P R O T O K Ó Ł

 

z kompleksowej kontroli finansowej przeprowadzonej w Kuratorium Oświaty w Białymstoku 15-950 Białystok, ul. Rynek Kościuszki 9, tel. 7416194  REGON 006473001 w dniach 09.02-31.03.2004 r. przez P. Elżbietę Aleksiejuk starszego inspektora wojewódzkiego.

            Kontrolę przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Podlaskiego Nr 1/04 z dnia 02.02.2004 r. obejmując zagadnienia finansowo-gospodarcze za okres 2002-2003 r., określone tematyką kontroli.

 

 

A. USTALENIA OGÓLNE

 

1. Kuratorium Oświaty w Białymstoku jest państwową jednostką budżetową wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej w województwie podlaskim.

Kuratorium Oświaty działa na podstawie:

─      ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty  (Dz.U. z 1996 r. Nr 67, poz. 329 z późn. zm.),

─      rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 grudnia 1998 r.  w sprawie organizacji kuratoriów oświaty oraz zasad tworzenia ich delegatur (Dz.U. Nr 164, poz. 1169),

─      Statutu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku,

─      regulaminu Kuratorium Oświaty w Białymstoku ustalonego w dniu 17 maja 2002 r. przez Podlaskiego Kuratora Oświaty, zatwierdzonego  Zarządzeniem Nr  62/02 Wojewody Podlaskiego z dnia 24 maja 2002  r.

Kuratorium jest aparatem pomocniczym Kuratora, służącym do wykonywania zadań w zakresie oświaty wynikających z ustawy i przepisów odrębnych.

W skład Kuratorium wchodzą następujące wydziały i wyodrębnione stanowiska pracy:

 

1)     Wydział Nadzoru Pedagogicznego, w skład którego wchodzą:

a)      Oddział w Łomży

b)     Oddział w Suwałkach

 

2)     Wydział Organizacyjno-Kadrowy

3)     Zespół Finansowo-Księgowy

4)     Główny Księgowy

5)     Radca Prawny

6)     Samodzielne stanowisko ds. Obronnych

7)     Koordynator Edukacji Informatycznej.

   Szczegółowe zakresy zadań w/w komórek organizacyjnych określa cytowany

   wcześniej regulamin organizacyjny.

 

 

 

2. Podlaskim Kuratorem Oświaty jest Pani Zofia Trancygier Koczuk powołana na to stanowisko z dniem 6 lutego 2002 roku przez Wojewodę Podlaskiego - pismo ON.II.1120-1/02 z dnia 06.02.2002 r.
3. Pełnienie obowiązków Gł. Księgowego od dnia 13 września 1999 r. powierzono Pani Halinie Popławskiej  na podstawie pisma KO.III.111-331/99
   z dnia 13.09.1999 r. Od dnia 1 czerwca 2003 r. do zakończenia urlopu macierzyńskiego i wypoczynkowego p.o. Gł. Księgowej Pani Haliny Popławskiej, zastępstwo pełniła Pani Nina Zacharewicz na podstawie upoważnienia Podlaskiego Kuratora Oświaty RP.0122/5/03 z dnia 02.06.2003 r.
4. Kontrole finansowo-gospodarcze przeprowadzone w Kuratorium w ostatnich 3 latach

 

          w 2003 r.

 

-        Elżbieta Aleksiejuk starszy inspektor wojewódzki  Wydział Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w dniach 03-07.11.2003 r. kontrola finansowa problemowa na podstawie art. 28b ustawy o finansach publicznych

 

      w 2002 r.

 

-        Andrzej Czaban inspektor Wydziału Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w dniach 26.11-28.11.2002 r.  Kontrola finansowa problemowa na podstawie art. 28b ustawy o finansach publicznych,

-        Tomasz Pomian inspektor  k.p. NIK Delegatura w Białymstoku w dniach 02.04.-10.05.2002 r. kontrola prawidłowości regulowania zobowiązań wymagalnych zaciągniętych przez jednostki oświatowe

 

w 2001 r.

 

-        Janina Bryndza starszy inspektor Wydziału Finansowego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w dniach 24.09- 6.11.2001 r. kontrola finansowo-gospodarcza za lata 1999-2000 r.

-        Tomasz Suchowierski NIK Delegatura w Białymstoku w dniach 21.02-23.03.01 r. Wykonanie planu finansowego  w 2000 r.

-        Elżbieta Aleksiejuk inspektor wojewódzki, Wydział Finansowy Podlaskiego  Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku w dniach 16.02, 19.02 i 20.02. 2001 r. kontrola sposobu rozliczenia II edycji grantów edukacyjnych,

-        Maria Żukowska, Waldemar Dobrzyniewicz Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku  w dniach 17-19.01 i 22.01.2001 r. sposób rozdysponowania II edycji grantów edukacyjnych.

 

 

 

 

B. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE:

 

            Tematyka kontroli:

 

                                     I.      Gospodarka pieniężna

                                  II.      Rozrachunki i roszczenia

                               III.      Wydatki

                               IV.      Środki rzeczowe

                                  V.      Księgowość i sprawozdawczość

                               VI.      Kontrola wewnętrzna

 

Z uwagi na fakt, iż gospodarka pieniężna i kontrola wewnętrzna były przedmiotem równolegle przeprowadzonej w Kuratorium kontroli problemowej przez Wydział Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w dniach 25.02.-12.03.2004 r., w niniejszej kontroli pominięto te zagadnienia.

 

II. ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA

 

      Na podstawie dokumentów księgowych i źródłowych urządzeń analitycznych kontrolą zostały objęte zobowiązania i należności figurujące na kontach rozrachunkowych  zespołu 2 wg stanu na koniec 2002 r. i 2003 r.

 

1.      Salda zobowiązań na koniec 2002 r. zgodnie ze sporządzonym bilansem wynosiły

-        zobowiązania długoterminowe                         1.003.723,14 zł

-        zobowiązania krótkoterminowe                          253.595,17 zł

z tego:

-        zobowiązania z tytułu dostaw i usług                    10.351,54 zł

-        zobowiązania z tytułu ubezpieczeń

społecznych                                                             66.094,06 zł

-        zobowiązania z tytułu wynagrodzeń                     171.956,99 zł

-        sumy obce (depozytowe, zabezpieczenie

                          wykonania umów)                      5.192,58 zł

Na koncie syntetycznym 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" wykazano zobowiązania w systemie komputerowym FK na kwotę 10.280,01 zł

oraz należności na kwotę 569,16 zł. Powyższe salda zostały skorygowane odpowiednio na kwotę 10.351,54 zł i 640,69 zł i w takiej wysokości wykazane w bilansie.

Zaistniała różnica wynikła z faktu jednoczesnego wystąpienia u jednego z kontrahentów tj. Starostwa Powiatowego w Suwałkach zobowiązań na kwotę  71,53 zł i należności na kwotę 640.69 zł, które system komputerowy wykazał jako per saldo. Szczegółowy wykaz zobowiązań zawierają akta kontroli str. 1. Były  to zobowiązania krótkoterminowe z tytułu bieżącej działalności jednostki, które zostały uregulowane w miesiącu styczniu 2003 r.

            Na koncie syntetycznym 229 "Rozrachunki publiczno-prawne" wykazano zobowiązania na kwotę 66.094,06 zł wobec ZUS Białystok, z tego z tytułu pobranych składek ubezpieczenia społecznego od wypłaconych wynagrodzeń za m-c grudzień 2002 r. na kwotę 31.135,20 zł oraz z tytułu naliczonej "13-tki" za rok 2002 na kwotę 34.958,86 zł. Składki za m-c grudzień 2002 r. uregulowane zostały w dniu 03.01.2003 r., natomiast od wypłaconej "13-tki" w dniu 04.03.2003 r.

 

            Na koncie syntetycznym 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" wykazano zobowiązania na kwotę 171.956,99 zł z tytułu naliczonej "13-tki" za rok 2002 (poz. ks. 643 Pk z dn. 17.01.2003 r.).  Zobowiązanie uregulowano przelewem w dniu 14.02.2003 r. oraz częściowo wypłatę z kasy - Rk nr 8 za okres 12-16.02.2003 r. Szczegółowy wykaz zobowiązań na koncie 229 i 231 zawierają akta kontroli str. 2.

                        Na koncie syntetycznym 240 "Pozostałe rozrachunki" wykazano zobowiązania na kwotę 1.008.915,72 zł

z tego:

 

-        II Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście na kwotę 733.454,43 zł

-        Urząd Skarbowy Katowice na kwotę                                       270.268,71 zł

Są to zobowiązania długoterminowe, z tytułu zaciągniętych zobowiązań  przez Oświatę do dnia 31.12.1998 r.

Wyjaśnienia Gł. Księgowej w powyższej sprawie oraz wykaz zobowiązań stanowią akta kontroli str. 3-5.

 

Na koncie analitycznym 240-2 "Sumy depozytowe" wykazano zobowiązania na kwotę 5.192,58 zł. Konto 240-2 koresponduje z kontem 139 "Inne rachunki bankowe". Do konta 139 "Inne rachunki bankowe" nie była prowadzona ewidencja szczegółowa zapewniająca podział wydzielonych środków na rodzaje, a także według kontrahentów oraz do konta 240 zapewniająca ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych tytułów. Jest to niezgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. z dnia 28 grudnia  2001 r. ) oraz z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości (t.j. z 2002 r. Dz.U. Nr 76 poz. 694 ze zmianami). Sporządzony przez Gł. Księgową stan środków depozytowych na koncie 139 "Inne rachunki bankowe" na koniec 2002 r. zawierają akta kontroli str. 6-7. Jednocześnie stwierdzam niezgodność na koniec 2002 r. między stanem konta 139 "Inne rachunki bankowe" i stanem konta analitycznego 240-2. "Sumy depozytowe" na kwotę 24,67 zł (stan konta 139-5.217,25 zł,  stan konta 240-2 - 5.192,58 zł).

 

 

 

 

2.     Salda należności na koniec 2002 r.  zgodnie ze sporządzonym bilansem wynosiły

w zł

 

-        należności z tytułu dostaw i usług                                           640,69

-        pozostałe należności                                                          91.594,49

 

Na koncie syntetycznym 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" wykazano należności na kwotę 640,69 zł z tytułu nadpłaconego czynszu za m-c listopad 2002 r. Starostwu Powiatowemu w Suwałkach za wynajmowany lokal Oddziału Kuratorium w Suwałkach. Należność uregulowana poprzez potrącenie o tę kwotę zaliczki na poczet najmu pomieszczeń za m-c styczeń 2003 r. (czynsz do zapłaty według faktury VAT nr 5/K/2003  na kwotę 3037,76 zł przelano w dniu 14.01.2003 r. w wysokości 2.397,07 zł.

 

Na koncie syntetycznym 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" wykazano należności na kwotę 91.594,49 zł z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych, które są spłacane w systemie miesięcznych potrąceń na listach płac pracowników, natomiast  wpłatą do kasy lub przelewem na rachunek bankowy funduszu przez emerytów i rencistów - wyjaśnienia  Gł. Księgowej - akta kontroli str. 8

Szczegółowy wykaz należności zawierają akta kontroli str. 9.

Zobowiązania Kuratorium wykazane w sprawozdaniach rocznych Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za rok 2002 zgodne są z ewidencją księgową. Zobowiązania długoterminowe wobec II Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście na kwotę 733.454,43 zł oraz wobec Urzędu Skarbowego  w Katowicach na kwotę 270.268,71 zł wykazane zostały w dz. 801 rozdz. 80195 w § 5030 jako zobowiązania wymagalne. Innych zobowiązań wymagalnych jednostka nie wykazała. Stwierdzone rachunki z wymagalnym terminem  zapłaty w m-cu grudniu 2002 r. posiadają zamieszczony stempel wpływu do Kuratorium w m-cu styczniu roku następnego np. poz. ks. 629 Fa VAT nr 1091/AK-4/02 z dnia 02.12.2002 r. wystawiona przez Programowanie Komputerów Bohdan Orłowski Konstancin  Jeziorna za trzydziestą drugą aktualizację książki "Poradnik dyrektora i księgowego szkoły" na kwotę 104,00 zł z terminem płatności 7 dni posiada zamieszczony stempel wpływu do Kuratorium w dniu 02 stycznia 2003 r. i poz. ks. 630 Fa VAT nr 1089/AK-4/02 z dnia 02.12.2002 r.  wystawiona j.w. za trzydziestą drugą aktualizację książki "Poradnik dyrektora i księgowego" na kwotę 104,00 zł posiada również zamieszczony stempel wpływu do Kuratorium w dniu 02 stycznia 2003 r. Kserokopie powyższych rachunków oraz sprawozdań Rb-28  za rok 2002 z wykonania wydatków w dz. 801 rozdz. 80136 i 80195 stanowią akta kontroli str. 10-13.

3.           Salda zobowiązań na koniec 2003 r. zgodnie z syntetyką i analityką kont rozrachunkowych (do momentu kontroli tego zagadnienia nie zakończono prac nad bilansem za 2003 r.)  wynosiły.

 

 

Na koncie syntetycznym 201 "Rozrachunki z dostawcami i odbiorcami" wykazano zobowiązania na kwotę 10.231,65 zł. Były  to zobowiązania krótkoterminowe z tytułu bieżącej działalności Kuratorium, które zostały uregulowane w m-cu styczniu 2004 r. Szczegółowy wykaz zobowiązań zawierają akta kontroli str. 14.

 

Na koncie syntetycznym 225 "Rozrachunki z budżetami" wykazano zobowiązania na kwotę 22.298,60 zł z tytułu nieodprowadzonego podatku dochodowego od osób fizycznych za m-c grudzień 2003 r. Zobowiązanie uregulowane przelewem w dniu 16.01.2004 r.

 

Na koncie syntetycznym 229 "Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne" wykazano zobowiązania wobec ZUS na kwotę 115.770,89 zł z  tego z tytułu należnych składek od wypłaconych wynagrodzeń za miesiąc grudzień 2003 r. na kwotę 73.161,22 zł oraz z tytułu składek od naliczonej "13-tki" za rok 2003 na kwotę 42.609,67 zł. Szczegółowy wykaz zobowiązań zawierają akta kontroli str. 15.

 

Na koncie syntetycznym 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" wykazano zobowiązania na kwotę 247,30 zł z tytułu nieopłaconych delegacji pracowników z m-ca grudnia 2003 r. Zobowiązanie uregulowane przelewem oraz wypłatą z kasy w dniu 27.01.2004 r.

 

 

Na koncie syntetycznym 231 "Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń" wykazano zobowiązania na kwotę 216.512,98 zł z tytułu naliczonego dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. "13-tki" za 2003 r. Zobowiązanie uregulowane przelewem w dniu 29.01.2004 r.

 

Na koncie syntetycznym 240 "Pozostałe rozrachunki" wykazano zobowiązania na kwotę 1.011.955,57 zł z tego:

-        II Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście na kwotę            733.454,43 zł

-        Urząd Skarbowy Katowice na kwotę                                       270.268,71 zł

 

Są to zobowiązania długoterminowe zaciągnięte w 1995 r. przez placówki oświatowe - akta kontroli str. 16,

-        Zobowiązania z tytułu sum depozytowych na kwotę 8.232,43 zł, wykazane na koncie analitycznym 240-2. Konto 240-2 koresponduje z kontem 139 "Inne rachunki bankowe". Do konta 139 nie była prowadzona podobnie jak w 2002 r., ewidencja szczegółowa zapewniająca podział wydzielonych środków na rodzaje, a także według kontrahentów oraz do konta 240 zapewniająca ustalenie rozrachunków, roszczeń i rozliczeń z poszczególnych  tytułów. Konto 139 wykazuje niezgodność z kontem 240-2 o kwotę 24,67 zł.

Sporządzony przez Gł. Księgową stan środków depozytowych na koncie 139 "Inne rachunki bankowe" na koniec 2003 r. zawierają akta kontroli
str. 17-18.

 

4.           Salda należności na koniec 2003 r. wynosiły 96.288,32 zł.

 

Na koncie syntetycznym 234 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" wykazano należności na kwotę 96.288,32 zł z tytułu udzielonych pożyczek mieszkaniowych, które są spłacane w systemie miesięcznych potrąceń na listach płac pracowników oraz wpłatą do kasy lub przelewem na rachunek bankowy funduszu przez emerytów i rencistów (akta kontroli str. 19).

 

5.           Na koniec 2002 i 2003 r. Kuratorium nie miało żadnych należności zasądzonych, co wynika ze złożonego oświadczenia przez p.o. Gł. Księgowego P. Halinę Popławską (akta kontroli str. 20).

 

6.            Zobowiązania ogółem wykazane w sprawozdaniach rocznych Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za rok 2003 zgodne są
z ewidencją księgową, w tym zobowiązania wymagalne wobec urzędów skarbowych na kwotę 1.003.723,14 zł. Stwierdzone rachunki z wymagalnym terminem zapłaty do końca grudnia 2003 r. posiadają zamieszczony stempel wpływu do Kuratorium w m-cu styczniu 2004 r. np. poz. ks. 547 Fa VAT nr 5181/2003 z dnia 22.12.2003 r. wystawiona przez Urząd Miejski w Białymstoku za uzgodnienie dokumentacji projektowej na kwotę 30,00 zł z terminem płatności 31.12.2003 r.  posiada zamieszczony stempel wpływu w dniu 15.01.2004 r.

Kserokopie w/w rachunku oraz sprawozdań rocznych Rb-28 z wykonania planu wydatków w 2003 r. w dz. 801 rozdz. 80136 i 80195 stanowią akta kontroli str. 21-23.

Jednocześnie należy stwierdzić, iż prowadzona ewidencja  zobowiązań nie uwzględnia stanu zobowiązań według podziałek klasyfikacji budżetowej, co wynika z § 12 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz .U. nr 153, poz. 1752).

 

7.                 Regulowanie zobowiązań wobec ZUS O/B-stok z tytułu należnych składek ubezpieczenia społecznego i funduszu pracy w latach 2002 i 2003 zawierają akta kontroli str. 24-25.

Ze sporządzonych zestawień wynika, iż w  2002 r. składki ubezpieczenia społecznego odprowadzane były terminowo na rachunek ZUS tj. do 5-tego dnia miesiąca następnego po miesiącu wypłaty wynagrodzeń,  zgodnie z art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. Nr 137 poz. 887 ze zm.) i art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 6.02.1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym (Dz.U. Nr 28, poz. 153 ze zmianami) a od 1 kwietnia 2003 r. z art. 29 ust. 1 ustawy z dnia
23 stycznia 2003 r.  o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz.U. Nr 45 poz. 391 ze zm.). W 2003 r. część składek Funduszu Pracy za miesiąc lipiec w wysokości 2.359,42 zł odprowadzona została w dniu 07.08.2003 r. , a więc po obowiązującym  terminie.

Ponadto stwierdzono niezgodności kwot ubezpieczenia zdrowotnego wykazanych w deklaracjach ZUS za miesiące październik, listopad i grudzień 2002 r. z naliczeniem ubezpieczenia zdrowotnego zaewidencjonowanym na koncie 229 "Pozostałe rozrachunki  publiczno-prawne". I tak:

 

w miesiącu październiku

 

-        według deklaracji 01/10 z dn. 30.10.2002 r. w kwocie 13.663,34 zł i w takiej wysokości przelane na rachunek ZUS w dniu 05.11.2002 r.

-        naliczone według ewidencji na koncie 229 w kwocie 13.802,84 zł różnica  - 139,50 zł

 

w miesiącu listopadzie

 

-        według deklaracji 01/11 z dn. 26.11.2002 r. w kwocie 17.025,75 zł

-        według deklaracji 02/11 z dn. 12.12.2002 r. w kwocie 17.025,75 zł

i w takiej wysokości przelane na rachunek ZUS w dniu 05.12.2002 r.

-        naliczone według ewidencji na koncie 229 w kwocie 16.816,49 zł różnica + 209,26 zł

 

w miesiącu grudniu

 

-        według deklaracji 01.12.2002 r. z dn. 30.12.2002 r. w kwocie 15,804,50 zł i w takiej wysokości przelane na rachunek ZUS w dniu 30.12.2002 r.

-        naliczone według ewidencji na koncie 229 w kwocie 15.874,26 zł

Wyjaśnienie Gł. Księgowej  w powyższej sprawie stanowi akta kontroli str. 26.

Ogółem kwota naliczonych składek ubezpieczenia zdrowotnego w okresie październik - grudzień 2002 r. w wysokości 46.493,59 zł została przelana w pełnej wysokości na rachunek ZUS.

Drobna różnica wystąpiła także w m-cu lipcu 2002 r. W deklaracji ZUS za m-c lipiec wykazano kwotę ubezpieczenia zdrowotnego  w wysokości 13.762,60 zł, natomiast naliczenie według ewidencji na koncie 229 wynosi 13.762,80 zł Ponadto drobne różnice wystąpiły między kwotą ubezpieczenia społecznego naliczoną i wykazaną w deklaracji ZUS np. w miesiącu kwietniu naliczona składka w wysokości 65.043,25 zł, wykazana w deklaracji 65.043,27 zł, w m-cu maju naliczona 65.184,05 zł, wykazana w deklaracji 65.184,04 zł, w m-cu lipcu naliczona 63,490,45 zł wykazana w deklaracji 63.490,44 zł.

Należy również zwrócić uwagę, iż na deklaracjach korygujących sporządzonych na podstawie pisma ZUS Nr DUS-II/60/2003 z dnia 30.01.2003 r. : nr 2 za m-c październik z dnia 4.02.2003 r., nr 3 za m-c listopad z dn. 04.02.2003 r. oraz nr 2 za m-c grudzień z dnia 4.02.2003 r. brak jest zamieszczonej pieczątki i podpisu płatnika oraz pieczątki imiennej i podpisu Gł. Księgowego, natomiast na deklaracji nr 2 za m-c listopad brak jest pieczątki imiennej i podpisu Gł. Księgowego (jest pieczątka Kuratorium Oświaty oraz pieczątka imienna i podpis V-ce Kurator). Kserokopie deklaracji ZUS za okres X-XII 2002 r. stanowią akta kontroli str. 27-41.

W m-cu lipcu 2003 r. należne składki ZUS przelane zostały w wysokości wykazanej w deklaracji nr 1 z dnia 28.07.2003 r. tj. składki ubezpieczenia społecznego w wysokości 65.739,83 zł, składki ubezpieczenia  zdrowotnego w wysokości 12.850,39 zł i składki funduszu pracy w wysokości 4.759,42 zł zgodnie z naliczeniem na koncie 229. W dniu 29.08.2003 r. sporządzona została deklaracja nr 2 za m-c lipiec w której wykazano składki ubezpieczenia społecznego w wysokości 64.157,66 zł., ubezpieczenia zdrowotnego w wysokości 12.826.58 zł i funduszu pracy w wysokości 4.759,42 zł. Zarówno na  deklaracji korygującej, jak i na załączonych drukach ZUS PRCX i ZUS PRSA brak jest wymaganych podpisów i pieczęci. Również w m-cu sierpniu 2003 r. należne składki ZUS przelane zostały w wysokości wykazanej w deklaracji nr 1 z dnia 27.08.2003 r. tj. składki ubezpieczeń społecznych  w wysokości 100.305,00 zł, składki ubezpieczenia zdrowotnego w wysokości 19382,52 zł i składki funduszu pracy 7.275,42 zł zgodnie z naliczeniem na koncie 229. W dniu 24.11.2003 r. sporządzona została deklaracja nr 2 za m-c sierpień 2003 r.  w której wykazano składki ubezpieczenia społecznego w wysokości 98994, 86 zł, ubezpieczenia zdrowotnego w wysokości 19.434,93 zł , funduszu pracy w wysokości  7.275,42 zł. Na sporządzonej deklaracji korygującej i załącznikach brak wymaganych podpisów i pieczęci.

 

 

III.             WYDATKI:

 

1.      Wydział Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku  pismem FB.II.3011-45/02 z dnia 17.04.2002 r. poinformował Kuratorium Oświaty w Białymstoku o ostatecznych kwotach wydatków budżetowych na 2002 r. (dochody nie były planowane) wynikających z układu wykonawczego budżetu Wojewody Podlaskiego na 2002 r.  W oparciu o powyższe pismo Kuratorium Oświaty sporządziło plany finansowe wydatków budżetowych w szczegółowości działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej, które w dniu 26.04.2002 r. zostały zatwierdzone przez Podlaskiego Kuratora Oświaty.

W ciągu roku budżetowego dokonywane były zmiany w planie finansowym Kuratorium na podstawie decyzji Wojewody Podlaskiego, bądź zarządzeń wewnętrznych Podlaskiego Kuratora Oświaty, w ramach udzielonego przez Wojewodę Podlaskiego upoważnienia kierownikom podległych jednostek do dokonywania przeniesień planowanych wydatków budżetowych, między paragrafami na podstawie Zarządzenia nr 38/02 z dnia 12 kwietnia 2002 r. W wyniku korekt plan wydatków ogółem zwiększył się do kwoty 5.700.186 zł. Wykonanie planowanych wydatków ogółem na koniec 2002 r. wyniosło 5.675.428,75 zł tj. 99,6 % planu zgodnie ze sprawozdaniem Rb-28 na 31.12.2002 r. co przedstawia poniższa tabela.

 

Dział        Rozdział  Nazwa rozdziału          Plan po zm.    Wykonanie      % wyk    Różnica wyk.

                                                                                                                                     do planu       

                                                                                                                                         

801        80136        Kuratoria Oświaty        3.381.553      3.379.153       100              -   2.400      

 

801        80195        Pozostała działalność    1.041.728      1.023.478         98,2           - 18.250

                               /komisje, nagrody

                                Kuratora

                                 ZFŚS

                                emerytów i rencistów

                                scentralizowany w

                                Kuratorium

    

854        85412        Kolonie i obozy oraz        619.000         619. 000       100                      -

                                 inne formy wypoczynku

                                 dzieci i młodzieży szkolnej

 

854        85495         Pozostała działalność

                                 (ZFŚS emerytów

                                   i rencistów)                          3.392          3. 392         100

854       85415           Pomoc materialna

                                 dla uczniów                       424.816       424.816          100

 

854        80146          Dokształcanie i dosko-

                                   nalenie nauczycieli          229.697     225.589,75      98,2         - 4.107,25

 

OGÓŁEM:                                                      5.700186    5.675.428,75    99,6          -24.757,25

 

 

Z powyższego zestawienia wynika, iż w niektórych rozdziałach plan wydatków budżetowych nie został wykonany. I tak w rozdz. 80136 Kuratoria Oświaty i w rozdz. 80195 Pozostała działalność wykonanie wydatków poniżej planu spowodowane zostało blokadą środków budżetowych przez Wojewodę Podlaskiego  na wniosek Podlaskiego Kuratora Oświaty, natomiast niewykorzystana kwota w wysokości  4.107,25 zł w rozdziale 80146 została zwrócona na rachunek Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.

Szczegółowe wykonanie wydatków budżetowych Kuratorium w 2002 r. przedstawiają akta kontroli str.  42-47.

 

2.       Wydział Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku pismem FB.II.3011-1/03 z dnia 16.01.2003 r. (wpłynęło do Kuratorium 17.01.2003 r.) poinformował Kuratorium Oświaty w Białymstoku o ostatecznych kwotach wydatków na 2003 r. (dochodów nie planowano), wynikających z układu wykonawczego budżetu Wojewody Podlaskiego. W oparciu o powyższe pismo Kuratorium Oświaty sporządziło plany finansowe wydatków budżetowych w szczegółowości działów, rozdziałów i paragrafów klasyfikacji budżetowej, które w dniu 24.01.2003 r. zostały zatwierdzone przez Podlaskiego Kuratora Oświaty. Założone w ustawie budżetowej kwoty wydatków były kilkakrotnie  korygowane na podstawie decyzji Wojewody Podlaskiego oraz zarządzeń wewnętrznych Podlaskiego Kuratora Oświaty, w ramach posiadanych uprawnień w tym zakresie. Zmiany w planie finansowym dotyczyły głównie zwiększenia wydatków budżetowych w tym:

w rozdz. 80136 z tytułu

 

-        sfinansowania 12-miesięcznych skutków wdrożonego od 1 października 2002 r. III etapu nowego systemu wynagrodzeń pracowników pedagogicznych zatrudnionych w Kuratorium na kwotę 205.027 zł,

-        sfinansowania całorocznych skutków podwyższenia wynagrodzeń dla nauczycieli zatrudnionych na stanowiskach pedagogicznych
w Kuratorium, w związku z uzyskaniem w 2002 r. wyższego stopnia awansu zawodowego zgodnie z postanowieniami ustawy - Karta Nauczyciela na kwotę 22.284 zł,

-        sfinansowania podwyżki wynagrodzeń dla nauczycieli zatrudnionych na stanowiskach pedagogicznych w Kuratorium, w związku
z uzyskaniem w 2003 r. wyższego stopnia awansu zawodowego zgodnie z postanowieniami ustawy - Karta Nauczyciela na kwotę 189.467 zł,

-        uzupełnienia wydatków pozapłacowych Kuratorium w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania jednostki

w rozdz. 80195 z tytułu:

-        sfinansowania wypłaty świadczeń socjalnych nauczycieli (emerytów i rencistów), którzy swój fundusz scentralizowali w Kuratorium na kwotę 315.799 zł  

-      sfinansowania w ramach wdrażania reformy oświaty prac komisji kwalifikacyjnych i egzaminacyjnych w sesji letniej powołanych do przeprowadzenia postępowania kwalifikacyjnego związanego z awansem zawodowym nauczycieli na kwotę 207.236 zł,

 

w rozdz. 85415 z tytułu:

 

-      sfinansowania stypendiów Prezesa Rady Ministrów dla uczniów szczególnie uzdolnionych  na kwotę 424.920 zł.

 

W wyniku korekt plan wydatków ogółem zwiększył się do kwoty 6.414.477 zł  i zgodnie ze sprawozdaniem Rb-28 na 31.12.2003 r. wykonany został w pełnej wysokości , co przedstawia poniższa tabela.

 

 

 

 

 

 

Wykonanie planu finansowego wydatków budżetowych w 2003 r.

 

 

dział	rozdział	Nazwa rozdziału	Plan po zmianach	Wykonanie	%
801	80136	Kuratoria Oświaty	4.019.578	4.019.578	100
801	80146	Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli	228.700	228.700	100
801	80195	Pozostała działalność	1.098.847	1.098.847	100
854	85412	Kolonie i obozy oraz inne formy wypoczynku dzieci i młodzieży szkolnej, a także szkolenia młodzieży	639.000	639.000	100
	85415	Pomoc materialna dla uczniów	424.920	424.920	100
	85495	Pozostała działalność	3.432	3.432	100
-	-	OGÓŁEM:	6.414.477	6.414.477	100

 

 

 

Szczegółowe zestawienie poniesionych wydatków budżetowych w 2003 r.  przedstawiają akta kontroli  str. 48-55.

 

 

3.     Analityka wydatków budżetowych prowadzona jest w systemie księgowań komputerowych  za miesiąc i narastająco od początku roku.  Dane wykazane
w sprawozdaniach rocznych Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa na 31.12.2002 r. oraz na 31.12.2003 r. zgodne są  z ewidencją analityczną konta 130 subkonto wydatków.

 

4.      Gospodarka paliwowa

 

Gospodarka paliwowa w Kuratorium dokumentowana jest kartami drogowymi oraz fakturami za zakupione paliwo. Stosowane są  karty drogowe miesięczne, w których rejestrowana jest praca pojazdu i kierowcy w danym dniu  miesiąca. Jak wynika z ewidencji księgowej zakup benzyny i olejów napędowych do samochodów służbowych księgowany jest bezpośrednio w koszty np. Rk nr 51 za okres 01-08.12.2002 r. zestawienie opłaconych rachunków za materiały pędne na kwotę 981,55 zł, zadekretowane 400-80136421/101. Na koniec roku przeprowadzana jest  inwentaryzacja stanu paliwa w samochodach służbowych i przeksięgowywana na konto 310 "Materiały".

 

 

 

 

5. Dochody budżetowe

 

W Kuratorium Oświaty w Białymstoku dochody budżetowe na 2002 i 2003 r. nie były planowane.

W 2002 r.  zgodnie ze sprawozdaniem rocznym Rb-27 z wykonania dochodów budżetowych osiągnięto dochody w kwocie          2.109 zł

w tym:

 

§ 069                                                             90 zł

  (opłaty za nostryfikację świadectwa)

 

§ 075

(dochody z najmu i dzierżawy)                1.610 zł

 

§ 083

(opłaty za reklamę)                                       175 zł

 

§ 097

(wpływy z różnych dochodów)                  234 zł

 

Razem:                                                        2.109 zł

 

zaś w 2003 r.  w kwocie 952,70 zł, w tym:

 

§ 069                                                              60 zł

(opłaty za nostryfikację świadectwa)

§ 084

(wpływ ze sprzedaży samochodu osobowego Polonez) 892,70 zł

 

RAZEM:                                                                             952,70 zł

 

Na podstawie sprawdzonej ewidencji księgowej stwierdzam, iż dochody budżetowe były odprowadzane na bieżąco, z zachowaniem obowiązujących terminów w myśl Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budżetu państwa i szczegółowych zasad obsługi rachunków bankowych budżetu państwa oraz zakresu i terminów sporządzania przez Narodowy Bank Polski informacji i sprawozdań z wykonania budżetu państwa w ramach obsługi bankowej budżetu państwa (Dz.U. 122 poz. 1335) tj. według stanu środków na 15 dzień  miesiąca do dnia 20 danego miesiąca, według stanu na 25 dzień miesiąca do ostatniego dnia miesiąca.

 

 

 

 

 

IV.              ŚRODKI RZECZOWE

 

1.      Według bilansu otwarcia na 2002 r. stan środków trwałych brutto - konto 011 wyniósł 658.563,63 zł.

umorzenie środków trwałych                     589.966,52 zł

według  tabel amortyzacyjnych i zestawienia tabel amortyzacyjnych -analityka konta 071 - akta kontroli str. 56.

Stwierdza się, iż w systemie komputerowym FK, Kuratorium nie prowadzi analityki do konta 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych  i prawnych" w podziale na umorzenie środków trwałych i umorzenie wartości niematerialnych i prawnych.

Stąd wartości netto środków trwałych                                68.597,11 zł

w tym:

urządzenia techniczne i maszyny                                           61.506,23 zł

(wartość brutto 261.704,03 zł - umorzenie 200.197,80 zł)

środki transportu                                                                        1.182,58 zł

inne środki trwałe                                                                  5.980,30 zł

(wartość brutto 16.201,60 - umorzenie 10.293,30)

 

Jednostka posiadała na ewidencji w 2002 r. budynek administracyjny Kuratorium Oświaty  o wartości inwentarzowej brutto 301.745,03 zł oraz budynek garażowy o wartości inwentarzowej brutto 28.406,19 zł, oba całkowicie umorzone na kwotę 330.151,22 zł.

W okresie roku budżetowego 2002 zakres zmian w stanie środków trwałych przedstawiał się następująco:

 

Zwiększenia:                                                                 39.748,71 zł

w tym:

1)     otrzymane nieodpłatnie                                           35.042,40 zł

-        poz. ks. 560 - PK z dnia 29.11.2002 r. Przekazanie sprzętu komputerowego do użytkowania w Kuratorium Oświaty Oddział
w Łomży zgodnie z PT w załączeniu,  w załączeniu faks z dnia 6.02.2003 r. Kuratorium Oświaty O/Łomża - PT Ośrodka Doskonalenia Nauczycieli Łomża z dnia 12.12.2001 r. na podstawie rozporządzenia Dyrektora ODN z dnia 12.12.2001 r. znak ODN-I-335/01 przekazania Kuratorium  Oświaty w Białymstoku Oddział w Łomży  sprzętu komputerowego. Sprzęt powyższy jest w użytkowaniu Kuratorium Oświaty  od 2.02.1996 r. Strona przekazująca nieczytelny podpis data 17.12.2001 r. Strona przejmująca Wydział Szkolnictwa Podstawowego i Gimnazjalnego Kuratorium Oświaty w Białymstoku,

2) zakupy

-        poz. ks. 591   Przekazanie do użytkowania komputera do bankowości elektronicznej na kwotę  4.706,31 zł.

 

 

 

Zmniejszenia:                                                                             39.017,91 zł

 

-          poz. ks. 38 - PK z dnia 29.01.2002 r. Przeksięgowanie środków trwałych o wartości niższej niż 3.500 zł na pozostałe środki trwałe
w użytkowaniu  na kwotę 37.045, 17 zł. zgodnie z uregulowaniami wewnętrznymi Kuratorium - wyjaśnienie Gł. Księgowej akta kontroli
str. 57,

 

 

-        poz. ks. 649 Pk z dnia 31.12.2002 r.  korekta do poz. 750 z dnia 31.12.2001 r.  Wyksięgowanie  ze stanu drukarki o wartości inwentarzowej 1.972,74 zł.

                              Wn                                               Ma

było                        072               1.972,74                    013

winno być              071               1.972,74                    011

 

Stwierdzam, iż rozchód w/w drukarki o wartości inwentarzowej 1.972,74 zł został zaewidencjonowany w księdze inwentarzowej środków trwałych na str. 25 pod poz. 11 w 2001 r. W związku z powyższym na koniec 2001 r.
i początek 2002 r. nie było zgodności syntetyki z analityką konta 011. Świadczy to, iż książki inwentarzowe środków trwałych i pozostałych  środków trwałych nie były uzgadniane  na koniec 2001 r. z syntetyką kont 011 i 013.

Biorąc pod uwagę powyższe zwiększenia i zmniejszenia stan środków trwałych  brutto na 31.12.2002 r. wyniósł 659.294,43 zł, umorzenie środków trwałych (wg. analityki do konta 071 -tabele amortyzacyjne)  591.999,97 zł stad wartość netto środków trwałych 67.294,46 zł

w tym:

urządzenia techniczne i maszyny                                             63.654,38 zł

środki transportu                                                                     -

inne środki trwałe                                                                        3.640,08 zł

 

Konto 071 - Umorzenie środków trwałych i wartości niematerialnych
i prawnych

 

B.O. na 01.01.2002 r.                                                               605.086,47 zł

 

Zwiększenia                                                                                 41.290,99 zł

w tym:

-              poz. ks. umorzenie środków trwałych otrzymanych

       nieodpłatnie                                                                         9.982,30 zł

                                              

-              poz. ks. 646 naliczenie umorzenia za rok 2002            31.308,69 zł

z tego:

  1.182,58 samochody

                 27.618,26 maszyny i urządzenia

                   2.268,22 gr. VIII

                      239,63 wartości niematerialne i prawne (lokal mieszkalny)

 

                 Zmniejszenia                                                                              39.017,91 zł

                       

                  poz. ks. 38 umorzenie przeksięgowanych środków               37.045,17 zł

                   na pozostałe środki trwałe

poz. ks. 649 umorzenie drukarki przeksięgowanej

                    na pozostałe środki trwałe                                  1.972,74 zł

B.Z. na 31.12.2002 r.                                                               607.359,55 zł

 

Umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych na koniec 2002 r. wykazane w analityce do konta 071  tj. w tabelach amortyzacyjnych wynoszą odpowiednio:

 umorzenia środków trwałych                                                  591.999,97 zł

umorzenia wartości niematerialnych i prawnych

(lokal mieszkalny)                                                                        3.441,38 zł,

razem                                                                                          595.441,35 zł

a zatem stwierdzam  różnicę do stanu umorzeń wykazanych na koncie syntetycznym 071 w wysokości 11.918,20 zł. Ta sama różnica występuje również na początek 2002 r. tj. stan konta 071 na 01.01.2002 r. - 605.086,47 zł,

Stan umorzenia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych według analityki 593.168,27 zł (umorzenia środków trwałych - 589.966,52 zł,  umorzenia wartości niematerialnych i prawnych 3.201,75) stąd różnica w wysokości 11.918,20 zł między syntetyką i analityką konta 071 "Umorzenie środków trwałych  oraz wartości niematerialnych i prawnych".

 

Konto 020 - wartości niematerialne i prawne

                                                                                                    w zł

 

 

B.O. na 01.01.2002 r.                                                       47.840,09

Zwiększenia

-        poz. ks. 591 (zakup programu Windows)              293,69

-        poz. ks. 616 (zakup licencji komputerowych)    1.337,08

 

     ZMNIEJSZENIA                                                            -

   

     B.Z. na 31.12.02                                                     49.470,86

     Ewidencja szczegółowa do konta 020 "Wartości niematerialne i prawne"

prowadzona jest w księdze inwentarzowej środków trwałych.

Na bilans otwarcia na dzień 01.01.2002 r. wartości niematerialnych

i prawnych według ewidencji szczegółowej prowadzonej w książce inwentarzowej środków trwałych

składają się:

                                                                                                    w zł

-        wartości niematerialne i prawne B-stok    (str. 44)        13.620,-

-        wartości niematerialne i prawne O/Suwałki

(programy komputerowe + lokal mieszkalny

o wartości inwentarzowej 15.975,38 zł)                   22.301,89 zł

-     wartości niematerialne i prawne O/Łomża

      (programy komputerowe)                                           11.918,20 zł

      Razem:                                                                          47.840,09 zł

Tak więc stwierdzono zgodność syntetyki z analityką konta 020 "Wartości niematerialne i prawne" na początek 2002 r.

      Według ewidencji szczegółowej do konta 020 "Wartości niematerialne i prawne" prowadzonej w książce inwentarzowej środków trwałych, stan wartości niematerialnych i prawnych na koniec 2002 r. przedstawiał się następująco:

 

                                                                                                w zł

-  Kuratorium Oświaty w Białymstoku                         15.250,77

-  Oddział w Suwałkach                                        22.301,89

-  Oddział w Łomży                                                         11.918,20

                    Razem:                                                                      49.470,86

 

               Stąd też stwierdzam zgodność syntetyki z analityką konta 020 na koniec 2002 r.

 

               Konto 013  - Pozostałe środki trwałe

 

                                                                                                               w zł

              B.O. na 01.01.02                                                          289.777,82

            

              Zwiększenia                                                                          40.439,58

            

              w tym:

-        poz. ks. 38 przeksięgowanie środków trwałych o wartości niższej niż 3500 zł na kwotę 37.045,17 zł

Zakupy                                                                          3.394,41  zł

(poz. ks. 76.496,603,616)

Zmniejszenia                                                               8.228,35  zł

w tym likwidacja                                                        10.201,09 zł   

(poz. ks. 403, 499)                                                                 

 

-       poz. ks. 649 PK z dn. 31.12.2002 r. korekta do

     poz. ks. 750 z dn. 31.12.2001 r.

     wyksięgowanie drukarki                                           -    1.972,74 zł

 

B.Z. na 31.12.2002 r.                                                       321.989,05 zł

 

Konto 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

                                                                                                   w zł

 

B.O. na 01.01.2002                                                          311.002,53 zł

 

Zwiększenia                                                                  42.070,35 zł

Zmniejszenia                                                                  8.312,35  zł

B.Z. na 31.12. 2002 r.                                                 344.760,53 zł

 

Na saldo konta 072 składają się salda kont:

013 "Pozostałe środki trwałe" na kwotę                         321.989,05 zł

014 "Zbiory biblioteczne"       na kwotę                          1.194,20 zł

Razem:                                                                         323.183,25 zł

Różnica ze stanem konta 072                                            21.577,28 zł

 

      Jednocześnie należy stwierdzić, iż w Kuratorium prowadzona jest ewidencja szczegółowa środków trwałych oraz pozostałych środków trwałych w księgach inwentarzowych oddzielnie dla środków trwałych i pozostałych środków trwałych. Wszystkie programy komputerowe oraz lokal  mieszkalny stanowiące wartość konta 020 "Wartości niematerialne i prawne" zaewidencjonowane zostały w księdze inwentarzowej środków trwałych, które podlegają stopniowemu umorzeniu według stawek amortyzacyjnych określonych w załączniku do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, co wskazuje iż są to wartości niematerialne i prawne podlegające stopniowemu umorzeniu tak jak środki trwałe. Jednocześnie w tabeli amortyzacyjnej wartości niematerialnych
i prawnych  za 2002 r.  wykazany został tylko i wyłącznie lokal mieszkalny o wartości inwentarzowej brutto 15.975,38 zł, a następnie ujęty
w zestawieniu tabel amortyzacyjnych. Jak już stwierdzono wcześniej syntetyka konta 071 "Umorzenie środków trwałych oraz  wartości niematerialnych i prawnych" jest niezgodna z analityką o kwotę 11.918,20 zł. Z zapisów konta 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych  i prawnych" wynika, iż programy komputerowe zakupione w 2002 r. na kwotę 1630,77 zł i zaewidencjonowane w książce inwentarzowej środków trwałych zostały umorzone jednorazowo w pełnej wartości w miesiącu wydania ich do używania. Na podstawie powyższych ustaleń stwierdzam niezgodność syntetyki kont 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" i 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych"
z tabelami  amortyzacyjnymi oraz ewidencją szczegółową prowadzoną
w księdze inwentarzowej środków trwałych i księgach inwentarzowych pozostałych środków trwałych.

      Z wyjaśnienia ustnego p.o. Głównej Księgowej P. Haliny Popławskiej wynika, iż różnica między syntetyką i analityką konta 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" w wysokości 11.918,20 zł, to umorzenie wartości niematerialnych i prawnych Oddziału
w Łomży  natomiast różnica na koncie syntetycznym 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" w wysokości  21.577,28 zł, to umorzenie wartości niematerialnych i prawnych Kuratorium Oświaty w Białymstoku w wysokości 15.250,77 zł i Oddziału w Suwałkach pomniejszone o wartości lokalu mieszkalnego w wysokości 15.975,38 zł, który jest umarzany stopniowo i wykazany w tabelach amortyzacyjnych (ogółem wartości niematerialne i prawne 22.301,89 zł - 15.975,38 zł = 6.326,51 zł). Jak już wcześniej stwierdzono, nie wynika to z ewidencji analitycznej prowadzonej do kont 011, 020, 071
 i 013.

W myśl Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz .U. nr 153 poz. 1752) ewidencja szczegółowa prowadzona do kont 011 i 020  powinna umożliwić należyte  obliczenie umorzenia i amortyzacji.

2.          Według bilansu otwarcia na 2003 r. stan środków trwałych brutto - konto 011  wyniósł 659,294,43 zł.  Do momentu kontroli  niniejszego zagadnienia nie zakończono prac nad bilansem za 2003 r. W  okresie roku budżetowego 2002 zakres zmian w stanie środków trwałych przedstawiał się następująco:

 

Zwiększenia                                                                                       53.678. 30 zł

-        poz. ks. 168 z dn. 12.05.2003 r. WB przekazanie

do użytkowania zakupionego samochodu                          47.920,00 zł

-        poz. ks. 269 z dnia 07.07.2003 WB zakup komputera do bankowości elektronicznej                                                                  3.809,00 zł

-        poz. ks. 509 z dn. 16.12.2003 r. zakup zestawu

komputerowego na kwotę                                                    1.949,30 zł

 

Zmniejszenia                                                                                     345.181,01 zł

-        poz. ks. 202 z dn. 30.05.02 PK wyksięgowanie ze stanu samochodu osobowego                                                                        15.029,79 zł

-        poz. ks. 257 z dnia 30.06.2003 r. PK z dn.

      30.06.2003 wyksięgowanie ze stanu środków

      trwałych budynku Kuratorium Oświaty                             301.745,03 zł                                                               

-        poz. ks. 257 z dn. 30.06.2003 PK wyksięgowanie

ze stanu środków trwałych budynku garażowego           28.406,19 zł

                                  

                         Budynek główny Kuratorium oraz budynek garażowy przekazane zostały protokołem zdawczo odbiorczym z dnia 27 maja 2003 r. Podlaskiemu Urzędowi Wojewódzkiemu, w związku z nabyciem z mocy prawa trwałego zarządu nieruchomości na czas nieokreślony. Aktualnie w/w obiekty są użytkowane przez Kuratorium na podstawie umowy użyczenia zawartej w dniu 26.06.2003 r. pomiędzy Podlaskim Urzędem Wojewódzkim i  Kuratorium Oświaty.

Biorąc pod uwagę powyższe zwiększenia i zmniejszenia stan środków trwałych brutto na 31.12.03 wyniósł 367.791,72 zł.

Konto 071 - Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych  i prawnych.

 

B.O. na 01.01.2003                                                             607.359,55 zł

 

Zwiększenia                                                                          35.218.80  zł

  poz. ks. 269 z dn. 07.07.2003 WB umorzenie

  Microsoft WINDOWS , zestawu komputerowego

 do bankowości elektronicznej                                                 691,00 zł

 poz. ks. 559 z dnia 31.12.2003 r. PK naliczenie

 umorzenia za 2003 r.                                                             31.340.50 zł

 poz. ks. 509 z dnia 16.12.2003 r. umorzenie zestawów

 komputerowych zakupionych ze

 środków inwestycyjnych                                                       3.187,30  zł

 

Zmniejszenia                                                                        348.762,11  zł

 

poz. ks. 202 PK wyksięgowanie

       umorzenia samochodu                                                                 15.029,79   zł

poz. ks. 257 PK wyksięgowanie

        umorzenia  budynku adm. KO                                            301.745,03  zł

poz. ks. 257 PK z dn. 30.06.2003 wyksięgowanie

     . umorzenia  garażu                                                                         28.406,19  zł

poz. ks. 335 z dn. 29.08.03 PK techniczny zapis

 ujemny do poz. 333/ zwrot dotacji 3.581,10 zł                              3.581,10  zł

 

B.Z. na 31.12.2003 r.                                                                   293.816,24 zł      

 

            Stwierdzam, iż w 2003 r. , tak jak w roku 2002, zakupione programy komputerowe ewidencjonowane były w księdze inwentarzowej środków trwałych.

W tabeli amortyzacyjnej wartości niematerialnych i prawnych za 2003 r. brak jest wykazanych programów komputerowych Oddziału w Łomży na kwotę 11.918, 20 zł których to umorzenie zostało dopisane w zestawieniu tabel amortyzacyjnych  w rubryce bilans zamknięcia 2003 w kwocie 11.918, 20 zł bez jednoczesnego wykazania bilansu otwarcia oraz wartości brutto oprogramowania na początek i koniec 2003 r. -  akta kontroli str. 58. Zakupione wraz z komputerami oprogramowania Micorsoft  WINDOWS (poz. ks. 269 na kwotę 691,00 zł i poz. ks. 509 na kwotę 1238,00 zł) umorzone zostało jednorazowo w pełnej wartości w miesiącu wydania do użytkowania i zaewidencjonowane na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych", które służy do ewidencjonowania umorzenia według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę. W zestawieniu tabel amortyzacyjnych za 2003 r. wartość zakupionego oprogramowania w kwocie 1.929 zł została wykazana w rubryce zwiększenia wartości brutto, bez wykazania stanu na koniec roku. Pozostałe oprogramowania zakupione w 2003 r. i zaewidencjonowane w księdze inwentarzowej środków trwałych umorzone  zostało jednorazowo w  100 % i zaewidencjonowane na koncie 072 "Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych" w kwocie 4.344,98 zł . Na podstawie powyższych ustaleń stwierdzam niezgodność kont syntetycznych 071 i 072 z analityką kont 020 i 013.

 

Konto 020 - wartości niematerialne i prawne

 

B.O. na 01.01.2003 r.                                                                                 49.470,86  zł

Zwiększenia                                                                                                   6.273, 98 zł

 

Zmniejszenia

-        poz. ks. 335 z dnia 29.08.03 r. wyksięgowanie lokalu mieszkalnego - 15.975,38 zł

 

Pismem znak S-2011- 1/2003 z dnia 02.01.2003 r. Nauczycielskie Kolegium Języków Obcych w Suwałkach zwróciło się do Kuratorium Oświaty w Białymstoku o rozwiązanie umowy użyczenia lokalu mieszkalnego zawartej w dniu 04 stycznia 2002 r.

         W związku z powyższym pismem, po uzyskaniu opinii prawnej , Kuratorium wszczęło procedury w przedmiotowej sprawie. W odpowiedzi na zapytania Kuratorium, Nauczycielskie Kolegium Języków Obcych w Suwałkach pismem S-2011-1/2003 z dnia 20.02.2003 r. poinformowało, iż nie zalega z żadnymi opłatami ani zobowiązaniami z tytułu użytkowania tego lokalu dołączając na potwierdzenie kopię wydruku ewidencji czynszu ze Spółdzielni. Natomiast Suwalska Spółdzielnia Mieszkaniowa w Suwałkach pismem LL/2652/03 z dnia 27.02.2003 r. poinformowała, iż następca prawny Kuratorium Oświaty w Suwałkach (o ile posiada osobowość prawną) może ubiegać się o przyjęcie w poczet członków Spółdzielni i zawarcie umowy o ustanowienie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu mieszkalnego.

Warunkiem przyjęcia w poczet członków jest złożenie deklaracji przystąpienia do Spółdzielni  i wniesienie wpisowego oraz udziału w wysokości określonej statutem.

W przypadku rozwiązania umowy i przekazania w/w lokalu do dyspozycji Spółdzielni wkład budowlany rozliczony będzie według wartości rynkowej ustalonej przez rzeczoznawcę w wysokości nie wyższej od kwoty jaką Spółdzielnia jest w stanie uzyskać od następcy obejmującego lokal w trybie przeprowadzonego przetargu. Przydział prawa do tego lokalu na rzecz Kuratorium Oświaty w Suwałkach nastąpił w dniu 19  lipca 1993 r., zaś w dniu 20 lipca 1993 r. protokołem zdawczo-odbiorczym w/w lokal został przekazany Nauczycielskiemu Kolegium Języków Obcych w Suwałkach na zabezpieczenie potrzeb mieszkaniowych lektorom języka angielskiego - wolontariuszom Korpusu Pokoju zatrudnionym w Kolegium. Wyposażenie mieszkania zostało szczegółowo wyodrębnione w protokole z dnia 21 listopada 1990 r. podpisanym przez Spółdzielnię Mieszkaniową w Suwałkach i Nauczycielskie Kolegium Języków Obcych w Suwałkach. W dniu 04 stycznia 2002 r. została zawarta pomiędzy Kuratorium Oświaty w Białymstoku reprezentowanym przez mgr Jędrzeja Ignacego Łucyka p.o. Podlaskiego Kuratora Oświaty i Nauczycielskim Kolegium Języków Obcych reprezentowanym przez mgr Ludmiłę Furman - p.o. Dyrektora Nauczycielskiego Kolegium Języków Obcych umowa użyczenia w/w lokalu mieszkalnego. W myśl § 1 pkt 2 w/w umowy użyczenia lokal jest wyremontowany, ma sprawne wszystkie instalacje i urządzenia, a szczegółowo stan lokalu jest opisany w protokole stanowiącym załącznik do zawartej umowy użyczenia. W aktach dotyczących lokalu mieszkalnego znajduje się telefax umowy użyczenia przesłany w dniu 06.01.2003 r. przez Nauczycielskie Kolegium  Języków Obcych w Suwałkach, brak jest natomiast oryginału umowy wraz z protokołem wyposażenia użyczonego lokalu, stanowiącym integralną część umowy. Protokołem nr S-2011-3/2003 z dnia 27.03.2003 r. Kuratorium przejęło komisyjnie lokal od Nauczycielskiego Kolegium Języków Obcych w Suwałkach wyposażony w niezbędne instalacje i urządzenia wodno-kanalizacyjne, elektryczne, grzejne oraz inne rodzaje wyposażenia - szczegółowo wyodrębnione w protokole z dnia 21 listopada 1990 r. podpisanym między Spółdzielnią Mieszkaniową w Suwałkach, a Nauczycielskim Kolegium Języków Obcych w Suwałkach , bez żadnych zastrzeżeń dotyczących jego stanu technicznego. Jednocześnie wyraziło zgodę na przekazanie przez Spółdzielnię nadpłaty za ogrzewanie po rozliczeniu sezonu grzewczego 2002/2003 na konto Kolegium. Pismem FK-203-36/03 z dnia 31.03.2003 r. Podlaskiego Kuratora Oświaty, mieszkanie zostało postawione do dyspozycji Suwalskiej Spółdzielni Mieszkaniowej celem sprzedaży w trybie przetargu. Jednocześnie Spółdzielnia została zobowiązana do rozliczenia się  z Kuratorium z uzyskanych środków finansowych. Pismem LL/7749/03 z dnia 24.06.2003 r., w nawiązaniu do pisma Kuratorium FK.203-36/03 z dnia 31.03.2003 r.  Suwalska Spółdzielnia Mieszkaniowa poinformowała Kuratora, iż mieszkanie było już dwukrotnie wystawione do przetargu w dniach 13.05.03 r. i 10.06.03 r. w cenie wywoławczej 40.800 zł ustalonej przez rzeczoznawcę majątkowego, lecz nie znalazło nabywcy z uwagi na brak chętnych. W chwili obecnej Spółdzielnia posiada ofertę na nabycie prawa do tego mieszkania w cenie 35.000 zł i prosi o zajęcie stanowiska w sprawie sprzedaży mieszkania za w/w kwotę. W odpowiedzi Kurator pismem
FK 203-36/03 z dnia 01.07.2003 r. skierowanym do Suwalskiej Spółdzielni Mieszkaniowej wyraziła zgodę na sprzedaż lokalu mieszkalnego za kwotę 35.000 zł i potrącenie z powyższej kwoty poniesionych kosztów związanych ze sprzedażą lokalu oraz zaległości czynszowych. Protokołem zdawczo-odbiorczym z dnia 31.07.2003 r. Kierownik Oddziału Kuratorium w Suwałkach przekazał lokal mieszkalny administracji Osiedla "Centrum"  w stanie wymagającym remontu w zakresie podłóg i malowania, ze zdemontowanym licznikiem energii elektrycznej i brakiem plomb na podzielnikach centralnego ogrzewania. W dniu 8 sierpnia 2003 r. na rachunek funduszu świadczeń socjalnych Kuratorium wpłynęła kwota 33.459,07 zł od Spółdzielni Mieszkaniowej w Suwałkach. W aktach brak jest  rozliczenia Spółdzielni na przekazaną kwotę. Dokumentacja dotycząca lokalu mieszkalnego stanowi akta kontroli str. 59-85.

 

 

B.Z. na 31.12. 2003 r.                                                                    39.769,46 zł

Według ewidencji szczegółowej do konta 020 "Wartości niematerialne i prawne" prowadzonej w książce inwentarzowej środków trwałych, stan wartości niematerialnych i prawnych na koniec 2003 r. przedstawiał się następująco:

 

                                                                                                          w zł

 

Kuratorium Oświaty w Białymstoku                                             20.695,75

Oddział w Suwałkach                                                                        7.155,51

Oddział w Łomży                                                                            11.918,20

Razem:                                                                                            39.769,46

 

Konto 013 - Pozostałe środki trwałe

                                                   w zł

B.O. na 01.01.2003                                                                        321.989,05

Zwiększenia                                                                                      43.486,89

Zminiejszenia                                                                                        431,15

B.Z. na 31.12.03                                                                             365.044,79

 

Konto 014 - Zbiory biblioteczne

 

                                                                                                          w zł

 

B.O. na 01.01.2003 r.                                                                         1.194,20

Zwiększenia                                                                                     -

Zmniejszenia                                                                                    -

B.Z na 31.12.2003 r.                                                                          1.194,20

 

Konto 072 - Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

 

                                                                                                          w zł

 

B.O. na 01.01. 2003 r.                                                                  344.760,53

Zwiększenia                                                                                     47.831,87

Zmniejszenia                                                                                         431,15

B.Z. na 31.12.2003                                                                       392.161,25

 

3.      Zamówienia Publiczne

Przestrzeganie zasad, form i trybu udzielania zamówień publicznych sprawdzono na podstawie przeprowadzonego w 2003 r. postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup samochodu osobowego.

W teczce dotyczącej w/w postępowania stwierdzono:

-        Zarządzenie wewnętrzne nr 36/03 Podlaskiego Kuratora Oświaty z dnia 8 kwietnia 2003 r. w sprawie powołania Komisji do oceny i wyboru najkorzystniejszej oferty w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę na zakup samochodu osobowego.

Powyższe zarządzenie ustalało  skład 3 osobowej komisji powołanej z pracowników Kuratorium oraz określało zadania Komisji, do których należało:

 

1)     otwarcie ofert i sporządzenie odpowiedniego protokołu

2)     dokonanie ocen złożonych ofert i wskazanie oferty najkorzystniejszej

3)     sporządzenie dokumentacji postępowania i przedłożenie jej do zatwierdzenia Podlaskiemu Kuratorowi Oświaty.

-         zapytania o ocenę na zakup samochodu osobowego o  określonych parametrach technicznych, wyposażeniu i pakiecie ubezpieczeniowym
(OC, AC, NW i Assistan) po pomniejszeniu o cenę rynkową odkupionego od Kuratorium samochodu marki "Polonez Caro" z 1993 r. poj. 1500 dm ³o przebiegu 146 000 km, skierowane do czterech oferentów. Powyższa specyfikacja określała termin złożenia ofert na dzień 17.04.03 r. do godziny 15³⁰ w kopertach z napisem oferta dotycząca samochodu. Jednocześnie zobowiązywała oferentów do złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 ust. 2 i niewykluczeniu z postępowania na podstawie art. 19 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych.

Przedmiot zamówienia w zapytaniu o cenę określono w sposób utrudniający uczciwą konkurencję w rozumieniu art. 17 ustawy o zamówieniach publicznych, podając np. pojemność bagażnika 528 dm³ (1328 ze złożonymi tylnymi oparciami), długość, szerokość, wysokość samochodu w mm: 4507, 1731, 1431.

-        dokumentację podstawowych czynności z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup samochodu osobowego o wartości szacunkowej poniżej 30 000 EURO sporządzoną w dniu 18 kwietnia 2003 r., z której wynika iż do dnia 17 kwietnia 2003 r. do godz. 15³⁰ tj. do obowiązującego terminu składania ofert wpłynęły 2 oferty - oferta A -POL-MOT Car sp. z o.o. Białystok oraz oferta B-Fimot sj. Ełk obie w dniu 16.04.2003 r.

Na podstawie załączonych ofert stwierdza się, iż:

-        oferta POL-MOT Car Sp. z .o.o. Białystok z dnia 15.04.2003 r. posiada zamieszczony stempel wpływu do Kuratorium w dniu 16.04.2993 r., podczas gdy posiedzenie Komisji odbyło się w dniu 18 kwietnia 2003 r. i do obowiązków Komisji należało otwarcie ofert , co wynika z Zarządzenia Kuratora,

-        oświadczenie o spełnieniu warunków określonych w art. 22 ust. 2 i niewykluczeniu z postępowania na podstawie art. 19 ust. 1 ustawy
o zamówieniach publicznych, dołączone  do oferty Fimot s.j. Ełk z dnia 11.04.2003 r. przesłane zostało faksem w dniu 18.04.2003 r. tj. w dniu otwarcia ofert, a po terminie składania ofert, który upłynął w dniu 17.04.2003 r. do godz. 15³⁰, a zatem oferent ten podlegał wykluczeniu na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 8 ustawy o zamówieniach publicznych, i w konsekwencji postępowanie powinno być unieważnione na podstawie art. 27b ust. 1 pkt 1, ponieważ została do rozpatrzenia tylko jedna oferta. W zakresie protokołu z otwarcia ofert w dokumentacji podstawowych czynności znajduje się informacja, iż otwarcie ofert nastąpiło w dniu 18 kwietnia 2003 r. w siedzibie zamawiającego o godz. 12³⁰.

W dokumentacji z przeprowadzonego postępowania brak jest  protokołu z otwarcia ofert, którego sporządzenie należało do obowiązków komisji w świetle zarządzenia Kuratora. Nie ma również listy złożonych ofert wraz z ofertami zakupu samochodu Polonez należącego do zamawiającego, na którą powołuje się Komisja w dokumentacji podstawowych czynności.

Zatem dokumentacja podstawowych czynności nie spełnia wymogów art. 26 ust. 1, gdyż nie zawiera informacji określonych w art. 25 ust. 1 pkt 4. Za ofertę korzystniejszą z uwagi na wyższą o 100 zł  cenę oferowaną za samochód Polonez należący do zamawiającego uznano ofertę oznaczoną literą B tj. formy Fimot s.j. Ełk z którą to komisja wnioskowała o zawarcie umowy. Także proponowany gratis przez tę firmę zamek centralny i autoalarm do samochodu Octawia, ma zdaniem Komisji znaczący wpływ na wartość tej oferty. Wniosek Komisji uzyskał akceptację Kurator, która w dniu 18.04.2003 r. zatwierdziła dokumentację podstawowych czynności
z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na zakup samochodu osobowego. Pismem OK. 3620-4/03 z dnia 20.04.2003 r. Podlaski Kurator Oświaty poinformowała firmę "Fimot" sp. j. Ełk, iż w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na zakup samochodu osobowego, prowadzonego w trybie zapytania  o cenę, wybrana została oferta w/w firmy na sprzedaż samochodu  Skoda Octawia Clasic 1,6 102 KM w cenie brutto 47.920 zł zminusowanej o 2000 zł za przyjęcie w rozliczeniu samochodu marki Polonez "Caro" rok produkcji  1993 przebieg 147 tys. km. Jednocześnie przypomina się o wyposażeniu gratis samochodu w autoalarm i zamek centralny zgodnie z ofertą. Do prowadzenia rozmów dotyczących rozliczenia finansowego upoważniona została P. Halina Popławska  p.o. Gł. Księgowego w Kuratorium Oświaty. Na podstawie sprawdzonej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania oraz wyjaśnienia P. G............. Sz............- przewodniczącej Komisji, stanowiącego akta kontroli str. 86 stwierdzam, iż Kuratorium nie zawarło umowy kupna samochodu z wybranym oferentem, przez co naruszyło zasadę pisemności zawartą  w art. 74 ustawy o zamówieniach publicznych. Zakupu samochodu dokonano na podstawie faktury VAT 020/A11/0000161 z dnia 07.05.2003 r.  wystawionej przez firmę "Fimot Filipkowscy sp. j. w Ełku DEALER SKODA AUTO POLSKA S.A. na kwotę  47.920 zł., z tego zaliczka zwykła 2000 zł, przelew bankowy  45.920 zł. Kwota w wysokości 45.920 zł przelana została przez Kuratorium na konto "Fimot" sp. j. Ełk w dniu 12.05.2003 r. Na przekazany w rozliczeniu samochód osobowy marki Polonez Kuratorium Oświaty wystawiło w dniu 14.05.2003 r.  rachunek nr 2/2003 na kwotę 2.000 zł. Do rachunku dołączone jest zestawienie kosztów ubezpieczenia i napraw samochodu służbowego marki Polonez na ogólną kwotę 1.107,30 zł, w tym koszty polis ubezpieczeniowych na 2003 r. , a opłaconych w 2002 r. na kwotę 843,00 zł oraz koszty napraw samochodu poniesione w 2003 r. na kwotę 264,30 zł . Różnica między wartością przekazanego samochodu marki "Polonez" w wysokości 2000 zł
i poniesionych kosztów ubezpieczenia samochodu w 2002 r., a dotyczących roku 2003 oraz kosztów napraw i badania technicznego poniesionych w 2003 r. ujętych w zestawieniu na ogólną kwotę 1.107,30 zł , przekazana została w dniu 30.05.2003 r. na dochody budżetowe w kwocie 892,70 zł poz. ks. 200 WB nr 7/001 i w tym samym dniu przelana na konto I Urzędu Skarbowego w Białymstoku. Dokumentacja z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na kupno samochodu osobowego (oprócz oświadczeń członków komisji składanych na podstawie art. 20 ust. 1 ustawy o zamówieniach publicznych) stanowi akta kontroli str. 87-115.

Przyjęte uregulowana wewnętrzne w zakresie zamówień publicznych, to w myśl pkt 11 § 3 Dowody księgowe i ich kontrola obowiązującej instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych wprowadzonej do stosowania Zarządzeniem nr 18 z dnia 20 lutego 2002 r. z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2002 r. zapis  cytuję  "Do zamówień na dostawy, wykonanie usług i robót budowlanych stosuje się przepisy ustawy o zamówieniach publicznych. Za prawidłowość stosowania w/w ustawy odpowiada kierownik komórki merytorycznie odpowiedzialnej za realizację danego zadania. Pełną odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych poprzez naruszenie zasady, formy lub trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych ustalonego w/w  ustawą ponosi kierownik komórki dokonującej zamówienia. Na dowodzie księgowym osoba odpowiedzialna zamieszcza artykuł ustawy na podstawie którego dokonano zamówienia".

 

 

 

 

4.      Inwentaryzacja

 

Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji zawarte są w instrukcji kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo-księgowych wprowadzonej do stosowania Zarządzeniem nr 18 Podlaskiego Kuratora Oświaty z dnia 20 lutego 2002 r.

Powyższe zasady opracowane zostały na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 121 poz. 591 z późn. zm.) w tym zakresie.

Zarządzeniem wewnętrznym nr 88/2002 Podlaskiego Kuratora Oświaty z dnia 15 listopada 2002 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury, wydanym na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 cytowanej wyżej ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości powołana została trzyosobowa Komisja inwentaryzacyjna w Kuratorium Oświaty oraz zespoły spisowe w Oddziałach Łomża i Suwałki, określony zakres inwentaryzacji wg stanu na 30 listopada 2002 r. oraz ustalone zadania i obowiązki komisji inwentaryzacyjnej oraz zespołów spisowych.

W dokumentacji inwentaryzacyjnej stwierdziłam:

 

-        sprawozdanie Komisji Inwentaryzacyjnej z dn. 18.12.2002 r. z przeprowadzonego spisu z natury majątku Kuratorium Oświaty w okresie od 02.12. do 05.12.2002 r.,

-        protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji w Oddziale Łomża w dniu 5.12.2002 r. ,

-        protokół z dnia 03.12.2002 r. z przeprowadzonej inwentaryzacji w Oddziale w Suwałkach w dniu 02.12.2002 r. ,

-        protokół z przeprowadzonej inwentaryzacji w Kuratorium Oświaty w dniach 02-03.12.2002 r. ,

-        arkusze spisowe uniwersalne

 

W powyższym sprawozdaniu i protokołach zamieszczone zostały informacje o pobranych arkuszach spisowych, ich wykorzystaniu oraz naniesionych poprawkach. Na podstawie sprawdzonych arkuszy inwentaryzacyjnych stwierdzam, iż spisywane środki trwałe i pozostałe środki trwałe wykazane zostały łącznie na tych samych arkuszach, np.

-        arkusz spisowy nr 027 Kuratorium Oświaty pok. Nr 1 poz. 8 nr inw. 24/62 zestaw komputerowy "Pentin" szt. 1 cena 600 zł zaewidencjonowany na str. 24 pod poz. 62 w książce:

poz. 10 nr inw. 45/36 drukarka HPLJ 1100 szt. 1 cena 1.949 zł zaewidencjonowana na str. 45 pod poz. 36 w książce pozostałych środków trwałych ,

poz. 11 nr inw. 23/38 zasilacz SEPONS 550 UPS szt. 1  cena 688,25 zł zaewidencjonowany w książce inwentarzowej środków trwałych na str. 23 pod poz. 38,

poz. 14 nr inw. 44/3 monitor CTX 1451 szt. 1  cena jednostkowa 833,26 zł, zaewidencjonowany w książce pozostałych środków trwałych na str. 44 pod poz. 3. 

 

-        arkusz spisowy nr 029 poz.14 nr inw. 23/30 drukarka Panasonic szt. 1 , cena jednostkowa 796,80 zł,  zaewidencjonowana na str. 23 pod poz. 30 w książce inwentarzowej środków trwałych, poz. 7 nr inw. 6/16 krzesło obrotowe szt. 1 cena jednostkowa 195,20 zł.

W dokumentacji inwentaryzacyjnej  stwierdzono  brak zestawienia arkuszy inwentaryzacyjnych w podziale na środki trwałe i pozostałe środki trwałe oraz powiązania wyników spisu z natury z zapisami ksiąg rachunkowych.

 

 

 

 

V.    KSIĘGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ

 

W kontrolowanym okresie w Kuratorium obowiązywała instrukcja kontroli finansowej i audytu wewnętrznego, zasad rachunkowości, zakładowego planu kont oraz obiegu dowodów finansowo-księgowych wprowadzona do stosowania Zarządzeniem Nr 18 Podlaskiego Kuratora Oświaty z dnia 20 lutego 2002 r. w sprawie wprowadzenia w życie instrukcji kontroli i audytu wewnętrznego obiegu dokumentów finansowo-księgowych 
w Kuratorium Oświaty z mocą obowiązującą od 1 stycznia 2002 r. Powyższa instrukcja wprowadzona została na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. Nr 121 poz. 591 ze zm.) , art. 28 a ustawy
z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014 ze zm.). oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153 poz. 1752).

            Obowiązująca instrukcja zawiera:

 

-        instrukcję w sprawie systemu organizacji i funkcjonowania kontroli finansowej oraz obiegu dokumentów finansowo-księgowych
w Kuratorium  Oświaty w Białymstoku,

-        wykaz kont syntetycznych stosowany w księdze głównej Kuratorium Oświaty,

-        metody wyceny aktywów i pasywów,

-        obieg dokumentów finansowo-księgowych.

 

Zatem określone w powyższym zarządzeniu zasady rachunkowości nie są kompletne w świetle art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (Dz.U. Nr 121 poz. 591 ze zm.), gdyż nie zawierają:

 

-        określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych,

-        zasad prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej,

-         wykazu ksiąg rachunkowych oraz stosowanych  programów komputerowych,

-        opisu systemu przetwarzania danych,

-        systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych  stanowiących podstawę dokonanych
w nim zapisów.

Dowody księgowe przechowywane są w ustalonym porządku w podziale na okresy sprawozdawcze, oznaczone symbolem kategorii archiwalnej, numerów w zbiorze i roku. Zarówno dowody bieżące, jak i z lat poprzednich przechowywane są w pomieszczeniach księgowości, w szafach biurowych.

I tak w pomieszczeniu kasowo-księgowym z lat 2000-2003, zaś w pomieszczeniu Gł. Księgowej z lat 1998-1999 oraz sprawozdawczość.
W archiwum zakładowym, które mieści się w podpiwniczeniu budynku Kuratorium, z dokumentacji księgowej przechowywana jest tylko dokumentacja planistyczna. Przede wszystkim jest to archiwum dokumentacji z przebiegu nauczania ze zlikwidowanych szkół, co wyjaśniła P. G...... Sz......................., odpowiedzialna za archiwum zakładowe. Aktualnie trwa porządkowanie tej dokumentacji. W zakresie obowiązków P. G...   ... Sz...........  z dnia  10.05.2003 r. zamieszczony jest zapis odnośnie prowadzenia archiwum Kuratorium zgodnie z instrukcją archiwalną
i kancelaryjną, tj. przyjmowanie uporządkowanych akt z poszczególnych wydziałów Kuratorium i przekazywanie do Archiwum Państwowego. Ponadto w pkt.6 w/w zakresu obowiązków zamieszczony jest zapis odnośnie realizacji zamówień publicznych do czasu powierzenia tych obowiązków przeszkolonemu pracownikowi P. G.................Sz.............. jest emerytowanym pracownikiem Kuratorium zatrudnionym na ½ etatu. W obowiązującej instrukcji w sprawie systemu organizacji i funkcjonowania kontroli finansowej oraz obiegu dokumentów finansowo-księgowych znajduje się zapis, iż dokumentacja inwentaryzacyjna podlega archiwizowaniu przez 5 lat co jest zgodne z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości, kategorie archiwalne pozostałej dokumentacji finansowo-księgowej określone są w tabeli obiegu dokumentów finansowo- księgowych. Jeśli chodzi o udostępnienie   zbiorów osobie trzeciej, to znajduje się zastrzeżenie, iż wymaga to zgody Kuratora Oświaty.

W kontrolowanym okresie stwierdzono następujące nieprawidłowości:

-        brak ewidencji szczegółowej do konta 139 "Inne rachunki bankowe" - pkt II ppkt. 1 i 2 protokołu kontroli,

-        niezgodność konta 139 "Inne rachunki bankowe" z kontem 240-2 "Sumy depozytowe",

-        nie była prowadzona ewidencja zobowiązań według podziałek klasyfikacji budżetowej dla potrzeb sprawozdawczości,

-        nieterminowo odprowadzono składki funduszu pracy za miesiąc lipiec 2003 r. ,

-        niezgodność  syntetyki z  analityką konta 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych".

-        poz. ks 591/18 Fa VAT nr 15446/2002/12 z dnia 17.12.2002 r. wystawiona przez "GRAFIX" B-stok za części  komputerowe na kwotę 5.000 zł zadekretowana Wn  400-80136606/201-11 i 011/800-2 do faktury dołączony dowód przyjęcia środka trwałego OT na kwotę 4.706,31 zł. Opłata faktury zadekretowana Wn 201-11 Ma, 130-180/13606 . Różnica między wartością faktury i wartością przyjętego środka trwałego
w wysokości 293,69 zł stanowi wartość programu Windows, zaewidencjonowanego na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne". Zatem stwierdzam, iż dekretacja powyższej operacji jest niezgodna z planem kont dla budżetu państwa wprowadzonego Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych. Nie ma też zgodności między dekretacją, a faktycznym zaewidencjonowaniem w księgach rachunkowych,
(brak dekretacji odnośnie programu Windows na konto 020). Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż program Windows  jako system operacyjny stanowi integralną część komputera, niezbędną do jego użytkowania. Zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j.z 2002 r.  Dz.U. nr 76 poz. 694 ze zm.) przez środki trwałe rozumie się z zastrzeżeniem pkt 17, rzeczowe aktywa trwałe i zrównanie z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Należy stwierdzić, iż również w 2003 r. zakupione komputery były ewidencjonowane na koncie 011 "Środki trwałe" natomiast programy Windows stanowiące ich integralną część na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne" np. poz. ks. 509- faktura VAT nr FA/1200013/2003 z dnia 15.12.2003 r. za elementy składowe komputera na kwotę 3.187,30 zł , zaewidencjonowano kwotę 1.949,30 zł na koncie 011 "środki trwałe" zaś programy Windows na kwotę 1.238,00 zł na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne" oraz poz. ks. 269 - faktura VAT nr FARO/000611/2003 z dnia 09.07.2003 r. na kwotę 4.500 zł za części składowe komputera z czego kwotę 3.809 zł zaewidencjonowano na koncie 011 "Środki trwałe", zaś kwotę 691 zł - wartość programu Windows na koncie 020 "Wartości niematerialne i prawne". Jednocześnie należy zwrócić uwagę, iż zestaw komputerowy o wartości inwentarzowej 1.949,30 zł wykazany został w tabeli amortyzacyjnej za rok 2003 r. pod poz. 26 jako umorzony jednorazowo w 100 % w miesiącu wydania do użytkowania. Również w/w oprogramowanie Windows o wartości 691 zł i 1.238,00 zł wykazane zostało w zestawieniu tabel amortyzacyjnych środków trwałych za 2003 r. jako umorzone w 100 % w miesiącu wydania do użytkowania i zaewidencjonowane na koncie 071 "Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych". Dekretacja zamieszczona na fakturze zakupu poz. ks. 509 wskazuje powyższe księgowanie: Wn 011 i Ma 201-224 na kwotę 1.949,30 zł, Wn 020 i Ma 201-224 na kwotę 1.238 zł, , Wn 800-2 i Ma 071 na kwotę 3.187,30 zł. Na fakturze znajduje się adnotacja , iż zestaw komputerowy wraz z oprogramowaniem zakupiono na potrzeby Kuratorium Oświaty.

Zgodnie z cytowanym wcześniej jednolitym planem kont dla państwowych jednostek  budżetowych wprowadzonym rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18  grudnia 2001 r. konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,  które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę.

Jednocześnie w myśl Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 68 poz. 634) zakupy inwestycyjne odnoszą  się do środków trwałych  niezaliczonych do pierwszego wyposażenia, których wartość początkowa jest wyższa  od kwoty określonej w art. 16 f ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz.U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654 ze zm.) tj. wyższa niż 3500 zł, a odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych nie są dokonywane jednorazowo lub gdy od nich nie dokonuje się odpisów amortyzacyjnych w wypadkach określonych w tej ustawie.

Zgodnie z instrukcją w sprawie systemu organizacji i funkcjonowania kontroli finansowej oraz obiegu dokumentów finansowo-księgowych  w Kuratorium Oświaty wprowadzoną Zarządzeniem Nr 18 Podlaskiego Kuratora Oświaty z dnia 20 lutego 2002 r. wartość początkową środków trwałych zmniejszają odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe. Na dzień przyjęcia środka trwałego do używania ustala się okres i stawkę amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje od następnego miesiąca po przejęciu środka do użytkowania, a jej zakończenie nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych z wartością początkową środka trwałego lub przeznaczenia go do likwidacji, sprzedaży lub stwierdzenia niedoboru . Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne o niskiej wartości jednostkowej, nie przekraczającej wartości środka trwałego określonej w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych amortyzuje się w sposób uproszczony dokonując jednorazowego odpisu ich pełnej wartości w momencie przekazania do użytkowania. Ewidencję analityczną środków trwałych o wartości powyżej 3.500 zł prowadzi się jako ewidencję ilościowo-wartościową w księdze inwentarzowej z uwzględnieniem miejsc użytkowania.  Tak więc zakupiony komputer w cenie 3.187,30 zł nie spełnia wymaganego kryterium.

-        poz. ks. 335 z dnia 29.08.2003 r. Wyksięgowanie ze stanu lokalu mieszkalnego

 

Wn                                            Ma

 

wartość środka                  800-2      15.975,38                  020

umorzenie                          071          3.581,10                  800-2

 

winno być po zmianach od 2002 r.

                                              Wn                                         Ma

dotychczasowe umorzenie   071        3.581.10                   020

wartość nieumorzona           800      12.394,28                   020

 

Do poszczególnych kont syntetycznych prowadzona jest następująca analityka:

 

Konto 011   księga inwentarzowa środków trwałych

Konto 013   księgi inwentarzowe

Konto 071   tabele amortyzacyjne  na kartach księgowych K-278

Konto 101  raport kasowy

Konto 130 według podziałek klasyfikacji budżetowej

do kont zespołu "2" konta analityczne prowadzi się   w systemie księgowań komputerowych w programie FK.

Do kont zespołu 4 koszty według rodzajów w systemie księgowań komputerowych w programie FK zgodnie z podziałką klasyfikacji budżetowej.

Do kont  zespołu 7 w systemie księgowań komputerowych w podziale na paragrafy.

Do kont zespołu 8 w systemie księgowań komputerowych w programie FK w podziale na rodzaje funduszy.

W kontrolowanym okresie Kuratorium Oświaty w Białymstoku składało do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku następujące sprawozdania:

 

-        bilans roczny na 31.12.

-        Rb-23 miesięcznie i roczne o stanie środków na rachunkach bankowych

-        Rb-27 miesięczne i roczne z wykonania planu dochodów budżetowych,

-        Rb-28 miesięczne i rocznie sprawozdanie planu wydatków budżetu państwa

-        Rb-70 kwartale o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,

-        Rb-N kwartalne o stanie należności

-        Rb-Z kwartalne sprawozdania zobowiązań według tytułów  dłuższych oraz gwarancji i poręczeń.

 

Do Urzędu Statystycznego w Białymstoku 

-        sprawozdanie F03 roczne o stanie i rachunku środków trwałych 

-        sprawozdanie Z-03 kwartalne o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,

-        sprawozdania Z-06 roczne o pracujących, wynagrodzeniach i czasie pracy

Z dat zamieszczonych na w/w sprawozdaniach wynika, że były one składane w obowiązujących terminach określonych w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r.  w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. nr 24, poz. 279).

Protokół niniejszy został opracowany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach podpisany po uprzednim odczytaniu. Jeden egzemplarz protokołu pozostawiono w kontrolowanej jednostce.

Zgodnie z § 22 Zarządzenia nr 3/02 Wojewody Podlaskiego z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli, Kierownik kontrolowanej jednostki może zgłosić zarządzającemu kontrolę w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemne wyjaśnienie co do zawartych w protokole ustaleń.

 

     Podpisy Kierownictwa                                               Podpis osoby kontrolującej:

     kontrolowanej jednostki:                                          

1.      Podlaski Kurator Oświaty                                        EAleksiejuk

                       /-/ 

dr Zofia Trancygier -Koczuk.

    2        Księgowa

         /-/

Nina Zacharewicz

3        Halina Popławska

 

   Białystok, dnia 14.05.2004 r.