Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Zgromadzenia publiczne
ZAGROŻENIA
Komisje i zespoły
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego/Zdrowie
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Pomoc publiczna
Lobbing
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Ogłoszenia (zamówienia)
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Ewelina Kiersnowska
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48857439347
faks: +48857439231
e-mail: ekiersnowska@bialystok.uw.gov.pl
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
33797405   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: Kontrola problemowa - Urząd Stanu Cywilnego w Kolnie. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 29 grudnia 2005 roku

i w dniu 5 stycznia 2006 r. w Urzędzie Stanu Cywilnego w Kolnie

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Kolnie, wchodzący w skład Urzędu Miasta w Kolnie (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Regon Urzędu Miasta w Kolnie – 000523324, NIP – 721-11-40-977.

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Śniadach Mieczysław – Burmistrz Miasta Kolno, wybrany na to stanowisko w wyborach , które odbyły się dnia 10 listopada 2002 roku .

Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Barbara Tyszka – powołana na stanowisko Kierownika USC uchwałą Nr XXVII/170/05 Rady Miasta Kolno z dnia 28 czerwca 2005 roku./ wcześniej pełniła funkcję Zastępcy Kierownika USC w Kolnie/.

Poprzednio Kierownikiem USC w Kolnie była Pani Halina Glinka, która została odwołana z tej funkcji dnia 28 kwietnia 2005 roku Uchwałą Rady Miasta Kolno Nr XXV/160/05 .

Kontrolę przeprowadziła:

- Halina Okulewicz – kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnienia Nr 81/05 z dnia 27.12.2005 r. podpisanego przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)

oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2005 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 10 lutego 2005 roku przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielała Pani Barbara Tyszka – Kierownik USC w Kolnie.

Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Miasta w Kolnie pod numerem 1/2005.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe za 2005 rok .

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe

W 2005 roku sporządzono 293 akty urodzeń.

Sprawdzono następujące akty urodzeń wpisane na podstawie zgłoszenia urodzenia noworodka – art. 40 ust. 1 ustawy – prawo o asc.

- Nr (…)1;

Ustalono ,że;

· w aktach zbiorowych do każdego z w/w aktów jest zgłoszenie urodzenie noworodka , podpisane przez lekarza lub położną, Na drugiej stronie zgłoszenia jest oświadczenie o wyborze imienia dla dziecka , podpis osoby zgłaszającej i Kierownika USC.

Imiona w aktach urodzeń wpisane są zgodnie z dokonanym wyborem przez osobę zgłaszającą .

· w aktach zbiorowych znajdują się notatki urzędowe sporządzone na podstawie odpisu aktu urodzenia matki / dot. dziecka pozamałżeńskiego/ lub odpisu aktu małżeństwa rodziców dziecka / dot. dziecka z małżeństwa/ lub notatki z aktów dot. rodziców dziecka, jeśli akty te znajdują się w księgach w USC w Kolnie.

· zgłoszenia urodzenia dziecka dokonywały osoby uprawnione – art. 39, ust. 1 pkt. 1 ustawy,

· Akty urodzeń wypisano prawidłowo. Porównano dane wpisane w aktach urodzeń z dokumentami, które stanowiły podstawę ich sporządzenia , nie stwierdzając nieprawidłowości i błędów .

· Daty zdarzeń w aktach wpisane są zgodnie z § 5 ust.1 rozporządzenia.

* akt urodzenia nr (…)1 ; sporządzono na podstawie zgłoszenia urodzenia dziecka. Dziecko nie pochodzi z małżeństwa. Ojciec dziecka zgłaszając urodzenie uznał je za zgodą matki dziecka. Oświadczenie o uznaniu znajduje się w aktach zbiorowych .

Wzmianka dodatkowa w akcie urodzenia o uznaniu dziecka została naniesiona prawidłowo.

Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag.

Następnie sprawdzono ;

· akt urodzenia Nr (…)1 z dnia (…)1 wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1 .

Decyzję podjęto na wniosek osoby zainteresowanej , zamieszkałej w Kolnie.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art. 13 prawa o asc.

Wpisaniu podlegał odpis zagranicznego aktu urodzenia, wystawiony przez odpowiedni Urząd w (…)1.

W aktach zbiorowych znajduje się podanie strony, odpis zagranicznego aktu i jego tłumaczenie na język polski , dokonane przez tłumacza przysięgłego , odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka . Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji w trybie art. 73 ust.1 prawa o asc oraz treści aktu w księdze polskiej nie zgłasza się uwag.

Wnioskodawczyni pokwitowała odbiór decyzji.

Z podania wynikało również żądanie uzupełnienia aktu o brakujące dane na podstawie aktu małżeństwa rodziców dziecka. W tym zakresie podjęta została przez Kierownika USC w Kolnie stosowna decyzja / art. 36 prawa o asc/. Wzmianka dodatkowa w akcie urodzenia dziecka o uzupełnieniu aktu naniesiona prawidłowo.

Bez uwag.

- Akt urodzenia Nr (…)1 z dnia (…)1 sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie Nr (…)1 z dnia (…)1, co prawidłowo odnotowano w akcie w rubr. uwagi / § 7 ust.1 rozporządzenia/.

Wniosek o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej i jego uzupełnienie złożyła osoba zainteresowana , zamieszkała w gminie Kolno. A zatem decyzję podjął właściwy organ – art.13 prawa o asc.

Znaki opłaty skarbowej skasowane na podaniu / nie sprawdzano czy przyjęto je w wymaganej wysokości/.

Data wpływu podania do USC odnotowana na tym dokumencie, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

Wnioskodawczyni przedłożyła odpis zagranicznego aktu urodzenia dziecka /USA/ oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski , dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.

W podstawie prawnej decyzji przytoczono art. 73 , prawa o asc , podczas gdy odnośnie transkrypcji zagranicznego aktu do księgi polskiej stosuje się art. 73 ust.1. Poinstruowano Kierownika USC w tym zakresie.

Sprawdzono i stwierdzono, iż późniejsze decyzje w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu do księgi polskiej zawierają precyzyjną podstawę prawną.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Akt urodzenia dziecka w księdze polskiej wypisano zgodnie z decyzją.

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W 2005 roku sporządzono 140 aktów małżeństw.

Wszystkie akty małżeństw, sporządzone w 2005 roku zostały podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę.

Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.

Wolne rubryki po sporządzeniu aktu zostały zakreślone zgodnie z § 7 ust.2 rozporządzenia .

Daty sporządzenia aktu i daty zdarzeń w treści aktów pisane są prawidłowo.

Następnie sprawdzono akty;

- Nr (…)1 z dnia (…)1 – akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1.

Wniosek i dokumenty o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej przekazany został przez wnioskodawcę za pośrednictwem Konsulatu Generalnego Rzeczypospolitej Polskiej w (…)1.

Data wpływu dokumentów do USC odnotowana na podaniu, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną.

Wnioskodawcą jest osoba, której akt małżeństwa dotyczy, zameldowana w Kolnie. A zatem decyzję podjął organ właściwy – art. 13 prawa o asc.

Wnioskodawczyni przedłożyła „zaświadczenie stanu cywilnego” w języku angielskim i tłumaczenie tego dokumentu na język polski , kopię licencji, odpisy zupełne aktów urodzeń obu stron, oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa.

Decyzję podjęto w oparciu o art.35 prawa o asc ; organ postanowił odtworzyć treść zagranicznego aktu małżeństwa. Akt wypisano zgodnie z orzeczeniem decyzji.

Decyzję przekazano stronie za pośrednictwem KG RP w (…)1 / potwierdzenie wysłania decyzji znajduje się w aktach sprawy/ . Natomiast brak jest w aktach potwierdzenia odbioru decyzji przez stronę.

Akt małżeństwa wypisano zgodnie z decyzją.

Akt jest podpisany przez Kierownika USC. Przypiski naniesione na bieżąco na podstawie aktów urodzeń obu małżonków.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1 .

Podanie złożyła osoba, której akt dotyczy, zamieszkała w Kolnie. Na podaniu jest adnotacja dotycząca potwierdzenia zameldowania wnioskodawcy na pobyt stały w Kolnie. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy / art.13 prawa o asc/.

Podanie szczegółowo precyzuje żądanie strony.

Strona przedłożyła odpis zagranicznego aktu małżeństwa oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.

Dane z aktu zagranicznego ujęto prawidłowo w decyzji, a następnie w treści aktu polskiego.

Z aktu zagranicznego wynikało tylko nazwisko kobiety , noszone w wyniku zawarcia małżeństwa, co ujęto w decyzji i wpisano w akcie polskim. Następnie w akcie małżeństwa w rubr. wzmianki dodatkowe określono nazwisko męża i dzieci , zgodnie z art. 25 i art.88 krio.

W dalszej kolejności, zgodnie z żądaniem strony podjęta została przez Kierownika USC w Kolnie decyzja o uzupełnieniu aktu małżeństwa o brakujące dane, wymagane prawem polskim - zgodnie z art. 36 prawa o asc.

Wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu aktu małżeństwa naniesiona została prawidłowo.

Odbiór obu decyzji tj. w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej oraz o uzupełnieniu aktu strona pokwitowała.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1 , podjętej na podstawie art. 35 prawa o asc.

Sprawdzono, czy decyzję podjął i akt sporządził organ właściwy, nie stwierdzając nieprawidłowości w tym zakresie.

W aktach zbiorowych jest wniosek osoby, której akt małżeństwa dotyczy oraz wniosek złożony przez upoważnioną kuzynkę w tej samej sprawie. Kierownik USC podjął decyzję na wniosek osoby upoważnionej tj. kuzynki , natomiast poprzednie podanie pozostawił bez rozpoznania.

- Nr (…)1 z dn. (…)1 ; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC z dnia (…)1 Nr (…)1 , podjęta w oparciu o art.73 prawa o asc / powinno być art.73 ust.1 prawa o asc/.

Wniosek złożyła osoba, której akt dotyczy, zamieszkała w Kolnie. Decyzje podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art.13 prawa o asc.

Wnioskodawczyni przedłożyła kopię z zagranicznego aktu małżeństwa potwierdzoną za zgodność z oryginałem przez Konsula RP w Strasburgu oraz tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego

Dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i aktu polskiego w zakresie wymaganym przez prawo polskie. Określono w decyzji również nazwiska małżonków i dzieci, zgodnie z prawem polskim, bowiem informacje te nie wynikały z aktu zagranicznego. W tej konkretnej sytuacji należało w decyzji zaznaczyć , że informację o nazwiskach odnotowuje się w rubr. wzmianki dodatkowe.

Informacje o nazwiskach małżonków i dzieci odzwierciedlono w akcie w rubr, wzmianki dodatkowe.

Akt małżeństwa sporządzono prawidłowo .

Następnie na wniosek tej samej osoby została podjęta decyzja dotycząca sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie małżeństwa. Postawa prawna decyzji – prawidłowa

/ art. 28 prawa o asc/.

Kolejną decyzją uzupełniono akt o brakujące dane , wymagane prawem polskim – art.36 prawa o asc.

Podstawę sprostowania i uzupełnienia stanowił odpis zupełny aktu urodzenia kobiety.

W akcie małżeństwa w rubr. wzmianki dodatkowe naniesiono adnotacje o sprostowaniu błędu w akcie oraz o jego uzupełnieniu.

- Nr (…)1 z dnia (…)1; podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiła decyzja Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 .

Podanie o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej złożyła osoba, której akt dotyczy.

Podanie wraz z dokumentami przesłano do Polski za pośrednictwem Konsulatu RP w Pradze.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce stałego zameldowania wnioskodawczyni w gm. Kolno.

W aktach zbiorowych do tego aktu znajdują się wymagane do jego sporządzenia dokumenty; tj. zagraniczny odpis aktu małżeństwa oraz jego tłumaczenie na język polski , dokonane przez tłumacza. Natomiast Z-ca Kierownika Wydziału Konsularnego Ambasady RP potwierdził dokument „za zgodność tłumaczenia na język polski”.

Podstawa prawna decyzji – art.73 / powinno być art.73 ust.1 prawa o asc/.

Dane z aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i treści aktu polskiego, uwzględniając wpisane w dokumencie zagranicznym znaki diakrytyczne.

Z aktu zagranicznego wynikało, że małżeństwo którego dotyczy akt zostało rozwiązane przez sąd . W decyzji zaznaczono, że ta informacja zostanie odnotowana w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe.

Akt małżeństwa w księdze polskiej sporządzono prawidłowo.

W aktach sprawy jest potwierdzenie wysłania decyzji do wnioskodawcy, natomiast brak jest informacji o odbiorze decyzji przez stronę.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowi decyzja Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1.

W aktach zbiorowych znajdują się niezbędne do podjęcia decyzji dokumenty. Podstawa prawna podjętej decyzji – art. 73 ust.1 prawa o asc. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

W treści polskiego aktu wpisano dane dotyczące miejsca zamieszkania osoby, aczkolwiek nie wynikały one z aktu zagranicznego ani z decyzji. Istotą zaś transkrypcji zagranicznego aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą jest dokładne przeniesienie jego treści do decyzji i aktu polskiego.

Nazwisko kobiety po zawarciu małżeństwa wpisano prawidłowo. Natomiast odnośnie nazwiska mężczyzny i dzieci z tego małżeństwa uczyniono adnotację w rubr. wzmianki dodatkowe , w oparciu o art. 25 i art. 88 krio. Zbędne zaś było przytoczenie art.62 ust.4 prawa o asc z uwagi na to, że mężczyzna nie składał przed konsulem żadnego oświadczenia o wyborze nazwiska.

Następnie na wniosek tego samego wnioskodawcy podjęta została decyzja o uzupełnieniu aktu o brakujące dane wymagane prawem polskim / art. 36 prawa o asc/.

Strona pokwitowała odbiór decyzji. Wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa o uzupełnieniu jego treści została naniesiona prawidłowo.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1.

Decyzję w sprawie transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy /co potwierdził organ ewidencji ludności/.

Dane z aktu zagranicznego przeniesiono dokładnie do aktu w księdze polskiej. W rubr. wzmianki dodatkowe określono nazwisko męża i dzieci na podstawie polskich przepisów.. Zbędne było przytoczenie art. 62 ust.4 prawa o asc.

Następnie na podstawie art. 36 prawa o asc podjęta została decyzja o uzupełnieniu treści aktu małżeństwa o brakujące dane.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (…)1 z dnia (…)1; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC z dnia (…)1 Nr (…)1.

Podanie o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej wniosła osoba upoważniona przez osobę , której akt dotyczy.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy / art. 13 ustawy/.

Podstawa prawna decyzji – art. 73 ust.1 prawa o asc.

W aktach zbiorowych są niezbędne do transkrypcji dokumenty.

Określając nazwisko mężczyzny noszone po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci z tego małżeństwa powołano się na art.62 ust.4 , nie biorąc pod uwagę faktu iż w stosunku do nazwisk dzieci stosowne oświadczenie przed konsulem mogą złożyć jedynie oboje rodzice – obywatele polscy.

Następnie na wniosek tego samego wnioskodawcy została podjęta decyzja w oparciu o art. 36 prawa o asc dotycząca uzupełnienia treści aktu o brakujące dane. Do tej decyzji nie zgłoszono uwag.

- Nr (…)1 z dnia (…)1; akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC z dnia (…)1 Nr (…)1.

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa złożyła osoba, której akt dotyczy.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.

Podanie wraz z kompletem dokumentów wpłynęło do USC za pośrednictwem KG RP / data wpływu odnotowana na podaniu, zgodnie z instrukcją kancelaryjną.

W aktach zbiorowych znajdują się niezbędne do podjęcia decyzji dokumenty.

Dane z aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i na jej podstawie do aktu w księdze polskiej.

- Nr (…)1 z dnia (…)1; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1, co prawidłowo odnotowano w akcie w rubr. „uwagi „ / § 7 ust.1 rozporządzenia/

Sprawdzono jedynie , czy decyzję podjął organ właściwy miejscowo, nie stwierdzając naruszenia przepisów prawa w tym zakresie.

- Nr (…)1 z dnia (…)1; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1, podjętej w oparciu o art. 73 ust.1 prawa o asc.

Decyzję podjął organ właściwy .

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane dokumenty do podjęcia decyzji. Dane podlegające wpisaniu do aktu polskiego prawidłowo ujęto w akcie.

Natomiast w rubr. wzmianki dodatkowe określono nazwisko mężczyzny i dzieci z tego małżeństwa . Zbędne było przytoczenie art.62 ust.4 , bowiem mężczyzna nie składał oświadczenia co do swojego nazwiska., natomiast w tym trybie odnośnie nazwiska dzieci oświadczenie mogą złożyć jedynie oboje rodzice – obywatele polscy.

Następnie została podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu o brakujące dane / art.36 prawa o asc/. W akcie w rubr. wzmianki dodatkowe naniesiono stosowną adnotację. Odnośnie decyzji o uzupełnieniu aktu nie wnosi się uwag.

- Akty małżeństw Nr (…)1; dotyczące związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC w Kolnie. – art. 1 § 1 krio.

Akty wypisane są prawidłowo. Daty zdarzeń pisane są zgodnie z § 5 rozporządzenia.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty, które stanowiły podstawę sporządzenia aktu małżeństwa.

Porównano dane zawarte w aktach z odpisami aktów urodzeń lub z danymi zawartymi w notatkach służbowych – nie stwierdzono nieprawidłowości i błędów.

Przypiski w aktach nanoszone są na bieżąco.

Termin miesięczny o którym mowa w art.4 krio jest utrzymany. Zapewnienia stron i wymagane, zgodnie z art.54 prawa o asc dokumenty, złożone zostały przed upływem miesiąca od dnia , w którym zamierzano zawrzeć związek małżeński.

Następnie sprawdzono akty dotyczące małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym – art. 1 § 2 krio:

1. Nr (…)1;

* w każdym przypadku, zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa /art.4` § 1 krio/ wydał właściwy organ tj. Kierownik USC miejsca zamieszkania jednej z osób zamierzających zawrzeć związek małżeński /art.12 ust.2 prawa o asc/

W/w zaświadczenia wypisane są prawidłowo,

2. zaświadczenia wypełnione na drugiej stronie i podpisane przez uprawnionego duchownego wpłynęły do USC w ustawowym terminie tj. przed upływem 5 – ciu dni od zawarcia małżeństwa / art.8 § 3 krio/. Data wpływu dokumentu do USC odnotowana jest na każdym sprawdzonym zaświadczeniu;

Nr (…)1 – związek małżeński zawarty dn.8.01.05, zaświadczenie wpłynęło dn. 8.01.05

Nr (…)1 „ dn. 15.01.05 „ dn.18.01.05

Nr (…)1 „ dn. 22.01.05 „ dn. 25.01.05

Nr (…)1 „ dn. 29.01.05 „ dn. 01.02.05

Nr (…)1 „ dn. 05.02.05 „ dn,.07.02.05

Nr (…)1 „ dn. 16.04.05 „ dn. 18.04.05

Nr (…)1 „ dn. 23.04.05 „ dn.25.04.05

Sprawdzono pod tym katem również akty Nr (…)1.

3. akty małżeństw sporządzono niezwłocznie , w dacie wpływu zaświadczenia do USC lub w dniu następnym /art. 61 a ust. 2 prawa o asc/;

Sprawdzono;

Nr (…)1 zaświadczenie wpłynęło do USC dn.18.01.05, akt sporządzono dn.18.01.05

Nr (…)1 „ dn. 25.01.05 „ dn. 26.01.05

Nr (…)1 „ dn. 01.02.05 „ dn.01.02.05

Nr (…)1 „ dn.07.02.05 „ dn.07.02.05

Nr (…)1 „ dn.07.02.05 „ dn.08.02.05

Nr (…)1 „ dn.18.04.05 „ dn.18.04.05

Nr (…)1 „ dn.18.04.05 „ dn.18.04.05

Nr (…)1 „ dn.19.04.05 „ dn.19.04.05

Nr (…)1 „ dn.25.04.05 „ dn.25.04.05

Nr (…)1 „ dn.25.04.05 „ dn.25.04.05

Nr (…)1 „ dn.07.05.05 „ dn.07.06.05

Nr (…)1 „ dn.14.06.05 „ dn.14.06.05

4. nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu małżeństwa zawartego w sposób określony w art.1 § 2 krio. Sprawdzono akty małżeństw (…)1.

Natomiast sprawdzając akt małżeństwa Nr (…)1 stwierdzono, że zaświadczenie potwierdzające zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym podpisane jest przez księdza proboszcza parafii w Borkowie , w pozycji „ miejsce zawarcia małżeństwa „ jest wpisane Łomża . W akcie małżeństwa wpisano miejsce zawarcia małżeństwa – Borkowo. Sprawa wymaga niezwłocznego wyjaśnienia, bowiem zaświadczenie wskazuje iż mogło nastąpić naruszenie właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktu małżeństwa.

III. Księga zgonów i akta zbiorowe

Księgę za 2004 rok prawidłowo zamknięto i otwarto na 2005 rok - zgodnie z § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia

W 2005 roku- wg. stanu na dzień kontroli – sporządzono 208 aktów zgonu.

- Akty są wypisane pismem maszynowym, na luźnych drukach , które następnie na koniec roku są zszywane w księgę.

- Akty są podpisane przez Kierownika USC lub Zastępcę. Do każdego aktu zgonu jest karta zgonu, podpisana przez lekarza. Nie stwierdzono zgłoszeń dokonanych przez zakład pogrzebowy.

- W karcie zgonu do aktu Nr 6/05 została poprawiona przez lekarza data zgonu, zaparafowana i opieczętowana pieczątką imienną lekarza, wystawiającego dokument.

- Miejsce zgonu wpisane jest w akcie zgonu zgodnie z kartą zgonu; nie stwierdzono rozbieżności w tym zakresie.

- Zgłoszenia zgonu dokonywane były niezwłocznie , np.

Akt Nr (…)1 ; zgon dnia 02.01.05 r. – akt sporządzono dn. 03.01.05 r.

Nr (…)1 ; „ 05.01.05 r. - „ 06.01.05 r.

Nr (…)1 ; „ 07.01.05 r. - „ 07.01.05 r.

Akt Nr (…)1 ; zgon dnia 08.01.05 r. - akt sporządzono dn. 10.01.05 r.

Nr (…)1 ; „ 08.01.05 r. - „ 10.01.05

Nr (…)1 „ 07.02.05 r. - „ 08.02.05 r.

Nr (…)1 „ 13.02.05 r. - „ 14.02.05 r.

Nr (…)1 „ 12.02.05 r. - „ 14.02.05 r.

Nr (…)1 „ 08.04.05 r. - „ 11.04.05 r.

Nr (…)1 „ 12.04.05 r. - „ 12.04.05r.

Nr (…)1 „ 06.07.05 r. - „ 07.07.05 r.

Nr (…)1 „ 16.07.05 r. - „ 18.07.05 r.

Nr (…)1 „ 04.09.05 r. - „ 05.09.05 r.

Nr (…)1 „ 12.09.05 r. - „ 13.09.05 r.

- Wolne rubryki w poszczególnych aktach zostały wykreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.

- Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktu – art. 10 ust.1 prawa o asc.

- Porównano dane zawarte w karcie zgonu z treścią aktu zgonu;

* akt Nr (…)1 ; w karcie zgonu wpisana jest data urodzenia osoby zmarłej (…)1 , natomiast w akcie zgonu jest (…)1 Sprawdzono z aktem urodzenia znajdującym się w USC w Kolnie i ustalono, że w akcie zgonu prawidłowo wpisana została data urodzenia zmarłego. Na karcie zgonu jest adnotacja Kierownika USC wyjaśniająca rozbieżność.

* akt zgonu Nr (…)1 ; w karcie zgonu jest data urodzenia zmarłego (…)1 Kolno, natomiast w akcie zgonu wpisano data (…)1 Sprawdzono z aktem urodzenia tej osoby Nr (…)1 i potwierdzono, iż w akcie jest błędnie wpisana data urodzenia zmarłego.

P. Kierownik USC w Kolnie podjęła w trakcie kontroli z urzędu postępowanie wyjaśniające w sprawie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie zgonu / art. 28 prawa o asc/.

* akt zgonu Nr (…)1 ; w karcie zgonu jest wpisana data urodzenia osoby zmarłej dnia (…)1 , natomiast w akcie zgonu – dnia (…)1 Sprawdzono z aktem urodzenia tej osoby, znajdującym się w USC w Turośni. Data w akcie zgonu jest wpisana prawidłowa. Na tę okoliczność Kierownik USC sporządziła notatkę urzędowa.

* Akt zgonu Nr (…)1 ; w karcie zgonu data urodzenia osoby zmarłej jest dnia (…)1 natomiast w akcie zgonu dnia (…)1 Ustalono na podstawie aktu urodzenia osoby zmarłej Nr (…)1 USC Kolno, że błąd wystąpił w akcie zgonu. Kierownik USC w Kolnie wszczęła w trakcie kontroli postępowanie wyjaśniające sprawie sprostowania błędu w akcie zgonu.

- Nr (…)1 z dn. (…)1 ; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1 .

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu zgonu do księgi polskiej złożyła córka zmarłego, a więc osoba uprawniona.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawczyni.

Data wpływu podania do USC odnotowana na wniosku ,zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Znaki opłaty skarbowej naklejone i skasowane na podaniu / nie sprawdzano czy czy przyjęto je w wymaganej wysokości/.

Decyzja podjęta na podstawie art. 73 ust.1 prawa o asc.

W aktach zbiorowych są wymagane do podjęcia decyzji dokumenty tj. odpis zagranicznego aktu zgonu oraz jego tłumaczenie na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Z aktu zagranicznego wynikało miejsce zamieszkania współmałżonka osoby zmarłej , którego nie uwzględniono w decyzji , natomiast wpisano w akcie polskim.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Kolnie z dnia (…)1 Nr (…)1.

Podanie o wpisanie zagranicznego aktu zgonu złożył mąż osoby zmarłej, zamieszkały na stałe w Gm. Kolno.

Dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i aktu polskiego – prawidłowo.

Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.

- Nr (…)1 z dnia (…)1; podstawę sporządzenia aktu zgonu stanowiła decyzja Kierownika USC w Kolnie, podjęta w trybie art.73 ust.1 prawa o asc.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Na podaniu jest potwierdzenie miejsca zameldowania.

Decyzja podjęta niezwłocznie.

Podstawa prawna decyzji prawidłowa.

W decyzji nie określono miejsca urodzenia osoby zmarłej, bowiem nie wynikało to z dokumentu zagranicznego, natomiast w akcie polskim wpisano te dane. Należy zauważyć, iż decyzja stanowi podstawę wpisania danych do treści polskiego aktu zgonu.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (…)1 z dnia (…)1; akt wpisano na podstawie kart zgonu.

Zgłaszającym zgon był syn zmarłego, który podał błędnie niektóre dane osobowe zmarłego.

Następnie żona zmarłego złożyła wniosek o sprostowanie błędu w akcie zgonu. Tryb postępowania Kierownika USC w tym zakresie prawidłowy. Organ podjął decyzję o sprostowaniu oczywistego błędu w akcie zgonu na podstawie art.28 prawa o asc. Odbiór decyzji został pokwitowany przez wnioskodawcę.

W akcie zgonu w rubr. wzmianki dodatkowe została naniesiona stosowna wzmianka dodatkowa.

Na tym protokół zakończono.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Kolnie, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

Kierwonik Oddziału

Pani Halina Okulewicz

Burmistrz Kolna

Pan Mieczysław Śniadach

10.02.2006 r.

1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)


Publikator: Konrad Michałowski Data utworzenia:  08.03.2006 13:41:51
Data publikacji:  08.03.2006 13:41:51
Data modyfikacji:  11.09.2006 13:54:48 


Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl