Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Dla niesłyszących
Zgromadzenia publiczne
ZAGROŻENIA
Prawne podstawy działania
Komisje i zespoły
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
Budżet Wojewody Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego/Zdrowie
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Pomoc publiczna
Dług publiczny
Ciężary publiczne
Lobbing
Doręczanie dokumentów elektronicznych - zestawienie stosowanych formatów danych elektronicznych
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Administracja zespolona
Administracja samorządowa
Ogłoszenia (zamówienia, nabory)
Oświadczenia o stanie majątkowym
Informacja publiczna
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Ewelina Kiersnowska
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48857439347
faks: +48857439231
e-mail: ekiersnowska@bialystok.uw.gov.pl
Mirosława Sapoćko-Dykałowicz
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48 7439493
faks: +48 7439251
e-mail: msapocko@bialystok.uw.gov.pl
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
24715479   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: Dokumentacja z kontroli przeprowadzonych w 2006 roku. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

Protokół

kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku,

zwanym w dalszej części protokołu „Wojewódzkim Inspektoratem”

15-959 Białystok, ul. Zwycięstwa 26B,

Regon: 052119611, NIP: 542- 27- 51- 240

Kontrolę w dniach 16 — 19, 22 sierpnia 2006r. przeprowadziła Aneta Kuberska - starszy inspektor w Wydziale Prawnym i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, na podstawie upoważnienia do kontroli nr 23/06 z dnia 08.08.2006r., znak: PN.III.AK.0939/23/06 wystawionego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

Temat kontroli:

Przestrzeganie przepisów instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie.

W trakcie kontroli zbadano:

1) przyjmowanie i obieg korespondencji,

2) przeglądanie i przydzielanie korespondencji,

3) rejestrowanie spraw,

4) załatwianie spraw,

5) przechowywanie akt spraw.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 r. do dnia kontroli, tj. 16 sierpnia 2006r.

Podlaskim Wojewódzkim Inspektorem Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku jest Pan Czesław Węgrzyniak, powołany na stanowisko od dnia 7 maja 2002r.

W czasie kontroli wyjaśnień udzielali:

1) Pan Czesław Węgrzyniak — Podlaski Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku,

2) Pan Wojciech Depta — Kierownik Działu Nadzoru Nasiennego,

3) Pani Katarzyna Jankowska — inspektor Działu Administracyjnego

4) Pani Ewa Marczuk — Kierownik Laboratorium Wojewódzkiego.

W czasie kontroli ustalono, co następuje:

1. Przyjmowanie i obieg korespondencji.

W Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku obowiązuje Regulamin organizacyjny ustalony w dniu 08.09.2004r. przez Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa, zatwierdzony Zarządzeniem nr 122/04 Wojewody Podlaskiego z dnia 11.10.2004r. Regulamin określa nazwy i zakres działania komórek organizacyjnych, zakres zadań wykonywanych na samodzielnych stanowiskach, siedziby, zakresy i obszary działania oddziałów i delegatur.

W toku kontroli ustalono, że funkcję kancelarii ogólnej w Wojewódzkim Inspektoracie spełnia stanowisko do spraw kancelaryjnych w Dziale Administracyjnym. Sprawy kancelaryjne prowadzi Pani Katarzyna Jankowska — inspektor w Dziale Administracyjnym. Do zadań tego stanowiska pracy należy m.in. przyjmowanie i wysyłka korespondencji.

Na stanowisku do spraw kancelaryjnych prowadzony jest dziennik korespondencji wpływającej i wychodzącej, który zawiera następujące rubryki:

- nr kolejny,

- data otrzymania korespondencji,

- nr, data otrzymanej korespondencji,

- od kogo,

- treść otrzymanej korespondencji,

- znak referenta,

- data wysłanej korespondencji,

- do kogo,

- treść wysłanej korespondencji,

- nr korespondencji uprzedniej,

- nr odpowiedzi na korespondencję wysłaną,

- nr aktu,

- uwagi.

W w/w dzienniku ewidencjonowana jest korespondencja wpływająca i wysyłana z Wojewódzkiego Inspektoratu. Inne rejestry i ewidencje korespondencji przychodzącej i wysyłanej nie są prowadzone.

Zgodnie z §5 ust. 3 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 1998r., Nr 161, poz. 1109), przesyłki specjalnego rodzaju, tj. telegramy, telefonogramy, dalekopisy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów nadrzędnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju wg. wzoru ustalonego przez kierownika wydziału w sprawach organizacyjnych w urzędzie.

Przesyłki wpływające do Wojewódzkiego Inspektoratu otwierane są na stanowisku do spraw kancelaryjnych w Dziale Administracyjnym (poza przesyłkami adresowanymi imiennie oraz poufnymi). Na pismach wpływających pracownik Działu Administracyjnego umieszcza pieczątkę z datą wpływu.

Wysyłkę pism i innej korespondencji przygotowanej w Wojewódzkim Inspektoracie prowadzi stanowisko do spraw kancelaryjnych w Dziale Administracyjnym. Na pismach sporządzonych w Wojewódzkim Inspektoracie zamieszcza się daty wysłania pism.

2. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji.

Stanowisko do spraw kancelaryjnych w Dziale Administracyjnym, po zarejestrowaniu wpływów do dziennika korespondencji, przekazuje je do rozpatrzenia Podlaskiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Ochrony Roślin i Nasiennictwa (za wyjątkiem korespondencji adresowanej imiennie). Na pismach zamieszczane są dekretacje Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Środowiska, które kierują sprawę na poszczególne stanowiska pracy.

3. Rejestrowanie spraw.

W Wojewódzkim Inspektoracie do rejestrowania spraw stosowany jest bezdziennikowy system kancelaryjny. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 1998r., Nr 161, poz. 1109).

Zarządzeniem nr 14/2002 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku w Wojewódzkim Inspektoracie wprowadzono z dniem 01.01.2003r. nowy rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. Kolejnym Zarządzeniem Nr 1/2006 Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku, uchylono Zarządzenie nr 14/2002 PWIORiN w Białymstoku i z dniem 01.01.2006r. wprowadzono rzeczowy wykaz akt, stanowiący załącznik Nr 1 do Zarządzenia nr 1/2006 PWIORiN w Białymstoku (w uzgodnieniu z Dyrektorem Archiwum Państwowego w Białymstoku).

W Wojewódzkim Inspektoracie prowadzone są następujące rejestry - zgodnie z postanowieniami § 20 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie:

a) rejestr skarg i wniosków — według obowiązującego wzoru. W okresie objętym kontrolą zarejestrowano 4 wpływy.

b) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw — według obowiązującego wzoru. W roku 2005 wystawiono 59 upoważnień. W roku 2006 do dnia kontroli wystawiono 29 upoważnień.

c) rejestr zarządzeń wydanych przez Podlaskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku — według obowiązującego wzoru. W roku 2005 zarejestrowano 11 zarządzeń, a w 2006 roku do dnia kontroli 7 zarządzeń.

W wyniku kontroli ustalono, iż w Wojewódzki Inspektoracie obowiązuje Zarządzenie nr 8/2005 Głównego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa z dnia 18 listopada 2005r., określające zasady postępowania wojewódzkich inspektorów ochrony roślin i nasiennictwa przy prowadzeniu: rejestru przedsiębiorców, rejestru przedsiębiorców dokonujących obrotu materiałem siewnym oraz rejestru przedsiębiorców wykonujących działalność w zakresie konfekcjonowania lub obrotu środkami ochrony roślin. Działalność gospodarcza w zakresie obrotu materiałem siewnym jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 2 lipca 2004r. o swobodzie gospodarczej (Dz. U. Nr 137, poz. 1807) i istnieje wymóg uzyskania wpisu do rejestru przedsiębiorców dokonujących obrotu materiałem siewnym.

W świetle powyższego w Wojewódzki Inspektorat w roku 2005 prowadził rejestr przedsiębiorców prowadzących obrót materiałem siewnym, który posiadał następujące rubryki:

- lp

- nr ewidencyjny zaświadczenia, decyzji

- data wystawienia zaświadczenia, decyzji

- nr w rejestrze przedsiębiorców

- nazwa i adres przedsiębiorcy

- przedmiot obrotu

- uwagi.

W roku 2005 w w/w rejestrze dokonano 232 wpisy.

Od roku 2006 rejestr przedsiębiorców prowadzących obrót materiałem siewnym posiada następujące rubryki:

- lp.

- nr sprawy zaświadczenia

- data wydania zaświadczenia

- nr wpisu do rejestru

- określenie przedsiębiorcy i jego siedziby

- (data przyjęcia wniosku)

- data wpisu do rejestru

- data wykreślenia z rejestru

- powód wykreślenia

- data złożenia informacji o zmianach

- nazwa jednostki dokonującej wpisu do rejestru.

W 2006 roku do dnia kontroli w w/w rejestrze dokonano 52 wpisy.

Ponadto w toku kontroli ustalono, że w Wojewódzkim Inspektoracie prowadzone są następujące rejestry:

a) rejestr decyzji zakazu wprowadzania do obrotu i nakazu wycofania z obrotu materiału siewnego oraz nakazu poddania zabiegom uniemożliwiającym użycie materiału siewnego — według obowiązującego wzoru. W roku 2005 rejestr zawierał 9 wpisów, a w roku 2006 - 6 wpisów;

b) rejestr wniosków do oceny polowej (ziemniak) — według obowiązującego wzoru. W roku 2005 odnotowano 7 wpisów, a w roku 2006 - 6 wpisów;

c) rejestr upoważnień i decyzji do oceny polowej — według obowiązującego wzoru. W roku 2005 udzielono 2 upoważnień w zakresie oceny polowej: zbożowe, pastewne, sadzeniaków ziemniaka. W roku 2006 do dnia kontroli nie stwierdzono wystawiania upoważnień.

d) rejestr akredytowanych kwalifikatorów — według obowiązującego wzoru. W roku 2005 odnotowano 27 wpisów, a w roku 2006 do dnia kontroli nie odnotowano wpisów.

W wyniku kontroli ustalono, że w Laboratorium Wojewódzkim w roku 2006 prowadzone są niżej wymienione rejestry - wg. ogólnie ustalonego wzoru, określonego w załączniku nr 4 do Zarządzenia nr 3/2003 Głównego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Warszawie, w którym podano ogólne zasady postępowania przy przeprowadzaniu badań laboratoryjnych roślin, produktów roślinnych i przedmiotów na obecność organizmów szkodliwych:

a) rejestr badań laboratoryjnych na obecność nicieni (w roku 2006 do dnia kontroli dokonano 228 wpisów),

b) rejestr badań laboratoryjnych na obecność grzybów (w roku 2006 do dnia kontroli dokonano 303 wpisy),

d) rejestr badań laboratoryjnych pozostałych (w roku 2006 do dnia kontroli dokonano 63 wpisy),

e) rejestr badań laboratoryjnych na obecność bakterii (w roku 2006 do dnia kontroli

dokonano 121 wpisów),

f) rejestr badań laboratoryjnych na obecność wirusów (w roku 2006 do dnia kontroli dokonano 36 wpisów),

g) rejestr badań laboratoryjnych sadzeniaków ziemniaka (w roku 2006 do dnia kontroli dokonano 17 wpisów).

Według wyjaśnień Pani Ewy Marczuk — Kierownika Laboratorium Wojewódzkiego w roku 2005 prowadzono jeden rejestr badań laboratoryjnych na obecność organizmów szkodliwych.

W przedmiotowym rejestrze w roku 2005 dokonano 3457 wpisów.

Ponadto w Laboratorium Wojewódzkim prowadzony jest:

- rejestr badań prób nasiennych,

- rejestr próbiorców akredytowanych i urzędowych

4. Załatwianie spraw

Forma zewnętrzna pism załatwiających sprawy z reguły odpowiadała ogólnie przyjętym zasadom.

W toku prowadzonej kontroli stwierdzono, że objęte kontrolą decyzje administracyjne spełniały wymogi określone w art. 104 i 107 Kpa. Akta poszczególnych spraw prowadzono w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Przy załatwianiu spraw indywidualnych przestrzegano ustawowych terminów określonych w art. 35 Kpa i art. 36 Kpa.

Rozstrzygnięcia administracyjne wysyłano za zwrotnym potwierdzeniem odbioru lub przekazywano stronom za pokwitowaniem odbioru. Sprawy załatwione wysyłano w dniu ich podpisania.

Niemniej jednak podczas kontroli stwierdzono, iż:

a) dwóm decyzjom administracyjnym z dnia 13.03.2006r. (znak:DSU-4103/1/06) oraz z dnia 31.03.2006r. (znak:NN-4103/1/2006), zarejestrowanym w teczce aktowej, prowadzonej w roku 2006 w Dziale Nadzoru Nasiennego, oznaczonej: NN.4103 Decyzje zakazu/nakazu, wydanym w wyniku przeprowadzenia dwóch różnych postępowań administracyjnych nadano jeden ten sam numer. W spisie spraw prowadzonym przy w/w teczce aktowej, decyzja z dnia 13.03.2006r została zarejestrowana pod poz. 1, natomiast decyzja z dnia 31.03.2006r. pod poz. 2. Zgodnie z postanowieniami §17 ust 1 instrukcji kancelaryjnej — znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Identyczny znak otrzymuje pismo, dotyczące tylko jednej i tej samej sprawy.

(akta kontroli nr 1 str 1 -16)

b) w teczce aktowej oznaczonej: OU-3920 prowadzonej w roku 2006 - pismo z dnia 09.06.2006r. przekazujące 17 wniosków o wypłatę dotacji na obniżenie ceny badania opryskiwaczy oraz pismo z dnia 10.07.2006r. przekazujące kolejnych 8 wniosków, adresowane do Głównego Inspektora Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Warszawie, nie były opatrzone znakiem sprawy — powyższe stanowi naruszenie postanowień §17 instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie. (akta kontroli nr 2 str…17-32).

c) sprawę, dotyczącą prowadzonego w roku 2004 postępowania administracyjnego na okoliczność wykrycia bakteriozy pierścieniowej ziemniaka, zarejestrowano w teczce aktowej oznaczonej: NF-520 pod poz. 118, prowadzonej w roku 2004 (pismo z dnia 23.12.2004r.). Kolejne pismo w tej samej sprawie z dnia 12.01.2005r., dotyczące zgłoszenia ewentualnych zastrzeżeń do prowadzonego postępowania administracyjnego zarejestrowano w teczce aktowej prowadzonej w roku 2005, oznaczonej NF-520 pod poz. 1 — czym naruszono postanowienia § 17ust. 5 w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie mówiącego o tym, że „sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw”.

(akta kontroli nr 3 str. 33-46).

5. Przechowywanie akt sprawy

Pracownicy Inspektoratu prowadzą teczki aktowe do przechowywania spraw ostatecznie załatwionych. Do teczek założone są spisy spraw. Strony tytułowe teczek aktowych zawierają: symbol literowy komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny rzeczowego wykazu akt, nazwę jednostki organizacyjnej, tytuł teczki, nazwę hasła klasyfikacyjnego. Symbole komórek są zgodne z postanowieniami regulaminu organizacyjnego.

Akta poszczególnych spraw gromadzone są w sposób umożliwiający ustalenie dat wszczęcia i zakończenia postępowania. Niemniej jednak podczas kontroli ustalono, że na niektórych teczkach nie zamieszczano kategorii archiwalnych (teczka aktowa oznaczona: OU-3920 z 2006r.).

Prowadzony do teczki aktowej oznaczonej:NF-520, Zasady i Organizacja nadzoru fitosanitarnego w roku 2006 spis spraw, odpowiadał wzorowi formularza spisu spraw określonego w załączniku nr 4 do instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie. Niemniej jednak zastrzeżenia budziły zapisy dokonywane w przedmiotowym spisie spraw przez pracownika prowadzącego w/w teczkę aktową. Rubryki informujące o dacie wszczęcia i zakończenia 33 spraw były wolne od wpisów. W rubryce oznaczonej jako: „uwagi (sposób załatwienia)” wpisano jedynie znak pisma załatwiającego sprawę, a nie sposób jej załatwienia, tj. np. „oz” — sprawa ostatecznie załatwiona. Przepisy obowiązującej instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie wyraźnie określają zasady prowadzenia spisów spraw, a Załącznik nr 4 do w/w instrukcji kancelaryjnej wymienia wszystkie niezbędne elementy jakie należy uwzględnić przy uzupełnianiu spisu spraw.

Podlaski Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden doręczono Podlaskiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Białymstoku.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce ewidencji kontroli Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i nasiennictwa w Białymstoku pod pozycją 38.

Białystok, 28 sierpnia 2006 r.

Podpis kierownika jednostki kontrolowanej

WOJEWÓDZKI INSPEKTOR

Ochrony Roślin i Nasiennictwa

w Białymstoku

/-/ mgr inż. Czesław Węgrzymiak

Podpis kontrolującego

STARSZY INSPEKTOR

/-/ Aneta Kuberska


Publikator: Sebastian Tarnowski Data utworzenia:  2006-09-15 14:25:32
Data publikacji:  2006-09-15 14:25:32
Data modyfikacji:  2006-09-15 14:26:14 


Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl