Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Dla niesłyszących
Zgromadzenia publiczne
ZAGROŻENIA
Prawne podstawy działania
Komisje i zespoły
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
Budżet Wojewody Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego/Zdrowie
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Pomoc publiczna
Dług publiczny
Ciężary publiczne
Lobbing
Doręczanie dokumentów elektronicznych - zestawienie stosowanych formatów danych elektronicznych
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Administracja zespolona
Administracja samorządowa
Ogłoszenia (zamówienia, nabory)
Oświadczenia o stanie majątkowym
Informacja publiczna
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Ewelina Kiersnowska
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48857439347
faks: +48857439231
e-mail: ekiersnowska@bialystok.uw.gov.pl
Mirosława Sapoćko-Dykałowicz
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48 7439493
faks: +48 7439251
e-mail: msapocko@bialystok.uw.gov.pl
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
25089409   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: Kontrola Urzędu Gminy Filipów. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

Protokół kontroli Urzędu Gminy FILIPÓW
Autorzy: Andrzej Jankowski,

PODLASKI URZĄD WOJEWÓDZKI

w Białymstoku

Placówka Zamiejscowa w Łomży

18-400 Łomża, ul. Nowa 2

Protokół kontroli

Urzędu Gminy FILIPÓW

Kontrola została przeprowadzona 7, 8, 11 i 12 września 2006 roku przez starszego inspektora wojewódzkiego mgr Andrzeja Jankowskiego na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Prawnego i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (Nr 27/06 z 25 sierpnia 2006 roku).

Temat kontroli: realizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem obowiązku publikowania oświadczeń majątkowych.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli.

Kierownikiem Urzędu i wójtem gminy Filipów był od 19 czerwca 1990 roku mgr inż. Bogusław Konieczny.

Sekretarzem gminy była od 26 czerwca 1990 roku mgr Helena Jaśko.

Zastępca wójta nie został dotychczas powołany.

Adres Urzędu: 16-424 Filipów, ul. Garbaska 2; numer REGON: 000534196, numer NIP: 844-11-55-894.

Ustalenia kontroli:

I. Udostępnianie informacji publicznej.

1. Stosownie do art. 11b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zasady dostępu do dokumentów związanych z wykonywaniem zadań publicznych przez organy gminy ustalono w rozdziale VI Statutu Gminy Filipów przyjętego uchwałą Nr III/27/03 Rady Gminy z 26 lutego 2003 roku (Dz. Urz. Woj. Podlaskiego Nr 26, poz. 664) i zmienionego uchwałą Nr XV/104/05 z 30 marca 2005 roku (Dz. Urz. Nr 118, poz. 1435).

Postanowiono tam m.in., że:

- „Obywatelom udostępnia się następujące rodzaje dokumentów: 1) protokoły sesji; 2) protokoły posiedzeń komisji rady; 3) rejestr uchwał rady i zarządzeń wójta; 4) rejestr wniosków i opinii komisji rady; 5) rejestr wniosków i interpelacji radnych” (§ 60 ); ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stanowiła, że „Prawo do informacji publicznej obejmuje uprawnienia do: …2) wglądu do dokumentów urzędowych…” (art. 3 ust. 1); również z art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wynikało, że jawność działania organów gminy obejmuje m.in. dostęp do wszystkich dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych;

- „Protokoły z posiedzeń rady i komisji podlegają udostępnieniu po ich formalnym przyjęciu – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz statutem” (§ 61);

- „Dokumenty z zakresu działania rady i komisji oraz wójta udostępnia się w komórce urzędu gminy zajmującej się obsługą rady i sprawami organizacyjnymi gminy, codziennie w godzinach pracy urzędu” (§ 62 ust. 1);

- „Realizacja uprawnień określonych w ust. 1 może odbywać się wyłącznie w urzędzie gminy i w asyście pracownika urzędu” (§ 62 ust. 2);

- „Dokumenty z zakresu działania organów gminy są również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej urzędu gminy oraz powszechnie dostępnych zbiorach danych” (§ 62 ust. 3);

- „Dokumenty są udostępniane na pisemny wniosek bez uzasadnienia” (§ 64 ust. 1);

- „Pracownik udostępniający dokumenty nie ma prawa żądać wskazania interesu prawnego lub faktycznego” (§ 64 ust. 2);

- wyłączenie jawności niektórych dokumentów może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych ustawami (§ 63);

- „Z dokumentów wymienionych w § 60 można sporządzać notatki, odpisy i wyciągi” (§ 64 ust. 3).

2. Gmina Filipów posiadała swoją stronę w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem http://epodlasie.wipb.pl/biptest/ug-filipow(wejście do BIP możliwe było również przez inną - własną - stronę internetową gminy www.filipow.pl).

Na łamach tego teleinformatycznego publikatora, zwanego w skrócie BIP, zamieszczono niemal wszystkie dane i dokumenty wskazane w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a m.in. Statut Gminy, protokoły sesji Rady Gminy i posiedzeń jej komisji, uchwały Rady i zarządzenia wójta, projekty uchwał Rady, roczne budżety gminy i sprawozdania z ich realizacji, przyjęte programy i strategie dotyczące realizacji zadań publicznych, przedmiot działania i kompetencje organów gminy, wykaz jednostek organizacyjnych i różne dane na ich temat (m.in. statut, majątek i działalność), podatki i opłaty lokalne, Regulamin Organizacyjny Urzędu, sposoby przyjmowania i załatwiania poszczególnych spraw indywidualnych, wykaz prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych, dokumentację przebiegu i efektów kontroli przeprowadzonych od 2003 roku, aktualne ogłoszenia, okresowe sprawozdania i informacje dotyczące działalności wójta, Rady i jej komisji oraz gminnych jednostek organizacyjnych, wielkość majątku gminy, długu publicznego, ciężarów publicznych i udzielonej przez gminę pomocy publicznej.

Do BIP wprowadzono również wzmiankę o sposobie udostępniania informacji nie zamieszczonych w Biuletynie.

3. O wszystkich zwołanych sesjach powiadomiono mieszkańców gminy co najmniej na 7 dni przed terminem sesji poprzez:

- wywieszenie na tablicach ogłoszeń znajdujących się w budynku Urzędu i przed nim zawiadomienia informującego o terminie, miejscu i porządku obrad,

- zamieszczenie w BIP wersji elektronicznej zawiadomienia,

- przesłanie do sołtysów zawiadomienia wraz z projektami uchwał i innymi przygotowanymi materiałami.

Regulamin Rady Gminy Filipów, będący załącznikiem Nr 1 do Statutu Gminy, w § 10 ust. 7 stanowił, że „Zawiadomienie o miejscu, terminie oraz problematyce obrad podaje się do wiadomości mieszkańców na 7 dni przed sesją poprzez rozplakatowanie obwieszczeń w miejscach publicznych oraz przesłanie zawiadomień do sołtysów”.

O zwołanych posiedzeniach komisji Rady poinformowano mieszkańców poprzez wywieszenie na tablicach informacyjnych w budynku Urzędu i przed nim jednego egzemplarza zawiadomienia wysłanego do członków komisji. Ponadto, od początku 2006 roku w BIP zamieszczano wersję elektroniczną zaproszenia.

Statut nie określił sposobu podawania do publicznej wiadomości informacji o zwołaniu posiedzeń komisji.

Zapewniono warunki lokalowe umożliwiające mieszkańcom dostęp do posiedzeń Rady i jej komisji (na sali obrad wyznaczono odrębne miejsca dla publiczności).

4. Na jednej z dwóch obszernych tablic zainstalowanych na pierwszym piętrze budynku zamieszczono następujące ogłoszenia:

a) „INFORMACJA

Zbiór przepisów gminnych oraz dokumenty dotyczące zadań publicznych realizowanych przez gminę, w tym protokoły sesji i komisji, udostępniane są zainteresowanym w pokoju Nr 8.

Zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego udostępniane są zainteresowanym w pokoju Nr 3.

Określone (wskazane) numery Monitora Polskiego B są przedkładane do wglądu w terminie 14 dni od złożenia pisemnego wniosku”.

b) „Biuletyn Informacji Publicznej jest dostępny od 1 lipca 2003 roku na stronie podmiotowej MSWiA pod adresem www.mswia.gov.pllub na stronie podmiotowej Urzędu pod adresem http://epodlasie.wipb.pl/biptest/ug-filipow”.

Regulamin Rady Gminy (załącznik Nr 1 do Statutu) w § 14 ust. 9 stanowił, że „Rada informuje mieszkańców o przebiegu i wynikach sesji poprzez wywieszenie uchwał na tablicy ogłoszeń urzędu gminy”.

Miejscem wywieszenia uchwał była jedna z dwóch tablic zainstalowanych w korytarzu pierwszego piętra.

5. Urząd dysponował drukami pisemnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej (jego treść była zgodna ze wzorem zamieszczonym w BIP).

Prowadzono rejestr wniosków o udostępnienie informacji publicznych, zawierający następujące rubryki: Lp., Data wpływu wniosku – zgłoszenia ustnego, Podmiot udostępniający informację, Osoba lub podmiot wytwarzający informację, Osoba udostępniająca informację, Data udostępnienia, Forma udostępnienia, Komu udostępniono – potwierdzenie (data i podpis), Uwagi.

Od początku 2005 roku w rejestrze tym odnotowano sześć pisemnych wniosków, w tym dwa z 2006 roku. Z otrzymanych wyjaśnień wynikało, że w analizowanym okresie nie zgłoszono oficjalnie ustnych wniosków.

Sposób postępowania z wnioskami ujętymi w rejestrze był następujący:

a) 4 stycznia 2005 roku wpłynął wniosek pracownika naukowo-dydaktycznego Zakładu Nauki o Administracji i Prawie Wyższej Szkoły Administracji Publicznej w Białymstoku z prośbą o wypełnienie załączonej ankiety dotyczącej funkcjonowania i struktury gminy i Urzędu (pozycja 3 rejestru).

Na kopii wypełnionej ankiety, znajdującej się w aktach sprawy, odciśnięto pieczęć kancelarii „Wysłano” z datą 20 stycznia 2005 roku.

Art. 13 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji pub licznej: „Udostępnianie informacji publicznej na wniosek następuje bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku…”.

b) 2 stycznia 2005 roku wpłynął drogą elektroniczną wniosek studentki Wyższej Szkoły Turystyki i Hotelarstwa w Gdańsku z prośbą o pomoc w odszukaniu atrakcji turystycznych na terenie gminy (pozycja 4 rejestru).

Odpowiedź wysłano 20 stycznia, również drogą elektroniczną, jednak w jej treści nie wskazano danych personalnych pracowników, którzy udostępnili oraz przygotowali (opracowali) informacje.

Art. 12 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji publicznej: „Informacje publiczne udostępniane w sposób, o którym mowa w art. 10 i 11, są oznaczane danymi określającymi podmiot udostępniający informację, danymi określającymi tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, danym określającymi tożsamość osoby, która udostępniła informację, oraz datą udostępnienia”.

W rejestrze jako osobę wytwarzającą i udostępniającą informacje wskazano podinspektor ds. obsługi organów gminy, oświaty i spraw organizacyjnych.

c) 27 czerwca 2005 roku wpłynął wniosek pracownika naukowego Wydziału Geografii i Studiów Regionalnych Uniwersytetu Warszawskiego z prośbą o wypełnienie załączonej ankiety na temat aktywności samorządu „w pozyskiwaniu zewnętrznych bodźców rozwojowych”, w tym m.in. inwestorów zagranicznych i środków unijnych (pozycja 5 rejestru).

Przy piśmie przewodnim wójta z 1 lipca wysłano pocztą wypełnioną ankietę, jednak w aktach sprawy brakowało dowodu i daty wysłania.

Instrukcja kancelaryjna w § 2 ust. 2 stanowiła: „Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii: 1) sprawdza… 2) stwierdza swoją parafką… wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania…”.

Ankieta nie została podpisana przez autora odpowiedzi, a w piśmie przewodnim również nie wskazano osoby, która przygotowała odpowiedzi (art. 12 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji publicznej).

W rejestrze jako osobę wytwarzającą i udostępniającą informacje wskazano podinspektor ds. gospodarczych, kadrowych i zdrowia.

d) 5 września 2005 roku wpłynął wniosek obywatela Niemiec (napisany ręcznie po niemiecku) z prośbą o przesłanie listy wszystkich burmistrzów od momentu powstania gminy oraz materiałów informacyjnych o Filipowie (pozycja 6 rejestru).

Żądane materiały wysłano pocztą, jednak w piśmie przewodnim z 15 września (brak dowodu i daty jego wysłania - § 32 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej), podpisanym przez wójta, nie określono osoby, która odpowiada za treść informacji (art. 12 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji publicznej). W rejestrze jako osobę wytwarzającą i udostępniającą informacje wskazano inspektora ds. społecznych.

e) 22 lutego 2006 roku wpłynęło pismo zawierające prośbę o podanie do publicznej wiadomości – poprzez zamieszczenie na tablicy ogłoszeń w siedzibie Urzędu – informacji o wysokości wynagrodzeń osób pełniących funkcje publiczne w Urzędzie Gminy, a w uzasadnieniu zasygnalizowano brak w BIP oświadczeń majątkowych za 2004 rok.

Z pisemnej adnotacji znajdującej się na wniosku wynikało, że pozostawiono go bez rozpoznania (na podstawie art. 64 § 1 Kpa), ponieważ nie zawierał adresu autora, a po dokonaniu czynności sprawdzających stwierdzono, że w tamtym czasie wszystkie złożone oświadczenia majątkowe były zamieszczone w BIP.

f) 27 marca 2006 roku wpłynął wniosek Stowarzyszenia Klon/Jawor o udostępnienie informacji dotyczących współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi. Pisemną odpowiedź wysłano pocztą 29 marca – podpisał ją wójt, jednak w jej treści nie określono tożsamości osoby, która przygotowała informacje (art. 12 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji publicznej).

W rejestrze jako osobę wytwarzającą i udostępniająca informacje wskazano podinspektor ds. kancelaryjnych, działalności gospodarczej i kultury.

Ponadto, z dokumentacji zgromadzonej w przedmiotowej teczce wynikało, że studentka Wyższej Szkoły Turystyki i Hotelarstwa wniosła 20 stycznia 2005 roku drogą elektroniczną prośbę o udostępnienie informacji o lokalnych festynach, świętach, turniejach, odpustach, dożynkach itp. imprezach oraz o zespołach ludowych, pomnikach przyrody, rezerwatach i parkach. Żądane informacje przesłano drogą elektroniczną 26 stycznia, jednak bez wskazania tożsamości osób je przygotowujących i udostępniających (art. 12 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji publicznej).

Powyższej sprawy nie wpisano, ani do rejestru wniosków, ani do spisu spraw (§ 17 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin).

Podczas załatwiania opisanych wyżej spraw nie pobrano opłat, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

15 listopada 2005 roku wójt, na podstawie powyższego przepisu, wydał zarządzenie Nr 178/05 w sprawie wysokości opłat za udostępnienie informacji publicznej.

W § 1 zarządzenia ustalono stawki opłat za wykonanie kserokopii jednej strony dokumentu formatu A-4 i A-3 (punkty 1 i 2), a ponadto następujące stawki:

- „za informację na dyskietce 3,5 – 2,00 zł” (punkt 3),

- „za informację CD-ROM – 3,00 zł” (punkt 4),

- „za informację przetworzoną (od 1 strony A-4) – 5,00 zł” (punkt 5).

W § 2 zarządzenia postanowiono, że „Odebranie informacji jest możliwe dopiero po uiszczeniu naliczonej opłaty”.

Ustawa z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej stanowiła, że:

„Podmiot udostępniający informację publiczną jest obowiązany zapewnić możliwość:

1) kopiowania informacji publicznej albo jej wydruk lub

2) przesłanie informacji publicznej albo przeniesienie jej na odpowiedni, powszechnie stosowany nośnik informacji” (art. 12 ust. 2);

„Dostęp do informacji publicznej jest bezpłatny, z zastrzeżeniem art. 15” (art. 7 ust. 2).

„Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej na wniosek, o którym mowa w art. 10 ust. 1, podmiot obowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, podmiot ten może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom” (art. 15 ust. 1).

„Podmiot, o którym mowa w ust. 1, w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku, powiadomi wnioskodawcę o wysokości opłaty. Udostępnienie informacji zgodnie z wnioskiem następuje po upływie 14 dni od dnia powiadomienia wnioskodawcy, chyba że wnioskodawca dokona w tym terminie zmiany wniosku w zakresie sposobu lub formy udostępnienia informacji albo wycofa wniosek” (art. 15 ust. 2).

6. Dokumenty związane z załatwianiem spraw o udostępnienie informacji publicznej zgromadzono w przeznaczonej do tego i posiadającej spis spraw teczce oznaczonej „GKZ.0115 Udostępnianie informacji publicznych. Kat. arch. B-5”.

Tytuł tej teczki i jej symbol liczbowy pochodzą z załącznika do zarządzenia Nr 14/04 wójta z 28 grudnia 2004 roku w sprawie rozbudowy jednolitego rzeczowego wykazu akt, wydanego na podstawie § 15 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin, stanowiącej załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r.

7. Stosownie do art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych, w Urzędzie Gminy prowadzono zbiór przepisów gminnych oraz ich rejestr. W bieżącej kadencji ujęto w nich 184 uchwały Rady, w tym uchwały dotyczące budżetu gminy, które nie zawierały przepisów powszechnie obowiązujących.

W siedzibie Urzędu zamieszczono informację o miejscu (pokój Nr 8) nieodpłatnego udostępniania wszystkim zainteresowanym zbioru przepisów gminnych.

8. Skontrolowany Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego, a w jego siedzibie znajdowała się aktualna informacja wizualna o miejscu (pokój Nr 3) nieodpłatnego ich udostępniania do powszechnego wglądu.

Nie zamówiono i nie gromadzono numerów Monitora Polskiego B, jednak wszystkim zainteresowanym zapewniono dostęp do poszczególnych egzemplarzy „w terminie 14 dni od złożenia pisemnego wniosku”, jak napisano w wywieszonym ogłoszeniu.

Art. 26 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych: „Urzędy... organów samorządu terytorialnego prowadzą zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Monitora Polskiego B i udostępniają je nieodpłatnie do powszechnego wglądu w miejscach do tego przeznaczonych w siedzibach i w godzinach pracy urzędu”.

9. W § 17 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, nadanego zarządzeniem wójta Nr 22/05 z 20 grudnia 2005 roku i zmienionego trzykrotnie zarządzeniami Nr 9/06 z 28 lutego 2006 roku, Nr 14/06 z 3 kwietnia 2006 roku i Nr 15/06 z 17 maja 2006 roku, do wspólnych zadań komórek organizacyjnych zaliczono m.in.:

- „sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu gminy” (punkt 2),

- „opracowywanie informacji o realizacji powierzonych zadań” (punkt 9),

- „sporządzanie sprawozdań statystycznych”(punkt 11),

- „bieżące przygotowywanie dokumentów zawierających informację publiczną, które będą udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej oraz przekazywanie ich na nośnikach informacji na stanowisko pracy do obsługi organów gminy, oświaty i spraw organizacyjnych” (punkt 16).

Zadania te ujęto w zakresach czynności, lub aneksach do nich, wszystkich merytorycznych pracowników Urzędu. Ponadto, pracownikom tym powierzono obowiązek udostępniania informacji publicznej „w zakresie spraw prowadzonych na zajmowanym stanowisku”.

W § 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu do podstawowego zakresu działania stanowiska pracy do obsługi organów gminy, oświaty i spraw organizacyjnych zaliczono m.in.:

a) „przyjmowanie informacji publicznych ze stanowisk pracy i przekazywanie ich na stanowisko obsługi BIP”,

b) „obsługa BIP podczas nieobecności pracownika wyznaczonego do obsługi Biuletynu oraz pomoc w okresie wzmożonych prac”.

Obowiązki te przypisano pracownicy zatrudnionej na tym stanowisku aneksami do jej zakresu czynności.

Wśród zadań stanowiska pracy ds. gospodarczych, kadrowych i zdrowia w § 23 Regulaminu wskazano m.in. „zapewnienie …właściwej informacji wizualnej” (punkt 6), „koordynowanie spraw związanych z przestrzeganiem w Urzędzie instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt” (punkt 9) i „obsługa Biuletynu Informacji Publicznej…” (punkt 18).

Powyższe zadania znalazły się w zakresie czynności (z 2 września 2002 roku) doręczonym pracownicy zatrudnionej na tym stanowisku oraz w trzech aneksach do niego.

Zgodnie z § 25 Regulaminu do zadań informatyka należała „obsługa strony internetowej Urzędu i strony internetowej BIP” (punkt 9).

Obowiązek ten wpisano do zakresu czynności (z 1 stycznia 2006 roku) informatyka w punkcie 9 części II.

Zadania sekretarza gminy, przedstawione w § 8 ust. 2 Regulaminu, zapisano w zakresie czynności z 2 września 2002 roku, a m.in.:

- „sprawowanie nadzoru nad… prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych i obiegiem informacji w Urzędzie”,

- „nadzór nad obsługą i załatwianiem indywidualnych spraw interesantów”,

- „przeprowadzanie kontroli wewnętrznych w zakresie funkcjonowania komórek organizacyjnych, przestrzegania przepisów Kpa i instrukcji kancelaryjnej”,

- nadzorowanie sześciu stanowisk pracy, w tym stanowisk ds. społecznych, ds. kancelaryjnych, działalności gospodarczej i kultury, ds. gospodarczych, kadrowych i zdrowia oraz ds. obsługi organów gminy, oświaty i spraw organizacyjnych.

II. Oświadczenia majątkowe.

1. Wszyscy radni i pracownicy samorządowi złożyli w terminie oświadczenia majątkowe (wraz z kopiami PIT) za 2004 i 2005 rok. Dokumenty te złożono w dwóch egzemplarzach

Również końcowe (kadencyjne) oświadczenia majątkowe radni złożyli w terminie.

2. Nie stwierdzono przypadku niezłożenia przez zobowiązane osoby oświadczenia majątkowego.

3. Oświadczenia majątkowe za 2004 rok radni złożyli w okresie od 19 do 29 kwietnia 2005 roku, a oświadczenia za 2005 rok – między 6 a 28 kwietnia 2006 roku (ostateczny termin upływał 30 kwietnia). Ostatnie oświadczenia, złożone w związku z upływem kadencji, wpłynęły w dniach 22 – 25 i 28 sierpnia br. (termin upłynął 28 sierpnia, ponieważ 27 przypadł w niedzielę).

Wśród pracowników samorządowych do składania oświadczeń majątkowych zobowiązani byli skarbnik i sekretarz gminy, kierownicy czterech gminnych jednostek organizacyjnych i osiem osób wydających decyzje administracyjne w imieniu wójta, w tym pracownik socjalny GOPS wydający decyzje z zakresu pomocy społecznej w zastępstwie kierownika GOPS.

W 2005 roku w.w. pracownicy złożyli oświadczenia w okresie 18 – 29 kwietnia, a w 2006 roku – między 11 a 28 kwietnia.

Ponadto, w związku z dwukrotną zmianą skarbnika, dodatkowe oświadczenia złożyły osoby odwołane i powołane na to stanowisko (dokonano tego w ustawowym terminie).

Na wszystkich oświadczeniach majątkowych radnych i pracowników samorządowych zamieszczono daty ich otrzymania (wpływu do Urzędu). Daty te zapisano w obrębie pieczęci wpływu odciśniętej na pierwszej stronie oświadczeń przez pracownicę kancelarii.

4. Nie zastosowano sankcji za niezłożenie lub złożenie po terminie oświadczenia majątkowego, ponieważ nie było takiej potrzeby.

5. Stosownie do art. 24h ust. 6 i 8 ustawy o samorządzie gminnym, wójt i przewodniczący Rady dokonali analizy przedłożonych im oświadczeń majątkowych. Z udzielonych kontrolującemu wyjaśnień wynikało, że przedmiotem tych analiz było porównanie treści ostatniego oświadczenia (i dołączonej do niego kopii PIT) z treścią uprzednio złożonych dokumentów.

Na dowód przeprowadzenia powyższych analiz na ostatniej stronie oświadczeń odciśnięto pieczęć o treści: „DOKONANO ANALIZY OŚWIADCZENIA”, nie zamieszczono jednak przy nich podpisów i dat.

W wyniku powyższych analiz nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości, dlatego nie podjęto działań zmierzających do ich usunięcia.

6. Na XIX sesji Rady Gminy, tj. 6 grudnia 2005 roku, w punkcie 4 porządku obrad, wójt i przewodniczący Rady przedstawili radnym informacje o wynikach analiz dokonanych przez siebie i Urząd Skarbowy (informacje te stanowiły załączniki Nr 2, 3 i 4 do protokołu sesji). Z protokołu tej sesji (Nr XIX/05) wynikało, że każdą z trzech przedłożonych informacji (analiz) przyjęto jednogłośnie.

Kontrolującemu nie okazano dowodu wcześniejszego przedłożenia Radzie Gminy powyższych analiz.

Art. 24h ust. 12 ustawy o samorządzie gminnym: „Podmiot dokonujący analizy oświadczeń majątkowych w terminie do dnia 30 października każdego roku przedstawia radzie gminy informację o:…”.

Pisemne informacje wójta i przewodniczącego sporządzono 28 października 2005 roku - zawierały one dane wskazane w art. 24h ust. 12 ustawy o samorządzie gminnym.

Do dnia zakończenia niniejszej kontroli nie sporządzono pisemnych informacji o wynikach analizy oświadczeń złożonych w 2006 roku, nie przedłożono więc Radzie takich informacji. Termin przedstawienia ich Radzie upłynie 30 października 2006 roku.

7. Ani wójt, ani przewodniczący Rady Gminy nie występowali do dyrektora właściwego urzędu kontroli skarbowej z wnioskiem o skontrolowanie oświadczenia majątkowego, ponieważ nie nabrali podejrzeń, że osoba je składająca podała w nim nieprawdę lub zataiła prawdę.

8. Wszystkie złożone w latach 2005 i 2006 oświadczenia majątkowe (wraz z kopią PIT) przesłano do Urzędu Skarbowego w Suwałkach.

Oświadczenia majątkowe radnych za 2004 rok (14 sztuk) przewodniczący przekazał przy swoim piśmie przewodnim z 13 czerwca 2005 roku (wysłano go 17 czerwca).

Oświadczenia radnych za 2005 rok (14 egzemplarzy) wysłano do wspomnianego Urzędu 14 czerwca br. wraz z pismem przewodnim przewodniczącego (datowanym 12 czerwca).

Oświadczenia wniesione przez pracowników samorządowych w 2005 roku wysłano 22 czerwca (15 sztuk) i 7 listopada (2), zaś oświadczenia, które wpłynęły w 2006 roku, wysłano 14 czerwca (14) i 4 sierpnia (1).

9. 28 października 2005 roku wpłynęła skierowana do przewodniczącego analiza 31 oświadczeń majątkowych radnych i pracowników samorządowych sporządzona przez Urząd Skarbowy w Suwałkach.

25 listopada 2005 roku wpłynęła ze wspomnianego Urzędu analiza dotycząca dwóch oświadczeń złożonych w związku ze zmianą na stanowisku skarbnika.

Celem wyeliminowania stwierdzonych przez Urząd Skarbowy błędów i uchybień, 19 stycznia 2006 rok wójt rozesłał do pracowników samorządowych pisma przypominające o obowiązku składania oświadczeń do 30 kwietnia i informujące o konieczności uwzględnienia uwag, których treść (kserokopie) przekazał jako załączniki.

25 sierpnia 2006 roku wpłynęła z Urzędu Skarbowego analiza oświadczenia majątkowego wójta, Urząd ten nie przekazał jednak do dnia zakończenia niniejszej kontroli uwag do oświadczeń majątkowych złożonych w br. przez radnych i pozostałych pracowników samorządowych.

10. Radni i pracownicy samorządowi składali oświadczenia majątkowe na formularzach zgodnych ze wzorami ustalonymi przedmiotowym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 26 lutego 2003 r. (Dz. U. Nr 34, poz. 282).

11. Oświadczenia majątkowe za 2002 rok wprowadzono do BIP ręcznie, w formie przetworzonej - zawierają one wszystkie jawne dane zapisane na formularzach (zgodnie z art. 24i ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym pominięto informacje o adresach zamieszkania i miejscach położenia nieruchomości).

Pozostałe oświadczenia, złożone w latach 2004 – 2006, zamieszczono w BIP poprzez ich zeskanowane (z pominięciem części B, zawierającej dane niejawne).

12. W okresie objętym niniejszą kontrolą dodatkowe oświadczenia i informacje, o których mowa w art. 24j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym, złożyła tylko jedna osoba.

13 lipca 2006 roku, a więc wymaganym terminie, dodatkowe oświadczenia i formację (dotyczące najbliższych członków rodziny) złożyła Zofia Szostak, powołana z dniem 12 lipca br. na stanowisko p.o. skarbnika gminy.

13. W BIP zamieszczono wszystkie oświadczenia majątkowe złożone w latach 2003 – 2006 przez radnych i pracowników samorządowych.

Do BIP wprowadzono również dodatkowe oświadczenia i informacje, o których mowa w art. 24j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym (były to oświadczenia o działalności gospodarczej prowadzonej przez najbliższych oraz o zawartych przez nich umowach cywilno-prawnych).

14. Nie prowadzono rejestrów złożonych oświadczeń majątkowych. Oświadczenia te odnotowano w spisach spraw prowadzonych do przedmiotowych teczek.

15. Oświadczenia majątkowe radnych i związaną z nimi dokumentację przechowywano w teczce oznaczonej „OR.00590 Oświadczenia majątkowe radnych. Kat. arch. B-6”, posiadającej spis spraw.

Oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych i inne związane z nimi dokumenty przechowywano w teczce „GKZ.1028 Oświadczenia majątkowe pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy. Kat. arch. B-6”.

Symbole i hasła powyższych teczek ustalono zarządzeniem Nr 7/06 wójta z 1 lutego 2006 roku w sprawie rozbudowy jednolitego rzeczowego wykazu akt.

Dodatkowe oświadczenia i informacje, o których mowa w art. 24j ustawy o samorządzie gminnym, zgromadzono w następujących podteczkach:

- „OR.00590-1 Oświadczenia majątkowe radnych - oświadczenia dotyczące działalności gospodarczej prowadzonej przez małżonka, składane przez radnych. Kat. arch. B-6”,

- „OR.00590-2 Informacje dotyczące umów cywilnoprawnych zawartych przez małżonków, składane przez radnych. Kat. arch. B-6”,

- „GKZ.1028-4 Oświadczenia dotyczące działalności gospodarczej prowadzonej przez małżonka, składane przez pracowników i kierowników jednostek organizacyjnych gminy. Kat. arch. B-6”,

- „GKZ.1028-5 Informacje dotyczące umów cywilnoprawnych zawartych przez małżonków, składane przez pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Kat. arch. B-6”.

Tylko na jednej z powyższych podteczek zapisano tytuł teczki macierzystej.

Instrukcja kancelaryjna w § 16 ust. 3 stanowiła: „Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki… oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej”.

16. Regulamin Organizacyjny Urzędu nie wskazał komórek organizacyjnych zobowiązanych do wykonywania zadań wynikających ze składania oświadczeń majątkowych. Sprawy te prowadziły dwie pracownice zatrudnione na stanowiskach ds. gospodarczych, kadrowych i zdrowia (oświadczenia pracowników) oraz ds. oświaty, organizacyjnych i obsługi organów gminy (oświadczenia radnych), a stosowne obowiązki przypisano im aneksami z 3 kwietnia 2003 roku uzupełniającymi ich zakresy czynności.

Wójta Gminy poinformowano o prawie zgłoszenia kontrolującemu - przed podpisaniem protokołu - umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim treści oraz o prawie złożenia zarządzającemu kontrolę, w ciągu 7 dni od podpisania protokołu, pisemnych wyjaśnień do przedstawionych w nim ustaleń.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Wójt Gminy jako kierownik kontrolowanej jednostki.

O niniejszej kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Urzędu Gminy na pozycji 2 w 2006 roku.

WÓJT

Bogusław Konieczny

STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI

/-/ mgr Andrzej Jankowski

Łomża, 20 IX 2006


Publikator: Sebastian Tarnowski Data utworzenia:  2006-10-16 13:14:08
Data publikacji:  2006-10-16 13:14:08
Data modyfikacji:  2006-10-16 13:14:08 


Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl