Białystok, dnia 31 maja 2006 r.
Podlaski Urząd Wojewódzki
w Białymstoku
15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3
Nr OB.III.HO.0932-4/06
Pan
Witold LISZKOWSKI
Wójt Gminy
w Puńsku
W wyniku kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniu 20 kwietnia 2006 roku i w dniu 25 kwietnia 2006 roku w Urzędzie Stanu Cywilnego w Puńsku przez pracownika Wydziału Spraw Obywatelskich i Migracji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku sporządzony został protokół, w którym opisano ustalenia z kontroli.
Protokół został podpisany bez uwag przez Pana Wójta.
Kontrola dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 roku — prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) jak również rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).
Stwierdzono, iż akty stanu cywilnego są podpisane przez osobę uprawnioną. Zostały sporządzone na drukach określonych w załączniku do w/w rozporządzenia. Akta zbiorowe do poszczególnych aktów stanu cywilnego prowadzone są prawidłowo.
Nie stwierdzono naruszenia przepisów prawa w zakresie właściwości miejscowej organu uprawnionego do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów jak też podjęcia decyzji dotyczących wpisania aktów zagranicznych do księgi polskiej. Dokumenty stanowiące podstawę podjęcia decyzji przez Kierownika USC w Puńsku znajdują się w aktach zbiorowych.
Sprawdzając akty małżeństw dotyczące związków małżeńskich wyznaniowych ze skutkiem cywilnym, ustalono, że nie wystąpiły przypadki naruszenia terminu określonego w art. 8 § 3 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, zgodnie z którym zaświadczenie od duchownego powinno wpłynąć do USC przed upływem 5 dni od dnia zawarcia związku małżeńskiego.
Niemniej jednak w trakcie kontroli stwierdzono następujące uchybienia:
- W decyzji dotyczącej uzupełnienia aktu urodzenia Nr (…)1 o brakujące dane, wymagane prawem polskim, podjętej z urzędu błędnie pouczono stronę, że decyzja jest zgodna z żądaniem strony i podlega wykonaniem przed upływem terminu do wniesienia odwołania. Biorąc pod uwagę tę klauzulę została naniesiona w akcie urodzenia wzmianka dodatkowa o uzupełnieniu jego treści.
- Nieprecyzyjne naniesienie wzmianki dodatkowej dotyczącej nazwisk małżonków i dzieci w sytuacji, gdy dane te nie wynikają z aktu zagranicznego, a jedno z małżonków złożyło oświadczenie w oparciu o art. 62 ust. 3 prawa o asc.
- Poprawienie błędu w akcie zgonu poprzez zastosowanie korektora.
W związku z powyższym w przyszłej działalności należy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowość formułowania pouczeń kierowanych do strony w wydawanych decyzjach, a zwłaszcza nie powoływania art. 130 § 4 KPA w przypadku, gdy decyzja została podjęta z urzędu.
Ponadto wymagane jest precyzyjne nanoszenie wzmianek dodatkowych określających nazwisko małżonków, noszone po zawarciu małżeństwa i nazwisko ich dzieci w przypadku gdy w zagranicznym akcie małżeństwa transkrybowanym do księgi polskiej brak jest takich danych.
Natomiast korygowanie pomyłek powstałych przy sporządzaniu aktu stanu cywilnego winno być dokonane w sposób przewidziany w § 2 ust. 5 rozporządzenia.
Informuję, iż kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.
W przypadku nieskorzystania z tego prawa proszę o poinformowanie mnie w terminie 30 dni o podjętych działaniach na rzecz realizacji w/w wniosków.
Z up. Wojewody Podlaskiego
Andrzej Władysław Gwakowski
Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich
i Migracji
1 z treści zaleceń wykropkowano dane, biorąc pod uwagę art. 83 ustawy z dnia 29 września 1986 roku Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688)