Protokół kontroli doraźnej

Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki - Terenowego Banku Danych w Białymstoku

15-213 Białystok ul. Mickiewicza 3, telfax 732-31-38,

REGON 000514213-00079, NIP 542-25-70-254

przeprowadzonej w dniu 05 listopada 2004 roku przez Elżbietę Barańską - inspektora wojewódzkiego w Biurze Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku na podstawie upoważnienia Nr 26/04 z dnia 03 listopada 2004 wydanego
z upoważnienia Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku przez Panią Barbarę Śliwińską-Liedke - Dyrektora Biura Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Temat kontroli: przestrzeganie przepisów dotyczących wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników.

W trakcie kontroli zbadano:

Wojewódzkim Ośrodkiem Informatyki - Terenowym Bankiem Danych
w Białymstoku kieruje Pan Waldemar Grądzki, który od dnia 01 kwietnia 1999 roku pełni obowiązki dyrektora WOI-TBD w Białymstoku (w okresie 17 lutego 1998 roku - 31 marca 1999 roku kierował Ośrodkiem Informatyki Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, który przekształcony został w Wojewódzki Ośrodek Informatyki - Terenowy Bank Danych
w Białymstoku). Pan Waldemar Grądzki jest zatrudniony na stanowisku informatyka wojewódzkiego w Biurze Dyrektora Generalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
w Białymstoku.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielała Pani D. B.-B., zatrudniona na stanowisku głównego księgowego oraz Pani A. J., zatrudniona na stanowisku ekonomisty. W czasie kontroli Pan Waldemar Grądzki - p.o. dyrektora WOI-TBD i Pan Mariusz Madejczyk - zastępca dyrektora WOI-TBD przebywali w delegacji służbowej (5-6.11.2004 r.) i nie uczestniczyli w ustaleniach niniejszej kontroli.

W Wojewódzkim Ośrodku Informatyki - Terenowym Banku Danych
w Białymstoku w dniu kontroli zatrudnionych było 24 pracowników. Realizacją zadań wynikających z przepisów prawa pracy w Wojewódzkim Ośrodku Informatyki - Terenowym Banku Danych w Białymstoku zajmują się Pani D. B.-B. (w zakresie czynności znajduje się zapis dotyczący wykonywania powyższych zadań) oraz Pani A. J. (w zakresie czynności brak zapisu dotyczącego realizacji zadań z tego zakresu).

Ustalenia kontroli

W toku kontroli ustalono, co następuje:

Przygotowując plan urlopów wypoczynkowych na rok 2004,
23 pracownikom ustalono wymiar urlopu wypoczynkowego przysługującego w roku 2004
w ilości odpowiednio 20 i 26 dni, co było zgodne z aktualnie obowiązującymi zapisami
art. 154 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - kodeks pracy (Dz. U z 1998 roku Nr 21, poz. 94
z późn. zm.). W oparciu o akta osobowe pracowników stwierdzono, iż wymiar urlopu wypoczynkowego ustalony został z uwzględnieniem zapisów art. 153 i art. 155 Kodeksu pracy. Ponadto przygotowując plan urlopów pracowników na rok 2004 uwzględniono postanowienia art. 163 § 1, dotyczące nie ujmowania w planie 4 dni urlopu udzielanego
„na żądanie” pracownika oraz art. 18 ustawy z dnia 14 listopada 2003 roku o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. Nr 213, poz. 2081), który stanowi iż „…do pracowników, którzy do dnia wejścia w życie ustawy (1.01.2004 r.)
nie nabyli prawa do kolejnego urlopu, stosuje się do czasu nabycia prawa do kolejnego urlopu art. 153 Kodeksu pracy w dotychczasowym brzmieniu.”

Stwierdzono jednak, iż po nowelizacji od dnia 1.01.2004 roku art. 154 Kodeksu pracy mówiącego, iż „..wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę wymiar urlopu..” jaki przysługuje danemu pracownikowi, kierownik jednostki nie dokonał zmian wprowadzonych nowymi przepisami, tj. nie przeliczył wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikom pracującym w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Pani U. W. zatrudnionej od dnia 17.11.2003 roku na stanowisku informatyka w wymiarze 7/8 etatu, w chwili zatrudnienia ustalono wymiar urlopu w ilości 20 dni, co było zgodne z obowiązującym stanem prawnym. Jednakże w roku 2004, tj. po zmianie przepisów dotyczących ustalania wymiaru urlopu osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, nie dokonano przeliczenia przysługującego Pani U. W. urlopu wypoczynkowego i w „Informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych” z dnia 2.07.2004 roku, wydanej na podstawie art. 29 § 3 Kodeksu pracy, kierownik jednostki poinformował, iż przysługuje jej prawo do 10 dni urlopu od 17.05.2004 r. oraz prawo do pozostałej części urlopu od dnia 17.11.2004 r., w wymiarze 20 dni minus urlop wykorzystany po połowie roku. Zapis ten nie uwzględnia obowiązujących uregulowań art. 154 § 2 Kodeksu pracy, zgodnie z którym urlop Pani U. W. powinien zostać ustalony w wymiarze godzinowym 140 godzin (urlop w wymiarze 20 dni x 7/8 etatu x 8 godzin pracy - zgodnie z art. 154² § 2 Kodeksu pracy „…jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy…”) i od dnia 17.05.2004 r. przysługuje jej prawo do wykorzystania 70 godzin urlopu, a od 17.11.2004 r. - prawo do wykorzystania pozostałej części urlopu, w wymiarze ogółem nie przekraczającym 140 godzin.

W zakresie kontroli dotyczącym ustalania wymiaru urlopu osób
nie kontynuujących zatrudnienia przez okres pełnego roku kalendarzowego ustalono,
iż w WOI-TBD w roku 2004 zaistniały dwa takie przypadki:

W Wojewódzkim Ośrodku Informatyki - Terenowym Banku Danych
w Białymstoku sporządzono plan urlopów wypoczynkowych pracowników na rok 2004.
Plan zatwierdzony został przez p.o. Dyrektora WOI-TBD - Pana Waldemara Grądzkiego.
Na planie brak jest daty jego zatwierdzenia. Według informacji udzielonych przez
Panią D. B.-B. prace przygotowawcze do sporządzenia planu urlopów rozpoczęto w listopadzie 2003 roku, a zatwierdzenie planu nastąpiło w grudniu 2003 roku. Zatwierdzony plan urlopów wypoczynkowych umieszczony został na tablicy ogłoszeń w WOI-TBD, umożliwiając zapoznanie się z nim pracowników Ośrodka (art. 163 § 2 Kodeksu pracy).

Ustalono, iż przed sporządzeniem planu urlopów pracownicy składali
(w większości) pisemne wnioski z terminami wykorzystania urlopów wypoczynkowych.
Na podstawie tych wniosków ułożony został plan urlopów wypoczynkowych pracowników na rok 2004 r. Przedstawiony plan nie został zaakceptowany przez p.o. Dyrektora WOI-TBD. Według wyjaśnień Pani D. B.-B. decyzją p.o. Dyrektora WOI-TBD do planu zostały wprowadzone zmiany. Dokonano korekt terminów urlopów w stosunku do 9 pracowników. Terminy urlopów 14 pracowników pozostały bez zmian. Po wprowadzeniu korekt plan urlopów wypoczynkowych pracowników na rok 2004 został zaakceptowany przez kierownika jednostki.

W planie urlopów nie ujęto Pana K. S., zatrudnionego w WOI-TBD od dnia 8.12.2003 roku na stanowisku informatyka w pełnym wymiarze czasu pracy. W związku z brakiem konkretnej daty zatwierdzenia planu urlopów wypoczynkowych, niemożliwe jest ustalenie czy pracownik został zatrudniony jeszcze przed ustaleniem planu i powinien zostać w nim ujęty.

Ponadto, ustalony w planie urlop wypoczynkowy Pani U. W. narusza postanowienia art. 162 Kodeksu pracy, który stanowi iż „…co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych…”. Urlop pracownika w planie urlopów zaplanowano natomiast w terminach: 24-27.05 (4 dni), 11.06 (1 dzień), 21-25.06 (5 dni).

W Wojewódzkim Ośrodku Informatyki - Terenowym Banku Danych
w Białymstoku nie są prowadzone indywidualne kartoteki urlopowe pracowników. Udzielane pracownikom urlopy wypoczynkowe ewidencjonowane są w systemie komputerowym,
z wyszczególnieniem dla każdego pracownika:

W zakresie realizacji obowiązków wynikających z art. 154² Kodeksu pracy (wszedł w życie 1.01.2004 roku), który stanowi iż „… urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu…” ustalono, iż urlop udzielany jest pracownikom z uwzględnieniem powyższych zasad. Naruszenie postanowień powyższego artykułu stwierdzono jedynie
w odniesieniu do jednego pracownika: Pani A. J., zatrudnionej na stanowisku ekonomisty w pełnym wymiarze czasu pracy, 4-krotnie udzielony został urlop wypoczynkowy w wymiarze godzinowym mniejszym niż ustalony dla pracownika dobowy wymiar czasu pracy (8 godzin):

W wyniku analizy zewidencjonowanych terminów wykorzystania urlopów wypoczynkowych pracowników stwierdzono, iż istnieją rozbieżności pomiędzy zaplanowanymi na rok 2004 terminami urlopów wypoczynkowych a rzeczywistym wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego przez pracowników:

W planie urlopów na rok 2004 ustalone są następujące terminy urlopu : 7-9.06 (3 dni),
5-23.07 (15 dni), 15.10 (1 dzień), 8-10.11 (3 dni). W rzeczywistości pracownik korzystał z urlopu w terminach: 20.02 (1 dzień), 28-30.04 (3 dni), 14.06 (1 dzień),
5-19.07 (11 dni), 16-18.08 (3 dni), 29.10 (1 dzień). W związku z powyższym, tylko część urlopu wypoczynkowego w 2004 roku pracownik wykorzystał zgodnie z planem urlopów.

W związku z nie ujęciem Pana K. S. w planie urlopów wypoczynkowych na rok 2004 nie można stwierdzić, czy przysługujący mu urlop wykorzystywał zgodnie z wcześniej ustalonymi terminami.

W oparciu o sporządzoną listę urlopów wypoczynkowych wykorzystanych w roku 2004 przez pracowników WOI-TBD ustalono, iż przynajmniej jedna część udzielanego pracownikom urlopu trwa nie mniej niż 14 dni kalendarzowych, co zgodne jest
z zapisami art. 162 Kodeksu pracy, który stanowi, iż „na wniosek pracownika urlop może być podzielony na części. W takim przypadku co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych”. Jedynie Pan M. S. do dnia kontroli nie wykorzystał urlopu w ilości przekraczającej 9 dni kalendarzowych.

W zakresie realizacji art. 168 Kodeksu pracy, który stanowi że „…urlopu niewykorzystanego w terminie zgodnym z art. 163 (tzn. ustalonym w planie urlopów) należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego…” stwierdzono, iż pracodawca w pełni respektuje zawarte w nim postanowienia. Wszystkie niewykorzystane w roku 2003 urlopy wypoczynkowe zostały udzielone pracownikom najpóźniej do dnia 31.03.2004 roku.

W oparciu o podania pracowników ustalono, iż na wniosek pracownika udzielany jest urlop na podstawie art. 167² Kodeksu pracy tzw. „urlop na żądanie”. Wnioski
o udzielenie ww. urlopu są opisywane jako „na żądanie” przez kierownika jednostki.
W WOI-TBD nie jest prowadzona odrębna ewidencja urlopów udzielonych pracownikom
w trybie art. 167² Kodeksu pracy. Wszystkie podania o udzielenie urlopu w 2004 roku wraz
z listami obecności są umieszczone w jednym segregatorze. Podania posegregowane są
w podziale na poszczególnych pracowników i ułożone chronologicznie.

Kontrolujący poinformował kierownika jednostki o ujawnionych nieprawidłowościach, wymagających podjęcia działań zaradczych i usprawniających.

Zgodnie z § 22 zarządzenia Nr 3/02 Wojewody Podlaskiego z dnia
19 lutego 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli Kierownik jednostki został poinformowany o możliwości zgłoszenia zarządzającemu kontrolę w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu pisemnych wyjaśnień, co do zawartych w protokole ustaleń.

Protokół niniejszy sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach
i po odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Panu Waldemarowi Grądzkiemu - p.o. dyrektora Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki - Terenowego Banku Danych w Białymstoku.

Kontrolujący dokonał wpisu w książce kontroli Wojewódzkiego Ośrodka Informatyki - Terenowego Banku Danych w Białymstoku pod poz. 6.

Białystok, 2004.11.24

17

9