Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej
w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku
Prawidłowość wykorzystania przez Zarząd Województwa Podlaskiego przyznanych w 2003 roku środków finansowych z rezerwy celowej budżetu państwa (część 83 poz. 8) przeznaczonej na pokrycie kosztów zorganizowania konferencji pod nazwą „Podlaskie Samorządy w Europie. Działania, Oczekiwania, Obawy”.
Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku, ul. Legionowa 28, 15-281 Białystok, NIP: 542-254-20-16, REGON: 050667685
Kierownik jednostki kontrolowanej:
Pan Janusz Kazimierz Krzyżewski - obejmujący stanowisko Marszałka Województwa Podlaskiego od 1 grudnia 2002 roku.
Kontrola przeprowadzona została przez:
Izabelę Senderacką - inspektora w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku oraz Beatę Kurant - inspektora wojewódzkiego w Biurze Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli nr 30/04 z dnia 28 maja 2004 roku.
Kontrolę przeprowadzono w dniu 1 czerwca 2004 roku w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego w Białymstoku w Biurze Informacji i Promocji Województwa, ul. Legionowa 28, 15-281 Białystok.
W toku kontroli wyjaśnień udzielała: Pani Agnieszka Jabłońska - Kierownik Referatu Promocji w Departamencie Informacji i Promocji oraz Pani Iwona Fiłończuk - pracownik Referatu Promocji.
Kontrola wydatkowania środków miała wykazać, czy:
- przyznane środki zostały wykorzystane zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych
( Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 z późn. zm.) oraz ustawą o finansach publicznych
(Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 z późn. zm.),
- wydatkowanie środków z rezerwy celowej było zgodne z kalkulacją wnioskowanej kwoty zawartej w uzasadnieniu wniosku o przyznanie środków z rezerwy celowej (część 83 poz. 8) na koszty integracji przedstawioną przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego,
- wydatkowane kwoty na realizację w/w przedsięwzięcia są ujęte w dokumentacji finansowej.
Decyzją Ministra Finansów z dnia 24 kwietnia 2003 roku Nr OF3/1546/2003 w sprawie zmian w budżecie państwa na 2003 r., zwiększono wydatki w budżecie Wojewody Podlaskiego na 2003 r. o kwotę 34.500 zł (słownie: trzydzieści cztery tysiące pięćset złotych) w dziale 750 - Administracja publiczna, rozdz. 75011 § 2220. Powyższe środki pochodzące z rezerwy celowej (część 83, poz. 8) przeznaczone zostały na pokrycie kosztów zorganizowania konferencji pod nazwą „Podlaskie Samorządy w Europie. Działania, Oczekiwania, Obawy”.
Powyższą kwotę przekazano na konto Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego na podstawie umowy zawartej w dniu 5 maja 2003 roku pomiędzy Wojewodą Podlaskim reprezentowanym przez Panią Ewę Stachowicz Dyrektora Biura Integracji Europejskiej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, a Zarządem Województwa Podlaskiego reprezentowanym przez Pana Janusza Kazimierza Krzyżewskiego - Marszałka Województwa Podlaskiego i Pana Krzysztofa Tołwińskiego - Wicemarszałka Województwa Podlaskiego.
Konferencja „Podlaskie Samorządy w Europie. Działania, Oczekiwania, Obawy” odbyła się 15 marca 2003 roku. Wzięli w niej udział prezydenci miast, starostowie powiatów, burmistrzowie miast, miast i gmin, wójtowie gmin województwa podlaskiego, pracownicy Regionalnych Ośrodków Informacji Europejskiej, rektorzy wyższych uczelni z terenu Podlasia, przedstawiciele podlaskich instytucji otoczenia biznesu, przedsiębiorcy z województwa podlaskiego. Gościem honorowym konferencji był Włodzimierz Cimoszewicz - Minister Spraw Zagranicznych. W konferencji wzięło udział ok. 250 osób.
Koszt organizacji konferencji przedstawia się następująco:
Koszty przygotowania i produkcji materiałów informacyjnych wyniosły 14.558,26 zł:
1. Faktura z dnia 25 marca 2003 r. nr Orion Art 72/2003 Orion Art s.c. Agencja Reklamy,
Agencja Modelek Białystok - 2.013 zł - druk ulotek informacyjnych ;
2. Faktura z dnia 20 marca 2003 r. nr 01/03/03 BTL House Agencja Reklamowa Białystok -
12.545,26 zł - zakup materiałów papierniczych, długopisów, chorągiewek;
Koszt druku zaproszeń i plakatów wyniósł 1.244,40 zł - faktura nr Orion Art 73/2003 z dnia 25 marca 2003 roku - 1.244,40 zł;
Koszt wynajmu sali konferencyjnej - faktura z dnia 1 kwietnia 2003 r. nr 76/03/K Wyższa Szkoła Ekonomiczna w Białymstoku - 5.000 zł. W trakcie kontroli przedstawiono zamówienie na wynajęcie sali (akta kontroli nr 20).
Koszt druku publikacji pokonferencyjnej - faktura z dnia 30.04.2003r. nr FV B 1041/04/2003 „Masterpress” Sp. z o.o. z siedzibą w Olsztynie, Oddział w Białymstoku - 5.000 zł; - wydanie materiału pokonferencyjnego - broszury.
Podczas kontroli zwrócono się z prośbą o pokazanie publikacji. Z przedstawionej informacji wynika, że całość nakładu została rozdysponowana wśród uczestników konferencji oraz osobom zainteresowanym (akta kontroli nr 14-19). Na potrzeby kontroli wydrukowano: wystąpienie Ministra Spraw Zagranicznych - Włodzimierza Cimoszewicza, wystąpienie Prezydenta Miasta Białystok - Mariana Blecharczyka na konferencję pt. „Podlaskie samorządy w Europie” - doświadczenia przedstawicieli samorządu, wystąpienie Mirosława Lecha - Wójta Gminy Korycin, referat wygłoszony przez Lecha Pileckiego - Prezesa Podlaskiego Klubu Biznesu na temat: „Rachunek zysków i strat”, które m.in. były zamieszczone w broszurze.
Koszty obsługi cateringowej i gastronomicznej wyniósł 8.000,30 zł, zamówienie na ten zakres obsługi powierzono firmie „Hal-Gen+” s.c. Białystok (zał. nr 13)
1. Faktura nr 48/03/2003 z dnia 24 marca 2003 r. „Hal-Gen +” s.c. Białystok - 4.500 zł -
2. Faktura nr 64/04/2003 z dnia 30.04.2003 roku „Hal-Gen +” s.c. Białystok - 2.000 zł -
catering dnia 15.03.2003 sala VIP;
3. Faktura Nr 000340 z dnia 24 marca 2003r. „Cristal” sp. z o.o. Białystok - 1.500,30 zł -
usługa gastronomiczna i konsumpcja.
Z otrzymanej kwoty 34.500 zł Zarząd Województwa Podlaskiego na organizację konferencji pod nazwą „Podlaskie Samorządy w Europie. Działania, Oczekiwania, Obawy” wykorzystał kwotę 33.802,96 zł. Wydatkowanie środków z rezerwy celowej było zgodne z kalkulacją wnioskowanej kwoty zawartej w uzasadnieniu wniosku o przyznanie środków z rezerwy celowej (część 83 poz. 8) na koszty integracji z Unią Europejską przedstawioną przez Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego w Białymstoku. Podczas kontroli sprawdzono wszystkie faktury i dowody opłat (zał. od nr 1 do nr 8) dotyczące wydatkowania środków finansowych z dotacji budżetu państwa otrzymanych na organizację konferencji pod nazwą „Podlaskie Samorządy w Europie. Działania, Oczekiwania, Obawy”, która odbyła się w dniu 15 marca 2003 roku w Białymstoku.
Niewykorzystaną kwotę dotacji w wysokości 697,04 zł zwrócono na konto Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (zał. nr 9) w dniu 10 czerwca 2003 roku .
Dokonano wpisu do książki kontroli Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego pod poz. 4/2004r.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostaje w jednostce kontrolowanej, natomiast drugi pozostaje w aktach Biura Zarządzania Funduszami Europejskimi Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia pisemnych wyjaśnień do ustaleń kontroli zawartych w protokóle w ciągu 7 dni od jego podpisania.
Kontrolowany : Kontrolujący :
podpis kierownika jednostki
kontrolowanej i głównego księgowego
1. Janusz Kazimierz Krzyżewski 1. Izabela Senderacka
- Marszałek Województwa Podlaskiego
2. Łucja Jabłońska 2. Beata Kurant
- p.o. Skarbnika Województwa Podlaskiego