Białystok, dnia 26 lipca 2005 r.
Podlaski Urząd Wojewódzki
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
OB.III.0932- USC-4/05
Pan
Tadeusz Wróblewski
Burmistrz Łap
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 18 i 25 maja 2005 r. przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Łapach dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r.- prawo o aktach stanu cywilnego /tekst jednolity Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz.1688/ oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego , sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów /Dz.U. Nr 136, poz.884 z późn.zm./.
Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Burmistrza .
Stwierdzono, że akty stanu cywilnego sporządzane są przy wykorzystaniu systemu komputerowego , na obowiązujących drukach, które następnie oprawiane są w księgę. Akty urodzeń, małżeństw i zgonów objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych tj. dokumentów które stanowią podstawę sporządzenia aktu.
Zarówno księgi jak i akta zbiorowe prowadzone są bardzo starannie i zgodnie z zasadami określonymi przez w/w przepisy prawa, co zasługuje - z uwagi na bardzo dużą ilość sporządzanych aktów oraz wydawanych z nich odpisów skróconych i zupełnych- na szczególne uznanie.
W zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktu czy też wydania decyzji w sprawie umiejscowienia zagranicznego aktu stanu cywilnego do księgi polskiej.
Zaświadczenia od duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym przekazywane były do USC w Łapach w ustawowym terminie tj. przed upływem 5 dni od daty zawarcia związku małżeńskiego – art.8 § 3 krio.
Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono uchybienia polegające na;
- przyjęciu tłumaczenia zagranicznego aktu urodzenia dokonanego przez osobę nie posiadającą uprawnień tłumacza przysięgłego / akt urodzenia Nr (…)1 /,.
- błędnej ocenie dokumentu zagranicznego dot. urodzenia dziecka i wpisanie go do księgi polskiej w trybie art.73 ust.1 prawa o asc / akt urodzenia Nr (…)1 /.
- przytaczaniu w podstawie prawnej decyzji art.73 prawa o asc, nie wskazując ustępu odnoszącego się do transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej .
Art. 73 ust.1 ustawy reguluje wpisanie do polskich ksiąg stanu cywilnego
aktu sporządzonego za granicą, natomiast pozostałe ustępy dot. wpisywania wzmianek dodatkowych lub zamieszczania przypisków na podstawie dokumentów zagranicznych.
- w kilku przypadkach sporządzenie aktu małżeństwa po terminie określonym w art.61 a ust.2 prawa o asc / akty małżeństw Nr (…)1/.
- nieprawidłowym sposobie prowadzenia teczek zawierających wnioski o wydanie odpisów skróconych i zupełnych aktów stanu cywilnego.
W związku z powyższym w przyszłej działalności Kierownik USC winien:
- zwrócić szczególną uwagę , aby zagraniczne odpisy aktów stanu cywilnego przedkładane były do transkrypcji wraz z ich urzędowym tłumaczeniem na język polski , dokonanym przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula,
/ § 9 rozporządzenia/.
- każdorazowo poddawać wnikliwej analizie dokumenty zagraniczne przedkładane do wpisania do księgi polskiej .
- precyzyjnie przytaczać w decyzji podstawę prawną jej wydania.
- przestrzegać przewidziane w art.61 a ust.2 prawa o asc terminy sporządzenia aktów małżeństwa .
- założyć i opisać teczki spraw w sposób zgodny z instrukcją kancelaryjną i jednolitym rzeczowym wykazem akt .
Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nieskorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w zaleceń.
Z up. Wojewody Podlaskiego
Pani Ewa Maciak
Z-ca Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji
Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku
1 z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)