Białystok, 8 września 2004 r.
PN.III.0932-41/04
Pan
Jacek
Bogucki
Starosta
Wysokomazowiecki
Na podstawie art. 76 i 77a ustawy z
dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz.
1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200,
poz. 1688, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102,
poz. 1055 ) , art. 7 pkt 3 i art. 25 ustawy z dnia 5
czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie ( Dz. U. z 2001 r. Nr
80, poz. 872 i Nr 128, poz. 1407, z 2002 r. Nr 37, poz. 329, Nr 41, poz. 365,
Nr 62, poz. 558, Nr 89, poz. 804, Nr 200, poz. 1688, z 2003 r. Nr 52, poz. 450, Nr 137,
poz. 1302, Nr 149, poz. 1452, z 2004r. Nr 33, poz. 287 ) w dniach 5-6 i 9-10
sierpnia 2004 r. przeprowadzono w podległym Panu Starostwie kontrolę w zakresie
organizacji i funkcjonowania administracji powiatowej i organów powiatu.
Kontrolą objęto
rok 2003 i 2004 do dnia kontroli.
Skontrolowano organizację pracy, stan informacji wizualnej, organizację
przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli, sposób i
terminowość załatwiania spraw indywidualnych z zakresu administracji publicznej
oraz sposób prowadzenia dokumentacji biurowej.
Ustalenia kontroli opisane w protokole dają podstawę do stwierdzenia, że
podległe Panu Starostwo funkcjonuje na ogół prawidłowo. Nie budzi zastrzeżeń organizacja pracy w
Starostwie, organizacja działalności organów powiatu, informacja wizualna
i obieg dokumentów.
Niemniej jednak obok pozytywnych i zgodnych z prawem działań objętych
tematyką kontroli w działalności Starostwa występowały nieprawidłowości
wynikające z nieprzestrzegania przepisów prawa, a mianowicie:
1.
Starosta złożył Radzie Powiatu sprawozdanie z działalności
Komisji Bezpieczeństwa i Porządku z dwumiesięcznym przekroczeniem terminu wskazanego w art. 38 b
ust. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o
samorządzie powiatowym ( Dz. U. Nr 142, poz. 1592, z późn.
zm. ),
2.
W aktach osobowych niektórych pracowników brakuje
oświadczeń o zapoznaniu z treścią regulaminu pracy , co narusza postanowienia § 3
rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996
r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach
związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych
pracownika ( Dz. U. Nr 62, poz. 286 , z póżn. zm. ) oraz § 3 regulaminu pracy ustalonego Zarządzeniem Nr
9/99 Starosty Wysokomazowieckiego z dnia 30 czerwca
1999 r. w sprawie Regulaminu Pracy Starostwa Powiatowego w Wysokiem
Mazowieckiem,
3.
W Starostwie wystąpiły nieprawidłowości w rozpatrywaniu i
załatwianiu skarg:
- niektóre
skargi zostały załatwione z naruszeniem
terminu , a skarżących nie
powiadomiono o przyczynie zwłoki,
co narusza postanowienia art. 36 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca
1960 r. - Kodeksu postępowania
administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071, z późn.
zm. ),
- skargę OR.0551-5/03 przekazano do
rozpatrzenia według właściwości do Urzędu Dzielnicy Wola m .st.
Warszawy z naruszeniem terminu określonego w art.
231 Kodeksu postępowania
administracyjnego,
4.
Nie przestrzegano postanowień § 16 ust.
1 rozporządzenia Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla
organów powiatu (Dz. U. Nr 160, poz.
1074 , z późn. znm. ) oraz
załącznika Nr 9 do
ww. rozporządzenia :
- teczka " Protokoły z sesji II kadencji" oraz teczka w
której przechowywane
są uchwały nie zostały oznaczone
żadnymi symbolami klasyfikacyjnymi,
- w teczkach o symbolach : RA.7351i OR.0118 brakowało spisów spraw,
- skargę , która została przekazana
zgodnie z właściwością przechowywano
pod symbolem - 0551 ,
podczas gdy rzeczowy wykaz akt przewiduje dla takich skarg symbol -
0552,
- teczki OR.5125 oraz OR.0049 oznaczono symbolami klasyfikacyjnymi,
których jednolity rzeczowy wykaz akt nie przewiduje i nie został
rozbudowany o takie symbole.
Ponadto, przekazuję do rozważenia i wykorzystania wnioski
natury organizacyjnej:
1)
W Starostwie, pomimo wielokrotnego nowelizowania
zarówno statutu jak i regulaminu organizacyjnego, nie ma
jednolitych tekstów tych aktów , co w istotny sposób utrudnia
korzystanie z nich ,
2)
W zakresach czynności niektórych pracowników nie
wskazano osób zastępujących
w czasie ich nieobecności.
Informując o powyższym proszę o podjęcie stosownych działań zmierzających
do usunięcia wskazanych niedociągnięć i uchybień.
Jednocześnie informuję, iż w ciągu 7 dni od otrzymania niniejszego
wystąpienia może Pan zgłosić umotywowane zastrzeżenia do zawartych w nim ocen,
uwag i wniosków.
W przypadku
nieskorzystania z tej możliwości , proszę o
powiadomienie mnie w ciągu 30 dni o sposobie wykorzystania uwag i wniosków
pokontrolnych, w tym o podjętych działaniach na rzecz ich realizacji lub
przyczynach niepodjęcia takich działań.
Z up. Wojewody Podlaskiego
/-/ Lidia Stupak
Dyrektor
Wydziału Prawnego i Nadzoru