Białystok, 2001
Białystok, dnia 26 marca 2004 r.
Podlaski Urząd Wojewódzki
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 09 lutego 2004 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sejnach dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. Nr 36,
poz. 180 z późn. zm.) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia
26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Ustalono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą podpisane są przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone
są prawidłowo.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej Kierownika USC, uprawnionego
do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, jak również wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 41 krio, a dotyczących braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.
Nie stwierdzono również naruszenia terminu określonego w art. 8 § 3 krio, zgodnie z którym zaświadczenie od duchownego powinno wpłynąć do USC przed upływem 5 dni od dnia zawarcia związku małżeńskiego.
Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Burmistrza.
Stwierdzono jedynie, iż w aktach zbiorowych do aktu zgonu Nr ... z dnia ..., sporządzonego na podstawie decyzji Kierownika USC w Sejnach podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc - znajduje się m.in. kopia zagranicznego aktu zgonu. Kierownika USC w Sejnach pouczono, iż w aktach zbiorowych powinien znajdować się oryginał dokumentu stanowiącego podstawę do transkrypcji. Pani Kierownik USC w Sejnach zobowiązała się podjąć działania mające na celu uzupełnienie w/w akt zbiorowych o oryginał odpisu zagranicznego aktu zgonu.
Ponadto w kilku przypadkach w aktach zbiorowych brakuje pokwitowania odbioru decyzji Kierownika USC w Sejnach przez wnioskodawcę, aczkolwiek z innych faktów potwierdzonych dokumentami znajdującymi się w USC w Sejnach wynika, iż strona decyzję otrzymała. W związku
z powyższym uważam za celowe zwrócenie większej uwagi na kwitowanie odbioru decyzji przez stronę - egzekwowanie potwierdzenia jej odbioru.
Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń
w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w wniosków.
Z up. Wojewody Podlaskiego
Andrzej Władysław Gawkowski
Spraw Obywatelskich i Migracji