PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Gminy Zbójna, ul. Łomżyńska 64, 18-416 Zbójna (NIP 721-11-43-154) przeprowadzonej w dniu 17 czerwca 2004r. przez:

• Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na podstawie upoważnienia Nr 36/04 z dnia 14.06.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 35/04 z dnia 14.06.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 34/04 z dnia 14.06.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawność realizacji inwestycji PL0008.02.06.0019 "Modernizacja drogi nr 339 Pianki -Tabory na odcinku od km 0+000 do km 3+167"

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego w latach 1999 -2003 (Dz. U. z 1998 r. Nr 150, poz. 983 z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),

oraz zapisów:

• Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
• Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Gminy Zbójna z dnia 09.08.2002 r.
• Umowy Nr SG.342-3/03 z dnia 14 lutego 2003 r. zawartej pomiędzy Gminą Zbójna a Przedsiębiorstwem Budownictwa Komunikacyjnego Sp. z o.o., 18-400 Łomża, ul. Sikorskiego 156 na wykonanie robót polegających na modernizacji drogi gminnej Pianki - Tabory Rzym w gminie Zbójna.

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Wójtem Gminy Zbójna jest Pan Zenon Białobrzeski, pełniący tę funkcję od 11 czerwca 1991r., funkcję Skarbnika Gminy pełni od 1 stycznia 1995 r. Pani Elżbieta Parzych, natomiast funkcję Sekretarza Gminy, od 25 października1990 r., pełni Pani Anna Górak.

Wyjaśnień udzielali:

• Zenon Białobrzeski - Wójt Gminy Zbójna,
• Anna Górak - Sekretarz Gminy,
• Hanna Parzych - Zastępca Skarbnika Gminy;

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Gminy Zbójna umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0019 "Modernizacja drogi nr 339 Pianki - Tabory na odcinku od km 0+000 do km 3+167", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 206.512,00 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został określony na 60% szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 123.907,00 EUR). Jednocześnie określono, że dotacja zostanie przekazana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. Jako ostateczny termin zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września 2003 roku. W dniu 30 września 2003r. został podpisany aneks nr 1 do umowy dotacji, w którym określono datę zakończenia realizacji projektu na nie później niż 31 sierpnia 2004 roku. W dniu 28 czerwca 2004r. został zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG aneks nr 2 do umowy dotacji, w którym obniżono całkowity koszt projektu do 106.543,63 EUR (zgodnie z umową zawartą z Wykonawcą), a wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został podwyższony do 75% szacunkowych kosztów, tj. maksymalnie 79.907,72 EUR. W związku z tym, iż kontrola przeprowadzona została w dniu 17 czerwca 2004r., Beneficjent przedstawił kontrolującym aneks nr 2 podpisany jedynie przez Wójta Gminy Zbójna. W dniu 2 lipca 2004r. wpłynął do Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi przedmiotowy aneks zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG. Umowa dotacji i aneksy stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.     Uchwałą nr III/16/02 Rady Gminy Zbójna z dnia 30 grudnia 2002 roku w sprawie budżetu gminy na 2003 rok (załącznik nr 2) w planie dochodów budżetu gminy na 2003 rok ujęto kwotę dotacji z funduszu Phare 2000 na poziomie 495.628,00 zł z przeznaczeniem na zadanie "Budowa drogi Pianki - Tabory", zgodnie z Wykazem zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003 roku (załącznik nr 5 do przedmiotowej uchwały).

III.   W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako wykonawcę wybrano Przedsiębiorstwo Budownictwa Komunikacyjnego Sp. z o.o. z siedzibą w 18-400 Łomża, ul. Sikorskiego 156. Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości szacunkowej powyżej 20.000 EURO oraz protokoły z posiedzenia komisji przetargowej stanowią załącznik nr 3 do protokołu kontroli.

IV.  W dniu 14 lutego 2003 roku została zawarta umowa nr SG.342-3/03 pomiędzy Gminą Zbójna a Przedsiębiorstwem Budownictwa Komunikacyjnego Sp. z o.o. na wykonanie zadania pn. "Modernizacja drogi Nr 339 Pianki - Tabory Rzym na odcinku od km 0+000 do km 3+167" (załącznik nr 4). W umowie tej nieprawidłowo została zapisana nazwa projektu, która powinna brzmieć: "Modernizacja drogi nr 339 Pianki - Tabory na odcinku od km 0+000 do km 3+167".

Zgodnie z zapisami § 5 funkcja inspektora nadzoru została powierzona Pani Ewie Bujko natomiast funkcja kierownika budowy Panu Adamowi Zarembie.

Wartość przedmiotu umowy została określona na kwotę 444.340,22 zł netto (475.444,04 zł brutto), co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia podpisania umowy 1EUR = 4,1705PLN (zgodnie z tabelą nr 32/A/NBP/2003), dało kwotę 106.543,63 EURO.

Stosownie do zapisów § 15 umowy, Wykonawca został zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 5% wartości kontraktu netto z zaokrągleniem do pełnych 100 zł, tj. kwoty 22.200,00 zł, w formie gwarancji ubezpieczeniowej. Wykonawca nie zastosował się do zapisów wymienionego wyżej paragrafu i wniósł zabezpieczenie należytego wykonania umowy w wysokości 5% wartości kontraktu brutto, w formie dwóch polis ubezpieczeniowych Zakładu Ubezpieczeń i Reasekuracji Polonia S.A. na łączną kwotę 23.780,00 zł (polisa Nr 705-A-105798 z dnia 13 lutego 2003r. na kwotę 19.020,00 zł, ważna w okresie od 14 lutego 2003r. do 30 sierpnia 2003r. oraz polisa Nr 705-A-105799 z dnia 13 lutego 2003r. na kwotę 4.760,00 zł, ważna w okresie od 14 lutego 2003r. do 14 września 2006r. - zgodnie z oświadczeniem Wójta Gminy Zbójna Pana Zenona Białobrzeskiego, z dnia 17 czerwca 2003r., wymienione polisy dotyczą § 15 umowy). Polisy ubezpieczeniowe i oświadczenie stanowią załącznik nr 5 do protokołu kontroli.

Zgodnie z zapisami § 16 w/w umowy Wykonawca zobowiązany został do zapewnienia, na okres od daty rozpoczęcia (tj. 20 lutego 2003r.) do daty zakończenia realizacji projektu (tj. 31 lipca 2003r.), wymaganych ubezpieczeń OC z tytułu prowadzonej działalności. Wykonawca nie wywiązał się w pełni z tego obowiązku, gdyż przedstawił jedynie polisę ubezpieczeniową UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. Nr 821-A-105906 z dnia 1 kwietnia 2003r., ważną w okresie od 1 kwietnia 2003r. do 31 lipca 2003r. (załącznik nr 6). W związku z powyższym w okresie od 20 lutego 2003r. do 31 marca 2003r. roboty budowlane wykonywane były bez wymaganych umową ubezpieczeń. Z oświadczenia Wójta Gminy Zbójna z dnia 17 czerwca 2004r. (załącznik nr 7) wynika, iż dopiero 25 marca 2004r. zwrócił się on do Wykonawcy w celu przedstawienia przez niego stosownych ubezpieczeń.

V.     Urząd Gminy Zbójna, zgodnie z oświadczeniem Wójta Pana Zenona Białobrzeskiego z dnia 17 czerwca 2003r. (załącznik nr 8), nie zwracał się do Urzędu Komitetu Integracji Europejskiej z wnioskiem o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej, a należny podatek VAT płacony był ze środków własnych Beneficjenta.

VI.  W dniu 25 lutego 2003 roku Urząd Gminy Zbójna przedłożył wniosek o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 51.140,00 EUR (załącznik nr 9). W związku z tym, iż w/w wniosku podano nieprawidłową nazwę projektu oraz niewłaściwie została naliczona kwota płatności zaliczkowej, Beneficjent wystąpił z drugim wnioskiem o płatność zaliczkową, na kwotę prawidłową, wynoszącą 51.140,94 EUR oraz zawierającym poprawną nazwę projektu. W związku z tym, iż Beneficjent nie przedstawił kontrolującym poprawionego wniosku o płatność, do protokołu kontroli została załączona kopia wniosku Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego (RIF) z dnia 5 marca 2003r., o dokonanie płatności 51.140,94 EUR na konto Urzędu Gminy Zbójna, znajdującego się w Oddziale Weryfikacji i Potwierdzania Płatności Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi (załącznik nr 10).

W dniu 21 maja 2003 roku Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała na konto Urzędu Gminy Zbójna o numerze 79 10201332 10016042221 (10203293-67188-360-3978) w PKO Bank Polski S.A. powyższą kwotę (tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 63.926,18 EUR). Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Gminy Zbójna stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli.

Rachunek Urzędu Gminy Zbójna, na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym przez PKO Bank Polski S.A. Oddział w Łomży w EURO zgodnie z umową rachunku walutowego prowadzonego w EURO z dnia 4 kwietnia 2002r. (załącznik nr 12).

VII. Dnia 20 lutego 2003 r., został przekazany Wykonawcy plac budowy (załącznik nr 13), a następnie rozpoczęto prace budowlane związane z ww. zadaniem na podstawie aktualnego i uprawomocnionego pozwolenia na budowę Nr 1/6/02 z dnia 17 kwietnia 2002 r. (załącznik nr 14).

W okresie od 20 lutego 2003r. do 31 lipca 2003r. (wg dostarczonego dziennika budowy - załącznik nr 15) w ramach realizacji projektu PL 0008.02.06.0019 "Modernizacja drogi nr 339 Pianki - Tabory na odcinku od km 0 + 000 do km 3 + 167" wykonano:

1)      prace związane z rozebraniem starych przepustów i murów oporowych,

2)      roboty ziemne związane z:

a)      wykonywaniem nasypów,

b)      zagęszczaniem gruntu walcami wibracyjnymi,

3)      nowe przepusty drogowe,

4)      przepusty rurowe pod zjazdami,

5)      podbudowę z kruszywa stabilizowanego mechanicznie,

6)      nawierzchnię z betonu asfaltowego.

Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem kierownika budowy - Pana Adama Zaremby (uprawnienia budowlane Nr Bł/23/02 do kierowania robotami budowlanymi w specjalności konstrukcyjno-budowlanej bez ograniczeń i opłaconymi wszystkimi niezbędnymi składkami Nr PDL/BO/2285/02). Funkcja inspektora nadzoru w zakresie robót drogowych została powierzona Pani Ewie Bujko (uprawnienia budowlane Nr ŁOM/2/83 do pełnienia samodzielnej funkcji kierownika budowy i robót w specjalności konstrukcyjno-inżynieryjnej, w zakresie dróg oraz opłaconymi wszystkimi niezbędnymi składkami Nr PDL/BD/0148/01). Uprawnienia budowlane i potwierdzenie przynależności do okręgowej izby inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli.

Dziennik budowy prowadzony był prawidłowo i zawiera systematyczne wpisy osób uprawnionych do ich dokonywania oraz posiadających odpowiednie uprawnienia budowlane (załącznik nr 15).

Protokołem spisanym w dniu 31 lipca 2003r. (załącznik nr 17) dokonano odbioru końcowego "Modernizacji drogi Nr 339 Pianki - Tabory Rzym na odcinku od km 0+000 do km 3+167". W protokole tym została użyta nieprawidłowa nazwa projektu, która powinna brzmić: "Modernizacji drogi nr 339 Pianki - Tabory na odcinku od km 0+000 do km 3+167"

VII.           W czasie trwania realizacji inwestycji Wykonawca wystawił 4 faktury za wykonane roboty, dla których podstawą były protokoły odbioru wykonanych robót budowlanych:

• Faktura VAT nr PBK-B1/8/03 z 6 czerwca 2003 roku na kwotę 112.536,49 zł netto (120.414,04 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót z 6 czerwca 2003 roku, opłacona w dniu 3 lipca 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy. Faktura została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu 1EUR = 4,4140PLN wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu 3 lipca 2003r. dało kwotę 25.495,35 EUR. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. Na dowodzie przelewu za w/w fakturę uwidoczniona jest kwota 112.536,52 zł, co po przeliczeniu wg kursu 1EUR = 4,4140PLN wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu 3 lipca 2003r. dało kwotę 25.495,36 EUR, taka też kwota wypłynęła z rachunku służącego do obsługi dotacji UE. W związku z powyższym kontrolerzy stwierdzili, że Urząd Gminy Zbójna dokonał nieuzasadnionej nadpłaty za w/w fakturę w wysokości 0,01 EUR (0,03 zł). W oświadczeniu z dnia 17 czerwca 2004r. Wójt Gminy Zbójna Pan Zenon Białobrzeski (załącznik nr 18) stwierdza, iż w/w nadpłata powstała na skutek błędu pracownika oraz że zostanie ona uwzględniona przy wyliczaniu płatności końcowej. W wyżej wymienionej fakturze w polu "Nazwa towaru lub usługi" wpisano nieprawidłową nazwę projektu: "Modernizacja drogi Nr 339 Pianki - Tabory Rzym na odcinku od km 0+000 do km 3+167". Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 19 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr PBK-B1/13/03 z 30 czerwca 2003 roku na kwotę 104.601,87 zł netto (111.924,00 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych nr 2/2003 z 30 czerwca 2003 roku, opłacona w dniach 21 lipca 2003 roku i 28 lipca 2003r. przelewem na konto Wykonawcy (104.601,02 zł + 7.322,98 zł - brutto). Kwotę 104.601,02 zł zapłacono ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu 1EUR = 4,4430PLN wynegocjowanego z PKO Bank Polski w dniu 21 lipca 2003r. dało kwotę 23.542,88 EUR. Pozostałą wartość faktury netto (0,85 zł) zapłacono ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR = 4,4258PLN (zgodnie z tabelą nr 145/A/NBP/2003) dało kwotę 0,19 EUR. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. W wyżej wymienionej fakturze w polu "Nazwa towaru lub usługi" wpisano nieprawidłową nazwę projektu: "Modernizacja drogi Nr 339 Pianki - Tabory Rzym na odcinku od km 0+000 do km 3+167". Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr PBK-B1/24/03 z 26 lipca 2003 roku na kwotę 224.259,81 zł netto (239.958,00 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych nr 3/2003 z 26 lipca 2003 roku, opłacona w dniu 16 września 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (9.261,76 zł + 230.696,24 zł - brutto). Kwota 9.261,76 zł została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Bank Polski z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR = 4,4047 PLN, dało kwotę 2.102,70 EUR. Pozostała wartość faktury netto (214.998,05 zł), została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania przelewu, tj. 1EUR = 4,4403 (zgodnie z tabelą nr 179/A/NBP/2003), dało kwotę 48.419,71 EUR. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. W wyżej wymienionej fakturze w polu "Nazwa towaru lub usługi" wpisano nieprawidłową nazwę projektu: "Modernizacja drogi Nr 339 Pianki - Tabory Rzym na odcinku od km 0+000 do km 3+167". Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli.

• Faktura VAT nr PBK-B1/29/03 z 31 lipca 2003 roku na kwotę 2.942,05 zł netto (3.148,00 zł brutto), zgodnie z protokołem odbioru wykonanych robót budowlanych nr 4/2003 z 31 lipca 2003 roku, opłacona w dniu 16 września 2003 roku przelewem na konto Wykonawcy (3.148,00 zł brutto). Faktura została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień dokonania płatności, tj. 1EUR = 4,4403 (zgodnie z tabelą nr 179/A/NBP/2003), dało kwotę 662,58 EUR. Podatek VAT został opłacony ze środków własnych Beneficjenta. W wyżej wymienionej fakturze w polu "Nazwa towaru lub usługi" wpisano nieprawidłową nazwę projektu: "Modernizacja drogi Nr 339 Pianki - Tabory Rzym na odcinku od km 0+000 do km 3+167". Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.

Zgodnie z interpretacją Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości zawartą w piśmie INFRA/4494/KJ/03 z 6 października 2003 roku "w przypadku płatności ze środków pochodzących z dotacji, dokonywanych z rachunku Beneficjenta prowadzonego w EUR do rozliczenia należy przyjmować kurs wynegocjowany z bankiem lub kurs skupu banku prowadzącego rachunek. Natomiast do przeliczania płatności realizowanych w PLN ze środków własnych Beneficjenta ma zastosowanie średni kurs NBP obowiązujący w dniu dokonania przelewu".

IX.  Beneficjent przedłożył kontrolującym raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz wniosek o płatność na kwotę 24.026,62 EUR z dnia 19 maja 2004 roku. Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 23 do protokołu.

Kontrakt z dnia 14 lutego 2003r. pomiędzy Urzędem Gminy Zbójna a Przedsiębiorstwem Budownictwa Komunikacyjnego Sp. z o.o. został skalkulowany w PLN na kwotę netto 444.340,22 zł, (475.444,04 zł brutto), co wg średniego kursu NBP w tym dniu 1EUR = 4,1705PLN dało kwotę kontraktową netto w wysokości 106.543,63 EUR. W wyniku wzrostu kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktury wystawiane były przez Wykonawcę w PLN, łączna kwota faktur wyniosła 444.340,22 zł co w przeliczeniu wg kursów z poszczególnych dni wystawiania faktur dało wartość 100.223,41 EUR.

Przyjęte przez Beneficjenta proporcje współfinansowania ze środków krajowych oraz dotacji z programu Phare ESC 2000 tj. 25%/75% pozwoliły mu na obliczenie kwoty dotacji Unii Europejskiej na poziomie 75.167,56 EUR i współfinansowania krajowego na poziomie 25.055,85 EUR. W związku z wpływem w dniu 21 maja 2003 roku płatności zaliczkowej na konto Urzędu Gminy Zbójna, w wysokości 51.140,94 EUR, Beneficjent określił w Zbiorczym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy dotacji wartość płatności końcowej na kwotę 24.026,62 EUR i na taką też kwotę wystawił wniosek o płatność końcową z dnia 19 maja 2004 roku. Wyliczenia Beneficjenta były nieprawidłowe, gdyż przy obliczaniu kwoty płatności końcowej Beneficjent nie uwzględnił zapisów artykuł 7(2)(23) umowy dotacji, który mówi o odliczaniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji.

Beneficjent nieprawidłowo wypełnił również Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy w wykonawcą robót budowlanych oraz Szczegółowe sprawozdanie finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla faktur PBK-B1/24/03 i PBK-B1/29/03, gdzie w rubryce "Środki z Budżetu Beneficjenta - netto - kurs przeliczenia EURO/PLN + data" nieprawidłowo została wpisana data dokonania przeliczenia PLN na EURO (jest: "16.09.2003r.", powinno być: "15.09.2003r.).

Przedstawiony przez Beneficjenta podczas trwania kontroli materiał nie ma jednak charakteru ostatecznego, z uwagi na fakt, iż Oddział Weryfikacji i Potwierdzania Płatności w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi zgłosił do Regionalnej Instytucji Finansującej uwagi do przedłożonej dokumentacji.

W odpowiedzi na przedstawione zastrzeżenia do końcowego rozliczenia, Beneficjent przedłożył skorygowaną zgodnie z zaleceniami jego wersję. W rezultacie ponownej kalkulacji, zmianie uległa wartość obliczonej przez Beneficjenta płatności końcowej. W związku z powyższym Beneficjent przedstawił kolejny wniosek o płatność końcową z dnia 18 czerwca 2004r. na kwotę 23.993,09 EUR. Skorygowany wniosek o płatność końcową, raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla faktur PBK-B1/24/03 i PBK-B1/29/03 oraz zaświadczenie z PKO Bank Polski S.A. Oddział w Łomży z 18 czerwca 2004 roku w sprawie wysokości narosłych odsetek (33,52 EUR) stanowią załącznik nr 24 do protokołu kontroli.

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

X.    Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pana Zenona Białobrzeskiego - Wójta Gminy Zbójna w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie drogi o długości ok. 3,17 km na podbudowie z nawierzchnią asfaltową (beton asfaltowy) z dwoma dużymi przepustami. Stwierdzono również wykonanie i zamontowanie tablicy pamiątkowej informującej o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli.

Ponadto kontrolujący stwierdzili, że piaszczyste skarpy są przyczyną nadmiernego zamulenia rowów przydrożnych oraz przepustów. W celu prawidłowego funkcjonowania całego systemu odwadniającego, trzeba go regularnie konserwować, utrzymywać w należytym porządku oraz na bieżąco udrażniać.

XI.  Zgodnie z §7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego wszelkie dokumenty dotyczące realizacji Zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich identyfikację.

Pan Zenon Białobrzeski - Wójt Gminy Zbójna złożył oświadczenie w sprawie przechowywania i archiwizowania dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0019 w Urzędzie Gminy Zbójna (załącznik nr 26)

Integralną część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Gminy Zbójna z dnia 9 sierpnia 2002r. wraz z aneksemi.

2.      Uchwały Rady Gminy Zbójna nr III/16/02 z 30 grudnia 2002r. w sprawie budżetu gminy na 2003 rok.

3.      Protokół postępowania o zamówienie publiczne o wartości powyżej 20.000 EURO wraz z protokołami z posiedzeń Komisji Przetargowej.

4.      Umowa nr SG.342-3/03 na wykonanie robót budowlanych zawarta w dniu 14 lutego 2003r. pomiędzy Urzędem Gminy Zbójna a Przedsiębiorstwem Budownictwa Komunikacyjnego Sp. z o.o. z siedzibą w 18-400 Łomża, ul. Sikorskiego 156.

5.      Polisy ubezpieczenia należytego wykonania zamówienia publicznego Nr 705-A-105798 i Nr 705-A-105799 z dnia 13 lutego 2003r. wraz z oświadczeniem Wójta Gminy Zbójna z dnia 17.06.2004r.

6.      Polisa ubezpieczeniowa UNIQA Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. Nr 821-A-105906 z dnia 1 kwietnia 2003r.

7.      Oświadczenie Beneficjenta z dnia 17 czerwca 2004r. w sprawie ubezpieczeń OC Wykonawcy z tytułu prowadzonej działalności.

8.      Oświadczenie Beneficjenta o nie rejestrowaniu w UKIE umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej z 17 czerwca 2004r.

9.      Wniosek Urzędu Gminy Zbójna o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 51.140,00 EUR z 25 lutego 2003 roku.

10.  Kopia wniosku Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 51.140,94 EUR na rzecz Urzędu Gminy Zbójna z 5 marca 2003 roku.

11.  Wyciągi bankowe potwierdzające wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 51.140,94 EUR na konto Urzędu Gminy Zbójna.

12.  Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EURO dotycząca rachunku bankowego Nr 79 10201332 10016042221 (10203293-67188-360-3978) zawarta pomiędzy Urzędem Gminy Zbójna a PKO Bank Polski S.A. Oddział w Łomży.

13.  Protokół przekazania placu budowy z dnia 20 lutego 2003r.

14.  Decyzja Nr 1/6/02 Starostwa Powiatowego w Łomży w sprawie zatwierdzenia projektu budowlanego i wydania pozwolenia na budowę z dnia 17 kwietnia 2002r.

15.  Kopie wybranych stron dziennika budowy.

16.  Komplet dokumentów dotyczący uprawnień budowlanych oraz przynależności do okręgowej izby inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC kierownika budowy i inspektora nadzoru.

17.  Protokół odbioru końcowego z dnia 31 lipca 2003r.

18.  Oświadczenie Wójta Gminy Zbójna z 17 czerwca 2004r. w sprawie nadpłaty za fakturę PBK-B1/8/03.

19.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę PBK-B1/8/03 z 06.06.2003r.

20.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę PBK-B1/13/03 z 30.06.2003r.

21.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę PBK-B1/24/03 z 26.07.2003r.

22.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę PBK-B1/29/03 z 31.07.2003r.

23.  Raport końcowy, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur, wniosek o płatność z dnia 19 maja 2004 roku na kwotę 24.026,62 EUR.

24.  Skorygowane zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla faktur PBK-B1/24/03 i PBK-B1/29/03, raport końcowy, wniosek o płatność końcową z 18 czerwca 2004r. na kwotę 23.993,09 EUR oraz zaświadczenie z PKO Bank Polski S.A. Oddział w Łomży z 18 czerwca 2004 roku w sprawie wysokości narosłych odsetek.

25.  Protokół z oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 17 czerwca 2004r.

26.  Oświadczenia Wójta Gminy Zbójna z dnia 17 czerwca 2004r. w sprawie przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu PL0008.02.06.0019.

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 1/2004.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Gminy Zbójna.