Protokół
kontroli Starostwa Powiatowego w Wysokiem
Mazowieckiem
ul. Ludowa 15a ,
Regon:
450672544, NIP: 722-13-35-300
Kontrolę w dniach 5-6 i 9-10
sierpnia 2004 r. przeprowadziła Wioletta Prześniak starszy
inspektor w Wydziale Prawnym i Nadzoru
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia
do kontroli nr 29/04 z dnia 4 sierpnia 2004 r. wystawionego przez Dyrektora
Wydziału Prawnego i Nadzoru z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.
Temat
kontroli:
Organizacja
pracy i funkcjonowanie Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem oraz organów powiatu wysokomazowieckiego.
W trakcie kontroli zbadano:
1)
organizację pracy w Starostwie
Powiatowym w Wysokiem Mazowieckiem, zwanym dalej Starostwem,
2)
informację wizualną i dostęp
do informacji publicznej w Starostwie,
3)
obieg dokumentów w Starostwie,
4)
organizację działalności
organów powiatu tj.: Rady i Zarządu oraz komisji Rady,
5)
organizację przyjmowania i
załatwiania skarg i wniosków obywateli,
6)
sposób i terminowość załatwiania
spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia
i przechowywania dokumentacji biurowej.
Kontrolą objęto rok 2003 i 2004 do czasu
kontroli.
Starostą Wysokomazowieckim jest Pan Jacek Bogucki.
W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:
- Pan Krzysztof Krajewski - Sekretarz Powiatu,
- Pani Jolanta Kadłubowska - inspektor w Wydziale Organizacyjnym.
W czasie kontroli ustalono, co następuje:
1.
Organizacja
pracy w Starostwie
Powiatowym w Wysokiem Mazowieckiem.
Organizację i
zasady funkcjonowania Starostwa określiła Rada Powiatu Wysokomazowieckiego
uchwałą Nr VI/33/99 z dnia 31 maja 1999 r. w sprawie uchwalenia
Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Wysokiem Mazowieckiem.
Regulamin był zmieniany:
- uchwałą Nr XIV
/113/2000 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 29 czerwca 2000 r.,
- uchwałą Nr
XVI/117/2000 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia
18 sierpnia 2000 r.,
- uchwałą Nr XVII/126/2000 Rady
Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 21 września 2000
r.,
- uchwałą Nr
XIX/142/2000 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia
21 grudnia 2000 r. ,
- uchwałą Nr
XXVII/198/2002 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z
dnia 26 marca 2002 r.,
- uchwałą Nr
X/92/04 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 29
kwietnia 2004r.
W Starostwie nie
ma jednolitego tekstu regulaminu organizacyjnego.
Regulamin określa: organizację wewnętrzną, zadania
wspólne oraz zakresy działania
wydziałów, organizację działalności kontrolnej w Starostwie,
przyjmowanie rozpatrywanie i załatwianie skarg, wniosków i listów , zasady
wykonywania funkcji kierowniczych w Starostwie oraz zasady podpisywania pism.
Regulamin
stanowi, że do zakresu zadań
i kompetencji Starosty należy: reprezentowanie Starostwa na
zewnątrz, organizowanie pracy Starostwa, podejmowanie działań zapewniających
prawidłową realizację zadań,
upoważnianie pracowników Starostwa
do wydawania w jego imieniu decyzji
administracyjnych w
indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, realizacja polityki
personalnej w Starostwie, wykonywanie uprawnienia zwierzchnika służbowego wobec
pracowników Starostwa z zakresu prawa pracy, wykonywanie innych zadań
zastrzeżonych dla Starosty ustawami, uchwałami Rady i Zarządu oraz wynikających
z postanowień Statutu Powiatu i Regulaminu Organizacyjnego.
Wicestarosta wykonuje zadania i kompetencje w zakresie
określonym przez Starostę. W czasie nieobecności Starosty lub niemożności
wykonywania swej funkcji , zadania i kompetencje w
zakresie kierowania Starostwem wykonuje Wicestarosta.
Zadania
Sekretarza powiatu unormowane
w § 11 regulaminu są następujące: czuwanie nad tokiem i terminowością wykonywanych zadań w
Starostwie, koordynowanie prac związanych z opracowywaniem projektów aktów
regulujących struktury i zasady
działania Starostwa i jego komórek wewnętrznych, nadzorowanie toku
przygotowania projektów uchwał Zarządu oraz prac związanych z organizacją
posiedzeń Zarządu, koordynowanie prac dotyczących przygotowania i
wnoszenia pod obrady Rady projektów
uchwał i innych materiałów
przedstawionych przez Zarząd, wykonywanie innych zadań powierzonych przez
Starostę.
Do zadań
Skarbnika Powiatu
należy: zapewnienie realizacji polityki finansowej powiatu,
wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości,
nadzorowanie prac związanych z opracowywaniem i realizacją budżetu powiatu i
zapewnienie bieżącej kontroli jego
wykonania, zapewnienie sporządzania prawidłowej sprawozdawczości budżetowej,
kontrasygnowanie czynności prawnych
skutkujących powstawaniem zobowiązań finansowych powiatu oraz udzielanie
upoważnień innym osobom do dokonywania kontrasygnaty, kierowanie Wydziałem
Finansowym.
W Starostwie utworzono następujące
komórki organizacyjne:
- Wydział Organizacyjny,
- Biuro Rady i Zarządu Powiatu,
-
Wydział Finansowy,
-
Wydział Komunikacji i Dróg,
-
Wydział Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Architektury,
-
Wydział Geodezji, Kartografii, Katastru i
Nieruchomości.
Starostwo funkcjonuje
w strukturze zgodnej z postanowieniami regulaminu, jednakże w wykazie komórek organizacyjnych i stanowisk
pracy sporządzonym podczas kontroli nie
wykazano stanowiska Powiatowego Rzecznika Konsumentów, który zgodnie z § 12a regulaminu funkcjonuje w Starostwie.
W strukturze Starostwa
zachowano zasadę jednoosobowego kierownictwa. Pracami wydziałów: Komunikacji i
Dróg, Rolnictwa, Ochrony Środowiska i Architektury, Geodezji, Kartografii,
Katastru i Nieruchomości, Organizacyjnym oraz Biura Rady i Zarządu Powiatu
kierują kierownicy, natomiast Wydział
Finansowy jest nadzorowany przez Skarbnika. Nadzór nad funkcjonowaniem
wydziałów sprawują Starosta lub Wicestarosta.
Regulamin
organizacyjny określa zadania i kompetencje poszczególnych komórek
organizacyjnych Starostwa.
W Starostwie
działa Komisja Bezpieczeństwa i Porządku Publicznego.
W skład Komisji wchodzą :
-
Pan Jacek Bogucki - Starosta
( Przewodniczący
Komisji ),
-
Pan Ryszard Grodzki - radny,
-
Pan Andrzej Raciborski - radny,
-
Pan Jan Ołdakowski - powołany
przez Starostę,
-
Pan Krzysztof Pełszyk
-powołany przez Starostę,
-
Pan Roman Piszcztowski -
powołany przez Starostę,
-
Pan Marek Jabłoński - Policja,
-
Pan Stanisław Wyrwik -
Policja.
W pracach
komisji uczestniczy też prokurator - Pani Anna Mioduszewska wskazana przez Prokuratora Okręgowego
w Łomży.
Obsługę
administracyjno - biurową Komisji prowadzi Starostwo. W Starostwie prowadzona jest teczka o symbolu:
OR.5125 "Komisja Bezpieczeństwa i Porządku Powiatu Wysokomazowieckiego". Jednolity rzeczowy wykaz akt dla
organów powiatu nie
przewiduje ww. symbolu klasyfikacyjnego,
z ustaleń kontroli wynika zaś, iż w
Starostwie nie ma zarządzenia Starosty
w sprawie rozbudowy ww. wykazu.
Komisja posiada
plany pracy na rok 2003 i 2004. Komisja zajmowała się analizą informacji o stanie
ochrony przeciwpożarowej, o stanie bezpieczeństwa i porządku publicznego na obszarze powiatu
oraz opracowywała projekt powiatowego programu zapobieganiu przestępczości oraz
porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli. Sprawozdanie z działalności
komisji za rok 2003 Starosta złożył Radzie w dniu 29 marca 2004r. Sprawozdanie przekazano
do publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym. Zgodnie z postanowieniami art.
38 b ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998
r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. Nr 142, poz. 1592, z późn.
zm. ), nie później niż do końca stycznia następnego roku kalendarzowego
starosta składa radzie powiatu sprawozdanie z działalności komisji za rok
ubiegły.
W Starostwie
prowadzony jest centralny rejestr upoważnień i pełnomocnictw o symbolu OR. 0115.
Rejestr posiada
następujące rubryki:
- nr upoważnienia , data,
- imię , nazwisko , stanowisko,
- treść
upoważnienia do,
- termin
ważności upoważnienia , uwagi.
Ustalono, iż w
dniu kontroli upoważnieniami do podpisywania decyzji z upoważnienia Starosty dysponowało 20
osób.
W Starostwie prowadzona jest teczka o symbolu OR.0114 -
"Upoważnienia pracowników do załatwiania spraw. Pełnomocnictwa", w której
przechowywane są kopie wystawionych upoważnień i pełnomocnictw.
Pracownicy Starostwa posiadają zakresy
czynności, w których określono zadania, które pracownik jest zobowiązany
wykonywać na zajmowanym stanowisku, uprawnienia pracownika, zakres
odpowiedzialności służbowej oraz zastępstwo w czasie nieobecności.
W zakresach
czynności: Pana Władysława
Białego - Kierownika Wydziału Rolnictwa, Ochrony Środowiska i
Architektury, Pani Marzeny Kuleszy - referenta prawno
- administracyjnego w Wydziale Organizacyjnym oraz Pani Doroty Dąbrowskiej - księgowej w
Wydziale Finansowym, brakuje wzmianki o
zastępstwie podczas nieobecności.
Zakresy
czynności zostały przedstawione pracownikom do realizacji. Każdy z pracowników potwierdził
własnoręcznym podpisem doręczenie mu zakresu czynności i przyjęcie go do
wiadomości i stosowania. W
aktach osobowych : Pana Władysława Białego - Kierownika Wydziału Rolnictwa,
Ochrony Środowiska i Architektury oraz
Pani Agnieszki Grzeszczuk - inspektora w Wydziale
Komunikacji i Dróg, brakuje oświadczeń o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy .Zgodnie z § 3 regulaminu
pracy ustalonego Zarządzeniem Nr 9/99 Starosty Wysokomazowieckiego
z dnia 30 czerwca 1999 r. w sprawie Regulaminu Pracy Starostwa Powiatowego w
Wysokiem Mazowieckiem, każdy pracownik
przed dopuszczeniem do pracy podlega zaznajomieniu z regulaminem. Oświadczenie
o zapoznaniu się z treścią regulaminu wraz z podpisem pracownika i datą dołącza
się do akt osobowych. W aktach osobowych pracowników są oświadczenia
stwierdzające, że pracownicy zapoznali się z regulaminem organizacyjnym
Starostwa.
Porządek
wewnętrzny i godziny pracy
Starostwa zostały ustalone
Zarządzeniem Nr 9/99 Starosty Wysokomazowieckiego z
dnia 30 czerwca 1999 r. w sprawie Regulaminu Pracy Starostwa Powiatowego w
Wysokiem Mazowieckiem. W § 7 ust.2 ww. regulaminu określono czas pracy w
Starostwie , tj. : 8 godzin na dobę i 40 godzin w tygodniu.
Podczas kontroli ustalono, że zarówno w roku 2003, jak i w roku bieżącym w Starostwie dopełniony
został obowiązek złożenia oświadczeń majątkowych przez: radnych, członków
zarządu powiatu, sekretarza, skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych
powiatu, osoby zarządzające i członków organów zarządzających powiatowymi
osobami prawnymi oraz osoby wydające decyzje administracyjne w imieniu
starosty, wynikający z ustawy o
samorządzie powiatowym. Ustalono, iż w Starostwie wykonywany jest obowiązek
przekazania jednego egzemplarza
każdego z oświadczeń majątkowych właściwym urzędom skarbowym. Jawne informacje zawarte w
oświadczeniach publikowane są
na stronie Starostwa w Biuletynie Informacji Publicznej.
2.
Informacja
wizualna i dostęp do informacji publicznej.
Na parterze budynku Starostwa
znajduje się tablica informacyjna o rozmieszczeniu komórek
organizacyjnych Starostwa. Na drzwiach pokoi biurowych umieszczone są wywieszki z nazwami
komórek organizacyjnych, nazwiskami i stanowiskami służbowymi pracowników.
W budynku
Starostwa umieszczono również informację na temat godzin pracy Starostwa oraz
dni i godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków.
W Statucie Powiatu zawarto w § 7a
zapis w sprawie udostępniania dokumentów dotyczących działalności
organów powiatu, a także możliwości wstępu na sesje Rady i posiedzenia jej
komisji.
Na tablicach ogłoszeń w Starostwie oraz w
Biuletynie Informacji Publicznej
umieszczone są informacje o sesjach Rady oraz uchwały Rady.
W Starostwie nie jest
prowadzony rejestr
wniosków o udostępnienie
informacji publicznej.
3.
Obieg
dokumentów.
Napływającą do Starostwa korespondencję ewidencjonuje się w całości w rejestrze kancelaryjnym. W
Starostwie nie prowadzi się:
rejestru wpływów specjalnych, kontrolnego rejestru przesyłek
specjalnych oraz książki depozytowej.
Nie prowadzi się również ilościowej rejestracji wpływów
zwykłych.
Podczas kontroli ustalono,
że z reguły wpływy trafiały do referentów w dniu wpływu lub następnego dnia.
4.
Organizacja
działalności organów powiatu.
Organizację wewnętrzną oraz tryb pracy organów Powiatu Wysokomazowieckiego określa Statut Powiatu ustanowiony uchwałą Nr XIX/143/2000
Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 21 grudnia
2000r. , zmieniony następnie :
- uchwałą Nr XXIV/173/2001 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego
z dnia 30 sierpnia 2001 r.,
- uchwałą Nr I/4/02 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego
z dnia 18 listopada 2002 r.,
- uchwałą Nr II/ 13/02 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego
z dnia 19 grudnia 2002 r.,
- uchwałą Nr VI/48/03 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego
z dnia 3 września 2003 r.
W Starostwie nie ma jednolitego tekstu statutu.
Rada Powiatu Wysokomazowieckiego
Zasady i tryb pracy Rady Powiatu określa Statut Powiatu Wysokomazowieckiego w §§ 8 do 35. Z postanowień Statutu
wynika m. in. , że:
-
Rada Powiatu obraduje na sesjach zwoływanych przez Przewodniczącego Rady
Powiatu w miarę potrzeby, co najmniej
jednak raz na kwartał ,
-
Rada Powiatu działa zgodnie z uchwalonym planem pracy,
-
Przewodniczący Rady przygotowuje i zwołuje sesje Rady,
-
Sesje Rady Powiatu są jawne, chyba że
przepisy ustaw stanowią inaczej.
Statut stanowi ponadto o sposobie podejmowania uchwał, o ramowym
porządku obrad , podstawowych zasadach redakcji uchwał
Rady, trybie przeprowadzania głosowań, a także o podstawowych elementach jakie
powinien zawierać protokół z sesji Rady.
Rada Powiatu posiada plan pracy na rok 2003 zatwierdzony uchwałą Nr III/21/03 Rady
Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 20 marca 2003 r. Podczas kontroli ustalono, iż w 2003
r. odbyło się 5 sesji Rady. Rada posiada również plan pracy
na rok 2004
zatwierdzony uchwałą
Nr VIII/68/04 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego z dnia 26 lutego 2004 r. Ustalono , iż do
dnia kontroli w roku bieżącym odbyły się 4 sesje.
W Starostwie prowadzi się przedmiotową teczkę " Protokoły z
sesji II kadencji ", w której przechowywane są oryginały protokołów z
sesji. Materiały z sesji i zawiadomienia są przechowywane oddzielnie w teczkach " ?.. sesja Rady Powiatu Wysokomazowieckiego II kadencji" o symbolu OR. 0049, zaś uchwały Rady przechowywane są w teczce bez oznaczenia i spisu spraw. Zgodnie z § 34
ust. 3 Statutu Powiatu Wysokomazowieckiego , do protokołu dołącza się : listę
obecności radnych, listę zaproszonych gości, teksty uchwał przyjętych przez
Radę , protokoły głosowań tajnych,
zgłoszone na piśmie wnioski nie wygłoszone przez radnych, usprawiedliwienia
osób nieobecnych, oświadczenia i inne dokumenty złożone na ręce
przewodniczącego rady.
W Starostwie prowadzony jest rejestr uchwał Rady o symbolu
OR. 0046, który zawiera następujące dane:
-
lp.,
-
nr uchwały i data podjęcia,
-
w sprawie,
-
uwagi.
W dniu kontroli
rejestr zawierał 110 uchwał
Rady II kadencji .
Protokoły z obrad sesji rady odzwierciedlają przebieg obrad i zawierają :
-
numer protokołu, składający
się z cyfry rzymskiej łamanej przez dwie ostatnie cyfry roku , w którym odbyła
się sesja,
-
datę i miejsce obrad,
-
radnych obecnych i pozostałych
uczestników obrad,
-
wzmiankę o przyjęciu protokołu
z ostatniego posiedzenia,
-
uchwalony porządek obrad,
-
przebieg obrad, w tym dyskusję
nad poszczególnymi materiałami i uchwałami poddanymi pod obrady Rady, oraz tryb
głosowania radnych nad poszczególnymi uchwałami ( podanie liczby głosów za ,
przeciw lub wstrzymujących się ),
-
podpis przewodniczącego i
protokolanta.
Na każdej sesji Rada rozpatrywała informację Starosty o pracy Zarządu w okresie międzysesyjnym.
W Starostwie prowadzona jest teczka o symbolu BR.0047 "
Realizacja uchwał Rady Powiatu".
Rada
Powiatu udzieliła absolutorium Zarządowi zarówno za rok 2002 ( uchwała Nr IV/30/03 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego
z dnia 28 kwietnia 2003 r.), jak i
2003 ( uchwała Nr X/87/04 Rady Powiatu Wysokomazowieckiego
z dnia 29 kwietnia 2004 r).
Komisje Rady
Problematykę komisji uregulowano w Statucie Powiatu w §§ 36 - 49.
Rada Powiatu powołała:
-
uchwałą Nr II/16/02 z dnia 19 grudnia 2002 r. Komisję Rewizyjną ,
-
uchwałą Nr II/17/02 z dnia 19
grudnia 2002 r. Komisję Rozwoju, Promocji i Finansów,
-
uchwałą Nr II/18/02 z dnia 19
grudnia 2002 r. Komisję Oświaty, Kultury i Sportu,
-
uchwałą Nr II/19/02 z dnia 19
grudnia 2002 r. Komisję Rolnictwa i Porządku Publicznego,
-
uchwałą Nr II/20/02 z dnia 19
grudnia 2002 r. Komisję Ochrony Zdrowia i Spraw Społecznych.
Ponadto
uchwałą Nr XI/110/04 z dnia 29 czerwca 2004 r. Rada Powiatu powołała komisję doraźną do
kontroli wydatków Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska.
Komisja Rewizyjna oraz stałe komisje powiatu funkcjonują w
oparciu o plany pracy, które zatwierdziła Rada Powiatu ( na rok 2003
na III sesji w dniu 20 marca 2003 r.
oraz na rok 2004 na VIII sesji w
dniu 26 lutego 2004r. ).
Ustalono, iż realizacja tych planów w roku
2003 przebiegała planowo.
Komisja Rewizyjna kontrolowała: wykonanie budżetu za
rok 2002, wydatki inwestycyjne i utrzymanie bieżące w placówkach oświaty :
Zespół Szkół Ogólnokształcących i Zawodowych w Ciechanowcu
oraz Zespół Szkół Rolniczych w Krzyżewie, sposób
wydatkowania środków finansowych przez Powiatowy Urząd Pracy w Wysokiem
Mazowieckiem, wykonanie budżetu powiatu
za III kwartały 2003 r. , celowość
wydatkowania środków finansowych w Domu Pomocy Społecznej w Kozarzach.
Nie przeprowadzono kontroli funkcjonowania Powiatowej Inspekcji Weterynaryjnej
z uwagi na likwidację tej jednostki oraz kontroli realizacji planu finansowego
Szpitala Ogólnego w Wysokiem Mazowieckiem, którą przesunięto na rok 2004 ponieważ w planowanym terminie była prowadzona
kontrola tejże jednostki przez pracowników Starostwa.
Komisje stałe zajmowały się głównie opiniowaniem i analizą przedstawionych im informacji.
Radzie Powiatu przedstawione zostały sprawozdania z
działalności komisji za rok 2003 na VIII sesji w dniu 26 lutego 2004 r.
Podczas kontroli
ustalono, iż do dnia kontroli były realizowane plany pracy poszczególnych
komisji Rady na rok 2004.
W Starostwie prowadzone są podteczki
o symbolu 0052 odrębnie dla każdej komisji Rady, w których przechowywane są
protokoły z posiedzeń komisji, odzwierciedlające przebieg posiedzeń.
W Starostwie jest prowadzony rejestr wniosków i
opinii komisji Rady o symbolu 0053 , który posiada następujące rubryki:
- lp.,
- nazwa komisji, data,
- treść wniosku,
- uwagi
oraz teczka " Realizacja wniosków komisji
Rady Powiatu" o symbolu 0055.
Obsługa radnych
W Starostwie prowadzony jest rejestr wniosków i interpelacji
radnych o symbolu OR
0045.
W rejestrze odnotowuje się następujące dane:
- nr sesji,
- data,
- wnioski.
Prowadzona jest też teczka o symbolu BR.0045 " Wnioski,
interpelacje i postulaty radnych i ich realizacja".
Zarząd Powiatu
W skład Zarządu wchodzą: Starosta jako przewodniczący , Wicestarosta
oraz 3 członkowie.
Organizację oraz tryb pracy Zarządu określa Statut Powiatu w
§§ 52-62.
Posiedzenia Zarządu odbywają się nie rzadziej niż raz w
miesiącu. W posiedzeniach uczestniczą Skarbnik i Sekretarz Powiatu.
W Urzędzie prowadzi się teczkę aktową o symbolu OR 0062 "
Posiedzenia Zarządu (
protokoły )", w której przechowywane są protokoły z posiedzeń Zarządu.
Ustalono, iż protokoły z posiedzeń Zarządu Powiatu sporządzano prawidłowo pod
względem formalnym.
W Starostwie prowadzony jest rejestr uchwał
Zarządu o symbolu OR. 0064, w którym odnotowywano następujące dane:
-
lp.,
-
nr uchwały,
-
w sprawie,
-
uwagi.
W Starostwie prowadzone są teczki: " Uchwały Zarządu Powiatu - 0063" oraz " Realizacja uchwał zarządu , decyzji ,
zarządzeń - 0065".
5. Organizacja przyjmowania i załatwiania
skarg i wniosków.
Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i
wniosków w Starostwie
normuje regulamin Starostwa w rozdziale VI. Organizacja
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków przez Radę Powiatu nie została uregulowana.
Zgodnie z zapisami ww. regulaminu Starosta i Wicestarosta przyjmują obywateli w sprawach skarg i
wniosków w poniedziałki w godzinach od
9.00 do 15.00. Pozostali pracownicy Starostwa
przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.
Informacja o dniach i godzinach przyjęć jest wywieszona w
budynku Starostwa.
W Starostwie prowadzony jest rejestr skarg i wniosków o
symbolu OR. 0550 .
Rejestr
zawiera następujące dane:
- lp,
- data wpływu,
-
imię i nazwisko zainteresowanego, nazwa instytucji itp. ,
-
adres zainteresowanego, instytucji,
-
przedmiot, skargi ,
zażalenia, wniosku,
- data zlecenia, załatwienia,
- komu zlecono załatwienie skargi,
- termin na
załatwienie,
- sposób załatwienia skargi, wniosku,
- data wysłania zawiadomienia,
- kogo zawiadomiono,
- uwagi.
W roku 2003 zarejestrowano 5 skarg, zaś w roku 2004 do dnia kontroli 2
skargi. Wniosków nie było. Jedna skarga została przekazana według właściwości,
pozostałe zaś zostały rozpatrzone i uznane za bezzasadne.
Skargi i związane z nimi dokumenty przechowywano w teczkach o symbolu 0551 " Rozpatrywanie skarg i
wniosków" . Zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt dla organów powiatu, dla przekazywanych według właściwości skarg
przewidziany jest symbol -0552.
Skargi: OR.O551-1/03 oraz OR.0551-2/03 zostały
załatwione z naruszeniem terminu, a skarżących nie powiadomiono o przyczynie
zwłoki. Zgodnie z art.
36 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. -
Kodeksu postępowania administracyjnego ( Dz. U. z
2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn. zm.
), o każdym przypadku niezałatwienia sprawy w terminie
określonym organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony,
podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia sprawy. Skargę OR.0551- 5
/03 bez zachowania terminu przekazano do
rozpatrzenia według właściwości do
Urzędu Dzielnicy Wola m. st. Warszawy. Zgodnie z art. 231 Kodeksu postępowania administracyjnego, jeżeli organ,
który otrzymał skargę , nie jest właściwy do jej rozpatrzenia , obowiązany jest
niezwłocznie , nie później jednak niż w terminie siedmiu dni przekazać ja
właściwemu organowi, zawiadamiając o tym równocześnie skarżącego, albo wskazać
mu właściwy organ.
6.
Sposób i terminowość załatwiania spraw indywidualnych z
zakresu administracji publicznej oraz sposób prowadzenia i przechowywania
dokumentacji biurowej.
Sposób prowadzenia dokumentacji biurowej.
Podczas kontroli ustalono ,
co następuje:
1)
strony tytułowe teczek aktowych w zasadzie opisane są w sposób określony w
załączniku nr 7 do instrukcji kancelaryjnej, tj. zawierają symbol teczki,
tytuł, oznaczenie roku, w którym tworzono akta sprawy, oznaczenie kategorii
archiwalnej oraz oznaczenie komórki organizacyjnej, w której rozpatrywano
sprawę, za wyjątkiem teczki " Protokoły
z sesji II kadencji", która nie zawierała symbolu oraz
teczki w której przechowywane są uchwały, która nie jest oznaczona i nie
założono do niej spisu spraw,
2)
tytuły teczek aktowych
odpowiadały hasłom zawartym w jednolitym rzeczowym wykazie akt, za wyjątkiem
teczki OR.5125 oraz OR.0049, których to symboli jednolity
rzeczowy akt nie przewidywał,
3)
w teczkach: RA.7351, OR.0118 brakowało spisów spraw,
4)
akta zgromadzone w przedmiotowych teczkach odpowiadały pod
względem rzeczowym tytułom teczek i były jednorodne od względem tematycznym;
sposób kompletowania akt umożliwia ustalenie daty wszczęcia i zakończenia
sprawy, każde pismo dotyczące tej samej sprawy oznaczano identycznym znakiem,
zawierającym elementy zgodne z postanowieniami instrukcji kancelaryjnej.
Terminowość załatwiania spraw.
Oprócz przypadków wskazanych
w pkt 5 nie
stwierdzono naruszenia ustawowych terminów przewidzianych na załatwienie
sprawy.
Decyzje i inne pisma dotyczące prowadzonych postępowań
administracyjnych wysyłano za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub przekazywano
stronom za pokwitowaniem.
Starosta
Wysokomazowiecki został poinformowany o prawie zgłaszania
umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed
podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole
nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden doręczono
Staroście Wysokomazowieckiemu.
Wysokie Mazowieckie , dnia 26 sierpnia 2004 r.
Starosta Starszy Inspektor
/-/ Jacek Bogucki /-/ Wioletta
Prześniak