Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Dla niesłyszących
Zgromadzenia publiczne
ZAGROŻENIA
Prawne podstawy działania
Komisje i zespoły
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
Budżet Wojewody Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego/Zdrowie
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Pomoc publiczna
Dług publiczny
Ciężary publiczne
Lobbing
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Administracja zespolona
Administracja samorządowa
Ogłoszenia (zamówienia, nabory)
Oświadczenia o stanie majątkowym
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Ewelina Kiersnowska
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48857439347
faks: +48857439231
e-mail: ekiersnowska@bialystok.uw.gov.pl
Mirosława Sapoćko-Dykałowicz
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48 7439493
faks: +48 7439251
e-mail: msapocko@bialystok.uw.gov.pl
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
25351769   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: Kontrola Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

Protokół

 

Protokół

kontroli Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem

ul. Ludowa 15a ,

Regon: 450672544, NIP: 722-13-35-300

 

Kontrolę w dniach  5-6 i 9-10 sierpnia 2004 r.  przeprowadziła Wioletta  Prześniak  starszy inspektor w Wydziale Prawnym i Nadzoru  Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli nr 29/04 z dnia 4 sierpnia 2004 r. wystawionego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

 

Temat kontroli:

Organizacja pracy i funkcjonowanie Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem  oraz organów powiatu wysokomazowieckiego.

 

W trakcie kontroli  zbadano:

1)                              organizację pracy w Starostwie Powiatowym w Wysokiem Mazowieckiem, zwanym dalej Starostwem,

2)                              informację wizualną i dostęp do informacji publicznej w Starostwie,

3)                              obieg dokumentów w Starostwie,

4)                              organizację działalności organów powiatu tj.: Rady i Zarządu oraz komisji Rady,

5)                              organizację przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków obywateli,

6)                              sposób i terminowość załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.

 

 Kontrolą objęto rok 2003 i 2004 do czasu kontroli.

Starostą Wysokomazowieckim  jest Pan Jacek Bogucki.

 

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

- Pan Krzysztof Krajewski  - Sekretarz Powiatu,

- Pani Jolanta Kadłubowska - inspektor w Wydziale Organizacyjnym.

 

W czasie kontroli ustalono, co następuje:

 

1.                                                     Organizacja pracy w Starostwie  Powiatowym w Wysokiem Mazowieckiem.

Organizację i zasady funkcjonowania Starostwa określiła Rada Powiatu Wysokomazowieckiego uchwałą Nr VI/33/99 z dnia 31 maja  1999 r. w sprawie uchwalenia Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem. Regulamin był zmieniany:

- uchwałą Nr XIV /113/2000 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 29 czerwca  2000 r.,

- uchwałą Nr XVI/117/2000 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 18 sierpnia 2000 r.,

- uchwałą Nr  XVII/126/2000 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 21 września 2000 r.,

- uchwałą Nr XIX/142/2000 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 21 grudnia 2000 r. ,

- uchwałą Nr XXVII/198/2002 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 26 marca 2002 r.,

- uchwałą Nr X/92/04 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 29 kwietnia 2004r. 

W Starostwie nie ma jednolitego tekstu regulaminu organizacyjnego.

 Regulamin określa:  organizację wewnętrzną, zadania wspólne oraz zakresy działania  wydziałów, organizację działalności kontrolnej w Starostwie, przyjmowanie rozpatrywanie i załatwianie skarg, wniosków i listów , zasady wykonywania funkcji kierowniczych w Starostwie oraz zasady podpisywania pism.

Regulamin stanowi, że do zakresu zadań  i kompetencji Starosty należy: reprezentowanie Starostwa na zewnątrz, organizowanie pracy Starostwa, podejmowanie działań zapewniających prawidłową realizację zadań,  upoważnianie pracowników Starostwa  do wydawania w jego imieniu decyzji  administracyjnych  w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, realizacja polityki personalnej w Starostwie, wykonywanie uprawnienia zwierzchnika służbowego wobec pracowników Starostwa z zakresu prawa pracy, wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Starosty ustawami, uchwałami Rady i Zarządu oraz wynikających z postanowień Statutu Powiatu i Regulaminu Organizacyjnego.

Wicestarosta wykonuje zadania i kompetencje w zakresie określonym przez Starostę. W czasie nieobecności Starosty lub niemożności wykonywania swej funkcji , zadania i kompetencje w zakresie kierowania Starostwem wykonuje Wicestarosta.

Zadania Sekretarza powiatu unormowane  w § 11 regulaminu są następujące: czuwanie nad tokiem  i terminowością wykonywanych zadań w Starostwie, koordynowanie prac związanych z opracowywaniem projektów aktów regulujących  struktury i zasady działania Starostwa i jego komórek wewnętrznych, nadzorowanie toku przygotowania projektów uchwał Zarządu oraz prac związanych z   organizacją  posiedzeń Zarządu, koordynowanie prac dotyczących przygotowania i wnoszenia pod obrady Rady projektów  uchwał  i innych materiałów przedstawionych przez Zarząd, wykonywanie innych zadań powierzonych przez Starostę.

Do zadań Skarbnika Powiatu  należy: zapewnienie realizacji polityki finansowej powiatu, wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości, nadzorowanie prac związanych z opracowywaniem i realizacją budżetu powiatu i zapewnienie  bieżącej kontroli jego wykonania, zapewnienie sporządzania prawidłowej sprawozdawczości budżetowej, kontrasygnowanie  czynności prawnych skutkujących powstawaniem zobowiązań finansowych powiatu oraz udzielanie upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty, kierowanie Wydziałem Finansowym.

W Starostwie utworzono  następujące komórki organizacyjne:

      -     Wydział Organizacyjny,

      -     Biuro Rady i Zarządu Powiatu,

-                                 Wydział Finansowy,

-                                 Wydział Komunikacji i Dróg,

-                                 Wydział Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Architektury,

-                                 Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i Nieruchomości.

Starostwo  funkcjonuje w strukturze zgodnej z postanowieniami regulaminu, jednakże w  wykazie komórek organizacyjnych i stanowisk pracy  sporządzonym podczas kontroli nie wykazano stanowiska Powiatowego Rzecznika Konsumentów, który  zgodnie z § 12a  regulaminu funkcjonuje w Starostwie.

W strukturze  Starostwa zachowano zasadę jednoosobowego kierownictwa. Pracami wydziałów: Komunikacji i Dróg, Rolnictwa, Ochrony Środowiska i  Architektury, Geodezji, Kartografii, Katastru i Nieruchomości, Organizacyjnym oraz Biura Rady i Zarządu Powiatu kierują kierownicy, natomiast  Wydział Finansowy jest nadzorowany przez Skarbnika. Nadzór nad funkcjonowaniem wydziałów sprawują Starosta lub Wicestarosta.

Regulamin organizacyjny określa zadania i kompetencje poszczególnych komórek organizacyjnych Starostwa.

 

W Starostwie działa Komisja Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego.

W skład Komisji wchodzą :

-                                 Pan Jacek Bogucki - Starosta ( Przewodniczący  Komisji ),

-                                 Pan Ryszard Grodzki - radny,

-                                 Pan Andrzej Raciborski - radny,

-                                 Pan Jan Ołdakowski -  powołany przez  Starostę,

-                                 Pan Krzysztof Pełszyk -powołany przez Starostę,

-                                 Pan Roman Piszcztowski - powołany przez Starostę,

-                                 Pan Marek Jabłoński - Policja,

-                                 Pan Stanisław Wyrwik - Policja.

W pracach komisji uczestniczy też prokurator - Pani Anna Mioduszewska  wskazana przez Prokuratora Okręgowego w  Łomży.

Obsługę administracyjno - biurową Komisji prowadzi Starostwo.   W Starostwie prowadzona jest teczka  o symbolu: OR.5125 "Komisja Bezpieczeństwa i Porządku Powiatu Wysokomazowieckiego".   Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów powiatu  nie przewiduje ww.  symbolu klasyfikacyjnego, z ustaleń kontroli wynika zaś,  iż w Starostwie  nie ma zarządzenia  Starosty  w sprawie  rozbudowy ww. wykazu.

Komisja posiada plany pracy na rok 2003 i 2004. Komisja zajmowała się analizą informacji  o stanie ochrony przeciwpożarowej, o stanie bezpieczeństwa  i porządku publicznego na obszarze powiatu oraz opracowywała projekt powiatowego programu zapobieganiu przestępczości oraz porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli. Sprawozdanie z działalności komisji za rok 2003 Starosta złożył Radzie w dniu 29 marca 2004r.   Sprawozdanie  przekazano  do publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym. Zgodnie z postanowieniami  art. 38 b ust. 3 ustawy  z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. Nr 142, poz. 1592, z późn. zm. ), nie później niż do końca stycznia  następnego roku kalendarzowego starosta składa radzie powiatu sprawozdanie z działalności komisji za rok ubiegły.

 

W Starostwie prowadzony jest centralny rejestr upoważnień  i pełnomocnictw o symbolu OR. 0115.

Rejestr posiada następujące rubryki:

- nr upoważnienia , data,

- imię , nazwisko , stanowisko,

- treść upoważnienia do,

- termin ważności upoważnienia , uwagi.

Ustalono, iż w dniu kontroli upoważnieniami do podpisywania decyzji  z upoważnienia Starosty dysponowało 20 osób. 

 W Starostwie prowadzona jest  teczka o symbolu OR.0114 - "Upoważnienia pracowników do załatwiania spraw. Pełnomocnictwa", w której przechowywane są kopie wystawionych upoważnień i pełnomocnictw.

 

 Pracownicy Starostwa posiadają zakresy czynności, w których określono zadania, które pracownik jest zobowiązany wykonywać na zajmowanym stanowisku, uprawnienia pracownika, zakres odpowiedzialności służbowej oraz zastępstwo w czasie  nieobecności. 

W zakresach czynności: Pana Władysława  Białego - Kierownika Wydziału Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Architektury, Pani Marzeny Kuleszy - referenta prawno - administracyjnego w Wydziale Organizacyjnym oraz  Pani Doroty Dąbrowskiej - księgowej w Wydziale Finansowym,  brakuje wzmianki o zastępstwie podczas nieobecności.

Zakresy czynności zostały przedstawione pracownikom  do realizacji. Każdy z pracowników  potwierdził własnoręcznym podpisem doręczenie mu zakresu czynności i przyjęcie go do wiadomości i stosowania. W  aktach osobowych : Pana Władysława  Białego - Kierownika Wydziału Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Architektury  oraz Pani Agnieszki Grzeszczuk - inspektora w Wydziale Komunikacji i Dróg, brakuje oświadczeń o zapoznaniu się z  treścią regulaminu pracy .Zgodnie z § 3  regulaminu pracy ustalonego Zarządzeniem Nr 9/99 Starosty Wysokomazowieckiego z dnia 30 czerwca 1999 r. w sprawie Regulaminu Pracy Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem,  każdy pracownik przed dopuszczeniem do pracy podlega zaznajomieniu z regulaminem. Oświadczenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu wraz z podpisem pracownika i datą dołącza się do akt osobowych. W aktach osobowych pracowników są oświadczenia stwierdzające, że pracownicy zapoznali się z regulaminem organizacyjnym Starostwa.

 

Porządek wewnętrzny i godziny pracy  Starostwa  zostały ustalone Zarządzeniem Nr 9/99 Starosty Wysokomazowieckiego z dnia 30 czerwca 1999 r. w sprawie Regulaminu Pracy Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem. W § 7 ust.2  ww. regulaminu określono czas pracy w Starostwie , tj.  : 8 godzin na dobę  i 40 godzin w tygodniu.

 

  Podczas kontroli ustalono, że zarówno w roku 2003,  jak i  w roku bieżącym w Starostwie dopełniony został obowiązek złożenia oświadczeń majątkowych przez: radnych, członków zarządu powiatu, sekretarza, skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych powiatu, osoby zarządzające i członków organów zarządzających powiatowymi osobami prawnymi oraz osoby wydające decyzje administracyjne w imieniu starosty,   wynikający z ustawy o samorządzie powiatowym. Ustalono,   w Starostwie wykonywany jest obowiązek przekazania   jednego egzemplarza każdego  z   oświadczeń majątkowych właściwym  urzędom skarbowym. Jawne informacje zawarte w oświadczeniach publikowane   na stronie Starostwa w Biuletynie Informacji Publicznej.

 

2.                                                     Informacja wizualna i dostęp do informacji publicznej.

 

           Na parterze budynku Starostwa znajduje się tablica informacyjna  o rozmieszczeniu komórek organizacyjnych Starostwa. Na drzwiach pokoi biurowych umieszczone są wywieszki  z nazwami komórek organizacyjnych, nazwiskami i stanowiskami służbowymi pracowników.

W budynku Starostwa umieszczono również informację na temat godzin pracy Starostwa oraz dni i godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków.

 W Statucie  Powiatu zawarto w  § 7a  zapis w sprawie udostępniania dokumentów dotyczących działalności organów powiatu, a także możliwości wstępu na sesje Rady i posiedzenia jej komisji.

       Na tablicach ogłoszeń w Starostwie  oraz w Biuletynie Informacji Publicznej  umieszczone są informacje o sesjach Rady oraz  uchwały Rady.

      W Starostwie nie jest prowadzony rejestr  wniosków  o udostępnienie informacji publicznej.

 

3.                                                     Obieg dokumentów.

Napływającą do Starostwa korespondencję  ewidencjonuje się  w całości w rejestrze kancelaryjnym. W Starostwie nie prowadzi się:  rejestru wpływów specjalnych, kontrolnego rejestru przesyłek specjalnych oraz książki depozytowej.

Nie prowadzi się również  ilościowej rejestracji wpływów zwykłych.

 Podczas kontroli ustalono, że z reguły wpływy trafiały do referentów w dniu wpływu lub następnego dnia.

 

4.                                                     Organizacja działalności organów powiatu.

Organizację wewnętrzną oraz tryb pracy organów Powiatu Wysokomazowieckiego określa Statut Powiatu  ustanowiony uchwałą Nr XIX/143/2000 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 21 grudnia 2000r. ,  zmieniony następnie :

- uchwałą Nr XXIV/173/2001 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 30 sierpnia 2001 r.,

- uchwałą Nr I/4/02 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 18 listopada 2002 r.,

- uchwałą Nr II/ 13/02 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 19 grudnia 2002 r.,

- uchwałą Nr VI/48/03  Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 3 września 2003 r.

W Starostwie nie ma jednolitego  tekstu statutu.

 

Rada Powiatu Wysokomazowieckiego

Zasady i tryb pracy Rady Powiatu określa Statut Powiatu Wysokomazowieckiego w §§ 8 do 35. Z postanowień Statutu wynika m. in. , że:

-                                 Rada Powiatu obraduje na sesjach zwoływanych przez Przewodniczącego  Rady Powiatu w miarę potrzeby,  co najmniej jednak raz na kwartał ,

-                                 Rada Powiatu działa zgodnie z uchwalonym planem pracy,

-                                 Przewodniczący Rady przygotowuje i zwołuje sesje Rady,

-                                 Sesje Rady Powiatu są jawne, chyba że przepisy ustaw stanowią inaczej.

Statut stanowi ponadto o sposobie podejmowania uchwał, o ramowym porządku obrad , podstawowych zasadach redakcji uchwał Rady, trybie przeprowadzania głosowań, a także o podstawowych elementach jakie powinien zawierać protokół z sesji Rady.

Rada Powiatu posiada  plan pracy na rok 2003  zatwierdzony uchwałą Nr III/21/03  Rady  Powiatu Wysokomazowieckiego  z dnia 20 marca 2003 r.    Podczas kontroli ustalono, iż w 2003 r.  odbyło się 5   sesji Rady. Rada posiada również plan pracy na rok 2004  zatwierdzony  uchwałą Nr  VIII/68/04 Rady  Powiatu Wysokomazowieckiego  z dnia 26 lutego 2004 r. Ustalono , iż do dnia kontroli w roku bieżącym odbyły się 4 sesje.

 W Starostwie  prowadzi się przedmiotową teczkę  " Protokoły z  sesji II kadencji ", w której przechowywane są oryginały protokołów z sesji.  Materiały z sesji  i zawiadomienia  są przechowywane  oddzielnie w teczkach " ?.. sesja Rady  Powiatu Wysokomazowieckiego II kadencji" o symbolu OR. 0049,  zaś uchwały  Rady przechowywane są w teczce  bez oznaczenia i spisu spraw. Zgodnie z § 34 ust. 3 Statutu  Powiatu Wysokomazowieckiego , do protokołu dołącza się : listę obecności radnych, listę zaproszonych gości, teksty uchwał przyjętych przez Radę , protokoły  głosowań tajnych, zgłoszone na piśmie wnioski nie wygłoszone przez radnych, usprawiedliwienia osób nieobecnych, oświadczenia i inne dokumenty złożone na ręce przewodniczącego rady.

W Starostwie prowadzony jest rejestr uchwał Rady o symbolu OR. 0046, który zawiera następujące dane:

-                                 lp.,

-                                 nr uchwały i data podjęcia,

-                                 w sprawie,

-                                 uwagi.

 W dniu kontroli rejestr zawierał 110 uchwał  Rady II kadencji .

Protokoły z obrad sesji rady odzwierciedlają  przebieg obrad i zawierają :

-                                 numer protokołu, składający się z cyfry rzymskiej łamanej przez dwie ostatnie cyfry roku , w którym odbyła się sesja,

-                                 datę i miejsce obrad,

-                                 radnych obecnych i pozostałych uczestników obrad,

-                                 wzmiankę o przyjęciu protokołu z ostatniego posiedzenia,

-                                  uchwalony porządek obrad,

-                                 przebieg obrad, w tym dyskusję nad poszczególnymi materiałami i uchwałami poddanymi pod obrady Rady, oraz tryb głosowania radnych nad poszczególnymi uchwałami ( podanie liczby głosów za , przeciw lub wstrzymujących się ),

-                                 podpis przewodniczącego i protokolanta.

Na każdej sesji Rada rozpatrywała informację  Starosty o pracy Zarządu w okresie międzysesyjnym.

W Starostwie prowadzona jest teczka o symbolu BR.0047 " Realizacja uchwał Rady Powiatu".

Rada  Powiatu udzieliła absolutorium Zarządowi zarówno za rok  2002 ( uchwała Nr IV/30/03  Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 28 kwietnia 2003 r.),   jak i 2003     ( uchwała Nr X/87/04  Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 29 kwietnia 2004 r).

 

 

Komisje Rady

Problematykę komisji uregulowano w Statucie  Powiatu w §§ 36 - 49. 

Rada Powiatu  powołała:

-                                 uchwałą Nr II/16/02  z dnia 19 grudnia 2002 r.  Komisję Rewizyjną ,

-                                 uchwałą Nr II/17/02 z dnia 19 grudnia 2002 r. Komisję Rozwoju, Promocji i Finansów,

-                                 uchwałą Nr II/18/02 z dnia 19 grudnia 2002 r. Komisję Oświaty, Kultury i Sportu,

-                                 uchwałą Nr II/19/02 z dnia 19 grudnia 2002 r. Komisję Rolnictwa i Porządku Publicznego,

-                                 uchwałą Nr II/20/02 z dnia 19 grudnia 2002 r. Komisję Ochrony Zdrowia i Spraw Społecznych.

Ponadto   uchwałą Nr XI/110/04 z dnia 29 czerwca 2004 r.  Rada Powiatu powołała komisję doraźną do kontroli wydatków Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska.

Komisja Rewizyjna oraz stałe komisje powiatu funkcjonują w oparciu o plany pracy, które zatwierdziła   Rada Powiatu  ( na rok 2003  na III sesji w dniu 20 marca 2003 r.  oraz na   rok 2004 na VIII sesji w dniu 26 lutego 2004r. ).

Ustalono, iż realizacja tych planów w roku 2003  przebiegała   planowo.

Komisja Rewizyjna   kontrolowała: wykonanie budżetu za rok 2002, wydatki inwestycyjne i utrzymanie bieżące w placówkach oświaty : Zespół Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Ciechanowcu oraz Zespół Szkół Rolniczych w Krzyżewie, sposób wydatkowania środków finansowych przez Powiatowy Urząd Pracy w Wysokiem Mazowieckiem,  wykonanie budżetu powiatu za III  kwartały 2003 r. , celowość wydatkowania środków finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Kozarzach. Nie przeprowadzono kontroli funkcjonowania Powiatowej Inspekcji Weterynaryjnej z uwagi na likwidację tej jednostki oraz kontroli realizacji planu finansowego Szpitala Ogólnego w Wysokiem Mazowieckiem, którą przesunięto na rok 2004 ponieważ w planowanym terminie była prowadzona kontrola tejże jednostki przez pracowników Starostwa.

 Komisje stałe  zajmowały  się głównie opiniowaniem i analizą  przedstawionych im informacji. 

Radzie Powiatu  przedstawione zostały sprawozdania z działalności komisji za rok 2003 na VIII sesji w dniu 26 lutego 2004 r.

 Podczas kontroli ustalono, iż do dnia kontroli były realizowane plany pracy poszczególnych komisji Rady na rok 2004.

W Starostwie prowadzone są podteczki o symbolu 0052 odrębnie dla każdej komisji Rady, w których przechowywane są protokoły z posiedzeń komisji,  odzwierciedlające  przebieg posiedzeń.

W Starostwie  jest prowadzony rejestr wniosków i opinii komisji Rady o symbolu 0053 , który posiada następujące rubryki:

- lp.,

- nazwa komisji, data,

- treść wniosku,

- uwagi

oraz teczka " Realizacja wniosków komisji Rady Powiatu" o symbolu 0055.

 

Obsługa radnych

W Starostwie prowadzony jest rejestr wniosków i interpelacji radnych o symbolu  OR 0045.

W rejestrze odnotowuje się następujące dane:

- nr sesji,

- data,

- wnioski.

Prowadzona jest też teczka o symbolu BR.0045 " Wnioski, interpelacje i postulaty radnych i ich realizacja".

Zarząd Powiatu

W skład Zarządu wchodzą: Starosta  jako przewodniczący , Wicestarosta  oraz   3  członkowie.

Organizację oraz tryb pracy Zarządu określa Statut Powiatu w §§ 52-62.

Posiedzenia Zarządu odbywają się nie rzadziej niż raz w miesiącu. W posiedzeniach uczestniczą  Skarbnik i Sekretarz Powiatu.

W Urzędzie prowadzi się teczkę aktową o symbolu OR 0062 " Posiedzenia Zarządu  ( protokoły )", w której przechowywane są protokoły z posiedzeń Zarządu. Ustalono, iż protokoły z posiedzeń Zarządu Powiatu sporządzano prawidłowo pod względem formalnym.

W Starostwie  prowadzony jest rejestr uchwał Zarządu  o symbolu OR. 0064, w którym odnotowywano następujące dane:

-                                 lp.,

-                                 nr uchwały,

-                                 w sprawie,

-                                 uwagi.

W Starostwie prowadzone są teczki: " Uchwały Zarządu Powiatu - 0063"  oraz   " Realizacja uchwał zarządu , decyzji , zarządzeń - 0065".

 

5.         Organizacja przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków.

Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Starostwie  normuje regulamin Starostwa w rozdziale VI. Organizacja przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków przez Radę Powiatu  nie została uregulowana.

Zgodnie z zapisami  ww. regulaminu Starosta i  Wicestarosta  przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach  od 9.00 do 15.00. Pozostali pracownicy Starostwa przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

Informacja o dniach i godzinach przyjęć jest wywieszona w budynku Starostwa.

W Starostwie prowadzony jest rejestr skarg i wniosków  o symbolu  OR. 0550 .

Rejestr  zawiera  następujące dane:

- lp,

- data wpływu,

-  imię i nazwisko zainteresowanego, nazwa instytucji itp. ,

-  adres zainteresowanego, instytucji,

-  przedmiot, skargi ,  zażalenia, wniosku,

- data zlecenia, załatwienia,

- komu zlecono załatwienie skargi,

- termin na  załatwienie,

- sposób załatwienia skargi, wniosku,

- data wysłania zawiadomienia,

- kogo zawiadomiono,

- uwagi.

W roku 2003 zarejestrowano 5 skarg,   zaś w roku 2004 do dnia kontroli 2 skargi. Wniosków nie było. Jedna skarga została przekazana według właściwości, pozostałe zaś zostały rozpatrzone i uznane za bezzasadne.

Skargi i związane z nimi dokumenty  przechowywano w teczkach  o symbolu 0551 " Rozpatrywanie skarg i wniosków" . Zgodnie z jednolitym rzeczowym  wykazem akt dla organów powiatu,  dla przekazywanych według właściwości skarg przewidziany jest symbol -0552.

Skargi: OR.O551-1/03 oraz  OR.0551-2/03 zostały załatwione z naruszeniem terminu, a skarżących nie powiadomiono o przyczynie zwłoki. Zgodnie z  art. 36 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. -  Kodeksu postępowania administracyjnego ( Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm. ), o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie określonym organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Skargę  OR.0551- 5 /03  bez  zachowania terminu przekazano do rozpatrzenia według właściwości  do Urzędu Dzielnicy Wola m. st. Warszawy. Zgodnie z  art. 231 Kodeksu  postępowania administracyjnego, jeżeli organ, który otrzymał skargę , nie jest właściwy do jej rozpatrzenia , obowiązany jest niezwłocznie , nie później jednak niż w terminie siedmiu dni przekazać ja właściwemu organowi, zawiadamiając o tym równocześnie skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ.

 

6.                              Sposób i terminowość  załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania dokumentacji biurowej.

 

Sposób prowadzenia dokumentacji biurowej.

 Podczas kontroli  ustalono , co następuje:

1)                              strony tytułowe teczek aktowych w zasadzie  opisane są w sposób określony w załączniku nr 7 do instrukcji kancelaryjnej, tj. zawierają symbol teczki, tytuł, oznaczenie roku, w którym tworzono akta sprawy, oznaczenie kategorii archiwalnej oraz oznaczenie komórki organizacyjnej, w której rozpatrywano sprawę, za wyjątkiem teczki  " Protokoły z sesji II kadencji", która nie zawierała symbolu  oraz  teczki w  której  przechowywane są  uchwały, która nie jest oznaczona  i  nie założono do niej spisu spraw,

2)                              tytuły teczek aktowych odpowiadały hasłom zawartym w jednolitym rzeczowym wykazie akt, za wyjątkiem teczki OR.5125 oraz OR.0049, których to symboli  jednolity rzeczowy akt nie przewidywał,

3)                              w teczkach: RA.7351, OR.0118 brakowało spisów spraw,

4)                               akta zgromadzone w przedmiotowych teczkach odpowiadały pod względem rzeczowym tytułom teczek i były jednorodne od względem tematycznym; sposób kompletowania akt umożliwia ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy, każde pismo dotyczące tej samej sprawy oznaczano identycznym znakiem, zawierającym elementy zgodne z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej.

 

Terminowość załatwiania spraw.

 Oprócz przypadków  wskazanych w pkt 5  nie stwierdzono naruszenia ustawowych terminów przewidzianych na załatwienie sprawy.

Decyzje i inne pisma dotyczące prowadzonych postępowań administracyjnych wysyłano za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub przekazywano stronom za pokwitowaniem.

 

Starosta  Wysokomazowiecki  został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

 

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.

 

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących  egzemplarzach, z czego jeden doręczono Staroście Wysokomazowieckiemu.

 

 Wysokie Mazowieckie , dnia  26  sierpnia 2004 r.

 

Starosta                                                        Starszy Inspektor

/-/ Jacek Bogucki                                        /-/ Wioletta Prześniak


Publikator: Wioletta Prześniak Data utworzenia:  2004-09-22 00:00:00
Data publikacji:  2004-09-22 00:00:00
Data modyfikacji:  2004-09-22 00:00:00 


Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl