PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Miejskiego w Ciechanowcu, ul. Mickiewicza 1, 18-230 Ciechanowiec (NIP 722-10-04-454) przeprowadzonej w dniu 7 kwietnia 2004 r. przez:

• Aleksandra Piesiaka - starszego inspektora w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 15/04 z dnia 29.03.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Marka Bałakiera - inspektora w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 16/04 z dnia 29.03.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 17/04 z dnia 29.03.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 18/04 z dnia 29.03.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena prawidłowości realizacji inwestycji PL0008.02.06/0002 "Budowa wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu"

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity),
• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 -2003 (Dz. U. z 1998 r. Nr 150, poz. 983 z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity),

oraz zapisów:

• Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
• Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miejskim
  w Ciechanowcu z dnia 09.08.2002 r.
• Umowy Nr G.2222-42/02 z dnia 16 grudnia 2002 r. zawartej pomiędzy Urzędem Miasta w Ciechanowcu a Zakładem Budowlano-Drogowym Elżbieta Ćwik, Bartosz Ćwik, 17- 300 Siemiatycze, ul. Ks. Ściegiennego 2c na wykonanie robót polegających na budowie wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu.

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Burmistrzem Miasta Ciechanowiec jest Pan Stanisław Łapiak, pełniący tę funkcję od 22 maja 2000 r., funkcję Zastępcy Burmistrza pełni od 1 sierpnia 2000 r. Pan Krzysztof Pełszyk, funkcję Skarbnika Gminy pełni od 26 czerwca 2000 r. Pani Jadwiga Koc, natomiast funkcję Sekretarza Gminy pełni od 26 czerwca 2000 r. Pani Wiesława Karolewska.

Wyjaśnień udzielali:

• Stanisław Łapiak - Burmistrz Miasta Ciechanowiec,
• Krzysztof Pełszyk - Zastępca Burmistrza Miasta Ciechanowiec,
• Jadwiga Koc - Skarbnik Gminy;

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Miejskim w Ciechamowcu umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL 0008.02.06/0002 "Budowa wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 282.333,00 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej wynosi maksymalnie 75% szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 211.750,00 EUR). Płatność zostanie dokonana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. W dniu 30 września 2003 roku został podpisany aneks nr 1 do umowy dotacji, w którym określono datę zakończenia projektu na nie później niż 31 sierpnia 2004 r.. Umowa dotacji i aneks stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.     Uchwałą Nr 39/V/03 Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 31 marca 2003r. w sprawie budżetu gminy na 2003 rok, ustalono plan dochodów budżetu gminy na 2003r., przewidujący w załączniku nr 1 do uchwały dochód ze środków Phare w wysokości 539.917 zł, natomiast w "Wykazie zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003 r." (załącznik nr 5 do tej samej uchwały) kwota ta została opisana jako "Budowa wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ulicy Dworskiej w Ciechanowcu". Uchwała Rady Miejskiej w Ciechanowcu stanowi załącznik nr 2 do protokołu kontroli.

III.   W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako Wykonawcę wybrano Zakład Budowlano-Drogowy Elżbieta Ćwik, Bartosz Ćwik,17-300 Siemiatycze, ul. Ks. Ściegiennego 2c. Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 20.000 EUR stanowi załącznik nr 3 do protokołu kontroli.

IV.  W dniu 16 grudnia 2002 roku została zawarta umowa Nr G.2222-42/02 pomiędzy Urzędem Miejskim w Ciechanowcu a Zakładem Budowlano-Drogowym Elżbieta Ćwik, Bartosz Ćwik,17-300 Siemiatycze, ul. Ks. Ściegiennego 2c na wykonanie robót polegających na budowie wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu (załącznik nr 4). Wartość przedmiotu umowy została określona na kwotę 719.890,00 PLN netto. Stosownie do zapisów § 12 powyższej umowy Wykonawca wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wartości kontraktowej za przedmiot umowy w kwocie 35.995 zł w postaci gwarancji ubezpieczeniowej Nr DU/154/327/21/02 wystawionej przez Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A. w Warszawie Oddział w Siedlcach w dniu 18 grudnia 2002 r. (załącznik nr 5).

Zgodnie z zapisem § 12 pkt. 3 wyżej wymienionej umowy Wykonawca przedłożył Beneficjentowi gwarancję ubezpieczeniową Nr DU/156/131/21/03 wystawioną przez Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A. w Warszawie Oddział w Siedlcach z dnia 3 października 2003 r. na kwotę 10.799,00 zł, tj. 30% kwoty zabezpieczenia należytego wykonania umowy (załącznik nr 6).

W dniu 27 marca 2003 roku został podpisany aneks nr 1 do wyżej wymienionej umowy, w którym w związku z nieodpowiednimi warunkami klimatycznymi przesunięto datę rozpoczęcia robót na dzień 14 kwietnia 2003r.

W dniu 10 kwietnia 2003 r. został podpisany aneks nr 2 do wyżej wymienionej umowy, w którym Zamawiający, tj. Urząd Miejski w Ciechanowcu ustanawia do pełnienia funkcji inspektora nadzoru w zakresie robót sanitarnych i rozbiórkowych Pana Antoniego Treblińskiego, a w zakresie robót drogowych Pana Zbigniewa Radziszewskiego.

V.     Urząd Miejski w Ciechanowcu zgodnie z oświadczeniem Zastępcy Burmistrza Pana Krzysztofa Pełszyka (załącznik nr 7) nie zwracał się do Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej z wnioskiem o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej i należny podatek VAT płacony był ze środków własnych Beneficjenta.

VI.  Urząd Miejski w Ciechanowcu przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego wniosek z 3 stycznia 2003 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 109.005,00 EUR (załącznik nr 8). W związku z tym, iż niewłaściwie została naliczona kwota płatności zaliczkowej w dniu 28 lutego 2003 r. Beneficjent przedstawił drugi wniosek o płatność zaliczkową na kwotę prawidłową wynoszącą 109.005,42 EUR (załącznik nr 9). W dniu 7 kwietnia 2003 roku Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała na konto Urzędu Miejskiego w Ciechanowcu kwotę 109.005,42 EUR (tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 136.256,78 EUR). Potwierdzenie wypłaty zaliczki z konta Polskiej Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości prowadzonego przez NBP w EUR na konto Urzędu Miasta w Ciechanowcu stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli. Kwota 109.005,42 EUR (stanowiąca równowartość 475.786,86 zł, zgodnie z kursem 1 EUR = 4,3648 PLN przyjętym przez NBP w dniu dokonywania przelewu na konto Beneficjenta) została skierowana do PKO Bank Polski Oddział Regionalny w Białymstoku. PKO Bank Polski Oddział Regionalny w Białymstoku przekazał w dniu 9 kwietnia 2003 r. przelewem elektronicznym (załącznik nr 11) kwotę 109.005,42 EUR na konto Urzędu Miasta w Ciechanowcu w PKO Bank Polski w Wysokiem Mazowieckiem nr rachunku 10203349-1287079-360-3978. Rachunek ten był rachunkiem prowadzonym w EUR zgodnie z umową rachunku walutowego prowadzonego w EUR nr 5-31-3016 (załącznik nr 12) zawartą w dniu 11 kwietnia 2002 r. pomiędzy PKO Bank Polski Oddział w Wysokiem Mazowieckiem a Urzędem Miasta w Ciechanowcu.

VII. Inwestycja posiadała uprawomocnione pozwolenie na budowę obejmujące odbudowę nawierzchni ulicy Dworskiej w Ciechanowcu wraz z przebudową kanalizacji sanitarnej, wodociągowej i deszczowej (Decyzja Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem Nr RA.7351-50p/02 z dnia 15 Lipca 2002 r. - załącznik nr 13), co było niezbędnym warunkiem przekazania placu budowy Wykonawcy, które nastąpiło 14 kwietnia 2003 roku (załącznik nr 14).

W trakcie realizacji inwestycji prowadzony był dziennik budowy (załącznik nr 15), w którym dokonywano systematycznych wpisów. Funkcja kierownika budowy została powierzona Panu Jerzemu Niedźwiedziowi (PDL/IS/2247/02), a funkcje inspektorów nadzoru zostały powierzone Panu Antoniemu Eliaszowi Treblińskiemu (PDL/BO/1569/01) - w zakresie robót sanitarnych i rozbiórkowych oraz Panu Zbigniewowi Radziszewskiemu (PDL/BD/1219/01) - w zakresie robót drogowych. W toku czynności kontrolnych kontrolujący ustalili, że Pan Antoni Eliasz Trebliński nie posiada wymaganych uprawnień sanitarnych w związku z tym nie może pełnić funkcji inspektora nadzoru w tym zakresie. Urząd Miejski w Ciechanowcu przedstawił nieopatrzone datą i numerem oświadczenie, w którym Burmistrz Miasta Ciechanowiec stwierdza, że roboty sanitarne kontrolowane były przez Pana Antoniego Treblińskiego pod nadzorem Pana Stefana Mikołajuka posiadającego uprawnienia budowlane Nr BŁ/269/73 i BŁ/35/87. W oświadczeniu tym podano niewłaściwy numer uprawnień budowlanych Pana Stefana Mikołajuka (zamiast BŁ/35/87 wpisano BŁ/35/97), co stanowi oczywistą pomyłkę. Do w/w oświadczenia zostało także dołączone nieopatrzone datą i numerem oświadczenie Pana Stefana Mikołajuka (PDL/IS/0921/01), w którym oświadcza on, że w okresie od 14.04.2003r. do 15.09.2003r. sprawował nadzór inwestorski w zakresie robót sanitarnych nad realizacją zadania inwestycyjnego pod nazwą: "Budowa wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu".

Protokołem spisanym w dniu 22 września 2003 r. dokonano odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji budowy wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu - PL 0008.02.06/0002 (załącznik nr 16). W w/w protokole jako kierownik robót podwykonawczych wymieniony jest Pan Zbigniew Tenderenda, który nie posiadał odpowiednich uprawnień budowlanych, w związku z tym nie mógł pełnić funkcji kierownika robót podwykonawczych. Urząd Miejski w Ciechanowcu przedstawił nieopatrzone datą i numerem oświadczenie, w którym Pan Jerzy Szklaruk Prezes Przedsiębiorstwa Robót Drogowo-Mostowych TRAKT Sp. z o.o. w Wysokiem Mazowieckiem oświadcza że "roboty bitumiczne przy wykonaniu modernizacji ulicy Dworskiej w Ciechanowcu prowadzone były przez Pana Zbigniewa Tenderendę pod kierownictwem Pana Zygmunta Wojtkowskiego posiadającego uprawnienia budowlane Nr UAN.II.7342-57/94". Do w/w oświadczenia zostało także dołączone nieopatrzone datą i numerem oświadczenie Pana Zygmunta Wojtkowskiego (PDL/BD/2294/02), w którym stwierdza on, iż w okresie od 02.09.2003r. do 15.09.2003r. pełnił obowiązki kierownika budowy w zakresie robót drogowych przy realizacji zadania inwestycyjnego pod nazwą "Budowa wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu".

Uprawnienia budowlane, potwierdzenie przynależności do Okręgowej Izby Inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC w czasie trwania zadania inwestycyjnego oraz oświadczenia stanowią załącznik nr 17.

Kierownik budowy Pan Jerzy Niedźwiedź w oświadczeniu z 15 września 2003r. zaświadczył, że w/w obiekt został zrealizowany zgodnie z projektem budowlanym (dokumentacją techniczną, warunkami pozwolenia na budowę i obowiązującymi przepisami - Polskimi Normami) oraz że teren budowy został doprowadzony do należytego stanu i porządku (wpis w dzienniku budowy).

VIII.   Po zakończeniu realizacji inwestycji Wykonawca wystawił faktury za wykonane roboty, dla których podstawą były protokoły częściowego odbioru robót. Podczas kontroli Beneficjant przedstawił 5 faktur:

1.      Faktura VAT Nr 21/05/2003 z 5 czerwca 2003 roku na kwotę 58.540,00 zł netto (62.637,80 brutto), zgodnie z protokołami częściowego odbioru robót (budowa wodociągu i kanalizacji sanitarnej), opłacona w dniu 17 czerwca 2003 r. przelewem na konto Wykonawcy. Kwotę 58.540,00 zł zapłacono ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu tj. 1 EUR = 4,4098 zł (zgodnie z tab. 117/A/NBP/2003) dało kwotę 13.274,98 EUR. Do wymienionej wyżej faktury została wystawiona nota korygująca nr G.1/2004 z dnia 6 lutego 2004r. na podstawie, której skorygowano treść rubryki "Symbol SWW/PKWiU", w której błędną treść: "Rozporz. M.F. z 24.XII.1999 r." zastąpiono "45.33.20.-00.00".  Faktura, nota korygująca, protokoły częściowego odbioru wykonanych robót oraz polecenie przelewu stanowią załącznik nr 18 do protokołu kontroli.

2.      Faktura VAT Nr 28/07/2003 z 11 lipca 2003 r. na kwotę 75.580,00 zł netto (80.870,60 zł brutto), zgodnie z protokołami częściowego odbioru robót (budowa wodociągu i kanalizacji sanitarnej), opłacona w dniu 23 lipca 2003 r. przelewem na konto Wykonawcy (75.580,00 + 5.290,60 = 80.870,60 zł). Kwota 75.580,00 zł została opłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu 1EUR = 4,4150 zł wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu 23 lipca 2003 roku dało kwotę 17.118,91 EUR. Kwota 5.290,60 zł stanowiąca wartość należnego podatku VAT została opłacona ze środków własnych Beneficjenta. Do wymienionej wyżej faktury została wystawiona nota korygująca nr G.2/2004 z dnia 6 lutego 2004 r. na podstawie, której skorygowano treść rubryki "Symbol SWW/PKWiU", w której błędną treść: "Rozporz. M.F. z 24.XII.1995 r. z później. zm. (Dz. U. z 1999 r. Nr 109, poz. 1750, Dz. U. z 2002 r. Nr 213, poz. 1803 art. 51)" zastąpiono "45.33.20.-00.00".  Faktura, nota korygująca, protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, polecenia przelewu, wyciąg bankowy oraz wniosek o zawarcie negocjowanej, natychmiastowej transakcji wymiany bezgotówkowej walut nr 56638 z dnia 23 lipca 2003 r. stanowią załącznik nr 19 do protokołu kontroli.

3.      Faktura VAT Nr 31/07/2003 z 31 lipca 2003 r. na kwotę 115.620,00 zł netto (123.713,40 zł brutto), zgodnie z protokołami częściowego odbioru robót (budowa kanalizacji sanitarnej i kanalizacji deszczowej oraz roboty drogowe), opłacona w dniu 14 sierpnia 2003 r. przelewem na konto Wykonawcy. Kwota faktury netto została opłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu 1EUR = 4,3500 zł wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu 14 sierpnia 2003 roku dało kwotę 26.579,31 EUR. Kwota 8.093,40 zł stanowiąca wartość należnego podatku VAT została opłacona ze środków własnych Beneficjenta. Do wymienionej wyżej faktury została wystawiona nota korygująca nr G.3/2004 z dnia 6 lutego 2004 r. na podstawie, której skorygowano treść rubryki "Symbol SWW/PKWiU", w której błędną treść: "Rozporz. M.F. z 24.XII.1995 r. z później. zm. (Dz. U. z 1999 r. Nr 109, poz. 1750, Dz. U. z 2002 r. Nr 213, poz. 1803 art. 51)" zastąpiono "45.33.20.-00.00, 45.23.12.-00.00". Faktura, nota korygująca, protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, polecenia przelewu, wyciąg bankowy oraz wniosek o zawarcie negocjowanej, natychmiastowej transakcji wymiany bezgotówkowej walut nr 58591 z dnia 14 sierpnia 2003 r. stanowią załącznik nr 20 do protokołu kontroli.

4.      Faktura VAT Nr 36/09/2003 z 8 września 2003 r. na kwotę 250.930,00 zł netto (268.495,10 zł brutto), zgodnie z protokołami częściowego odbioru robót (budowa kanału deszczowego i roboty drogowe), opłacona w dniu 17 września 2003 r. przelewem na konto Wykonawcy. Kwota faktury netto została opłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu 1EUR = 4,4560 zł wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu 17 września 2003 r. dało kwotę 56.312,84 EUR. Kwota 17.565,10 zł stanowiąca wartość należnego podatku VAT została opłacona ze środków własnych Beneficjenta. Do wymienionej wyżej faktury została wystawiona nota korygująca nr G.4/2004 z dnia 6 lutego 2004 r. na podstawie, której skorygowano treść rubryki "Symbol SWW/PKWiU", w której błędną treść: "Zał. Nr 5, poz. 85 (art. 51 ust o VAT)" zastąpiono "45.33.20.-00.00, 45.23.12.-00.00". Faktura, nota korygująca, protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, polecenia przelewu, wyciąg bankowy oraz wniosek o zawarcie negocjowanej, natychmiastowej transakcji wymiany bezgotówkowej walut nr 61453 z dnia 17 września 2003 r. stanowią załącznik nr 21 do protokołu kontroli.

5.      Faktura VAT Nr 38/09/2003 z 27 września 2003 r. na kwotę 219.220,00 zł netto (234.565,40 zł brutto), zgodnie z protokołem częściowego odbioru robót (roboty drogowe), opłacona w dniu 30 września 2003 r. przelewem na konto Wykonawcy (40.838,89 + 178.381,11 = 219.220,00 zł). Kwota 40.838,89 zł została opłacona ze środków UE co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Bank Polski w dniu 30 września 2003 r., tj. 1 EUR = 4,5405 zł dało kwotę 8.994,36 EUR. Kwota 178.381,11 zł stanowiąca wartość pozostałych robót objętych wyżej wymienioną fakturą została opłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu według średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu tj. 1 EUR = 4,6435 zł (zgodnie z tab. 190/A/NBP/2003 z 30 września 2003 r.), dało kwotę płatności równą 38.415,23 EUR. Kwota 15.345,40 zł stanowiąca wartość należnego podatku VAT została opłacona ze środków własnych Beneficjenta. Do wymienionej wyżej faktury została wystawiona nota korygująca nr G.5/2004 z dnia 6 lutego 2004 r. na podstawie, której skorygowano treść rubryki "Symbol SWW/PKWiU", w której błędną treść: "Rozp. M.F. z 24.XII.1995 r. z póź. zm. (Dz. U. z 1999 r. Nr 129, poz. 1750, Dz. U. z 2002 r. Nr 213 poz. 1803 art. 51)" zastąpiono "45.23.12.-00.00". Faktura, nota korygująca, protokół częściowego odbioru wykonanych robót, polecenia przelewu, wyciąg bankowy stanowią załącznik nr 22 do protokołu kontroli.

IX. Beneficjent przedstawił kontrolującym zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych, szczegółowe sprawozdanie finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz wniosek o płatność końcową na kwotę 11.349,07 EUR (załącznik nr 23).

Kontrakt z dnia 16 grudnia 2002 r. pomiędzy Urzędem Miasta w Ciechanowcu a Zakładem Budowlano-Drogowym Elżbieta Ćwik, Bartosz Ćwik został skalkulowany w PLN na kwotę 719.890,00 zł (netto). Kwota ta została błędnie przeliczona na EUR
i zapisana w umowie jako równowartość 181.675,70 EUR, podczas gdy w rzeczywistości po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia zawarcia kontraktu, tj.: 1EUR = 3,9625 PLN (zgodnie z tab. 242/A/NBP/2002), otrzymuje się kwotę 181.675,71 EUR. Kwota
ta została skorygowana przez w Beneficjenta w dalszej dokumentacji dotyczącej przedmiotowej inwestycji. Wartość robót wyrażona w EUR była wartością stałą i nie mogła być aneksowana (zgodnie z § 7 pkt. 2 umowy).

W wyniku wzrostu kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktury wystawiane były przez Wykonawcę w PLN, łączna kwota faktur netto wyniosła 719.890 zł, co w przeliczeniu wg kursów z poszczególnych dni wystawiania faktur dało wartość 160.695,63 EUR. Przyjęte przez Beneficjenta proporcje współfinansowania ze środków własnych oraz dotacji z programu Phare ESC 2000 tj. 25%/75% pozwoliły mu na obliczenie kwoty dotacji Unii Europejskiej na poziomie 120.521,72 EUR i współfinansowania krajowego na poziomie 40.173,91 EUR. W związku z wypłatą w dniu 9 kwietnia 2003 r. zaliczki na konto Urzędu Miasta w Ciechanowcu w wysokości 109.005,42 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, Beneficjent obliczył, iż jego wkład w realizację przedsięwzięcia wynosi 40.173,91 EUR (25% kwoty 160.695,63 EUR), a kwota płatności końcowej 11.349,07 EUR.

Beneficjent przedłożył kontrolującym wyciąg nr 6 z dnia 30 listopada 2003 r. z rachunku w PKO Bank Polski o numerze 10201332-1287079-360-3978, na którym uwidoczniona jest kwota 167,23 EUR, która jest zgodnie z zaświadczeniem PKO Bank Polski S.A Oddział w Wysokiem Mazowieckiem z dnia 30 września 2003 r. kwotą odsetek narosłych w okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania (załącznik nr 24).

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia tabela poniżej.

X. Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pana Krzysztofa Pełszyka - Zastępcy Burmistrza Miasta Ciechanowiec w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie sieci wodociągowej oraz przyłączy wodociągowych wraz z armaturą, wykonanie kanału deszczowego wraz z wpustami deszczowymi i studniami rewizyjnymi, wykonanie kanału sanitarnego wraz z przykanalikami oraz studniami rewizyjnymi, odbudowanie nawierzchni asfaltowej wraz z podbudową betonową. Stwierdzono również wykonanie i zamontowanie tablicy pamiątkowej informującej o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli.

XI. Pan Stanisław Łapiak - Burmistrz Miasta Ciechanowiec złożył pisemne oświadczenie (załącznik nr 26) w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu PL0008.02.06/0002 "Budowa kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu". Dokumentacja finansowa jest przechowywana w Wydziale Finansowym w segregatorze oznaczonym: "F.3325/ / 03 Dowody księgowe innych należności - Budowa kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni w ul. Dworskiej w Ciechanowcu - projekt
nr PL0008.02.06/0002", zaś dokumentacja przetargowa i merytoryczna przechowywana jest w Wydziale Rozwoju Gospodarczego w segregatorach: "Budowa kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni w ul. Dworskiej w Ciechanowcu - projekt nr PL0008.02.06/0002 - część 1" oraz "Budowa kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni w ul. Dworskiej w Ciechanowcu - projekt
nr PL0008.02.06/0002 - część 2".

Integralną częścią niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miasta w Ciechanowcu z dnia 9 sierpnia 2002r. wraz z aneksem z dnia 30 września 2003 r.

2.      Uchwała Nr 39/V/03 Rady Miejskiej w Ciechanowcu z dnia 31 marca 2003 r. w sprawie budżetu gminy na 2003 r.

3.      Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 20 000 EUR.

4.      Umowa Nr G.2222-42/02 z dnia 16 grudnia 2002 r. zawarta pomiędzy Urzędem Miasta w Ciechanowcu a Zakładem Budowlano-Drogowym Elżbieta Ćwik, Bartosz Ćwik, 17- 300 Siemiatycze, ul. Ks. Ściegiennego 2c na wykonanie robót polegających na budowie wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu.

5.      Gwarancja należytego wykonania umowy Nr DU/154/327/21/02 z dnia 18 grudnia 2002r.

6.      Ubezpieczeniowa gwarancja usunięcia wad i usterek Nr DU/156/131/21/03 z dnia 3 października 2003r.

7.      Oświadczenie Beneficjenta z 7 kwietnia 2004 r. w sprawie płacenia należnego podatku VAT ze środków własnych gminy i nie rejestrowania umowy w UKIE.

8.      Wniosek Urzędu Miasta w Ciechanowcu o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 109.005,00 EUR z dnia 3 stycznia 2003 r.

9.      Wniosek Urzędu Miasta w Ciechanowcu o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 109.005,42 EUR z 28 lutego 2003 r.

10.  Wyciąg bankowy z dnia 7 kwietnia 2003 r. potwierdzający wypłatę zaliczki w kwocie 109.005,42 EUR z konta Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.

11.  Wyciąg bankowy z dnia 9 kwietnia 2003 r. potwierdzający wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 109.005,42 EUR na konto Urzędu Miasta w Ciechanowcu.

12.  Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EUR zawarta w dniu 11.04.2002r. pomiędzy PKO Bank Polski Oddział w Wysokiem Mazowieckiem z Urzędem Miasta w Ciechanowcu.

13.  Decyzja nr RA.7351-50p/02 Starosty Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem w sprawie pozwolenia na odbudowę nawierzchni ulicy Dworskiej w Ciechanowcu wraz z przebudową kanalizacji sanitarnej, wodociągowej i deszczowej.

14.  Protokół przekazania placu budowy z dnia 14 kwietnia 2003 r.

15.  Kopie wybranych stron z dziennika budowy

16.  Protokół odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji inwestycji - Budowa wodociągu, kanalizacji sanitarnej i deszczowej z odbudową nawierzchni na ul. Dworskiej w Ciechanowcu - PL0008.02.06/0002 z dnia 22 września 2003 r.

17.  Komplet dokumentów dotyczących uprawnień budowlanych, przynależności do Okręgowej Izby Inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek
i obowiązkowego ubezpieczenia OC kierowników budowy i inspektorów nadzoru wraz z oświadczeniami.

18.  Komplet dokumentów dotyczących płatności za fakturę nr 21/05/2003 z 05.06.2003r.

19.  Komplet dokumentów dotyczących płatności za fakturę nr 28/07/2003 z 11.07.2003r.

20.  Komplet dokumentów dotyczących płatności za fakturę nr 31/07/2003 z 31.07.2003r.

21.  Komplet dokumentów dotyczących płatności za fakturę nr 36/09/2003 z 08.09.2003r.

22.  Komplet dokumentów dotyczących płatności za fakturę nr 38/09/2003 z 27.09.2003r.

23.  Wniosek o płatność końcową z dnia 15 grudnia 2003 r., zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur.

24.  Komplet dokumentów dotyczący wysokości odsetek narosłych pomiędzy dniem otrzymania zaliczki przez Beneficjenta a dniem jej wydatkowania.

25.  Protokół oględzin wykonania projektu z dnia 7 kwietnia 2004 r.

26.  Oświadczenie Beneficjenta z dnia 7 kwietnia 2004 r. na temat sposobu przechowywania dokumentacji dotyczącej realizacji projektu.

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

            Dokonano wpisu do książki kontroli pod poz. 2/2004.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Miejskiemu w Ciechanowcu.