Białystok, 12 maja 2006 roku
Podlaski Urząd Wojewódzki
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Nr OB.III.RJ.0932-2/06
Pan
Adam KACPRZYK
Wójt Gminy Przerośl
Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 28 marca 2006 roku przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola w Urzędzie Stanu Cywilnego w Przerośli dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku — prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 roku w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów(Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Adama Kacprzyk — Wójta Gminy Przerośl.
Stwierdzono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą są podpisane przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. Akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.
W aktach zbiorowych do poszczególnych aktów znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty.
Zaświadczenia wypełnione i podpisane przez duchownego potwierdzające zawarcie małżeństwa w sposób określony w rt. 1 § 2 kr i o wpłynęły do USC
w wymaganym ustawowo terminie.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do wydawania decyzji z zakresu stanu cywilnego.
Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono uchybienia w zakresie:
- podawania w decyzjach kierownika USC nieaktualnego Dziennika Ustaw, w którym opublikowana jest ustawa prawo o aktach stanu cywilnego,
- niezgodnego z jednolitym rzeczowym wykazem akt określania w decyzji symbolu kwalifikacyjnego,
- przyjęcia kopii zagranicznego aktu małżeństwa przy podejmowaniu decyzji w sprawie transkrypcji zagranicznego aktu do księgi polskiej, co jest niezgodne z zasadami wynikającymi z rt. 73 ust. 1 prawa o asc dotyczącymi wpisywania zagranicznych aktów do polskich ksiąg stanu cywilnego ,
W związku z powyższym uważam za celowe:
- prawidłowe wpisywanie w decyzjach numeru obowiązującego aktualnie Dziennika Ustaw w którym opublikowana jest ustawa prawa o aktach stanu cywilnego tj. (Dz. U. z 2004 roku Nr 161, poz.1688),
- właściwe nadawanie sprawom symboli kwalifikacyjnych,
- poddawanie wnikliwej analizie dokumenty przedkładane przez stronę do transkrypcji. Wszelkie bowiem kopie z odpisów aktów stanu cywilnego mogą być traktowane na równi z oryginalnymi dokumentami tylko wówczas, gdy zostały poświadczone przez organ, który przechowuje oryginały ksiąg stanu cywilnego i jest uprawniony do wydawania z nich odpisów klub przez polską placówkę konsularną stwierdzającą, że kopie są zgodne z prawem miejsca jego wystawienia.
Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nie skorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji ww. wniosków.
Z up. Wojewody Podlaskiego
Andrzej Władysław Gawkowski
Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji