Białystok, dnia 25 maja 2006 r.
Podlaski Urząd Wojewódzki
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
OB.III.KM.0934-2/06
Pan
Mariusz GRYGIEŃĆ
Wójt Gminy Szypliszki
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 20 kwietnia 2006 roku przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola doraźna w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szypliszkach dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r. — prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Ustalono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą podpisane są przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej Kierownika USC, uprawnionego do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, jak również wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 41 krio, a dotyczących braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.
Nie stwierdzono również naruszenia terminu określonego w art. 8 § 3 krio, zgodnie z którym zaświadczenie od duchownego powinno wpłynąć do USC przed upływem 5 dni od dnia zawarcia związku małżeńskiego.
Z dokonanych w trakcie kontroli ustaleń, które omówiono w protokole wynika, że jedynie nieprawidłowości wystąpiły w przypadku umiejscawiania zagranicznego aktów urodzeń do księgi polskiej. W związku z tym należy zwrócić szczególną uwagę na kwestie związane z pisownią imion, w przypadku umiejscawiania zagranicznych aktów stanu cywilnego do księgi polskiej, a także na treść żądania strony w tym zakresie. Powyższy temat szczegółowo omówiono z Panią Kierownik USC w Brańsku w trakcie kontroli.
Stwierdzono jednakże, iż w pracy Kierownika USC wystąpiły nieprawidłowości, a mianowicie:
- w podstawie prawnej decyzji podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc (dotyczącej umiejscowienia zagranicznego aktu urodzenia) wpisano — „Dz.U. Nr 36, poz. 180 z póź. zm.”. W związku z obowiązującym od 2004 roku tekstem jednolitym ustawy z dnia 29 września 1986 roku prawo o aktach stanu cywilnego powinno być natomiast: Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688,
- niewłaściwe postępowanie w przypadku aktu sporządzanego na podstawie decyzji Kierownika USC dotyczącego wpisania aktu zagranicznego do księgi polskiej, w sytuacji gdy w dokumentach zagranicznych brak jest informacji o nazwisku współmałżonków i ich dzieci (art. 62 ust. 2-4 prawa o asc w związku z art. 25 i art. 88 krio).
Ponadto w jednym przypadku (akt zgonu Nr 5 z dnia 24 stycznia 2005 roku) stwierdzono rozbieżność pomiędzy aktem zgonu a kartą zgonu wystawioną przez lekarza. Po kontroli, a przed sporządzeniem protokołu pokontrolnego, Pani Kierownik USC podjęła stosowne kroki — rozbieżność została usunięta (lekarz poprawił błędnie wystawioną kartę zgonu).
Biorąc powyższe pod uwagę należy:
- zwracać szczególną uwagę na prawidłowe podawanie aktów prawnych w podstawach prawnych decyzji podejmowanych przez Kierownika USC,
- zwracać szczególną uwagę na właściwe postępowanie i precyzyjne wpisywanie w aktach małżeństwa wzmianki dodatkowej o nazwiskach małżonków i ich dzieci w przypadku wpisywania zagranicznych aktów małżeństwa do księgi polskiej,
- zwracać uwagę na prawidłowość wypełnienia karty zgonu przez lekarzy.
Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
Z up. Wojewody Podlaskiego
Andrzej Władysław Gawkowski
Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji