PROTOKÓŁ KONTROLI
Urzędu Miejskiego w Mońkach, ul. Słowackiego 5a, 19-100 Mońki, powiat moniecki, województwo podlaskie; REGON 000526191, NIP 546-10-00-118.
Kierownikiem Urzędu Miejskiego w Mońkach jest Burmistrz Moniek Pan Zbigniew Męczkowski, wybrany w dniu 10 listopada 2002 roku; obowiązki Burmistrza objął z chwilą złożenia ślubowania na sesji Rady Miejskiej w Mońkach w dniu 19 listopada 2002 roku.
Kontrolę w dniach 20, 21, 24 i 25 kwietnia 2006 roku przeprowadził Wincenty Wacław Walewski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 10/06 z dnia 3 kwietnia 2006 roku, wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Panią Lidię Stupak.
Przedmiotem kontroli było załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli.
W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:
- Sekretarz Gminy Pan Mariusz Chwatko,
- inspektor Pani Halina Sienkiewicz,
- podinspektor Pani Marta Krzywiec,
- młodszy referent Pani Marta Łapińska.
W toku kontroli ustalono, co następuje:
1. Załatwianie skarg i wniosków obywateli.
1) Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg przez Radę Miejską w Mońkach, zwaną dalej Radą, unormowano w statucie gminy Mońki, zwanym dalej statutem, uchwalonym uchwałą Nr XXII/156/05 Rady z dnia 26 kwietnia 2005 roku (Dz.Urz.Woj.Podl. Nr 128, poz. 1534). Statut stanowił, że: Rada rozpatruje skargi dotyczące działalności Burmistrza Moniek i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych na najbliższej sesji, informując o tym zainteresowanych oraz że skargi wpisywane są do rejestru skarg prowadzonego w Referacie Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich Urzędu Miejskiego w Mońkach (§ 17 ust. 2 i 3); do zadań komisji stałych Rady należy rozpatrywanie skarg na działalność Burmistrza Moniek i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych (§ 68 pkt 6); Komisja Rewizyjna dokonuje kontroli wykonywania przez Burmistrza Moniek uchwał Rady w sprawie skarg składanych na niego do Rady oraz rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków przez Burmistrza Moniek (§ 84 pkt 1 i 2).
Rada nie unormowała przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania wniosków, należących do jej właściwości, o których mowa w art. 241 Kodeksu postępowania administracyjnego, zwanego dalej K.p.a. oraz nie ustaliła dni i godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków np. przez Przewodniczącego Rady.
Zgodnie z art. 253 § 1 – 3 K.p.a., organy samorządu terytorialnego są obowiązane przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach, a kierownicy tych organów lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu oraz dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności.
2) Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków przez Burmistrza Moniek, zwanego dalej Burmistrzem, uregulowano regulaminem organizacyjnym Urzędu Miejskiego w Mońkach, zwanego dalej Urzędem, nadanym zarządzeniem Nr 76/03 Burmistrza z dnia 30 października 2003 roku i zmienionym zarządzeniami Burmistrza: Nr 109/04 z dnia 30 marca 2004 roku i Nr 270/06 z dnia 20 kwietnia 2006 roku.
Regulamin organizacyjny Urzędu, w rozdziale VI zatytułowanym: Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania indywidualnych spraw obywateli oraz skarg, stanowił: § 18 1. Burmistrz przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w następujące dni tygodnia: - poniedziałki – w godzinach 11.00 – 16.30 – środy – w godzinach 8.00 – 12.00 2. W przypadku, gdy dzień wyznaczony do przyjmowania w sprawach skarg i wniosków jest dniem ustawowo wolnym od pracy, obywatele są przyjmowani w następnym dniu roboczym. 3. Ogłoszenie o dniach i godzinach przyjęć obywateli przez Burmistrza powinno być wywieszone w widocznym miejscu w siedzibie Urzędu i w jednostkach nadzorowanych przez Burmistrza. § 19 Koordynację realizacji zadań w zakresie przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków prowadzi Referat Organizacyjny i Spraw Obywatelskich. § 20 1. Sekretarz Gminy, kierownicy referatów i pracownicy Urzędu obowiązani są do przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy. 2. Skargi i wnioski zgłoszone telefonicznie lub ustnie przyjmuje się do protokołu. § 21 Wszystkie skargi i wnioski skierowane do Urzędu podlegają wpisowi do rejestru prowadzonego w Referacie Organizacyjnym i Spraw Obywatelskich. § 22 1. Rozpatrywanie i merytoryczne załatwianie skarg i wniosków należy do jednostek organizacyjnych Urzędu właściwych ze względu na podmiot sprawy lub do pracownika wskazanego przez Burmistrza. 2. Załatwianie skarg i wniosków winno polegać na rozpatrzeniu wszystkich okoliczności sprawy, jej rozstrzygnięciu, wydaniu poleceń lub dokonaniu odpowiednich wystąpień, usunięcie stwierdzonych uchybień i przyczyn ich powstawania oraz zawiadomieniu w sposób wyczerpujący skarżącego /zgłaszającego wniosek/ o sposobie załatwienia. 3. Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisuje Burmistrz. 4. Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego i powinny być rozpatrzone i załatwione niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni. Pozostałe skargi i wnioski powinny być załatwione w terminie 1 miesiąca od daty ich otrzymania. § 23 Kierownicy jednostek organizacyjnych zobowiązani są do: 1) zapewnienia należytej organizacji przyjmowania skarg i wniosków w swojej jednostce; 2) sprawowanie bieżącego nadzoru prawidłowego i terminowego załatwiania skarg i wniosków; 3) wykorzystywanie materiałów zawartych w skargach i wnioskach do ochrony słusznych interesów obywateli oraz likwidacji źródeł powstawania skarg.
Ponadto regulamin organizacyjny Urzędu stanowił, że: do wspólnych zadań referatów i innych komórek organizacyjnych oraz samodzielnych stanowisk pracy należy rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków obywateli (§ 10 pkt 8); do zadań Referatu Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich należy nadzór nad rozpatrywaniem skarg i wniosków obywateli (§ 12 pkt 6).
Regulamin pracy Urzędu, ustalony zarządzeniem Nr 6/2000 Burmistrza z dnia 15 września 2000 roku stanowił w § 10 ust. 1, że godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególne dni tygodnia przedstawiają się następująco: w poniedziałki od 800do 1600, od wtorku do piątku od 730do1530oraz, że wszystkie soboty w miesiącu są dniami wolnymi od pracy.
3) Informacja o godzinach pracy Urzędu: w poniedziałek w godzinach od 800do 1600, od wtorku do piątku w godzinach od 730do 1530oraz że wszystkie soboty są dniami wolnymi od pracy, była umieszczona na drzwiach wejściowych do budynku Urzędu, a także na tablicy w holu na parterze w budynku Urzędu.
Informacja: o przyjmowaniu interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza w poniedziałki w godzinach od 1100do 1630oraz przez Zastępcę Burmistrza w środy w godzinach od 800do 1200; o przyjmowaniu interesantów przez Przewodniczącego Rady w czwartki w godzinach od 1200do 1500; o przyjmowaniu interesantów w sprawach skarg i wniosków przez Wojewodę Podlaskiego i Wicewojewodę w poniedziałki w godzinach od 1100do 1700, była umieszczona na tablicy w holu na parterze w budynku Urzędu.
Informację o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza przekazano przy piśmie Nr OSO.0717-1/1/06 Burmistrza z dnia 20 kwietnia 2006 roku kierownikom 13 (wszystkich) gminnych jednostek organizacyjnych, mających siedzibę poza budynkiem Urzędu, do wywieszenia na tablicy ogłoszeń, w siedzibach tych jednostek organizacyjnych (aktualizacja informacji przekazanej w roku 2001).
4) Informację o przyjmowaniu skarg i wniosków w sekretariacie Burmistrza w dniach i godzinach pracy Urzędu, o rozpatrywaniu przez Radę skarg dotyczących Burmistrza i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz wniosków w sprawach należących do jej właściwości, o rozpatrywaniu przez Burmistrza skarg dotyczących pracowników Urzędu, a skarg w pozostałym zakresie oraz wniosków w zakresie zadań Burmistrza przez pracowników Urzędu zgodnie z zakresem prowadzonych spraw, umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze, w korytarzu na I piętrze i w korytarzu na II piętrze w budynku Urzędu.
Zadania w zakresie przyjmowania skarg i wniosków, w tym również wnoszonych ustnie do protokołu przypisano referentowi Pani Małgorzacie Maciorowskiej, aneksem z dnia 24 kwietnia 2006 roku do zakresu czynności z dnia 19 listopada 2001 roku. Zadania Sekretarza Gminy Pana Mariusza Chwatko w zakresie organizacji przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków ustalił Burmistrz zarządzeniem Nr 256/06 z dnia 1 marca 2006 roku w sprawie zadań i upoważnienia Sekretarza Gminy.
5) W Urzędzie prowadzono „Interwencje mieszkańców. Ewidencja przyjęć obywateli w sprawach petycji, skarg i wniosków przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza” o symbolu OSO.0565, od roku 2002 (kat. arch. B-5). W ewidencji tej, w okresie objętym kontrolą, wpisano przyjęcie 277 obywateli (w roku 2005 – 190 obywateli i w roku 2006 do dnia kontroli – 87 obywateli).
Sprawy z jakimi zgłaszali się mieszkańcy gminy dotyczyły głównie spraw: zatrudnienia (poszukiwanie pracy), problemów mieszkaniowych, poprawy infrastruktury, w tym w szczególności remontów ulic i dróg, pomocy w organizacji imprez kulturalnych, sprzedaży i wykupu działek gruntowych, ulg w podatkach i opłatach lokalnych, pomocy społecznej.
6) Urząd posiadał druki protokołu przyjęcia skargi i wniosku wnoszonych ustnie. Nie zanotowano skarg i wniosków wnoszonych ustnie do protokołu, faksem lub pocztą elektroniczną.
7) Prowadzono centralny „Rejestr skarg i wniosków” o symbolu OSO.0560 (kat. arch. A), założony w roku 1994. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz teczek aktowych do przechowywania dokumentacji związanej z rozpatrywaniem skarg i wniosków przez Radę i Burmistrza powierzono inspektorowi Pani Halinie Sienkiewicz, aneksem z dnia 24 kwietnia 2006 roku do zakresu czynności z dnia 2 lipca 2001 roku.
Rejestr skarg i wniosków zawierał rubryki: liczbę porządkową, pod którą skargę i wniosek rejestrowano; datę wpływu; imię i nazwisko zainteresowanego, nazwę instytucji, redakcji itp.; adres zainteresowanego, instytucji, redakcji itp.; przedmiot skargi, wniosku; datę zlecenia załatwienia; komu zlecono załatwienie (do kogo skierowano skargę, wniosek); termin załatwienia; datę wpływu po załatwieniu; sposób załatwienia; datę wysłania zawiadomienia; kogo zawiadomiono; uwagi.
8) W teczce aktowej OSO.0561”Rozpatrywanie skarg”, założonej na rok 2005 i 2006 (kat. arch. BE-5) przechowywano dokumentację związaną z rozpatrywaniem i załatwianiem skarg, o których mowa w art. 227 K.p.a.. W teczce aktowej OSO.0563”Analizy i oceny skarg i wniosków” (kat. arch. A), założonej na lata 2000 – 2006, przechowywano własną informację na temat przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w roku 2005, przekazaną Wojewodzie Podlaskiemu oraz informację zbiorczą o wpływie, sposobie załatwiania i problematyce skarg i wniosków wniesionych do organów samorządu terytorialnego województwa podlaskiego w roku 2005, przekazaną przez Wydział Prawny i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
9) W rejestrze skarg i wniosków, w okresie objętym kontrolą, zarejestrowano 3 skargi (w roku 2005 – jedną skargę i w roku 2006 – 2 skargi) w rozumieniu art. 227 K.p.a.. Wniosków, o których mowa w art. 241 K.p.a., nie zarejestrowano.
10) Spośród skarg, które wpłynęły do organów gminy Mońki: jedną z nich rozpatrywała Rada, jedną Burmistrz i jedną przekazano do załatwienia według właściwości Wojewodzie Podlaskiemu (w ramach prowadzonego postępowania administracyjnego w sprawie zleconej z zakresu administracji rządowej).
Rada rozpatrywała skargę mieszkańca Moniek na Burmistrza w sprawie nieudzielania przez niego odpowiedzi mieszkańcom miejscowości Żodzie na podanie z dnia 14 lutego 1996 roku w sprawie utwardzenia i naprawy drogi dojazdowej do miejscowości kolonia Żodzie. Skargę rozpatrywała Komisja Rewizyjna Rady – jej stanowisko negatywne w sprawie zarzutów wobec Burmistrza zawarte zostało w protokole posiedzenia Nr 16/06 z dnia 27 marca 2006 roku. Skargę Rada rozpatrzyła na sesji w dniu 30 marca 2006 roku (w czasie obrad Rady był obecny skarżący) i w podjętej uchwale Nr XXXI/207/06 uznała ją za niezasadną. Rada w uzasadnieniu uchwały stwierdziła, że Burmistrz pismem z dnia 13 marca 1996 roku (Nr G.I.7040/I/3/96) udzielił odpowiedzi na wymienione w skardze podanie – przytaczając zasadnicze elementy stanowiska Burmistrza z jego odpowiedzi w sprawie remontu drogi.
W ramach kompetencji Burmistrza została rozpatrzona skarga na pracowników Urzędu. Skarżąca zarzuciła pracownikom Urzędu wprowadzenie Burmistrza w błąd odnośnie usypania wału ziemnego w dolnej części zbiornika wodnego na działce, stanowiącej własność gminy oraz zarzuciła jednemu z pracowników wykonywanie w godzinach pracy działalności prywatnej. W zawiadomieniu o sposobie załatwienia skargi, podpisanym przez Burmistrza zarzuty podniesione w skardze uznano za niezasadne. Jednocześnie wyjaśniono, że w sprawie zbiornika wodnego (wodopoju dla zwierząt gospodarskich) prowadzone jest postępowanie administracyjne przez Starostwo Powiatowe w Mońkach. Natomiast pracownik Urzędu prowadził działalność gospodarczą poza godzinami pracy i nie kolidowała ona z obowiązkami służbowymi.
Skarga na bezczynność Burmistrza w sprawie dotyczącej zameldowania na pobyt stały żony i córki skarżącego przekazana została przez Burmistrza (sprawa oznaczona znakiem sprawy OSO.5115/7/3/06) Wojewodzie Podlaskiemu, jako właściwemu organowi w sprawach zleconych z zakresu administracji rządowej. Skarga ta została włączona do toczącego się postępowania administracyjnego, jako zażalenie na niezałatwienie w terminie określonym w art. 35 § 3 K.p.a., sprawy o zameldowanie na pobyt stały. Postanowieniem działającego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego Zastępcy Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji (znak sprawy OB.I.EN.5110/11/06) zażalenie uznano za zasadne i sprawę przekazano do ponownego rozpatrzenia Burmistrzowi. Do dnia kontroli sprawa była w toku załatwiania (zażalenie na postanowienie Burmistrza w sprawie zawieszenia postępowania administracyjnego w sprawie wraz z aktami przekazano do rozpatrzenia organowi II instancji tj. Wojewodzie Podlaskiemu).
Zawiadomienia o sposobie załatwienia skarg rozpatrywanych przez Radę i Burmistrza wysłano w ustawowym miesięcznym terminie, określonym w art. 237 § 1 K.p.a. (doręczono skarżącym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru).
W aktach badanych skarg znajdowały się dokumenty potwierdzające badanie podnoszonych zarzutów (wyciągi protokołów sesji Rady i posiedzeń komisji Rewizyjnej, protokół oględzin, wyjaśnienia pracowników i inne).
2. Udostępnianie informacji publicznej.
1) Zasady udostępniania zainteresowanym informacji o charakterze publicznym, określone w statucie, stanowiły, że: działalność organów gminy jest jawna, a jej ograniczenie wynikać może wyłącznie z ustaw; jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje Rady i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji Rady; uprawnionymi do udzielania informacji są: Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Sekretarz Gminy i kierownicy referatów; udostępnianie dokumentów odbywa się w dniach i godzinach pracy Urzędu; dostęp do dokumentów obejmuje również możliwość sporządzania notatek; nie udostępnia się informacji, jeżeli ich udostępnienie mogłoby naruszyć powszechnie obowiązujące przepisy (§ 11 statutu); informacje publiczne są zamieszczane w Biuletynie Informacji Publicznej; Urząd prowadzi zbiór aktów prawa miejscowego dostępny do powszechnego wglądu w jego siedzibie w godzinach pracy Urzędu (§ 40); zawiadomienie o terminie, miejscu i przedmiocie obrad Rady podaje się do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty (na tablicy ogłoszeń Urzędu) oraz zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej (§ 44 ust. 5); sesje Rady są jawne; jawność sesji oznacza, że podczas obrad na sali może być obecna publiczność, która zajmuje wyznaczone w tym celu miejsca (§ 46 ust. 1 i 2).
2) Urząd miał założoną stronę w Biuletynie Informacji Publicznej, zwanym dalej BIP. W BIP zamieszczono informacje, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej, z wyjątkiem informacji: o dochodach i stratach Przedsiębiorstwa Energetyki Cieplnej Spółki z o.o. w Mońkach; o pomocy publicznej; o ciężarach publicznych; o stanowieniu aktów publicznoprawnych w części dotyczącej organu wykonawczego gminy – Burmistrza; o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych; dokumentacji przebiegu i efektów kontroli własnych (prowadzonych m.in. w gminnych jednostkach organizacyjnych); o trybie działania i kompetencjach organów jednostek pomocniczych (sołectw).
3) Jawność działania organów gminy zapewniono poprzez:
- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku sesji Rady w formie zawiadomienia Przewodniczącego Rady (korzystano z kopii zaproszenia na sesje Rady wysyłanego do kierowników gminnych jednostek organizacyjnych i sołtysów), umieszczanego na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu (dowód – akta kontroli, dalej a.k., str. 1); informacje o zwołaniu sesji Rady zamieszczano w BIP,
- powiadamianie mieszkańców gminy o terminie, miejscu i porządku posiedzeń komisji Rady w formie zawiadomień przewodniczących poszczególnych komisji Rady (korzystano z kopii zaproszeń na posiedzenia komisji Rady wysyłanych do członków komisji Rady), umieszczanych na tablicy ogłoszeń w korytarzu na I piętrze w budynku Urzędu (dowód – a.k. str. 2 i 3); informowanie mieszkańców gminy o posiedzeniach komisji Rady w ten sposób rozpoczęto z początkiem roku 2006; informacje o planowanych posiedzeniach komisji Rady zamieszczano w BIP (z początkiem roku 2006),
- informację na temat nieodpłatnego udostępniania do wglądu dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Radę i jej komisje, w tym protokoły sesji Rady i posiedzeń komisji Rady oraz dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Burmistrza w pokoju nr 113 (Biuro Rady) w dniach i godzinach pracy Urzędu, umieszczoną na tablicy ogłoszeń w holu na parterze, w korytarzu na I piętrze i w korytarzu na II piętrze w budynku Urzędu.
4) W BIP zamieszczono, zgodnie z wymogiem art. 24i ustawy o samorządzie gminnym oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych złożone w roku 2005 za rok 2004. Oświadczenia majątkowe za rok 2002 i 2003 zostały (po zamieszczeniu następnych z kolejnego roku) usunięte z BIP.
W BIP nie zamieszczono informacji i oświadczeń radnych i pracowników samorządowych dotyczących ich najbliższych, o których mowa w art. 24j ust. 6 ustawy o samorządzie gminnym, z uwagi na to, że nie zawierały informacji, o których mowa w art. 24j ust. 1 i 2 tej ustawy.
5) Jako miejsce udostępniania do wglądu w Urzędzie: zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego, wyznaczono pokój nr 202 (pokój Sekretarza Gminy); zbioru przepisów gminnych, wyznaczono pokój nr 113 (Biuro Rady); dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Radę, w tym protokołów sesji Rady i jej komisji oraz dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Burmistrza, wyznaczono pokój nr 113 (Biuro Rady).
W Urzędzie zapewniono możliwość korzystania przez zainteresowanych z BIP, za pośrednictwem pracownika Urzędu, na wyznaczonym stanowisku komputerowym. W Urzędzie nie zainstalowano urządzeń ogólnodostępnych, typu urzędomat, infomat, umożliwiających wgląd do aktów prawnych i dokumentów urzędowych.
6) Urząd posiadał druki wniosku o udostępnienie informacji publicznej, która nie była publikowana w BIP. Formularze wniosku były dostępne w formie papierowej w siedzibie Urzędu oraz do pobrania w BIP.
Założono „Rejestr wniosków w sprawie udostępnienia informacji publicznych”, zawierający rubryki , umożliwiające zamieszczanie następujących danych obejmujących: liczbę porządkową, pod którą rejestrowano wniosek; datę wpływu wniosku, zgłoszenia ustnego; podmiot udostępniający informację; osobę lub podmiot wytwarzający informację; osobę udostępniającą informację; datę udostępnienia; formę udostępnienia informacji; komu udostępniono, potwierdzenie udostępnienia (data i podpis); uwagi.
W rejestrze nie odnotowano wniosków o udostępnienie informacji publicznej; w okresie objętym kontrolą do Urzędu nie wpływały wnioski o udostępnienie informacji publicznej.
Założono również podteczkę aktową OSO.0622-1”Przygotowywanie i koordynowanie profilaktyki informacyjnej w środkach masowego przekazu – wnioski” (kat. arch. BE-5), do przechowywania dokumentacji związanej z załatwianiem wniosków o udostępnienie informacji publicznej.
Do dnia kontroli nie uregulowano formalnie kwestii opłat z tytułu kosztów poniesionych w związku ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (art. 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej).
7) W okresie objętym kontrolą (od dnia 3 listopada 2005 roku – daty obowiązywania rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym, zwanego dalej rozporządzeniem Rady Ministrów) nie wpłynęły do Urzędu wnioski od podmiotów publicznych i podmiotów niebędących podmiotami publicznymi, a realizującymi zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów prawa, porozumień lub zlecenia przez podmiot publiczny, o udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrach publicznych.
W celu wykonania postanowień § 3 ust. 3 i § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów, na tablicy ogłoszeń w holu na parterze, w korytarzu na I piętrze i w korytarzu na II piętrze w budynku Urzędu, umieszczono informację następującej treści: Podmiotom publicznym oraz niepublicznym wykonującym zadania publiczne udostępnia się, na ich wniosek, dane z rejestrów publicznych. Wniosek, o którym mowa, powinien zawierać dane określone w § 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym. Wnioski o udostępnienie danych przyjmowane są w sekretariacie Urzędu Miejskiego w Mońkach (pokój nr 114). Dane udostępnia Burmistrz Moniek. Dane udostępnia się na warunkach, w sposób, w zakresie i terminie określonym w przepisach, na podstawie których prowadzony jest rejestr. W przypadku nieokreślenia terminu, dane udostępnia się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wniosku o ich udostępnienie. Dane udostępnia się w formie papierowej lub na nośnikach elektronicznych (dyskietka, CD). Dane w formie elektronicznej udostępniane są w formach: doc, PDF, txt, rtf i xls. Wnioskodawca musi posiadać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne niezbędne do uzyskania dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze, chroniące dane przed dostępem innych osób. Dane uzyskane z rejestrów publicznych mogą być wykorzystane wyłącznie do realizacji zadania publicznego, nie mogą być udostępniane innym osobom. Podmiot, któremu udostępniono dane odpowiada za ich integralność, bezpieczeństwo.
Powyższą informację, zgodnie z wymogiem § 3 ust. 3 i § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów, zamieszczono w BIP.
8) Urząd posiadał zbiór aktów prawa miejscowego, stanowionych przez gminę. Wyodrębniony ze zbioru uchwał Rady, zbiór aktów prawa miejscowego obejmował 69 uchwal Rady (i jedno porozumienie w sprawie przyjęcia do realizacji przez gminę Mońki zadania publicznego gminy Knyszyn w zakresie budowy wodociągu i zbiorowego zaopatrzenia w wodę) podjętych w okresie kadencji 2002 – 2006. Zbiór ten był przechowywany w podteczce aktowej OSO.0150-1”Uchwały Rady Miejskiej w Mońkach. Zbiór aktów prawa miejscowego” (kat. arch. Bc). Prowadzono „Rejestr uchwal Rady Miejskiej w Mońkach. Rejestr aktów prawa miejscowego” o symbolu OSO.0150-1, założony na okres kadencji 2002 – 2006 (kat. arch. Bc), w którym zarejestrowano 69 uchwał Rady i porozumienie, stanowiących zbiór aktów prawa miejscowego.
Informację o wyłożeniu do wglądu zainteresowanych osób zbioru przepisów gminnych w pokoju nr 113 (Biuro Rady), umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze, w korytarzu na I piętrze i w korytarzu na II piętrze w budynku Urzędu.
9) Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego (od roku 1954). Informację na temat udostępniania do publicznego wglądu zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego w pokoju nr 202 (pokój Sekretarza Gminy) w dniach i godzinach pracy Urzędu, umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze, w korytarzu na I piętrze i w korytarzu na II piętrze w budynku Urzędu.
Urząd nie posiadał zbioru Monitora Polskiego B. Obowiązek prowadzenia takiego zbioru i udostępniania go nieodpłatnie do powszechnego wglądu w siedzibie i w godzinach pracy Urzędu ustalił art. 26 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.
10) Zadania wynikające z udostępniania informacji publicznej zostały ujęte w zakresach czynności pracowników:
- Sekretarza Gminy Pana Mariusza Chwatko (zarządzenie Nr 256/06 z dnia 1 marca 2006 roku w sprawie zadań i upoważnienia Sekretarza Gminy), polegające na nadzorze nad procesem informatyzacji Urzędu,
- podinspektora Pani Marty Krzywiec (aneks z dnia 1 lipca 2003 roku do zakresu czynności z dnia 19 listopada 2001 roku), polegające na: redagowaniu strony głównej BIP Urzędu; przekazywaniu ministrowi właściwemu do spraw administracji publicznej informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP oraz powiadamianiu tego ministra o zmianach w treści tych informacji; dokonywaniu zmian treści informacji publicznych udostępnianych na podmiotowej stronie BIP,
- 13 pracowników we wszystkich referatach Urzędu (aneksy z dnia 24 kwietnia 2006 roku do zakresów czynności), polegające na przygotowywaniu, monitorowaniu i aktualizacji dokumentów wytwarzanych na zajmowanym stanowisku pracy oraz przekazywaniu ich pracownikowi prowadzącemu BIP celem zamieszczenia na stronie BIP Urzędu.
Wyniki kontroli omówiono z Zastępcą Burmistrza Panem Józefem Zbigniewem Falkowskim w dniu 25 kwietnia 2006 roku.
Zastępcę Burmistrza Pana Józefa Zbigniewa Falkowskiego poinformowano o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz o przysługującym Burmistrzowi prawie złożenia wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.
Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.
Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu doręczono Zastępcy Burmistrza Panu Józefowi Zbigniewowi Falkowskiemu.
O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Urzędu pod pozycją 3 w roku 2006.
Mońki, 25 kwietnia 2006 roku
Zastępca Burmistrza Starszy inspektor wojewódzki
/-/ Józef Zbigniew Falkowski /-/ Wincenty Wacław Walewski