Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 25.03.2004 roku

w Urzędzie Miejskim w Suwałkach

Kontrolę przeprowadzono w Urzędzie Miejskim w Suwałkach, Wydziale Spraw Obywatelskich na stanowisku pracy realizującym zadania z zakresu ustawy z dnia
15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk /Dz.U. z 1963 r. Nr 59 z późn. zm.

Adres; 16-400 Suwałki, ul. Mickiewicza 1.

Regon-000523376 NIP -844-11-21-381

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Józef GAJEWSKI - Prezydent Miasta Suwałki.

Sprawy z zakresu zmiany imion i nazwisk prowadzone są w Wydziale Spraw Obywatelskich Urzędu Miasta w Suwałkach przez Panią Krystynę Magalengo - podinspektora w w/w Wydziale.

Naczelnikiem Wydziału jest Pan Daniel Jaroszewicz.

Kontrolę przeprowadziła Pani Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału
ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku - na podstawie upoważnienia Nr 10/04 podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego - Dyrektora w/w Wydziału.

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego - 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.

Podstawa prawna kontroli;

- art.11 a, ust. 2 ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion i nazwisk /Dz.U. z 1963r. Nr 59, poz.328 z późn.zm.

Określone w w/w ustawie zadania i kompetencje są zadaniami z zakresu administracji rządowej, których realizację powierzono starostom /art. 11 a, ust.1 ustawy/.

Suwałki są miastem na prawach powiatu. Dla obszaru miasta Suwałki funkcję organu powiatu w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie o zmianie imion i nazwisk pełni Prezydent Miasta.

Zasady wykonywania kontroli określa zarządzenie wewnętrzne nr 3/02 Wojewody Podlaskiego z dnia 19 lutego 2002 r.

Temat kontroli;

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 15 listopada 1956 r. o zmianie imion
i nazwisk / Dz.U. z 1963 r. Nr 59, poz.328 z późn.zm.

Kontrola wynikała z planu kontroli zatwierdzonego do realizacji na I kw. 2004 r.

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli podpisany dnia 16.02.2004r przez Panią Ewę Maciak - Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji PUW w Białymstoku.

Osoba kontrolująca wpisała się do książki kontroli Urzędu Miasta w Suwałkach pod Nr 5/04. Wyjaśnień i informacji w trakcie kontroli udzielała Pani Krystyna Magalengo.

Kontrolą objęto sprawy załatwiane w 2003 roku.

W teczce o numerze SO.XI.5135-...03 zatytułowanej „Zmiana imion i nazwisk”, Kat. B 50, zarejestrowane są 23 sprawy.

Sprawdzono;

- sprawy zarejestrowane w spisie treści w w/w teczce pod Nr 1, Nr 6, Nr 9,
Nr 14 i Nr 23 dotyczące zmiany nazwiska.

Na wnioskach stron, które wpłynęły do Urzędu Miasta w Suwałkach odnotowana jest data wpływu, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej.

Daty wpływu i wydania decyzji wskazują, iż decyzje wydane zostały niezwłocznie /art. 35 § 4 KPA /.

Wnioski złożyły osoby uprawnione tj. których zmiana nazwiska dotyczy. Decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawców /w Suwałkach/ - art.8 ustawy.

Fakt zamieszkiwania stron w Suwałkach potwierdzają kopie z KOM-ów dotyczące wnioskodawców.

Z akt sprawy wynika, że zmiany dotyczyły obywateli polskich - art.1 w/w ustawy.

Dwie wnioskodawczynie wniosły o zmianę nazwiska nabytego po drugim mężu na nazwisko poprzednio noszone, dwie sprawy dotyczyły zmiany nazwiska nabytego po mężu na nazwisko rodowe i jedna sprawa dotyczyła zmiany nazwiska.

W aktach każdej sprawy znajdują się wymagane dokumenty, umożliwiające faktyczną
i prawną ocenę sytuacji. W przypadku osób, których małżeństwo ustało wskutek orzeczenia rozwodu, w aktach sprawy znajdują się prawomocne postanowienia sądu lub fakt ten wynika z odpisu aktu małżeństwa.

Podstawa prawna decyzji prawidłowa, orzeczenia zgodne z wolą strony, pouczenie
o odwołaniu do Wojewody Podlaskiego /art.11 a ust.3 ustawy/.

Strony pokwitowały odbiór decyzji.

Decyzję wysłano do właściwych USC celem naniesienia stosownej wzmianki dodatkowej
w akcie małżeństwa oraz zawiadomienia do Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych Urzędu Miasta w Suwałkach, Komendy Miejskiej Policji, Urzędu Skarbowego i Ministerstwa Sprawiedliwości Centralnego Rejestru Skazanych w Warszawie /obecnie prawidłowa nazwa; Ministerstwo Sprawiedliwości Krajowy Rejestr Karny, Punkt Informacyjny w Białymstoku przy Sądzie Okręgowym/.

- Pod poz. 2 w spisie spraw zarejestrowano wniosek w sprawie ustalenia brzmienia imienia.

Podanie o zmianę imienia polegającą na ustaleniu innej kolejności imion wniosła osoba pełnoletnia, której zmiana dotyczy, mająca obywatelstwo polskie /art.1 ustawy/.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni
/w Suwałkach/.

Powyższe potwierdzają dokumenty znajdujące się w aktach sprawy; odpis skrócony aktu urodzenia wydany w 2003 r., potwierdzona urzędowo kopia z Karty Osobowej Mieszkańca.

Pozytywne rozstrzygnięcie organu jest zasadne.

Podstawa prawna decyzji prawidłowa - art. 10 ust.1 ustawy, bowiem jeżeli w akcie stanu cywilnego wpisano imię używane na drugim miejscu, organ może na wniosek strony ustalić brzmienie imion poprzez ustalenie ich kolejności, zgodnie ze stanem faktycznym.

Natomiast w treści decyzji określono, iż orzeczono zmianę imienia, a powinno być „orzeczono ustalenie brzmienia imienia”.

Klauzula odwoławcza zgodna z obowiązującymi przepisami. Strona pokwitowała odbiór

decyzji.

- W poz. 3 wpisano sprawę dotyczącą zmiany nazwiska małoletnich dzieci.

Wniosek złożyła matka dzieci. Ojciec został pozbawiony władzy rodzicielskiej. /kopia postanowienia Sądu jest w aktach sprawy/, stąd też organ nie wymagał jego zgody na zmianę nazwiska dzieci - art. 5 ust.2 i ust. 4/.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do podjęcia decyzji.

W aktach sprawy znajdują się wymagane dokumenty.

Strona pokwitowała odbiór decyzji .

Podstawę prawną decyzji stanowi art. 2 ust.1 i 2 prawa materialnego /należało przytoczyć również art. 5 ust.4 ustawy/.

Orzeczenie sformułowano prawidłowo, pouczenie o odwołaniu do Wojewody Podlaskiego zgodne z obowiązującymi przepisami.

- Wniosek zarejestrowany pod poz. 4 dotyczy zmiany pisowni nazwiska.

Z analizy akt sprawy wynika, że decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni.

Ustalenie pisowni dotyczy nazwiska nabytego po mężu.

Wniosek złożyła obywatelka polska, co potwierdzają dokumenty znajdujące się w aktach np. notatka urzędowa z KOM-u z której wynika; numer dowodu osobistego strony, adres
jej zamieszkania.

Podstawa prawna decyzji - prawidłowa /art. 10 ust.1 ustawy/. Pouczenie o przysługującym odwołaniu - do Wojewody Podlaskiego, zgodne z obowiązującymi przepisami.

Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji. /daty wskazują, iż decyzja została podjęta przez organ niezwłocznie/.

- Sprawa zarejestrowana pod poz. 5 dotyczy zmiany pisowni imienia.

Podejmując decyzję na podstawie art.10 ust. 1 ustawy orzeczono zmianę pisowni imienia obywatelki polskiej, zamieszkałej w Suwałkach. W tym zakresie nie wnosi się uwag.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Sprawa wpisana w spisie treści pod Nr 7 dotyczy zmiany pisowni imienia.

Wniosek strony skierowany został do USC w Białymstoku o sprostowanie błędnie wpisanego imienia, skąd został przekazany do Prezydenta Miasta Suwałki jako organu właściwego
w sprawie zmiany pisowni imienia.

Decyzja pozytywna dla strony, która pokwitowała jej odbiór.

W trakcie postępowania organ powinien był wyjaśnić kwestie związane z żądaniem wnioskodawcy, mające na celu sprecyzowanie wniosku.

- W poz.8 wpisana jest sprawa dotycząca zmiany pisowni nazwiska.

Wniosek wpłynął do organu dnia 06.05.2003 r. Decyzja podjęta dnia 16.05.2003 r. a więc niezwłocznie.

Podstawa prawna decyzji prawidłowa - art.10 ust.1 ustawy.

Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.

Do dokumentów złożonych w aktach sprawy uwag nie zgłoszono.

- Decyzje dotyczące spraw wpisanych w spisie treści pod Nr 10 -zmiana nazwiska osoby małoletniej , pod Nr 11 -zmiana pisowni nazwiska i pod Nr 12 -zmiana nazwiska nabytego
po mężu na rodowe - sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej organu
- nie stwierdzając naruszenia przepisów w tym zakresie.

W każdym przypadku odbiór decyzji został pokwitowany przez stronę.

- Pod poz. 13 w spisie treści figuruje sprawa dotycząca zmiany nazwiska osoby małoletniej /art.5 ust. 4 ustawy/.

Wniosek złożyła matka dziecka . Wymaganą ustawowo zgodę drugiego rodzica zastąpiło prawomocne postanowienie sądu dotyczące pozbawienia ojca dziecka władzy rodzicielskiej /w aktach jest kopia postanowienia sądu/.

Ponadto w aktach sprawy są wymagane dokumenty dotyczące rodziców oraz dziecka którego dotyczy zmiana nazwiska.

Uwzględniając wniosek strony organ zmienił nazwisko dziecka na dwuczłonowe tj. rodowe matki plus ojca.

Do treści decyzji nie zgłoszono uwag. Jej odbiór pokwitowała wnioskodawczyni.

Wnioskodawczyni zamieszkuje w Suwałkach, a więc decyzje podjął organ właściwy- art.8 ustawy.

Z dokumentów znajdujących się w aktach wynika, że sprawa dotyczy obywatelki polskiej
- art. 1 ustawy.

Podstawa prawna decyzji - prawidłowa /art. 10 ust. 1 ustawy/.

Pouczenie o środkach zaskarżenia do Wojewody Podlaskiego.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni.

W aktach znajdują się wymagane w sprawie dokumenty , do których nie zgłoszono uwag.

Do decyzji i dokumentów znajdujących się w aktach sprawy nie zgłoszono uwag.

- Pod poz.19 znajduje się sprawa zmiany nazwiska małoletnich dzieci.

Wniosek złożyła matka dzieci za pośrednictwem Konsulatu Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w Niemczech. Zmiana nazwiska dotyczy dzieci uznanych przez ojca. Ojciec dzieci wyraził zgodę przed Konsulem RP na zmianę nazwiska dzieci - art. 5 ust.2 i ust.4 ustawy. Rodzice dzieci są obywatelami polskimi /w aktach sprawy są kopie ważnych paszportów rodziców /.

Biorąc pod uwagę art.4 pkt.1 ustawy z dnia 15 lutego 1962 r. o obywatelstwie polskim /tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. Nr 28, poz.353; zm. Dz.U. z 2001 r. Nr 42, poz. 475, Dz.U. z 2003 r.
nr 128, poz. 1175/ dzieci również posiadają obywatelstwo polskie.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do podjęcia decyzji.

Do decyzji nie zgłasza się uwag.

Decyzję przekazano wnioskodawczyni za pośrednictwem właściwego Konsulatu RP.

Zmiana nazwiska dotyczy dziecka uznanego przez ojca przy sporządzaniu aktu urodzenia, Dziecko nosi nazwisko ojca. Wniosek o zmianę nazwiska na nazwisko matki złożyła
jego matka. Nie wymagano zgody ojca, bowiem został on pozbawiony władzy rodzicielskiej. /prawomocne postanowienie sądu znajduje się w aktach sprawy/.

Decyzja zgodna z żądaniem strony. Podstawa prawna decyzji - art. 2 ust.1 i 2 /należało przytoczyć również art. 5, ust. 4 ustawy/. Pouczenie o środkach zaskarżenia prawidłowe.

Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.

Do decyzji i dokumentów stanowiących podstawę jej podjęcia nie zgłasza się uwag.

Decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
/w Suwałkach/.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Za nieprawidłowość - przy wszystkich podjętych w 2003 r. decyzjach - należy uznać fakt, że decyzje które nie zawierały klauzuli określonej w art 130 KPA, przed ich uprawomocnieniem się organ przesłał do wykonania do adresatów określonych w art. 11 ustawy o zmianie imion i nazwisk.

Na tym protokół zakończono.

Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panem Adamem Karczewskim - Sekretarzem Miasta w Suwałkach w obecności Pana Daniela Jaroszewicza.

Protokół z kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Suwałkach, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag co do ustaleń kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału

Józef Gajewski - Prezydent Miasta Suwałki

5