Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 29 grudnia 2005 roku
i w dniu 5 stycznia 2006 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kolnie
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Kolnie, wchodzący w skład Urzędu Miasta w Kolnie (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Regon Urzędu Miasta w Kolnie – 000523324, NIP – 721-11-40-977.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Śniadach Mieczysław – Burmistrz Miasta Kolno, wybrany na to stanowisko w wyborach , które odbyły się dnia 10 listopada 2002 roku .
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Barbara Tyszka – powołana na stanowisko Kierownika USC uchwałą Nr XXVII/170/05 Rady Miasta Kolno z dnia 28 czerwca 2005 roku./ wcześniej pełniła funkcję Zastępcy Kierownika USC w Kolnie/.
Poprzednio Kierownikiem USC w Kolnie była Pani Halina Glinka, która została odwołana z tej funkcji dnia 28 kwietnia 2005 roku Uchwałą Rady Miasta Kolno Nr XXV/160/05 .
Kontrolę przeprowadziła:
- Halina Okulewicz – kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 81/05 z dnia 27.12.2005 r. podpisanego przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)
oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2005 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 roku przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielała Pani Barbara Tyszka – Kierownik USC w Kolnie.
Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta w Kolnie pod numerem 1/2005.
Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za 2005 rok .
I. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W 2005 roku sporządzono 293 akty urodzeń.
Sprawdzono następujące akty urodzeń wpisane na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka – art. 40 ust. 1 ustawy – prawo o asc.
- Nr (…)1;
Ustalono ,że;
· w aktach zbiorowych do każdego z w/w aktów jest zgłoszenie urodzenie noworodka , podpisane przez lekarza lub położną, Na drugiej stronie zgłoszenia jest oświadczenie o wyborze imienia dla dziecka , podpis osoby zgłaszającej i Kierownika USC.
Imiona w aktach urodzeń wpisane są zgodnie z dokonanym wyborem przez osobę zgłaszającą .
· w aktach zbiorowych znajdują się notatki urzędowe sporządzone na podstawie odpisu aktu urodzenia matki / dot. dziecka pozamałżeńskiego/ lub odpisu aktu małżeństwa rodziców dziecka / dot. dziecka z małżeństwa/ lub notatki z aktów dot. rodziców dziecka, jeśli akty te znajdują się w księgach w USC w Kolnie.
· zgłoszenia urodzenia dziecka dokonywały osoby uprawnione – art. 39, ust. 1 pkt. 1 ustawy,
· Akty urodzeń wypisano prawidłowo. Porównano dane wpisane w aktach urodzeń z dokumentami, które stanowiły podstawę ich sporządzenia , nie stwierdzając nieprawidłowości i błędów .
· Daty zdarzeń w aktach wpisane są zgodnie z § 5 ust.1 rozporządzenia.
* akt urodzenia nr (…)1 ; sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka. Dziecko nie pochodzi z małżeństwa. Ojciec dziecka zgłaszając urodzenie uznał je za zgodą matki dziecka. Oświadczenie o uznaniu znajduje się w aktach zbiorowych .
Wzmianka dodatkowa w akcie urodzenia o uznaniu dziecka została naniesiona prawidłowo.
Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.
Następnie sprawdzono ;
· akt urodzenia Nr (…)1 z dnia (…)1 wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1 .
Decyzję podjęto na wniosek osoby zainteresowanej , zamieszkałej w Kolnie.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art. 13 prawa o asc.
Wpisaniu podlegał odpis zagranicznego aktu urodzenia, wystawiony przez odpowiedni Urząd w (…)1.
W aktach zbiorowych znajduje się podanie strony, odpis zagranicznego aktu i jego tłumaczenie na język polski , dokonane przez tłumacza przysięgłego , odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka . Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji w trybie art. 73 ust.1 prawa o asc oraz treści aktu w księdze polskiej nie zgłasza się uwag.
Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.
Z podania wynikało również żądanie uzupełnienia aktu o brakujące dane na podstawie aktu małżeństwa rodziców dziecka. W tym zakresie podjęta została przez Kierownika USC w Kolnie stosowna decyzja / art. 36 prawa o asc/. Wzmianka dodatkowa w akcie urodzenia dziecka o uzupełnieniu aktu naniesiona prawidłowo.
Bez uwag.
- Akt urodzenia Nr (…)1 z dnia (…)1 sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie Nr (…)1 z dnia (…)1, co prawidłowo odnotowano w akcie w rubr. uwagi / § 7 ust.1 rozporządzenia/.
Wniosek o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej i jego uzupełnienie złożyła osoba zainteresowana , zamieszkała w gminie Kolno. A zatem decyzję podjął właściwy organ – art.13 prawa o asc.
Znaki opłaty skarbowej skasowane na podaniu / nie sprawdzano czy przyjęto je w wymaganej wysokości/.
Data wpływu podania do USC odnotowana na tym dokumencie, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
Wnioskodawczyni przedłożyła odpis zagranicznego aktu urodzenia dziecka /USA/ oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski , dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
W podstawie prawnej decyzji przytoczono art. 73 , prawa o asc , podczas gdy odnośnie transkrypcji zagranicznego aktu do księgi polskiej stosuje się art. 73 ust.1. Poinstruowano Kierownika USC w tym zakresie.
Sprawdzono i stwierdzono, iż późniejsze decyzje w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu do księgi polskiej zawierają precyzyjną podstawę prawną.
Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Akt urodzenia dziecka w księdze polskiej wypisano zgodnie z decyzją.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2005 roku sporządzono 140 aktów małżeństw.
Wszystkie akty małżeństw, sporządzone w 2005 roku zostały podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę.
Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.
Wolne rubryki po sporządzeniu aktu zostały zakreślone zgodnie z § 7 ust.2 rozporządzenia .
Daty sporządzenia aktu i daty zdarzeń w treści aktów pisane są prawidłowo.
Następnie sprawdzono akty;
- Nr (…)1 z dnia (…)1 – akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1.
Wniosek i dokumenty o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej przekazany został przez wnioskodawcę za pośrednictwem Konsulatu Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w (…)1.
Data wpływu dokumentów do USC odnotowana na podaniu, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.
Wnioskodawcą jest osoba, której akt małżeństwa dotyczy, zameldowana w Kolnie. A zatem decyzję podjął organ właściwy – art. 13 prawa o asc.
Wnioskodawczyni przedłożyła „zaświadczenie stanu cywilnego” w języku angielskim i tłumaczenie tego dokumentu na język polski , kopię licencji, odpisy zupełne aktów urodzeń obu stron, oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa.
Decyzję podjęto w oparciu o art.35 prawa o asc ; organ postanowił odtworzyć treść zagranicznego aktu małżeństwa. Akt wypisano zgodnie z orzeczeniem decyzji.
Decyzję przekazano stronie za pośrednictwem KG RP w (…)1 / potwierdzenie wysłania decyzji znajduje się w aktach sprawy/ . Natomiast brak jest w aktach potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę.
Akt małżeństwa wypisano zgodnie z decyzją.
Akt jest podpisany przez Kierownika USC. Przypiski naniesione na bieżąco na podstawie aktów urodzeń obu małżonków.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1 .
Podanie złożyła osoba, której akt dotyczy, zamieszkała w Kolnie. Na podaniu jest adnotacja dotycząca potwierdzenia zameldowania wnioskodawcy na pobyt stały w Kolnie. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy / art.13 prawa o asc/.
Podanie szczegółowo precyzuje żądanie strony.
Strona przedłożyła odpis zagranicznego aktu małżeństwa oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
Dane z aktu zagranicznego ujęto prawidłowo w decyzji, a następnie w treści aktu polskiego.
Z aktu zagranicznego wynikało tylko nazwisko kobiety , noszone w wyniku zawarcia małżeństwa, co ujęto w decyzji i wpisano w akcie polskim. Następnie w akcie małżeństwa w rubr. wzmianki dodatkowe określono nazwisko męża i dzieci , zgodnie z art. 25 i art.88 krio.
W dalszej kolejności, zgodnie z żądaniem strony podjęta została przez Kierownika USC w Kolnie decyzja o uzupełnieniu aktu małżeństwa o brakujące dane, wymagane prawem polskim - zgodnie z art. 36 prawa o asc.
Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu małżeństwa naniesiona została prawidłowo.
Odbiór obu decyzji tj. w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej oraz o uzupełnieniu aktu strona pokwitowała.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1 , podjętej na podstawie art. 35 prawa o asc.
Sprawdzono, czy decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy, nie stwierdzając nieprawidłowości w tym zakresie.
W aktach zbiorowych jest wniosek osoby, której akt małżeństwa dotyczy oraz wniosek złożony przez upoważnioną kuzynkę w tej samej sprawie. Kierownik USC podjął decyzję na wniosek osoby upoważnionej tj. kuzynki , natomiast poprzednie podanie pozostawił bez rozpoznania.
- Nr (…)1 z dn. (…)1 ; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC z dnia (…)1 Nr (…)1 , podjęta w oparciu o art.73 prawa o asc / powinno być art.73 ust.1 prawa o asc/.
Wniosek złożyła osoba, której akt dotyczy, zamieszkała w Kolnie. Decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art.13 prawa o asc.
Wnioskodawczyni przedłożyła kopię z zagranicznego aktu małżeństwa potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Konsula RP w Strasburgu oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i aktu polskiego w zakresie wymaganym przez prawo polskie. Określono w decyzji również nazwiska małżonków i dzieci, zgodnie z prawem polskim, bowiem informacje te nie wynikały z aktu zagranicznego. W tej konkretnej sytuacji należało w decyzji zaznaczyć , że informację o nazwiskach odnotowuje się w rubr. wzmianki dodatkowe.
Informacje o nazwiskach małżonków i dzieci odzwierciedlono w akcie w rubr, wzmianki dodatkowe.
Akt małżeństwa sporządzono prawidłowo .
Następnie na wniosek tej samej osoby została podjęta decyzja dotycząca sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie małżeństwa. Postawa prawna decyzji – prawidłowa
/ art. 28 prawa o asc/.
Kolejną decyzją uzupełniono akt o brakujące dane , wymagane prawem polskim – art.36 prawa o asc.
Podstawę sprostowania i uzupełnienia stanowił odpis zupełny aktu urodzenia kobiety.
W akcie małżeństwa w rubr. wzmianki dodatkowe naniesiono adnotacje o sprostowaniu błędu w akcie oraz o jego uzupełnieniu.
- Nr (…)1 z dnia (…)1; podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiła decyzja Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 .
Podanie o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej złożyła osoba, której akt dotyczy.
Podanie wraz z dokumentami przesłano do Polski za pośrednictwem Konsulatu RP w Pradze.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce stałego zameldowania wnioskodawczyni w gm. Kolno.
W aktach zbiorowych do tego aktu znajdują się wymagane do jego sporządzenia dokumenty; tj. zagraniczny odpis aktu małżeństwa oraz jego tłumaczenie na język polski , dokonane przez tłumacza. Natomiast Z-ca Kierownika Wydziału Konsularnego Ambasady RP potwierdził dokument „za zgodność tłumaczenia na język polski”.
Podstawa prawna decyzji – art.73 / powinno być art.73 ust.1 prawa o asc/.
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i treści aktu polskiego, uwzględniając wpisane w dokumencie zagranicznym znaki diakrytyczne.
Z aktu zagranicznego wynikało, że małżeństwo którego dotyczy akt zostało rozwiązane przez sąd . W decyzji zaznaczono, że ta informacja zostanie odnotowana w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe.
Akt małżeństwa w księdze polskiej sporządzono prawidłowo.
W aktach sprawy jest potwierdzenie wysłania decyzji do wnioskodawcy, natomiast brak jest informacji o odbiorze decyzji przez stronę.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowi decyzja Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1.
W aktach zbiorowych znajdują się niezbędne do podjęcia decyzji dokumenty. Podstawa prawna podjętej decyzji – art. 73 ust.1 prawa o asc. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
W treści polskiego aktu wpisano dane dotyczące miejsca zamieszkania osoby, aczkolwiek nie wynikały one z aktu zagranicznego ani z decyzji. Istotą zaś transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą jest dokładne przeniesienie jego treści do decyzji i aktu polskiego.
Nazwisko kobiety po zawarciu małżeństwa wpisano prawidłowo. Natomiast odnośnie nazwiska mężczyzny i dzieci z tego małżeństwa uczyniono adnotację w rubr. wzmianki dodatkowe , w oparciu o art. 25 i art. 88 krio. Zbędne zaś było przytoczenie art.62 ust.4 prawa o asc z uwagi na to, że mężczyzna nie składał przed konsulem żadnego oświadczenia o wyborze nazwiska.
Następnie na wniosek tego samego wnioskodawcy podjęta została decyzja o uzupełnieniu aktu o brakujące dane wymagane prawem polskim / art. 36 prawa o asc/.
Strona pokwitowała odbiór decyzji. Wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa o uzupełnieniu jego treści została naniesiona prawidłowo.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1.
Decyzję w sprawie transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy /co potwierdził organ ewidencji ludności/.
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono dokładnie do aktu w księdze polskiej. W rubr. wzmianki dodatkowe określono nazwisko męża i dzieci na podstawie polskich przepisów.. Zbędne było przytoczenie art. 62 ust.4 prawa o asc.
Następnie na podstawie art. 36 prawa o asc podjęta została decyzja o uzupełnieniu treści aktu małżeństwa o brakujące dane.
Strona pokwitowała odbiór decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC z dnia (…)1 Nr (…)1.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej wniosła osoba upoważniona przez osobę , której akt dotyczy.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy / art. 13 ustawy/.
Podstawa prawna decyzji – art. 73 ust.1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych są niezbędne do transkrypcji dokumenty.
Określając nazwisko mężczyzny noszone po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci z tego małżeństwa powołano się na art.62 ust.4 , nie biorąc pod uwagę faktu iż w stosunku do nazwisk dzieci stosowne oświadczenie przed konsulem mogą złożyć jedynie oboje rodzice – obywatele polscy.
Następnie na wniosek tego samego wnioskodawcy została podjęta decyzja w oparciu o art. 36 prawa o asc dotycząca uzupełnienia treści aktu o brakujące dane. Do tej decyzji nie zgłoszono uwag.
- Nr (…)1 z dnia (…)1; akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC z dnia (…)1 Nr (…)1.
Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa złożyła osoba, której akt dotyczy.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.
Podanie wraz z kompletem dokumentów wpłynęło do USC za pośrednictwem KG RP / data wpływu odnotowana na podaniu, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.
W aktach zbiorowych znajdują się niezbędne do podjęcia decyzji dokumenty.
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i na jej podstawie do aktu w księdze polskiej.
- Nr (…)1 z dnia (…)1; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1, co prawidłowo odnotowano w akcie w rubr. „uwagi „ / § 7 ust.1 rozporządzenia/
Sprawdzono jedynie , czy decyzję podjął organ właściwy miejscowo, nie stwierdzając naruszenia przepisów prawa w tym zakresie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1, podjętej w oparciu o art. 73 ust.1 prawa o asc.
Decyzję podjął organ właściwy .
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane dokumenty do podjęcia decyzji. Dane podlegające wpisaniu do aktu polskiego prawidłowo ujęto w akcie.
Natomiast w rubr. wzmianki dodatkowe określono nazwisko mężczyzny i dzieci z tego małżeństwa . Zbędne było przytoczenie art.62 ust.4 , bowiem mężczyzna nie składał oświadczenia co do swojego nazwiska., natomiast w tym trybie odnośnie nazwiska dzieci oświadczenie mogą złożyć jedynie oboje rodzice – obywatele polscy.
Następnie została podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu o brakujące dane / art.36 prawa o asc/. W akcie w rubr. wzmianki dodatkowe naniesiono stosowną adnotację. Odnośnie decyzji o uzupełnieniu aktu nie wnosi się uwag.
- Akty małżeństw Nr (…)1; dotyczące związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC w Kolnie. – art. 1 § 1 krio.
Akty wypisane są prawidłowo. Daty zdarzeń pisane są zgodnie z § 5 rozporządzenia.
W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty, które stanowiły podstawę sporządzenia aktu małżeństwa.
Porównano dane zawarte w aktach z odpisami aktów urodzeń lub z danymi zawartymi w notatkach służbowych – nie stwierdzono nieprawidłowości i błędów.
Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco.
Termin miesięczny o którym mowa w art.4 krio jest utrzymany. Zapewnienia stron i wymagane, zgodnie z art.54 prawa o asc dokumenty, złożone zostały przed upływem miesiąca od dnia , w którym zamierzano zawrzeć związek małżeński.
Następnie sprawdzono akty dotyczące małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym – art. 1 § 2 krio:
1. Nr (…)1;
* w każdym przypadku, zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa /art.4` § 1 krio/ wydał właściwy organ tj. Kierownik USC miejsca zamieszkania jednej z osób zamierzających zawrzeć związek małżeński /art.12 ust.2 prawa o asc/
W/w zaświadczenia wypisane są prawidłowo,
2. zaświadczenia wypełnione na drugiej stronie i podpisane przez uprawnionego duchownego wpłynęły do USC w ustawowym terminie tj. przed upływem 5 – ciu dni od zawarcia małżeństwa / art.8 § 3 krio/. Data wpływu dokumentu do USC odnotowana jest na każdym sprawdzonym zaświadczeniu;
Nr (…)1 – związek małżeński zawarty dn.8.01.05, zaświadczenie wpłynęło dn. 8.01.05
Nr (…)1 „ dn. 15.01.05 „ dn.18.01.05
Nr (…)1 „ dn. 22.01.05 „ dn. 25.01.05
Nr (…)1 „ dn. 29.01.05 „ dn. 01.02.05
Nr (…)1 „ dn. 05.02.05 „ dn,.07.02.05
Nr (…)1 „ dn. 16.04.05 „ dn. 18.04.05
Nr (…)1 „ dn. 23.04.05 „ dn.25.04.05
Sprawdzono pod tym katem również akty Nr (…)1.
3. akty małżeństw sporządzono niezwłocznie , w dacie wpływu zaświadczenia do USC lub w dniu następnym /art. 61 a ust. 2 prawa o asc/;
Sprawdzono;
Nr (…)1 zaświadczenie wpłynęło do USC dn.18.01.05, akt sporządzono dn.18.01.05
Nr (…)1 „ dn. 25.01.05 „ dn. 26.01.05
Nr (…)1 „ dn. 01.02.05 „ dn.01.02.05
Nr (…)1 „ dn.07.02.05 „ dn.07.02.05
Nr (…)1 „ dn.07.02.05 „ dn.08.02.05
Nr (…)1 „ dn.18.04.05 „ dn.18.04.05
Nr (…)1 „ dn.18.04.05 „ dn.18.04.05
Nr (…)1 „ dn.19.04.05 „ dn.19.04.05
Nr (…)1 „ dn.25.04.05 „ dn.25.04.05
Nr (…)1 „ dn.25.04.05 „ dn.25.04.05
Nr (…)1 „ dn.07.05.05 „ dn.07.06.05
Nr (…)1 „ dn.14.06.05 „ dn.14.06.05
4. nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu małżeństwa zawartego w sposób określony w art.1 § 2 krio. Sprawdzono akty małżeństw (…)1.
Natomiast sprawdzając akt małżeństwa Nr (…)1 stwierdzono, że zaświadczenie potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym podpisane jest przez księdza proboszcza parafii w Borkowie , w pozycji „ miejsce zawarcia małżeństwa „ jest wpisane Łomża . W akcie małżeństwa wpisano miejsce zawarcia małżeństwa – Borkowo. Sprawa wymaga niezwłocznego wyjaśnienia, bowiem zaświadczenie wskazuje iż mogło nastąpić naruszenie właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktu małżeństwa.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
Księgę za 2004 rok prawidłowo zamknięto i otwarto na 2005 rok - zgodnie z § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia
W 2005 roku- wg. stanu na dzień kontroli – sporządzono 208 aktów zgonu.
- Akty są wypisane pismem maszynowym, na luźnych drukach , które następnie na koniec roku są zszywane w księgę.
- Akty są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę. Do każdego aktu zgonu jest karta zgonu, podpisana przez lekarza. Nie stwierdzono zgłoszeń dokonanych przez zakład pogrzebowy.
- W karcie zgonu do aktu Nr 6/05 została poprawiona przez lekarza data zgonu, zaparafowana i opieczętowana pieczątką imienną lekarza, wystawiającego dokument.
- Miejsce zgonu wpisane jest w akcie zgonu zgodnie z kartą zgonu; nie stwierdzono rozbieżności w tym zakresie.
- Zgłoszenia zgonu dokonywane były niezwłocznie , np.
Akt Nr (…)1 ; zgon dnia 02.01.05 r. – akt sporządzono dn. 03.01.05 r.
Nr (…)1 ; „ 05.01.05 r. - „ 06.01.05 r.
Nr (…)1 ; „ 07.01.05 r. - „ 07.01.05 r.
Akt Nr (…)1 ; zgon dnia 08.01.05 r. - akt sporządzono dn. 10.01.05 r.
Nr (…)1 ; „ 08.01.05 r. - „ 10.01.05
Nr (…)1 „ 07.02.05 r. - „ 08.02.05 r.
Nr (…)1 „ 13.02.05 r. - „ 14.02.05 r.
Nr (…)1 „ 12.02.05 r. - „ 14.02.05 r.
Nr (…)1 „ 08.04.05 r. - „ 11.04.05 r.
Nr (…)1 „ 12.04.05 r. - „ 12.04.05r.
Nr (…)1 „ 06.07.05 r. - „ 07.07.05 r.
Nr (…)1 „ 16.07.05 r. - „ 18.07.05 r.
Nr (…)1 „ 04.09.05 r. - „ 05.09.05 r.
Nr (…)1 „ 12.09.05 r. - „ 13.09.05 r.
- Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.
- Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu – art. 10 ust.1 prawa o asc.
- Porównano dane zawarte w karcie zgonu z treścią aktu zgonu;
* akt Nr (…)1 ; w karcie zgonu wpisana jest data urodzenia osoby zmarłej (…)1 , natomiast w akcie zgonu jest (…)1 Sprawdzono z aktem urodzenia znajdującym się w USC w Kolnie i ustalono, że w akcie zgonu prawidłowo wpisana została data urodzenia zmarłego. Na karcie zgonu jest adnotacja Kierownika USC wyjaśniająca rozbieżność.
* akt zgonu Nr (…)1 ; w karcie zgonu jest data urodzenia zmarłego (…)1 Kolno, natomiast w akcie zgonu wpisano data (…)1 Sprawdzono z aktem urodzenia tej osoby Nr (…)1 i potwierdzono, iż w akcie jest błędnie wpisana data urodzenia zmarłego.
P. Kierownik USC w Kolnie podjęła w trakcie kontroli z urzędu postępowanie wyjaśniające w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie zgonu / art. 28 prawa o asc/.
* akt zgonu Nr (…)1 ; w karcie zgonu jest wpisana data urodzenia osoby zmarłej dnia (…)1 , natomiast w akcie zgonu – dnia (…)1 Sprawdzono z aktem urodzenia tej osoby, znajdującym się w USC w Turośni. Data w akcie zgonu jest wpisana prawidłowa. Na tę okoliczność Kierownik USC sporządziła notatkę urzędowa.
* Akt zgonu Nr (…)1 ; w karcie zgonu data urodzenia osoby zmarłej jest dnia (…)1 natomiast w akcie zgonu dnia (…)1 Ustalono na podstawie aktu urodzenia osoby zmarłej Nr (…)1 USC Kolno, że błąd wystąpił w akcie zgonu. Kierownik USC w Kolnie wszczęła w trakcie kontroli postępowanie wyjaśniające sprawie sprostowania błędu w akcie zgonu.
- Nr (…)1 z dn. (…)1 ; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1 .
Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu zgonu do księgi polskiej złożyła córka zmarłego, a więc osoba uprawniona.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni.
Data wpływu podania do USC odnotowana na wniosku ,zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Znaki opłaty skarbowej naklejone i skasowane na podaniu / nie sprawdzano czy czy przyjęto je w wymaganej wysokości/.
Decyzja podjęta na podstawie art. 73 ust.1 prawa o asc.
W aktach zbiorowych są wymagane do podjęcia decyzji dokumenty tj. odpis zagranicznego aktu zgonu oraz jego tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Z aktu zagranicznego wynikało miejsce zamieszkania współmałżonka osoby zmarłej , którego nie uwzględniono w decyzji , natomiast wpisano w akcie polskim.
Strona pokwitowała odbiór decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1.
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu zgonu złożył mąż osoby zmarłej, zamieszkały na stałe w Gm. Kolno.
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i aktu polskiego – prawidłowo.
Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1; podstawę sporządzenia aktu zgonu stanowiła decyzja Kierownika USC w Kolnie, podjęta w trybie art.73 ust.1 prawa o asc.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Na podaniu jest potwierdzenie miejsca zameldowania.
Decyzja podjęta niezwłocznie.
Podstawa prawna decyzji prawidłowa.
W decyzji nie określono miejsca urodzenia osoby zmarłej, bowiem nie wynikało to z dokumentu zagranicznego, natomiast w akcie polskim wpisano te dane. Należy zauważyć, iż decyzja stanowi podstawę wpisania danych do treści polskiego aktu zgonu.
Strona pokwitowała odbiór decyzji.
- Nr (…)1 z dnia (…)1; akt wpisano na podstawie kart zgonu.
Zgłaszającym zgon był syn zmarłego, który podał błędnie niektóre dane osobowe zmarłego.
Następnie żona zmarłego złożyła wniosek o sprostowanie błędu w akcie zgonu. Tryb postępowania Kierownika USC w tym zakresie prawidłowy. Organ podjął decyzję o sprostowaniu oczywistego błędu w akcie zgonu na podstawie art.28 prawa o asc. Odbiór decyzji został pokwitowany przez wnioskodawcę.
W akcie zgonu w rubr. wzmianki dodatkowe została naniesiona stosowna wzmianka dodatkowa.
Na tym protokół zakończono.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Kolnie, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Kierwonik Oddziału
Pani Halina Okulewicz
Burmistrz Kolna
Pan Mieczysław Śniadach
10.02.2006 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)