PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce,

ul. Piłsudskiego 4.

REGON - 050444382

Burmistrzem Miasta Hajnówka jest Pan Anatol Ochryciuk.

Dyrektorem Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce jest Pani Barbara Zdzisława Wasiluk od 16.03.1998r.

Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Hajnówce: jest jednostką organizacyjną, utworzoną uchwałą Nr X/66/90 Miejskiej Rady Narodowej w Hajnówce z dnia 26.04.1990r. w sprawie utworzenia Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce.

Kontrolę przeprowadziły:

1. Ewa Bonarska - starszy inspektor wojewódzki

2. Margarita Jaroszuk - starszy inspektor wojewódzki

3. Anna Liszewska - starszy inspektor wojewódzki

pracownicy Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 428 z dnia 30.09.2005r., wydanego w imieniu Wojewody Podlaskiego przez Andrzeja Kozłowskiego - Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Kontrolę przeprowadzono w dniu 4.10.2005r.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych (Dz.U. Nr 228, po. 2255 z późn. zm.).

Cel kontroli:

Ocena realizacji zadań zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych .

Przedmiotowy zakres kontroli:

Kontrolą objęto okres od 1.05.2004 r. do końca miesiąca poprzedzającego dzień kontroli i skontrolowano następujące zagadnienia:

I.             Sprawy organizacyjne: upoważnienie do prowadzenia postępowania i wydawania decyzji administracyjnych, organizacja realizacji przyznawania i wypłaty świadczeń rodzinnych (stworzenie komórki organizacyjnej zgodnie z art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych, kwalifikacje pracowników wykonujących zadanie).

II.          Przyznawanie świadczeń rodzinnych:

1.          Liczba zasiłków rodzinnych, dodatków do zasiłków rodzinnych, zasiłków pielęgnacyjnych i świadczeń pielęgnacyjnych przyznanych w okresie objętym kontrolą.

2.          Prawidłowość wypełnienia wniosku i dołączenie niezbędnych dokumentów określonych aktem wykonawczym.

3.          Zasadność przyznawania świadczeń rodzinnych.

4.          Prawidłowość prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych i wydawania decyzji administracyjnych przyznających świadczenia rodzinne.

5.          Prawidłowość postępowania w sprawie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń.

Ustalenia kontroli:

Ad I

Uchwałą Nr XXVIII/176/05 Rady Miasta Hajnówka z dnia 28.09.2005r. nadano statut Miejskiemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Hajnówce. Zgodnie z § 5 Ośrodek wykonuje zadania z zakresu pomocy społecznej, natomiast w myśl § 6 Ośrodek realizuje zadania z zakresu świadczeń rodzinnych poprzez: przyznawanie prawa do zasiłku rodzinnego i dodatków do tego zasiłku, świadczeń opiekuńczych oraz przyznawanie zaliczki alimentacyjnej. W strukturze organizacyjnej Ośrodka wyróżniono m.in. komórkę realizującą świadczenia rodzinne (§ 8 ust. 1 Statutu).

Zarządzeniem Nr 19/04 z dnia 22.04.2004r. Burmistrz Miasta Hajnówka upoważnił Panią Barbarę Zdzisławę Wasiluk - Kierownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce do prowadzenia postępowania w sprawach świadczeń rodzinnych, w tym także do wydawania decyzji administracyjnych.

Zadaniem tym zajmuje się Dyrektor i pięciu pracowników zatrudnionych w Ośrodku. Dyrektor zajmuje samodzielne pomieszczenie, drugie pomieszczenie zajmują pozostali pracownicy.

Realizacją zadania zajmują się:

1.      Barbara Zdzisława Wasiluk - z dniem 16.03.1998r. zatrudniona na tym stanowisku jako Kierownik Ośrodka, obecnie po zmianach - Dyrektor Ośrodka, wykształcenie wyższe: Uniwersytet Warszawski, tytuł: magister geografii oraz specjalizacja w zakresie organizacji pomocy społecznej.

2.      Barbara Grabiak - zatrudniona na stanowisku głównego administratora, w Ośrodku od 3.09.2001r., wykształcenie: Uniwersytet w Białymstoku, Wydział Prawa na kierunku prawo.

3.      Paweł Kierdelewicz - zatrudniony na stanowisku starszego administratora, w Ośrodku od 1.05.2004r., wykształcenie: Wyższa Szkoła Ekonomiczna w Białymstoku, na kierunku ekonomia w zakresie bankowość i finanse przedsiębiorstw.

4.      Emilia Szpilka - zatrudniona na stanowisku inspektora od 13.09.2004r. do 31.10.2005r., wykształcenie: Akademia Pedagogiki Specjalnej, studia wyższe magisterskie na kierunku pedagogika specjalna.

5.      Barbara Sienkiewicz - zatrudniona na stanowisku referenta ds. świadczeń rodzinnych od 8.08.2005r. do 7.12.2005r., wykształcenie: Uniwersytet w Białymstoku, Wydział Prawa na kierunku administracja.

6.      Rafał Dariusz Gryc -zatrudniony na stanowisku podinspektora informatyka, w Ośrodku od 13.05.2004r., wykształcenie średnie: Technikum Mechaniczne.

Ad II

1. W okresie zasiłkowym 1.05.2004r. do 31.08.2005r. świadczenia rodzinne przyznano:

1)      zasiłki rodzinne - 1031 osobom, w tym dodatki do zasiłku rodzinnego:

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 584 osobom,

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - 22 osobom,

ˇ        z tytułu urodzenia dziecka - 111 osobom,

ˇ        z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego - 98 osobom,

ˇ        z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego - 581 osobom,

ˇ        z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego - 125 osobom,

ˇ        z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na częściowe pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 14 osobom,

ˇ        z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na pokrycie wydatków związanych z zapewnieniem możliwości dojazdu do miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 41 osobom,

2)      zasiłki pielęgnacyjne - 207 osobom,

3)      świadczenia pielęgnacyjne - 75 osobom.

Wydano 3 decyzje odmawiające przyznania prawa do świadczeń rodzinnych, przyczyną odmowy było przekroczenie kryterium dochodowego na skutek wliczenia do dochodu rodziny - dochodu z wydzierżawionego umową dzierżawy gospodarstwa rolnego (w zamian za świadczenia podatkowe).W 1. przypadku na skutek wniesionego odwołania SKO w Białymstoku uchyliło zaskarżoną decyzję i umorzyło postępowanie w przedmiotowej sprawie.

Natomiast w okresie 1.09.2005r. do 7.10.2005r. świadczenia rodzinne przyznano:

1) zasiłki rodzinne - 1056 osobom, w tym dodatki do zasiłku rodzinnego:

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka - 133 osobom,

ˇ        z tytułu samotnego wychowywania dziecka i utraty prawa do zasiłku dla bezrobotnych - 7 osobom,

ˇ        z tytułu urodzenia dziecka - 8 osobom,

ˇ        z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego - 44 osobom,

ˇ        z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego - 827 osobom,

ˇ        z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego - 22 osobom,

ˇ        z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na częściowe pokrycie wydatków związanych z zamieszkaniem w miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 12 osobom,

ˇ        z tytułu podjęcia nauki w szkole poza miejscem zamieszkania (na pokrycie wydatków związanych z zapewnieniem możliwości dojazdu do miejscowości, w której znajduje się szkoła) - 42 osobom,

1)      zasiłki pielęgnacyjne - 444 osobom,

2)      świadczenia pielęgnacyjne - 51 osobom.

2. W trakcie kontroli stwierdzono, że wnioski o przyznanie świadczeń rodzinnych są wypełnione prawidłowo, opatrzone podpisem wnioskodawcy i datą wpływu do organu właściwego. Do wniosków dołączone są niezbędne dokumenty, stanowiące podstawę ustalenia prawa do świadczeń, w szczególności: potwierdzone kserokopie stron dowodu osobistego, skrócone odpisy aktów urodzenia dzieci, orzeczenia o niepełnosprawności albo o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności, zaświadczenia o uczęszczaniu dziecka do szkoły, lub szkoły wyższej, zaświadczenia o dochodzie osiągniętym przez wnioskodawcę i członków rodziny w 2002r. podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych wydane przez właściwego miejscowo Naczelnika Urzędu Skarbowego, oświadczenia członków rodziny o wysokości osiągniętego w 2002r. dochodu niepodlegającego opodatkowaniu, zaświadczenia urzędu gminy o wielkości gospodarstwa rolnego wyrażonej w hektarach przeliczeniowych ogólnej powierzchni w roku 2002, kopie  odpisów prawomocnych wyroków sądów orzekających rozwód lub separację, kopie aktu zgonu małżonka, zaświadczenia pracodawcy o zatrudnieniu i udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o jego okresie, zaświadczenia ZUS o otrzymywaniu do dnia 30.04.2004r. świadczeń alimentacyjnych, potwierdzone kopie wyroków zasądzających alimenty oraz zaświadczenia komorników o bezskuteczności egzekucji.

W okresie zasiłkowym 2004/2005 o świadczenia rodzinne ubiegała się jedna "osoba ucząca się" w rozumieniu ustawy o świadczeniach rodzinnych, zaś w nowym okresie zasiłkowym 2005/2006 - 2 osoby.

3. W trakcie kontroli sprawdzono 30% świadczeniobiorców i stwierdzono, że świadczenia rodzinne przyznano zasadnie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o świadczeniach rodzinnych.

a) zasiłek rodzinny

            zasiłek rodzinny przyznawany jest w prawidłowej wysokości od miesiąca, w którym złożono wniosek do końca okresu zasiłkowego. Nie stwierdzono nieprawidłowości w przyznawaniu tego świadczenia.

ˇ        dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu urodzenia dziecka

w aktach znajdują się odpisy skróconych aktów urodzenia dzieci. Świadczenie  przyznawane jest jednorazowo wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. Wysokość dodatku zawarta w decyzjach określona jest prawidłowo. 

ˇ                    dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono: zaświadczenia pracodawców o udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o okresie, na jaki urlop został udzielony oraz zaświadczenia o pozostawaniu w zatrudnieniu (jego formie - umowa na czas określony, nieokreślony) i zaświadczenie ZUS stwierdzające, że osoba ubiegająca się była zgłoszona do ubezpieczeń społecznych. Decyzję ustalającą prawo do dodatku podejmowano na okres zasiłkowy, bądź krótszy w przypadku udzielenia urlopu wychowawczego na czas krótszy niż okres zasiłkowy.

ˇ                    dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu samotnego wychowywania dziecka

w aktach znajdują się dokumenty potwierdzające samotne wychowywanie dziecka, w szczególności: dokument potwierdzający tożsamość, z którego wynika wpis odnośnie stanu cywilnego (w przypadku panny i kawalera), kserokopie prawomocnych orzeczeń Sądu Okręgowego o rozwiązaniu związku małżeńskiego lub separacji, akty zgonu jednego ze współmałżonków. Decyzje administracyjną podejmowano ustalając prawo do dodatku na okres zasiłkowy, ewentualnie na okres jednego roku w razie przyznania dodatku do zasiłku rodzinnego na podstawie art. 60 ust. 2 ustawy.

W 4 przypadkach skorzystano z możliwości przewidzianej w art. 23 ust. 4a ustawy - wystąpiły wątpliwości, które stanowiły podstawę przeprowadzenia wywiadu środowiskowego w celu potwierdzenia, czy osoba ubiegająca się świadczenia rodzinne jest osobą samotnie wychowującą dziecko. W jednym przypadku podjęto decyzję wstrzymującą wypłatę dodatku do zasiłku z tytułu samotnego wychowywania dziecka.

W sprawdzonych w czasie kontroli 3 przypadkach osób otrzymujących dodatek z tytułu samotnego wychowywania dziecka dokonano wyrównania świadczeń rodzinnych z tytułu samotnego wychowywania dziecka w wysokości 70 % przysługujących w kwietniu 2004r. alimentów - na podstawie ustawy z dnia 30.07.2004r. o zmianie ustawy o pomocy społecznej. Wszystkie decyzje dotyczyły wyrównania dla osoby "będącej w systemie świadczeń rodzinnych". Kwoty wyrównania i czasokres ich wypłaty ustalono prawidłowo.

ˇ                    dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączano orzeczenia o niepełnosprawności dziecka lub orzeczenia o umiarkowanym albo o znacznym stopniu niepełnosprawności. Czasokres przyznanego dodatku odpowiada okresowi zasiłkowemu lub w przypadku, gdy orzeczenie wydane jest na krótszy okres do końca miesiąca, na jaki ustalona jest niepełnosprawność lub stopień niepełnosprawności. Wysokość dodatku uzależniona jest od wieku dziecka.

ˇ                    dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego

do zgromadzonej dokumentacji dołączono zaświadczenia ze szkoły w przypadku nauki w szkole ponadgimnazjalnej. Świadczenie przyznawane jest jednorazowo w miesiącu wrześniu wraz z decyzją przyznającą zasiłek rodzinny i ewentualne inne dodatki. Decyzje określają prawidłową wysokość dodatku - wypłata jednorazowa w kwocie 90 zł.

ˇ                    dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu podjęcia przez dziecko nauki poza miejscem zamieszkania

w aktach sprawy znajdują się zaświadczenia lub oświadczenia, potwierdzające fakt nauki dziecka w szkole ponadgimnazjalnej poza miejscem zamieszkania, a także w przypadku zamieszkania w miejscowości, w której znajduje się siedziba szkoły - dokumenty potwierdzające tymczasowe zameldowanie. W decyzji przyznającej dodatek czasokres jego przyznania określony jest od czerwca do września ( na okres roku szkolnego).

b) świadczenie pielęgnacyjne

świadczenia pielęgnacyjne przyznawane są osobom, które rezygnują z pracy lub nie podejmują zatrudnienia w związku z koniecznością opieki nad dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o niepełnosprawności łącznie ze wskazaniami, których mowa w art.6b ust 3 pkt 7 i 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997r. rehabilitacji społecznej i zawodowej osób niepełnosprawnych oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych albo o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Do akt dołączone są orzeczenia o niepełnosprawności lub o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności zawierające wymagane do ustalenia uprawnienia wskazania: konieczność stałego współudziału opiekuna dziecka w procesie leczenia i rehabilitacji dziecka, konieczność długotrwałej opieki ze względu na znacznie ograniczoną zdolność samodzielnej egzystencji lub orzeczenia o znacznym stopniu niepełnosprawności.

c) zasiłek pielęgnacyjny

w aktach prowadzonych spraw znajdują się niezbędne do przyznania zasiłku dokumenty:

- uwierzytelniona kopia dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o zasiłek pielęgnacyjny,

-orzeczenie o niepełnosprawności albo

- orzeczenie o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, ze wskazaniem daty powstania niepełnosprawności albo

- orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Zasiłek pielęgnacyjny przyznawano decyzją od miesiąca złożenia wniosku do daty określonej orzeczeniem, a w przypadkach ustalenia niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności na trwale - bezterminowo.

Wysokość zasiłku ustalona jest w prawidłowej kwocie. W okresie zasiłkowym 2004/2005 sposób wypłaty określony decyzją - 15 dnia miesiąca na konto wnioskodawcy lub w kasie Banku. W trakcie kontroli stwierdzono, że we wrześniu 2005r. w przypadku zasiłków pielęgnacyjnych przyznanych wcześniejszą decyzją bezterminowo, lub na okres dłuższy niż zasiłkowy 2004/2005 - w niektórych przypadkach wypłaty zasiłku dokonano po 15. dniu miesiąca, z naruszeniem zapisów decyzji.

W jednym przypadku T.B. - poz.3 załącznika do protokołu stwierdzono prawdopodobieństwo nienależnego pobrania zasiłku pielęgnacyjnego na dziecko.

Przykłady osób, którym ustalono prawo do świadczeń rodzinnych zawiera załącznik do protokołu.

4. Świadczenia rodzinne przyznawane są każdorazowo w oparciu o złożony przez osobę ubiegającą się wniosek z niezbędnymi dokumentami. Decyzje administracyjne podejmowane są w terminach określonych przepisami ustawy i kodeksu postępowania administracyjnego. Wydane są zgodnie z przepisami art. 107 kpa i zawierają niezbędne elementy, w szczególności czasokres przyznania świadczeń rodzinnych, ich wysokość, termin i sposób wypłaty. Decyzje z upoważnienia Burmistrza podejmuje Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce. Decyzje zawierają pouczenie o konieczności poinformowania organu o zmianie sytuacji wnioskodawców mających wpływ na ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych, oraz o tym, że nienależnie pobrane świadczenia podlegają zwrotowi na zasadach określonych w art. 30 ustawy.

Wypłaty przyznanych świadczeń dokonywano w terminach określonych w art. 26 ustawy o świadczeniach rodzinnych - zgodnie z decyzjami ich wypłata jest dokonywana 15. dnia miesiąca za dany miesiąc. Wypłata świadczeń następuje bądź w gotówce, bądź w tym dniu przelewane są na konta osobiste świadczeniobiorców.

5. W kontrolowanym okresie Ośrodek w 2. sprawach prowadził postępowania w zakresie nienależnie pobranych świadczeń. W jednej sprawie postępowanie prowadzono nieprawidłowo. Przed podjęciem decyzji ustalającej świadczenia nienależnie pobrane należało w prowadzonym wcześniej postępowaniu administracyjnym - odrębną decyzją orzec o utracie prawa do świadczenia - odpowiednio z chwilą wyjścia za mąż wnioskodawczyni i rezygnacji z nauki jej córki - B.D. - poz.5 Załącznika do protokołu. Nieprawidłowo ustalono, że za luty 2005r. zasiłek rodzinny i dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu podjęcia nauki poza miejscem zamieszkania są świadczeniami nienależnie pobranymi (nie podlegają podziałowi, a w lutym 2005r. córka wnioskodawczyni uczyła się). Nieprawidłowo ustalono odsetki - od kwoty głównej, a nie od poszczególnych wypłat świadczeń (od dnia następującego po dniu wypłaty zgodnie z art. 30 ust. 8 ustawy).

W drugiej sprawie M.W. - poz.12 Załącznika do protokołu - sposób postępowania był również nieprawidłowy. Z chwilą wyjścia za mąż wnioskodawczyni należało odrębną decyzją orzec o utracie prawa do świadczenia oraz ustalić odsetki od kwoty głównej, a nie od poszczególnych wypłat świadczeń (od dnia następującego po dniu wypłaty zgodnie z art. 30 ust. 8 ustawy).

Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce, drugi Wydział Polityki Społecznej PUW w Białymstoku.

Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Hajnówce poinformowany został o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie faktów utrwalonych w niniejszym protokole oraz prawie zgłoszenia pisemnych wyjaśnień dotyczących stwierdzonych w protokole nieprawidłowości, w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Ośrodka pod poz. 1/2005.

Kontrolowany                                                                                                          Kontrolujący

Dyrektor Miejskiego Ośrodka                                                                          1. Bonarska Ewa

Pomocy Społecznej                                                                                          2. Margarita Jaroszuk

mgr Barbara Zdzisława Wasiluk                                                                        3. Anna Liszewska

2.11.2005