PROTOKÓŁ KONTROLI

Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej, 16-200 Dąbrowa Białostocka, ul. Solidarności 1 (NIP 545-10-01-211, Regon 000527368) przeprowadzonej w dniu 29 września 2004 r. przez:

• Wandę Grabowską - kierownika Oddziału ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającą na podstawie upoważnienia Nr 55/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Łukasza Kurzynę - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 56/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;
• Macieja Rynkiewicza - starszego specjalistę w Oddziale ds. Realizacji i Kontroli Projektów w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działającego na podstawie upoważnienia Nr 57/04 z dnia 20.09.2004r. wydanego przez Pana Jarosława Cezarego Worobieja - p.o. Dyrektora Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi;

Przedmiotowy zakres kontroli:

Sprawdzenie prawidłowości wykorzystania środków z Unii Europejskiej oraz ocena poprawności realizacji inwestycji PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa".

Kontrolą objęto prawidłowość stosowania przepisów:

• Ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 13 lipca 2003 roku o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2003 r. Nr 203, poz. 1966 z późniejszymi zmianami),
• Ustawy z dnia 7 lipca 1994 roku - Prawo budowlane (Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016 - tekst jednolity, z późniejszymi zmianami),

oraz zapisów:

• Porozumienia zawartego w dniu 26 listopada 2002 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego w związku z realizacją projektu PL 0008.02.06 pn. "Małe inwestycje infrastrukturalne" w ramach Programu Phare 2000 Spójność Społeczna i Gospodarcza;
• Umowy dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej, zawartej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego a Urzędem Miejskim w Dąbrowie Białostockiej z dnia 09.08.2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20 sierpnia 2002r.),
• Porozumienia kontraktowego z dnia 26 września 2003r. zawartej pomiędzy Miastem Dąbrowa Białostocka oraz Warszawskim Przedsiębiorstwem Robót Drogowych S.A. na wykonanie zadania: "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Kamienna Nowa - Dąbrowa Białostocka, polegająca na modernizacji drogi nr 03204 od km 0+000 do km 4+920 wraz ze wszystkimi robotami towarzyszącymi".

Kierownictwo jednostki kontrolowanej:

Burmistrzem Dąbrowy Białostockiej jest Pan Wacław Ćwilich, pełniący tę funkcję od 10 listopada 2002r., funkcję Zastępcy Burmistrza pełni od 2 stycznia 2003r. Pan Stanisław Czopik, funkcję Sekretarza Gminy i Miasta, od 19 października 1999r., pełni Pan Leszek Kiejko, natomiast funkcję Skarbnika Gminy i Miasta, od 3 października 2000r., pełni Pani Ewa Katarzyna Czarniecka.

Wyjaśnień udzielali:

• Wacław Ćwilich - Burmistrz Dąbrowy Białostockiej,
• Ewa Katarzyna Czarniecka - Skarbnik Gminy i Miasta Dąbrowa Białostocka,
• Władysław Kalenik - inspektor Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

I.        W dniu 9 sierpnia 2002 roku została zawarta pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego jako Instytucją Kontraktującą a Urzędem Miejskim w Dąbrowie Białostockiej umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej na realizację projektu o nazwie PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa", zatwierdzona przez Urzędnika Nadzorującego Program (PAO) w dniu 20 sierpnia 2002 roku. Całkowity koszt projektu oszacowano na 507.386,00 EUR. Wkład finansowy Jednostki Kontraktującej został określony na maksymalnie 247.198,00 EUR co stanowiło 48,72% szacunkowych kosztów. Jednocześnie określono, że dotacja zostanie przekazana w dwóch częściach: zaliczka w wysokości 80% dotacji UE i płatność końcowa - 20% dotacji UE. Jako ostateczny termin zakończenia realizacji projektu przyjęto 30 września 2003 roku. W dniu 17 września 2003r. został podpisany aneks nr 1 do umowy dotacji, w którym określono datę zakończenia realizacji projektu na nie później niż 30 września 2004 roku. W dniu 21 czerwca 2004r. został zatwierdzony przez Pełnomocnika ds. Realizacji Programu Phare 2000 SSG aneks nr 2 do umowy dotacji, w na podstawie którego zmodyfikowano brzmienie artykułu 3 umowy dotacji. Umowa dotacji i aneksy stanową załącznik nr 1 do protokołu kontroli.

II.     Uchwałą Nr IV/22/2003 Rady Miejskiej w Dąbrowie Białostockiej z dnia 11 lutego 2003 roku w sprawie budżetu gminy i miasta na 2003 rok (załącznik nr 2) w planie dochodów budżetu gminy na 2003 rok ujęto kwotę dotacji z funduszu Phare 2000 na poziomie 988.792,00 zł z przeznaczeniem na zadanie "Asfalt. drogi Kamienna - Osmołowszczyzna", zgodnie z Wykazem zadań inwestycyjnych i środków na ich realizację w 2003 roku (załącznik nr 4 do przedmiotowej uchwały). W związku z tym, iż realizacja w/w inwestycji nie została zakończona w roku 2003, środki na jej dokończenie zostały ujęte w uchwale budżetowej na rok 2004 (Uchwała Nr XII/78/04 Rady Miejskiej
w Dąbrowie Białostockiej z dnia 26 lutego 2004 r. w sprawie budżetu gminy i miasta na 2004r. - załącznik nr 3).

III.   W wyniku przeprowadzonego postępowania przetargowego jako wykonawcę wybrano Warszawskie Przedsiębiorstwo Robót Drogowych S.A., 02-261 Warszawa, ul. Robotnicza 11/13. Raport z otwarcia ofert, potwierdzenie zatwierdzenia wyników przetargu przez Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej oraz powiadomienie wykonawcy o zwycięstwie w przetargu stanowią załącznik nr 4 do protokołu kontroli.

IV.   W dniu 26 września 2003 roku zostało zawarte porozumienie kontraktowe finansowane przez Unię Europejską w ramach programu PHARE SSG 2000 oraz Miasto Dąbrowa Białostocka pomiędzy Miastem Dąbrowa Białostocka a Warszawskim Przedsiębiorstwem Robót Drogowych S.A. na wykonanie zadania pn. : "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Kamienna Nowa - Dąbrowa Białostocka, polegająca na modernizacji drogi nr 03204 od km 0+000 do km 4+920 wraz ze wszystkimi robotami towarzyszącymi" (załącznik nr 5).

Wartość przedmiotu kontraktu, zgodnie z zapisami § 4, została określona na kwotę 622.674,61 EUR (netto), przy maksymalnym wkładzie Wspólnoty Europejskiej, z funduszu PHARE, wynoszącym 247.197,58 EUR.

Zgodnie z zapisami artykułu 13 Warunków Szczególnych i Warunków Ogólnych Wykonawca zobowiązany został do wniesienia gwarancji całkowitego i właściwego wykonania kontraktu, w wysokości 10% wartości kontraktu, tj. 62.267,46 EUR, w ciągu 30 dni od otrzymania zawiadomienia o przyznaniu kontraktu, tj. od 3 września 2003 roku. Wykonawca wywiązał się z tego obowiązku przedstawiając gwarancję nr 125/03/K ING Banku Śląskiego S.A. z 19 września 2003r., na kwotę 62.267,46 EUR, ważną w okresie od 22 września do 15 października 2004. Ważność w/w gwarancji została przedłużona, na podstawie aneksu nr 1 z 5 stycznia 2004r., do 30 października 2004. Gwarancja wykonania wraz z aneksem stanowi załącznik nr 6 do protokołu kontroli.

Zgodnie z zapisami artykułu 14 Warunków Szczególnych i Warunków Ogólnych Wykonawca przedłożył gwarancje ubezpieczeniowe z tytułu strat i szkód, za które ponosił odpowiedzialność na podstawie w/w kontraktu (polisy Sopockiego Towarzystwa Ubezpieczeń ERGO HESTIA S.A. nr 003000209198 ważna w okresie od 20.09.2003r. do 30.12.2004r. wraz z aneksem nr 1 z dnia 12.01.2004r., nr 203000049949 ważna w okresie od 01.04.2004r. do 31.03.2005r. oraz nr 203000049959 ważna w okresie od 01.04.2004r. do 31.03.2005r. - załącznik nr 7).

Zgodnie z oświadczeniem nr BGK.7041-22/04 Burmistrza Dąbrowy Białostockiej z dnia 29.09.2004r. oraz załączonymi dokumentami (załącznik nr 8), do w/w kontraktu został zawarty aneks nr 1, na podstawie którego dopuszczono możliwość zastąpienia kwot zatrzymanych gwarancją kwot zatrzymanych.

V.     W dniu 3 października 2003 roku Urząd Komitetu Integracji Europejskiej zarejestrował w/w porozumienie kontraktowe jako umowę na świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej pod numerem 2003/1/1658/ (załącznik nr 9), co stało się podstawą do stosowania 0% stawki VAT przy zakupach usług finansowanych ze środków PHARE.

VI.  Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej przedłożył za pośrednictwem Podlaskiej Fundacji Rozwoju Regionalnego (RIF) wniosek z 21 października 2003 roku o dokonanie płatności zaliczki w wysokości 197.758,00 EUR (załącznik nr 10). W dniu 19 grudnia 2003 roku Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości przekazała na konto Urzędu Miejskiego
w Dąbrowie Białostockiej o numerze 10201332-1108172-360-3978 (87 1020 1332 0000 1402 0046 5294), wcześniej 08102013321001000431, w PKO Bank Polski S.A. powyższą kwotę (tj. 80% wkładu finansowego Jednostki Kontraktującej wynoszącego 247.197,58 EUR). Potwierdzenie wpływu zaliczki na konto Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej stanowi załącznik nr 11 do protokołu kontroli.

Rachunek Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej, na który została przekazana płatność zaliczkowa był rachunkiem prowadzonym w EUR, zgodnie z umową rachunku walutowego prowadzonego w walucie wymienialnej EURO z dnia 23 sierpnia 2001r. (załącznik nr 12).

W toku czynności kontrolnych kontrolujący ustalili, iż przed przekazaniem płatności zaliczkowej na w/w rachunku bankowym znajdowała się kwota 146,00 EUR, która zgodnie z oświadczeniem Pani Ewy Czarnieckiej - Skarbnika Gminy Dąbrowa Białostocka (załącznik nr 13), składała się z kwoty 138,09 EUR wpłaconej w dniu 17.05.2002r. przez Beneficjenta w celu utrzymywania aktywnego rachunku bankowego oraz 7,91 EUR - odsetek od w/w kwoty za okres od 17.05.2002r. do 30.11.2003 roku.

VII. Dnia 4 lipca 2000 r. zostało wydane dla Powiatowego Zarządu Dróg w Sokółce, ul. Wodna 7 pozwolenie na budowę w formie decyzji Starostwa Powiatowego w Sokółce Nr AB.I.7351-57/2000 na budowę nawierzchni drogowej asfaltowej wraz z robotami towarzyszącymi, na drodze powiatowej Nr 03204 relacji Jastrzębna - Kamienna Nowa
- Dąbrowa Białostocka w km.8+092 - 13+652. Dnia 9 grudnia 2002 r. zostało wydane dla Powiatowego Zarządu Dróg w Sokółce, ul. Wodna 7 pozwolenie na budowę w formie decyzji Starostwa Powiatowego w Sokółce Nr AB.I.7351-100/2002 na budowę nawierzchni drogowej asfaltowej wraz z robotami towarzyszącymi, na drodze powiatowej Nr 03204 relacji Jastrzębna - Kamienna Nowa - Dąbrowa Białostocka w km.8+092 - 13+652, w związku z wygaśnięciem decyzji dla przedmiotowej inwestycji Nr AB.I.7351-57/2000 z dnia 4 lipca 2000 r. (nie rozpoczęto prac budowlanych przed upływem 2 lat od uprawomocnienia się decyzji) - załącznik nr 14.

Dnia 7 sierpnia 2003 r. Zarządzeniem nr 11/03 Dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg w Sokółce (załącznik nr 15) Pan Józef Gieniusz został powołany na Inspektora Nadzoru i Menadżera Projektu nr PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03024 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa".

Dnia 29 września 2003r. został przekazany wykonawcy, tj. Warszawskiemu Przedsiębiorstwu Robót Drogowych S.A., plac budowy pod inwestycję PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03024 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa". W tym dniu wydano następujące dokumenty podpisane przez Menadżera Projektu i zatytułowane: "Dostęp do placu budowy", "Przekazanie dokumentacji technicznej" i "Polecenie rozpoczęcia robót" (załącznik nr 16).

Dnia 2 października 2003 r. wykonano pomiary geodezyjne (wpisu do dziennika budowy dokonał Pan Henryk Malinowski - uprawniony geodeta - załącznik nr 17).

W okresie od 29 września 2003 r. do 20 sierpnia 2004 r., w ramach realizowanego projektu PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03024 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa", wykonano następujące prace:

• wykonano nową drogę o nawierzchni asfaltowej - w terenie niezabudowanym,
• wykonano nową drogę o nawierzchni asfaltowej z betonowymi krawężnikami - w terenie zabudowanym,
• wykonano odwodnienie drogi (m.in. wpusty pusty uliczne wraz z przykanalikami oraz studzienkami rewizyjnymi),
• wykonano przepusty drogowe,
• wykonano chodniki z płytek betonowych wraz z niezbędnymi obrzeżami - w terenie zabudowanym,
• wykonano wjazdy na posesje wzdłuż ww. inwestycji z kostki polbrukowej - w terenie zabudowanym,
• wykonano żwirowe na pola rolnicze - w terenie niezabudowanym,
• wykonano przepusty pod zjazdami.

Powyższe roboty budowlane wykonywane były pod nadzorem kierownika budowy Pana Krzysztofa Borsuka (zatrudnionego do 31.12.2004 r.), którego od 01.04.2004 r. zastąpił Pan Eugeniusz Bojar przy udziale: Pana Grzegorza Henryka Sztabińskiego (majster ds. drogowych). Kontrolujący stwierdzili, iż w okresie zimowym od 01.01.2004 r. do 31.03.2004 r. nie było osoby pełniącej funkcje Kierownika Budowy, nie miało to wpływu na prace budowlane, gdyż w tym okresie żadne nie były wykonywane. Nadzór autorski na w/w inwestycją pełnił Pan Romuald Błahuszewski. Uprawnienia budowlane i potwierdzenie przynależności do okręgowej izby inżynierów wraz z potwierdzeniem opłacenia składek i obowiązkowego ubezpieczenia OC osób uczestniczących w procesie budowlanym stanowi załącznik nr 18 do protokołu kontroli.

Dziennik budowy prowadzony był prawidłowo i zawiera systematyczne wpisy osób uprawnionych do ich dokonywania oraz posiadających odpowiednie uprawnienia budowlane. Kopie dzienników budowy stanowią załącznik nr 17 do protokołu kontroli.

Uczestnicy procesu budowlanego wpisujący się do dziennika budowy

Dnia 20 sierpnia 2004 r. zostało wystawione "Świadectwo Przejęcia Przejściowego" z niezbędnymi aneksami (załącznik nr 19), którym dokonano odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji inwestycji projektu PL0008.02.06.0020 "Usprawnienie komunikacji na drodze nr 032024 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa".

I.        Wykonawca uzyskał zezwolenie nr 423/2003 (DOK-DD-BM-542-I-429/03) Prezesa Narodowego Banku Polskiego z dnia 2 października 2003r. (załącznik nr 20) do dokonywania w kraju z Miastem Dąbrowa Białostocka rozliczeń w walucie obcej do łącznej wysokości 622.674,61 EUR w związku z realizacją projektu "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Kamienna Nowa - Dąbrowa Białostocka. PL0008.02.06.0020". W związku z powyższym wszystkie płatności na rzecz Wykonawcy, zgodnie z oświadczeniem Pani Ewy Czarnieckiej - Skarbnika Gminy i Miasta Dąbrowa Białostocka z 29.09.2004r. (załącznik nr 21), dokonywane były w EURO. W czasie trwania realizacji inwestycji Wykonawca wystawił 3 faktury za wykonane roboty, dla których podstawą były Przejściowe Świadectwa Płatności:

§         Faktura VAT nr 1/v/031818/03 z 31 grudnia 2003 roku na kwotę 115.428,18 EUR netto, zgodnie z Przejściowym Świadectwem Płatności nr 1 z 31 grudnia 2003 roku. Kontrolujący stwierdzili, iż na w/w fakturze nie zostały ujęte kwoty zatrzymane w kwocie 5.771,41 EUR (5% wartości faktury), mimo iż Beneficjent potrącił je przy płatności, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych. W związku z powyższym na odwrocie faktury Burmistrz Dąbrowy Białostockiej umieścił adnotację na temat potrącenia kwot zatrzymanych. Faktura została opłacona w dniu 30 stycznia 2004r. przelewami na konto wykonawcy (56.757,92 EUR + 52.898,85 EUR = 109.656,77 EUR). Kwota 56.757,92 EUR została zapłacona ze środków UE, natomiast kwota 52.898,85 EUR została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 września 2003r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2003r. Nr 158 poz. 1534) Beneficjent zwolniony został z płacenia podatku VAT od części płatności pokrywanej ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 22 do protokołu kontroli.

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w Przejściowym Świadectwie Płatności nr 1 z 31.12.2004r. podano nieprawidłową datę zakończenia robót (jest "16.12.2003r.", a powinno być, zgodnie z kontraktem, "30.09.2004r."). Ponadto należy skorygować tytuł na "Przejściowe Świadectwo Płatności nr 1 za okres od ? do ?" oraz dokonać stosownych korekt poszczególnych pozycji świadectwa
(np. niewłaściwie wypełnionych kolumn d1 i f1).

§         Faktura VAT nr 6/v/031818/04/05 z 30 kwietnia 2004r. roku na kwotę 425.061,66 EUR netto, zgodnie z Przejściowym Świadectwem Płatności nr 2 z 30 kwietnia 2004 roku. Kontrolujący stwierdzili, iż na w/w fakturze nie zostały ujęte kwoty zatrzymane w kwocie 21.253,08 EUR (5% wartości faktury), mimo iż Beneficjent potrącił je przy płatności, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych. W związku z powyższym na odwrocie faktury Burmistrz Dąbrowy Białostockiej umieścił adnotację na temat potrącenia kwot zatrzymanych. Faktura została opłacona w dniu 31 maja 2004r. przelewami na konto wykonawcy (113.975,59 EUR + 289.832,99 EUR = 403.808,58 EUR). Kwota 113.975,59 EUR została zapłacona ze środków UE, natomiast kwota 289.832,99 EUR została zapłacona ze środków własnych Beneficjenta. Na podstawie Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 24 grudnia 2003r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wykonywania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2003r. Nr 224 poz. 2229) Beneficjent zwolniony został z płacenia podatku VAT od części płatności pokrywanej ze środków własnych Beneficjenta. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 23 do protokołu kontroli.

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w Przejściowym Świadectwie Płatności nr 2 z 30.04.2004r. podano nieprawidłową datę zakończenia robót (jest "30.04.04", a powinno być, zgodnie z kontraktem, "30.09.2004r."). Ponadto należy skorygować tytuł na "Przejściowe Świadectwo Płatności nr 2 za okres od ? do ?" oraz dokonać stosownych korekt poszczególnych pozycji świadectwa (np. niewłaściwie wypełnionych kolumn d1 i f1).

Kontrolujący stwierdzili też, iż w poleceniu przelewu kwot zatrzymanych dla faktur nr 1/v/031818/03 z 31 grudnia 2003 oraz nr 6/v/031818/04/05 z 30 kwietnia 2004r. nieprawidłowo wpisano numery rachunków, tj. numer rachunku kwot zatrzymanych został wpisany jako "nr rachunku odbiorcy" zaś numer rachunku służącego do obsługi kwot zatrzymanych, z którego przelewane były kwoty zatrzymane został wpisany jako "nr rachunku zleceniodawcy". Z oświadczenia Pana Wacława Ćwilicha - Burmistrza Dąbrowy Białostockiej z dnia 7 października 2004r. wynika,
że w/w kwoty zatrzymane zostały przelane prawidłowo na właściwy rachunek kwot zatrzymanych, pomimo oczywistej pomyłki przy wpisywaniu numerów rachunków w blankiet polecania przelewu. Fakt ten potwierdza również zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A. z dnia 6 października, jak też wyciągi bankowe z rachunku kwot zatrzymanych. Oświadczenie Burmistrza Dąbrowy Białostockiej, zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A oraz wyciągi bankowe z rachunku kwot zatrzymanych stanowią załącznik nr 24 do protokołu kontroli.

§         Faktura VAT nr 56/v/031818/04/05 z 20 sierpnia 2004r roku na kwotę 23.601,83 EUR netto, zgodnie z Przejściowym Świadectwem Płatności nr 3 z 20 sierpnia 2004 roku. Kontrolujący stwierdzili, iż na w/w fakturze nie zostały ujęte kwoty zatrzymane w kwocie 1.180,09 EUR (5% wartości faktury), mimo iż Beneficjent potrącił je przy płatności, zgodnie z artykułem 45 Warunków Szczególnych. W związku z powyższym na odwrocie faktury Burmistrz Dąbrowy Białostockiej umieścił adnotację na temat potrącenia kwot zatrzymanych. Faktura została opłacona w dniu 22 września 2004r., ze środków własnych Beneficjenta, przelewem na konto wykonawcy (28.794,23 EUR - łącznie z VAT). Kontrolujący stwierdzili, iż przy realizacji płatności za w/w fakturę Beneficjent w dniu 22.09.2004r. przelał na rachunek walutowy o nr 87 1020 1332 0000 1402 0046 5294 (służący do obsługi dotacji UE) kwotę 28.794,23 EUR, powstałą z przewalutowania środków z budżetu beneficjenta w PLN, a następnie tego samego dnia cała w/w kwota została przelana na rzecz Wykonawcy. W związku z powyższym Beneficjent dokonał nadpłaty na rzecz Wykonawcy w wysokości 1.180,09 EUR (nadpłacona została równowartość kwot zatrzymanych). W związku z powyższym w dniu 29 września 2004r. Wykonawca zwrócił równowartość kwot zatrzymanych na rachunek służący do obsługi dotacji, przy czym bank potrącił od tej transakcji kwotę 13,78 EUR na poczet opłat bankowych, która zgodnie z oświadczeniem Burmistrza Dąbrowy Białostockiej z dnia 7 października 2004r. została zrefundowana tego samego dnia ze środków własnych Beneficjenta. Następnie tego samego dnia Beneficjent przelał właściwą kwotę, tj. 1.180,09 EUR na rachunek walutowy kwot zatrzymanych. Komplet dokumentów dotyczących płatności za w/w fakturę stanowi załącznik nr 25 do protokołu kontroli.

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w Przejściowym Świadectwie Płatności nr 3 z 20.08.2004r. podano nieprawidłową datę zakończenia robót (jest "23.07.2004r.", a powinno być, zgodnie z kontraktem, "30.09.2004r."). Ponadto należy skorygować tytuł na "Przejściowe Świadectwo Płatności nr 3 za okres od ? do ?" oraz dokonać stosownych korekt poszczególnych pozycji świadectwa (np. niewłaściwie wypełnionych kolumn d1 i f1).

IX.  Beneficjent przedłożył kontrolującym Raport końcowy, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur oraz wniosek o płatność końcową z 22 września 2004 roku na kwotę 26.186,39 EUR. Komplet dokumentów stanowi załącznik nr 26 do protokołu.

Kontrakt z dnia 26 września 2003r. pomiędzy Miastem Dąbrowa Białostocka a Warszawskim Przedsiębiorstwem Robót Drogowych S.A. został skalkulowany w EUR na kwotę 622.674,61 EUR netto. W wyniku niewykorzystania kwot tymczasowych nieprzewidzianych łączna kwota faktur wyniosła 564.091,67 EUR. Oznacza to, iż rzeczywiste koszty inwestycji wyrażone w EUR były wyższe niż zapisane w umowie dotacji, więc zgodnie z zapisami artykułu 1 aneksu nr 2 do umowy dotacji wkład Unii Europejskiej wyrażony w wartościach bezwzględnych pozostał bez zmian (zmniejszeniu uległ procentowy udział środków UE w kosztach kwalifikowalnych). Mając powyższe na uwadze, udział UE w całkowitych kosztach projektu wyniósł 43,82%, tj. 247.197,58 EUR. W związku z wpływem w dniu 20 września 2004 roku płatności zaliczkowej na konto Urzędu Miejskiego Dąbrowie Białostockiej, w wysokości 197.758,00 EUR oraz z faktem, iż artykuł 7(2)(23) umowy dotacji mówi o odliczeniu od należnej kwoty płatności końcowej odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem zaliczki przez Beneficjenta oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, kwota płatności końcowej wynosi 49.303,67 EUR.

Z przedłożonego przez Beneficjenta zaświadczenia PKO Banku Polskiego z dnia 30 września 2004r. (załącznik nr 26) wynika, iż odsetki narosłe we wspomnianym wyżej okresie wynoszą 135,91 EUR, a nie 136,15 EUR jak przyjął Beneficjent w Zbiorczym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy dotacji.

Kontrolujący stwierdzili, iż w związku z przyjęciem przez Beneficjenta nieprawidłowej kwoty dotacji UE oraz kwoty odsetek narosłych w okresie pomiędzy otrzymaniem przez Beneficjenta zaliczki oraz wydaniem jej zgodnie z postępami Operacji, Beneficjent nieprawidłowo wyliczył kwotę płatności końcowej na kwotę 26.186,39 EUR
i na taką też kwotę został wystawiony wniosek o płatność końcową z dnia 22 września 2004 roku. W związku z powyższym Beneficjent powinien dokonać stosownej korekty Raportu końcowego, Zbiorczego sprawozdania finansowego z realizacji umowy dotacji oraz wniosku o płatność końcową. Ponadto Beneficjent powinien skorygować rzeczywiste daty rozpoczęcia i zakończenia realizacji projektu w Raporcie końcowym (jest "29.09.2003r. i 23.07.2004r.", a powinno być "02.10.2003r. i 20.08.2004r.") oraz datę ostatecznego świadectwa przejęcia (jest "20.08.2007r.", a powinno być "19.09.2007r."), jak również wykreślić zapis dotyczący różnic kursowych, gdyż zarówno kontrakt z Wykonawcą jak i faktury opiewały na kwoty w EUR, więc różnice kursowe nie miały wpływu na płatności.

W toku czynności kontrolnych kontrolujący stwierdzili, iż w Zbiorczym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy dotacji, Szczegółowym sprawozdaniu finansowym z realizacji umowy z wykonawcą robót budowlanych oraz w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktur nr 1/v/031818/03 z 31.12.2003r., nr 6/v/031818/04/05 z 30.04.2004r. oraz nr 56/v/031818/04/05 z 20.08.2004r. została wpisana nieprawidłowa data podpisania kontraktu z wykonawcą (jest "29.09.2003r.", a powinno być "26.09.2003r."). Ponadto
w Szczegółowym sprawozdaniu z realizacji umowy z wykonawcą nieprawidłowo wypełniono pola dotyczące rozliczenia środków zaliczki w wysokości 80% dotacji UE, środków własnych Beneficjenta oraz środków z budżetu Beneficjenta pokrywających wartość 20% dotacji (płatności końcowej), jak również pola dotyczące wielkości współfinansowania przez Beneficjenta i Unię Europejską. Kontrolujący stwierdzili również, iż w Szczegółowym sprawozdaniu finansowym w oparciu o przelewy dokonane dla faktur nr 1/v/031818/03 z 31.12.2003r. oraz nr 6/v/031818/04/05 z 30.04.2004r. nie zostało wypełnione pole "Kwota faktury - EUR (brutto)".

Przedstawiony przez Beneficjenta podczas trwania kontroli materiał nie ma jednak charakteru ostatecznego, z uwagi na fakt, iż Urząd Miejski w Dąbrowie Białostockiej jest jeszcze na etapie uzgadniania dokumentacji z Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) oraz Oddziałem Weryfikacji i Potwierdzania Płatności w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim.

Zestawienie planowanych i rzeczywistych kosztów inwestycji przedstawia poniższa tabela.

X.    Na miejscu realizacji inwestycji dokonano oględzin w obecności Pana Władysława Kalenika - inspektora w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Białostockiej w wyniku, których stwierdzono m.in.: wykonanie odcinka drogi z betonu asfaltowego wraz z krawężnikami w terenie zabudowanym, chodników z obrzeżami betonowymi oraz wjazdy z kostki brukowej w terenie zabudowanym, wykonanie przepustów drogowych oraz odwodnienia drogi. Stwierdzono również wykonanie i zamontowanie dwóch tablic pamiątkowych informujących o współfinansowaniu inwestycji ze środków Unii Europejskiej. Protokół oględzin stanowi załącznik nr 27 do protokołu kontroli.

XI.  Zgodnie z § 7 ust. 2 Porozumienia zawartego pomiędzy Wojewodą Podlaskim i Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) wszelkie dokumenty dotyczące realizacji zadania powinny być oznaczone w sposób widoczny i czytelny, ułatwiający ich identyfikację. W dniu 29 września 2004r. Pani Ewa Czarniecka - Skarbnik Gminy i Miasta Dąbrowa Białostocka złożyła oświadczenie w sprawie sposobu przechowywania i archiwizowania dokumentów dotyczących projektu PL0008.02.06.0020 w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Białostockiej (załącznik nr 28).

XII.      Należy zauważyć, iż zarówno w dokumentacji finansowej jak i technicznej brak jest spójności w nazewnictwie projektu, podczas gdy zgodnie z aneksem nr 2 do umowy dotacji nazwa projektu brzmi: "Usprawnienie komunikacji na drodze powiatowej nr 03204 Dąbrowa Białostocka - Kamienna Nowa".

Integralną część niniejszego protokołu stanowią następujące załączniki:

1.      Umowa dotacji w zakresie pomocy zewnętrznej Wspólnoty Europejskiej pomiędzy Podlaską Fundacją Rozwoju Regionalnego (RIF) a Urzędem Miejskim w Dąbrowie Białostockiej z dnia 9 sierpnia 2002r. (zatwierdzona przez PAO w dniu 20.08.2002r.) wraz z aneksemi,

2.      Uchwały Rady Miejskiej w Dąbrowie Białostockiej nr IV/22/2003 z 11 lutego 2003r. w sprawie budżetu gminy i miasta na 2003 rok,

3.      Uchwały Rady Miejskiej w Dąbrowie Białostockiej nr XII/78/04 z 26 lutego 2004r. w sprawie budżetu gminy i miasta na 2004 rok,

4.      Raport z otwarcia ofert oraz powiadomienie o wygraniu przetargu przez Warszawskie Przedsiębiorstwo Robót Drogowych S.A. z 2 września 2003r.wraz z potwierdzeniem odbioru,

5.      Porozumienie kontraktowe finansowane przez Unię Europejską w ramach Programu PHARE SSG 2000 oraz Miasto Dąbrowa Białostocka zawarte w dniu 26.09.2003r. pomiędzy Miastem Dąbrowa Białostocka oraz Warszawskim Przedsiębiorstwem Robót Drogowych S.A.,

6.      Gwarancja wykonania ING Banku Śląskiego S.A. z 19 września 2003r. na kwotę 62.267,46 EUR wraz z aneksem nr 1 z 5 stycznia 2004r.,

7.      Polisy Sopockiego Towarzystwa Ubezpieczeń ERGO HESTIA S.A. nr 003000209198 wraz z aneksem nr 1 z dnia 12.01.2004r., nr 203000049949 oraz nr 203000049959,

8.      Oświadczenie Burmistrza Dąbrowy Białostockiej nr BGK.7041-22/04 z dnia 29.09.2004r. w sprawie aneksu do kontraktu z wykonawcą wraz dokumentami towarzyszącymi,

9.      Wniosek Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej o rejestrację umowy o świadczenie usług nabywanych za środki bezzwrotnej pomocy zagranicznej,

10.  Wniosek Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej o dokonanie płatności zaliczki w kwocie 197.758,00 EUR z 21 października 2003 roku,

11.  Wyciąg bankowy potwierdzający wpływ płatności zaliczkowej w kwocie 197.758,00 EUR na konto Urzędu Miejskiego w Dąbrowie Białostockiej,

12.  Umowa rachunku walutowego prowadzonego w walucie wymienialnej EURO dotycząca rachunku bankowego Nr 10201332-1108172-360-3978 (87 1020 1332 0000 1402 0046 5294) zawarta w dniu 23.08.2001r. pomiędzy Urzędem Miejskim w Dąbrowie Białostockiej a PKO Bank Polski S.A. wraz z zaświadczeniem PKO Bank Polski z dnia 29.09.2004r. w sprawie zmiany numeru bankowego,

13.  Oświadczenie Skarbnika Gminy i Miasta Dąbrowa Białostocka z dnia 29.09.2004r. w sprawie salda początkowego w kwocie 146,00 EUR,

14.  Decyzje Starostwa Powiatowego w Sokółce nr 57/2000 (AB.I.7351-57/2000) z 04.07.2000r. oraz nr 100/2002 (AB.I.7351-100/2002) z 09.12.2002r. w sprawie pozwolenia na budowę,

15.  Zarządzenie nr 11/03 Dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg w Sokółce z dnia 7 sierpnia 2003r. w sprawie powołania Pana Józefa Gieniusza na Menadżera Projektu i inspektora nadzoru,

16.  Dostęp do placu budowy, Przekazanie dokumentacji technicznej oraz Polecenie rozpoczęcia robót z dnia 29.09.2003r.,

17.  Kopie wybranych stron dziennika budowy,

18.  Komplet dokumentów dotyczących uprawnień budowlanych i zaświadczeń z właściwych izb samorządów zawodowych osób uczestniczących w procesie budowlanym,

19.  Świadectwo Przejęcia Przejściowego z 20 sierpnia 2004r.,

20.  Decyzja dewizowa nr 423/2003 (DOK-DD-BM-542-I-429/03) z 2 października 2003r.,

21.  Oświadczenie Skarbnika Gminy z 29.09.2004r. w sprawie regulowania należności na rzecz wykonawcy w EUR,

22.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 1/v/031818/03 z 31.12.2003r.,

23.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 6/v/031818/04/05z 30.04.2004r.,

24.  Oświadczenie Burmistrza Dąbrowy Białostockiej z dnia 7 października 2004r., zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A z 6 października 2004r. oraz wyciągi bankowe z rachunku kwot zatrzymanych.

25.  Komplet dokumentów związanych z płatnością za fakturę 56/v/031818/04/05 z 20.08.2004r.,

26.  Raport końcowy, Zbiorcze sprawozdanie finansowe z realizacji umowy dotacji, Szczegółowe sprawozdanie finansowe z realizacji umowy z Wykonawcą robót budowlanych, Szczegółowe sprawozdania finansowe w oparciu o przelewy dokonane dla danych faktur, wniosek o płatność końcową z 22 września 2004 roku na kwotę 26.186,39 EUR.

27.  Zaświadczenie PKO Banku Polskiego S.A z dnia 30.09.2004r. w sprawie narosłych odsetek wraz z historią rachunku służącego do obsługi dotacji,

28.  Protokół z oględzin na miejscu realizacji inwestycji z dnia 29 września 2004r.

29.  Oświadczenia Skarbnika Gminy i Miasta w Dąbrowie Białostockiej z dnia 29 września 2004r. w sprawie sposobu przechowywania dokumentacji zawiązanej z realizacją projektu PL0008.02.06.0020.

Kierownik jednostki kontrolowanej poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń, co do ustaleń zawartych w niniejszym protokole przed jego podpisaniem oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Dokonano wpisu do książki ewidencji kontroli pod poz. 3/2004.

Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach, w tym jeden dostarczono Urzędowi Miejskiemu w Dąbrowie Białostockiej.