Białystok, 2004
W dniach 27 kwietnia i 4 maja 2004 r. w podległym Panu Urzędzie odbyła się kontrola problemowa, przeprowadzona przez zespół kontrolny powołany przez Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego woj. podlaskiego.
Celem kontroli była ocena prawidłowości:
1. rejestrowania przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej : aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych,
2. terminowości wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych ,
3. przepływu informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków, a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi tronami,
4. wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie : własności, wieczystego użytkowania, zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych,
5. sporządzania dokumentów do celów prawnych,
6. prowadzenia rejestru cen i wartości nieruchomości,
7. planów modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków,
8. wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa geodezyjnego, a w szczególności, przepisów o ewidencjonowaniu systemów i przechowywaniu kopii zabezpieczających bazy danych ewidencyjnych oraz ich zabezpieczenie przed nieuprawnioną modyfikacją danych w nich zawartych i dostępem osób nieuprawnionych.
9. udostępniania baz danych ewidencji gruntów i budynków gminom,
Kontrolą objęto prowadzenie zadań wyszczególnionych w punktach 1-9 w okresie od 1 stycznia 2003 r. do dnia kontroli .
W toku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości :
Generalnie nie wnosi się zastrzeżeń do zmian wprowadzonych w części opisowej operatu ewidencji gruntów i budynków (poza dwoma wyjątkami). Jednym z tych wyjątków są pojedyncze przypadki opóźnień we wprowadzaniu zmian w operacie ewidencyjnym (np. zmiana nr 6/04 obręb Kolno), a drugi wyjątek dotyczy wykazywania w jednej jednostce rejestrowej różnych wielkości mianowników ułamkowych udziałów określających stan własności współwłaścicieli nieruchomości (zm. nr 55/03 obręb Kolno).
Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operatach ewidencji gruntów i budynków (w części opisowej i kartograficznej) przekazywane są do organów podatkowych oraz do osób fizycznych i prawnych na wniosek których zmiana została wprowadzona. Brak jest udokumentowanych informacji kiedy i komu dostarczono zawiadomienie o wprowadzeniu zmian w operacie ewidencji gruntów i budynków.
Niewłaściwe są zapisy w części opisowej operatu ewidencji gruntów i budynków w zakresie zarządu jednostek przekształconych, a w szczególności gruntów b. trwałego zarządcy - Wojewódzkiego Zarządu melioracji i Urządzeń Wodnych.
Wyrysy i wypisy z operatu ewidencji gruntów i budynków przeznaczone do dokonywania wpisów w księgach wieczystych wykonywane są przez osoby nie posiadające uprawnień zawodowych niezbędnych do wykonywania samodzielnych funkcji w dziedzinie geodezji i kartografii, co jest niezgodne z art. 42 ust. 2, pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne (j. t. Dz. U. Nr 100, poz. 1086 ze zm.).
Wyrysów z mapy ewidencyjnej na których nie wykazano istniejących budynków nie uzupełnia się (w formie załącznika) kopią odpowiedniego fragmentu mapy zasadniczej z wykazanymi na tej mapie budynkami, a w przypadku braku takiej mapy nie podaje się na wykonanych wyrysach informacji o braku danych dotyczących budynków, co jest niezgodne z punktem 7 załącznika nr 5 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454).
Nie wnosi się zastrzeżeń.
Opracowany plan modernizacji ewidencji gruntów i budynków nie zawiera istotnych elementów, przede wszystkim dotyczących oceny wszystkich materiałów źródłowych dotyczących tej ewidencji , w związku z czym kontrola prawidłowości jego wykonania jest utrudniona.
Konieczna jest zatem korekta w/w planu podparta oceną materiałów źródłowych mających wpływ na zakres prac związanych z modernizacją ewidencji gruntów i budynków i ich koszt oraz ze względu na program IACS (Zintegrowany System Zarządzania i Kontroli).
Nie zostały spełnione wymogi § 7.1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia podstawowych warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. 80 poz. 521).
Mając powyższe na uwadze zalecam .
1. Wprowadzać zmiany w operacie ewidencji gruntów i budynków niezwłocznie po uzyskaniu dokumentów określających zmianę danych ewidencyjnych - § 47 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454).
2. Wykazywane w ewidencji gruntów i budynków ułamkowe udziały określające stan własności współwłaścicieli nieruchomości powinny posiadać taki sam mianownik.
3. Zawiadomienia o zmianach dokonanych w operacie ewidencji gruntów i budynków należy dostarczać osobom i instytucjom zgodnie z zakresem wyszczególnionym w § 49 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454).
Dokumentować komu i kiedy zawiadomienie o wprowadzonych zmianach w operacie ewidencji gruntów zostało dostarczone - § 49 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. Nr 38, poz. 454) .
Doprowadzić do zgodności z obecnie obowiązującymi przepisami prawa zapisy w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie zarządu jednostek przekształconych.
Wyrysy przeznaczone do celów prawnych powinny sporządzać osoby posiadające uprawnienia zawodowe uprawniające do wykonywania samodzielnych funkcji w geodezji i kartografii - art. 42 ust. 2, pkt 5 ustawy z dnia 17 maja 1989 r. prawo geodezyjne i kartograficzne (j. t. Dz. U. Nr 100, poz. 1086 ze zm.).
Do wykonanych wyrysów przeznaczonych do celów prawnych na których nie wykazano istniejących budynków ( ze względu na skalę mapy ) wnosi się zastrzeżenie o braku dołączonych do tych wyrysów załączników w postaci kopii odpowiednich fragmentów map zasadniczych z wykazanymi tej mapie budynkami, a w przypadku braku takiej mapy informacji na ich wykazanych o braku danych o budynkach - pkt 7 załącznika nr 5 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków ( Dz. U. Nr 38, poz. 454).
Po dokonaniu oceny materiałów archiwalnych znajdujących się w zasobie Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Kolnie (z uwzględnieniem programu IACS ) należy zaktualizować plan modernizacji ewidencji gruntów i budynków.
Określić obszar, w którym przetwarzane są dane osobowe, a ponadto mając na uwadze istotne zmiany jakie wprowadziła w życie ustawa z dnia 22 stycznia 2004 roku o zmianie ustawy o ochronie danych osobowych, należy obowiązujące Zarządzenie Nr 12/99 Starosty Kolneńskiego z dnia 1.09.1999 w sprawie stosowania miejscowego realizacji miejscowego Starostwie Powiatowym miejscowego Kolnie dostosować do wymogów niedawno zmienionej, a obecnie obowiązującej ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych oraz, rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024), w terminach podanych w powyższych przepisach.
Odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne oczekuję w ciągu 30 dni od daty otrzymania niniejszego pisma.
Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego