PROTOKÓŁ
kontroli problemowej
Spółdzielczej Grupy Hodowców „STRUŚ PODLASKI” w Łomży przeprowadzonej w dniach 21- 22 lutego 2005 roku
Kontrolę w Spółdzielczej Grupie Hodowców „STRUŚ PODLASKI” w Łomży w dniach 21- 22 lutego 2005 roku przeprowadziła Alicja Anuszkiewicz starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na postawie upoważnienia Nr 1/05 z 9 lutego 2005 roku i wpisie do książki kontroli pod pozycją 1..
Tematem kontroli była problematyka wynikająca z art.12 ustawy z 15 września 2000 roku o grupach producentów rolnych i ich związkach oraz o zmianie innych ustaw (Dz.U. Nr 88, poz.983 ze zmianami w art.2,3 i art.12 ustawy z dnia 18 czerwca 2004 roku (Dz. U. Nr 162, poz. 1694) związana z realizowaniem zadań statutowych grupy producentów rolnych w zakresie produktu „drób żywy, mięso i jadalne podroby drobiowe, świeże, chłodzone, mrożone” oraz § 2 i § 10 ust.1 zarządzenia wewnętrznego Nr 3/02 Wojewody Podlaskiego z 19 lutego 2002 roku w sprawie szczegółowych zasad wykonywania kontroli. Kontrolą objęto takie zagadnienia jak:
1. realizacja zadań podmiotu zgodnych z aktem założycielskim,
2. zmiany w składzie ilościowym członków grupy,
3. spełnianie wymogu sprzedaży całości produktu poprzez grupę,
4. stosowane zasady dostarczania przez członków grupy informacji dotyczących wielkości sprzedaży i cen uzyskiwanych za produkty, z uwagi, na które grupa została powołana a są sprzedawane poza grupą.
Spółdzielcza Grupa Hodowców „STRUŚ PODLASKI” w Łomży swoją działalność prowadzi na podstawie statutu (załącznik nr 1) i regulaminów wewnętrznych (załącznik nr 2) zatwierdzonych przez Walne Zgromadzenie. Zgodnie ze statutem najwyższym organem Spółdzielni jest Walne Zgromadzenie, natomiast bieżącą działalnością kieruje trzyosobowy Zarząd nie pobierając za pracę wynagrodzenia. Pan Leszek Czyżewski jest Prezesem, który tę funkcję pełni od momentu utworzenia Spółdzielni. Organem nadzorczym i kontrolnym jest trzyosobowa Rada Nadzorcza.
Spółdzielcza Grupa jest organizacją dobrowolnie zrzeszającą rolników hodowców strusia, posiada osobowość prawną i działa jako przedsiębiorca poprzez wpis do rejestru przedsiębiorców. Celem Spółdzielni jest przede wszystkim tworzenie warunków do prowadzenia produkcji strusi w gospodarstwach jej członków i dalszego rozwoju, działa w ich imieniu i na ich rzecz poprzez umożliwienie zbytu żywca strusia według każdorazowo cen negocjowanych.
Wg informacji uzyskanych od Pana Leszka Czyżewskiego Prezesa Spółdzielni na dzień 22 lutego 2005 roku Spółdzielnia nie zatrudniała pracowników w pełnym wymiarze czasu pracy. Została zawarta tylko jedna umowa cywilno - prawna na obsługę prawną (załącznik 2a).
W trakcie kontroli stwierdzono, że Spółdzielnia na bieżąco reguluje zobowiązania wobec jednostek Skarbu Państwa, według oświadczenia złożonego na piśmie przez Prezesa Pana Leszka Czyżewskiego (załącznik 3).
W dniu 28 kwietnia 2004 roku dokonano wpisu Spółdzielczej Grupy Hodowców Strusi „STRUŚ PODLASKI” w Łomży do Rejestru Grup Producentów Rolnych i wydano decyzję administracyjną.
Kontrolą objęto zakres merytoryczny działalności Spółdzielni w okresie od 1 maja 2004 roku do 22 lutego 2005 roku, w tym również tryb i zasady przyjmowania w poczet członków wszystkich zainteresowanych od momentu rejestracji u Wojewody Podlaskiego grupy.
Spółdzielnia skupia rolników producentów strusia. Na dzień 22 lutego 2005 roku grupa liczyła 17 członków i ta liczba w analizowanym okresie, tj. od dnia wpisu do Rejestru Grup Producentów uległa zmianie o 2 członków. Jeden z członków został wykluczony z grupy a przyjęto 3 nowych. W trakcie kontroli stwierdzono, że nie były przestrzegane zasady wystąpienia członka ze Spółdzielni zgodnie z zapisami w dziale IV „Ustanie członkostwa” rozdziale I Statutu (§ 17, pkt. 2 mówi, że do kompetencji Rady Nadzorczej należy podejmowanie uchwał o wykreśleniu oraz o wykluczeniu członka z rejestru członków”. Z udostępnionych do wglądu dokumentów wynika, że Zarząd podjął uchwalę nr 1/2005 z 8 stycznia 2005 roku w sprawie wykluczania z listy członków Pana Tadeusza Bagińskiego (załącznik 4). Brak jest również dokumentacji dotyczącej doręczenia członkom zawiadomienia o wykluczeniu wraz z uzasadnieniem – zgodnie z zapisami w § 20 przywołanego statutu. Natomiast zgodnie z zapisami pkt 3 § 17 do kompetencji Zarządu należy „skreślenie członka z rejestru członków z powodu wystąpienia lub śmierci podejmuje Zarząd”. Kontrolującemu nie udało się pozyskać rejestru członków (do wglądu) oraz innych dokumentów mówiących o prowadzonym postępowaniu wewnątrzzakładowym (wezwanie członka w celu złożenia stosownych wyjaśnień, itp).
Kontrolującemu nie udało się pozyskać dokumentów dotyczących posiedzeń Walnego Zgromadzenia i Rady Nadzorczej. Według oświadczenia i sporządzonych notatek Prezesa ustalono, że na wniosek Zarządu w dniu 29 grudnia 2004 roku odbyło się Walne Zgromadzenie. Tematem tego posiedzenia było:
Ø przedstawienie sprawozdanie z działalności Zarządu w 2004 roku,
Ø ustalono zasady zakupu i dystrybucji pasz,
Ø omówiono sytuację na rynku żywca i mięsa strusia,
Ø przedstawiono propozycje firmy berlińskiej dotyczącej stałej współpracy w zakresie mięsa ze strusia,
Ø omówiono propozycje zmiany w umowach członkowskich.
W analizowanym okresie odbyły się dwa udokumentowane posiedzenia Zarządu, tj. w dniu 8 stycznia i 19 lutego 2005 roku (załącznik 5), na których dyskutowano w kilku kwestiach dotyczących w szczególności:
1. analizy i oceny wyników finansowych, ze szczególnym zwróceniem uwagi na bilans za 2004 rok (załącznik 6),
2. sprzedaży żywca do końca 2004 roku w oparciu o przyjęty plan sprzedaży (zapisany w planie działania grupy) na 2004 rok oraz tworzenie wstępnego planu na 2005 rok,
3. w zakresie odpowiedzialności i odpłatności za transport żywca z gospodarstwa do miejsca uboju,
4. w związku z padnięciem 2 sztuk strusi podczas transportu z gospodarstwa Pana Stanisława Rzepniewskiego w wyniku przekarmienia Zarząd wystąpi do Rady Nadzorczej o wstrzymanie zapłaty za te sztuki i rozważenie zastosowania sankcji.
Przedmiotem kontroli była również analiza dokumentacji dotyczącej spraw związanych z przyjmowaniem kandydatów na członków grupy. W wyniku dokonanej analizy i udostępnionych materiałów stwierdzono, że w dokumentach znajdują się:
- 17 podpisanych deklaracji członkowskich i 17 podpisanych umów członkowskich (załącznik 7),
- istnienie zaświadczeń z UG o posiadanym gospodarstwie rolnym,
- podpisane oświadczenia członków o wyrażeniu zgody na przetwarzanie ich danych osobowych,
- podpisane oświadczenia o tym, że zapoznali się z regulaminem członkowskim,
- wszystkich kandydatów Zarząd powiadamiał telefonicznie o podjęciu uchwały w sprawie przyjęcia ich na członków,
- we wszystkich deklaracjach odnotowano również datę podjęcia uchwały o przyjęciu w poczet członków.
W trakcie kontroli ustalono, że wszystkie podania zainteresowanych osób zostały rozpatrzone pozytywnie.
Według ustnych informacji przedłożonych przez Prezesa działalność Zarządu w 2004 roku przedstawiała się następująco:
Ø Dwukrotna promocja żywych strusi i uzyskiwanych z nich produktów na targach Polskich Targach Żywności w Berlinie,
Ø Promocja żywych strusi i uzyskiwanych z nich produktów na POLAGRZE w Poznaniu, na Okręgowej Wystawie Zwierząt Hodowlanych w Szepietowie oraz podczas Prezydenckich Dożynek w Spale,
Ø Udział w imprezach folklorystycznych w Regionie z promocją żywych strusi i uzyskiwanych z nich produktów,
Ø Udział w prezentacji Regionu Podlasie w Ministerstwie Rolnictwa i Rozwoju Wsi grupy producentów strusia i wyrobów z niego,
Ø Organizowanie zakupu pasz dla hodowców strusia,
Ø Pomoc w zakupie niezbędnych urządzeń do wylęgu strusi,
Ø Stała współpraca z Powiatowymi Lekarzami Weterynarii w zakresie poprawy warunków chowu i hodowli strusi,
Ø Nawiązywanie współpracy z CARO w Zielonej Górze w zakresie możliwości zbytu nadwyżek piskląt strusich,
Ø Poszukiwanie nowych rynków zbytu zarówno w żywcu jak i w mięsie oraz wyrobach. Podjęto rozmowy z firmą niemiecką, w wyniku, czego zawarto w miesiącu grudniu 2004 roku próbną umowę sprzedaży na 2 ton i w miesiącu lutym 2005 roku na 1 tonę. Obie strony wyraziły chęć dalszej współpracy i prawdopodobnie zostanie sfinalizowany stały kontrakt na dostawy minimum 1 tony mięsa miesięcznie. Jest to propozycja dająca lepsze warunki cenowe niż dotychczas oferowali inni nabywcy. Szczegółowy kontrakt prawdopodobnie zostanie podpisany na przełomie marca i kwietnia br. Czyniono również uzgodnienia ze „STRUSIEM POLSKIM” i niewielką partię towaru sprzedano w miesiącu grudniu 2004 roku i styczniu 2005 roku w ilości 200 sztuk. Po dwumiesięcznym okresie sprzedaży Zarząd podjął decyzję o zaniechaniu dalszej współpracy, głównie ze względów ekonomicznych.
Ø Prezes Spółdzielni stale współpracuje z Krajowym Związkiem Hodowców Strusi, będąc jednocześnie członkiem.
W trakcie kontroli stwierdzono, że dokumentacja znajduje się w rozproszeniu, co znacznie utrudnia dotarcie do konkretnych spraw i w znacznym stopniu utrudnia sprawne nimi posługiwanie się i ich terminowe załatwianie.
Akt założycielski – statut nie przewiduje stosowania odstępstw od wymogu sprzedaży 100% produktu poprzez grupę. Według ustnego oświadczenia Prezesa ta zasada jest przez członków grupy przestrzegana i nikt nie wystąpił o możliwość zastosowania odstępstw w zakresie sprzedaży poza grupą.
Informacje o skali produkcji w poszczególnych gospodarstwach, terminach dostaw oraz ich zmiany dokonywane są każdorazowo w formie telefonicznej i w tej sprawie nie dokonuje się zapisów w stosownej dokumentacji. Według Prezesa w aktualnych warunkach funkcjonowania grupy ta forma jest najbardziej odpowiednia. Z chwilą zatrudnienia etatowych pracowników zmieni się system prowadzenia dokumentacji. Na dzień kontroli (wg. ustnego oświadczenia Prezesa) aż czterech członków grupy nie zajmowało się chowem strusia. W tej sytuacji należy podjąć działania zmierzające do unormowania tej sytuacji, np. poprzez podjęcie stosownych uchwał i ich egzekwowanie.
Wobec braku stosownej dokumentacji kontrolujący nie mógł dokonać żadnej analizy w zakresie wielkości produkcji w gospodarstwach rolnych jak i wielkości sprzedaży tego produktu poprzez grupę.
W trakcie oględzin dokumentów nie stwierdzono, aby stosowane były wykluczenia z obrotu towarowego produktu dostarczonego lub zadeklarowanego przez producenta, a niespełniającego warunków jakości. Do dnia kontroli w Spółdzielni nie zostały ustalone procedury kontroli jakości. Wymóg taki został określony w punkcie VIII podpunkt 12 Statutu – „zgromadzenie wspólników ustali w drodze uchwały procedurę kontroli jakości i zobowiąże Zarząd do przeprowadzania kontroli z przestrzeganiem tej procedury”. W przypadku hodowli strusi jest to bardzo ważne, chociażby w zaistniałej ostatnio sytuacji – okarmienia strusi w dniu transportu, w wyniku, czego 2 sztuki padły.
Według zapewnień Prezesa - członkowie Zarządu dokonywali wyrywkowej kontroli w gospodarstwach swoich członków. Na tą okoliczność nie była jednak sporządzana stosowna dokumentacja.
Zarząd Spółdzielni złożył wniosek o udzielenie przez ARiMR w Warszawie wsparcia finansowego na działalność administracyjną Spóldzielni za okres do 31 grudnia 2004 roku (załącznik 8). W dniu 16 grudnia 2004 roku została podpisana między Agencją a Spółdzielnią umowa Nr 64/2004 na dofinansowanie działalności administracyjnej. Do dnia kontroli umowa ta nie została jeszcze zrealizowana (załącznik 9).
W analizowanym okresie Walne Zgromadzenie, Rada Nadzorcza czy też Zarząd nie wnioskowali i nie dokonywali żadnych zmian w statucie i regulaminach wewnętrznych. Nie były również stosowane kary ani inne sankcje dyscyplinujące członków do stosowania zasad jakościowej produkcji strusia.
W dniu 22 lutego br. dokonano lustracji dokumentacji bezpośrednio w gospodarstwach producentów – członków grupy. W związku z tym odwiedzono 2 gospodarstwa położone na terenie powiatu łomżyńskiego i białostockiego. Z przeprowadzonych rozmów, wglądu do dokumentów i oględzin produktu stwierdzono, że niezbędna dokumentacja znajduje się w gospodarstwie.
Ponadto nikt z rozmówców nie zgłaszał uwag ani skarg na pracę poszczególnych organów w Spółdzielni. Natomiast prawie wszyscy producenci podnosili problem niestabilnej opłacalności produkcji żywca strusiowego. Wzrost cen żywca w minimalnym stopniu pokrywa wzrost cen na środki do produkcji rolnej i czyni tą działalność coraz mniej konkurencyjną w stosunku do innych kierunków produkcji zwierzęcej.
W trakcie rozmów z rolnikami zwracano uwagę na zasadność tworzenia funduszu specjalnego. W aktualnej trudnej sytuacji finansowej producenci nie widzą potrzeby tworzenia takiego funduszu, natomiast nie wykluczają potrzeby jego utworzenia w przyszłości.
W okresie objętym kontrolą nie odnotowano wnoszenia na piśmie przez członków grupy żadnych skarg i wniosków na działalność organów Spóldzielni oraz nie postulowano o zwołanie Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
Nie stwierdzono również innych przypadków udzielania pełnomocnictw innym osobom poza osobami wymienionymi w statucie do dokonywania czynności prawnych związanych z kierowaniem bieżącą działalnością gospodarczą podmiotu.
Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden po odczytaniu i podpisaniu pozostaje w Spółdzielczej Grupie Hodowców STRUSIA PODLASKIEGO w Łomży a drugi w Wydziale Środowiska i Rolnictwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.
W przypadku, gdy kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami zawartymi w protokóle, może w terminie 7 dni od dnia doręczenia protokółu, zgłosić Wojewodzie umotywowane zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokóle.
Łomża 22 marzec 2005 roku
Kontrolowany:
Leszek Czyżewski
Prezes Zarządu
Spółdzielczej Grupy Hodowców
„STRUŚ PODLASKI”
Kontrolujący
Alicja Anuszkiewicz
starszy inspektor wojewódzki