejscowego w Dzienniku Urzędowym Województwa Podlaskiego. Nie był prowadzony odrębny zbiór i rejestr takich uchwał.  Uchwały zawierające przepisy prawa miejscowego były na bieżąco przesyłane do publikacji. Podane w punkcie 1 dane o publikacji statutu miasta i jego zmian mogą posłużyć jako przykłady opóźnień w publikowaniu aktów prawa miejscowego.

          5) Zasady sporządzania protokołów sesji zawiera § 17 statutu miasta. W wyniku analizy 2 protokołów Nr X/03 z dnia 29 września i Nr XIII/03 z dnia 15 grudnia 2003 roku ustalono, że protokoły te sporządzone zostały zgodnie z zasadami ustalonymi w statucie. Zawierały one bowiem : numery, daty, miejsca obrad, numery uchwał, stwierdzenie prawomocności obrad, listy obecności radnych w formie załączników, stwierdzenia przyjęcia protokołów poprzednich sesji, zatwierdzony porządek obrad, przebieg obrad z uwzględnieniem przebiegu głosowań dotyczących każdej uchwały, czas trwania sesji oraz podpisy przewodniczącego obrad i protokolanta. Do protokołów dołączone zostały list obecności radnych, podjęte uchwały, sprawozdania, informacje i inne dokumenty przedstawione na sesjach.

         6) Mieszkańcy miasta powiadamiani byli o sesjach w formie ogłoszeń umieszczanych na tablicach ogłoszeń ( jedno z takich ogłoszeń - akta kontroli str. 19). Radni i inne osoby ( tzw. goście zapraszani na sesje) byli zawiadamiani imiennymi pismami przewodniczącego Rady Miasta ( jedno z takich pism i stała lista gości zapraszanych na sesje - akta kontroli str. 20 i 21). W mieście nie działają organy samorządu mieszkańców miasta. Z protokołów sesji wynika, że poza radnymi w sesjach biorą udział pracownicy Urzędu Miasta ( głównie kierownicy wydziałów), goście zapraszani na sesje, dziennikarze i mieszkańcy. Poza radnymi , inne osoby nie podpisują list obecności a wobec tego tylko szczegółowa analiza treści protokołów może wskazać na udział konkretnych osób w sesjach jeżeli osoby te zabierały głos w trakcie obrad.

 

Organizacja działalności komisji stałych powołanych przez Radę Miasta.

 

          1) Rada Miasta uchwałami Nr II/6 do 10/02 (akta kontroli str. 22 - 26) z dnia 11 grudnia 2002 roku powołała następujące komisje stałe, ustaliła skład liczbowy i osobowy tych komisji :

-                     Komisję Rewizyjną w składzie 6 osób,

-                     Komisję Budżetu i Finansów w składzie 6 osób,

-                     Komisję do Spraw Rodziny, Edukacji, Zdrowia i Spraw Społecznych w składzie 6 osób,

-                     Komisję do Spraw Promocji, Kultury, Sportu i Turystyki w składzie 6 osób,

-                     Komisję do Spraw Urbanistyki, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Komunalizacji Mienia w składzie 6 osób.

          Ponadto uchwałą Nr IV/42/03 z dnia 11 marca 2003 roku (akta kontroli str. 27) Rada Miasta powołała doraźną Komisję Statutową w związku z koniecznością opracowania nowego statutu miasta.

          Uchwałami Nr VIII/62/03 z dnia 3 lipca 2003 roku , Nr XII/100/03 z dnia 28 listopada 2003 roku  i  Nr XIII/118/03 z dnia 15 grudnia 2003 roku wprowadzone zostały zmiany w składach osobowych 3 komisji.

          2) Komisja Rewizyjna odbyła w kontrolowanym okresie 3 posiedzenia, w tym jedno wspólne z Komisjami Budżetu i Finansów oraz do Spraw Urbanistyki, Ochrony Środowiska Rolnictwa i Komunalizacji Mienia. Przedmiotem obrad komisji było zaopiniowanie wykonania budżetu na rok 2002 i zgłoszenie wniosku w sprawie udzielenia burmistrzowi absolutorium, zaopiniowanie projektów uchwał w sprawach podatkowych, zmian budżetu na rok 2003 i projektu budżetu na rok 2004. Z jednego z 3 protokołów wynika, że Komisja do Spraw Urbanistyki, Ochrony Środowiska Rolnictwa i Komunalizacji Mienia samodzielnie zaopiniowała projekty uchwał w sprawie rozpatrzenia zarzutów do projektu planu zagospodarowania przestrzennego (posiedzenie to było posiedzeniem wspólnym z Komisjami Rewizyjna i Budżetu i Finansów).

          3) Komisja Budżetu i Finansów  odbyła 7 posiedzeń , w tym jedno wspólne, o którym była mowa wyżej i jedno wspólne z Komisją do Spraw Urbanistyki Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Komunalizacji Mienia. Przedmiotem obrad komisji było opiniowanie projektów uchwał Rady Miasta, wykonanie budżetu na 2002 rok, wykonanie budżetu w I półroczu 2003 roku i projekt budżetu na 2004 rok. Jedno z posiedzeń poświecone było sprawie obligacji a na innym posiedzeniu komisja ustaliła plan pracy na okres całej kadencji , w którym przewidziała opiniowanie projektów budżetu i zmian w budżetach , wniosków w sprawie absolutorium, omówienie wykonania budżetu w I półroczu każdego roku i inne sprawy. Plan ten nie był przedstawiony Radzie Miasta .

          Komisja do Spraw Rodziny, Edukacji, Zdrowia i Spraw Socjalnych odbyła 9 posiedzeń, w tym 3 wspólne z Komisją Promocji, Kultury, Sportu i Turystki. Przedmiotem obrad komisji były problemy dodatków motywacyjnych dla nauczycieli, doskonalenie zawodowe nauczycieli, warunki bytowe szkół, potrzeby remontowe i inwestycje w szkolnictwie, wykonanie budżetu miasta, dofinansowanie studiów i kursów kwalifikacyjnych dla nauczycieli, podział środków  na remonty obiektów oświatowych, projekty uchwał podatkowych i projekt budżetu na rok 2004.

          Komisja do Spraw Promocji, Kultury, Sportu i Turystyki odbyła 8 posiedzeń, w tym 3 wspólne z innymi komisjami. Przedmiotem obrad komisji było zapoznanie z planowanymi imprezami na 2003 rok, zaopiniowanie dotacji dla jednostek kultury i sportu, uczestnictwo miasta w targach turystycznych, opiniowanie projektów uchwał , wykonanie budżetu, wizytacje na obiektach sportowych miejskich i szkolnych, podsumowanie letniego sezonu turystycznego, opiniowanie wniosków stowarzyszeń i klubów sportowych o dofinansowanie ich działalności w 2004 roku.

          Komisja do Spraw Urbanistyki, Ochrony Środowiska , Rolnictwa i Komunalizacji Mienia odbyła 6 posiedzeń, w tym 3 wspólne z innymi komisjami. Przedmiotem obrad komisji były projekty uchwał w sprawie miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, wykonanie budżetu, projekty uchwał w sprawach nazw ulic, rozpatrywanie zarzutów i protestów do projektów planów zagospodarowania przestrzennego i projektów uchwał o przystąpieniu do sporządzenia planów zagospodarowania przestrzennego, analiza potrzeb miasta w zakresie opracowania planów zagospodarowania przestrzennego oraz określenie długofalowej polityki wobec rozwoju miasta i zmian sieci handlowej.

         4) Prowadzone były podteczki oznaczone symbolami OP.0063-1 do 5 i hasłami "Posiedzenia komisji i zespołów - protokoły" z dodaniem nazw komisji, w których rejestrowana i gromadzona była dokumentacja związana z działalnością komisji. W § 18 Regulaminu komisji Rewizyjnej ( załącznik Nr 6 do statutu gminy) ustalone zostały  zasady sporządzania protokołów kontroli przeprowadzanych przez komisję a w § 26 ust. 2 ustalono, że z posiedzeń komisji należy sporządzać protokół , który powinien być podpisany przez wszystkich członków uczestniczących w posiedzeniach. Brak natomiast ustaleń co do sposobu sporządzania protokołów posiedzeń odbywanych przez pozostałe komisje. Analiza po jednym protokole posiedzeń każdej komisji wykazała, że zawierają one opisy przebiegu obrad komisji i przyjęte przez komisje opinie lub wnioski.

          5) Prowadzony był rejestr wniosków i opinii komisji . Zawiera on w podziale na każdą komisję dane o numerze protokołu i dacie posiedzenia oraz treść opinii lub wniosku. W kontrolowanym okresie zarejestrowano w nim:

-                     3 opinie i 1 wniosek  Komisji Rewizyjnej,

-                     8 opinii Komisji Budżetu i Finansów,

-                     9 opinii i 2 wnioski Komisji do Spraw Rodziny, Edukacji, Zdrowia, i Spraw Socjalnych,

-                     8 opinii i 1 wniosek   Komisji do Spraw Promocji, Kultury, Sportu i Turystyki,

-                     9 opinii Komisji do Spraw Urbanistki, Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Komunalizacji Mienia.

          Treść opinii lub wniosków dotyczył problemów rozpatrywanych na posiedzeniach komisji, głównie projektów uchwał Rady Miasta i realizacji budżetu miasta.

 

Obsługa radnych.

          1) Prowadzony był rejestr interpelacji i wniosków radnych zawierający numer i datę wniosku lub interpelacji, datę wpływu, treść, nazwisko i imię radnego i realizację (dane o dacie udzielenia odpowiedzi). W kontrolowanym okresie zarejestrowano 7 interpelacji lub wniosków w sprawach:

-                     remontu ulicy zalewanej wodami opadowymi,

-                     naprawy nawierzchni ulicy,

-                     usuwania nieczystości do kontenerów  spółdzielczych przez osoby nie mieszkające w zasobach mieszkaniowych spółdzielczych,

-                     rozpoczęcia budowy sieci sanitarnej,

-                     przebiegu modernizacji ulicy,

-                     załatwienia petycji w sprawie zmiany planu zagospodarowania przestrzennego,

-                     uwłaszczenia mieszkańców .

          Z wpisów w rejestrze wynika, że na 6 interpelacji lub wniosków udzielone były ustne odpowiedzi w trakcie obrad sesji a na 1 na piśmie.

          2) W § 14 statutu gminy zawarte są następujące regulacje w przedmiocie wniosków i interpelacji radnych:

-                     porządek obrad sesji powinien zawierać punkty : "interpelacje radnych" oraz "zapytania i wolne wnioski"

-                     każdy radny ma prawo zwracać się z żądaniem wyjaśnień we wszystkich sprawach,  które dotyczą działalności Rady,

-                     odpowiedzi na interpelacje lub wnioski udzielają przewodniczący lub wiceprzewodniczący Rady, przewodniczący komisji, burmistrz lub wyznaczony pracownik,

-                     w przypadku niemożności udzielenia natychmiastowej odpowiedzi, wyjaśnienie ma być udzielone pisemnie w terminie dwutygodniowym.

          Ustalony w statucie tryb zgłaszania i udzielania odpowiedzi był w kontrolowanym okresie przestrzegany.

 

Działalność burmistrza.

          1) W kontrolowanym okresie opracowane zostały 52 sprawozdania burmistrza oznaczone numerami kolejnymi od 6 do 57. Obejmowały one takie dane jak: numery i tytuły wydanych zarządzeń, rozpatrzone podania, wnioski, pisma, prośby, materiały na sesje, przetargi, propozycje i podjęte w związku z nimi decyzje, opinie lub inne akty prawne. Tak opracowane sprawozdania były przedstawiane na sesjach Rady Miasta , po kilka na każdej sesji, np. na sesji w dniu 27 lutego 2004 roku przedstawione były sprawozdania oznaczone numerami kolejnymi od 47 do 51 ( akta kontroli str. 28 - 42). Sprawozdania te nie zawierały danych o realizacji uchwał Rady Miasta. Ponadto w kontrolowanym okresie przedstawione były sprawozdania o realizacji budżetu na rok 2002 oraz w okresie I półrocza 2003 roku a także sprawozdanie o realizacji miejskiego programu rozwiązywania problemów alkoholowych.

          2) Burmistrz określał sposób realizacji uchwał Rady Miasta w ten sposób, że wydawał zarządzenia w tych sprawach. W kontrolowanym okresie wydane zostały zarządzenia oznaczone numerami kolejnymi od 1 do 13 ( jedno z takich zarządzeń - akta kontroli str.43-44) , w których ustalił sposób realizacji uchwał Rady Miasta oznaczonych numerami kolejnymi od 21 do 130. Pierwsze z tych zarządzeń dotyczyło 5 uchwał z 30 grudnia 2002 roku . W zarządzeniach tych burmistrz wskazywał  w odniesieniu do każdej uchwały realizatorów uchwał (głównie sekretarza, skarbnika lub kierownika właściwego wydziału) oraz czynności organizacyjne , które mają być wykonane w związku z realizacją uchwały. Zarządzenia otrzymywały osoby wymienione jako wykonawcy uchwał.

          Ponadto niezależnie od rejestru uchwał , o którym była mowa wyżej prowadzony był rejestr zatytułowany "Określenie sposobu wykonania uchwał Rady Miasta" , w którym poza danymi dotyczącymi numerów i tytułów uchwał wpisywane były daty zarządzeń burmistrz w sprawie ich wykonania i ustalone w zarządzeniach osoby zobowiązane do realizacji.    

          3) Prowadzony był rejestr zarządzeń burmistrza jako organu wykonawczego miasta, w którym w kontrolowanym okresie zarejestrowane zostały zarządzenia oznaczone numerami kolejnymi od 11 do 133 w liczbie 123. Dotyczyły one głównie takich problemów jak: przeznaczenie lokali mieszkalnych i nieruchomości do sprzedaży, dzierżawy, oddania w użytkowanie wieczyste, harmonogramów realizacji, układu wykonawczego i  zmian w budżecie miasta, przyjęcia sprawozdań o realizacji budżetu i wielu innych spraw. Zarządzenia te gromadzone były w teczce aktowej OP.0151 - Zarządzenia.

         W teczce oznaczonej symbolem i hasłem OR.0152 - "Pisma okólne i zarządzenia kierownika Urzędu" rejestrowane były zarządzenia burmistrza jako kierownika Urzędu. Zarządzeniom tym nie nadawano numerów . W teczce tej w kontrolowanym okresie zarejestrowano 3 zarządzenia w sprawach:

-                     zmiany zarządzenia ustalającego skład zespołu powołanego w celu prawidłowego zabezpieczenia realizacji inwestycji "Unowocześnienie i promocja Kanału Augustowskiego"

-                     zmian w regulaminie pracy,

-                     regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta.

          W teczce OP.0155 - " Określenie sposobu wykonania uchwał Rady Miasta"  gromadzone były wspomniane wyżej zarządzenia burmistrza w sprawie określenia sposobu wykonania uchwał Rady Miasta, które były  numerowane oddzielnie numerami od 1/03 do 13/04.

         4) Dane przytoczone w punkcie 3 wskazują, że w kontrolowanym okresie burmistrz nie wydawał zarządzeń zawierających przepisy porządkowe.

          5) Uchwały Rady Miasta według wyjaśnień Pani Beaty Filipow (akta kontroli str. 45) przekazywane były  Wojewodzie Podlaskiemu bez pism przewodnich. W dniu przekazania uchwał Wojewodzie Podlaskiemu Wydział Prawny i Nadzoru był informowany o numerach i tytułach uchwał przesyłanych do Regionalnej Izby Obrachunkowej w sprawach nadzorowanych przez ten organ nadzorczy.

          6) Burmistrz kierował pracą Urzędu Miasta poprzez:

-                     organizację narad z kierownikami wydziałów Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych gminy,

-                     udzielanie upoważnień pracownikom Urzędu do wydawania decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej,

-                     nadzorowanie pracy Urzędu poprzez nałożenie obowiązku składania przez kierowników wydziałów i jednostek organizacyjnych informacji o ich działalności,

-                     zatrudnienie rewidenta dostarczającego bieżących informacji niezbędnych do kierowania Urzędem,

-                     rozpatrywanie skarg dotyczących kierowników wydziałów.

          7) Burmistrz pobrał oświadczenia majątkowe od 12 pracowników Urzędu Miasta, 12 dyrektorów szkół, przedszkoli i żłobka oraz 9 kierowników innych miejskich jednostek organizacyjnych i spółek miejskich.

          8) Osoby, o których mowa w punkcie 7 złożyły również oświadczenia o działalności gospodarczej prowadzonej przez ich małżonków, wstępnych, zstępnych i rodzeństwo oraz o umowach cywilnoprawnych zawartych przez te osoby.

          9) Przewodniczący Rady Miasta pobrał oświadczenia majątkowe od 19 radnych. Oświadczenia nie złożył jeden radny, który przed upływem terminu złożenia oświadczenia wyjechał za granicę i dotychczas tam przebywa.

          10) Burmistrz przy pismach  z dnia 16 lipca  i 3 września 2003 roku przekazał do Urzędu Skarbowego w Augustowie   oświadczenia majątkowe pracowników Urzędu Miasta i kierowników miejskich jednostek organizacyjnych i spółek miejskich. Urząd Skarbowy potwierdził wpływ pierwszego z tych pism w dniu 1 sierpnia 2003 roku , drugie pismo potwierdzenia takiego nie zawiera.

          Przy piśmie z dnia 9 lipca 2003 roku przewodniczący Rady Miasta przekazał do Urzędu Skarbowego oświadczenia  majątkowe 19 radnych  . Urząd Skarbowy potwierdził wpływ tego pisma w dniu 1 sierpnia 2003 roku.

          11) Oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych oraz radnych Rady Miasta opublikowane zostały w Biuletynie Informacji Publicznej ( przykłady wstępnych danych opublikowanych w biuletynie - akta kontroli str. 46 i 47).

          12) Radny przebywający za granicą, który nie złożył oświadczenia majątkowego nie brał udziału w pracach Rady Miasta i w związku z tym nie pobierał diet z tego tytułu.

          13) Na sesji w dniu 29 października 2003 roku przewodniczący Rady Miasta przedstawił informację dotyczącą oświadczeń majątkowych radnych a burmistrz przedstawił informację o oświadczeniach majątkowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych miasta.      

                                     

4.                 Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli.

          1) Rada Miasta nie unormowała przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli w sprawach należących do jej kompetencji.

          W rozdziale VI regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta są natomiast regulacje w przedmiocie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli przez burmistrza. Ważniejsze z tych unormowań są następujące:

-                     burmistrz, zastępca burmistrza i kierownicy wydziałów przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy piątek w godzinach od 10 do 16 a jeżeli piątek jest dniem wolnym od pracy - w następnym dniu roboczym,

-                     pozostali pracownicy Urzędu przyjmują obywateli codziennie w godzinach pracy,

-                     skargi i wnioski są ewidencjonowane w rejestrze, sprawy wniesione ustnie nie mające charakteru skarg i wniosków ewidencjonowane są w rejestrze przyjęć obywateli,

-                     centralny rejestr skarg i wniosków prowadzony jest w Wydziale Organizacyjno - Prawnym,

-                     odpowiedzi na skargi podpisuje burmistrz,

-                     przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków koordynuje Wydział Organizacyjno - Prawny

-                     skargi i wnioski składane do burmistrza rozpatruje Wydział Organizacyjno - Prawny a pozostałe - wydziały w ramach swojej właściwości rzeczowej.

          2) Informacja o dniu i godzinach przyjęć interesantów w sprawach    skarg i wniosków przez burmistrza ( akta kontroli str. 48) umieszczona została na tablicy ogłoszeń przed wejściem do Urzędu Miasta. Brak natomiast dowodów na to, że informację tę przesłano do miejskich jednostek organizacyjnych celem jej wywieszenia w tych jednostkach.

          3) Prowadzony był rejestr przyjęć interesantów . Wynika z niego, ze w 2003 roku burmistrz lub zastępca burmistrza przyjęli 364 interesantów ( a nie 263 jak podano w informacji przesłanej Wojewodzie Podlaskiemu w piśmie z dnia 9 lutego 2004 roku) a w 2004 roku do dnia kontroli 60 interesantów. Zgłaszane przez zarejestrowanych w rejestrze interesantów sprawy to głównie sprawy mieszkaniowe i opłat za mieszkania, uzyskanie zatrudnienia, remontów ulic i oświetlenia ulicznego oraz pomocy finansowej.

         4) Urząd Miasta posiada formularze protokołów podań, skarg lub wniosków wnoszonych ustnie. W takiej formie skargi i wnioski nie były w kontrolowanym okresie przyjmowane.

         5) Założony został centralny rejestr skarg i wniosków. Za jego prowadzenie odpowiedzialna jest Pani Elżbieta Sokołow zatrudniona na stanowisku inspektora. Obowiązek prowadzenia rejestru wynika z jej zakresu czynności z dnia 2 stycznia 1992 roku.

         6) Poza rejestrem, o którym mowa wyżej założone zostały teczki aktowe:

-                     OP.0561 - Rozpatrywanie skarg,

-                     OP.0562 - Rozpatrywanie wniosków,

-                     OP.0564 - Nadzór i kontrola rozpatrywania skarg i wniosków.

          7) W kontrolowanym okresie wpłynęła jedna skarga dotycząca postępowania kierownika Wydziału Architektury i Gospodarki Przestrzennej w przedmiocie opracowania projektu planu zagospodarowania przestrzennego . Skarga wpłynęła w dniu 19 marca 2004 roku i do dnia kontroli nie została załatwiona.

         

5.                 Sposób i terminowość załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.

          1) Do kontroli sposobu i terminowości załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej wytypowane zostały teczki oznaczone symbolami i hasłami :

-                     GKRiOŚ.7635 - Wycinka drzew i krzewów,

-                     SA.5115 - Decyzje w sprawach ewidencji ludności,

-                     HU.6410 - Działalność gospodarcza,

-                     Fn.3113 - Łączne zobowiązania pieniężne - umorzenia, 

-                     Fn.3324 - Zaświadczenia o niezaleganiu.

          W wyniku analizy tych teczek ustalono, że dokumentacja biurowa związana z załatwianiem spraw zarejestrowanych w tych teczkach prowadzona była w następujący sposób:

a)                 strony tytułowe teczek opisane zostały zgodnie z wzorem ustalonym w załączniku Nr 8 do instrukcji kancelaryjnej,

b)                akta gromadzone w teczkach odpowiadają tytułom teczek , jednakże tytuł jednej teczki (3324) jest niezgodny z jednolitym rzeczowym wykazem akt ,

c)                 w dwóch teczkach prowadzone były spisy spraw , w dwóch - rejestry a w jednej rejestracja prowadzona była w systemie komputerowym,

d)                w spisie spraw jednej teczki (7635) nie prowadzono zapisów w kolumnach data wszczęcia i zakończenia spraw, w pozostałych prowadzone były zgodnie z wymogami części nagłówkowych spisów lub rejestrów; sprawy rejestrowane były chronologicznie,

e)                 akta poszczególnych spraw kompletowane były w sposób umożliwiający ustalenie przebiegu postępowania a zwłaszcza daty wszczęcia i zakończenia postępowania,

f)                  w znakowaniu spraw popełniane były błędy  polegające głównie na tym, że  nie oznaczano znakiem spraw wszystkich dokumentów składających się na akta sprawy a tylko decyzje lub pisma wysyłane z Urzędu, poszczególne elementy znaków spraw oddzielane były niewłaściwymi znakami graficznymi , w teczce 3113 wprowadzono dodatkowy element znaku sprawy w postaci numeru kolejnego pod którym pismo wszczynające sprawę zarejestrowane zostały w kancelarii Urzędu,   

g)                 pieczątki nagłówkowe i do podpisy stosowane były zgodnie z regułami ustalonymi w załączniku Nr 6 do instrukcji kancelaryjnej, jednakże pieczątki nagłówkowe (lub napisy komputerowe) tak burmistrza jak i Urzędu Miasta nie zawierały adresów a więc niezgodne były z wzorami pieczątek nagłówkowych ustalonych w tym załączniku.

          2) Terminowość załatwiania spraw zarejestrowanych w teczkach objętych analizą sprawdzano systemem reprezentacyjnym odmiennym w każdej teczce.

          W teczce wycinki drzew i krzewów  ( symbol 7635) zarejestrowano w 2003 roku 60 spraw a w br. 9 spraw. Zbadano akta spraw z 2003 roku których numery kolejne kończyły się cyfrą 7  a w br. cyfrą 6 i ustalono, że 7 spraw objętych badaniem załatwiono terminowo.

          W teczce decyzji w sprawach meldunkowych ( symbol 5115) zarejestrowano w 2003 roku 103 sprawy a w roku 2004 - 15 spraw. Badaniem objęto sprawy oznaczone numerami kolejnymi 18, 38, 68, 78 i 98 z 2003 roku i numerem 8 z 2004 roku, łącznie 6 spraw. Trzy z wymienionych spraw załatwione zostały po terminie ustalonym w Kpa, ale we wszystkich tych sprawach powiadomiono strony o przyczynach zwłoki i nowym terminie załatwienia sprawy. Przyczyną nieterminowego załatwiania tych spraw była konieczność ustalania przez sąd przedstawicieli dla osób będących stronami , których miejsce zamieszkania nie było znane.   

          W teczce zatytułowanej "Działalność gospodarcza" ( symbol 6410) rejestrowane były wnioski w sprawach wydawania zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej . Jednolity rzeczowy wykaz akt przewiduje rejestrację tych spraw w teczce oznaczonej symbolem 6411 i hasłem "Zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej". Rejestracja spraw prowadzona była w układzie wieloletnim w systemie komputerowym. W kontrolowanym okresie zarejestrowano sprawy oznaczone numerami kolejnymi  od 5595 do 5825 w roku 2003 i od 5826 do 5902 w 2004 roku. Zbadano akta 10 spraw zarejestrowanych w przedziale od numeru kolejnego 5685 do 5775 oznaczone numerami kolejnymi kończącymi się cyfrą 5 i ustalono,  że zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej były najczęściej wydawane w dniu złożenia wniosku lub  następnego dnia po dniu złożenia wniosku ( 7 spraw) a najpóźniej czwartego dnia po dniu złożenia wniosku.

         W teczce umorzeń łącznego zobowiązania pieniężnego ( symbol 3113) zarejestrowano w 2003 roku 19 spraw, zbadano akta spraw zarejestrowanych pod pozycjami 3, 6, 9, 12, 15 i 18  i ustalono, że  decyzje w tych sprawach były wprawdzie wydawane przed upływem miesięcznego terminu od dnia złożenia podań , ale w sprawach oznaczonych numerami 6, 12 i 15 doręczone zostały stronom po upływie 16 dni od daty decyzji.

         W teczce zaświadczeń o niezaleganiu ( symbol 3324) zarejestrowano w 2003 roku 31 spraw a w br. - 7 spraw. Zbadano akta spraw zarejestrowanych pod numerami kolejnymi kończącymi się cyfrą 4 i ustalono, że zaświadczenia te wydawane były w dniu złożenia podania o wydanie zaświadczenia.

          3) Urząd posiada pomieszczenie zlokalizowane w piwnicy budynku o powierzchni około 25 m2, w którym każdy z wydziałów ma wydzielone regały do przechowywania zbędnej w bieżącej pracy dokumentacji. Do prowadzenia archiwum zakładowego nie został wyznaczony żaden z pracowników Urzędu. Brak podstawowej ewidencji akt przechowywanych w pomieszczeniu, o którym mowa wyżej.

          Burmistrz nie wydał zarządzenia określającego zasady i tryb postępowania z dokumentacją biurową ( instrukcji archiwalnej).

         Akta dotyczące działalności Rady Miasta, Zarządu i komisji z lat 1990 - 2002 zostały uporządkowane i oprawione w formie książkowej ale nie zostały sporządzone spisy treści, o których mowa w § 47 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej. Akta te są przechowywane w szafach pracownic obsługujących organy miasta.

         

6.                 Udostępnianie informacji publicznej.

 

          1) W dniu 16 czerwca 2003 roku burmistrz zawarł z Politechniką Białostocką umowę w sprawie utrzymywania i obsługi Biuletynu Informacji Publicznej ( akta kontroli str. 49 - 50).

          Z wydruku strony tytułowej i innych niektórych stron  BIP-u ( akta kontroli str. 51-56) wynika, że  publikowane w nim były podstawowe informacje podlegające publikacji.

          2) Na tablicy ogłoszeń umieszczone zostały informacje o miejscach, w których udostępniane są akty prawa miejscowego oraz dokumenty dotyczące realizacji zadań publicznych , w tym protokoły sesji i komisji.

          3) Opracowany został wzór wniosku w sprawie udostępniania danych oraz rejestr tych wniosków. Do dnia kontroli nie wpłynął żaden wniosek w tych sprawach. Z wydruku strony tytułowe BIP-u wynika natomiast, że informacjami opublikowanymi w biuletynie zainteresowały się 15.173 osoby.

          4) Jawność działania organów gminy omówiona została w części dotyczącej działalności Rady Miasta .

 

7.                 Realizacja wystąpienia z poprzedniej kontroli

 

          W wyniku kontroli przeprowadzonej w dniach 5-7 i 11 listopada 2002 roku Wojewoda Podlaski skierował do burmistrza miasta wystąpienie pokontrolne, które w niżej przedstawiony sposób zostało wykorzystane do doskonalenia działalności objętej tematyką kontroli:

1.                 Te upoważnienia do podejmowania decyzji, które wręczone zostały po otrzymaniu wystąpienia pokontrolnego zawierają już wyszczególnienie ( chociaż nadal zbyt ogólne) grup spraw, co do których pracownicy mają prawo do podejmowania decyzji.

2.                 Tylko jedna komisja opracowała i to bardzo ogólny plan pracy obejmujący okres całej kadencji. Plan ten nie został przedłożony Radzie Miasta. Komisje nie przedstawiały też Radzie okresowych sprawozdań o swojej działalności. Komisja Rewizyjna ( jak również pozostałe komisje) nie przeprowadzała kontroli. 

3.                 W kontrolowanym okresie wpłynęła 1 skarga, która zarejestrowana została w centralnym rejestrze skarg i wniosków. Termin jej załatwienia do dnia kontroli  jeszcze nie upłynął.

4.                 Nadal brak regulacji w przedmiocie postępowania ze skargami i wnioskami obywateli w sprawach należących do kompetencji Rady Miasta.

5.                 Objęte wyrywkowym badaniem sprawy indywidualne z zakresu administracji publicznej załatwiane były terminowo a w przypadku przekroczenia terminów strony były informowane o przyczynach zwłoki i nowym terminie załatwienia spraw. 

6.                 Brak nadal instrukcji w sprawie zasad i trybu postępowania z dokumentacja biurową.

7.                 W zakresie stosowania instrukcji kancelaryjnej ustalono, że:

-                     nadal brak regulacji dotyczących zasad sporządzania protokołów posiedzeń komisji powołanych przez Radę Miasta,

-                     w znakowaniu spraw popełniane są nadal błędy omówione w części dotyczącej prowadzenia dokumentacji biurowej,

-                     pieczątki nagłówkowe i do podpisu stosowane są co do zasady zgodnie z regułami ustalonymi w instrukcji kancelaryjnej, jednakże treść pieczątek nagłówkowych odbiega od wzorów ustalonych w instrukcji ( brak w nich adresów).

 

          Wyniki kontroli omówione zostały w dniu  6 kwietnia  2004 roku z burmistrzem miasta i sekretarzem.

 

         Burmistrz  poinformowany został o  prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń co do treści zawartej w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole ustaleń  w terminie 7 dni od dnia podpisania protokołu .

 

          Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

 

          Protokół niniejszy sporządzony został w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu otrzymuje burmistrz miasta Augustów.

 

         O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu do książki kontroli Urzędu Miasta Augustów pod pozycją  1 w 2004 roku. 

 

 

 

 

 

Burmistrz                                       Starszy Inspektor Wojewódzki

podpis nieczytelny                             podpis nieczytelny

Leszek Cieślik                                Czesław Czerwiński


Publikator: Wioletta Prześniak Data utworzenia:  2004-05-14 00:00:00
Data publikacji:  2004-05-14 00:00:00
Data modyfikacji:  2004-05-14 00:00:00 


Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl