Protokół

z kontroli problemowej przeprowadzonej

w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Białymstoku, ul. Sienkiewicza 65, 15-003 Białystok

Jednostka nadrzędna : Komenda Główna Policji w Warszawie

NIP: 542-020-78-68, Regon : 050252820

Kontrolę w dniach 30-31 sierpnia oraz 1 września 2006r. przeprowadziły Monika Kondratowicz starszy inspektor oraz Aneta Kuberska starszy inspektor w Oddziale Kontroli Wydziału Prawnego i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku na podstawie upoważnienia do kontroli nr 28/06 z dnia 25 sierpnia 2006r. wydanego z upoważnienia Wojewody Podlaskiego przez Dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru PUW w Białymstoku.

Tematem kontroliprzeprowadzonej w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Białymstoku, zwanej w dalszej części protokołu Komendą było przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej.

W trakcie kontroli zbadano:

1) organizację dostępu do informacji publicznej w Komendzie Wojewódzkiej Policji w Białymstoku,

2) udostępnianie informacji publicznej na pisemny wniosek zainteresowanych.

3) postępowanie w sprawach skarg na postępowanie o udostępnienie informacji publicznej.

4) wyłączenia jawności w postępowaniu o udostępnianie informacji publicznej.

Komendantem Wojewódzkim Policji w Białymstoku od 10 kwietnia 2003r jest Pan Adam Mularz.

W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali :

- Pani podinspektor mgr Maria Kubajewska – Naczelnik Wydziału Prezydialnego,

- Pan Małgorzata Bielemuk – starszy inspektor w Wydziale Prezydialnym.

1. Organizacja dostępu do informacji publicznej.

W badanym okresie strukturę organizacyjną i tryb kierowania oraz zadania komórek organizacyjnych Komendy regulowały:

a) Regulamin Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku z dnia 1 grudnia 2003r. – obowiązujący do dnia 31 sierpnia 2005r.,

b) Regulamin Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku z dnia 01 września 2005r. – obowiązujący do dnia 10 lipca 2006r.

c) Regulamin Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku z dnia 11 lipca 2006r. – zmieniony regulaminem z dnia 8 sierpnia 2006r.- obowiązujący do chwili obecnej.

Powyższe regulaminy wydano na podstawie art. 7 ust. 4 ustawy z dnia 6 kwietnia 1990 r. o Policji (Dz. U nr 7, poz. 58 z późn. zm.)

Żaden z powyższych regulaminów nie zawierał regulacji dotyczących organizacji i podziału zadań w zakresie realizacji zapisów ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Komendant Wojewódzki Policji w Białymstoku wydał Decyzję Nr 190/2004 z dnia 22 grudnia 2004r. w sprawie powołania nieetatowego Zespołu Redakcji Biuletynu Informacji Publicznej.

Zgodnie z § 2 w/w Decyzji „celem działania Zespołu jest zapewnienie łatwego i powszechnego dostępu do ważnych informacji publicznych oraz udostępnianie podmiotom zobowiązanym do tworzenia własnych stron Biuletynu Informacji Publicznej (…) zbioru niezbędnych informacji poprzez urzędowy publikator teleinformatyczny (BIP), składający się z ujednoliconego systemu stron w sieci Internet.

Do zadań powołanego Zespołu zgodnie z treścią powyższej decyzji należy zamieszczanie informacji, które są przewidziane w ustawie jako obligatoryjna zawartość Biuletynu, aktualizacja informacji publicznych udostępnianych w Biuletynie oraz nadzór nad stroną merytoryczną i techniczną Biuletynu.

Zgodnie z § 3 w/w Decyzji :

• Naczelnik Wydziału Prezydialnego kieruje pracą Zespołu oraz sprawuje nadzór merytoryczny nad stroną internetową BIP, jak również nadzoruje zamieszczanie i aktualizację strategii działania KWP oraz informacji dotyczących jej realizacji;
• Naczelnik Wydziału Łączności Informatyki odpowiada za organizację i dostęp do serwerów oraz oprogramowania umożliwiającego zamieszczanie informacji zgodnej co do formy BIP oraz zamieszczanie i aktualizację danych teleinformatycznych jednostek organizacyjnych Policji województwa podlaskiego, komórek organizacyjnych Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku;
• Naczelnik Wydziału Kadr i Szkolenia odpowiada za zamieszczanie i aktualizację danych dotyczących wszelkich zmian kadrowych kierownictwa KWP, KMP, KPP, zamieszczanie ogłoszeń o wolnych stanowiskach w korpusie służby cywilnej KWP, zamieszczanie i aktualizację informacji na temat przyjęć do służby w KWP oraz zamieszczanie i aktualizację informacji dotyczących struktury organizacyjnej i regulaminu KWP w Białymstoku;
• Naczelnik Inspektoratu Komendanta odpowiada za zamieszczenie i aktualizację danych dotyczących problematyki skarg oraz zamieszczanie i aktualizację danych dotyczących kontroli zewnętrznych przeprowadzanych przez podmioty pozapolicyjne;
• Naczelnik Wydziału Postępowań Administracyjnych odpowiada za zamieszczanie i aktualizacje informacji dotyczących problematyki pozwoleń na broń, zamieszczanie i aktualizacje informacji dotyczących problematyki licencji pracownika ochrony oraz licencji detektywa;
• Naczelnik Wydziału ds. Ochrony Informacji Niejawnych odpowiada za opracowanie w oparciu o obowiązujące w tym zakresie przepisy i aktualizację zasad korzystania z zasobu archiwalnego poprzez inne podmioty oraz zgodność materiałów publikowanych na stronie BIP z unormowaniami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych, a także przepisami w zakresie ochrony danych osobowych;
• Naczelnik Wydziału Finansów odpowiada za zamieszczanie i aktualizację danych dotyczących budżetu Policji;
• Radca Zespołu ds. Zamówień Publicznych odpowiada za zamieszczanie i aktualizację danych dotyczących przetargów organizowanych przez Komendę;
• Naczelnicy Wydziału Zaopatrzenia Inwestycji i Remontów, Transportu oraz Łączności i Informatyki odpowiadają za zamieszczanie i aktualizację danych dotyczących środków trwałych pozostających w dyspozycji Komendanta Wojewódzkiego Policji – każdy w zakresie swoich kompetencji.

(Decyzja Nr 190 akta kontroli nr 1 str. 1-6)

W czasie kontroli ustalono, że zgodnie z przedstawionym „opisem stanowiska” za prowadzenie teleinformatycznego Biuletynu Informacji Publicznej (w tym aktualizowanie zawartych w nim treści) w Wydziale Prezydialnym odpowiada Pani Małgorzata Bielemuk – starszy inspektor.

2. W Komendzie Wojewódzkiej Policji w Białymstoku założono zgodnie z art. 8 ustawy o dostępie do informacji publicznej podmiotową stronę w Biuletynie Informacji Publicznej. Na stronie tej zamieszczono następujące informacje w postaci „linków” :
• status prawny(regulamin organizacyjny),
• zakres działania i kompetencje(zakresy działania Wydziałów Komendy Wojewódzkiej Policji – w rzeczywistości powtórzona treść regulaminu Komendy, która jest również w linku „status prawny” oraz kompetencje Komendanta Wojewódzkiego KWP w Białymstoku),
• struktura KWP Białystok(wymieniono jednostki organizacyjne wchodzące w skład Komendy oraz schemat graficzny struktury KWP),
• kierownictwo( wymieniono kierownictwo KWP z podaniem krótkich życiorysów oraz imiona i nazwiska komendantów miejskich i powiatowych policji),
• stan majątkowy( wykaz nieruchomości w trwałym zarządzie – tabela zawierająca dane dotyczące miejscowości, adresu, kubatury, powierzchni użytkowej i biurowej, powierzchni działki oraz wykaz nieruchomości wynajmowanych przez Policję – tabela zwierająca miejscowość, adres, powierzchnię działki i powierzchnię użytkową),
• sprawy obywatelskie(3 odnośniki o treści :skargi i przyjęcia interesantów, archiwum oraz postępowania administracyjne),
• jednostki policji( link zawiera wykaz jednostek policji i ich adres oraz telefon znajdujących się na terenie województwa podlaskiego),
• nabór na wolne stanowiska pracy (w ramach liku publikowane są ogłoszenia o naborze na wolne stanowiska, listy kandydatów spełniających wymagania, wyniki naboru oraz archiwum),
• ogłoszenia,
• zamówienia publiczne (ogłoszenia o przetargach w trybie ustawy o zamówieniach publicznych).

(akta kontroli nr 2 str. 1-28)

Zgodnie z art. 8 ustawyo dostępie do informacji publicznej na stronie podmiotowej BIP powinny znaleźć się ponadto min. informacje dotyczące : sposobu stanowienia aktów publicznoprawnych, prowadzonych rejestrach i ewidencjach oraz sposobach udostępniania danych w nich zawartych, stanie przyjmowanych spraw, kolejności ich załatwiania lub rozstrzygania, dokumentacji przebiegu i efektów kontroli oraz wystąpienia, stanowiska, wnioski i opinie podmiotów je przeprowadzających, treść innych wystąpień i ocen dokonywanych przez organy władzy publicznej, informacja o stanie Urzędu, długu publicznym, pomocy publicznej oraz ciężarze publicznym. Na podmiotowej stronie BIP powinna się znaleźć również informacja dotycząca sposobu dostępu do informacji publicznych będących w posiadaniu Urzędu i nieudostępnionych w Biuletynie Informacji Publicznej.

W Komendzie Wojewódzkiej Policji w Białymstoku w Wydziale Łączności i Informatyki od dnia 01.04.2005r. prowadzono „Rejestr Zmian Biuletynu Informacji Publicznej”.

Rejestr oznaczono symbolem klasyfikacyjnym L-0422/05 i kategorią archiwalną B2.

Rejestr zawiera następujące rubryki:

ü data,

ü wydział,

ü publikator/autor,

ü opis wykonanych czynności.

Rejestr prowadzono na bieżąco.

(jedna z wypełnionych stron rejestru stanowi akta kontroli nr 3 str. 1)

W kontrolowanym okresie, zgodnie z wyjaśnieniami Pani podinspektor Marii Kubajewskiej nadesłanymi pocztą elektroniczną w dniu 08.09.2006r. nie było przypadków wyłączenia jawności informacji publicznej.

(akta kontroli nr 4 str. 5)

W siedzibie Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku nie wyznaczono miejsca lub urządzenia ogólnodostępnego, które umożliwiałoby wgląd do aktów prawnych i dokumentów urzędowych. Na terenie Komendy nie zamieszczono również informacji w którym pokoju udostępniane są akta prawne i dokumenty urzędowe o charakterze informacji publicznej.

Zgodnie z wyjaśnieniami Pani podinspektor Marii Kubajewskiej nadesłanymi pocztą elektroniczną w dniu 08.09.2006r „Zespół Prawny Komendanta Wojewódzkiego Policji w Białymstoku prowadzi zbiór oraz rejestr Dzienników Ustaw, Monitor Polski, jak również inne akty normatywne znajdują się w bazie danej Wydawnictwa Prawniczego LEX, dostępnego dla pracowników w Zespole Prawnym …”

W Komendzie nie prowadzi się zbioru Monitora Polskiego B.

Zgodnie z postanowieniami art. 26 ustawy o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów pranych z dnia 20 lipca 2000r. – urzędy terenowych organów administracji rządowej oraz organów samorządu terytorialnego prowadzą zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Monitora Polskiego B i udostępniają jen nieodpłatnie do powszechnego wglądu w miejscach do tego przeznaczonych w siedzibach i godzinach pracy Urzędu.

3. Udostępnianie informacji publicznej na wniosek zainteresowanych.

Informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej, zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 1 powinna być udostępniania na „wniosek”.

W Komendzie Wojewódzkiej Policji w Białymstoku nie opracowano wzoru formularza „wniosku o udostępnienie informacji publicznej”.

Zgodnie z wyjaśnieniami Pani podinspektor Marii Kubajewskiej nadesłanymi pocztą elektroniczną w dniu 08.09.2006r. - w roku 2005 i 2006 do dnia kontroli do KWP w Białymstoku wpłynęło 75 wniosków o udostępnienie informacji publicznej, głownie były to prośby studentów/doktorantów o uzyskanie materiałów do prac magisterskich/licencjackich/doktoranckich.

Zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie BIP pod hasłem „sprawy obywatelskie – archiwa” zamieszczono informację, o tym co powinien zawierać wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych. Zgodnie z tą informacją we wniosku powinny znaleźć się : temat i zakres pracy naukowej lub cel wykorzystania, dane osobowe ubiegającego się, nazwę instytucji, której lub na rzecz której praca jest realizowana.

(pełna treść informacji stanowi akta kontroli nr 5 str.1-4)

Informacji takich w okresie objętym kontrolą udzielały dwa Wydziały: Prezydialny oraz ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

W Komendzie nie prowadzono rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej. Wpływające wnioski rejestrowano w spisach spraw przedmiotowych teczek.

Teczki prowadzone przez Wydział ds. Informacji Niejawnych w/w zakresie to :

a) teczka oznaczona symbolem klasyfikacyjnym OIN-0356 i kategorią archiwalną B2 z hasłem klasyfikacyjnym : „Dokumentacja dotycząca zezwoleń na udostępnienie statystycznych opracowań cząstkowych” prowadzona w latach 2005-2006. Dodatkowo teczka oznaczona : F-02/P-SZJ/011, T-7/05

W kontrolowanym okresie w spisie spraw przedmiotowej teczki dokonano rejestracji 35 spraw.

b) teczka oznaczona symbolem klasyfikacyjnym OIN-0356 i kategorią archiwalną B2 z hasłem klasyfikacyjnym : „Dokumentacja dotycząca zezwoleń na udostępnienie statystycznych opracowań cząstkowych” prowadzona na rok 2006. Dodatkowo teczka oznaczona : F-02/P-SZJ/011, T-3/06

W kontrolowanym okresie w spisie spraw przedmiotowej teczki dokonano rejestracji 5 spraw.

Na podstawie dokumentacji przechowywanej w powyższych teczkach aktowych ustalono, iż przeważnie informacje udostępniano z zachowaniem ustawowego terminu tj. 14 dni od daty wpłynięcia wniosku. Niemniej jednak w kilku przypadkach naruszono w/w termin tj.:

· sprawa zarejestrowana pod poz. 12 (wniosek p. Beaty Wesołowskiej) – wpłynęła do Komendy dnia 18.03.2005r. – odpowiedź z dnia 05.04.2005r. znak: OIN-0356-12/05/JK wysłano dnia 05 kwietnia 2005r.;

· sprawa zarejestrowana pod pozycją 17 (wniosek p. Szyryńskiej) – wpłynęła do Komendy dnia 14.04.2005r. – odpowiedź z dnia 04.05.2005r. znak: OIN-0356-17/05/JK wysłano dnia 04.052005r.

· sprawa zarejestrowana pod poz. 23 (wniosek p. Agnieszki Wardziejewskiej) – wpłynęła dnia 07.11.2005r. – odpowiedź z dnia 23.11.2005r. znak: OIN-0356-23/05/JK wysłano dnia 24.11.2005r.;

· sprawa zarejestrowana pod poz. 24 (wniosek p. Beaty Janiny Kolendy) – wpłynęła dnia 07.11.2005r. – odpowiedź z dnia 18.11.2005r. znak: OIN-0356-24/05/JK wysłano dnia 22.11.2005r.;

· sprawa zarejestrowana pod poz. 25 (wniosek p. Piotra Chlebowicza) – wpłynęła dnia 08.11.2005r. – odpowiedź z dnia 01.12.2005r. znak: OIN-0356-25/05/JK wysłano dnia 01.12.2005r.

· sprawa zarejestrowana pod poz. 28 (wniosek Koła Naukowego Chemików UwB) – wpłynęła dnia 16.11.2005r. – odpowiedź z dnia 09.12.2005r. znak: OIN-0356-28/05/JK wysłano dnia 09.12.2005r.;

· sprawa zarejestrowana pod poz. 34 (wniosek p. Karola Wysokiego) – wpłynęła dnia 22.12.2005r. – odpowiedź z dnia 11.01.2006r. znak: OIN-0356-34/05/JK/A wysłano dnia 11.01.2006r.,

· sprawa zarejestrowana pod poz. 35 (wniosek p. Michała Koniuch) – wpłynęła dnia 27.12.2005r. – odpowiedź z dnia 11.01.2006r. znak: OIN-0356-35/05/JK/A wysłano dnia 11.01.2006r.

(akta kontroli nr 6, str.:1-54 )

W myśl postanowień art. 13 ustawy o dostępie do informacji publicznej: udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Natomiast, jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w w/w terminie, podmiot obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku.

Teczki prowadzone przez Wydział Prezydialny w zakresie udostępniania informacji publicznej to :

a) teczka oznaczona symbolem klasyfikacyjnym P-0356 i kategorią archiwalną B2 z hasłem klasyfikacyjnym : „Dokumentacja dotycząca zezwoleń na udostępnienie statystycznych opracowań cząstkowych” prowadzona w roku 2006. Dodatkowo teczka oznaczona : F-02/P-SZJ/011, T-3106.

W kontrolowanym okresie w spisie spraw przedmiotowej teczki dokonano rejestracji 11 spraw.

b) teczka oznaczona symbolem klasyfikacyjnym P-0082 i kategorią archiwalną B10 z hasłem klasyfikacyjnym : „Udostępnianie dokumentów niearchiwalnych (bieżących)” prowadzona w roku 2006.

W kontrolowanym okresie w spisie spraw przedmiotowej teczki dokonano rejestracji 19 spraw.

W teczce tej pod poz. 8 zarejestrowano wniosek p. Barbary Lewandowskiej-Kiesielewskiej, który do Komendy Wojewódzkiej Policji wpłynął dnia 10 kwietnia 2006r. Odpowiedzi na wniosek pismem z dnia 27.04.2006r. znak: P-0082-8/06/MB udzielono i wysłano po upływie ustawowego terminu. Zgodnie z pieczęcią wysłania – odpowiedź wysłano dnia 26.04.2006r.

(akta kontroli nr 7, str.1-16)

W myśl postanowień art. 13 ustawy o dostępie do informacji publicznej : udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku. Natomiast, jeżeli informacja publiczna nie może być udostępniona w w/w terminie, podmiot obowiązany do jej udostępnienia powiadamia w tym terminie o powodach opóźnienia oraz o terminie, w jakim udostępni informację, nie dłuższym jednak niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku

W czasie kontroli ustalono, iż w Komendzie przyjęto określoną „umownie” formę załatwiania w/w spraw poprzez wyrażanie opinii przez właściwą merytorycznie komórkę organizacyjną, którą to opinię przedstawia się Komendantowi Wojewódzkiemu, ten natomiast na jej podstawie wyraża zgodę/ bądź nie na udostępnienie konkretnej informacji. Taka procedura na ogół była stosowana i przestrzegana przez pracowników załatwiających sprawy.

W/w formy nie zachowano przy załatwianiu m.in.: wniosków :

a) P. Grażyny Kowalewicz rozpatrywanego przez Wydział ds. Informacji Niejawnych. Wśród dokumentacji sprawy przedstawionej do kontroli nie było również żadnego dokumentu potwierdzającego ostateczne załatwienie sprawy i poinformowanie o sposobie załatwienia wniosku zainteresowanej.

b) P. Aliny Woszczenko rozpatrywanego przez Wydział Prezydialny. Wśród dokumentacji sprawy przedstawionej do kontroli na wniosku znajduje się odręczna notatka sporządzona przez p. Małgorzatę Bielemiuk. Z treści tej notatki nie wynika kiedy została ona sporządzona.

c) P. Małgorzaty i Jerzego Halickich rozpatrywanego przez Wydział Prezydialny. Wśród dokumentacji sprawy przedstawionej do kontroli na wniosku znajduje się odręczna notatka sporządzona przez p. Małgorzatę Bielemiuk. Z treści tej notatki nie wynika, kiedy została ona sporządzona.

(akta kontroli nr 8 str.:1-12)

W czasie kontroli ustalono, iż nie było przypadków pobierania opłat za koszty poniesione przez Komendę w związku z udostępnianymi informacjami o charakterze publicznym. Jak wyjaśniła Pani podinspektor Maria Kubajewska „osoby ubiegające się o interesujące materiały, uzyskiwały je robiąc notatki w zakresie, który nie wymagał robienia kserokopii, bądź wydruków komputerowych.

W badanym okresie nie wydano decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej lub o umorzeniu postępowania o udostępnienie informacji publicznej w myśl postanowień art. 16 ustawy o dostępie do informacji publicznej.

Komendant Wojewódzki Policji w Białymstoku został poinformowany o prawie zgłaszania umotywowanych zastrzeżeń odnośnie ustaleń zawartych w protokole przed podpisaniem protokołu oraz wyjaśnień do stwierdzonych w protokole nieprawidłowości w terminie 7 dni od daty podpisania protokołu.

Na tym protokół zakończono i po odczytaniu podpisano.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden doręczono Komendantowi Wojewódzkiemu Policji w Białymstoku.

O przeprowadzeniu kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Komendy Wojewódzkiej Policji w Białymstoku.

Białystok, 20 września 2006 r.