PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI
w
BIAŁYMSTOKU
P R O
T O K Ó Ł
z kontroli kompleksowej finansowo-gospodarczej
przeprowadzonej w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej z siedzibą w
Białymstoku, kod 15-404 Białystok, ul. Młynowa 21, telfax. 742-80-52, NIP
966-05-90-544, REGON 000136805, w dniach od 5.04 do
02.06.2004 r. przez P. Janinę BRYNDZA starszego
inspektora wojewódzkiego.
Kontrolę
przeprowadzono na podstawie upoważnienia Wojewody Podlaskiego Nr 10/04 z dnia
01.04.2004 r. obejmując zagadnienia
finansowo-gospodarcze za lata 2002-2003 określone tematyką kontroli. Przeprowadzenie
kontroli potwierdzono wpisem do książki kontroli pod poz. 74.
A.
USTALENIA OGÓLNE
1.
Wojewódzki
Inspektorat Inspekcji Handlowej w Białymstoku, zwany dalej "Inspektoratem" jest
jednostką budżetową, dysponentem III stopnia środków budżetowych, finansowaną z
budżetu Wojewody Podlaskiego, dział 500 rozdział 50001. Działalność statutową
prowadzi na podstawie następujących aktów prawnych:
- ustawy z dnia 15 grudnia 2001 r. o Inspekcji Handlowej (Dz.
U. Nr 4, poz. 25 ze zmianami),
- rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 lipca 2001 r.
w sprawie zasad organizacji Wojewódzkich Inspektoratów Inspekcji Handlowej (Dz.U. nr
81, poz. 879),
- regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji
Handlowej w Białymstoku zatwierdzonego przez Wojewodę Podlaskiego Zarządzeniem
Nr 115/2001 z dnia 12 grudnia 2001 r.
w sprawie zatwierdzenia regulaminu organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu
Inspekcji Handlowej w Białymstoku.
Inspektorat jest jednostką
organizacyjną wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej w
województwie. Inspektoratem kieruje Podlaski Wojewódzki Inspektor Inspekcji
Handlowej, który wykonuje w imieniu Wojewody Podlaskiego zadania określone w/w
aktach prawnych i zapewnia
realizację zadań ustawowych.
W
szczególności działalność Wojewódzkiego Inspektora polega na:
-
ustalaniu kwartalnych planów pracy uwzględniających kierunki
działania oraz programy kontroli o znaczeniu krajowym a także zalecenia
Wojewody Podlaskiego,
-
podejmowaniu działań o charakterze doraźnym, służącym zapewnieniu
ochrony interesów i praw konsumentów oraz interesów gospodarczych państwa.
1.
W skład
Inspektoratu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
a) Wydział Prawno-Organizacyjny,
b) Wydział Budżetowo-Administracyjny
c) Wydział Ochrony Konsumentów,
d) Wydział Kontroli Artykułów Żywnościowych,
e) Wydział Kontroli Artykułów Przemysłowych i Usług,
f) Sekretariat Polubownego Sądu Konsumenckiego,
g) Delegatura w Łomży,
h) Delegatura w Suwałkach.
Terenem
działania Inspektoratu jest województwo podlaskie.
Przy Wojewódzkim Inspektorze działa stały Polubowny
Sąd Konsumencki zwany dalej SPSK. Powoływanie Przewodniczącego SPSK, zakres
obowiązków oraz tryb działania SPSK określa regulamin działania stałych
polubownych sądów konsumenckich stanowiący załącznik do rozporządzenia Ministra
Sprawiedliwości z dnia 25 września 2001 r.
w sprawie określenia regulaminu organizacyjnego i działania stałych polubownych
sądów konsumenckich (Dz.U. nr
113, poz. 1214) oraz przepisy kodeksu postępowania cywilnego (art. 695-711 Kpc).
2.
W okresie
objętym kontrolą funkcję Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji
Handlowej pełnili:
- P. Wojciech Antoni Romejko w
okresie od 18.06.1999 r. do 30.06.2003 r. (odwołany dn. 17.03.2003 r.),
- P. Jan Ludwik Trochimiak
powołany na to stanowisko przez Wojewodę Podlaskiego z dniem 1 maja 2003 r.
pismo - BDG.II.1120-9/03 z dnia 24.04.2003 r.
3.
Główną
księgową jest P. Bożena Poznańska mianowana na to stanowisko
z dniem 1 czerwca 1992 r. przez Okręgowego Inspektora Państwowej Inspekcji
Handlowej. W aktach osobowych w/w stwierdziłam zapytanie
o karalność z dnia 16.03. 1982 r. z adnotacją "nie
notowany" oraz zakres obowiązków z dnia 11.01.2002 r.
opracowany w oparciu o regulamin organizacyjny W.J.J.H. w
Białymstoku z dnia 12 grudnia 2001 r. P. Bożena Poznańska z wykształcenia jest
magistrem ekonomii.
4.
W ciągu
ostatnich trzech lat w W.I.I.H. w Białymstoku miała
miejsce jedna kontrola finansowo-gospodarcza. Kontrolę obejmującą lata
1999-2000 przeprowadziła Pani Elżbieta Aleksiejuk
starszy inspektor wojewódzki Wydziału Finansowego Podlaskiego Urzędu
Wojewódzkiego
w Białymstoku w dniach 12.03-23.04.2001 r.
B.
USTALENIA
SZCZEGÓŁOWE
Tematyką kontroli objęto następujące zagadnienia:
I.
Gospodarka pieniężna
II.
Rozrachunki i roszczenia
III.
Wydatki i koszty
IV.
Środki rzeczowe
V.
Księgowość i sprawozdawczość
VI.
Kontrola wewnętrzna
I.
GOSPODARKA PIENIĘŻNA
Kontrolę
omawianego zagadnienia przeprowadzono metodą reprezentatywną obejmując w
szczególności rozliczenia z okresów czerwiec, sierpień 2002 r. i czerwiec 2003
r. Poza tym kontroli poddano prawidłowość, terminowość i zupełność
udokumentowania obrotów kasowych i bankowych, zaewidencjonowania ich (raporty
kasowe i konto 101) oraz przestrzegania dyscypliny kasowej w świetle
obowiązujących przepisów.
Mając na uwadze powyższe kryteria oceny, stwierdzono
następujące nieprawidłowości:
1.
W kasie
znajdowało się więcej gotówki aniżeli zezwalały ustalenia wewnętrzne (zgodnie z
pkt IV, ppkt 1 obiegu
dokumentacji księgowej pogotowie kasowe zostało ustalone w wysokości 500, 00 zł
z § 4410) np.:
-
Rk nr
31/02 za okres od 05-09.08.2002 r. stan kasy na dzień 09.08.02 - 612,50 zł
-
Rk nr 32/02 za okres
od 19-24.08.2002 r. stan kasy na dzień
23.08.2002 r. - 870,08 zł
-
Rk nr 33/02 za okres
od 26-30.08.2002 r. stan kasy na dzień
30.08.2002 r. - 908,08 zł
-
Rk nr 22/02002 za
okres od 03-07.06.2002 r. stan kasy na dzień 07.06.2002 r. - 600,00 zł
-
Rk nr 23/2002 r. za
okres od 10-14.06.2002 r.
stan kasy na dzień 14.06.2002 r. - 819,55 zł
2.
Dowody źródłowe kasowe
nie są powiązane numerycznie z raportem kasowym, do którego stanowią załączniki
dokumentujące obroty kasowe
za dany okres. Raport kasowy i każdy z załączników otrzymują oddzielnie nr
dziennika.
3.
Dokumenty kasowe
nie są księgowane chronologicznie, np.: Rk nr
23/2002r. za okres od 10.06. - 14.06.2002 r., poz. ks.
1055, faktura VAT nr 243/2002 wystawiona przez PH-U "Mag-gaz" na kwotę 16,46
zł. za zakup paliwa, wypłacono z kasy dnia 14.06.2002 r., natomiast zrealizowana faktura VAT nr 1454/02 wystawiona
przez "Extra-Gaz" Białystok na kwotę
58,00 zł, wypłacona z kasy dn. 10.06.2002 r., zaewidencjonowana została w
dzienniku później i otrzymała nr poz. ks.- 1056.
4.
Sporadycznie wystąpiły braki opisu faktury,
np.:
-
poz. ks. 1061 - F-ra VAT Nr
0/163254/16/19 z dnia 12.06.2002 r. wystawiona przez
"Makro Curry Cash Polska SA" na kwotę
- 117,12 zł za zakup 3 czajników elektrycznych - na fakturze brak adnotacji o
ujęciu w/w zakupu w ewidencji ilościowej,
-
poz. ks. 1080 - F-ra VAT Nr
528/02 z dnia 19.06.2002 r. wystawiona przez
"Auto-gaz" Białystok na kwotę - 58,00 zł, - brak nr karty drogowej do której
wpisano w/w zakup paliwa.
Zarówno kontrola gotówki w kasie jak
i ewidencji druków ścisłego
zarachowania przeprowadzane były w związku ze zmianą kasjera.
II.
ROZRACHUNKI I ROSZCZENIA
Na podstawie dokumentów
księgowych i źródłowych urządzeń analitycznych kontrolą objęte zostały
zobowiązania i należności figurujące na kontach rozrachunkowych Zespołu "2" wg
stanu na dzień 31.12.2002 r.
i 31.12.2003 r.
1. Salda zobowiązań na koniec 2002 r. zgodnie ze
sporządzonym bilansem wyniosły 155.820,48 zł, w tym:
-
zobowiązania z
tytułu ubezpieczeń społecznych - 44.528,79 zł,
-
zobowiązania z
tytułu wynagrodzeń - 111.291,69 zł.
Na koncie
syntetycznym 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne, wykazano
zobowiązanie na kwotę - 44.528, 79 zł., z tytułu naliczonych
i nieodprowadzonych składek na ubezpieczenia
społeczne, w tym :
-
od wypłaconych wynagrodzeń za grudzień 2002 r. -
22.626,61zł.
z tego: składki ZUS w kwocie - 19.231,02 zł. i Fundusz Pracy
w kwocie - 3.395,59 zł. Zobowiązanie uregulowano dnia
4.01.2003 r.
-
od dodatkowego wynagrodzenia rocznego - 21.902,18 zł. z tego:
składki ZUS w kwocie -
19.175,54 zł. i Fundusz Pracy
w kwocie-
2.726,64 zł. Zobowiązanie uregulowano dnia 4.04.2003 r.
Na koncie
syntetycznym 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń wykazano zobowiązanie w
wysokości - 111.291,69 zł. z
tytułu należnego pracownikom dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2002 r.
Zobowiązanie uregulowano dnia 8.03.2003 r.
2. Salda należności na dzień 31.12.2002 r. zgodnie ze sporządzonym bilansem wyniosły -141.571,45 zł w tym:
-
pozostałe należności na kwotę -
141.571,45 zł.
Na koncie
syntetycznym 234 - Pozostałe rozrachunki z pracownikami wykazano należność z
tytułu:
-
nierozliczonego paliwa w zbiornikach samochodów służbowych
na kwotę - 657,30 zł
-
zapasu znaczków pocztowych na kwotę - 1.093,30 zł
-
zapasu biletów komunikacji miejskiej na kwotę - 808,36 zł.
-
udzielonych pracownikom pożyczek mieszkaniowych na kwotę -
139.012,49 zł.
3. Salda zobowiązań na dzień 31.12.2003 r. zgodnie ze sporządzonym bilansem wynosiły - 156.776,39 zł w tym:
-
zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych - 41.755,15 zł.,
-
zobowiązania z tytułu wynagrodzeń -115.021,24 zł.
Na koncie
syntetycznym 229 - Pozostałe rozrachunki publiczno-prawne wykazano zobowiązanie
na kwotę - 41.755,15 zł. wobec
ZUS z tytułu nie odprowadzonych składek:
- na ubezpieczenie społeczne od wynagrodzeń wypłaconych w m-cu grudniu 2002 r. na kwotę - 17.575,87 zł. i Funduszu Pracy od wynagrodzeń
za m-c grudzień 2003 r. na kwotę - 1.543, 07 zł.
Zobowiązanie uregulowano dnia 3.01.2004 r.
- na ubezpieczenie społeczne od dodatkowego wynagrodzenia
rocznego za 2003 r. na kwotę -
19.818,19 zł. i Fundusz Pracy
od dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r. na kwotę - 2.818,02 zł. Zobowiązanie
uregulowano dnia 3.04.2004 r.
Na koncie syntetycznym 231 - Rozrachunki z
pracownikami z tytułu wynagrodzeń wykazano zobowiązanie na kwotę - 115.021,24 zł.
z tytułu dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2003 r.
Zobowiązanie uregulowano dn. 4.03.2004 r.
4. Salda należności na dzień 31.12.2003 r. zgodnie ze
sporządzonym bilansem wyniosły - 149.098,22 zł., w
tym:
- pozostałe należności na kwotę - 149.098,22 zł.
Na koncie syntetycznym 221
- Należności budżetowe, wykazano należność w wysokości 288,80 zł od Stacji
Paliw "Silwer" Karwowski
i Synowie z Grajewa
z tyt. badania próby, należność powstała 25.11.2003 r.,
uregulowana dnia 13.02.2004 r.
Na koncie syntetycznym 226
- Długoterminowe należności budżetowe wykazano należność długoterminową (termin
płatności przypadł
w następnym roku budżetowym tj. 2004 r.) na kwotę -
4.653,72 zł. z tytułu nie opłaconych r-ków za analizy laboratoryjne. Powyższe należności zostały
uregulowane w m-cu styczniu 2004 r. (a.k. str
1).
Na koncie syntetycznym 234 -
Pozostałe rozrachunki
z pracownikami, wykazano należność od pracowników w wysokości 2.730,15 zł. z tytułu:
-
nie rozliczonych znaczków pocztowych na kwotę - 848,95
zł.,
-
nie rozliczonych biletów komunikacji miejskiej na kwotę
- 1.290,80 zł.,
-
zapasu paliwa w zbiornikach samochodów służbowych na kwotę
- 590,40 zł.,
-
udzielonych pożyczek mieszkaniowych F.Ś.S. na kwotę - 141.425,55 zł.
5.Zgodnie z pisemnym oświadczeniem Głównej Księgowej (a.k. str. 2) kontrolowana
jednostka nie posiadała na dzień 31.12.2002 r. i na
dzień 31.12.2003 r. należności zasądzonych.
6. Na podstawie sprawdzonych dokumentów źródłowych
stwierdzam,
że jednostka w księgach rachunkowych (danego roku obrotowego) ujmuje wszystkie
osiągnięte przychody i obciążające ją koszty związane z tym przychodem
dotyczącego danego obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty tj. zgodnie z
art. 6 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości (t.j. z 2002 r., Dz.U.
nr 76, poz. 694).
7. W trakcie kontroli przeprowadzonej na podstawie
dowodów źródłowych stwierdzono, że:
-
naliczone składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy
były odprowadzane na konto Zakładu Ubezpieczeń Społecznych
w terminie określonym w art. 47, ust. 1, pkt 2 ustawy
z dnia
13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
(Dz.U. Nr 137, poz. 887 ze zm.),
-
naliczone składki
na ubezpieczenia zdrowotne były odprowadzane
w terminie
określonym w art. 26, ust. 1 ustawy z dnia 6 lutego
1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym (Dz.U.Nr
28, poz. 153 ze zm.) a od 1 kwietnia 2003 r. w terminie określonym
w art. 29, ust, 1 ustawy z dnia 23 stycznia 2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu
w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz.U. Nr 45, poz. 391 ze
zm.).
III.
WYDATKI
1. Pismem FB.II.3011-45/02 z
dnia 17.04.2002 r. Wydział Finansów
i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego przesłał decyzję Wojewody Podlaskiego
z dnia 17.04. 2002 r. w sprawie układu wykonawczego budżetu Wojewody, z informacją
o ostatecznych wielkościach wydatków Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji
Handlowej w Białymstoku na rok 2002 r. w dz. 500 - Handel, rozdz. 50001 -
Inspekcja Handlowa w tym:
-
zatrudnienie w korpusie służby cywilnej - 73 etaty,
-
wydatki budżetowe ogółem - 2.102.000,00 zł.,
Na
podstawie w/w pisma został opracowany i zatwierdzony przez Wojewódzkiego
Inspektora Inspekcji Handlowej w dniu 23 kwietnia 2002 r. plan jednostkowy wydatków
budżetowych na 2002 r. Plany
te były kilkakrotnie korygowane w ciągu roku budżetowego. Wszystkie zwiększenia
i zmniejszenia planu finansowego na 2002 r. były udokumentowane dyspozycjami Wydziału
Finansów i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego bądź decyzjami Podlaskiego
Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w ramach posiadanych kompetencji. Ostatecznie plan wydatków
budżetowych na 2002 r.
w dziale 500 - Handel zwiększył się do kwoty - 2.110.453,00 zł
tj.
o 8.453,00 zł.
Wykonanie planowanych wydatków wg
rocznego sprawozdania Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31
grudnia 2002 r. wyniosło - 100 % w tym:
|
§
|
Wyszczególnienie
|
Plan po zmianach
/zł/
|
Wykonanie wg
Rb 28 /zł/
|
|
3020
4010
4040
4020
4110
4120
4210
4260
4270
4280
4300
4410
4430
4440
4550
6060
|
Nagrody i wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzenia
Wynagrodzenie osobowe
pracowników
Dodatkowe wynagrodzenie roczne
Wynagrodzenia osobowe członków
korpusu służby cywilnej
Składki na ubezpieczenia
społeczne
Składki na Fundusz Pracy
Zakup materiałów i wyposażenia
Zakup energii
Zakup usług remontowych
Zakup usług zdrowotnych
Zakup usług pozostałych
Podróże służbowe krajowe
Różne opłaty i składki
Odpisu na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych
Szkolenie członków korpusu
służby cywilnej
Wydatki na zakupy inwestycyjne
jedn. budżetowych
|
11.007
162.000
113.616
1.254.109
258.889
32.671
37.074
34.903
7.107
1.591
96.947
18.300
8.477
53.000
762
20.000
|
11.007,11
162.000,08
113.616,40
1.254.108,86
258.889
32.670,58
37.073,80
34.902,50
7.107,24
1.591
96.946,66
18.299,70
8.477
53.000
762
20.001
|
|
|
Razem:
|
2.110.453
|
2.110.453
|
Stwierdzam, że dane wykazane
w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych za 2002 r. są
zgodne z danymi wynikającymi
z ewidencji księgowej.
2. Pismem FB.II.3011-1/03 z dnia
16.01.2003 r. Wydział Finansów i Budżetu Podlaskiego
Urzędu Wojewódzkiego przesłał wycinek układu wykonawczego budżetu Wojewody Podlaskiego,
z informacją o ostatecznej wielkości wydatków budżetowych Wojewódzkiego
Inspektoratu Inspekcji Handlowej na 2003r. w dz. 500 - Handel, rozdz. 5001 -
Inspekcja Handlowa, w wysokości 2.215.000,00 zł w tym:
-
zatrudnienie w
Korpusie Służby Cywilnej - 75 etatów,
-
wydatki budżetowe- 2.215.000,00 zł.
Na podstawie w/w pisma
jednostka opracowała plan jednostkowy wydatków budżetowych na 2003 r., dnia
29.01.2003 r. plan jednostkowy zatwierdził Wojewódzki
Inspektor Inspekcji Handlowej.
Plany te
były kilkakrotnie korygowane w ciągu roku budżetowego. Wszystkie zwiększenia i
zmniejszenia planu finansowego były udokumentowane dyspozycjami Wydziału Finansów
i Budżetu Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego bądź decyzjami Podlaskiego
Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w ramach posiadanych kompetencji.
Ostatecznie
plan wydatków budżetowych na 2003 r. zwiększył się
do kwoty - 2.232.124,00 zł., tj.
o kwotę 17.124,00 zł. przyznaną
z rezerwy celowej.
Wykonanie
planowanych wydatków budżetowych wg rocznego sprawozdania Rb-28 z wykonania
planu wydatków budżetowych za okres
od początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. wyniosło 99,83 % w tym:
|
§
|
Wyszczególnienie
|
Plan po zmianach
(zł)
|
Wykonanie wg. Rb 28
(zł)
|
Wyk.
(%)
|
|
3020
4010
4020
4040
4110
4120
4210
4260
4270
4280
4300
4410
4430
4440
4550
6060
|
Nagrody i wydatki osobowe nie zaliczone do wynagrodzeń
Wynagrodzenia osobowe pracowników
Wynagrodzenie osobowe członków
korpusu służby cywilnej
Dodatkowe wynagrodzenia roczne
pracowników
Składki na ubezpieczenia
społeczne
Składki na Fundusz Pracy
Zakup materiałów i wyposażenia
Zakup energii
Zakup usług remontowych
Zakup usług zdrowotnych
Zakup usług pozostałych
Podróże służbowe krajowe
Różne opłaty i składki
Odpisy na zakładowy fundusz
świadczeń socjalnych
Szkolenie członków Korpusu Służby
Cywilnej
Wydatki na zakupy inwestycyjne
jednostek budżetowych
|
5.050
175.900
1.305.686
111.292
257.279
38.259
47.558
48.699
12.564
1.978
123.458
24.976
9.995
53.780
1.150
14.500
|
5.049,78
175.899,83
1.302.517,83
111.291,69
256.777,82
38.181,53
47.557.84
48.699,14
12.563,67
1.978
123.458,01
24.976,47
9.995
53.780
1.150
14.500,34
|
100
100
99,76
99,8
99,8
100
100
100
100
100
100
100
100
100
100
|
|
|
Razem:
|
2.232.124
|
2.228.376,95
|
99,83
|
Powyższe dane wykonania
planu wydatków budżetowych, wykazane
w sprawozdaniu rocznym Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od
początku roku do dnia 31 grudnia 2003 r. są zgodne z danymi wynikającymi z
ewidencji księgowej.
W roku 2003 r. w Wojewódzkim
Inspektoracie Inspekcji Handlowej
w Białymstoku wydatki osobowe stanowiły 87,01 % ogółu poniesionych wydatków. W
grupie pozostałych wydatków największą pozycję stanowiły wydatki z paragrafu
4300 stanowiące 5,53 % ogółu poniesionych wydatków.
3.
W kontrolowanym
okresie jednostka otrzymała środki z rezerwy celowej
z przeznaczeniem na:
-
pokrycie kosztów związanych z dodatkowym zatrudnieniem
pracowników, kwota - 16.077, 00 zł.,
-
pokrycie kosztów wyposażenia w sprzęt komputerowy, służący
do korzystania z systemu bankowości elektronicznej oraz komunikacji
z informatycznym systemem Departamentu Budżetu MinisterstwaFinansów,
kwota - 9.500,00 zł.
W/w środki z rezerwy celowej zostały wykorzystane
zgodnie
z przeznaczeniem.
4.
Dnia 28.10.2003 r. Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej
w Białymstoku podpisał porozumienie z Biurem Projektowo-Badawczym Budownictwa
Ogólnego "Miastoprojekt-Białystok" z siedzibą w
Białymstoku ul. Młynowa 21 (a.k.
str 3-4) wynajmujących pomieszczenia na potrzeby
Inspektoratu, w sprawie rozliczenia przez Inspektorat poniesionych przez niego
kosztów wymiany okien w wynajętych pokojach, będących
własnością Wynajmującego. Zgodnie z w/w porozumieniem omawiane koszty zostały
rozliczone między stronami w ten sposób, że przez okres 6 m-cy,
począwszy
od października 2003r. do marca 2004 r. włącznie, czynsz najmu został
pomniejszony o koszt remonty okien.
5.
W roku 2003 r. w
Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej zakupywana była kawa naturalna
"na potrzeby sekretariatu" ze środków budżetowych z §
4210 np.:
-
poz. ks. 1146 - F-ra VAT nr
0/157 158/16/14 z dnia 06.06.2003 r. wystawione przez
makro Casin and Carry Polska SA - za zakup m.in. kawy na kwotę - 99,55 zł.
Wyjaśnienie pisemne w tej sprawie złożyła Główna Księgowa (a.k. str. 5).
6.
W kontrolowanym
okresie obowiązywały niżej wymienione regulaminy zakładowego funduszu świadczeń
socjalnych:
-
regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia
28 października 2001 r. wprowadzony do stosowania Zarządzeniem
Nr 18/A/2001 r. z dnia 28.10.2001 r. Podlaskiego
Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w sprawie regulaminu zakładowego
funduszu socjalnego,
-
regulamin wprowadzony do stosowania od dnia 01.01.2003 r. na mocy Zarządzenia Nr 5 p.o. Podlaskiego Wojewódzkiego
Inspektora Inspekcji Handlowej z dnia 23.04.2003 r. w
sprawie regulaminu Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w
Białymstoku, określającego zasady przeznaczania środków z zakładowego funduszu
socjalnego, na cele
i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług
i świadczeń finansowych z tegoż funduszu.
Postanowienia w/w regulaminów zostały
uzgodnione
z przedstawicielami załogi wybranymi przez pracowników na zebraniu ogólnym w
celu reprezentowania ich interesów przy administrowaniu funduszu.
Powyższe regulaminy określają kierunki wydatków środków
funduszu, wymienione są osoby uprawnione do korzystania z funduszu, ustalają
zasady
i warunki przyznawania świadczeń socjalnych i pożyczek zwrotnych na cele
mieszkaniowe.
Integralną
częścią regulaminu jest określenie wysokości świadczeń
w zależności od wysokości dochodu brutto przypadającego na osobę uprawnioną.
W
ustaleniach zawartych w regulaminie zakładowym funduszu socjalnego
obowiązującego od dnia 1 stycznia 2003 r. stwierdzono zapis niezgodny
z intencją ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 33 ze
zmianami), która jednoznacznie określa w art. 8 ust. 1 że "przyznawanie
ulgowych usług i świadczeń
oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji
życiowej, rodzinnej
i materialnej osoby uprawnionej do
korzystania z Funduszu".
Omawiany
regulamin w § 2 ust. 4 dopuszcza możliwość odmowy ujawnienia
dochodów przez osoby ubiegające się o pomoc z Funduszu, skutkującej otrzymaniem
świadczenia w najniższej wysokości. Biorąc pod uwagę zapis art. 8 ust. 1
powyższy zapis regulaminu jest niezgodny z ustawą
o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Na
mocy § 1 ust. 3 d pracodawca w porozumieniu z pracownikami
tworzy "rezerwę w wys. 5,5 % funduszu służącą sfinansowaniu wydatków
nadzwyczajnych np.: zakup prezentu dla pracowników odchodzących na emeryturę,
wiązanek pogrzebowych i zniczy nagrobkowych. Zdaniem kontrolującego nie jest to
działalność socjalna i w/w zakupy nie powinny być finansowane ze środków zakładowego
funduszu świadczeń
socjalnych. Wymieniony zapis został usunięty z regulaminu ZFŚS na
mocy Zarządzenia Nr 1A Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej
w Białymstoku z dnia 1.3.2004 r. w sprawie regulaminu
Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej
w Białymstoku, określającego zasady przeznaczenia środków z zakładowego
funduszu socjalnego na cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady
i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowych z tegoż funduszu.
Natomiast
w § 16, ust. 2 ustalono, że "W miarę możliwości, powinien istnieć
bezpośredni związek czasowy pomiędzy dofinansowaniem (wypoczynku krajowego;
uwaga kontrola), a urlopem wypoczynkowym Uprawnionego". Zdaniem kontrolującego,
nie można przyznać dofinansowania pracownikowi jeżeli
nie korzystał z urlopu wypoczynkowego. Powyższy zapis w regulaminie stwarza
możliwość dofinansowania wypoczynku pracownika w sytuacji
kiedy pracownik nie korzystał z urlopu wypoczynkowego.
W trakcie trwania kontroli, Aneksem Nr 1 z dnia 31 maja 2004 r. (a.k. str. 6-7) zmienione zostały
kwestionowane przez kontrolującego zapisy § 2 ust. 4 oraz §
16 ust. 2 obowiązującego w jednostce regulaminu funduszu świadczeń socjalnych.
Na
podstawie zapisów na koncie 851- FŚS stwierdzam, że w latach 2002-2003
jednostka przekazywała odpis podstawowy na Fundusz Świadczeń Socjalnych w
prawidłowej wysokości i w terminach określonych w art. 6, ust. 2 ustawy o
funduszu świadczeń socjalnych.
Na
podstawie sprawdzonej ewidencji księgowej stwierdzam, że do konta 851-ZFŚŚ jest
prowadzona w podziale wg źródeł zwiększeń i kierunków zmniejszeń oraz wysokości
poniesionych kosztów i wysokości uzyskanych przychodów przez poszczególne
rodzaje działalności socjalnej.
7.
Dochody
budżetowe.
1) W Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w
Białymstoku
w roku 2002 i 2003 nie były planowane dochody budżetowe. W 2002 r. zgodnie ze
sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych sporządzonych za
okres od początku roku do dnia 31.12.2002 r.
osiągnięto dochody na kwotę - 129,82 zł, w tym:
- §
069 - wpływy z różnych opłat: zwroty kosztów postępowania administracyjnego na
kwotę - 76.82 zł.,
- § 083 - wpływy z usług: opłaty za analizy lab.na
kwotę - 53,00 zł.
2)
W 2003 .r
zgodnie ze sprawozdaniem Rb 27 - z wykonania planu dochodów budżetowych
sporządzonym za okres od początku roku do dnia 31.12.2003 r.
osiągnięto dochody na kwotę - 28.172,79 zł. w tym:
- §
069 - wpływy z różnych opłat: zwroty kosztów postępowania administracyjnego na
kwotę - 54,57 zł.,
- § 083 - wpływy z usług: opłaty za analizy laboratoryjne na
kwotę - 28.118, 22 zł.
Na
podstawie sprawdzonych ksiąg rachunkowych stwierdzam,
że w roku 2002 jednostka nie prowadziła
do konta 130-1 rachunek bieżący dochody budżetowe, ewidencji szczegółowej wg
podziałek klasyfikacji dochodów budżetowych. W 2003 r. wyodrębniony został
tylko § 069,
co jest niezgodne z komentarzem do konta - 130 - rachunek bieżący jednostek budżetowych, zawartym w Załączniku Nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U.
Nr 153, poz. 1752) , oraz §
10 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29
grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek
budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek
budżetowych oraz szczególnych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wypłat do
budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych
(Dz.U. Nr 122, poz. 1333).
W
trakcie kontroli dowodów źródłowych stwierdzono nieterminowe odprowadzenie
dochodów budżetowych na r-k bankowy Urzędu
Skarbowego:
-
na dzień 15 października 2003 r. dochody budżetowe
wynosiły - 6.377,08 zł., do
dnia 20 października 2003 r. jednostka przekazała
do Urzędu Skarbowego kwotę - 5.563,68 zł pozostałą kwotę w wys. 813,40 zł przekazała dnia
23.10.2003 r.,
-
na dzień 15 luty 2002 r. dochody budżetu wynosiły -
16,40 zł, jednostka przekazała dochody do Urzędu Skarbowego dnia 25.02.2002 r. co jest niezgodne z § 8 ust. 3 rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia
29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad obsługi rachunków bankowych
budżetu państwa oraz zakresu i terminów sporządzania przez Narodowy Bank Polski
informacji i sprawozdań z wykonania budżetu państwa w ramach obsługi bankowej
budżetu państwa (Dz. U. Nr 122, poz. 1335).
8.
Zarządzenie nr 15
Podlaskiego
Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w Białymstoku z dnia
20 listopada 2002 r. w sprawie wykonywania nadzoru w zakresie gospodarowania
środkami publicznymi w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w
Białymstoku ustaliło wewnętrzne procedury kontroli wydatków dokonywanych ze
środków budżetowych, w tym zgodności z planem finansowym.
Omawiane Zarządzenie zostało
opracowane na podstawie następujących przepisów prawnych:
-
art. 28 a oraz art. 35 a w związku z art. 350 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia
26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U.
Nr 155, poz. 1014
ze zmianami),
-
rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad
gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw
pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych
rozliczeń
i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz.U. Nr 122, poz. 1333).
Kontrolą, metodą reprezentatywną, objęto wydatki
poniesione
w paragrafach 4300, 4210, które wg sprawozdania Rb-28 z wykonania planu
wydatków budżetu państwa za okres od początku roku do dnia 30.05.2004 r. wyniosły:
- §
4210 - zakup materiałów i wyposażenia - 23.455,65 zł.,
- § 4300 -
pozostałe usługi -
42.854,98 zł.
i w łącznej kwocie - 66.310,63 zł
stanowiły 7,34 % ogółu poniesionych
w tym okresie wydatków (903.395,87 zł).
Na
podstawie przeprowadzonej kontroli dowodów źródłowych stwierdzam:
a)
w zakresie przestrzegania zasad wstępnej oceny
celowości zaciągania zobowiązań finansowych oraz dokonywania wydatków:
-
zakupy towarów i usług dokonywano na podstawie pisemnych
zapotrzebowań zawierających uzasadnienie celowości i legalności zakupu oraz
przybliżoną wysokość wydatku. Realizacja zakupów następowała po wstępnym
zaopiniowaniu przez Główną Księgową
i akceptacji Dyrektora,
-
powyższe procedury wstępnej kontroli nie dotyczyły wydatków
stałych dokonywanych na podstawie wcześniej zawartej umów jak również
w przypadku zakupów materiałów biurowych, paliwa, środków czystości,
prenumeraty prasy. Zdaniem kontrolującego o ile zwolnienie
z procedur kontroli wstępnej wydatków związanych z zobowiązaniami
z tytułu wcześniej zawartych umów jest uzasadnione (kontrola wstępna
przeprowadzana jest przed podpisaniem umowy) o tyle zwolnienie
z procedur kontroli wstępnej pozostałych wydatków jest uzasadnione,
-
w przypadku podróży służbowych ocena celowości,
legalności, gospodarności wyjazdu była dokonywana przez upoważnione osoby
poprzez akceptację polecenia wyjazdu służbowego,
b) w
zakresie przestrzegania procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków
publicznych, w tym zgodności z planem finansowym:
-
na wszystkich zapotrzebowaniach znajduje się adnotacja
Głównej Księgowej, że w planie finansowym znajdują się środki na planowany
zakup.
c) w zakresie kontroli ostatecznej:
-
stosownie do wymogów § 3 cytowanego
zarządzenia skontrolowane dowody księgowe były sprawdzone pod względem
merytorycznym
i formalno-rachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez kierownika jednostki
i głównego księgowego.
W
związku z powyższymi ustaleniami oraz biorąc pod uwagę ustne wyjaśnienia
złożone przez Główną Księgową stwierdzam,
że w W.I.I.H w Białymstoku są przestrzegane ustalone przez kierownika jednostki
procedury kontroli oraz zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatków.
9.
W okresie objętym
kontrolą w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku
obowiązywał od dnia 1.06.2002 r. regulamin premiowania
wprowadzony do stosowania Zarządzeniem Nr 6 Podlaskiego Wojewódzkiego
Inspektora Inspekcji Handlowej z dnia 24 maja 2002 r. w sprawie regulaminu
premiowania pracowników zatrudnionych
na stanowiskach technicznych, obsługi , pomocniczych i robotniczych w W.I.I.H. w Białymstoku.
W/w regulamin ustalił
wysokość premii w granicach od 5 % do 50 % wynagrodzenia zasadniczego
przysługującego pracownikowi oraz określił przypadku w
których pracownik może być pozbawiony premii w całości
lub części.
10. W
kontrolowanym okresie
W.I.I.H. w Białymstoku posiadał w eksploatacji
4 samochody w tym:
-
Polonez Caro nr rejestr. SWU 0433, będący na wyposażeniu Delegatury
w Suwałkach,
-
Polonez Caro nr rejestr. BIB 6985, będący na wyposażeniu
Inspektoratu w Białymstoku,
-
Polonez ATU nr
rejestr. BIB 6024, będący na wyposażeniu Delegatury w Łomży,
-
Volkswagen
Transporter nr rejstr. BIK 1081, będący na
wyposażeniu Inspektoratu w Białymstoku.
Normy
zużycia paliwa zostały ustalone:
-
Zarządzeniem Nr
20/01 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w Białymstoku z
dnia 30 listopada 2001 r. w sprawie ustalenia norm zużycia paliw płynnych w
eksploatacji pojazdów samochodowych
w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku
(a.k. str. 8),
-
Zarządzeniem Nr
12 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej w Białymstoku z
dnia 2 sierpnia 2002 r. w sprawie ustalenia norm zużycia paliw płynnych w
eksploatacji pojazdów samochodowych
w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku
(a.k str. 9).
Na podstawie sprawdzonych kart
drogowych stwierdzam, że karty drogowe są ewidencjonowane w książce druków,
ścisłego zarachowania założonej 2 lipca 2001 r. Delegatury w Łomży i Suwałkach
przychód
i rozchód kart drogowych ewidencjonują w książkach druków ścisłego zarachowania
znajdujących się w Delegaturach.
Prawidłowość
prowadzenia gospodarki paliwowej sprawdzona została na podstawie dokumentacji
środków transportowych Inspektoratu
tj. kart drogowych, miesięcznych kart
eksploatacyjnych i kartotek księgowych:
1) karty drogowe wypełniane były w sposób nie budzący
zastrzeżeń kontrolującego,
2) miesięczne karty eksploatacyjne wykazały liczne przekroczenia
norm zużycia paliwa w n/w samochodach:
Polonez CARO nr rej. BI 31316 (Delegatura Suwałki):
rok 2002: rok
2003:
maj - 1,61 l czerwiec -
1,94 l
maj -
2,29 l
kwiecień
- 2,1
l
listopad
- 4,35 l
Volkswagen Transporter:
rok 2002: rok
2003:
luty -
2,70 l luty - 1,42 l
maj - 1,12 l
maj - 1,10 l
sierpień -
1,1 l listopad
- 2,70 l
W
dokumentacji dotyczącej gospodarki paliwowej
nie stwierdziłam żadnych wewnętrznych ustaleń regulujących sposób rozliczania
przekroczeń norm zużycia paliwa.
IV.
ŚRODKI RZECZOWE
1. Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w
Białymstoku na dzień 01.01.2002 r. posiadał środki trwałe o wartości brutto -
315.782,30 zł.
umorzenie
środków trwałych -
267.679,60 zł.
stąd wartość
netto środków trwałych -
48.102,70 zł.
w tym (dane
pochodzące z bilansu):
-
urządzenia techniczne i maszyny - 38.877,56 zł.
- środki transportu - 8.260,00 zł.
- inne
środki trwałe - 965,14 zł.
W trakcie roku budżetowego 2002 wystąpiły zmiany w
stanie środków trwałych:
a) zwiększenia - 25.221,61 zł.
w tym:
- zakup trzech zestawów komputerowych - 14.232,24 zł.
- zakup drukarki - 3.806,01 zł.
- przyjęto nieodpłatnie fax. i kserokopiarkę - 7.183,36 zł.
b) zmniejszenia - 800,00 zł.
w tym:
-
przeksięgowano na
konto 020 program komputerowy Windows - 800,00 zł.
Biorąc
pod uwagę powyższe zwiększenia i zmniejszenia:
wartość początkowa środków trwałych na dzień 31.12.2002 r. wyniosła : -
340.203,91 zł.
umorzenie
środków trwałych
- 294.642,46 zł.
stąd
wartość netto środków trwałych -
45.561,45 zł.
w tym (dane pochodzą z bilansu):
-
urządzenia
techniczne i maszyny - 41.245,42 zł.
-
środki transportu - 4.130,00 zł.
-
inne środki trwałe - 186.03 zł.
Pozostałe środki trwałe
- konto 013
B.O. na
dzień 01.01.2002 e. -
126.953,60 zł.
Przychody - 9.756.75 zł.
Rozchody - 1.457,12 zł.
B.Z. na
dzień 31.12.2002 r. -
135.253,23 zł.
Wartości niematerialne i
prawne - konto 020 (programy komputerowe
umarzane wg. stawek amortyzacyjnych)
B.O. na
dzień 01.01.2002 r. - 34.710,33 zł.
Przychody - 2.762, 75 zł.
Rozchody - -
B.Z. na
dzień 31.12.2002 r. -
37.473,08 zł.
Wartości niematerialne i prawne - konto 020
(aktualizacja programu LEX -
umarzana jednorazowo)
B.O. na
dzień 01.01.2002 r. - 5.479,37 zł.
Przychody - 5.652,84 zł.
Rozchód - -
B.Z. na
dzień 31.12.2002 r. -
11.132,21 zł.
Umorzenie środków trwałych - konto 071
B.O. na
dzień 01.01.2002 r. -
280.559,47 zł.
zwiększenia - 36.860,61 zł.
zmniejszenia - -
B.Z. na
dzień 31.12.2002 r. -
317.420,08 zł.
w tym: umorzenie programów komputerowych :
B.O. na
dzień 01.01.2002 r. - 12.879,87 zł.
zwiększenie - 9.897,75 zł.
zmniejszenie - -
B.Z. na
dzień 31.12.2002 r. - 22.777,62 zł.
Umorzenie pozostałych środków trwałych - konto 072
B.O. na
dzień 01.01.2002 r. -
132.432.97 zł.
zwiększenia - 15.409,59 zł.
zmniejszenia - 1.457,12 zł.
B.Z. na
dzień 31.12.2002 r. - 146.385,44 zł
w tym: umorzenie programów komputerowych:
B.O. - 5.479,37 zł
zwiększenia - 5.652,84 zł
zmniejszenia -
-
B.Z. na dzień 31.12.2002 r. - 11.132,21 zł
2. Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w
Białymstoku
na dzień 01.01.2003 r. posiadał
środki trwałe o wartości brutto -
340.203,91 zł.
umorzenie środków trwałych -
294.642,46 zł.
stąd wartość bilansowa środków trwałych
- 45.561,45 zł.
w tym: (dane z bilansu)
-
urządzenia
techniczne i maszyny - 41.245,42 zł.
-
środki transportu - 4.130,00 zł.
-
inne środki trwałe - 186,03 zł.
W trakcie roku budżetowego 2003 r. wystąpiły zmiany w
stanie środków trwałych:
a) zwiększenia - 109.412,65 zł.
w tym:
-
zakupiono sprzęt
komputerowy na kwotę - 13.800,05 zł.
-
otrzymano
nieodpłatnie sprzęt komputerowy z PHARE - na kwotę - 95.612,60 zł.
z tego:
4 komputery - 28.480,72 zł.
serwer - 38.080,95 zł.
2 notebooki - 20.800,52 zł.
drukarkę - 8.250,42 zł.
b) zmniejszenia - 11.313.36 zł.
z tego:
sieć komputerowa w związku ze zmianą siedziby - 10.383,21 zł.
wykładzina dywanowa - 930,15 zł.
Biorąc pod uwagę powyższe zwiększenia i
zmniejszenia wartość
początkowa środków trwałych na dzień 31.12.2003 r. wyniosła: - 438.303,20 zł.
umorzenie środków
trwałych -
309.384,83 zł.
stąd wartość
bilansowa środków trwałych -
128.918,37 zł.
w
tym (dane pochodzą z bilansu):
-
urządzenia techniczne i maszyny -
128.918,37 zł.
Stwierdzam,
że dane wykazane w bilansie za rok 2002 i 2003
są zgodne z ewidencją księgową.
Pozostałe środki trwałe - konto 013
B.O. na dzień 01.01.2003 r. -
135.253,23 zł.
Przychody
- 3.568,96 zł.
Rozchody - 5.385,10 zł.
B.Z. na dzień 31.12.2003 r. -
133.437,09 zł.
Wartości niematerialne i prawne
-
konto 020
B.O na dzień
01.01.2003 r. - 48.605,29 zł.
Przychody
- 8.233,79 zł.
Rozchody - -
B.Z. na dzień 31.12.2003 r. - 56.839,08 zł.
Umorzenie środków trwałych - konto 071
B.O. na dzień 01.01.2003 r. - 317.420,08 zł.
zwiększenia - 33.666,60 zł.
zmniejszenia
- 9.402,47 zł.
B.Z. na dzień 31.12.2003 r. - 341.684,21 zł.
w
tym: wartości niematerialne i prawne
B.O. na dzień 01.01.2003 r. - 22.777,62 zł.
zwiększenia - 9.521,76 zł.
zmniejszenia - -
B.Z. na dzień 31.12.2003 r. - 32.299,38 zł.
Umorzenie pozostałych środków trwałych - konto 072
B.O. na dzień 01.01.2003 r. -
146. 385,44 zł.
zwiększenia - 11.102,46 zł.
zmniejszenia - 5.385,10 zł.
B.Z. na dzień 31.12.2003 r. - 152.102,80 zł.
w
tym: wartości niematerialne i prawne
B.O. na dzień 01.01.2003 r. - 11.132,21 zł.
zwiększenia
- 7.533,50 zł.
zmniejszenia - -
B.Z. na dzień 31.12.2003 r. - 18.655,71 zł.
Wartości umorzeń wykazane w bilansie
sporządzonym na dzień 31.12.2003 r. są zgodne z ewidencją księgową
kontrolowanej jednostki.
3.
Ewidencja
analityczna środków trwałych w kontrolowanej jednostce obejmuje:
-
księgi inwentarzowe,
-
karty indywidualne środków trwałych.
Jednostka
nie sporządza tabel amortyzacyjnych środków trwałych. Wartość umorzenia
ustalana jest w indywidualnych kartach środków trwałych
a następnie zestawienie na koniec roku
budżetowego i księgowanie,
na podstawie tego zestawienia (a.k.
str. 10-15) na koncie analitycznym 071- umorzenie "środków trwałych". Zgodnie z
art. 17 ust.1 ustawy o rachunkowości jednostka zobowiązana jest do
prowadzenia kont analitycznych m.in. dla dokonywanych odpisów amortyzacyjnych
od środków trwałych.
W trakcie
kontroli jednostka sporządziła tabele amortyzacyjne za 2003 r.
W
księdze inwentarzowej założonej dnia 20.12.1996 r. zaewidencjonowane środki
trwałe są pogrupowane wg działów, niezgodnie
z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie
klasyfikacji środków trwałych (KŚT) (Dz.U. Nr
112, poz. 1317) np.:
Dział XXI -
komputery i drukarki
Dział V - środki transportowe
W
trakcie obecnej kontroli w jednostce została założona książka inwentarzowa
środków trwałych, gdzie dokonano podziału zaewidencjonowanych środków trwałych
na grupy rodzaje zgodnie
z obowiązującymi aktualnie w tym zakresie, przepisami prawa.
Zgodnie
z pkt. III obiegu dokumentacji księgowej
obowiązującej
w Inspektoracie zmiany stanu środków
trwałych są dokumentowane" protokołami zdawczo-odbiorczymi,
likwidacja uszkodzonych lub zużytych środków trwałych i środków trwałych w
użytkowaniu oraz fakturami
za zakupione środki trwałe i środki
trwałe w używaniu.
Zgodnie
z obowiązującymi w Inspektoracie obiegiem dokumentacji księgowej składniki
majątkowe zalicza się do:
-
środków trwałych - majątek trwały zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości i ustawę z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j z 2000 r. Dz.U. Nr 54, poz.
654 ze zm.). Do środków trwałych zalicza się także bez względu
na wartość komputery, monitory, drukarki itp. Dla środków trwałych prowadzona jest
ewidencja wartościowo-ilościowa,
-
pozostałych środków trwałych w
używaniu - środki trwałe umorzone
w 100 % w m-cu wydania ich do
użytkowania, nie spełniające wyma
gań art. 3, ust. 1, pkt. 15,
-
majątku rzeczowego nie objętego ewidencją ilościową -
w szczególności drobne przedmioty takiej jak: testery, czajniki, lampy biurowe
itp. Ujęte są one ilościowo w ewidencji pozabilansowej,
-
materiały biurowe kupowane są wg potrzeb i przekazywane
bezpośrednio do wydziałów branżowych.
4. Dnia 29.08.2001 r. W.I.I.H.w Białymstoku zawarł umowę
nr 4/2001 r.
z firmą "QNT Systemy Informatyczne" Sp. z .o.o. z siedzibą w Gliwicach
o udzielenie licencji na korzystanie z następujących programów komputerowych (a.k. str. 19-20):
-
QWANT - kięgowość
- QWARK - płace
- QADR - kadry
o wartości łącznej -
9.408,00 zł., poz. ks. 1793 -
F-ra VAT nr VAT/3024/01
z dnia 29.08.01 r.
zapłacono dnia 30.08.01 r. kwotę 9.408,00 zł. Instalacja programu nastąpiła w 2001 r., programy FK
ujęto w ewidencji 020 - Wartości niematerialne i prawne dnia 30.08.2001 r.
Stwierdzam,
że do dnia 10.05.2004 r. kontrolowana jednostka
nie korzystała z w/w programów komputerowych. Wyjaśnienie pisemne w tej sprawie złożyła
Główna Księgowa (a.k. str.
1-1).
Zdaniem
kontrolującego jest to przejaw niegospodarnego wydatkowania środków
budżetowych. W trakcie kontroli jednostka rozpoczęła wdrażanie w/w programów do
stosowania, po uprzedniej aktualizacji.
5. Inwentaryzacja
W
Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w Białymstoku
w kontrolowanym okresie obowiązywały uregulowania wewnętrzne dotyczące
inwentaryzacji zawarte w "Obiegu dokumentacji księgowej". Inwentaryzacja
środków trwałych przeprowadzana jest raz na cztery lata, natomiast każdego roku
na dzień bilansowy spisywane z natury są: stan środków pieniężnych w kasie,
zapasy paliwa w zbiornikach samochodów służbowych, bilety komunikacji
miejskiej, znaczki pocztowe, druki ścisłego zarachowania.
Spisów
dokonuje komisja inwentaryzacyjna powoływana każdorazowo przez Wojewódzkiego
Inspektora Inspekcji Handlowej. Arkusze spisowe
są numerowane i podpisywane przez osobę
nadającą numer arkuszowi spisowemu w momencie wydawania ich Komisji.
W
roku 2002 r. w W.I.I.H. w Białymstoku obowiązywały
zasady przeprowadzania inwentaryzacji ustalone dnia 02.07.2001 r. w "Obiegu dokumentacji księgowej". W roku 2002 zgodnie z
zarządzeniem nr 17/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji
Handlowej z dnia 16.12.2002 r.
w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji składników majątkowych, metodą
spisu z natury przeprowadzono inwentaryzację:
- środków trwałych ujętych w ewidencji wartościowo-ilościowej,
- pozostałych środków trwałych ujętych w ewidencji
wartościowo-ilościowej,
- środki pieniężne w kasie,
- druki ścisłego zarachowania,
- materiały (paliwo, bilety komunikacji miejskiej, znaczki
pocztowe).
W/w
zarządzeniem powołano trzyosobową komisję inwentaryzacyjną, ustalono
harmonogram prac Komisji spisu oraz określono obowiązki Komisji oraz sposób
przeprowadzenia spisu z natury.
W
dokumentacji inwentaryzacyjnej znajduje się:
- oświadczenie członków komisji inwentaryzacyjnej, że zapoznali się
z przepisami obowiązującymi dot. inwentaryzacji,
- sprawozdanie komisji spisowej z przeprowadzonej inwestycji
z dnia 07.01.2003 r., zatwierdzone przez Kierownika
jednostki,
- rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych,
- 26 arkuszy spisu z natury i protokołu kontroli,
- 2 zestawienia zbiorcze spisów z natury.
Komisja inwentaryzacyjna nie stwierdziła różnic
inwentaryzacyjnych.
Na podstawie dokumentacji inwentaryzacyjnej stwierdzam
następujące uchybienia:
1) nie przeprowadzono inwentaryzacji składników majątkowych
ujętych wyłącznie w ewidencji ilościowej, co jest niezgodne z pkt VI Inwentaryzacja "Obiegu dokumentacji księgowej",
2) zgodnie z § 5 Zarządzenia nr 17/2002 z dnia
16.12.2002 r. błędne zapisy
w arkuszach należało przekreślić a omyłkowe zapisy powinien podpisywać członek
Komisji i osoba odpowiedzialna materialnie.
Stwierdzam,
że poprawione zapisy nie były podpisane przez osobę odpowiedzialną materialnie
- arkusz spisowy nr 15, poz. 8, podopisy złożył członek Komisji oraz zdaniem
kontrolującego osoba nieupoważniona (a.k. str. ). Na arkuszu nr
10 poprawiony zapis podpisała tylko osoba odpowiedzialna materialnie
(ak. str. 21). Ponadto stwierdzam, że arkusze spisowe
były sporządzone
i wyceniane przez jedną osobę. Zdaniem
kontrolującego poprawione zapisy
w kolumnie - ilość stwierdzona - (arkusze spisowe nr 4, poz. 75; nr 6 poz. 115;
nr 10 poz. 212; nr 13 poz. 10, nr 15 poz. 8;) należało uznać jako różnice
inwentaryzacyjne i poddać procedurom wyjaśnienia.
W roku 2003 uregulowania wewnętrzne dotyczące inwentaryzacyjne
zostały zawarte w "Obiegu dokumentacji księgowej" z dnia 06.05.2003 r.
W stosunku do uregulowań
wewnętrznych obowiązujących w tym zakresie w roku 2002, zmiana dotyczyła zmiany
na stanowisku Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej.
Na dzień 31.12.2003 r. zarządzeniem nr 13/2003 Podlaskiego Wojewódzkiego
Inspektora Inspekcji Handlowej z dnia 22.12.2003 r.
została zarządzona inwentaryzacja gotówki w kasie, papierów wartościowych i
znaków oraz paliwa. Termin inwentaryzacji został określony na okres
29-31.12.2003 r. Ponadto Główny Księgowy został zobowiązany do inwentaryzacji
"stanów rachunków
bankowych i rozrachunków".
W dokumentacji
inwentaryzacyjnej znajdują się oświadczenia członków komisji o zapoznaniu się z
przepisami prawa dotyczącymi inwentaryzacji, protokoły inwentaryzacyjne oraz
sprawozdanie komisji spisowej
z przeprowadzonej inwentaryzacji. Komisja nie stwierdziła różnic
inwentaryzacyjnych.
W okresie objętym kontrolą były
przeprowadzane także inwentaryzacje związane z przekazywaniem kasy w związku z
nieobecnością kasjera.
6. Zamówienia
publiczne
W Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej
w Białymstoku
w zakresie stosowania ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach
publicznych (j.t. z 2002 r. Dz.U.
Nr 72, poz. 664) została przeszkolona P. Janina Jelińska,
specjalista w Wydziale Budżetowo-Administracyjnym W.I.I.H w Białymstoku, która
ukończyła kurs II stopnia w m-cu styczniu 1996 r.
Zarządzeniem
Nr 22/01 z dnia 20 grudnia 2001 r. Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora
Inspekcji Handlowej w sprawie powołania stałych członków komisji d/s
dokonywania zakupów towarów i usług w ramach zamówień publicznych (a.k. str 22) n/w pracownicy
zostali powołani na
stałych członków komisji przetargowej , i tak:
-
P. Leszek Mironiuk - został wyznaczony na przewodniczącego Komisji ,
-
P. Janian Jelińska - została
wyznaczona na stałego członka Komisji.
Omawiane zarządzanie
unieważniło Zarządzenie Nr 10/01 z dnia 4 lipca 2001 r. Podlaskiego W.J.J.H. w sprawie powołania stałych członków komisji d/s dokonywania
zakupów towarów i usług w ramach zamówień publicznych, pomimo to, późniejsze
zarządzenia Wojewódzkiego Inspektora jako podstawę prawną powoływało
unieważnione zarządzenie nr 10/01 i tak:
-
Zarządzenie nr
8/02 z dnia 19 czerwca 2002 r. w sprawie uzupełnienia
składu Komisji przetargowej mającej na celu dokonanie zakupu
bonów
towarowych (a.k.
str 23)
-
Zarządzenie Nr
1/03 z dnia 4 stycznia 2003 r. w sprawie uzupełnienia składu Komisji
przetargowej mającej na celu zawarcie umowy najmu lokalu na potrzeby Inspektoratu
(a.k. str. 24).
Ponadto w w/w zarządzeniach jako przewodniczący komisji przetargowej figuruje P. Bogdan Dobrzyński, co jest niezgodne z
ustaleniami § 1 obowiązującego aktualnie Zarządzenia Nr 22/01 z
dnia 20 grudnia 2004 r. Sprzeczności omówione powyżej, zdaniem kontrolującego,
są rezultatem braku należytej staranności przy opracowywaniu wewnętrznych
zarządzeń Wojewódzkiego Inspektora.
W okresie objętym kontrolą tj. w latach 2002-2003 w
Inspektoracie obowiązywały procedury postępowania o udzielenie zamówień
publicznych ustalone w "Regulaminie pracy Komisji przetargowej" wprowadzonym do
stosowania Zarządzeniem Nr 13/02 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji
Handlowej z dnia 5 sierpnia 2002 r. w sprawie nadania regulaminu pracy komisji
przetargowej. Regulamin powyższy ustala:
-
sposób powołania komisji,
-
procedury odwołania członka komisji,
-
obowiązki przewodniczącego komisji,
-
tryb pracy komisji.
Stwierdzam, że w/w regulamin zawiera uregulowania
zgodne
z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie
szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej
pracy (Dz.U. Nr 82, poz. 743).
W kontrolowanym okresie, ze względu na niską (poniżej
3 tys. EURO) wartość zamówienia obowiązek stosowania przepisów ustawy z dnia 10
czerwca 1994 r.
o zamówieniach publicznych dotyczył jedynie wynajmu pomieszczeń biurowych na
potrzeby Inspektoraty w Białymstoku w roku 2003 o wartości szacunkowej -
234.000,00 zł (ponad 20.000,00 EURO).
Na podstawie uzyskanej decyzji Prezesa Urzędu Zamówień
Publicznych jednostka otrzymała zgodę na zastosowanie trybu zamówienia z wolnej
ręki - decyzja Nr ZT/1820/03 z dnia 14.02.2003 r. oraz
zawarcie umowy najmu na okres 10 lat - decyzja nr TU/3164/03 z dnia 12.03.2003 r.
Zgodnie z w/w decyzjami Inspektorat podpisał dnia 12
maja 2003 r. umowę najmu pomieszczeń biurowych z B.P.B.O. "Miastoprojekt"
- Białystok"
w Białymstoku na okres 10 lat. Klauzula zawarta w §
2 powyższej umowy nie daje prawa wypowiedzenia umowy Wynajmującemu przez okres
10 lat.
W roku 2002 przeprowadzono 2 procedury zamówienia
publicznego
o zakup bonów towarowych ze środków Funduszu Świadczeń Socjalnych w tym:
1) 4 lipca
2002 r. rozpoczęto procedury w trybie zapytania o cenę bonów towarowych o
wartości szacunkowej 8.640,00 zł skierowano zapytanie
o cenę do pięciu podmiotów. Z uwagi na to, że wpłynęła tylko jedna ważna oferta
od firmy Jeronimo Martin?s
Dystrybucja Sp. z.o.o. z siedzibą
w Poznaniu, postępowanie unieważniono.
2) 12 lipca
2002 r. z uwagi na wynik poprzedniego postępowania a mianowicie unieważnienie
postępowania w trybie zapytania o cenę, komisji ustaliła,
że przy zakupie bonów towarowych zastosuje tryb zakupu z wolnej ręki.
Propozycję komisji dnia 12.07.2002 r. zaakceptował
kierownik jednostki. Ostatecznie podpisano dnia 12.07.2002 r.
z Jeronimo Martins
Dystrybucja Sp.
z o.o. umowę w sprawie zakupu i realizacji bonów towarowych. Jest
to firma, która jako jedyna złożyła ofertę w poprzednim postępowaniu
o udzielenie zamówienia publicznego w
trybie zapytania o cenę.
Stwierdzam, że w/w
postępowania o zamówienie publiczne przeprowadzono zgodnie z przepisami
obowiązującymi w tym zakresie.
W dokumentacji księgowej
kontrolowanej jednostki znajdują się umowy:
a/ umowa najmu zawarta na czas
nieokreślony w dniu 2.01.1998 r. pomiędzy
Przedsiębiorstwem Realizacji Inwestycji z siedzibą w Łomży, ul. Polowa 22
a Wojewódzkim Inspektoratem Państwowej
Inspekcji Handlowej w Łomży (a.k.
str. 25-27). Jest to kontynuacja wcześniejszych umów o najem lokalu przez P.I.H
w Łomży
Z dniem 01.01.1999 r.
został zniesiony Wojewódzki Inspektorat Państwowej Inspekcji Handlowej w Łomży,
a na jego bazie utworzono Delegaturę
w Łomży W.I.I.H. w Białymstoku ma zastosowanie art. 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
zmianie ustawy o zamówieniach publicznych (Dz.U. Nr
123, poz. 778) którzy ustala, że "umowy w sprawach
zamówień publicznych zawarte przed dniem wejścia w życie ustawy pozostają w
mocy, z tym że roszczenie ich zakresu przedmiotowego lub zmiana stron umowy nie
są możliwe". Stwierdzam,
że wystąpiły dwie przyczyny w związku z którymi
należało zmienić w/w umowę najmu, tzn.:
-
nastąpiła zmiana stron umowy. Od 01.01.1999 r.
stronę w umowie powinien być Wojewódzki Inspektorat Inspekcji Handlowej w
Białymstoku (Delegatura w Łomży nie może być stroną w umowie),
-
nastąpiło rozszerzenie zakresu przedmiotowego umowy, (na
podstawie aneksu Nr 1 do w/w umowy z dnia 02.01.1998 r.
zwiększono wynajmowaną powierzchnię biurową z 36,5 m2 na powierzchni
82,50 m2).
W
świetle powyższego, omówiona umowa najmu jest niezgodna z art. 73 ustawy z dnia
10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (j.t. z
2002 r. Dz.U. Nr 72, poz. 664 ze zm.). Omawiana powyżej umowa najmu
stanowi akta kontroli
str. 25-29.
b) umowa najmu zwarta w dniu 20.12.2003 r. w
Białymstoku pomiędzy Zakładem Obsługi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w
Białymstoku a Podlaskim Wojewódzkim Inspektoratem Inspekcji Handlowej w
Białymstoku a wynajem pomieszczeń biurowych na potrzeby Inspektoratem. Umowa
zawarta została na okres 3 lat, wartość szacunkowa zamówienia publicznego -
86.379,70 zł
(w cenach roku 2003 r.). Stwierdzam, że udzielono powyższego zamówienia
publicznego, z ominięciem procedur określonych w ustawie o zamówieniach
publicznych, co jest niezgodnie z art. 4 ust. 1 pkt.
1 powyższej ustawy.
Powyższa umowa najmu stanowi akta kontroli str. 30-33.
V.
KSIĘGOWOŚĆ I SPRAWOZDAWCZOŚĆ
1. W kontrolowanym okresie w Wojewódzkim Inspektoracie
Inspekcji Handlowej w zakresie zasad rachunkowości, obowiązywał:
-
zakładowy plan
kont wprowadzony do stosowania Zarządzeniem
Nr 3/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Inspekcji Handlowej
z dnia 23.01.2002 r.
w sprawie zakładowego planu kont i wykazu stosowanych ksiąg rachunkowych.
W omawianym powyżej dokumencie ustalono:
-
wykaz kont syntetycznych stosowanych w jednostce,
-
wykaz ksiąg rachunkowych,
-
stosowaną technikę księgowania,
-
rok obrotowy i okresy sprawozdawcze,
-
wycenę aktywów i pasywów na dzień bilansowy,
-
wykaz kont analitycznych.
Uregulowania zawarte w zakładowym planie kont nie wyczerpują
wymogów art. 10 ustawy z dnia 24 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. z 2002 r,
Dz. U. Nr 76 , poz. 694 ze zm.), a mianowicie:
-
nie określono zasad klasyfikacji zdarzeń (zasad
księgowania operacji gospodarczych na kontach)
-
brak opisu systemu przekazania danych metodą przebitkową,
-
brak opisu systemu służącego ochronie danych i ich
zbiorów, w tym dowody księgowe, księgi rachunkowe i inne dokumenty stanowiące
podstawę dokonywania w nich zapisów.
2. W Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej ewidencja
księgową prowadzona jest techniką przebitkową na kartach kontowych:
-
dziennik na kartach,
-
konta syntetyczne i analityczne na kartach kontowych K-289
-
zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analitycznych
w K-331,
-
karty wynagrodzeń
3. Na podstawie
sprawdzonych dokumentów
księgowych i ich zapisów
w księgach rachunkowych za lata 2002-2003 stwierdzono następujące uchybienia i
nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania przepisów ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (jt. z 2002 r.Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.) zwanej dalej "ustawą" lub
przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów
jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych (Dz. U Nr 153, poz. 1752) zwane dalej "rozporządzeniem, a
mianowicie:
1) Karty kontowe nie są oznaczone co
do roku obrotowego, ponadto
w roku 2002 nie były oznaczone również nazwą jednostki, co jest niezgodne z
art. 13 ust 4 pkt 1 i 2 ustawy o rachunkowości.
2) Zestawienia obrotów i sald zarówno dla kont
syntetycznych jak i kont analitycznych w kontrolowanym okresie nie były trwale
oznaczone nazwą jednostki, co jest niezgodne z art. 13, ust, 4, pkt 1 ustawy.
3) W dzienniku zdarzenia gospodarcze nie były ujmowane w
kolejności chronologicznej np.
-
poz. ks. 2553 -
dokonano przelewu składek ubezpieczenia społecznego , data operacji - 19.12.2002 r.
-
poz. ks. 2558 - dokonano przelewu podatku dochodowego
od wynagrodzeń, data operacji - 23.12.2002 r.,
-
poz. ks. 2559 - przelano nagrodę pracownikowi, data
operacji -
- 16.12.2002 r.,
-
poz. ks. 2643 - opłacono przelewem f-rę
VAT za prenumeratę prasy
data operacji - 19.12.2002 r.
-
poz. ks. 2644 - opłacono przelewem fa-rę
VAT za zużytą energię elektryczną, data operacji - 16.12.2002 r. a więc bez zachowania kolejności chronologicznej
księgowania zdarzenia gospodarczego jak również na kontach syntetycznych. Jest
to niezgodne z art. 14 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
4)
Dowody źródłowe
dokumentujące obroty kasowe, będące załącznikami do raportu kasowego mają
nadane numery identyfikacyjne nie związane z raportem kasowym ponadto bez
zachowania kolejności nadawanej w danym raporcie np.:
-
poz. ks. 2530 - raport kasowy nr 50/2002 za okres od 16-21.12.2002
r.
poz. księgowa
-
poz. 1 R.K. - f-ra VAT A/397 z
16.12. na kwotę - 305,63 zł 2521
-
poz. 2 R.K -
zwrot zaliczki
16.12. 4,90
2516
-
poz. 3 RK - za bilety
MPK 18.12. 180,00 zł 2522
-
poz. 4 RK - podjęto
czekiem 18.12. 209,60 zł 2512
-
poz.
5 - podjęto czekiem
19.12. 500,00 zł
2513
-
poz.
6 - podjęto czekiem
19.12. 246,85 zł 2514
-
poz.
7 - parkowanie
19.12. 25,00 zł 2523
-
poz.
8 - wypłacono deleg. 19.12.
9,50 zł 2524
-
poz.
9 - zapomoga z dnia
19.12. 500,00 zł 2525
-
poz.
10 - f-ra 0616/s z dnia
19.12. 19,50 zł 2526
-
poz.
11 - f-ra za paliwo z dn.
19.12. 99,24
zł 2520
-
poz.
12 - wypłacono delegacje dn.20.12. 45,60 zł 2527
-
poz.
13 - wypłacono do kasy
dn.20.12. 39,90
zł 2517
-
poz.
14 - wpłacono do kasy
dn. 20.12. 19,00
zł 2518
-
poz.
15 - wypłacono do banku dn.
20.12. 58,90 zł 2519
-
poz.
16 - podjęto czekiem z
dnia 20.12. 249,55 zł 2528
Wszystkie
w/w operacje kasowe zostały ujęte w dzienniku oraz na kontach syntetycznych i
analitycznych pod datą 21.12.2002 r.
Na
koncie syntetycznym 130- rachunek bieżący j.b. subkonto -wydatki ujmowane są wyszczególnione wszystkie
załączniki (przelewy) dokumentujące obrót bankowy. Zgodnie z komentarzem do
konta 130 zawartym w Załączniku nr 2 do rozporządzenia "zapisy na koncie 130 są
dokonywane na podstawie wyciągów bankowych". Poszczególne przelewy powinny być
ujęte w ewidencji szczegółowej (analitycznej), prowadzonej do konta
syntetycznego. Ujmowanie na koncie syntetycznym operacji szczegółowych
zaciemnia obraz operacji bankowych.
4. W okresie objętym kontrolą na koncie 201 - rozrachunki
z dostawcami nie były ewidencjonowane zobowiązania jednostki wobec dostawców. W
trakcie kontroli (od m-ca kwietnia 2004 r.) jednostka rozpoczęła ewidencję
rozrachunków z dostawcami na koncie 2001 r.).
5. na koncie syntetycznym 229 - pozostałe rozrachunki
publiczno-prawne jednostka prowadziła rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, co jest
niezgodne z opisem konta 229 zawartym w załączniku Nr 2 rozporządzenia. Od
miesiąca maja wszelkie rozrachunki z pracownikami z tytułu wynagrodzeń
jednostka prowadzi na koniec 231.
6. W bilansie sporządzonym na dzień 31.12.2003 r. po stronie pasywów
w pozycji "Rozliczenia międzyzakładowe przychodów" jednostka wykazała kwotę 4.653,72
zł - po
stronie aktywów zaś w pozycji "II Należności krótkoterminowe", 1.4 "Pozostałe należności", która była
należnością budżetową z tytuły wykonanych usług laboratoryjnych. W/w kwota w
ewidencji księgowej jest ujęte na koncie 226 - Należności długoterminowe. Zgodnie z art. 3, ust., pkt 18 c -
ogół należności z tytułu dostaw i usług jest należnością krótkoterminową.
7. W roku 2002 r. i 2003 r. kontrolowana jednostka
gospodarowała środkami pieniężnymi będącymi własnością Polubownego Sądu
Konsumenckiego działającego przy Inspektoracie. Na koniec roku 2002 i 2003
jednostka sporządzała oddzielny bilans dla tych środków tylko dla własnej
informacji, nie wykazując w bilansie składanym do Podlaskiego Urzędu
Wojewódzkiego. Zdaniem Kontrolującego, powyższe środki pieniężne są typowymi
sumami depozytowymi i należy je wykazywać w bilansie w pozycji "sumy obce".
8. Zasady przechowywania dokumentacji księgowej w
kontrolowanej jednostce są zgodne z wymogami art. 71 ust. 1 i art. 73 ustawy z
dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. z 2002 r. Dz. U. Nr 76, poz. 694 ze zm.), tzn.
-
dokumentacja księgowa przechowywana jest w zamykanych i
dozorowanych pomieszczeniach w sposób zapewniający ochronę przed niedozwolonymi
zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem,
-
dowody księgowe
przechowane są w segregatorach w chronologicznej kolejności a ich roczne zbiory
oznaczone są określeniem ich
nazwy, rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych
numerów w zbiorze. Zdawanie akt do
archiwum zakładowego odbywa się raz w roku. Podstawą zadania akt do archiwum
jest spis sporządzony zgodnie z jednolitym wykazem akt podpisany przez osobę
upoważnioną. Odpowiedzialną za prawidłowe archiwizowanie akt w jednostce jest P.
Anna Łyczkowska, która ukończyła kurs archiwistów
zakładowych.
Z uwagi na zmiany siedziby,
archiwum Wojewódzkiego Inspektoratu Inspekcji Handlowej w Białymstoku jest w
trakcie organizacji.
9. W kontrolowanym okresie Wojewódzki Inspektorat
Inspekcji Handlowej w Białymstoku składał do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w
Białymstoku następujące sprawozdania:
-
Rb-23 miesięczne
i roczne sprawozdania o stanie środków na rachunkach
bankowych,
-
Rb-27 miesięczne i roczne sprawozdania z
wykonania planu dochodów
budżetowych,
-
Rb-28 miesięczne i roczne sprawozdania z wykonania planu wydatków
budżetu państwa,
-
Rb-70 kwartalne sprawozdania o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
-
Rb-N kwartalne sprawozdania o stanie należności,
-
Rb -Z kwartalne
sprawozdania o stanie zobowiązań według tytułów
dłuższych
oraz gwarancji i poręczeń,
-
Sprawozdania z dokonanych umorzeń należności
państwowych jednostek sektora finansów publicznych oraz przyznanych ulg w
trybie rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 16 stycznia 2001 r. w sprawie
szczegółowych zasad i trybu umarzania, odraczania lub rozkładania na raty spłat
należności pieniężnych, do których nie stosuje się przepisów ustawy - Ordynacja
podatkowa (Dz.U. Nr 6, poz. 54).
Powyższe sprawozdania były
składane do PUW w Białymstoku w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra
Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. Nr 24, poz. 279 ze zm.), a dane wykazane w tych
sprawozdaniach są zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
Kontrolowana jednostka
sporządzała również następujące sprawozdania składane do Wojewódzkiego Urzędu
Statystycznego w Białymstoku:
-
F-03 sprawozdanie
o stanie i ruchu środków,
-
Z-06 (dział 2)
sprawozdanie o pracujących, wynagrodzeniach i czasie Pracy,
-
Z-03 kwartalne
sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniach.
Z dat zamieszczonych na
wyżej wymienionych sprawozdaniach wynika, iż były one składane z zachowaniem
obowiązujących terminów.
VI.
Kontrola wewnętrzna
1.Organizacja
i zasady kontroli wewnętrznej w Wojewódzkim Inspektoracie Inspekcji Handlowej w
Białymstoku zostały określone
w "Obiegu kontroli wewnętrznej"
opracowanym w oparciu o ustawę z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
Powyższy dokument zawiera regulacje dotyczące:
-
wymogów, jakie powinien spełniać prawidłowy dowód księgowy,
-
zasad kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz
zatwierdzania dowodu do realizacji,
-
sposobu dokumentowania obrotu środkami trwałymi,
-
zasad gospodarki kasowej i ewidencji druków ścisłego
zarachowania,
-
zaliczek, podróży służbowych umów o pracę i list płac,
-
zasad przeprowadzenia inwentaryzacji,
-
archiwizowania akt.
Procedury kontroli wydatków
oraz zasady przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań
finansowych i dokonywania wydatków zostały omówione w pkt.
III niniejszego protokołu.
1.
Stwierdzone
nieprawidłowości w trakcie ostatniej kontroli finansowo-gospodarczej
przeprowadzonej w 2001 r. przez Wydział Finansowy PUW
w Białymstoku powtórzyły się w zakresie:
-
nie prowadzono konta 201 - rozrachunki z dostawcami oraz
kont analitycznych do w/w konta, faktury dokumentujące dostawy księgowane były
w momencie dokonania zapłaty,
-
nie
uszczegółowiono instrukcji obiegu dokumentów księgowych w zakresie wymienionym w protokole,
-
nie skierowano pracownika odpowiedzialnego za udzielenie
zamówień publicznych w jednostce na szkolenie z zakresu zamówień publicznych.
2. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielała Pani Bożena
Poznańska -Główny
Księgowy
oraz inni pracownicy w zakresie prowadzonych przez nich spraw.
Protokół niniejszy został
opracowany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i podpisany po uprzednim odczytaniu.
Zgodnie z § 22 Zarządzenia Nr 3/02
Wojewody Podlaskiego z dnia 19 lutego 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad
wykonywania kontroli, Kierownik kontrolowanej jednostki może zgłosić
zarządzającemu kontrolę w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemne
wyjaśnienia, co do zawartych w protokole ustaleń.
PODPISY KIEROWNICTWA PODPIS OSOBY KONTROLUJĄCEJ:
KONTROLOWANEJ JEDNOSTKI:
1. Podlaski Wojewódzki Inspektor
Janina Bryndza
Inspekcji Handlowej
w Białymstoku
Jan Ludwik Trochimiak
2. Główny Księgowy
mgr Bożena
Poznańska
Białystok, dnia 30.06.2004 r.