PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Miasta Grajewo, ul. Strażacka 6, 19-200 Grajewo (NIP 719-000-43-05, Regon 000523301) przeprowadzonej w dniu 8 października 2004 r. przez:

• Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na podstawie upoważnienia Nr 67/04 z dnia 23.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 68/04 z dnia 23.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 69/04 z dnia 23.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności realizacji inwestycji PL0008.02.06.0033 "Poprawa przejezdności dróg poprzez budowę nawierzchni w ul. Przygodowej w Grajewie" (działanie dodatkowe).

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 13 lipca 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2003 r. Nr 203, poz. 1966 z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),

oraz zapisów:

• Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
• Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) a Urzędem Miejskim w Grajewie z dnia 09.08.2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20 sierpnia 2002r.),
• Umowy Nr 33/08/04 z dnia 9 sierpnia 2004 r. zawartej pomiędzy Miastem Grajewo a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. z siedzibą w 19-203 Grajewo, ul. Robotnicza 4 na wykonanie zadania pod nazwą "Poprawa przejezdności dróg poprzez budowę nawierzchni na ul. Słonecznej w Grajewie - działania dodatkowe: przebudowa ulicy Przygodowej - nr projektu PL0008.02.06.0033".

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Burmistrzem Miasta Grajewo jest Pan Krzysztof Waszkiewicz, pełniący tę funkcję od 27 listopada 2002 r., funkcję Zastępcy Burmistrza Miasta od 2 grudnia 2002r. pełni Pan Waldemar Remfeld, funkcję Skarbnika Miasta pełni od 11 listopada 1990 r. Pani Alicja Turowska, natomiast funkcję Sekretarza Miasta od 1 kwietnia 1999r. pełni Pan Ryszard Wolwark.

Wyjaśnień udzielali:

• Anna Borawska - Naczelnik Wydziału Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji,
• Edwarda Wiśniewska - Główna Księgowa,
• Jan Lekienta - Inspektor w Wydziale Gospodarki Przestrzennej i Inwestycji.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Miejskim w Grajewie umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0033 "Poprawa przejezdności dróg poprzez budowę nawierzchni w ul. Słonecznej w Grajewie", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. W dniu 24 maja 2004r. został podpisany aneks nr 2 do umowy dotacji, zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG, na podstawie którego rozszerzono projekt podstawowy o działanie dodatkowe pn. "Poprawa przejezdności dróg poprzez budowę nawierzchni w ul. Przygodowej w Grajewie". Całkowity koszt projektu dodatkowego oszacowano na 22.088,92 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został określony na 43,77% szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 9.668,00 EUR). Jednocześnie określono, że dotacja zostanie przekazana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. Jako ostateczny termin zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września 2004 roku. Umowa dotacji i aneksy stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.     Uchwałą Nr XVI/94/04 Rady Miasta Grajewo z dnia 24 lutego 2004r. w sprawie budżetu Miasta na 2004r. (załącznik nr 2) w Wykazie zadań inwestycyjnych na 2004r. współfinansowanych ze środków pomocowych (załącznik nr 7 do przedmiotowej uchwały) umieszczono zadanie inwestycyjne na ul. Przygodowej, jako przewidziane do zrealizowania w 2004r. przy finansowym udziale Unii Europejskiej, o ile uda się pozyskać środki pomocowe. Uchwałą Nr XIX/109/04 Rady Miasta Grajewo z dnia 19 maja 2004 roku w sprawie zmian w budżecie Miasta na 2004 rok (załącznik nr 3) umieszczono w/w zadanie inwestycyjne w Wykazie zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2004 roku (załącznik nr 4 do przedmiotowej uchwały).

III.   W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako wykonawcę wybrano Przedsiębiorstwo Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o., 19-203 Grajewo, ul. Robotnicza 4. Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro oraz zbiorcze zestawienie ofert stanowią załącznik nr 4 do protokołu kontroli.

IV.   W dniu 9 sierpnia 2004 roku została zawarta umowa nr 33/08/04 pomiędzy Miastem Grajewo a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. na wykonanie zadania pn. "Poprawa przejezdności dróg poprzez budowę nawierzchni na ul. Słonecznej w Grajewie - działania dodatkowe: przebudowa ulicy Przygodowej - nr projektu PL0008.02.06.0033". (załącznik nr 5)

Wartość przedmiotu umowy, zgodnie z § 8, została określona na kwotę 93.700,75 zł netto (114.314,92 zł brutto), co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia podpisania umowy 1EUR = 4,3761PLN (zgodnie z tabelą nr 154/A/NBP/2004 z 9 sierpnia 2004r.), dało kwotę 21.411,93 EUR.

Zgodnie z zapisami § 5 pkt. 9 w/w umowy Wykonawca zobowiązany został do zapewnienia na okres od dnia rozpoczęcia do dnia zakończenia robót, wymaganych ubezpieczeń OC z tytułu prowadzonej działalności. Wykonawca wywiązał się z tego obowiązku przedstawiając polisę Towarzystwa Ubezpieczeń COMPENSA S.A. nr 2010369 z 9 sierpnia 2004r. (załącznik nr 6).

Stosownie do zapisów § 10 umowy, Wykonawca został zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości 10% wartości kontraktu, tj. kwoty 11.431,00 zł. Wykonawca wywiązał się z tego obowiązku przedstawiając gwarancje nr 151200/743/1/25/2004 Towarzystwa Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A. z 5 sierpnia 2004r. (załącznik nr 7).

V.     W dniu 19 sierpnia 2004 roku Urząd Komitetu Integracji Europejskiej zarejestrował w/w umowę jako umowę na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej pod numerem 2004/1/1366/ (załącznik nr 8), co stało się podstawą do stosowania 0% stawki VAT przy zakupach usług finansowanych ze środków PHARE.

VI.  Urząd Miasta Grajewo przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego (RIF) wniosek z 25 sierpnia 2004 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 7.497,60 EUR (załącznik nr 9). W dniu 20 września 2004 na konto Urzędu Miasta Grajewo o numerze 77 1020 1332 0000 1502 0046 5328 w PKO Banku Polskim S.A. wpłynęła powyższa (tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 9.372,00 EUR) przekazana przez Polska Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości. Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Miasta Grajewo stanowi załącznik nr 10 do protokołu kontroli.

Rachunek Urzędu Miasta Grajewo, na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR, zgodnie z umową rachunku walutowego prowadzonego w EUR z dnia 27 sierpnia 2002r. oraz zaświadczeniem PKO Banku Polskiego S.A. z dnia 10 sierpnia 2004r. (załącznik nr 11).

VII. Dnia 22 lutego 2001r. Starosta Powiatu Grajewskiego wydał pozwolenie na budowę w formie decyzji Nr 1-15/2001 (załącznik nr 12), na nawierzchnię drogową oraz kanalizację deszczową w ulicach: Słonecznej, Przygodowej, Baśniowej, Lirycznej i Łąkowej w Grajewie.

Dnia 27 sierpnia 2001 r. wydano dziennik budowy, który był wspólny dla działania podstawowego i dodatkowego projektu PL0008.02.06.0033. W związku z tym, iż ostatni wpis dotyczący zadania podstawowego datowany jest na 31 maja 2003 r., a pierwszy wpis dotyczący zadania dodatkowego (przebudowy ul. Przygodowej) datowany jest na 9 sierpnia 2004 r. (przerwa nie jest dłuższa niż 2 lata), nie zachodziła potrzeba wydawania nowego pozwolenia na budowę. Dziennik budowy prowadzony był prawidłowo i zawiera systematyczne wpisy osób upoważnionych do ich dokonywania oraz posiadających odpowiednie uprawnienia budowlane. Kopie wybranych stron dzienników budowy stanowią załącznik nr 13 do protokołu kontroli.

Dnia 9 sierpnia 2004 r. został przekazany Wykonawcy, tj. Przedsiębiorstwu Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o. z Grajewa, plac budowy pod inwestycję PL0008.02.06.0033 "Poprawa przejezdności dróg poprzez budowę nawierzchni w ul. Przygodowej w Grajewie" (załącznik nr 14).

Dnia 9 sierpnia 2004r. dokonano wytyczenia osi jezdni, założono punkty wysokościowe z niezbędnymi pomiarami geodezyjnymi (wpisu do dziennika budowy dokonał Pan Krzysztof Dobrowolski - uprawniony geodeta).

W okresie od 9 sierpnia 2004 r. do 16 września 2004 r., w ramach realizowanego projektu PL0008.02.06.0033 "Poprawa przejezdności dróg poprzez budowę nawierzchni w ul. Przygodowej w Grajewie", wykonano:

• nawierzchnię jezdni z mieszanki mineralno-bitumicznej,
• nawierzchnię chodników z betonowej kostki polbrukowej,
• nawierzchnię wjazdów z betonowej kostki polbrukowej,
• regulację studzienek,
• oznakowanie pionowe drogi.

Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem kierownika budowy Pana Grzegorza Wiszowatego. Funkcja inspektora nadzoru, w oparciu o umowę nr 38/08/04 o nadzór inwestorski z dnia 9 sierpnia 2004 r., została powierzona Panu Krzysztofowi Pawelczykowi. Reprezentantem Inwestora był Pan Jan Lekienta inspektor Urzędu Miasta Grajewo, działający na podstawie upoważnienia nr GP 7041-7/04 z dnia 2 sierpnia 2004 roku. Uprawnienia budowlane, zaświadczenia z właściwej izby samorządu zawodowego, z określonym terminem ważności, oświadczenia o podjęciu obowiązków, umowa o nadzór inwestorski oraz upoważnienie stanowią załącznik nr 15 do protokołu kontroli.

Uczestnicy procesu budowlanego, wpisujący się do dziennika budowy

Dnia 16 września 2004 r. został spisany protokół odbioru końcowego (załącznik nr 16), na podstawie którego przekazano do eksploatacji inwestycję z projektu PL0008.02.06.0033 "Poprawa przejezdności dróg poprzez budowę nawierzchni w ul. Przygodowej w Grajewie".

VIII. Wykonawca wystawił za wykonane roboty jedną fakturę VAT nr 104/2004 z 20 września 2004r. na kwotę 93.700,75 zł netto (107.274,47 zł brutto), dla której podstawą był protokół odbioru końcowego. Faktura została opłacona w dniu 20 września 2004r. przelewami na konto Wykonawcy (32.002,01 zł + 75.272,46 zł = 107.274,47 zł). Kwota 32.002,01 zł została zapłacona ze środków UE, co po przeliczeniu wg kursu kupna PKO Banku Polskiego S.A. z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR =4,2683PLN dało kwotę 7.497,60 EUR. Kwota 61.698,74 zł, stanowiąca pozostałą wartość robót objętych w/w fakturą, została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR = 4,3158PLN (zgodnie z tabelą 184/A/NBP/2004 z dnia 20.09.2004r.) dało kwotę 14.296,01 EUR. Podatek VAT w kwocie 13.573,72 zł został zapłacony ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 17 do protokołu kontroli.

IX.  Beneficjent przedłożył kontrolującym Raport końcowy, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe sprawozdanie finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danej faktury oraz wniosek o płatność końcową z 22 września 2004 roku na kwotę 2.041,46 EUR. Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 18 do protokołu.

Umowa nr 33/08/04 z dnia 9 sierpnia 2004r. pomiędzy Miastem Grajewo a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo-Mostowym sp. z o.o. została skalkulowana w PLN na kwotę 93.700,75 zł netto, co wg średniego kursu NBP w tym dniu, tj. 1EUR = 4,3761PLN dało kwotę kontraktową netto w wysokości 21.411,93 EUR. W wyniku zmiany kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktura wystawiona została przez Wykonawcę w PLN, rzeczywista wartość inwestycji wyniosła 93.700,75 zł, co w przeliczeniu wg kursów obowiązujących w dniu opłacenia faktury dało kwotę 21.793,61 EUR. Oznacza to, iż rzeczywiste koszty inwestycji wyrażone w EUR były niższe niż zapisane w umowie dotacji, więc zgodnie z zapisami artykułu 3 aneksu nr 2 do umowy dotacji wkład Unii Europejskiej wyrażony w wartościach bezwzględnych ulega zmniejszeniu, natomiast udział procentowy środków UE w kosztach kwalifikowalnych nie ulega zmianie. Mając powyższe na uwadze udział UE w całkowitych kosztach projektu wyniósł 43,77%, tj. 9.539,06 EUR. W związku z wpływem w dniu 20 września 2004 roku płatności zaliczkowej na konto Urzędu Miasta Grajewo, w wysokości 7.497,60 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, kwota płatności końcowej wynosi 2.041,46 EUR.

Beneficjent przedłożył kontrolującym zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A z dnia 22.09.2004r. (załącznik nr 19), z którego wynika, iż w okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania nie narosły żadne odsetki, ponieważ zarówno wpływ zaliczki jak i jej wydatkowanie nastąpiło tego samego dnia.

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

X. Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pana Jana Lekienta - inspektora w Urzędzie Miasta Grajewo w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie nawierzchni jezdni z mieszanki mineralno-bitumicznej, chodników oraz wjazdów na posesje z kostki polbrukowej oraz oznakowania pionowego drogi. Stwierdzono również wykonanie i zamontowanie tablicy pamiątkowej informującej o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr 20 do protokołu kontroli.

XI.  Zgodnie z § 7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim i Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego wszelkie dokumenty dotyczące realizacji zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich identyfikację. W dniu 8 października 2004r. przedstawiciele Urzędu Miasta Grajewo złożyli oświadczenia w sprawie przechowywania i archiwizowania dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0033 (działanie dodatkowe) w Urzędzie Miasta Grajewo (załącznik nr 21).

Integralną część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miejskim w Grajewie z dnia 9 sierpnia 2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20.08.2002r.) wraz z aneksami,

2.      Uchwała Rady Miasta Grajewo nr XVI/94/04 z 24 lutego 2004r. w sprawie budżetu Miasta na 2004 rok,

3.      Uchwała Rady Miasta Grajewo nr XIX/109/04 z 19 maja 2004r. w sprawie zmian w budżecie Miasta na 2004 rok,

4.      Protokół postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro wraz ze zbiorczym zestawieniem ofert,

5.      Umowa nr 33/08/04 na wykonanie robót budowlanych zawarta w dniu 9 sierpnia 2004r. pomiędzy Miastem Grajewo a Przedsiębiorstwem Robót Drogowo-Mostowych sp. z o.o.,

6.      Polisa ubezpieczeniowa nr 2010369 z dnia 9 sierpnia 2004r. wystawiona przez Towarzystwo Ubezpieczeń COMPENSA S.A.,

7.      Ubezpieczeniowa gwarancja należytego wykonania kontraktu i usunięcia wad i usterek nr 151200/743/1/25/2004 z dnia 05.08.2004r. wystawiona przez Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A.,

8.      Wniosek Urzędu Miasta Grajewo o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej z 17 sierpnia 2004r.,

9.      Wniosek z 25.08.2004r. Urzędu Miasta Grajewo o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 7.497,60 EUR,

10.  Wyciąg bankowy potwierdzający wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 7.497,60 EUR na konto Urzędu Miasta Grajewo,

11.  Umowa rachunku walutowego prowadzonego w EURO dotycząca rachunku bankowego Nr 77 1020 1332 0000 1502 0046 5328 zawarta pomiędzy Miastem Grajewo a PKO Bank Polski S.A. wraz z zaświadczeniem PKO Banku Polskiego S.A. z 10.08.2004r.,

12.  Decyzja Starostwa Powiatowego w Grajewie nr 1-15/2001 z dnia 22.02.2001r.,

13.  Kopie wybranych stron dzienników budowy,

14.  Protokół przekazania placu budowy z dnia 9 sierpnia 2004r.,

15.  Komplet dokumentów dotyczący uprawnień budowlanych oraz zaświadczeń potwierdzających przynależność do okręgowych izby inżynierów z określonymi terminami ważności, oświadczenia o podjęciu obowiązków, umowa o nadzór inwestorski nr 38/08/04 z 09.08.2004r. oraz upoważnienie nr GP.7041-7/04 z 02.08.2004r.,

16.  Protokół odbioru końcowego z dnia 16 września 2004r.,

17.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 104/2004 z 20.09.2004r.,

18.  Raport końcowy, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe sprawozdanie finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danej faktury oraz wniosek o płatność końcową z dnia 22 września 2004 roku na kwotę 2.041,46 EUR.

19.  Zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A z dnia 22.09.2004r. w sprawie narosłych odsetek wraz z oświadczeniem Zastępcy Burmistrza z dnia 08.10.2004r.,

20.  Protokół z oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 8 października 2004r.

21.  Oświadczenia przedstawicieli Urzędu Miasta Grajewo z dnia 8 października 2004r. w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu PL0008.02.06.0033 (działanie dodatkowe).

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 3/2004.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Miasta Grajewo.