Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Dla niesłyszących
Zgromadzenia publiczne
ZAGROŻENIA
Prawne podstawy działania
Komisje i zespoły
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
Budżet Wojewody Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego/Zdrowie
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Pomoc publiczna
Dług publiczny
Ciężary publiczne
Lobbing
Doręczanie dokumentów elektronicznych - zestawienie stosowanych formatów danych elektronicznych
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Administracja zespolona
Administracja samorządowa
Ogłoszenia (zamówienia, nabory)
Oświadczenia o stanie majątkowym
Informacja publiczna
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Ewelina Kiersnowska
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48857439347
faks: +48857439231
e-mail: ekiersnowska@bialystok.uw.gov.pl
Mirosława Sapoćko-Dykałowicz
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48 7439493
faks: +48 7439251
e-mail: msapocko@bialystok.uw.gov.pl
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
25026483   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: Kontrola problemowa - Urząd Stanu Cywilnego w Supraślu. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 23 maja 2006 roku

w Urzędzie Stanu Cywilnego w Supraślu

Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Supraślu, wchodzący w skład Urzędu Miasta w Supraślu (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).

Regon Urzędu Miasta w Supraślu 000530057, NIP 542-030-43-18

Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Wiktor Grygiencz – Burmistrz Gminy Supraśl wybrany na to stanowisko dnia 10 listopada 2002 roku

Zastępcą Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego jest Pan Robert Wojciech Chebdzyński – powołany na stanowisko Kierownika USC Uchwałą nr XXIX/282/05 Rady Miejskiej w Supraślu z dnia 21 maja 2005 roku

Kontrolę przeprowadziły:

- Halina Okulewicz – kierownik Oddziału ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji,

- Róża Januszkiewicz – starszy inspektor,

- Ewa Bielewska – referent prawny,

w Oddziale ds. rejestracji stanu cywilnego, obywatelstwa i repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; na podstawie upoważnień Nr 41/06, 42/06 i 43/06 z dnia 22 maja 2006 roku podpisanych przez Panią Ewę Maciak Zastępcę Dyrektora Wydziału

Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego – Białystok 15-213, ul. Mickiewicza 3.

Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.

Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:

- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .) i § 24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

- art. 11 a ust. 3 ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Sz.U. z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)

Zasady i tryb prowadzenia kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 roku.

Temat kontroli:

Realizacja zadań wynikających z ustawy:

1. z dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz.U. Nr 9, poz. 59 z późn. zm)

2. z dnia 29 września 1986 r. - prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2004 roku nr 161, poz. 1688 .)

3. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26.10.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)

4. ustawa z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Sz.U. z 2005 roku Nr 233, poz. 1992)

Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na 2006 rok dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 09 lutego 2006 roku przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

W trakcie kontroli obecny był Pan Robert Wojciech Chebdzyński – Zastępca Kierownika USC w Supraślu

Osoby kontrolujące wpisały się do księgi kontroli w Urzędzie Miejskim w Supraślu pod numerem 4/06.

Kontrolą objęto księgi urodzeń, małżeństw i zgonów oraz akta zbiorowe .

I. Księga urodzeń i akta zbiorowe.

W 2005 r. Kierownik USC w Supraślu sporządził 16 aktów urodzenia, natomiast w 2006 roku wg stanu na dzień kontroli (do dnia 22 maja) sporządzono 3 akty urodzenia.

Wszystkie akty urodzenia zostały sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu, co zostało odnotowane w każdym akcie w rubryce „Uwagi” (§ 7 ust. 1 rozporządzenia).

Kolejność w numeracji aktów jest zachowana. Akty wypisane są pismem ręcznym (§ 2 ust. 1 rozporządzenia). Wolne miejsca w poszczególnych rubrykach aktu, jak też w rubryce „uwagi” zostały zakreślone zgodnie z § 7 ust. 2 rozporządzenia.

Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika USC.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. W rubryce „uwagi” błędnie przytoczono numer decyzji tj. „(...)1 zamiast „(...)1 05”.

Decyzja dotyczyła transkrypcji aktu urodzenia sporządzonego w (…)1 .

Wniosek o umiejscowienie aktu urodzenia złożyła babcia dziecka zamieszkała na terenie gminy Supraśl - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc.

W aktach zbiorowych oprócz odpisu aktu zagranicznego wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego znajduje się kopia odpisu aktu małżeństwa rodziców dziecka.

Dane z aktu zagranicznego prawidłowo zostały przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) określono prawidłowo.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r., akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu z dnia (…)1 2005 r. Nr (…)1 05 podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej wniosła osoba zamieszkała na terenie gminy Supraśl.

Strona przedłożyła odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1 wraz z tłumaczeniem tego dokumentu dokonanym przez tłumacza przysięgłego. Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Podstawę uzupełnienia stanowił akt małżeństwa rodziców dziecka Nr (…)1/2005 USC Supraśl.

Kierownik USC decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. uzupełnił akt urodzenia. Podstawa prawna decyzji – art. 36 prawa o asc – prawidłowa.

Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.

W rubryce „wzmianki dodatkowe” naniesiona została prawidłowo adnotacja o uzupełnieniu aktu.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniósł małżonek osoby, której akt dotyczy zamieszkały na terenie gminy Supraśl - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku rosyjskim oraz tłumaczenie dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Podstawa prawna (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r., akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu z dnia (…)1 2005 r. podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej wniosła osoba zamieszkała w Supraślu.

Strona przedłożyła odpis aktu urodzenia wydany przez USC w Londynie wraz z tłumaczeniem tego dokumentu dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Z aktu zagranicznego wynikało miejsce urodzenia ojca dziecka „(...)1”, natomiast Kierownik USC w decyzji i w akcie polskim wpisał „(...)1.

Podstawa prawna decyzji – art. 73 ust. 1 prawa o asc – prawidłowa.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.; akt urodzenia wpisany został na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniosła matka dziecka zamieszkała w Supraślu - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku francuskim wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego oraz odpis skrócony aktu małżeństwa rodziców.

Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego

Podstawa prawna decyzji – art. 73 ust. 1 prawa o asc – prawidłowa.

Strona wniosła również o uzupełnienie aktu o brakujące dane (strona wpisała datę podania ...2005 r.). W decyzji o uzupełnieniu aktu urodzenia Nr ... Kierownik USC w Supraślu wpisał jako datę wydania decyzji „...2005 r.”, a zatem datę wcześniejszą niż data sporządzenia aktu. Decyzja będzie wymagała sprostowania w tym zakresie w trybie art. 113 KPA.

Następnie przy nanoszeniu wzmianki dodatkowej o uzupełnieniu błędnie przytoczono numer decyzji tj. „(...)1” zamiast „(...)1”.

Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.

Akt został sporządzony na podstawie decyzji kierownika USC w Supraślu Nr (…)1 05 z dnia (…)1 2005 r.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia złożyła babcia dziecka zamieszkała w Supraślu.

Odpis zagranicznego aktu urodzenia wydany w Nowym Jorku spełniał przesłanki do transkrypcji. W aktach zbiorowych znajduje się tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez członka Amerykańskiego Stowarzyszenia Tłumaczy potwierdzone za zgodność przekładu na język polski przez Konsulat Generalny Rzeczypospolitej Polskiej w Nowym Jorku.

Podstawa prawna decyzji - art. 73 ust. 1 prawa o asc - prawidłowa. Z aktu zagranicznego wynikało, że dziecko (dziewczynka) nosi nazwisko w formie męskiej. Kierownik USC prawidłowo wpisał w orzeczeniu decyzji i treści aktu polskiego nazwisko dziecka w formie męskiej.

W związku z tym, iż oboje rodzice dziecka są obywatelami polskimi Kierownik USC w Supraślu zastosował § 4 ust. 2 i 4 rozporządzenia wpisując w akcie w rubryce wzmianki dodatkowe stosowną adnotację o zastosowaniu formy żeńskiej nazwiska dziecka. Jednakże w treści wzmianki Kierownik USC przytoczył jedynie § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, a powinien również ust. 4.

Strona wniosła również o uzupełnienie aktu o brakujące dane przedstawiając odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka. Kierownik USC podjął decyzję Nr (…)1 dot. uzupełnienia aktu urodzenia. Podstawa prawna - art. 36 prawa o asc - prawidłowa. W rubryce „wzmianki dodatkowe” została naniesiona zgodnie z obowiązującymi przepisami adnotacja o uzupełnieniu aktu urodzenia.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniosła osoba, której akt dotyczy zamieszkała na terenie gminy Supraśl - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc. W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia w języku rosyjskim oraz tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Kierownik USC podjął decyzję na podstawie art. 36 prawa o asc o uzupełnieniu aktu. Zasadność decyzji potwierdzono na podstawie dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych.

W akcie urodzenia naniesiono prawidłową wzmiankę dodatkową dot. jego uzupełnienia.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r., akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu z dnia ...2005 r. Nr (…)1 05 podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej wniosła babcia dziecka zamieszkała w Supraślu.

Do treści decyzji i dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych nie zgłoszono uwag. Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Kierownik USC podjął na wniosek strony decyzje: Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. o uzupełnieniu oraz decyzję Nr (…)1 05 z dnia (…)1 2005 r. o sprostowaniu aktu urodzenia. Z sentencji decyzji wynika, że podstawę uzupełnienia oraz sprostowania stanowił akt małżeństwa rodziców dziecka znajdujący się w USC w Supraślu. Jednakże w aktach zbiorowych brak jest notatki z tego aktu małżeństwa.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

-Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.,

Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia wniosła osoba, której akt dotyczy zamieszkała na terenie gminy Supraśl.

Strona przedłożyła białoruski odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Dane z aktu zagranicznego prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Podstawę prawną (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Bez uwag.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r., akt został wpisany na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu z dnia (…)1 2005 r. Nr (…)1 podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego do księgi polskiej wniosła matka dziecka zamieszkała na terenie gminy Supraśl. Strona przedłożyła białoruski odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem tego dokumentu dokonanym przez tłumacza przysięgłego. Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Dnia ... 2005 r. dziecko zostało uznane przez ojca przed Kierownikiem USC w Supraślu. Matka dziecka wyraziła zgodę na uznanie. Dziecko nosi nazwisko matki. Protokół uznania dziecka został podpisany przez Kierownika USC, ojca dziecka oraz matkę dziecka.

W akcie naniesiona została wzmianka dodatkowa o uznaniu dziecka przed Kierownikiem USC. Jednakże zawiera ona jedynie dane dotyczące imienia, nazwiska i nazwiska rodowego ojca dziecka, brak natomiast informacji o dacie i miejscu urodzenia ojca dziecka. Kierownik USC powinien podjąć decyzję o uzupełnieniu wzmianki dodatkowej w tym zakresie.

Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o brakujące dane. Podstawę uzupełnienia stanowił akt urodzenia matki dziecka. Kierownik USC decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. uzupełnił akt urodzenia. Podstawa prawna decyzji – art. 36 prawa o asc – prawidłowa.

Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.

W akcie urodzenia została prawidłowo naniesiona wzmianka dodatkowa o jego uzupełnieniu.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r.

Kierownik USC w Supraślu sporządził ww. akt na podstawie decyzji Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 r. podjętej w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia wniosła osoba której akt dotyczy zameldowana na pobyt stały w Supraślu od dnia (…)1 2005 r.

Strona przedłożyła do transkrypcji uwierzytelniony odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1 oraz tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Dokument zagraniczny spełniał przesłanki do umiejscowienia go w polskiej księdze w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podstawę prawną oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu - określono prawidłowo.

Strona wniosła również o uzupełnienie aktu urodzenia o nazwisko rodowe ojca, datę i miejsce urodzenia ojca. Zasadność decyzji potwierdzono na podstawie dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych. Wzmiankę dodatkową o uzupełnieniu aktu naniesiono w akcie w sposób zgodny z prawem.

Strona pokwitowała odbiór obu decyzji.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia wniósł ojciec dziecka zamieszkały w Supraślu – zachowano właściwość miejscową organu (art. 13 prawa o asc). Ww. przedłożył odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1 wraz z urzędowym przekładem na język polski.

Dane z aktu zagranicznego zostały prawidłowo przeniesione do decyzji, a następnie do aktu polskiego.

Na wniosek strony Kierownik USC podjął również decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r. o uzupełnieniu aktu urodzenia oraz decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r. o sprostowaniu aktu urodzenia w pozycji nazwisko dziecka, ojca oraz matki, a także w pozycji miejsce urodzenia rodziców. Podstawę uzupełnienia i sprostowania aktu urodzenia stanowił odpis zupełny aktu małżeństwa rodziców Nr (…)1/2002 USC Białystok.

Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Bez uwag.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.,Akt został sporządzony na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu Nr (…)1 z dnia (…)1 2006r., co odnotowano w rubryce „uwagi” - § 7 ust. 1 rozporządzenia.

Podanie o umiejscowienie aktu zagranicznego wniósł ojciec dziecka zamieszkały na terenie gminy Supraśl - decyzję podjął organ właściwy miejscowo – art. 13 prawa o asc.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc tj. brytyjski odpis aktu urodzenia wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Strona wniosła również o sprostowanie i uzupełnienie aktu urodzenia. Kierownik USC podjął decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r. o sprostowaniu aktu urodzenia oraz Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r. o uzupełnieniu aktu urodzenia.

Strona pokwitowała odbiór wszystkich decyzji.

W akcie prawidłowo zostały naniesione wzmianki o sprostowaniu oraz uzupełnieniu aktu urodzenia.

Bez uwag.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 r.

Akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu podjętej w trybie art. 73 ust. 1 prawa o asc.

Podanie o wpisanie aktu urodzenia wniosła osoba, której akt dotyczy zamieszkała na terenie gminy Supraśl - decyzję podjął właściwy organ (art. 13 prawa o asc).

W aktach zbiorowych znajduje się odpis aktu urodzenia wydany przez USC w (…)1 wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Podstawa prawna (art. 73 ust. 1 prawa o asc) oraz pouczenie o przysługującym odwołaniu doWojewody Podlaskiego (art. 8 ust. 4 prawa o asc) – określono prawidłowo. Strona pokwitowała odbiór decyzji.

Bez uwag.

Podkreślenia wymaga fakt, iż na żadnym z wniosków o umiejscowienie zagranicznego aktu urodzenia nie została odnotowana data wpływu do USC , co jest niezgodne z § 6 ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U.z 1999 r. Nr 112, poz. 1319 z późn. zm.). Jednakże z porównania daty poszczególnych podań, daty podjęcia decyzji oraz sporządzenia aktu wynika, iż w każdym przypadku został zachowany termin określony w art. 35 § 1 KPA.

II. Księga małżeństw i akta zbiorowe

W księdze małżeństw za rok 2005 znajduje się 68 aktów małżeństw, natomiast w 2006 roku /wg stanu na dzień kontroli/ sporządzono 21 aktów.

Wszystkie akty są podpisane przez Kierownika lub Zastępcę Kierownika USC. Kolejność w numeracji aktów jest zachowana.

Sprawdzono następujące akty i ustalono, co następuje;

- Akty małżeństw Nr (…)1; dotyczą związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym – art.1 § 2 krio.

* zaświadczenia niezbędne do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym sporządził Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej lub obu stron /art.12 ust.2 prawa o asc/.

* w aktach zbiorowych do w/w aktów małżeństw znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty,

* zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa, podpisane przez uprawnionego duchownego wpłynęły do USC w terminie przewidzianym w art.8 ust. 3 krio. Potwierdza ten fakt data wpływu odnotowana na zaświadczeniu.

Na zaświadczeniu do aktu Nr (…)1/05 brak daty wpływu dokumentu do USC, niemniej jednak data zawarcia małżeństwa i data sporządzenia aktu wskazują, iż nie naruszono przepisów tym zakresie.

* nie stwierdzono naruszenia właściwości organu sporządzającego w/w akty małżeństw – art.12 ust.3 prawa o asc,

* porównano dane zawarte w zaświadczeniu z treścią aktów małżeństw, nie stwierdzając rozbieżności i błędów,

* przypiski w aktach małżeństw naniesione są na bieżąco.

* akty małżeństw Nr (…)1 – sprawdzono jedynie pod kątem właściwości organu uprawnionego do sporządzenia tych aktów , nie stwierdzając naruszenia prawa w tym zakresie.

- akty Nr (…)1; dotyczą związków małżeńskich zawartych przed Kierownikiem USC- art.1 § 1 krio.

Akty sporządzono prawidłowo, są one podpisane przez osoby zawierające związek małżeński, świadków oraz Kierownika USC.

W aktach zbiorowych znajdują się wymagane prawem o asc dokumenty – art.54 ust.1 i 2 prawa o asc.

Przypiski naniesione na bieżąco.

Bez uwag.

- Nr (…)1/05; akt dotyczy związku małżeńskiego cywilnego – art.1 § 1 krio. Zapewnienia i wymagane prawem o asc dokumenty strony złożyły dnia (…)105, związek małżeński zawarty został dnia (…)105.

Jedną ze stron był cudzoziemiec , będący w Polsce na karcie pobytu.

Związek małżeński zawierany był bez tłumacza przysięgłego. W aktach zbiorowych jest oświadczenie cudzoziemca, że dobrze zna język polski.

Zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa wydała Ambasada Francji w Warszawie. Ponadto złożono do akt zbiorowych zagraniczny odpis aktu urodzenia i jego tłumaczenie na język polski. Dokumenty znajdujące się w aktach zbiorowych dot. zarówno cudzoziemca jak i obywatela polskiego nie budzą wątpliwości.

Akt wypisano prawidłowo.

- Nr (…)1/05 ; akt dotyczy związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC. Jedną ze stron jest cudzoziemka. Przedłożyła zaświadczenie o zdolności prawnej wydane przez Ambasadę Rosji Wydział Konsularny w Polsce. Do złożonych zarówno przez obywatela polskiego jak i przez cudzoziemkę dokumentów uwag nie zgłasza się.

Związek małżeński zawarty został przy udziale tłumacza przysięgłego, który również podpisał akt małżeństwa.

Akt małżeństwa wypisano prawidłowo.

Sprawdzono akty małżeństw sporządzone na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu;

- Nr (…)1/05; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Supraślu z dnia (…)105 Nr (…)1

Podanie o transkrypcję zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej wniosła osoba zamieszkała na terenie gminy Supraśl, co potwierdza zaświadczenie organu o zameldowaniu. Brak jest daty wpływu na dokumencie jak również z podania nie wynika, kim jest wnioskodawca w stosunku do osób, których akt małżeństwa dotyczy. /tzn. pojawia się wątpliwość czy wnioskodawca posiada przymiot strony /.

Wnioskodawca przedłożył uwierzytelniony odpis z księgi rodzinnej z Niemiec oraz tłumaczenie tego aktu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia. Przedłożone dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji w oparciu o art.73 ust.1 prawa o asc nie budzą wątpliwości.

Akt małżeństwa wypisano prawidłowo jedynie odnośnie nazwisk dzieci z tego małżeństwa, - ponieważ nie wynikało to z aktu zagranicznego i należało uczynić adnotację w rubr. wzmianki dodatkowe, określając nazwisko zgodnie z art.88 § 1 krio.

- Nr (…)1/05 ; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu z dnia (…)1 2005 r. Nr (…)1

Wnioskodawcą jest osoba zamieszkała na terenie gminy Supraśl, a zatem decyzję w sprawie wpisania zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej

podjął właściwy organ.

Brak daty wpływu na podaniu,jednakże data wydania decyzji /...05/ i data wpisana przez stronę na podaniu /...05/ wskazują, iż decyzja została wydana niezwłocznie.

W aktach zbiorowych jest odpis zagranicznego aktu małżeństwa i tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego /§ 9 rozporządzenia/.

Dane z odpisu aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i treści aktu polskiego.

Nazwisko kobiety noszone po zawarciu małżeństwa wynikało z dokumentu zagranicznego, co ujęto w decyzji i akcie polskim, natomiast błędnie wskazano przepis prawa na podstawie którego określono nazwisko mężczyzny / art.62 ust.3 prawa o asc/ , bowiem mężczyzna nie składał w tym trybie oświadczenia o wyborze nazwiska.

Następnie na wniosek strony podjęta została decyzja Nr ... z dnia ...05 dotycząca uzupełnienia aktu małżeństwa o brakujące dane, wymagane prawem polskim. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór. Wzmianka dodatkowa o uzupełnienia treści aktu małżeństwa została naniesiona prawidłowo.

- Nr (…)1 /05 ; akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu z dnia (…)1 2005 r. Nr (…)1

Podanie wniosła osoba, której akt dotyczy. Przedłożyła odpis skrócony aktu małżeństwa z USA wraz z tłumaczeniem dokonanym przez tłumacza przysięgłego oraz odpis zupełny aktu urodzenia jednego z małżonków. Podstawa prawna decyzji – art.73 ust.1 prawa o asc. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy.

Oboje małżonkowie złożyli oświadczenie o nazwiskach noszonych po zawarciu małżeństwa i nazwisku dzieci z tego małżeństwa w trybie art.62 ust.3 prawa o asc Uwzględniając fakt, iż tylko obywatele polscy mogą złożyć tego typu oświadczenie, należało dokonać ustaleń w tym zakresie i odnotować to w aktach.

Akt małżeństwa wypisano prawidłowo.

Następnie decyzją Kierownika USC w Supraślu z dnia ...2005 r. Nr ...uzupełniono akt o brakujące dane wymagane prawem polskim – art. 36 prawa o asc. Podstawę uzupełnienia stanowiły odpisy zupełne aktów urodzeń obu małżonków. Wzmianka dodatkowa w akcie małżeństwa została naniesiona zgodnie z decyzją. Bez uwag.

- Nr (…)1 /05 ; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu z dnia (…)1 05 Nr (…)1

Podanie o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej złożyła osoba , której akt dotyczy. Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy. Podstawa prawna decyzji – art.73 ust.1 prawa o asc. Z odpisu aktu zagranicznego wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu małżeństwa , co prawidłowo odnotowano w decyzji i treści aktu polskiego. Natomiast nazwiska dzieci z tego małżeństwa określono zgodnie z art.88 § 1 krio wpisując je w rubr. wzmianki dodatkowe.

Jednocześnie strona wniosła o uzupełnienie aktu o brakujące dane zgodnie z prawem polskim i na tę okoliczność Kierownik USC podjął decyzję w oparciu o art.36 prawa o asc.

Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia obu decyzji uwag nie zgłoszono. Decyzje zgodne z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował ich odbiór.

Bez uwag.

- Nr (…)1 /05 ; akt małżeństwa wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu Nr (…)1 z dnia (…)1 05r.

Wniosek złożyła osoba, której akt małżeństwa dotyczy. Przedłożyła wypis z rejestru małżeństw wydany przez USC w Szwajcarii i tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza przysięgłego / § 9 rozporządzenia/. Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji w trybie art.73 ust.1 prawa o asc uwag nie zgłoszono. Akt małżeństwa w księdze polskiej został sporządzony prawidłowo.

Z aktu zagranicznego wynikało, jakie nazwisko noszą małżonkowie po zawarciu małżeństwa, co zostało wpisane w treści decyzji i akcie polskim. Natomiast nazwiska dzieci z tego małżeństwa określono zgodnie z art.88 § 1 kri o czyniąc stosowną wzmiankę dodatkową.

Na wniosek tego samego wnioskodawcy podjęta została kolejna decyzja o uzupełnieniu aktu małżeństwa – art.36 prawa o asc. Bez uwag.

Następnie sprawdzono akty małżeństw sporządzone w 2006 roku;

- Nr (…)1/2006; akt dotyczy małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym – art.1 § 2 krio.

* zaświadczenie wymagane do zawarcia małżeństwa / art.4’ § 1 krio/ sporządził Kierownik USC w Supraślu, właściwy ze względu na miejsce zamieszkania strony /art.12 ust.2 prawa o asc/.

Zaświadczenie wydane zostało niezwłocznie po złożeniu przez nupturientów wymaganych prawem o asc dokumentów,

* związek małżeński zawarty został w parafii rz-k w Supraślu, a zatem akt małżeństwa sporządził właściwy organ / art.12 ust. 3 prawa o asc/.

* zaświadczenie potwierdzające zawarcie małżeństwa podpisał ks. proboszcz , a więc osoba uprawniona / art.8 § 2 krio/.

* data wpływu zaświadczenia do USC odnotowana jest na tym dokumencie i wskazuje na dotrzymanie przez duchownego terminu , o którym mowa w art.8 § 3 krio.

Związek małżeński zawarty dnia (…)1 2005 r. , zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1 06 tj . przed upływem 5-ciu dni od daty zawarcia małżeństwa.

* akt małżeństwa wypisano niezwłocznie. Został on sporządzony prawidłowo.

* znaki opłaty skarbowej skasowane są na zapewnieniu. Nie sprawdzano czy pobrano je w wymaganej wysokości.

* informację o zawartym małżeństwie przekazano do USC w Sokółce i Białymstoku celem naniesienia adnotacji w aktach urodzeń w poz. przypiski.

- (…)1; akty dotyczą małżeństw zawartych w sposób określony w art. 1 § 2 krio ./wyznaniowych ze skutkiem cywilnym/.

* nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej organu uprawnionego do wydania zaświadczenia wymaganego do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.

* do dokumentów złożonych w aktach zbiorowych do w/w aktów małżeństw nie zgłoszono uwag.

* Akty małżeństw wypisane są prawidłowo.

- Nr (…)1/06; akt wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraślu z dnia (…)106 Nr (…)1

Podanie złożyła osoba zamieszkała w (…)1, gm.Supraśl.

Z dokumentów nie wynika, kim jest wnioskodawca dla osób, których akt małżeństwa dotyczy- zachodzi wątpliwość, czy umiejscowienie zostało dokonane na wniosek osoby, której przysługuje przymiot strony.

Jednocześnie osoba ta wniosła o uzupełnienie aktu o brakujące dane.

Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji, które znajdują się w aktach zbiorowych , uwag nie zgłoszono.

Podstawa prawna decyzji – art. 73 ust.1 prawa o asc - prawidłowa. Pouczenie o środkach zaskarżenia , zgodne z przepisami. Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.

Nazwiska małżonków noszone po zawarciu małżeństwa określono na podstawie odpisu aktu zagranicznego.

Kolejną decyzją Kierownika USC w Supraślu uzupełniono akt małżeństwa o brakujące dane wymagane prawem polskim – art.36 ustawy.

Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór.

Wzmiankę dodatkową o uzupełnieniu aktu naniesiono zgodnie z orzeczeniem zawartym w decyzji.

- Nr (…)1/06; podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowi decyzja Kierownika USC z dnia (…)1 06 Nr (…)1, co odnotowano prawidłowo w rubr. uwagi / § 7 ust.1 rozporządzenia/.

Wnioskodawcą jest osoba, której akt dotyczy /brak daty wpływu podania do USC/.

Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy.

Przedłożony został do transkrypcji odpis aktu małżeństwa wydany przez Urzędnika Miejskiego w Nowym Jorku i tłumaczenie tego dokumentu na język polski, dokonane przez tłumacza , potwierdzone za zgodność przekładu na język polski przez polskiego konsula / § 9 rozporządzenia/.

Podstawa prawna decyzji – art.73 ust.1 prawa o asc – prawidłowa.

Dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i treści aktu polskiego w zakresie wymaganym prawem polskim. Nazwiska małżonków określono zgodnie z wpisem w akcie zagranicznym, natomiast nazwiska dzieci zgodnie z art.88 § 1 krio. Odnośnie nazwisk dzieci uczyniono adnotację w rubr. wzmianki dodatkowe.

Decyzja zgodna z wolą wnioskodawcy. Odbiór decyzji pokwitowany przez stronę.

Następnie podjęta została na wniosek tej samej osoby decyzja dotycząca uzupełnienia aktu małżeństwa o brakujące dane – art.36 prawa o asc.

W podaniu dokładnie sprecyzowano żądanie co do danych podlegających uzupełnieniu. Podstawę uzupełnienia stanowił odpis zupełny aktu urodzenia kobiety, wydany przez USC Białystok. Bez uwag.

- Nr (…)1/06; decyzja Kierownika USC w Supraślu z dnia (…)1 06 Nr (…)1 stanowiła podstawę sporządzenia aktu małżeństwa

Wnioskodawcą jest osoba, której akt dotyczy.

Przedłożyła poświadczony odpis z księgi rodzinnej i tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Decyzję podjęto na podstawie art. 73 ust.1 prawa o asc. Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór.

Dane z aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i aktu w księdze polskiej. Z treści aktu zagranicznego wynika, że małżonkowie noszą nazwisko opierając się na prawie niemieckim z końcówką „ski”. Należało we wzmiance dodatkowej uwzględnić art. 17 § 3 ppm.

Na okoliczność nazwiska kobiety w brzmieniu z końcówką „ski” jest wyjaśnienie strony.

Kolejną decyzją z dnia (…)1 06 Nr (…)1 uzupełniono akt małżeństwa o brakujące dane. Wnioskodawcą jest ta sama osoba, która złożyła podanie o transkrypcję aktu zagranicznego do księgi polskiej. Decyzję podjął organ właściwy. Wzmiankę dodatkową w akcie naniesiono zgodnie z decyzją. Bez uwag.

- Nr (…)1 /06; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Supraśl z dnia (…)1 06 Nr (…)1

Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej złożyła osoba, której akt dotyczy., zamieszkała w gm. Supraśl /brak daty wpływu na podaniu/.

Analizując dokumenty można jednakże stwierdzić, że decyzja została podjęta niezwłocznie.

Znaki opłaty skarbowej skasowane na podaniu /nie sprawdzano czy pobrano je w odpowiedniej wysokości/.

Do dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych uwag nie zgłoszono.

Z akt wynika, że oboje małżonkowie – obywatele polscy złożyli oświadczenie co do swojego nazwiska, noszonego po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska dzieci z tego małżeństwa.

Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór.

Następnie została podjęta decyzja o uzupełnieniu aktu małżeństwa o brakujące dane / art.36 prawa o asc/ i kolejna o sprostowaniu błędu w akcie. Bez uwag.

III Księga zgonów i akta zbiorowe

W roku 2005 sporządzono 60 aktów zgonów

Akty zgonu sprawdzono pod kątem właściwości miejscowej Kierownika USC - art. 10 ust. 1 cyt. ustawy

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej; akty zgonu zostały sporządzone zgodnie z art. 10 ust. prawa o asc, tj. w USC miejsca zdarzenia

W aktach zbiorowych do wszystkich aktów zgonu znajdują się karty zgonu (art. 66 ust. 1 prawa o asc)

Wszystkie akty zgonu są podpisane przez Burmistrza będącego jednocześnie Kierownikiem USC lub Zastępcę Kierownika USC oraz osoby zgłaszające zgon.

- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzono na podstawie karty zgonu. Zgon został zgłoszony przez pracownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej; pracownik ten podpisał akt zgonu jako osoba zgłaszająca zgon.

- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzony został na podstawie decyzji Kierownika USC NR (…)1 z dnia (…)1 2005 roku. Na podaniu o wpisanie zagranicznego aktu do księgi polskiej – brak daty wpływu do USC co stanowi naruszenie § 6 pkt. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

W aktach zbiorowych znajduje się:

- akt zgonu wydany przez właściwe władze Stanów Zjednoczonych Ameryki,

- tłumaczenie dokonane przez osobę nie mającą uprawnień tłumacza przysięgłego.

Do treści decyzji uwag nie wniesiono.

- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzono na podstawie karty zgonu. Zgon został zgłoszony przez pracownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej; pracownik ten podpisał akt zgonu jako osoba zgłaszająca zgon.

- Akt Nr (…)1 – bez uwag

- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

W aktach zbiorowych dotyczących obu ww. aktów zgonu znajdują się karty zgonu.

W kartach zgonu brak jest rubryki z imionami i nazwiskami osób zmarłych. Natomiast imiona i nazwiska osób zmarłych zostały dopisane ołówkiem.

- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku– bez uwag.

- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

Z tytułu błędu, którego dokonano przy sporządzaniu aktu – dokument został anulowany, w sposób następujący: strona w księdze zgonów została przekreślona na ukos linią prostą i napisano „Anulowano”. Takie postępowanie Kierownika USC jest niezgodne z § 2 ust. 5 cyt rozporządzenia, zgodnie z którym „pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego wykreśla się liną ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykreślonego wpisuje się w rubryce „uwagi”.

Następnie na kolejnej stronie wypisano prawidłowo akt zgonu Nr ...z dnia ... 2005 roku

- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku– bez uwag

- Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzono na podstawie karty zgonu.

W karcie zgonu w poz. „miejsce zgonu”, lekarz wpisał „(…)1, natomiast w akcie zgonu wpisano „(…)1”- ww. rozbieżność może wskazywać na naruszenie właściwości miejscowej Kierownika USC sporządzającego akt zgonu.

W trakcie kontroli zwrócono uwagę Kierownikowi USC na ww. rozbieżność i zobowiązano do wyjaśnienia tej sprawy.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

Do ww. aktów uwag nie wniesiono.

Akt Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

W trakcie sporządzania aktu popełniono błąd stąd też został anulowany, w sposób następujący: strona w księdze zgonów została przekreślona na ukos linią prostą i napisano „Anulowano”. Takie postępowanie Kierownika USC jest niezgodne z § 2 ust. 5 cyt rozporządzenia, zgodnie z którym „pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego wykreśla się liną ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykreślonego wpisuje się w rubryce „uwagi”.

Następnie na kolejnej stronie wypisano prawidłowo akt zgonu Nr (...)1 z dnia (...)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku W akcie wystąpiła pomyłka co prawidłowo poprawiono i następnie omówiono w rubryce „uwagi”- zgodnie z § 2 ust. 5 cyt. rozporządzenia.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

Do ww. aktów uwag nie wniesiono.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku sporządzono na podstawie karty zgonu. Zgon został zgłoszony przez pracownika Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej; pracownik ten podpisał akt zgonu jako osoba zgłaszająca zgon. Ponadto w aktach zbiorowych znajduje się wyjaśnienie na okoliczność braku dowodu osobistego osoby zmarłej.

- Nr (…)1 - bez uwag.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku. W akcie wystąpiła omyłka co prawidłowo poprawiono i następnie omówiono w rubryce „uwagi”- zgodnie z § 2 ust. 5 cyt. rozporządzenia.

- Nr (…)1 - bez uwag

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku. Akt zgonu wpisano na podstawie karty zgonu. W karcie zgonu lekarz wpisał miejsce zgonu „(…)1, natomiast pracownik ewidencji ludności w Supraślu skreślił „(…)1, a wpisał „(…)1, gm. Supraśl” (ostemplowano pieczęcią referatu ewidencji ludności i dowodów osobistych w Supraślu)

- Nr (…)1 – bez uwag

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

W akcie zgonu w poz. data urodzenia osoby zmarłej wpisano miesiąc cyfrą arabską tj. „(…)1 roku” natomiast zgodnie z § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia nazwy miesięcy wpisuje się słownie.

- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku

W akcie zgonu wpisano miejsce zgonu „(…)1, natomiast lekarz wystawiający kartę zgonu napisał w niej(…)1. Pod spodem jest dopisek „(…)1 i nieczytelny podpis.

Kierownik USC poinformował, iż ww. ustalenia zostały poczynione przez niego.

Poinstruowano Kierownika USC, iż osobą uprawnioną do czynienia jakichkolwiek poprawek na karcie zgonu jest wystawca karty zgonu.

- Nr (…)1 - bez uwag

Księgę za 2005 rok zamknięto prawidłowo i otwarto na 2006 rok - zgodnie z § 12 ust. 1 ww. rozporządzenia

W 2006 roku - wg. stanu na dzień kontroli – sporządzono 23 akty zgonu, w tym dwa akty na podstawie decyzji Kierownika USC.

Akty Nr (…)1 - uwag nie wniesiono.

Nr (…)1 z dnia(…)1 2006 roku. W akcie zgonu w poz. data urodzenia osoby zmarłej wpisano „(…)1 roku” natomiast w karcie zgonu w tej pozycji jest zapis „(…)1 rok”. Akt urodzenia osoby zmarłej znajduje się w zasobach USC Supraśl w związku z powyższym Kierownik USC - w obecności kontrolującego - sporządził notatkę urzędową z aktu urodzenia osoby zmarłej i włączył do akt zbiorowych do aktu zgonu Nr (…)1/06.

Akty Nr (…)1 – bez uwag.

Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku W trakcie sporządzania aktu popełniono błąd, co prawidłowo poprawiono i następnie omówiono w rubryce „uwagi”- zgodnie z § 2 ust. 5 cyt. rozporządzenia.

Akty Nr (…)1 – bez uwag.

Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku W akcie wystąpiła omyłka co prawidłowo poprawiono i następnie omówiono w rubryce „uwagi”- zgodnie z § 2 ust. 5 cyt. rozporządzenia. Akt został podpisany przez osoby do tego upoważnione.

Akty Nr (…)1 – uwag nie wniesiono.

Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku W akcie wystąpiła omyłka co prawidłowo poprawiono i następnie omówiono w rubryce „uwagi”- zgodnie z § 2 ust. 5 cyt. rozporządzenia.

Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku. W akcie zgonu w pozycji „stan cywilny” wpisano „żonaty – pozostający w separacji”, co jest niezgodne z obecnym stanowiskiem MSWiA, które przekazano Kierownikom USC pismem tut. Wydziału Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku.

Zgodnie z obowiązującymi wytycznymi Ministerstwa stan cywilny osoby zmarłej w jej akcie zgonu wpisuje się „żonaty”, „zamężna”, nie zaś jak było poprzednio „żonaty – pozostający w separacji”.

Akty Nr (…)1 – uwag nie wniesiono.

Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku

Został anulowany, w sposób następujący: strona w księdze zgonów została przekreślona na ukos linią prostą i napisano „Anulowano”. Takie postępowanie Kierownika USC jest niezgodne z § 2 ust. 5 cyt rozporządzenia, zgodnie z którym „pomyłki powstałe przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego wykreśla się liną ciągłą w sposób umożliwiający odczytanie wyrazu wykreślonego; prawidłowe brzmienie wyrazu wykreślonego wpisuje się w rubryce „uwagi”.

Następnie na kolejnej stronie wypisano prawidłowo akt zgonu Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku.

IV. Wydawanie odpisów skróconych i zupełnych aktów stanu cywilnego.

Kierownik USC w Supraślu prowadzi dwie odrębne teczki:

USC 5140 – odpisy zupełne aktów stanu cywilnego

USC 5141 – odpisy skrócone aktów stanu cywilnego

Numery teczkom zostały nadane prawidłowo – zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, który stanowi załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji Kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. z 1999 roku Nr 112, poz. 1319).

W teczce „odpisy zupełne aktów stanu cywilnego” w 2006 roku nie zarejestrowano żadnej sprawy.

Jednakże w trakcie kontroli stwierdzono, że w teczce „odpisy skrócone aktów stanu cywilnego” znajdują podania o wydanie odpisów zupełnych aktów stanu cywilnego.

Na podaniach o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego brak daty wpływu dokumentu do USC.

Ponadto osoby otrzymujące odpisy aktów stanu cywilnego nie kwitują odbioru odpisów.

Na podaniach zarejestrowanych pod numerami (…)1 i (…)1 na podaniach brak jest podpisów osób wnioskujących o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego.

V. Zmiana imion i nazwisk

W 2006 roku Kierownik USC podjął 2 decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk; w tym 1 w sprawie zmiany nazwiska, zaś drugą w sprawie zmiany imienia.

Decyzja Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku

Podanie o zmianę nazwiska wniosła kobieta (mieszkanka gm. Supraśl); decyzję podjął Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy ( na podaniu brak daty wpływu).

Podstawa prawna decyzji i pouczenie o odwołaniu prawidłowe.

Organ podejmujący decyzję wysłał zawiadomienie o podjętej decyzji do wszystkich właściwych organów określony w art. 11 ust. 1 ustawy o zmianie imion i nazwisk.

Decyzja Nr (…)1 z dnia (…)1 2006 roku, dotyczyła zmiany imienia poprzez dodanie drugiego imienia.

W podstawie prawnej decyzji Kierownik USC w Supraślu podał jedynie art. 2 ustawy o zmianie imion i nazwisk – a powinien przytoczyć również art. 7 ustawy o zmianie imion i nazwisk.

Ponadto bez uwag.

VI. Akta zbiorowe

Sprawdzono również zabezpieczenie akt zbiorowych do ksiąg stanu cywilnego w archiwum Urzędu Miasta i Gminy w Supraślu. Stwierdzono, że archiwum mieści się na poddaszu użytkowym budynku Urzędu. Pomieszczenia są wyremontowane. Akta zbiorowe USC są w osobnym pomieszczeniu, uporządkowane i ułożone na regałach metalowych. Akta są… wpięte do teczek, opisane i prowadzone w taki sposób, który umożliwia ich bieżące aktualizowanie, poprzez uzupełnienie o decyzje, postanowienia sądowe itp.

Klucze do pomieszczenia posiada Zastępca Kierownika USC.

Brak zastrzeżeń co do sposobu zabezpieczenia i przechowywania akt zbiorowych z zakresu USC.

Na tym protokół zakończono.

Wyniki i ustalenia kontroli omówiono z Panią Barbarą Piekarską - Sekretarzem Miasta w obecności Pana Roberta Wojciecha Chebdzyńskiego – Zastępcy Kierownika USC.

W części spotkania podsumowującego obecny był również Pan - Wiktor Grygiencz – Burmistrz Gminy Supraśl.

Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez Kierownika jednostki kontrolowanej pozostaje w aktach Urzędu Miasta w Supraślu, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo wniesienia uwag do ustaleń z kontroli zawartych w protokole w terminie 7 dni od daty jego podpisania.

podpisy osób kontrolujących:

- Halina Okulewicz - Kierownik Oddziału

- Róża Januszkiewicz - starszy inspektor

- Ewa Monika Bielewska - Referent prawny

23.06.2006

podpis kierownika jednostki kontrolowanej:

Wiktor Grygiencz - Burmistrz

27.06.2006

1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)

Publikator: Konrad Michałowski Data utworzenia:  2006-09-08 12:38:32
Data publikacji:  2006-09-21 10:51:11
Data modyfikacji:  2006-09-21 10:51:11 


Informacja byla modyfikowana.
 

Poprzednie wersje informacji:
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl