Protokół

kontroli problemowej

przeprowadzonej w Wydziale Geodezji, Kartografii i Rolnictwa Starostwa Sejneńskiego.

Kontrolę w dniach 17 i 27 maja 2004 roku przeprowadził zespół kontrolny Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku:

Temat kontroli:

Przestrzeganie i stosowanie przepisów ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne przez administrację geodezyjną i kartograficzną, a w szczególności:

Kontrolą objęto n/w okresy działalności jednostki:

W trakcie kontroli zbadano:

na podstawie następujących przepisów prawnych:

Obowiązki kierownika jednostki kontrolowanej pełni Starosta Powiatu Sejneńskiego Pan Piotr Marian Luto, powołany Uchwałą Nr I/3/02 Rady Powiatu Sejneńskiego z dnia 15 listopada 2002 roku w sprawie wyboru Starosty Sejneńskiego.

Natomiast funkcję Skarbnika Powiatu Sejneńskiego pełni Pani Helena Henryka Jodzio powołana Uchwałą Nr III/10/98 Rady Powiatu Sejneńskiego z dnia 8 grudnia 1998 roku w sprawie powołania Skarbnika Powiatu w Sejnach,

Wyjaśnienia w zakresie spraw związanych z prowadzeniem zasobu geodezyjnego i kartograficznego, naliczania opłat za jego udostępnianie oraz zakładania osnów szczegółowych składali:

Wyjaśnień w sprawie organizacji, trybu i zakresu działania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej Starostwa Powiatowego w Sejnach udzielali:

Wyjaśnień w zakresie dysponowania środkami Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym i środkami dotacji budżetowej przeznaczonymi na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielała Pani Helena Henryka Jodzio Skarbnik Powiatu oraz Pani Agnieszka Sienkiewicz - inspektor d.s. kontroli.

W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono co następuje :

Zadania Wydziału Geodezji, Kartografii i Rolnictwa określono w §22 załącznika do Uchwały Nr IX/43/03 Rady Powiatu Sejneńskiego z dnia 16 września 2003 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Sejnach. Zadania te to między innymi: prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, prowadzenie ewidencji gruntów i budynków, zakładanie osnów szczegółowych, uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu, zakładanie i aktualizacja mapy zasadniczej. W paragrafie 9 regulaminu określono, że Starosta wykonuje zadania wynikające z ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne przy pomocy Geodety Powiatowego pełniącego jednocześnie funkcję Kierownika Wydziału Geodezji, Kartografii i Rolnictwa. Z dniem 01.05.2002 obowiązki p.o. Geodety Powiatowego powierzono Panu inż. Emilianowi Marcinkiewiczowi. Ustalono, że posiada on wyższe wykształcenie geodezyjne (dyplom Wyższej Szkoły Rolniczej w Olsztynie), legitymuje się uprawnieniami zawodowymi Nr 8084 do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii w zakresie 1, 2, posiada także wymagany staż pracy w urzędach administracji publicznej. Jednakże stwierdzono, iż nie ukończył on studiów podyplomowych z zakresu szacowania nieruchomości. Powyższe wskazuje, że osoba zatrudniona w kontrolowanej jednostce na stanowisku Geodety Powiatowego winna ukończyć studia podyplomowe z zakresu szacowania nieruchomości, by spełniać wymagania określone przepisami rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 10 maja 1999 roku.

Z zapisu §9 wymienionego na wstępie regulaminu Starostwa Powiatowego w Sejnach wynika, iż nadzór nad realizacją zadań z zakresu geodezji i kartografii sprawuje Starosta. Powyższe jest zgodne z postanowieniami art. 6a ust.1 pkt.2 lit.b ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne.

W kontrolowanej jednostce zadania z zakresu geodezji i kartografii wykonuje 6 osób z czego 2 osoby posiadają uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii.

Do kontrolowania opracowań włączanych do zasobu geodezyjnego i kartograficznego upoważniono osoby posiadające uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii z zakresów odpowiadających zakresom kontrolowanych opracowań:

Funkcję przewodniczącego Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej pełni Pan Emilian Marcinkiewicz legitymujący się wymaganymi uprawnieniami zawodowymi w tym zakresie (Nr 8084, zakres 1, 2). Prowadzenie obsługi kancelaryjno - technicznej Zespołu należy do Pani Małgorzaty Kojto.

II. Prowadzenie powiatowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ustalono, że w okresie objętym kontrolą zarejestrowano 3045 spraw, które dotyczyły udostępniania zasobu geodezyjnego i kartograficznego na zgłoszenia prac geodezyjnych, na zamówienia na materiały do wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych nie podlegających zgłoszeniu oraz na zamówienia na materiały do wykonania operatów szacunkowych.

Celem dokonania oceny kontrolowanej jednostki w zakresie realizacji przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku, skontrolowano sposób załatwienia wyszczególnionych poniżej zgłoszeń prac geodezyjnych
i kartograficznych:

7. 832-1/2004, mapa do celów projektowych, obręb Folwark Berżniki, działki nr 28/41, 28/26, 28/18, 28/8 - praca wykonana przez Biuro Usług Geodezyjnych i Kartograficznych „ON-RY” nr 8059/5/2004.

Dokumentację techniczną powstałą w wyniku wykonania prac geodezyjnych
i kartograficznych przyjmowano do ośrodka na podstawie wniosku wykonawcy. Następnie dokumentację geodezyjną, przed włączeniem jej do zasobu, kontrolowano pod względem jakości, kompletności oraz zgodności wykonanych prac z obowiązującymi przepisami ustawy i aktami wykonawczymi.

W wyniku sprawdzenia sposobu załatwienia spraw wyszczególnionych powyżej, stwierdzono, że kontrolę dokumentacji geodezyjnej przeprowadzano z zachowaniem terminów przewidzianych przepisami §9, ust.4 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 16 lipca 2001 roku.

W toku kontroli ustalono, iż materiały powstałe w wyniku wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych na bieżąco były przekazywane przez wykonawców do zasobu Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Sejnach.

W trakcie kontroli dokumentacji technicznej powstałej w wyniku wykonania wyszczególnionych powyżej prac geodezyjnych, stwierdzono, iż wynikami pomiarów w zakresie wykazania kanalizacji sanitarnej nie zaktualizowano dokumentów zasobu tj. mapy zasadniczej funkcjonującej w zasobie w formie numerycznej. Natomiast symbole skarpy i słupów energetycznych wykazane na zasadniczej mapie numerycznej nie są zgodne z symbolami wynikającymi z instrukcji technicznych K-1 - „Mapa zasadnicza” i instrukcji
K-1 - „Podstawowa Mapa Kraju”. Powyższe dotyczy roboty zarejestrowanej pod numerem KERG - 606-18/2003. Użyte na mapie numerycznej symbole do oznaczenia funkcji użytkowej budynku, nie odpowiadają oznaczeniom zawartym na szkicach polowych - powyższe dotyczy pracy zarejestrowanej pod nr KERG 775-24/2002.

Ustalono, iż dokumentację z wykonania wymienionych na wstępie prac geodezyjnych, przed włączeniem do zasobu, opatrzono klauzulami nr 1 i 2, o których mowa w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku.

2. Naliczanie opłat za czynności związane z prowadzeniem zasobu geodezyjnego i kartograficznego.

Ocenę kontrolowanej jednostki w zakresie naliczania opłat za czynności geodezyjne i kartograficzne oraz udzielanie informacji z zasobu dokonano na podstawie rozliczeń wymienionych poniżej zamówień:

W wyniku sprawdzenia naliczania wymienionych powyżej zamówień stwierdzono, iż w przypadku faktury 324/2004 opłatę naliczono nieprawidłowo tj. nie zastosowano średniorocznego wskaźnika waloryzacji cen towarów i usług konsumpcyjnych wprowadzonego z dniem 1 marca 2004 roku o wartości 1,008. W pozostałych przypadkach naliczenia opłat były zgodne z przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 14 listopada 2000 roku.

Zarządzeniem Nr 21/2001 Starosty Sejneńskiego z dnia 24 października 2001 roku w sprawie powołania Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej, wydanym na podstawie przepisów § 20 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 02 kwietnia 2001 roku, powołany został Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej. W zarządzeniu tym określono, że funkcję Przewodniczącego Zespołu pełni Geodeta Powiatowy. Natomiast funkcję zastępcy przewodniczącego pełni Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego.

Jako członkowie stali ZUDP, wymienieni zostali:

W § 3 zarządzenia określono, że obsługę organizacyjno - techniczną Zespołu prowadzi Wydział Geodezji, Kartografii i Rolnictwa Starostwa Powiatowego w Sejnach.

W § 4 wymienionego zarządzenia stwierdza się, iż zasady i tryb postępowania Zespołu określa regulamin, stanowiący załącznik nr 1do Zarządzenia, w którym określono, że posiedzenia zespołu odbywają się w każdy czwartek

W toku kontroli ustalono, iż dla uzgadnianych projektów prowadzony jest dziennik zgłoszeń. Każdemu przedkładanemu do uzgodnienia wnioskowi nadawany jest kolejny numer wynikający z tegoż dziennika. W okresie objętym kontrolą Zespół Uzgadniania Dokumentacji Projektowej uzgodnił 103 lokalizacje projektowanych sieci uzbrojenia terenu - odpowiednio w roku 2002 - 38 spraw, w roku 2003 - 49 spraw i w roku 2004 - 16 spraw. Podstawą prowadzenia uzgodnień jest funkcjonująca w zasobie ośrodka mapa zasadnicza. Uzgadniane projekty usytuowania sieci uzbrojenia terenu na bieżąco są rejestrowane na wymienionych mapach zasadniczych.

W toku badania dokumentacji formalno - prawnej Zespołu Uzgadniania Dokumentacji Projektowej stwierdzono następujące nieprawidłowości:

W celu zbadania terminowości załatwiania wniosków w sprawie uzgadniania usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu oraz przestrzegania zasad załatwiania tych spraw, skontrolowano projekty uzgodnione następującymi numerami opinii:

W wyniku kontroli w/w spraw stwierdzono, iż obszar aktualizacji treści mapy do celów projektowych, na której przedstawiano do uzgodnienia przebieg projektowanych sieci uzbrojenia terenu, nie spełniał wymogów §5 rozporządzenia Ministra Gospodarki Przestrzennej i Budownictwa z dnia 21 lutego 1995 roku w sprawie rodzaju i zakresu opracowań geodezyjno kartograficznych oraz czynności geodezyjnych obowiązujących w budownictwie - powyższe dotyczy uzgodnienia nr 25/03.

Ocenę prawidłowości naliczenia opłat za czynności związane z uzgodnieniem projektowanych sieci uzbrojenia terenu dokonano na podstawie kontroli sposobu naliczenia opłat za uzgodnienia wyszczególnione w punkcie 2, niniejszego rozdziału. W wyniku powyższego stwierdzono, że opłaty te naliczano prawidłowo.

Opłaty za uzgodnienia nietypowe określono w Zarządzeniu Starosty Powiatu w Sejnach Nr 15/99 z dnia 10 sierpnia 1999 roku.

Ustalono, że jednostka w okresie objętym kontrolą nie prowadziła prac związanych z założeniem osnowy szczegółowej III kl, jak również nie podejmowała prac związanych z przeliczaniem na układ „2000” współrzędnych punktów osnowy szczegółowej III klasy oraz osnowy pomiarowej.

Plan finansowy Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym
i Kartograficznym na 2002 rok zatwierdzony został Uchwałą Nr XXXVI/130/2001 Rady Powiatu w Sejnach z dnia 28 grudnia 2001 roku w sprawie budżetu powiatu na 2002 rok.

Ustalono, że przychody Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2002 wyniosły 137 489,95 zł, w tym dotacja z Centralnego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w kwocie
30 000,00 zł.

Zgodnie ze sprawozdaniem rocznym Rb-33 (załącznik 1 do protokołu) wydatki Funduszu w 2002 roku wyniosły 220 840,28 zł. W ramach wymienionej kwoty finansowano następujące zadania:

Plan finansowy Powiatowego Funduszu na rok 2003 zatwierdzono Uchwałą
Nr II/10/02 Rady Powiatu Sejneńskiego z dnia 20 grudnia 2002 roku w sprawie budżetu Powiatu Sejneńskiego na 2003 rok.

Przychody Funduszu za rok 2003 wykazane w sprawozdaniu Rb-33 (załącznik 2 do protokołu) wyniosły 177475,90 zł, w tym dotacja z Wojewódzkiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w kwocie - 15 000,00 zł, oraz dotacja z Centralnego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym w kwocie
14 000, 00 zł.

Jako wydatki Funduszu wykazano:

Razem wydatki poniesione z funduszu w roku 2003 wyniosły 118144,37 zł.

Wpływy Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym za rok 2002 pomniejszone o dotację z Centralnego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym wynisły107 489,95 zł.

Wysokość kwot przekazanych Marszałkowi Województwa za poszczególne kwartały 2002 roku przedstawia poniższe zestawienie:

Razem 10 749,01 zł i 10 749,01 zł = 21 498,02 zł.

Informacje o wysokości przychodów funduszu za poszczególne kwartały 2002 roku przesłano Marszałkowi Województwa w terminach: 10 kwietnia 2002 roku, 10 lipca 2002 roku, 10 października 2002 roku, 9 stycznia 2003 roku.

Należne kwoty za poszczególne kwartały 2002 roku przekazano na fundusze: Centralny i Wojewódzki przelewami: z dnia 12 kwietnia 2002 roku, 10 lipca 2002 roku,
10 października 2002 roku i 9 stycznia 2003 roku.

W trakcie kontroli stwierdzono, iż kwoty przychodów za rok 2003 tj. wykazane w sprawozdaniu Rb-33 i notach księgowych wystawionych Marszałkowi Województwa jako suma przychodów za poszczególne kwartały 2003 roku - są różne. Kwota przychodów wykazana w sprawozdaniu Rb-33 pomniejszona o dotację to 148 475,90 zł. Natomiast kwota ta wyliczona jako suma przychodów wykazanych w notach księgowych za poszczególne kwartały 2002 roku to 148 531,80 zł. Od kwoty 148 531,80 zł wyliczono należne wpłaty na fundusze Centralny i Wojewódzki. Zgodnie z danymi sprawozdania Rb-33 za rok 2003 kwota ta powinna wynosić 29 695,18 zł. Wartość nadpłaty jaka została przekazana na konto Centralnego i Wojewódzkiego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym wynosi 11,20 zł.

Stosownie do zapisu §8 ust.1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia
25 listopada 2002 roku, informacje w tej sprawie Marszałkowi Województwa przesłano w terminach: 16 kwietnia 2003 roku, 16 lipca 2003 roku, 16 października 2003 roku, 19 stycznia 2004 roku.

Należne kwoty za poszczególne kwartały 2003 roku przekazano na fundusze: Centralny i Wojewódzki przelewami: z dnia 17 kwietnia 2003 roku, 16 lipca 2003 roku,
16 października 2003 roku i 21 stycznia 2004 roku.

Wysokość tych kwot wyszczególniono poniżej:

Razem: 14853,19 zł i 14853,19 zł = 29706,38 zł

Na podstawie powyższego stwierdza się, że w okresie objętym kontrolą przekazanie należnych kwot na Fundusze Centralny i Wojewódzki odbyło się z zachowaniem zasad wynikających z przepisów art. 41, ust. 3 i 3a ustawy prawo geodezyjne i kartograficzne. Także informacje o wysokości przychodów Funduszu Powiatowego przesłano w terminach określonych przepisami §8 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 listopada 2002 roku.

Ustalono, iż w okresie objętym kontrolą - zakupy usług przez kontrolowaną jednostkę, dokonywane były z zastosowaniem zasad wynikających z przepisów ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych. Najczęściej stosowanym trybem udzielania zamówień publicznych był przetarg nieograniczony.

W wyniku przeprowadzonej kontroli, nie stwierdzono by w przetargach o udzielanie zamówień publicznych jako oferenci uczestniczyli pracownicy Starostwa realizujący zadania z zakresu geodezji i kartografii.

Dotacje udzielone kontrolowanej jednostce na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych w roku 2002 wyniosły:

Ze środków dotacji działu 710, rozdział 71013 w kwocie 13300,00 zł oraz rozdziału 71014 sfinansowano prace geodezyjne z zakresu modernizacji operatu ewidencji gruntów obrębu Łumbie. Natomiast pozostałe środki rozdziału 71013 w wysokości 25700,00 zł przeznaczono na sfinansowanie modernizacji operatu ewidencji gruntów obrębu Posejnele. Zamówień tych dokonano w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 30 tyś. EURO.

W 2003 roku na realizację prac geodezyjnych i kartograficznych udzielono następujących dotacji:

Środki dotacji rozdziału 71013 przeznaczono na sfinansowanie aktualizacji użytków obrębów miasto Sejny, Krasnopol, Puńsk oraz Giby. Natomiast ze środków dotacji rozdziału 71014 za kwotę 19860,27 przeprowadzono modernizację ewidencji gruntów obrębów Poluńce, Wołyńce i Krejwiany. Zamówień dokonano w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 30000 EURO.

Nie stwierdzono, by w przetargach o udzielenie powyższych zamówień jako oferenci uczestniczyli pracownicy Starostwa realizujący zadania z zakresu geodezji i kartografii.

Z ustaleń kontroli wynika, że zadania z zakresu geodezji i kartografii w kontrolowanej jednostce realizuje 6 osób, z czego 2 osoby posiadają uprawnienia zawodowe do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii. W wyniku sprawdzenia bazy danych systemu „Ośrodek” w zakresie zgłaszania prac geodezyjnych i kartograficznych za okres od 1 stycznia 2003 roku do 31.12.2003 roku nie stwierdzono by pracownicy wykonujący zadania z zakresu geodezji i kartografii zgłaszali prace geodezyjne i kartograficzne w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej Starostwa Powiatowego w Sejnach.

Z informacji przekazanej do tut. Urzędu (załącznik 3 do protokołu) wynika, że wszyscy pracownicy wykonujący zadania z zakresu geodezji i kartografii złożyli stosowne oświadczenie, o którym mowa w art. 18a ustawy z dnia 22 marca 1990 roku o pracownikach samorządowych

Kontrolujący przed rozpoczęciem kontroli wpisali się do książki kontroli zewnętrznych Starostwa Powiatowego w Sejnach.

Starostę Sejneńskiego poinformowano o prawie do zgłaszania umotywowanych uwag i zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole, a także do składania wyjaśnień odnoszących się do stwierdzonych nieprawidłowości - w terminie 7 dni od dnia podpisania protokółu.

Protokół sporządzono w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz pozostawiono w jednostce kontrolowanej.

Białystok, 04 czerwiec 2004 roku