PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wiżajnach,

ul. Rynek 1, przeprowadzonej w dniach 1 i 2 września 2004r., REGON 790738857

Wójtem Gminy Wiżajny jest Pan Jerzy Antoni Gora.

P.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wiżajnach jest Pani Krystyna Anna Gałażyn od 1.04.2004r.

Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Wiżajnach: jest jednostką organizacyjną, utworzoną uchwałą Nr  IX/41/90 Gminnej Rady Narodowej w Wiżajnach z dnia 26.02.1990r.

Kontrolę przeprowadziła:

Ewa Bonarska - starszy inspektor wojewódzki,

pracownik Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 241 z dnia 31 sierpnia 2004r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Krystynę Golubiewską - z-cę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w dniach 1 i 2 września 2004r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, po. 2255 ze zm.).

Cel kontroli:

Ocena prawidłowości realizacji zadań z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, poz. 2255).

Przedmiotowy zakres kontroli:

Kontrolą objęto okres od 1.05.2004 r. do dnia kontroli i skontrolowano następujące zagadnienia:

1.      Sprawy organizacyjne: statut Ośrodka, upoważnienie Kierownika do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych, organizacja realizacji przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych (stworzenie komórki organizacyjnej zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, kwalifikacje pracowników wykonujących zadanie).

2.      Przyznawanie świadczeń rodzinnych:

1)     liczba zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych, zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych przyznanych w okresie objętym kontrolą,

2)     prawidłowość wypełnienia wniosku i dołączenie niezbędnych dokumentów określonych aktem wykonawczym,

3)     zasadność przyznawania świadczeń rodzinnych,

4)     prawidłowość prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych przyznających świadczenia rodzinne.

Ustalenia kontroli:

Ad 1

Do dnia kontroli Ośrodek funkcjonuje w oparciu o Statut nadany Uchwałą Nr XV/113/2000 Rady Gminy Wiżajny z dnia 28 grudnia 2000r. Zgodnie ze Statutem Ośrodek wykonuje zadania z zakresu pomocy społecznej (zlecone i własne), oraz inne m.in. wynikające z nie obowiązujących na dzień kontroli aktów prawnych. Ośrodek Pomocy Społecznej w Wiżajnach realizuje zadania wynikające z ustawy o świadczeniach rodzinnych, pomimo braku takiego zapisu w Statucie.

Wójt Gminy upoważnił Panią Krystynę Annę Gałażyn (pełniącą obowiązki Kierownika Ośrodka) do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, w tym do wydawania decyzji administracyjnych.

W trakcie kontroli stwierdzono, że pomimo powyższego upoważnienia p.o. kierownika ośrodka nie utworzono w ośrodku komórki organizacyjnej do realizacji świadczeń rodzinnych.

Realizacją zadania zajmuje się Pani Bożena Osińska, która zajmuje jedno pomieszczenie biurowe wraz z p.o. kierownika ośrodka. W/w zatrudniona na podstawie umowy zawartej przez Wójta Gminy, na stanowisku aspirant pracy socjalnej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Wiżajnach w wymiarze pełnego etatu. Wykształcenie: Technikum Rachunkowości Rolnej w Ełku, tytuł: technik ekonomista. Wśród realizowanych zadań w zakresie czynności określono: kompletowanie dokumentacji, przyznawanie i wypłacanie zasiłków rodzinnych oraz dodatków do zasiłków rodzinnych, przyznawanie i wypłacanie świadczeń opiekuńczych: zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych, sporządzanie list płac na podstawie decyzji przyznających wyżej wymienione świadczenia.

Zakres czynności ww. jest sformułowany zbyt szeroko, osobą upoważnioną do prowadzenia postępowania, przyznawania (wydawania decyzji) świadczeń jest p.o. Kierownika, a nie ww., zaś świadczenia wypłacane są w Kasie Urzędu Gminy.

Ad 2

Świadczenia rodzinne przyznano:

1)     wyłącznie zasiłki rodzinne - 8 osobom,

2)     zasiłki rodzinne z dodatkami - 59 osobom, w tym  m.in. przyznano dodatki:

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 25 osobom,

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - 1 osoba,

ˇ        z tytułu urodzenia dziecka - nie przyznano,

ˇ        z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego -  7 osobom,

3)     zasiłki pielęgnacyjne - 13 osobom,

4)     świadczenia pielęgnacyjne - 7 osobom.

Dwóm osobom odmówiono prawa do świadczeń rodzinnych, w jednym przypadku z powodu przekroczenia kryterium dochodowego, w drugim z powodu braku podstaw do uznania wnioskodawczyni za osobę samotnie wychowującą dziecko.

Świadczenia rodzinne przyznawane są w oparciu o pełną dokumentację w sprawie, w szczególności akta zawierają:

1)     wniosek o przyznanie świadczeń opatrzony datą wpływu do organu i datą oraz podpisem wnioskodawcy,

2)     dołączone do wniosków załączniki, w szczególności:

ˇ        uwierzytelnione kopie dokumentu stwierdzającego tożsamość - potwierdzone kserokopie stron dowodu osobistego,

ˇ        skrócone odpisy aktów urodzenia dzieci,

ˇ        orzeczenia o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,

ˇ        zaświadczenia szkoły, w przypadku gdy dziecko ukończyło 18. rok życia,

ˇ        zaświadczenia szkoły, w przypadku nauki dziecka w szkole ponadgimnazjalnej poza miejscem zamieszkania,

ˇ        zaświadczenia o dochodzie osiągniętym przez wnioskodawcę i członków rodziny w 2002r. podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wydane przez właściwego miejscowo Naczelnika Urzędu Skarbowego,

ˇ        oświadczenia członków rodziny o wysokości osiągniętego w 2002r. dochodu niepodlegającego opodatkowaniu,

ˇ        zaświadczenia urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku 2002 lub nakazy płatnicze za ten okres,

ˇ        kopie odpisów prawomocnych wyroków sądów orzekających rozwód lub separację, kopie aktu zgonu małżonka,

ˇ        zaświadczenia pracodawcy o udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o okresie, na jaki został wydany,

ˇ        zaświadczenia ZUS o otrzymywaniu do dnia 30.04.2004r. świadczeń alimentacyjnych,

ˇ        potwierdzone kopie wyroków zasądzających alimenty oraz zaświadczenia komorników o bezskuteczności egzekucji,

3)     decyzję administracyjną przyznającą świadczenia rodzinne.

W trakcie kontroli sprawdzono 40% świadczeniobiorców i stwierdzono, że świadczenia rodzinne przyznano zasadnie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o świadczeniach rodzinnych.

Świadczenia rodzinne: zasiłek rodzinny oraz dodatki, a także świadczenie pielęgnacyjne przyznawano na okres zasiłkowy - od miesiąca, w którym wpłynął wniosek do 31.08.2005r., z wyłączeniem sytuacji przyznawania świadczeń na okres krótszy tj. w przypadku wygaśnięcia orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, okresu na jaki udzielono urlopu wychowawczego, jednego roku w razie przyznania dodatku do zasiłku rodzinnego przyznanego na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy. Wypłaty przyznanych świadczeń dokonywano w terminach określonych w art. 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych (harmonogram wypłaty świadczeń stanowi załącznik do decyzji administracyjnej przyznającej świadczenia). Świadczenia są wypłacane bądź w kasie Urzędu Gminy, bądź przekazywane na rachunek bankowy świadczeniobiorców.

Stwierdzono, że postępowanie w sprawach przyznania świadczeń rodzinnych jest prowadzone prawidłowo. Decyzje administracyjne podejmowane są w terminach określonych przepisami ustawy i kodeksu postępowania administracyjnego. Wydane są zgodnie z przepisami art. 107 kpa i zwierają wszelkie istotne elementy, w szczególności czasookres przyznania świadczeń, ich kwotę, termin i sposób wypłaty. Decyzję z upoważnienia Wójta podejmuje p.o. Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej (dysponuje pieczątką odpowiedniej treści).

W jednym przypadku stwierdzono, że w toku prowadzonego postępowania niewłaściwie rozstrzygnięto sprawę. W sytuacji ostatniej osoby opisanej w załączniku do protokołu, wobec pozytywnego rozstrzygnięcia w części wcześniejszego wniosku (w zakresie zasiłków rodzinnych i dodatków: z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego, kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego) - należało w tym zakresie umorzyć postępowanie jako bezprzedmiotowe oraz odmówić przyznania dodatku z tytułu samotnego wychowywania dzieci.

Przykłady osób, którym ustalono prawo do świadczeń rodzinnych zawiera załącznik do protokołu.

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje P.o. Kierownika Ośrodka, drugi Wydział Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

P.o. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Wiżajnach poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu Gminy pod poz. 3

Kontrolowany                                           Kontrolujący

Anna Gałażyn, 11.10.2004                           Ewa Bonarska