PROTOKÓŁ

z kontroli realizacji umowy zawartej w celu świadczenia usług socjalnych na rzecz osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością przez Polski Komitet Pomocy Społecznej Zarząd Okręgowy w Suwałkach, ul. Noniewicza 59B

Polski Komitet Pomocy Społecznej jest powstałym 15 października 1958 roku stowarzyszeniem posiadającym osobowość prawną, działalność prowadzi na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.

Adres siedziby: Zarząd Okręgowy Polskiego Komitetu Pomocy Społecznej, 16-400 Suwałki, ul. Noniewicza 59B.

Sekretarzem Zarządu Okręgowego jest Pani Grażyna Kondracka.

Kontrolę przeprowadzili:

1.      Danuta Skucz - starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku,

2.      Piotr Słabiński - starszy inspektor w Wydziale Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku,

na podstawie upoważnienia Nr PS.VI.0939/302/04 z dnia 10.11.2004 r. wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Andrzeja Kozłowskiego - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 23 listopada 2004 r.

W toku kontroli wyjaśnień udzielała:

1.      Pani Grażyna Kondracka - Sekretarz Zarządu Okręgowego.

Przedmiot kontroli:

Realizacja umowy Nr  6/2004 zawartej pomiędzy Wojewodą Podlaskim a Polskim Komitetem Pomocy Społecznej Zarządem Okręgowym w Suwałkach o świadczenie usług socjalnych na rzecz osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością - w okresie od dnia podpisania umowy (tj. od 17.09.2004 r.) do dnia kontroli (tj. do 23.11.2004 r.).

Kontrolą objęto następujące zagadnienia:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:

-         czy podmiot posiada kuchnię, czy posiłki są dowożone,

-         wyposażenie stołówki.

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania:

-         dni i godziny wydawania posiłków.

4.      Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania. Udział wolontariuszy.

5.      Stan realizacji zadania oraz efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania

-         data rozpoczęcia realizacji zadania (oraz data rozpoczęcia wydawania posiłków),

-         opis realizowanych zadań wynikających z programu - wg stanu na dzień kontroli,

-         sposób rekrutacji uczestników (czy osoby objęte pomocą kierowane są przez OPS lub inne podmioty, czy zgłaszają się same) oraz ich charakterystyka (płeć, wiek, status materialny, okoliczności uzasadniające korzystanie z pomocy).

-         liczba osób objętych pomocą - stan na dzień kontroli,

-         rodzaj udzielonej pomocy: rodzaj posiłku (np. pełny obiad, zupa, zupa z mięsną wkładką), pomoc rzeczowa (jaka?).

6.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

-         wydatkowana kwota - wg stanu na dzień kontroli,

-         rodzaj wydatków.

7.      Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania:

-         czy wydatki dokumentowane są rachunkami bądź fakturą,

-         czy rachunki, faktury są opisane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Ustalenia kontroli:

1.      Warunki lokalowe bezpośrednio służące realizacji zadania:

PKPS dysponuje własną kuchnią wyposażoną i dostosowaną do wymogów Sanepidu z wydzieloną stołówką, oraz pomieszczeniem socjalno-biurowym i magazynowym. Stołówka jednorazowo może przyjąć 50 osób.

2.      Zasoby kadrowe i kwalifikacje osób związanych z realizacją zadania.

W chwili obecnej zatrudnione są trzy osoby na podstawie umowy o pracę: sekretarz zarządu, pracownik administracyjny, kucharka oraz jedna osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej - księgowa.

3.      Organizacja działań podejmowanych w ramach realizacji zadania:

Posiłki wydawane są od poniedziałku do piątku w godzinach 12³⁰ - 14³⁰. Punkt magazynowy (zlokalizowany przy biurze PKPS) wydaje odzież, obuwie, środki higieny osobistej w miarę potrzeb.

4.      Współpraca z partnerami zaangażowanymi w realizację zadania. Udział wolontariuszy.

Przy realizacji zadań PKPS współpracuje m.in. z Urzędem Miasta Suwałki, Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Urzędem Marszałkowskim. Nawiązał też współpracę z mieszkańcami Suwałk, prywatnymi przedsiębiorcami, hurtownikami oraz innymi stowarzyszeniami zajmującymi się pomocą społeczną. Przy realizacji zadań nie wymagających specjalistycznej wiedzy (przede wszystkim prace porządkowe oraz pomoc przy organizowanych zbiórkach) PKPS współpracuje z wolontariuszami.

5.      Stan realizacji zadania oraz efektywność, rzetelność i jakość realizacji zadania:

Polski Komitet Pomocy Społecznej Zarząd Okręgowy w Suwałkach prowadzi stołówkę oraz magazyn z żywnością, odzieżą, obuwiem i środkami higieny osobistej. Świadczenie usług socjalnych (wydawanie posiłków i pomoc rzeczowa) na rzecz osób bezdomnych i zagrożonych bezdomnością realizowane jest przez cały rok.

Natomiast rozpoczęcie realizacji umowy zawartej z Podlaskim Urzędem Wojewódzkim nastąpiło w dniu 27.09.2004 r. poprzez zakup odzieży.

Osoby objęte pomocą kierowane są przez MOPS Suwałki, bądź zgłaszają się same. PKPS prowadzi rejestr osób korzystających z różnych form pomocy. Osoby pragnące skorzystać z pomocy składają podanie, w którym pokrótce opisana jest ich sytuacja życiowa (bezdomność, lub skrajne ubóstwo, a w konsekwencji zagrożenie bezdomnością) i zawarta jest prośba o udzielenie pomocy w formie posiłków,  paczek żywnościowych, środków higieny osobistej i czystości lub odzieży. Do podań z reguły załączona jest decyzja wydana przez  MOPS i zaświadczenie z PUP.

Aktualnie w zainteresowaniu MOPS w Suwałkach jest 134 bezdomnych, natomiast w kręgu zainteresowań PKPS pozostaje 184 rodzin, którym w bieżącym roku udzielona była pomoc w formie posiłków lub pomoc rzeczowa. Codziennie z posiłków (zupa z mięsną wkładką) korzysta około 60 osób z czego 19 osób skierowane i opłacane są przez MOPS w Suwałkach.

Odzież, obuwie i środki czystości z magazynu wydawane są na druku MW na nazwisko bezdomnego lub osoby zagrożonej bezdomnością.

Adresatami pomocy w przeważającej części są mężczyźni w wieku 40-50 lat (pomoc w postaci posiłków), oraz rodziny wielodzietne zagrożone bezdomnością (skrajne ubóstwo) korzystające z pomocy w postaci paczek żywnościowych.

6.      Prawidłowość wykorzystania otrzymanej dotacji:

Środki wykorzystane zostały zgodnie z umową tj. na:

Żywność:

Lp.      Poz. ks.           Nr faktury Data zakupu Kwota        Kwota z dot. Data zapłaty

Gaz:

Telefony:

Energia:

Doposażenie:

Paliwo:

Odzież:

Obuwie:

Środki czystości:

Na dzień kontroli wydatkowano kwotę 3.743,27 zł tj. 70,60% przyznanych środków. Do rozliczenia pozostało 1.558,73 zł.

7.      Prawidłowość prowadzenia dokumentacji dotyczącej realizacji zadania:

Dokumentacja w sprawie wydatkowania dotacji prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi przepisami. Każdy z rachunków opisany jest w sposób potwierdzający ich opłacania ze środków PUW zgodnie z zawarta umową, sprawdzony pod względem merytorycznym i rachunkowym.

Sekretarzowi Zarządu Okręgowego PKPS w Suwałkach przysługuje prawo wniesienia pisemnego wyjaśnienia co do zawartych w protokole ustaleń w terminie 7 dni od daty jego otrzymania.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z tego jeden otrzymuje Sekretarz Zarządu PKPS w Suwałkach.

Podpisy kontrolujących

1.      Danuta Skucz

2.      Piotr Słabiński

Polski Komitet Pomocy Społecznej

Zarząd Okręgowy

16-400 Suwałki,ul. Noniewicza59B

Sekretarz

Grażyna Kondracka

Kierownik Biura

............................................

data i podpis kontrolowanego