Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Zgromadzenia publiczne
ZAGROŻENIA
Komisje i zespoły
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego/Zdrowie
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Pomoc publiczna
Lobbing
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Ogłoszenia (zamówienia)
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Ewelina Kiersnowska
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48857439347
faks: +48857439231
e-mail: ekiersnowska@bialystok.uw.gov.pl
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
33800241   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: kontrola problemowa - SP Sokółka. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

protokół kontroli - SP Sokółka
Autorzy: Wincenty Wacław Walewski,

PROTOKÓŁ KONTROLI

Starostwa Powiatowego w Sokółce, ul. Marszałka J. Piłsudskiego 8, 16-100 Sokółka, powiat sokólski, województwo podlaskie, REGON 050664988, NIP 545-15-02-870.

Kierownikiem Starostwa Powiatowego w Sokółce jest Starosta Sokólski Pan Franciszek Budrowski, wybrany uchwałą Nr I/3/02 Rady Powiatu Sokólskiego z dnia 19 listopada 2002 roku.

Kontrolę w dniach 10 – 12 i 15 maja 2006 roku przeprowadził Wincenty Wacław Walewski starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli Nr 12/06 z dnia 26 kwietnia 2006 roku, wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Panią Lidię Stupak.

Przedmiotem kontroli było załatwianie skarg i wniosków obywateli oraz udostępnianie informacji publicznej w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

- Sekretarz Powiatu Sokólskiego Pani Anna Szydłowska,

- inspektor Pani Janina Wojciechowska,

- podinspektor Pani Ewa Palinnik,

- podinspektor Pan Marcin Słyż.

W toku kontroli ustalono, co następuje:

1. Załatwianie skarg i wniosków obywateli.

1) Rada Powiatu Sokólskiego, zwana dalej Radą, nie unormowała przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w sprawach należących do jej właściwości, w tym nie ustaliła dni i godzin przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, np. przez Przewodniczącego Rady.

Dni i godziny pełnienia dyżurów i przyjmowania mieszkańców w sprawach skarg i wniosków w siedzibie Starostwa Powiatowego w Sokółce, w pokoju nr 72 (drugie piętro), ustalił Przewodniczący Rady.

Zgodnie z art. 253 § 1 – 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, zwanego dalej K.p.a., organy samorządu terytorialnego są obowiązane przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków w ustalonych przez siebie dniach i godzinach, a kierownicy tych organów lub wyznaczeni przez nich zastępcy obowiązani są przyjmować obywateli w sprawach skarg i wniosków co najmniej raz w tygodniu oraz dni i godziny przyjęć powinny być dostosowane do potrzeb ludności.

2) Przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków przez Starostę Sokólskiego, zwanego dalej Starostą, uregulowano regulaminem organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Sokółce, zwanego dalej Starostwem, uchwalonym uchwałą Nr V/16/98 Rady z dnia 30 grudnia 1998 roku. Regulamin organizacyjny Starostwa w rozdziale VI, zatytułowanym Tryb przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków stanowił: § 26 1. Starosta przyjmuje obywateli w sprawach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach 830– 1630Wicestarosta, we wtorki w godz. 8 00– 1600 przyjmuje obywateli w Dąbrowie Białostockiej, Sekretarz i Skarbnik we środy, w godzinach pracy Starostwa. 2. Kierownicy Wydziałów i pozostali pracownicy Starostwa przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Starostwa. 3. W przypadku, gdy w wyznaczony dzień przyjmowania obywateli przypada na dzień ustawowo wolny od pracy, Starosta, Wicestarosta, Sekretarz, Skarbnik i kierownicy wydziałów przyjmują obywateli w sprawach skarg i wniosków w następnym dniu roboczym w godzinach pracy Starostwa. 4. Informacja o dniach i godzinach przyjęć obywateli w sprawach skarg i wniosków winna być umieszczona w widocznym miejscu budynku Starostwa. § 27 Pracownik przyjmujący obywateli w ramach skarg i wniosków sporządza protokół przyjęcia zawierający: 1) datę przyjęcia, 2) imię, nazwisko i adres składającego, 3) zwięzłe określenie sprawy, 4) imię i nazwisko przyjmującego, 5) podpis składającego. § 28 Rejestr skarg i wniosków prowadzi Wydział Organizacyjny. § 29 1. Skargi i wnioski składane lub adresowane do Zarządu, Starosty lub poszczególnych członków Zarządu rozpatruje Wydział Organizacyjny. 2. Pozostałe skargi i wnioski rozpatrują wydziały w ramach swej własności rzeczowej. § 30 Odpowiedzi na skargi i wnioski podpisują: 1) w sprawach rozpatrywanych przez Wydział Organizacyjny – Starosta lub członek Zarządu, 2) w pozostałych sprawach – kierownik wydziału. § 31 Przyjmowanie, rozpatrywanie, załatwianie i rejestrowanie skarg i wniosków koordynuje Wydział Organizacyjny który: 1) czuwa nad terminowym rozpatrywaniem skarg i wniosków oraz udzieleniem odpowiedzi, 2) udziela obywatelom zgłaszającym się w sprawach skarg i wniosków niezbędnych informacji o toku załatwiania sprawy, kieruje obywatela do właściwego wydziału, lub organizuje przyjęcie obywateli przez Starostę lub właściwego członka Zarządu, 3) prowadzi kontrolę przyjmowania, ewidencjonowania i rozpatrywania skarg i wniosków w wydziałach, 4) opracowuje okresowe analizy rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków. § 32 Kierownicy wydziałów odpowiedzialni są za: 1) wszechstronne wyjaśnienia i terminowe załatwianie skarg i wniosków, 2) niezwłoczne przekazywanie Wydziałowi Organizacyjnemu wyjaśnień oraz dokumentacji niezbędnych do rozpatrzenia skarg i wniosków przez ten Wydział.

Ponadto regulamin organizacyjny Starostwa stanowił, że: do zadań wspólnych wydziałów należy przyjmowanie, rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków (§ 14 pkt 9); do zadań Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie rejestru skarg i wniosków, opracowywanie analiz, przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi wnioski oraz organizowanie kontaktów ze Starostą i Wicestarostą (§ 15 II pkt 17 i 18).

Zarząd Powiatu Sokólskiego, zwany dalej Zarządem, jako jeden z organów powiatu sokólskiego (art. 8 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym), nie podejmował własnych postanowień odnośnie przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków, a także przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków.

Regulamin pracy Starostwa, ustalony zarządzeniem Nr 3/99 Starosty z dnia 16 lipca 1999 roku, stanowił w § 27 ust. 1 i 4, że czas pracy pracowników administracyjno-biurowych, poza pracownikami zatrudnionymi na stanowiskach obsługi, wynosi 40 godzin tygodniowo i 8 godzin na dobę, a wszystkie soboty są dniami wolnymi od pracy oraz stanowił w § 28 ust. 1, że godziny rozpoczynania i zakończenia pracy są następujące: w poniedziałek od 800do 1600oraz od wtorku do piątku od 730do 1530.

3) Informacja o czasie pracy Starostwa, w poniedziałek w godzinach od 800 do 1600oraz od wtorku do piątku w godzinach od 730do 1530, była umieszczona obok drzwi wejściowych do budynku Starostwa oraz na tablicy ogłoszeń w korytarzu na drugim piętrze w budynku Starostwa, a także na stronie głównej Starostwa w Biuletynie Informacji Publicznej, zwanym dalej BIP.

Informacja o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Starostę w poniedziałki w godzinach 830– 1630, aw przypadku gdy poniedziałek jest dniem wolnym od pracy – w następnym dniu roboczym w godzinach pracy Starostwa, była umieszczona na tablicy ogłoszeń w holu na parterze i obok drzwi wejściowych do sekretariatu Starosty w korytarzu na drugim piętrze w budynku Starostwa oraz w BIP.

Informacja o pełnieniu dyżurów i przyjmowaniu mieszkańców w sprawach skarg i wniosków przez Przewodniczącego Rady w każdy poniedziałek w godzinach 1100– 1300w Starostwie w pokoju nr 72 na drugim piętrze, była umieszczona na tablicy ogłoszeń w holu na parterze, na tablicy ogłoszeń w holu na drugim piętrze i na drzwiach wejściowych do pokoju przyjęć Przewodniczącego Rady ( nr 72 na drugim piętrze) oraz w BIP.

Informację aktualną (pierwszą przekazano w 1999 roku) o przyjmowaniu obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Starostę przekazano kierownikom 21 (wszystkich) powiatowych jednostek organizacyjnych i powiatowych służb, inspekcji i straży, do wywieszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibach tych jednostek organizacyjnych – przy piśmie przewodnim Nr OR.0717-1/06 Wicestarosty z dnia 15 maja 2006 roku (dowód – akta kontroli, dalej a.k., str. 1 i 2).

4) Informację o przyjmowaniu skarg i wniosków w sekretariacie Starosty w dniach i godzinach pracy Starostwa, w pokoju nr 62 (drugie piętro), o rozpatrywaniu przez Radę skarg dotyczących zadań i działalności Zarządu, Starosty i kierowników powiatowych jednostek organizacyjnych, o rozpatrywaniu przez Radę wniosków w sprawach należących do jej właściwości, o rozpatrywaniu przez Wydział Organizacyjny Starostwa skarg i wniosków składanych lub adresowanych do Zarządu, Starosty lub poszczególnych członków Zarządu, a pozostałych skarg i wniosków przez wydziały Starostwa w ramach swojej właściwości rzeczowej, umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze i na tablicy ogłoszeń w korytarzu na drugim piętrze w budynku Starostwa oraz w BIP.

Zadania w zakresie przyjmowania skarg i wniosków przypisano podinspektorowi w Wydziale Organizacyjnym Pani Ewie Palinnik zakresem czynności z dnia 22 grudnia 1999 roku, w ramach określonych tam obowiązków związanych z obsługą sekretariatu Starosty oraz przyjmowaniem interesantów zgłaszających skargi i wnioski, organizowaniem kontaktów ze Starostą i Wicestarostą, a także prowadzeniem ewidencji przyjęć interesantów przez Starostę i Wicestarostę w dniach przyjęć obywateli w tych sprawach.

Zadania w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków przypisano:

- regulaminem organizacyjnym Starostwa: Wydziałowi Organizacyjnemu w zakresie rozpatrywania skarg i wniosków składanych lub adresowanych do Zarządu, Starosty lub poszczególnych członków Zarządu, a w pozostałym zakresie wydziałom Starostwa w ramach ich właściwości przedmiotowej (§ 29 regulaminu organizacyjnego Starostwa);

- kierownikom wydziałów Starostwa (zakresami czynności): rozpatrywanie i załatwianie skarg i wniosków obywateli w zakresie działania swojego wydziału; wszechstronne wyjaśnianie i terminowe załatwiania skarg i wniosków obywateli; niezwłoczne przekazywanie Wydziałowi Organizacyjnemu wyjaśnień i dokumentacji niezbędnych do rozpatrzenia skarg i wniosków przez ten Wydział; przyjmowanie obywateli w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy.

5) W Starostwie prowadzono „Rejestr przyjęć obywateli”. W okresie objętym kontrolą w tym rejestrze wpisano przyjęcie 27 osób w roku 2005 oraz w 2006 roku do dnia kontroli – 6 osób. Sprawy z jakimi zgłaszali się obywatele dotyczyły przede wszystkim spraw zatrudnienia, budowy i remontów dróg oraz podziałów i rozgraniczeń nieruchomości.

6) Starostwo posiadało druki protokołu przyjęcia skargi i wniosku wnoszonych ustnie. Nie zanotowano skarg i wniosków wnoszonych ustnie do protokołu, faksem lub pocztą elektroniczną. Jedną skargę zgłoszono ustnie na zebraniu sprawozdawczo-wyborczym Ochotniczej Straży Pożarnej w Rozedrance Starej.

7) Prowadzono centralny „Rejestr skarg i wniosków” o symbolu OR.0550, od 15 listopada 1999 roku, (kat. arch. A). Prowadzenie rejestru powierzono inspektorowi w Wydziale Organizacyjnym Pani Janinie Wojciechowskiej zakresem czynności z dnia 29 grudnia 1999 roku.

Rejestr skarg i wniosków zawierał rubryki przeznaczone do wpisu danych ilustrujących przebieg rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w nim rejestrowanych, tj.: liczbę porządkową, pod którą skargę i wniosek zarejestrowano; datę wpływu; imię i nazwisko petenta, nazwę instytucji, redakcji; adres petenta, instytucji, redakcji; przedmiot skargi i wniosku; datę zlecenia załatwienia; komu zlecono załatwienie (do kogo skargę, wniosek skierowano); termin załatwienia; datę wpływu po załatwieniu; sposób załatwienia; datę wysłania zawiadomienia; kogo zawiadomiono; uwagi.

W rejestrze, w okresie objętym kontrolą, wpisywano informacje wymagane tytułami rubryk.

8) Skargi i związaną z nimi dokumentację przechowywano w teczce aktowej OR.0551”Rozpatrywanie skarg i wniosków.” (kat. arch. BE-5), założonej na lata 2004 i 2005 oraz na rok 2006. Ponadto prowadzono teczkę aktową OR.0553”Analizy i oceny skarg i wniosków” (kat. arch. A), założoną na lata 2005 i 2006, w której przechowywano informację Starosty na temat przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w roku 2005, przekazaną Wojewodzie Podlaskiemu oraz informację zbiorczą o wpływie, sposobie załatwiania i problematyce skarg i wniosków wniesionych do organów samorządu terytorialnego województwa podlaskiego w roku 2005, przekazaną przez Wydział Prawny i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

9) W rejestrze skarg i wniosków, w okresie objętym kontrolą, zarejestrowano 7 skarg (w tym 5 skarg w roku 2005 i 2 skargi w roku 2006 o dnia kontroli). Wniosków, o których mowa w art. 241 K.p.a. nie zarejestrowano.

10) Wśród 5 skarg zarejestrowanych w roku 2005 były 2 skargi nienależące do właściwości i nie rozpatrywane przez organy powiatu sokólskiego. Pierwsza, to skarga przekazana przez Wydział Rozwoju Regionalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z prośbą o ustosunkowanie się do zarzutów i przekazanie materiałów do Wojewody Podlaskiego w terminie 7 dni (zarejestrowana w rejestrze skarg i wniosków w roku 2005 pod pozycją 1). W przedmiotowej teczce aktowej Starostwa znajdowało się zawiadomienie Dyrektora Wydziału Rozwoju Regionalnego Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku o sposobie załatwienia skargi. Druga skarga na Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Sokółce (zarejestrowana w rejestrze skarg i wniosków w roku 2005 pod pozycją 2) została przekazana Wojewódzkiemu Inspektorowi Nadzoru Budowlanego w Białymstoku, przy piśmie przewodnim Starosty, z zachowaniem ustawowego terminu 7 dni (art. 231 K.p.a.).

Pozostałe 3 skargi zarejestrowane w roku 2005 i 2 skargi zarejestrowane w roku 2006 dotyczyły: naruszenia obowiązków służbowych przez kierownika Wydziału Architektury i Budownictwa Starostwa; uchylania się „organu administracji architektoniczno-budowlanej” Starostwa udzielenia skarżącemu (jako kierownikowi budowy) żądanych informacji dotyczących pozwolenia na rozbudowę budynku; zarzutów pod adresem Starosty i dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Sokółce; niewłaściwego utrzymania zimowego drogi powiatowej; przewlekłego załatwienia podania o wydanie pozwolenia na budowę budynku inwentarskiego i zbiornika na gnojówkę.

Jedną skargę rozpatrywała Rada, a pozostałe 4 skargi rozpatrzono w ramach kompetencji Starosty. Ich rozpatrzenie i załatwienie odbyło się zgodnie w przepisami K.p.a.. Cztery skargi uznano za niezasadne, a w jednej udzielono wyjaśnień (zimowe utrzymanie drogi powiatowej).

Skargi rozpatrywane w ramach właściwości organów powiatu sokólskiego załatwiono w ustawowym miesięcznym terminie ( art. 237 § 1 K.p.a.), z wyjątkiem skargi rozpatrywanej przez Radę. Skarga do Rady na Starostę i dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Sokółce, za pośrednictwem Urzędu Marszałkowskiego Województwa Podlaskiego w Białymstoku, wpłynęła do Przewodniczącego Rady w dniu 26 sierpnia 2005 roku. Przewodniczący Rady w piśmie z dnia 16 września 2005 roku wyjaśnił skarżącej swoje stanowisko (po dokonaniu własnych ustaleń i uzyskanych wyjaśnień) w sprawie wskazanych przez nią uchybień pracodawcy tj. Powiatowego Urzędu Pracy w Sokółce oraz niewłaściwej postawy, według skarżącej, Starosty, i wyrażając ubolewanie „nad przewlekłością postępowania” (dowód – a.k. str. 3 i 4). Pismami z dnia 14 września 2005 roku i z dnia 10 października 2005 roku Wydziału Polityki Społecznej Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku przekazano kolejne pisma skarżącej. Przewodniczący Rady pismem wysłanym w dniu 18 października 2005 roku poinformował skarżącą, że jej sprawa będzie rozpatrzona na najbliższej sesji Rady w listopadzie 2005 roku. Na sesji w dniu 25 listopada 2005 roku po rozpatrzeniu zarzutów podniesionych w skardze, w obecności skarżącej, i po wysłuchaniu stanowiska komisji Rady rozpatrujących skargę, Rada uchwałą Nr XXXIV/261/05 uznała skargę za niezasadną (dowód – a.k. str. 5).

Zawiadomienia o sposobie załatwienia skarg zawierały uzasadnienie faktyczne i prawne oraz pozostałe dane wymagane art. 238 § 1 K.p.a. m.in. oznaczenie organu, podpis osoby upoważnionej. Zawiadomienia o sposobie załatwienia skarg rozpatrywanych w ramach kompetencji Starosty podpisywali Starosta, Wicestarosta i Sekretarz Powiatu zgodnie z postanowieniem § 30 regulaminu organizacyjnego Starostwa.

O sposobie załatwienia skarg poinformowano na piśmie skarżących oraz przekazywano do wiadomości innym organom zainteresowanym: Wojewodzie Podlaskiemu, Przewodniczącemu Rady, sołtysowi, dyrektorowi Państwowej Komunikacji Samochodowej w Sokółce.

2. Udostępnianie informacji publicznej.

1) Zasady udostępniania zainteresowanym informacji o charakterze publicznym (wymagane art. 8a ustawy o samorządzie powiatowym) unormowano w dziale VI statutu Powiatu Sokólskiego, zwanego dalej statutem, uchwalonego uchwałą Nr XXXVI/279/06 Rady z dnia 24 lutego 2006 roku i zmienionego uchwałą Nr XXXVII/291/06 Rady z dnia 31 marca 2006 roku (Dz.Urz.Woj.Podl. Nr 105, poz. 1015 oraz Nr 110, poz. 1061) w następujący sposób: […] § 89. Upoważnionymi do dostępu do informacji publicznej obejmującej działalność organów Powiatu są wszystkie osoby zainteresowane, pragnące uzyskać informacje związane z działaniem organów Powiatu. § 90. Udostępnienie informacji publicznej odbywa się na wniosek zainteresowanej osoby. § 91. 1. Osobami uprawnionymi do udzielania informacji publicznej związanej z działalnością organów Powiatu są: Przewodniczący, Starosta, Wicestarosta, Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy wydziałów Starostwa w sprawach dotyczących nadzorowanych wydziałów. 2. Udostępnianie dokumentów odbywa się w pokoju obsługi organów Powiatu lub w pokojach właściwych wydziałów codziennie, w godzinach pracy Starostwa. 3. Udostępnianie dokumentów nie może odbywać się w sposób uniemożliwiający właściwy tryb pracy Starostwa.

Ponadto statut stanowił, że: informacja o terminie, miejscu i przedmiocie sesji Rady powinna zostać podana do publicznej wiadomości przez wywieszenie na powiatowej tablicy ogłoszeń i zamieszczenie na stronie internetowej Powiatu (§ 10 statutu); Starosta gromadzi i udostępnia w swojej siedzibie zbiór aktów prawa miejscowego ustanowionego przez Powiat (§ 49 statutu).

Regulamin organizacyjny Starostwa stanowił, że: do zadań Sekretarza Powiatu należy nadzorowanie procesu komputeryzacji (§ 12 pkt 6 regulaminu organizacyjnego Starostwa); do zadań Wydziału Organizacyjnego należy obsługa informacyjna Starostwa (§ 15 II pkt 26 regulaminu organizacyjnego Starostwa); do zadań Wydziału Administracyjno-Gospodarczego należy zabezpieczenie informacji wizualnej dla interesantów (§ 24 ust. 9 regulaminu organizacyjnego Starostwa).

2) Starostwo miało założoną stronę w BIP. W BIP zamieszczono informacje, o których mowa w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej, z wyjątkiem informacji: o prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach oraz o sposobach i zasadach udostępniania danych w nich zawartych; dokumentacji przebiegu i efektów kontroli własnych przeprowadzanych przez Starostwo; o organizacji i trybie działania powiatowych jednostek organizacyjnych.

3) Jawność działania organów powiatu sokólskiego zapewniono poprzez:

- powiadamianie mieszkańców powiatu o terminie, miejscu i porządku sesji Rady w formie kopii zawiadomienia Przewodniczącego Rady, umieszczanego na tablicy ogłoszeń w holu na parterze oraz na drzwiach wejściowych do sali konferencyjnej, w której odbywały się sesje Rady, na pierwszym piętrze w budynku Starostwa (dowód – a.k. str. 6 i 7); informacje na temat terminu, miejsca i porządku sesji Rady zamieszczano w BIP;

- powiadamianie mieszkańców powiatu o terminie, miejscu i porządku posiedzeń komisji Rady w formie kopii zaproszeń przewodniczących poszczególnych komisji Rady, umieszczanych na tablicy ogłoszeń w holu na parterze oraz na drzwiach wejściowych do sali konferencyjnej, w której odbywaly się posiedzenia komisji Rady, na pierwszym piętrze w budynku Starostwa (dowód – a.k. str. 8 i 9);

- informację na temat dostępu do dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Radę i jej komisje, w tym protokołów sesji Rady, posiedzeń komisji Rady oraz dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Zarząd, udostępnianych do nieodpłatnego powszechnego wglądu, w pokoju nr 73 (drugie piętro) w dniach i godzinach pracy Starostwa, umieszczonej na tablicy ogłoszeń w holu na parterze i na tablicy ogłoszeń w holu na drugim piętrze w budynku Starostwa oraz w BIP.

4) W BIP zamieszczono, zgodnie z wymogiem art. 25d ustawy o samorządzie powiatowym, oświadczenia majątkowe radnych i pracowników samorządowych, złożone w roku 2003 za rok 2002, w roku 2004 za rok 2003 i w roku 2005 za rok 2004.

Nie zamieszczono w BIP, zgodnie z wymogiem art. 25e ust. 6 ustawy o samorządzie powiatowym, oświadczeń i informacji radnych i pracowników samorządowych, dotyczących ich najbliższych. Takich informacji i oświadczeń radni i pracownicy samorządowi nie składali z uwagi na to, że nie wystąpiły sytuacje zobowiązujące do ich złożenia.

5) Jako miejsce udostępniania do wglądu w Starostwie: zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego oraz zbioru aktów prawa miejscowego, wyznaczono pokój nr 73 w Wydziale Organizacyjnym; dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Radę i jej komisje, w tym protokołów sesji Rady i posiedzeń komisji Rady oraz dokumentów dotyczących zadań publicznych realizowanych przez Zarząd do nieodpłatnego powszechnego wglądu, wyznaczono pokój nr 73 (na drugim piętrze w budynku Starostwa) w dniach i godzinach pracy Starostwa.

W Starostwie nie zainstalowano urządzeń ogólnodostępnych, typu urzędomat, infomat, umożliwiających wgląd do aktów prawnych i dokumentów urzędowych.

6) Starostwo posiadało druki wniosku o udostępnienie informacji publicznej, która nie była publikowana w BIP. Formularze wniosku były dostępne w formie papierowej w siedzibie Starostwa oraz do pobrania w BIP.

W Starostwie nie prowadzono rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej.

W okresie objętym kontrolą (w roku 2005) do Starostwa wpłynęły dwa wnioski o udostępnienie informacji publicznej. Wnioski dotyczyły udostępnienia kserokopii pisma Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego oraz informacji dotyczącej zgłoszenia wniosku w sprawie budowy ogrodzenia i wydanej decyzji.

W sprawie wniosku dotyczącego informacji dotyczącej budowy ogrodzenia udzielono, zgodnie z żądaniem, informacji na piśmie.

W drugiej sprawie tj. udostępnienia kserokopii pisma GUNB udzielono informacji pisemnej, że Starostwo nie posiadało pisma, o którego kserokopię wnosiła wnioskodawczyni.

Wnioski załatwiono w terminie 14 dni, o którym mowa w art. 13 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Wnioski i związaną z nimi dokumentację przechowywano w teczce aktowej OR.0556”Udostępnianie informacji publicznej”, założonej na rok 2005 (kat. arch. B-5).

Nie uregulowano formalnie pobierania od wnioskodawców opłaty z tytułu kosztów poniesionych w związku ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku (art. 15 ustawy o dostępie do informacji publicznej).

7) W okresie objętym kontrolą (od dnia 3 listopada 2005 roku – daty obowiązywania rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 27 września 2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym, zwanego dalej rozporządzeniem Rady Ministrów) nie wpłynęły do Starostwa wnioski, od podmiotów publicznych i podmiotów niebędących podmiotami publicznymi, a realizującymi zadania publiczne na podstawie odrębnych przepisów prawa, porozumień lub zlecenia przez podmiot publiczny, o udostępnienie danych zgromadzonych w rejestrach publicznych.

W celu wykonania postanowień § 3 ust. 3 i § 5 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów, na tablicy ogłoszeń w holu na parterze w budynku Starostwa oraz w BIP, umieszczono informację o udostępnianiu danych z rejestrów publicznych w Starostwie następującej treści: Podmiotom publicznym oraz niepublicznym wykonującym zadania publiczne udostępnia się, na ich wniosek, dane rejestrów publicznych. Wniosek, o którym mowa, powinien zawierać dane określone w § 2 ust. 2 rozporządzenia Rady Ministrów dnia 27.09.2005 r. w sprawie sposobu, zakresu i trybu udostępniania danych zgromadzonych w rejestrze publicznym (Dz. U. Nr 205, poz. 1692). Wnioski o udostępnienie danych przyjmowane są w sekretariacie Starostwa Powiatowego w Sokółce – pok. Nr 62. Dane udostępnia Starosta Sokólski. Dane udostępnia się na warunkach, w sposób, w zakresie i terminie określonym w przepisach, na podstawie, których prowadzony jest rejestr. W przypadku nieokreślenia terminu, dane udostępnia się w terminie 14 dni od dnia doręczenia wniosku o ich udostępnienie. Dane udostępnia się w formie papierowej lub na nośnikach elektronicznych (dyskietka, CD). Dane w formie elektronicznej udostępniane są w formatach: doc, pdf, txt, rtf i xls. Wnioskodawca musi posiadać zabezpieczenia techniczne i organizacyjne niezbędne do uzyskania dostępu do danych zgromadzonych w rejestrze, chroniące dane przed dostępem innych osób. Dane uzyskane z rejestrów publicznych mogą być wykorzystane wyłącznie do realizacji zadania publicznego, nie mogą być udostępniane innym osobom. Podmiot, któremu udostępniono dane odpowiada za ich integralność, bezpieczeństwo.

8) Starostwo posiadało zbiór aktów prawa miejscowego, stanowionych przez powiat. Zbiór aktów prawa miejscowego obejmował 40 uchwał Rady, w tym 10 uchwałom z kadencji 1998 – 2002 i 30 uchwał Rady( kadencja 2002 – 2006). Do tego zbioru prowadzono skorowidz, obejmujący okresy obu wymienionych kadencji Rady.

Informację o nieodpłatnym udostępnianiu do powszechnego wglądu zbioru aktów prawa miejscowego stanowionego przez powiat w pokoju nr 73 (na drugim piętrze), umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze i w korytarzu na drugim piętrze w budynku Starostwa oraz w BIP.

9) Starostwo posiadało zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego (poczynając od lat 60-tych XX wieku). Informację na temat dostępu do wglądu do zbiorów Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego w pokoju nr 73 (na drugim piętrze), umieszczono na tablicy ogłoszeń w holu na parterze i w korytarzu na drugim piętrze w budynku Starostwa oraz w BIP.

Starostwo nie posiadało zbioru Monitora Polskiego B. Korzystanie z Monitora Polskiego B było możliwe w formie elektronicznej (Lex) w siedzibie Starostwa.

Obowiązek prowadzenia takiego zbioru i udostępniania go nieodpłatnie do powszechnego wglądu w siedzibie i w godzinach pracy Starostwa ustalił art. 26 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych.

10) Następujące zadania wynikające z udostępniania informacji publicznej zostały ujęte w zakresach czynności pracowników:

- informatyka Pana Marka Cyrynowskiego (zakres czynności z dnia 14 grudnia 2004 roku), w tym w szczególności: administracja siecią komputerową, wdrażanie systemów informatycznych do realizacji zadań Starostwa, pełnienie funkcji administratora bezpieczeństwa informacji, organizowanie i koordynowaniu udostępniania informacji publicznej, w tym prowadzenie BIP, publikacja i dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnianych na stronie podmiotowej BIP;

- podinspektora Pana Marcina Słyża (zakres czynności z dnia 2 stycznia 2006 roku): obsługa informacyjna Starostwa, współdziałanie w tworzeniu i prowadzeniu BIP, a w szczególności: umieszczanie w BIP informacji publicznych: protokołów sesji Rady, protokołów posiedzeń Zarządu, protokołów posiedzeń komisji Rady, uchwał Rady i uchwał Zarządu, zawiadomień o zwołaniu sesji Rady, zaproszeń na posiedzenia komisji Rady, protokołów kontroli zewnętrznych, oświadczeń majątkowych, prowadzenie i aktualizacja zbioru przepisów prawnych oraz jego udostępnianie mieszkańcom powiatu, współdziałanie w realizacji zadań powiatu wynikających z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Wyniki kontroli omówiono ze Starostą Panem Franciszkiem Budrowskim i Sekretarzem Powiatu Panią Anną Szydłowską w dniu 15 maja 2006 roku.

Starostę Pana Franciszka Budrowskiego poinformowano o przysługującym mu prawie zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz złożenia wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz protokołu doręczono Staroście Panu Franciszkowi Budrowskiemu.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Starostwa pod pozycją 62.

Sokółka, 30 maja 2006 roku

Starosta

/-/ Franciszek Budrowski

Starszy inspektor wojewódzki

/-/ Wincenty Wacław Walewski


Publikator: Monika Kondratowicz Data utworzenia:  30.05.2006 09:56:04
Data publikacji:  19.06.2006 09:56:04
Data modyfikacji:  19.06.2006 09:56:04 


Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl