PROTOKÓŁ KONTROLI
Urzędu
Miejskiego w Supraślu, ul. Piłsudskiego 58, 16-030 Supraśl (NIP 542-030-43-18,
Regon 000530057) przeprowadzonej w dniu 4 października 2004 r. przez:
- Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds. Realizacji
i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na podstawie
upoważnienia Nr 61/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława
Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami
Europejskimi;
- Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w
Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania
Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku,
działającego na podstawie upoważnienia Nr 62/04 z dnia 20.09.2004r.
wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura
Zarządzania Funduszami Europejskimi;
- Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale
ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami
Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego
na podstawie upoważnienia Nr 63/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana
Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami
Europejskimi;
Przedmiotowy zakres kontroli:
Sprawdzenie
prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności
realizacji inwestycji PL0008.02.06.0027 "Poprawa układu
komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca na przebudowie ulicy Ogrodowej w
Supraślu" (działanie dodatkowe).
Kontrolą objęto prawidłowość stosowania
przepisów:
- Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach
publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z
późniejszymi zmianami),
- Ustawy z dnia 13 lipca 2003 roku o dochodach
jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2003 r. Nr 203, poz. 1966 z
późniejszymi zmianami),
- Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane
(Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi
zmianami),
oraz zapisów:
- Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002
roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego
w związku z realizacją projektu PL
0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach
Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
- Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej
Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju
Regionalnego a Urzędem Miejskim w Supraślu z dnia 09.08.2002r.
(zatwierdzona przez PAO w dniu 20 sierpnia 2002r.),
- Umowy z dnia 17 sierpnia 2004 r. zawartej pomiędzy
Gminą Supraśl a Zakładem Budowlano-Drogowym "SJ" Szymański Jarząbek sp. j.
z siedzibą w 18-300 Zambrów, ul. Sitarska 20 na wykonanie zadania pn.
"Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca na
przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej - działanie
dodatkowe: przebudowa ulicy Ogrodowej w Supraślu".
Kierownictwo jednostki kontrolowanej:
Burmistrzem
Miasta Supraśl jest Wiktor Grygiencz, pełniący tę funkcję od 10 listopada 2002
roku, funkcję Sekretarza Gminy pełni od 1 października 1994 roku Pani Barbara
Piekarska, a funkcję Skarbnika Gminy pełni od 26 kwietnia 2002 roku Pani Lucyna
Majewska.
Wyjaśnień udzielali:
- Pan Wiktor Grygiencz - Burmistrz Miasta Supraśl;
- Pani Lucyna Majewska - Skarbnik Gminy;
- Pan Walerian Anisimowicz - kierownik Referatu Infrastruktury Urzędu Miejskiego w
Supraślu
W toku kontroli ustalono, co następuje:
I.
W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy
Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) jako Instytucją Kontraktującą a
Urzędem Miasta i Gminy w Supraślu umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej
Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0027 "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska
Supraśl polegająca na przebudowie ulic 3-go Maja, Konarskiego i Cieliczańskiej",
zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia
2002 roku. W dniu 24 maja 2004r. został podpisany aneks nr 2 do umowy dotacji,
który następnie został zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu
Phare 2000 SSG, na podstawie którego rozszerzono projekt podstawowy o działanie
dodatkowe pn. "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca
na przebudowie ulicy Ogrodowej w
Supraślu". Całkowity koszt projektu dodatkowego oszacowano na 39.000,00
EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został określony na 75%
szacunkowych kosztów (tj. maksymalnie 29.250,00 EUR). Jednocześnie określono,
że dotacja zostanie przekazana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80%
dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. Jako ostateczny termin
zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września 2004 roku. Umowa dotacji i
aneksy stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.
II.
Uchwałą Nr XVI/154/04 Rady Miejskiej w Supraślu z dnia
30 marca 2004 roku w sprawie budżetu gminy na 2004 rok (załącznik nr 2) w
planie dochodów budżetu gminy na 2004 rok ujęto kwotę dotacji z funduszu Phare
2000 na poziomie 138.522,00 zł (błędnie opisaną jako: "program PHARE 2001 - ul.
Ogrodowa - Supraśl") z przeznaczeniem na zadanie "ul. Ogrodowa - Supraśl", zgodnie z Wykazem zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2004 roku (załącznik
nr 7 do przedmiotowej uchwały). Uchwałą Nr XX/197/04 Rady Miejskiej w Supraślu
z dnia 28 sierpnia 2004r. (załącznik nr 3) zwiększono wydatki inwestycyjne w
dziale 600 rozdziale 60016 "Drogi publiczne gminne" w § 6050 o kwotę 17.823,00
zł na inwestycję pn. "ul. Ogrodowa w Supraślu".
III.
W dniu 17 sierpnia 2004 roku została zawarta umowa
pomiędzy Gminą Supraśl a Zakładem Budowlano-Drogowym "SJ" Szymański Jarząbek
sp. j., 18-300 Zambrów, ul.Sitarska 20 na wykonanie zadania pn. "Poprawa układu
komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca na przebudowie ulic 3-go Maja,
Konarskiego i Cieliczańskiej - działanie dodatkowe: przebudowa ulicy Ogrodowej
w Supraślu" (załącznik nr 4).
Wartość przedmiotu kontraktu, zgodnie z zapisami § 4,
została określona na kwotę 186.930,45 zł netto, co po przeliczeniu wg średniego
kursu NBP z dnia podpisania umowy, tj. 1EUR = 4,4268PLN, dało kwotę 42.226,99
EUR. Wkład Unii Europejskiej został określony na 29.250,00 EUR, tj. 69,27%
kosztów kwalifikowalnych.
Zgodnie z zapisami § 3 w/w umowy Wykonawca zobowiązany
został do zapewnienia, na okres trwania realizacji projektu, wymaganych
ubezpieczeń OC z tytułu prowadzonej działalności. Wykonawca wywiązał się z tego
obowiązku przedstawiając polisę ubezpieczeniową Towarzystwa Ubezpieczeń i
Reasekuracji CIGNA STU S.A. serii A nr 305141 z 29 lipca 2004 r. (załącznik nr
5).
Stosownie do zapisów § 5 umowy, Wykonawca został
zobowiązany do wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy w wysokości
5% wartości kontraktu, tj. kwoty 10.001,00 zł. Wykonawca wywiązał się z tego
obowiązku przedstawiając gwarancje nr 151200/787/1/25/2004 Towarzystwa
Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A. z 16 sierpnia 2004r. na kwotę
10.001,00 zł (załącznik nr 6).
IV. W
dniu 21 września 2004 roku Urząd Komitetu Integracji Europejskiej zarejestrował
w/w umowę jako umowę na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej
pomocy zagranicznej pod numerem 2004/1/1540/ (załącznik nr 7), co stało się
podstawą do stosowania 0% stawki VAT przy zakupach usług finansowanych ze
środków PHARE.
V.
Urząd Miasta i Gminy w Supraślu przedłożył za
pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego (RIF) wniosek z 28
sierpnia 2004 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 23.400,00 EUR
(załącznik nr 8). W dniu 20 września 2004 roku Polska Agencja Rozwoju
Przedsiębiorczości przekazała na konto Urzędu Miejskiego w Supraślu o numerze
13 1540 1216 2001 4405 0337 0001 (44050337-37001-1978-00 06) w Banku Ochrony
Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku powyższą kwotę (tj. 80% wkładu
finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 29.250,00 EUR). Potwierdzenie
wpływu zaliczki na konto Urzędu Miejskiego w Supraślu stanowi załącznik nr 9 do
protokołu kontroli.
Rachunek Urzędu Miejskiego w Supraślu, na który
została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR,
zgodnie z umową rachunku walutowego prowadzonego w walucie wymienialnej nr
50337-36001-1978/06 z dnia 5 kwietnia 2001r. oraz zaświadczeniem Banku Ochrony
Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku z dnia 27 sierpnia 2004r. (załącznik nr
10).
W toku czynności kontrolnych kontrolujący ustalili, iż
przed przekazaniem płatności zaliczkowej na w/w rachunku bankowym znajdowała
się kwota 0,02 EUR, która zgodnie z oświadczeniem Pana Wiktora Grygiencza -
Burmistrza Supraśla z dnia 30 września 2004r. (załącznik nr 11), stanowiła
odsetki od zaliczki uzyskanej przez Urząd Miejski w Supraślu w związku z realizacją
projektu podstawowego i nie została uwzględniona przy obliczaniu wielkości
płatności końcowej projektu podstawowego.
VI. Dnia 18
marca 2004 r. zostało wydane dla Burmistrza Supraśla, pozwolenie na budowę
(załącznik nr 12) w formie decyzji Starostwa Powiatowego w Białymstoku Nr 213
(AR.7351-9-4/2004p) obejmujące ulicę z elementami kanalizacji deszczowej
zgodnie projektem technicznym wykonanym przez Sławomira Topczewskiego (autor
projektu), która uprawomocniła się 7 kwietnia 2004 roku.
Dnia 17
sierpnia 2004 r. została zawarta umowa o nadzór inwestorski między Gminą
Supraśl a Przedsiębiorstwem Obsługi Inwestycji w Białymstoku (załącznik nr 13).
Do zakresu obsługi inwestycji należy pełnienie nadzoru inwestorskiego nad
robotami budowlanymi przy realizacji projektu "Poprawa układu
komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegającego na przebudowie ulicy 3 - go
Maja, Konarskiego i Cieliczanskiej - działanie dodatkowe: przebudowa ulicy
Ogrodowej w Supraślu". Osobą delegowaną przez POI był Pan Walerian Stanisław Buczyński (inspektor nadzoru sanitarnych
i drogowych).
Dnia 17
sierpnia 2004 r. został przekazany Wykonawcy, tj. Zakładowi Budowlano-Drogowym "SJ" Szymański
Jarząbek sp. j., plac budowy pod inwestycję PL0008.02.06.0027 "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska
Supraśl polegającego na przebudowie ulicy 3 - go Maja, Konarskiego i
Cieliczanskiej - działanie dodatkowe: przebudowa ulicy Ogrodowej w Supraślu". (załącznik nr 14).
Dnia 19
sierpnia 2004 r. wykonano pomiary geodezyjne (wpisu do dziennika budowy dokonał
Pan Antoni Kozak - uprawniony geodeta - załącznik nr 15).
W okresie od 17 sierpnia 2004 r. do 29 września 2004 r., w ramach realizowanego projektu, wykonano:
- ciąg pieszo - jezdny z kostki starobrukowej, wraz z betonowymi
obrzeżami,
- jezdnię o nawierzchni asfaltowej z opaską z kamienia brukowego oraz
rynsztoków z kostki starobrukowej, wraz z betonowymi krawężniki,
- wjazdy na posesje i parkingi samochodowe z kostki starobrukowej,
- odwodnienie drogi (m.in. wpusty uliczne wraz z przykanalikami oraz
studzienkami rewizyjnymi).
Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem
kierownika budowy Pana Stanisława Szymańskiego przy udziale Pana Andrzeja Napiórkowskiego (kierownik robót sanitarnych). Uprawnienia budowlane i zaświadczenia z właściwych
izb samorządów zawodowych, z określonym terminem ważności, osób uczestniczących w procesie budowlanym
stanowi załącznik nr 16 do protokołu kontroli.
Dnia 26
sierpnia 2004r. wydano dziennik budowy. Dziennik budowy prowadzony był
prawidłowo i zawiera systematyczne wpisy osób uprawnionych do ich dokonywania
oraz posiadających odpowiednie uprawnienia budowlane. Kopie wybranych stron
dziennika budowy stanowią załącznik nr 15 do protokołu kontroli.
Uczestnicy procesu
budowlanego, wpisujący się do dziennika budowy
Lp
|
Funkcja
|
Imię i Nazwisko
|
Nr uprawnień
|
Zakres uprawnień
|
Nr
z Okręgowej Izby Inżynierów Budownictwa
|
|
|
Inwestor
|
|
|
|
1.
|
Inspektor Nadzoru
- przedstawiciel POI
|
Walerian Stanisław Buczyński
|
Bł398/74
Bł126/75
Bł167/02
|
Uprawnienia budowlane
w specjalności instalacji
i urządzeń sanitarnych
do kierowania robotami
w zakresie budowy instalacji
i urządzeń sanitarnych
oraz do kierowania robotami budowlanymi z zakresie, w jakim roboty te wchodzą
jako elementy budowlane do instalacji
i urządzeń sanitarnych.
Przygotowanie zawodowe
do pełnienia samodzielnej funkcji technicznej w budownictwie kierownika
budowy i robót
w specjalności konstrukcyjno
- budowlanej.
Uprawnienia budowlane
do kierowania robotami budowlanymi w specjalności konstrukcyjno - budowlanej
bez ograniczeń
|
PDL/IS/0146/01
(nr 174/03/U/C
z Centralnego Rejestru Osób Posiadających Uprawnienia Budowlane)
|
|
|
Wykonawca
|
|
|
|
2.
|
Kierownik budowy
|
Stanisław Szymański
|
Łom.32/86
|
Przygotowanie zawodowe upoważniające do wykonywania
samodzielnych funkcji kierownika budowy i robót
w specjalności konstrukcyjno - inżynieryjnej w zakresie dróg.
|
PDL/BD/2332/02
|
3.
|
Kierownik robót
|
Andrzej Napiórkowski
|
Łom.39/87
|
Przygotowanie zawodowe, upoważniające do wykonywania samodzielnej
funkcji kierownika budowy i robót w specjalności instalacyjno - inżynieryjnej
w zakresie sieci sanitarnych
|
PDL/WM/0974/01
|
|
|
|
|
|
|
4.
|
Uprawniony geodeta
|
Antoni Kozak
|
5537
|
Geodeta
|
Geodeci nie są
zrzeszeni w Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa
|
Protokołem spisanym w dniu 29 września 2004r.
(załącznik nr 17) dokonano odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji
inwestycji PL0008.02.06.0027 "Poprawa
układu komunikacyjnego Uzdrowiska Supraśl polegająca na przebudowie ulicy
Ogrodowej w Supraślu".
VIII.
Wykonawca wystawił za wykonane roboty jedną fakturę VAT
nr 2004/0/0277 z 29 września 2004r. na kwotę 186.930,45 zł netto (190.951,51 zł
brutto), dla której podstawą był protokół odbioru końcowego. Faktura została opłacona w dniu 29 września 2004r.
przelewami na konto Wykonawcy (101.205,00 zł + 89.746,51 zł = 190.951,51 zł). Kwota 101.205,00 zł została zapłacona ze środków UE,
co po przeliczeniu wg kursu kupna wynegocjowanego z Bankiem Ochrony Środowiska
S.A. Oddział w Białymstoku w dniu dokonania przelewu, tj. 1EUR = 4,3250PLN dało
kwotę 23.400,00 EUR. Kwota 85.725,45 zł, stanowiąca pozostałą wartość robót
objętych w/w fakturą, została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta, co po
przeliczeniu wg średniego kursu NBP z dnia dokonania przelewu, tj. 1EUR =
4,3528PLN (zgodnie z tabelą nr 191/A/NBP/2004
z dnia 29.09.2004r.) dało kwotę 19.694,32 EUR. Podatek VAT od kwoty 57.443,73
zł, w kwocie 4.021,06 zł, został zapłacony ze środków własnych Beneficjenta. Kontrolujący stwierdzili, iż w/w fakturze
nieprawidłowo został naliczony podatek VAT, gdyż zgodnie ze Szczegółowym sprawozdaniem finansowym w
oparciu o przelewy dokonane dla danej faktury środki z budżetu Beneficjenta
netto wynoszą 85.725,45 zł i od takiej też kwoty powinien zostać naliczony
podatek VAT. W związku z powyższym należy wystawić fakturę korygującą do w/w
faktury oraz skorygować dane zawarte w Szczegółowym
sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla danej faktury.
Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 18
do protokołu kontroli.
IX. Beneficjent
przedłożył kontrolującym Raport końcowy,
Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, szczegółowe
sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych,
Szczegółowe sprawozdanie finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danej
faktury oraz wniosek o płatność końcową z 30 września 2004 roku na kwotę
5.845,36 EUR. Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 19 do protokołu.
Umowa z dnia 17 sierpnia 2004r. pomiędzy Gminą
Supraślu a Zakładem Budowlano-Drogowym "SJ" Szymański-Jarząbek sp. j. został
skalkulowany w PLN na kwotę 186.930,45 zł netto, co wg średniego kursu NBP w
tym dniu, tj. 1EUR = 4,4268PLN dało kwotę kontraktową netto w wysokości
42.226,99 EUR. W wyniku zmiany kursu EUR/PLN, a także wobec faktu, iż faktura
wystawiona została przez Wykonawcę w PLN, rzeczywista wartość inwestycji
wyniosła 186.930,45 zł, co w przeliczeniu wg kursów obowiązujących w dniu
opłacenia faktury dało kwotę 43.094,32 EUR. Oznacza to, iż rzeczywiste koszty
inwestycji wyrażone w EUR były wyższe niż zapisane w umowie dotacji, więc
zgodnie z zapisami artykułu 3 aneksu nr 2 do umowy dotacji wkład Unii
Europejskiej wyrażony w wartościach bezwzględnych pozostaje bez zmian
(zmniejszeniu ulega natomiast procentowy udział środków UE w kosztach
kwalifikowalnych). Mając powyższe na uwadze udział UE w całkowitych kosztach
projektu wyniósł 67,87%, tj. 29.250,00 EUR. W związku z wpływem w dniu 20 września 2004 roku płatności
zaliczkowej na konto Urzędu Miejskiego w Supraślu, w wysokości 23.400,00 EUR
oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej
kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem
zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji,
kwota płatności końcowej wynosi 5.845,36 EUR.
W toku czynności
kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w Zbiorczym
sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy dotacji została wpisana kwota
naliczonych odsetek (4,64 EUR), składająca się z 4,62 EUR (odsetek narosłych w
okresie pomiędzy dniem otrzymania zaliczki a dniem jej wydatkowania, zgodnie z
zaświadczeniem Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku z dnia
30.08.2004r. - załącznik nr 20), oraz kwoty 0,02 EUR (stanowiącej zgodnie z
wyjaśnieniem Burmistrza z 30.09.2004r. - załącznik nr 11 - kwotę odsetek
wynikających z ostatecznego rozliczenia zadania podstawowego).
Kontrolujący stwierdzili
również, iż w Raporcie końcowym
nieprawidłowo został wyliczony udział dotacji UE (jest "69,27%", a powinno być
"67,87%") oraz środków własnych (jest "32,79%", a powinno być "32,13%") w
rzeczywistych kosztach inwestycji, jak też wpisano nieprawidłową datę
podpisania umowy dotacji w punkcie "IV a" (jest "20.08.2004", a powinno być
"20.08.2002"). Nieprawidłowo wypełniono też punkt "V" Raportu końcowego dotyczący efektów zrealizowanego projektu. W
związku z powyższym we wszystkich w/w dokumentach należy dokonać stosownych
korekt.
Przedstawiony przez Beneficjenta podczas trwania
kontroli materiał nie ma jednak charakteru ostatecznego, z uwagi na fakt, iż
trwają jeszcze uzgodnienia z Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF), co do
ostatecznego kształtu rozliczenia końcowego.
Zestawienie planowanych i rzeczywistych
kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.
|
Dotacja Programu Phare ESC 2000
|
Wkład własny Beneficjenta
|
Razem
|
EURO
|
%
|
EURO
|
%
|
Wartość inwestycji
wg aneksu nr 2 do umowy dotacji
|
29.250,00
|
75,00
|
9.750,00
|
25,00
|
39.000,00
|
Wartość
inwestycji wg kontraktu
|
29.250,00
|
69,27
|
12.976,99
|
30,73
|
42.226,99
|
Rzeczywiste
koszty inwestycji
|
29.250,00
|
67,87
|
13.844,32
|
32,13
|
43.094,32
|
X.
Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w
obecności Pana Waleriana Anisimowicza - kierownika Referatu Infrastruktury w
Urzędzie Miejskim w Supraślu w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie odcinka
drogi asfaltowej z opaską z kamienia brukowego wraz z odwodnieniem oraz ciągu
pieszego z kostki polbrukowej. Stwierdzono
również wykonanie i zamontowanie tablicy pamiątkowej informującej o
współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin
stanowi załącznik nr 21 do protokołu kontroli.
XI. Zgodnie
z § 7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim i Podlaską
Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) wszelkie dokumenty dotyczące realizacji
zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich
identyfikację. W dniu 30 września 2004r. przedstawiciele Urzędu Miejskiego w
Supraślu złożyli oświadczenia w sprawie przechowywania i archiwizowania
dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0027 (działanie dodatkowe) w
Urzędzie Miejskim w Supraślu (załącznik nr 22).
XII.
Należy zauważyć, iż zarówno w dokumentacji finansowej
jak i technicznej brak jest spójności w nazewnictwie projektu, podczas gdy
zgodnie z aneksem nr 2 do umowy dotacji nazwa projektu brzmi: "Poprawa układu komunikacyjnego Uzdrowiska
Supraśl polegająca na przebudowie
ulicy Ogrodowej w Supraślu".
Integralną
część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:
1. Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej
pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miejskim w Supraślu z
dnia 9 sierpnia 2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20.08.2002r.) wraz z
aneksemi,
2. Uchwała Rady Miejskiej w Supraślu nr XVI/154/04 z 30 marca
2004r. w sprawie budżetu gminy na 2004 rok,
3. Uchwała Rady Miejskiej w Supraślu nr XX/197/04 z 28
sierpnia 2004r. w sprawie zmian do budżetu gminy na 2004 rok,
4. Umowa
zawarta w dniu 17 sierpnia 2004r. pomiędzy Gminą Supraśl a Zakładem
Budowlano-Drogowym "SJ" Szymański Jarząbek sp. j.,
5. Polisa
ubezpieczeniowa serii A nr 305141 z dnia 29 lipca 2004r. wystawiona przez
Towarzystwo Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A.,
6. Ubezpieczeniowa
gwarancja należytego wykonania kontraktu i usunięcia wad i usterek nr
151200/787/1/25/2004 z dnia 16 sierpnia 2004r. wystawiona przez Towarzystwo
Ubezpieczeń i Reasekuracji CIGNA STU S.A.,
7. Wniosek Urzędu Miejskiego w Supraślu o rejestrację umowy o
świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej z 10
września 2004r.,
8. Wniosek z 27.08.2004r. Urzędu Miejskiego w Supraślu o
dokonanie płatności zaliczki w kwocie 23.400,00 EUR,
9. Wyciąg bankowy potwierdzający wpływ płatności zaliczkowej w
kwocie 23.400,00 EUR na konto Urzędu Miejskiego w Supraślu,
10. Zaświadczenie Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział w
Białymstoku z dnia 27.08.2004r. w sprawie rachunku walutowego Urzędu Miejskiego
w Supraślu oraz umowa rachunku walutowego prowadzonego w walucie wymienialnej
nr 50337-36001-1978-00/6 zawarta pomiędzy Urzędem Miejskim w Supraślu a Bankiem
Ochrony Środowiska S.A. Oddział w Białymstoku,
11. Wyjaśnienie Burmistrza Supraśla z dnia 30 września 2004r. w
sprawie salda początkowego na rachunku służącym do obsługi dotacji UE,
12. Decyzja Nr 213 (AR.7351-9-4/2004p) z dnia 18
marca 2004 r. Starosty Powiatowego w Białymstoku w sprawie pozwolenia na budowę
obejmującego ulicę z elementami kanalizacji deszczowej zgodnie z projektem
technicznym,
13. Umowa o nadzór inwestorski z dnia 17 sierpnia
2004 r. pomiędzy Gminą Supraśl a Przedsiębiorstwem Obsługi Inwestycji wraz z pismem
delegującym osobę odpowiedzialną za w/w zadanie,
14. Protokół
przekazania placu budowy z dnia 17 sierpnia 2004r.,
15. Kopie
wybranych stron dziennika budowy,
16. Komplet
dokumentów dotyczący uprawnień budowlanych oraz zaświadczeń potwierdzających
przynależność do okręgowych izby inżynierów z określonymi terminami ważności
kierownika budowy, kierownika robót i inspektora nadzoru,
17. Protokół odbioru końcowego z dnia 29 września 2004r.,
18. Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę
2004/0/0277 z 29.09.2004r.,
19. Raport końcowy, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z
realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy
z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe sprawozdanie finansowe w oparciu o
przelewy dokonane dla danej faktury oraz wniosek o płatność końcową z dnia 30
września 2004 roku na kwotę 5.845,36 EUR.
20. Zaświadczenie Banku Ochrony Środowiska S.A. Oddział w
Białymstoku z dnia 30.08.2004r. w sprawie narosłych odsetek oraz wyciąg bankowy
z dnia 01.10.2004r. potwierdzający dopisanie odsetek,
21. Protokół z
oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 4 października 2004r.
22. Oświadczenia
przedstawicieli Urzędu Miejskiego w Supraślu z dnia 30 września 2004r. w
sprawie sposobu przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu
PL0008.02.06.0027 (działanie dodatkowe).
Kierownik jednostki kontrolowanej
poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych
zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego
podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w
terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Dokonano wpisu do książki ewidencji
kontroli pod poz. 3/2004.
Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących
egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Miejskiemu w Supraślu.
Data
|
Data 07.10.2004r.
|
Kontrolowany
BURMISTRZ
Wiktor Grygiencz
SKARBNIK
Lucyna Majewska
|
Kontrolujący
Wanda Grabowska
Maciej Rynkiewicz
Łukasz Kurzyna
|