Protokół
z kontroli problemowej przeprowadzonej w dniu 20 kwietnia 2006 roku i w dniu 25 kwietnia 2006 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Szypliszkach
Kontrolą objęto Urząd Stanu Cywilnego w Puńsku, wchodzący w skład Urzędu Gminy w Puńsku (art. 5 a ust. 1 prawa o asc).
Urząd Stanu Cywilnego w Puńsku - 790671120.
NIP: 844-10-98-742.
Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Pan Witold LISZKOWSKI – wójt Gminy Puńsk, wybrany na to stanowisko w wyborach, które odbyły się dnia 27 października 2002 roku (kopia zaświadczenia przyjęta do protokołu).
Kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego jest Pani Anna Gawienas – powołana na stanowisko Kierownika USC uchwałą Rady Gminy w Puńsku Nr 11/90 z dnia 01 lipca 1990 r. Z-cą Kierownika USC jest Pan Walenty Uździło powołany uchwałą Nr 17/90 z dnia 28 października 1990 r.
Kontrolę przeprowadziła Halina Okulewicz – Kierownik Oddziału ds. Rejestracji Stanu Cywilnego, Obywatelstwa i Repatriacji w Wydziale Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia podpisanego przez Pana Andrzeja Władysława Gawkowskiego – Dyrektora Wydziału.
Adres Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku; 15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3.
Wojewoda Podlaski sprawuje nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego woj. podlaskiego.
Podstawa prawna do przeprowadzenia kontroli:
- art. 8 ust. 3 ustawy prawo o aktach stanu cywilnego(Dz. U. z 2004 roku Nr 161, poz. 1688) i §24 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
- art. 11a ust. 3 Wojewodowie sprawują nadzór nad działalnością kierowników urzędów stanu cywilnego w zakresie realizacji obowiązków określonych w ustawie z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 roku Nr 233, poz. 1992).
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli określa zarządzenie Wojewody Podlaskiego Nr 80/05 z dnia 11 maja 2005 r.
Temat kontroli:
Realizacja zadań wynikających z ustawy:
1. z dnia 29 września 1986 r. prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688 z późn. zm.), oraz rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.)
2. ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992).
Kontrolę przeprowadzono w oparciu o plan wykonawczy kontroli ustalony na rok 2006 dla urzędów stanu cywilnego, zatwierdzony dnia 09 lutego 2006 roku przez Panią Ewę Maciak – Zastępcę Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
W trakcie kontroli informacji i wyjaśnień udzielała Pani Anna Gawienas – Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Puńsku.
Osoba kontrolująca wpisała się do księgi kontroli w Urzędzie Gminy w Puńsku pod Nr 3/06.
Kontrolą objęto:
1. Księga urodzeń i akta zbiorowe
W księdze urodzeń w 2005 roku wpisane są 3 akty, natomiast w 2006 roku (wg stanu na dzień kontroli) – 1 akt urodzenia.
Sprawdzono;
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku; akt urodzenia wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Puńsku Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku.
Wnioskodawca złożył wniosek o transkrypcję zagranicznego aktu urodzenia do księgi polskiej w dniu 02 maja 2005 roku (data wpływu odnotowana na podaniu zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej).
Decyzja wydana została niezwłocznie – art. 35 § 1 i 2 Kpa.
W aktach zbiorowych znajduje się odpis skrócony aktu na druku międzynarodowym, wydany przez UM we Frankfurcie n/Menem. Strona przedłożyła również tłumaczenie tego dokumentu na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Zbędne było dokonywanie tłumaczenia jako że druk międzynarodowy aktu, dopuszczony do obrotu na podstawie Konwencji Nr m16 dotyczącej wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego, sporządzonej w Wiedniu dnia 08 września 1976 roku (Dz.U. z 2004 r. Nr 166, poz. 1735) zawiera opis poszczególnych rubryk w kilku językach, m.in. w języku polskim. Temat ten omówiono z Panią Kierownik USC.
Akt urodzenia dotyczył dziecka nie pochodzącego z małżeństwa. Z aktu zaś wynikało, że dziecko nosi inne nazwisko niż matka, a w akcie wpisane są dane ojca. Złożone zostało przez stronę stosowne zaświadczenie, wydane przez UM we Frankfurcie potwierdzające, iż dziecko zostało uznane za zgodą matki dziecka. Stanowiło to podstawę naniesienia wzmianki dodatkowej w akcie urodzenia dziecka, wpisanym do księgi polskiej (art. 73 ust. 2 prawa o asc).Biorąc powyższe pod uwagę należy podkreślić, że sprawa ta została dogłębnie wyjaśniona przez Kierownika USC.
Podstawa prawna decyzji – art. 73 ust. 1 – prawidłowa. Dane z odpisu aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i aktu w księdze polskiej zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Wnioskodawca pokwitował odbiór decyzji.
Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu, uprawnionego do podjęcia decyzji – art. 13 prawa o asc.
W akcie w rubryce wzmianki dodatkowe zawarta została również informacja o zawartym przez rodziców dziecka małżeństwie.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Puńsku z dnia (…)1 2005 roku Nr (…)1
Wniosek złożył ojciec dziecka zamieszkały w gminie Puńsk, a zatem decyzję podjął organ właściwy (art. 13 prawa o asc). Miejsce zamieszkania sprawdzono KOM-ie.
Data wpływu podania do USC odnotowana na wniosku.
Znaki opłaty skarbowej naklejono i skasowano na podaniu (nie sprawdzono, czy pobrano je w należytej wysokości).
Decyzja został wydana niezwłocznie – art. 35 § 1 i 2 Kpa.
Podstawa prawna decyzji – art. 73 ust. 1 prawa o asc. Wnioskodawca przedłożył do transkrypcji odpis aktu urodzenia wydany przez odpowiedni organ na (…)1 Tłumaczenia dokumentu dokonał tłumacz przysięgły - § 9 rozporządzenia.
Dane z aktu zagranicznego przeniesiono do decyzji i aktu polskiego w zakresie wymaganym przez prawo polskie. Pisownię nazwy miejsca urodzenia wyjaśniono ze stroną i na tę okoliczność jest notatka urzędowa. Decyzja zgodna z wnioskiem strony. Odbiór decyzji wnioskodawca pokwitował dnia (…)1 2005 roku.
Na wniosek tej samej osoby została podjęta przez Kierownika USC decyzja o uzupełnieniu aktu urodzenia dziecka o brakujące dane. Jako dowód do uzupełnienia został przedłożony odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka, który znajduje się w aktach zbiorowych. Podstawę prawną decyzji stanowił art. 36 prawa o asc. Pouczenie o odwołaniu do Wojewody Podlaskiego. Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Wzmianka dodatkowa na podstawie decyzji dot. uzupełnienia danych została prawidłowo naniesiona w akcie urodzenia dziecka.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 2005 roku; akt wpisano na podstawie decyzji z dnia (…)1 Nr (…)1
Podanie złożył ojciec dziecka zamieszkały w Puńsku, a więc osoba uprawniona.
Decyzję podjął organ właściwy – art. 13 prawa o asc.
W jednym podaniu wnioskodawca zawarł trzy żądania tj. o wpisanie aktu zagranicznego do księgi polskiej, o sprostowanie błędów w akcie oraz o uzupełnienie aktu o brakujące dane.
Do przedłożonych przez wnioskodawcę dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji o transkrypcji aktu zagranicznego do księgi polskiej (art. 73 ust. 1 ustawy) uwag nie zgłoszono.
W aktach zbiorowych jest również notatka urzędowa dotycząca pisowni nazwy miejscowości, w której urodziło się dziecko.
Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór.
Następnie została podjęta decyzja Nr (…)1 z dnia (…)1 dotycząca sprostowania błędów w akcie urodzenia dziecka (art. 28 prawa o asc). Dowodem na to, iż w treści aktu wystąpiły błędy był odpis aktu małżeństwa rodziców dziecka. Do decyzji i dokumentów stanowiących podstawę jej podjęcia nie zgłoszono uwag.
Kolejną decyzją Nr (…)1 z dnia (…)1 podjętą na podstawie art. 36 prawa o asc uzupełniono akt o brakujące dane. Bez uwag.
Wzmianki w akcie urodzenia dotyczące sprostowania i uzupełnienia aktu zostały naniesione prawidłowo.
W 2006 roku akt urodzenia Nr (…)1 z dnia (…)1 wpisano na podstawie decyzji Kierownika USC w Puńsku Nr (…)1 z dnia (…)1
Podanie złożyła matka dziecka, zamieszkała w gm. Puńsk. W podaniu jest informacja, że zagraniczny akt urodzenia nie był wpisany w innym USC w Polsce. Data wpływu odnotowana na podaniu.
Opłata skarbowa naklejona i skasowana na podaniu (nie sprawdzano, czy pobrano ją w odpowiedniej wysokości).
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy (art. 13 prawa o asc).
Strona przedłożyła odpis aktu urodzenia dziecka wydany na druku wielojęzycznym przez USC (…)1 . W aktach zbiorowych jest również notatka urzędowa z aktu urodzenia matki dziecka, który znajduje się w USC w Puńsku. Dane z aktu zagranicznego przeniesiono prawidłowo do decyzji i aktu polskiego. Dziecko nie pochodziło z małżeństwa, stąd też Kierownik USC naniósł w akcie w rubryce wzmianki dodatkowe stosowną informację zgodnie z art. 42 ust. 2 prawa o asc.
Następnie Kierownik USC podjął z urzędu postępowanie w sprawie uzupełnienia aktu urodzenia o brakujące dane.
Z notatki wynika, że wnioskodawczyni została poinformowana o wszczęciu postępowania z urzędu w w/w sprawie. Notatka została podpisana przez Kierownika USC i wnioskodawcę. Wynika z niej, że strona wyraziła akceptację odnośnie uzupełnienia aktu urodzenia dziecka.
Decyzja została podjęta na podstawie art. 36 prawa o asc.
W decyzji błędnie pouczono stronę, że decyzja zgodna z żądaniem strony i podlega wykonaniu przed upływem terminu do wniesienia odwołania (art. 130 § 4 Kpa).
Powyższe było przyczyną naniesienia wzmianki dodatkowej w akcie urodzenia przed uprawomocnieniem się decyzji.
II. Księga małżeństw i akta zbiorowe
W 2005 roku sporządzono 32 akty małżeństwa, a w 2006 roku – 5 aktów.
Sprawdzono akty:
- Nr (…)1 ; dotyczą one związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym – art. 1 § 2 krio.
Ustalono co następuje:
- zaświadczenia niezbędne do zawarcia małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym sporządził Kierownik USC właściwy ze względu na miejsce zamieszkania jednej lub obu stron (art. 12 ust. 2 prawa o asc),
- w aktach zbiorowych do w/w aktów małżeństw są wymagane prawem o asc dokumenty,
- związki małżeńskie zawarte w terminie ważności zaświadczenia,
- zaświadczenia potwierdzające zawarcie małżeństwa, podpisane przez uprawnionego duchownego wpłynęły do USC w terminie przewidzianym w art. 8 § 3 krio,
Potwierdza ten fakt odnotowana na zaświadczeniu data wpływu dokumentu do USC. I tak:
Nr(…)1 związek małżeński zawarty dnia (…)1, zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1
Nr(…)1 związek małżeński zawarty dnia (…)1, zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1
Nr(…)1 związek małżeński zawarty dnia (…)1, zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1
Nr(…)1 związek małżeński zawarty dnia (…)1, zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1
Nr(…)1 związek małżeński zawarty dnia (…)1, zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1
Nr(…)1 związek małżeński zawarty dnia (…)1, zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1
Nr(…)1 związek małżeński zawarty dnia (…)1, zaświadczenie wpłynęło dnia (…)1
Ponadto prowadzony jest stosowny rejestr dot. małżeństw wyznaniowych. Zasugerowano Kierownikowi wprowadzenie w rejestrze rubryki „data wpływu zaświadczenia do USC” i podpis osoby przekazującej ten dokument.
- nie stwierdzono naruszenia właściwości organu sporządzającego w/w akty małżeństw – art. 12 § 3 prawa o asc,
- akty małżeństw wypisano niezwłocznie tj. w dniu wpływu zaświadczeń do USC – art. 61a ust. 2 prawa o asc,
- porównano dane zawarte w zaświadczeniu z treścią aktów małżeństw, nie stwierdzając błędów,
- przypiski w aktach małżeństw naniesione są na bieżąco.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt małżeństwa sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Puńsku Nr (…)1 z dnia (…)1
Podanie o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej wniosła osoba, której akt dotyczy, a więc osoba uprawniona.
Przedłożyła odpis pełny aktu małżeństwa wydany przez Biuro Główne USC w (…)1 oraz tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego - § 9 rozporządzenia.
Decyzję podjęto na podstawie art. 73 ust. 1 prawa o asc. Dane dotyczące małżonków oraz datę i miejsce zawarcia małżeństwa wpisano w decyzji i treści aktu polskiego zgodnie z danymi wpisanymi w dokumencie zagranicznym. Z aktu zagranicznego nie wynikało, jakie nazwiska noszą małżonkowie po zawarciu małżeństwa. W aktach zbiorowych jest oświadczenie podpisane przez mężczyznę, złożone na podstawie art. 62 ust. 3 prawa o asc, dotyczące jego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa oraz nazwiska małżonki i dzieci. Odnośnie nazwiska kobiety (cudzoziemki) i dzieci oświadczenie nie wywołuje żadnego skutku. Biorąc to pod uwagę Kierownik USC określiła nazwisko kobiety zgodnie z art. 25 § 3 i nazwisko dzieci z tego małżeństwa zgodnie z art. 88 § 1 krio.
Jednakże wzmianka dodatkowa naniesiona została nieprecyzyjnie.
Następnie na wniosek tej samej osoby Kierownik USC w Puńsku podjął decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 na podstawie art. 28 prawa o asc dotyczącą sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w akcie małżeństwa. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór dnia (…)1 Wzmianka dodatkowa w akcie została naniesiona prawidłowo.
Kolejną decyzją Kierownik USC w Puńsku Nr (…)1 z dnia (…)1 orzeczona została zmiana nazwiska mężczyzny na nazwisko w pisowni litewskiej. Podanie wniosła osoba, której zmiana nazwiska dotyczy. Przedłożyła szereg dowodów uzasadniających wniosek. Decyzja zgodna z żądaniem wnioskodawcy, który pokwitował jej odbiór. W tym zakresie uwag nie zgłoszono. Na podstawie wymienionej decyzji została prawidłowo naniesiona wzmianka w odpowiednich aktach.
- Nr (…)1, Nr (…)1, Nr (…)1 akty małżeństw dotyczą związku małżeńskiego zawartego przed Kierownikiem USC w Puńsku – art. 1 § 1 krio.
Bez uwag.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; akt sporządzono na podstawie decyzji Kierownika USC w Puńsku Nr (…)1 z dnia (…)1
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art. 13 prawa o asc.
Z podania strony wynikało, że wnosi o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej i jego uzupełnienie. Następnie wnioskodawca skreślił żądanie uzupełnienia aktu.
Do dokumentów stanowiących podstawę podjęcia decyzji o transkrypcji tj. odpisu aktu zagranicznego i jego tłumaczenia dokonanego przez tłumacza przysięgłego – uwag nie zgłoszono.
Z treści aktu zagranicznego wynikało nazwisko mężczyzny i kobiety noszone po zawarciu małżeństwa, co ujęto w decyzji i w akcie polskim. Natomiast nazwisko dzieci określono zgodnie z art. 88 § 1 krio, co odzwierciedlono prawidłowo w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe.
- Nr (…)1 , Nr (…)1 , Nr (…)1 , akty dotyczą małżeństw „konkordatowych” – art. 1 § 2 krio.
Zaświadczenia stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa – art. 4’ § 1 krio – sporządzono na obowiązującym druku. Wydał je właściwy organ – art. 12 ust. 2 prawa o asc.
- Nr (…)1 z dnia (…)1; podstawę sporządzenia aktu stanowiła decyzja Kierownika USC w Puńsku Nr (…)1 , podjęta w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc.
Do decyzji i dokumentów znajdujących się w aktach zbiorowych uwag nie zgłoszono.
Decyzję podjął organ właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy – art. 13 prawa o asc.
Wniosek o wpisanie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej złożyła osoba, której akt dotyczy.
Decyzja zgodna z żądaniem strony, która pokwitowała jej odbiór.
Akt małżeństwa sporządzono prawidłowo. Porównano dane wpisane w polskim akcie małżeństwa z danymi zawartymi w decyzji i odpisie oraz tłumaczeniu aktu zagranicznego. Nie stwierdzono rozbieżności.
W akcie sporządzonym na podstawie decyzji w sposób zgodny z przepisami wpisano w rubr. uwagi stosowną adnotację dot. podstawy wpisania aktu - § 7 ust. 1 rozporządzenia.
Z odpisu aktu zagranicznego wynikały nazwiska małżonków noszone po zawarciu małżeństwa, co znalazło odzwierciedlenie w treści aktu. Natomiast nazwisko dzieci z tego małżeństwa wpisano w oparciu o art. 88 § 1 krio w akcie w rubr. wzmianki dodatkowe.
Bez uwag.
- Nr (…)1, Nr (…)1, Nr (…)1 akty dotyczą małżeństw wyznaniowych ze skutkiem cywilnym – art. 1 § 2 krio.
Sprawdzono, w jakim terminie Kierownik USC w Puńsku sporządził akty małżeństw, po otrzymaniu zaświadczenia od duchownego.
Stwierdzono, iż akty wypisywane były niezwłocznie tj. w dniu wpływu dokumentów do USC – art. 61a ust. 2 prawa o asc.
- Nr (…)1 i Nr (…)1 (art. 1 § 2 krio) sprawdzono pod kątem, czy właściwy organ sporządził akty małżeństw. Nie stwierdzono nieprawidłowości w tym zakresie.
- Nr (…)1, Nr (…)1, Nr (…)1, Nr (…)1; akty dotyczą małżeństw „konkordatowych”. Kontrolą objęto terminy wpływu zaświadczenia od duchownego do USC, nie stwierdzając naruszenia przepisów prawa w tym zakresie – art. 8 § 3 prawa o asc.
- Nr (…)1, Nr (…)1, Nr (…)1, Nr (…)1; akty dotyczą związków małżeńskich, które zawarte zostały w parafiach rz-k położonych na terenie gminy Puńsk, a zatem akty małżeństw sporządzone zostały przez właściwy organ.
- Nr (…)1; akt dotyczy małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym, zawartego przez obywatela polskiego z cudzoziemką. Sprawdzono dokumenty przyjęte przez Kierownika USC od cudzoziemki. Bez uwag.
- Nr (…)1 z dnia (…)1 ; podstawę sporządzenia aktu małżeństwa stanowiła decyzja Kierownika USC w Puńsku Nr (…)1 z dnia (…)1. Wniosek o umiejscowienie zagranicznego aktu małżeństwa do księgi polskiej złożyła osoba, której akt dotyczy, a więc osoba uprawniona.
Przedłożyła odpis aktu małżeństwa wydany przez odpowiedni organ na (…)1 oraz tłumaczenie tego dokumentu dokonane przez tłumacza przysięgłego. Podstawa prawna decyzji – art. 73 ust. 1 – przytoczona w decyzji prawidłowo. Pouczenie o przysługującym odwołaniu do Wojewody Podlaskiego, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Strona pokwitowała odbiór decyzji.
III. Księga zgonów i akta zbiorowe
W 2005 roku sporządzono 20 aktów zgonu, natomiast w 2006 roku (wg stanu na dzień kontroli) – 8 aktów.
Ustalono, że:
- Akta zbiorowe do księgi zgonów za rok 2005 i 2006 są założone i opisane. W aktach zbiorowych do każdego aktu zgonu jest karta zgonu.
- Wszystkie akty zostały sporządzone na podstawie karty zgonu – art. 66 ust. 1 prawa o asc.
- Nie stwierdzono naruszenia właściwości organu uprawnionego do sporządzenia aktów. Miejsce zgonu w karcie zgonu jak i akcie zgonu jest tożsame; wpisana jest nazwa miejscowości w której nastąpił zgon. Wszystkie zdarzenia były na terenie gminy Puńsk.
- W akcie Nr … wpisano nazwę miejscowości w której nastąpił zgon „Nowiniki”, natomiast w wykazie miejscowości województwa podlaskiego (wydanie Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, 2000 r.) figuruje nazwa „Nowinniki”. Pani Kierownik USC wyjaśniła, że w bazie danych i wszystkich dokumentach Urzędu Gminy jest nazwa „Nowiniki” przez jedno „n” oraz że podjęte zostały czynności zmierzające do dokonania sprostowania wykazie miejscowości.
- W aktach zbiorowych do aktu zgonu Nr (…)1 i Nr (…)1 są zezwolenia Prokuratury Rejonowej w Sejnach na pochowanie zwłok.
- W aktach zgonu Nr (…)1 i Nr (…)1 w pozycji „uwagi:” prawidłowo omówiono pomyłkę w aktach powstałą przy ich sporządzaniu (§ 2 ust. 5 rozporządzenia)l.
Jedynie w akcie Nr (…)1 w pozycji „data zgonu” dokonano poprawienia błędu niewłaściwie, stosując korektor.
- Księgę zgonów na 2005 rok zamknięto i otwarto na 2006 rok zgodnie z § 12 rozporządzenia.
IV. Decyzje w sprawie zmiany imion i nazwisk
W 2005 roku Kierownik USC w Puńsku wydał 5 decyzji na podstawie ustawy z dnia 15 listopada 1956 roku o zmianie imion i nazwisk (Dz.U. z 2005 r. Nr 233, poz. 1992). Natomiast w 2006 r. wg stanu na dzień kontroli nie było podjętych z tego zakresu decyzji.
Sprawdzono:
- decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 w sprawie zmiany nazwiska, co omówiono przy akcie małżeństwa Nr (…)1
- decyzję Nr (…)1 z dnia (…)1 w sprawie zmiany nazwiska rodowego.
Z aktu urodzenia wynika, że dziecko w stosunku do którego zostało ustalone ojcostwo nosi nazwisko ojca. De facto cały czas posługiwało się nazwiskiem rodowym matki. Składając obecnie wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego wnioskodawczyni dowiedziała się, że ma błędnie wydane dokumenty. Przedłożyła świadectwa szkolne, poprzednio wydany dowód osobisty i prawo jazdy potwierdzające, że używała nazwiska matki.
W związku z tym wystąpiła do Kierownika USC o zmianę nazwiska na nazwisko takie jakie dotychczas używała tj. rodowe matki. Organ po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego przychylił się do wniosku strony wydając decyzję pozytywną.
Strona pokwitowała odbiór decyzji.
Kierownik USC w Puńsku przekazała kopię decyzji i stosowne zawiadomienia do organów, o których mowa w art. 11 ustawy.
Omówiono z P. Kierownik USC sprawę przekazywania zawiadomień o zmianie imion i nazwisk do właściwych adresatów określonych w/w ustawą.
Na tym protokół zakończono.
Protokół z kontroli sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz po podpisaniu przez kierownika jednostki kontrolowanej, pozostaje w aktach Urzędu Gminy w Puńsku, natomiast drugi egzemplarz w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.
Kierownikowi jednostki kontrolowanej przysługuje prawo do wniesienia uwag do ustaleń z kontroli, zawartych w protokole, w terminie 7 dni od daty jego podpisania.
Podpis osoby kontrolującej:
Halina Okulewicz– Kierownik Oddziały
Podpis kierownika jednostki kontrolowanej:
Witold Liszkowski– Wójt Gminy Puńsk
17.05.2006 r.
1 z treści protokołu wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)