Witryna używa plików cookies wyłącznie do celów statystycznych w celu ulepszania struktury i zawartości serwisu. Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki. cookie
     
Dla niesłyszących
Zgromadzenia publiczne
ZAGROŻENIA
Prawne podstawy działania
Komisje i zespoły
Programy w zakresie realizacji zadań publicznych
Akty prawne
Dziennik Urzędowy Województwa Podlaskiego
Budżet Wojewody Podlaskiego
System Ratownictwa Medycznego/Zdrowie
Zamierzenia
Informacje o stanie Urzędu
Wystąpienia i oceny
Dokumentacja kontrolna
Majątek
Pomoc publiczna
Dług publiczny
Ciężary publiczne
Lobbing
Doręczanie dokumentów elektronicznych - zestawienie stosowanych formatów danych elektronicznych
Jednostki podporządkowane
Przedsiębiorstwa nadzorowane przez Wojewodę
Administracja zespolona
Administracja samorządowa
Ogłoszenia (zamówienia, nabory)
Oświadczenia o stanie majątkowym
Informacja publiczna
Strona główna BIP.gov.pl
Strona główna podmiotu
Opiekunowie
Ewelina Kiersnowska
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48857439347
faks: +48857439231
e-mail: ekiersnowska@bialystok.uw.gov.pl
Mirosława Sapoćko-Dykałowicz
Punkt Obsługi Klienta
Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: +48 7439493
faks: +48 7439251
e-mail: msapocko@bialystok.uw.gov.pl
Arkadiusz Wróblewski
Punkt Obsługi Klienta Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego
ul. Mickiewicza 3
15-213 Białystok
telefon: 85 7439 493
faks: 85 7439 231
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl
Elektroniczna Skrzynka Podawcza
25082167   odwiedzin
Jak korzystać Rejestr zmian Informacje niedostępne
Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
 
Kategoria: Kontrola Problemowa Urzędu Gminy Kobylin-Borzymy. Zobacz inne informacje z tej kategorii.

Protokół kontroli

Urzędu Gminy Kobylin - Borzymy

Kontrola została przeprowadzona 3, 7 i 8 listopada 2006 roku przez starszego inspektora wojewódzkiego mgr Andrzeja Jankowskiego na podstawie upoważnienia dyrektora Wydziału Nadzoru i Kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku (Nr 35/06 z 26 października 2006 roku).

Temat kontroli: realizacja ustawy o dostępie do informacji publicznej ze szczególnym uwzględnieniem obowiązku publikowania oświadczeń majątkowych.

Kontrolą objęto okres od 1 stycznia 2005 roku do dnia kontroli.

Kierownikiem Urzędu i wójtem gminy Kobylin-Borzymy był od 19 listopada 2002 roku mgr Ryszard Pogorzelski.

Stanowisko sekretarza gminy nie było obsadzone od 1 stycznia 2001 roku.

Zastępca wójta również nie został powołany.

Adres Urzędu: 18-204 Kobylin-Borzymy, ul. Główna 11; numer REGON: 000536953, numer NIP: 722-10-68-419.

Ustalenia kontroli:

I.Udostępnianie informacji publicznej.

1. Stosownie do art. 11b ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym, zasady dostępu do dokumentów związanych z wykonywaniem zadań publicznych przez organy gminy ustalono w rozdziale IX Statutu Gminy Kobylin-Borzymy przyjętego uchwałą Nr III/20/02 Rady Gminy z 31 grudnia 2002 roku (Dz. Urz. Woj. Podlaskiego z 2003 r. Nr 7, poz. 247).

Postanowiono tam m.in., że:

- „Dokumenty z zakresu działania Rady i komisji udostępnia się w komórce Urzędu Gminy zajmującej się obsługą Rady, a dokumenty z zakresu działania wójta udostępnia się na stanowisku do spraw udostępniania informacji publicznej, w dniach pracy Urzędu, w godzinach przyjmowania interesantów” (§ 117 ust. 1);

- „Dokumenty wymienione w ust. 1 są również dostępne w wewnętrznej sieci informatycznej Urzędu Gminy oraz powszechnie dostępnych zbiorach danych” (§ 117 ust. 2);

- „Z dokumentów wymienionych w § 117 obywatele mogą sporządzać notatki, odpisy i wyciągi, fotografować je lub kopiować” (§ 118 ust. 1);

- „Realizacja uprawnień określonych w ust. 1 może odbywać się wyłącznie w Urzędzie Gminy i w asyście pracownika Urzędu” (§ 118 ust. 2);

- wyłączenie jawności niektórych dokumentów może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych ustawami (§ 119).

2. Gmina Kobylin-Borzymy posiadała swoją stronę w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem http://epodlasie.wib.pl/biptest/ug_kobylin/bip/index.php.

Na łamach tego teleinformatycznego publikatora, zwanego w skrócie BIP, zamieszczono szereg danych i dokumentów wskazanych w art. 8 ust. 3 i 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, a więc m.in. Statut Gminy, protokoły posiedzeń Rady i jej komisji, uchwały Rady, wykaz podjętych przez wójta zarządzeń, roczne budżety gminy i akty prawne zmieniające ich treść oraz okresowe sprawozdania z ich realizacji, przyjęte plany, programy i strategie dotyczące realizacji zadań publicznych, składy osobowe i kompetencje organów gminy, niektóre dane o gminnych jednostkach organizacyjnych (np. adres, numer telefonu, przedmiot działania, statut), Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy i jego zmiany, sposoby przyjmowania i załatwiania przez USC spraw indywidualnych, wykaz niektórych prowadzonych w Urzędzie rejestrów i ewidencji oraz zasady udostępniania danych w nich zawartych, informacje o kontrolach przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontroli państwowej, aktualne ogłoszenia, wykaz najważniejszych składników majątku gminy.

Do BIP wprowadzono również wzmiankę o sposobie udostępniania informacji nie zamieszczonych w Biuletynie.

W okresie kontroli do Biuletynu nie wprowadzono jeszcze treści zarządzeń wójta, projektów aktów prawnych, statutów sołectw, sposobów przyjmowania i załatwiania w Urzędzie Gminy części spraw indywidualnych, wykazu niektórych prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów oraz zasad udostępniania danych w nich zawartych, dokumentacji przebiegu i efektów kontroli przeprowadzonych przez komisje Rady, okresowych sprawozdań i informacji dotyczących komisji Rady oraz jednostek organizacyjnych, wykazu i wartości majątku gminnych jednostek organizacyjnych, danych o ciężarach publicznych i udzielonej przez gminę pomocy publicznej (art. 6 ust. 1 punkty 1a, 1b, 2a, 2b, 2c, 2f, 3d, 3f, 4a, 4c, 4d, 5d, 5g i 5h w związku z art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej).

3. O wszystkich zwołanych sesjach Rady Gminy powiadomiono mieszkańców co najmniej na 7 dni przed terminem sesji poprzez:

- wywieszenie na tablicy informacyjnej, znajdującej się na parterze budynku Urzędu, ogłoszenia informującego o terminie, miejscu i porządku obrad,

- zamieszczenie w BIP wersji elektronicznej powyższego ogłoszenia.

Statut Gminy w § 24 ust. 7 stanowił: „Zawiadomienie o terminie, miejscu i przedmiocie obrad Rady powinno być podane do publicznej wiadomości w sposób zwyczajowo przyjęty”.

Nie informowano mieszkańców o zwołanych posiedzeniach komisji Rady.

Statut Gminy stanowił m.in. że:

„W posiedzeniach Komisji Rewizyjnej mogą brać udział tylko jej członkowie oraz zaproszone osoby” (§ 99 ust. 5).

„Do posiedzeń komisji stałych stosuje się odpowiednio przepisy o posiedzeniach Komisji Rewizyjnej” (§ 69 ust. 2).

Art. 11b ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym:

„Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji…”.

Zapewniono warunki lokalowe umożliwiające mieszkańcom dostęp do sesji Rady. Zgodnie z § 27 Statutu, na sali konferencyjnej, gdzie odbywały się sesje, wyznaczono odrębne miejsca dla publiczności obserwującej przebieg obrad.

Sołtysów poinformowano o terminie, miejscu i tematyce zwołanych sesji przesyłając im pocztą (listami zwykłymi) stosowne zawiadomienia, nie dołączono jednak do nich projektów uchwał i innych przygotowanych materiałów, które otrzymali radni.

Art. 37a ustawy samorządowej:

„…Przewodniczący rady gminy jest każdorazowo zobowiązany do zawiadamiania, na takich samych zasadach jak radnych, przewodniczącego organu wykonawczego jednostki pomocniczej o sesji rady gminy”.

Powyższą nieprawidłowość stwierdzono już podczas wcześniejszej kontroli.

W wyniku kontroli problemowej, przeprowadzonej w dniach 19 — 21 listopada 2002 roku przez Wydział Prawny i Nadzoru Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, wystosowano wystąpienie pokontrolne z 11 grudnia 2002 roku (znak PN.III.0932-81/02), które powyższe niedociągnięcie zasygnalizowało w punkcie 5.

4. Na tablicy informacyjnej, zainstalowanej na ścianie klatki schodowej budynku (na półpiętrze), zamieszczono pod tytułem „INFORMACJA PUBLCZNA” następujące ogłoszenia:

a) „Zbiór przepisów gminnych oraz dokumenty dotyczące wykonywania zadań publicznych przez organy Gminy, w tym protokoły posiedzeń Rady Gminy i jej komisji, dostępne są do wglądu w pokoju nr 11, w godzinach pracy Urzędu Gminy”.

b) „Urząd Gminy Kobylin-Borzymy nieodpłatnie udostępnia do powszechnego wglądu zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego w pokoju Nr 10 w godzinach pracy Urzędu.

Monitor Polski B udostępniany jest w terminie 14 dni od złożenia pisemnego wniosku”.

Statut Gminy w § 117 ust. 1 stanowił, że „Dokumenty z zakresu działania Rady i komisji udostępnia się w komórce Urzędu Gminy zajmującej się obsługą Rady, a dokumenty z zakresu działania wójta udostępnia się na stanowisku do spraw udostępniania informacji publicznej, w dniach pracy Urzędu, w godzinach przyjmowania interesantów”.

Pierwsze z powyższych stanowisk mieściło się w pokoju Nr 10, drugie zaś — w pokoju Nr 11

5. Urząd dysponował drukami pisemnego wniosku o udostępnienie informacji publicznej — jako adresata wskazano na nich „Urząd Gminy Kobylin-Borzymy”. Jeden egzemplarz tego wniosku wywieszono na jednej z tablic ogłoszeniowych (na klatce schodowej - półpiętro).

Do ewidencjonowania wniosków (spraw) o udostępnienie informacji publicznej służył rejestr zawierający następujące rubryki: Lp., Data wpływu wniosku (zgłoszenia ustnego), Podmiot udostępniający informację, Osoba lub podmiot wytwarzający informację, Osoba udostępniająca informację, Data udostępnienia, Forma udostępnienia informacji, Komu udostępniono (potwierdzenie udostępnienia...) Uwagi.

Od 1 stycznia 2005 roku do Urzędu wpłynęło 11 pisemnych wniosków (w tym 7 drogą elektroniczną), nie zgłoszono natomiast oficjalnie ustnych wniosków.

Wszystkie wnioski załatwiono w ustawowym terminie 14 dni.

Sposób postępowania z wnioskami był następujący:

a) Wniosek mieszkańca jednej ze wsi gminy Kobylin-Borzymy, który wpłynął 22 czerwca 2005 roku, dotyczył udostępnienia studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego oraz wydania kserokopii niektórych jego fragmentów. Żądany dokument udostępniono tego samego dnia, co utrwalono stosowną adnotację na złożonym wniosku. Zainteresowanemu wydano także potrzebne mu kserokopie.

b) 21 lipca 2005 roku wpłynął wniosek mieszkanki Białegostoku o udostępnienie programu ochrony środowiska na lata 2004 — 2011 oraz kserowania fragmentów tego dokumentu. Życzenia interesantki spełniono tego samego dnia.

c) 16 sierpnia 2005 roku wpłynął drogą elektroniczną wniosek mieszkanki Poznania domagającej się informacji o bezpańskich zwierzętach domowych.

Odpowiedzi udzielono pismem z 17 sierpnia, podpisanym przez inspektora ds. ewidencjonowania działalności gospodarczej, ochrony środowiska i rolnictwa (pismo to wysłano w dniu jego podpisania).

d) 31 sierpnia 2005 roku wpłynął drogą elektroniczną wniosek przedsiębiorcy o przesłanie w ten sam sposób specyfikacji istotnych warunków wskazanego zamówienia publicznego.

Prośbę spełniono tego samego dnia, a ponadto wysłano żądane materiały pocztą.

e) W 2006 roku powyższy przedsiębiorca jeszcze pięciokrotnie występował drogą elektroniczną z wnioskami o bezpłatne przekazanie mu specyfikacji istotnych warunków wskazanych zamówień publicznych (wnioski wpłynęły 18 stycznia, 15 lutego, 9 i 17 marca oraz 6 kwietnia).

W trzech przypadkach żądane informacje przesłano mu tego samego dnia, zaś w pozostałych dwóch dokonano tego z jeden i trzy dni później.

f) Pisemny wniosek mieszkańca gminy Kobylin-Borzymy, złożony 1 marca 2006 roku, dotyczył udostępnienia Statutu Gminy i zakresów czynności pracowników Urzędu. Prośbę spełniono tego samego dnia, a oprócz udostępnienia dokumentów wydano również kserokopie.

g) 17 marca 2006 roku wpłynął wniosek Stowarzyszenia Klon/Jawor o przekazanie informacji dotyczących współpracy gminy z organizacjami pozarządowymi.

Pisemną odpowiedź, podpisaną przez wójta, wysłano pocztą 30 marca.

Informacje przekazane wnioskodawcom drogą elektroniczną nie zawierały danych personalnych osób, które je przygotowały i udostępniły.

Art. 12 ust. 1 ustawy o udostępnianiu informacji publicznej:

„Informacje publiczne udostępniane w sposób, o którym mowa w art. 10 i 11, są oznaczane danymi określającymi podmiot udostępniający informację, danymi określającymi tożsamość osoby, która wytworzyła informację lub odpowiada za jej treść, danymi określającymi tożsamość osoby, która udostępniła informację, oraz datą udostępnienia”.

Formalnie nie ustalono wysokości opłat, które na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. można pobrać od wnioskodawcy z tytułu dodatkowych kosztów związanych ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia informacji lub koniecznością przekształcenia jej w żądaną formę.

Nie stwierdzono przypadków pobrania od zainteresowanych osób powyższych opłat.

6. Dokumenty związane z załatwianiem spraw o udostępnienie informacji publicznej zgromadzono w przeznaczonej do tego (i posiadającej spis spraw) podteczce oznaczonej „IP.0114-1 Sprawy organizacyjne. Wnioski o udostępnienie informacji publicznych. B-5”.

Podteczki tę oznaczono zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku nr 8 do instrukcji kancelaryjnej, a tytuł teczki macierzystej i jej symbol liczbowy pochodziły z jednolitego rzeczowego wykazu akt, stanowiącego załącznik nr 4 do instrukcji.

7. Urząd Gminy posiadał zbiór przepisów gminnych (aktów prawa miejscowego, oraz ich rejestr, jednak ostatnie akty prawne i wpisy pochodziły z lipca 2002 roku.

Art. 28 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych:

„Urząd gminy prowadzi zbiór przepisów gminnych dostępny do powszechnego wglądu w jego siedzibie”.

Z art. 27 ust. 3 (w związku z art. 28 ust. 3) tej ustawy wynikało, że zbiory przepisów gminnych należy wyłożyć do nieodpłatnego, powszechnego wglądu w godzinach pracy urzędu oraz w miejscu do tego przeznaczonym i powszechnie dostępnym.

W siedzibie Urzędu zamieszczono informację o miejscu (pokój Nr 11) nieodpłatnego udostępniania wszystkim zainteresowanym zbioru przepisów gminnych.

8. Skontrolowany Urząd posiadał zbiory Dziennika Ustaw i Monitora Polskiego, a w jego siedzibie znajdowała się aktualna informacja wizualna o miejscu (pokój Nr 10) nieodpłatnego ich udostępniania do powszechnego wglądu.

Nie zamówiono i nie gromadzono numerów Monitora Polskiego B, jednak wszystkim zainteresowanym zapewniono dostęp do poszczególnych egzemplarzy „w terminie 14 dni od złożenia pisemnego wniosku”, jak napisano w wywieszonym ogłoszeniu.

Art. 26 ustawy z dnia 20 lipca 2000 r. o ogłaszaniu aktów normatywnych i niektórych innych aktów prawnych: „Urzędy... organów samorządu terytorialnego prowadzą zbiory Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego oraz Monitora Polskiego B i udostępniają je nieodpłatnie do powszechnego wglądu w miejscach do tego przeznaczonych w siedzibach i w godzinach pracy urzędu”.

9. W rozdziale IV Regulaminu Organizacyjnego Urzędu, nadanego zarządzeniem wójta Nr 24/03 z 12 listopada 2003 roku (zmienionym potem sześciokrotnie), do wspólnych zadań komórek organizacyjnych zaliczono m.in.:

- „sporządzanie sprawozdań, analiz i informacji dla potrzeb Rady i jej komisji oraz wójta” ( § 10 punkt 5),

- „wytwarzanie informacji dla potrzeb Biuletynu Informacji Publicznej” (§ 10 punkt 18).

Powyższe zadania ujęto w zakresach czynności niektórych merytorycznych pracowników Urzędu.

Skarbnikowi gminy powierzono „przygotowywanie informacji i danych o ciężarach publicznych i udzielonej przez gminę pomocy publicznej, o środkach trwałych składników mienia komunalnego, o majątku innych jednostek organizacyjnych, o istotnych danych… z zakresu budżetu gminy oraz przekazywanie ich do zamieszczenia w BIP” (§ 8 ust. 1 punkt 18 Regulaminu Organizacyjnego oraz pismo z 18 października 2005 roku zmieniające zakres czynności skarbnika z 25 listopada 2003 roku).

W myśl § 21 Regulaminu Organizacyjnego, do zakresu działania samodzielnego stanowiska pracy ds. udostępniania informacji publicznych oraz obsługi prawnej należało m.in.:

- „udzielanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie informacji publicznej” (punkt 1),

- „zapewnienie wnioskodawcom wglądu do dokumentów urzędowych wójta” (punkt 2),

- „wydawanie decyzji o odmowie udostępnienia informacji publicznej oraz umorzenie postępowania…” (punkt 3),

- „przygotowywanie informacji publicznych do udostępnienia w BIP” (punkt 4),

- „wdrażanie stosowania instrukcji kancelaryjnej, archiwalnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt” (punkt 12).

Powyższe obowiązki przypisano pracownicy zatrudnionej na tym stanowisku zakresem czynności z 12 listopada 2003 roku.

Wśród zadań samodzielnego stanowiska pracy ds. ewidencjonowania działalności gospodarczej, ochrony środowiska i rolnictwa Regulamin wskazał m.in. „wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy o dostępie do informacji o środowisku i jego ochronie oraz o oddziaływaniu na środowisko” (§ 17 punkt 2a).

Powyższe zadanie ujęto w zakresie czynności doręczonym 12 listopada 2003 roku pracownicy zatrudnionej na tym stanowisku (w części I punkt 2a).

Regulamin Organizacyjny Urzędu nie wskazał komórki, która powinna wykonywać zadania związane z zamieszczaniem informacji publicznych w BIP, z udostępnianiem informacji publicznej poprzez wyłożenie (wywieszenie) w miejscach ogólnie dostępnych oraz z udostępnianiem dokumentów wynikających z wykonywaniem zadań publicznych przez Radę Gminy i jej komisje (w § 21 punkt 2 Regulaminu jest mowa tylko o zapewnieniu zainteresowanym osobom „wglądu do dokumentów urzędowych wójta”).

Pierwsze z powyższych zadań przypisano pracownicy (podinspektor) zatrudnionej na stanowisku ds. kancelaryjnych i obsługi Rady zakresem czynności z 1 grudnia 2005 roku (punkt 24).

Regulamin Organizacyjny Urzędu w § 9 ust. 4 stanowił:

„Szczegółowe zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników ustala wójt”.

Zadania sekretarza gminy przedstawiono w § 7 Regulaminu; wymieniono tam m.in. „nadzorowanie przestrzegania zasad instrukcji kancelaryjnej i przepisów o archiwizacji akt” (punkt 4) oraz „zapewnienie właściwej informacji wizualnej w Urzędzie oraz nadzorowanie działania Biuletynu Informacji Publicznej” (punkt 11).

Regulamin powierzył też sekretarzowi sprawowanie nadzoru nad pracą wszystkich sześciu samodzielnych stanowisk, w tym dwóch zajmujących się udzielaniem informacji publicznych oraz obsługą Rady i jej komisji.

Od 1 stycznia 2001 roku stanowisko sekretarza gminy pozostawało nieobsadzone.

II.Oświadczenia majątkowe.

1. W analizowanym okresie wszyscy radni i zobowiązani pracownicy złożyli oświadczenia majątkowe. Dokumenty te sporządzono w dwóch egzemplarzach. Niektórzy do oświadczeń dołączyli roczne zeznania PIT, również w dwóch egzemplarzach.

2. Nie stwierdzono ani jednego przypadku złożenia oświadczenia majątkowego po terminie, natomiast końcowe oświadczenia radnych wpłynęły przed terminem określonym w art. 24h ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym.

Radny Wiesław Sikorski złożył swoje końcowe oświadczenie 2 sierpnia 2006 roku, radny Ireneusz Zimnoch — 8 sierpnia, radny Ireneusz Jarocki — 11 sierpnia, a Stanisław Wilanowski — 14 sierpnia. Oświadczenia dalszych siedmiu radnych wpłynęły w dniach 23 — 24 sierpnia, a pozostałych trzech 25 i 26 sierpnia.

Art. 24h ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym:

„…Kolejne oświadczenia majątkowe są składane przez radnego i wójta co roku do dnia 30 kwietnia, według stanu na dzień 31 grudnia roku poprzedniego, oraz na 2 miesiące przed upływem kadencji”.

Bieżąca kadencja upłynęła 27 października br.

3. Oświadczenia majątkowe radnych za 2004 rok wpłynęły pomiędzy 25 marca a 30 kwietnia 2005 roku (ostateczny termin ich wniesienia upłynął 30 kwietnia).

Oświadczenia majątkowe radnych za 2005 rok złożono w okresie od 2 marca do 28 kwietnia 2006 roku.

Końcowe oświadczenia majątkowe radnych, złożone w związku z upływem kadencji, wniesiono pomiędzy 2 a 26 sierpnia br. (termin minął 28 sierpnia, ponieważ dzień 27 sierpnia przypadł w niedzielę).

Daty wpływu powyższych oświadczeń odnotowano na pierwszej ich stronie w obrębie pieczęci wpływu, a obok niej odciśnięto pieczęć podpisową przewodniczącego Rady (na końcowych oświadczeniach przewodniczący zamieścił dodatkowo swój podpis).

Daty wpływu zapisano również w spisach spraw prowadzonych do przedmiotowych teczek.

Wśród pracowników samorządowych do składania oświadczeń majątkowych zobowiązani byli skarbnik i sekretarz gminy, kierownicy pięciu gminnych jednostek organizacyjnych i dwóch pracowników Urzędu upoważnionych do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta (kierownikiem Świetlicy Środowiskowej w Kobylinie-Borzymach, przed jej likwidacją z dniem 31 grudnia 2005 roku, był kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej).

Wszyscy w.w. pracownicy spełnili swój obowiązek w wymaganych terminach.

Oświadczenia za 2004 rok wnoszono od 29 marca do 29 kwietnia 2005 roku, a oświadczenia za 2005 rok wpłynęły 25, 26 i 28 kwietnia 2006 roku.

Daty wpływu powyższych oświadczeń odnotowano na pierwszej ich stronie w obrębie pieczęci wpływu, a obok niej odciśnięto pieczęć podpisową wójta.

Daty wpływu zapisano również w spisach spraw prowadzonych do przedmiotowych teczek.

4. Nie zastosowano sankcji finansowych wobec radnych z tytułu nieterminowego złożenia przez nich końcowych oświadczeń majątkowych.

Art. 24k ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym:

„Niezłożenie oświadczenia majątkowego w terminie określonym w art. 24h ust. 4 i 5… przez: 1) radnego — powoduje utratę diety do czasu złożenia oświadczenia…”.

5. Stosownie do art. 24h ust. 6 i 8 ustawy o samorządzie gminnym, wójt i przewodniczący Rady dokonali analizy przedłożonych im w latach 2005 i 2006 oświadczeń majątkowych. Z udzielonych kontrolującemu wyjaśnień wynikało, że przedmiotem tych analiz było tylko zapoznanie się z treścią złożonych oświadczeń i ocenienie ich pod względem formalnym (kompletność i prawidłowość wypełnienia poszczególnych punktów). Nie dokonano porównania treści ostatniego oświadczenia (i dołączonej do niego kopii PIT) z treścią uprzednio złożonych dokumentów.

Art. 24h ust. 8 ustawy o samorządzie gminnym:

„Podmiot dokonujący analizy, o której mowa w ust. 6 i 7, jest uprawniony do porównania treści analizowanego oświadczenia majątkowego oraz załączonej kopii zeznania… (PIT) z treścią uprzednio złożonych oświadczeń majątkowych oraz z dołączonymi do nich kopiami zeznań… (PIT)”.

W wyniku powyższych analiz nie stwierdzono istotnych nieprawidłowości, dlatego nie podjęto działań zmierzających do ich usunięcia.

Na analizowanych oświadczeniach nie zamieszczono żadnych adnotacji wskazujących fakt i datę przeprowadzenia analizy.

6. Na sesji z 25 sierpnia 2005 roku, w punktach 15 i 16 porządku obrad, przewodniczący Rady i wójt przedstawili radnym informacje o wynikach dokonanych przez siebie analiz oświadczeń majątkowych za 2004 rok.

Wyniki analiz dotyczących oświadczeń za 2005 rok przewodniczący w wójt przedstawili Radzie 24 sierpnia 2006 roku na XXV sesji, w punktach 11 i 12 porządku obrad.

Efekty analiz utrwalono w formie pisemnych dokumentów załączonych do protokołów sesji.

Pisemne analizy wójta i przewodniczącego zawierały wszystkie dane wskazane w art. 24h ust. 12 ustawy o samorządzie gminnym.

Z protokołów sesji wynikało, że Rada nie zajęła stanowiska odnośnie przedstawionych jej analiz (nie odbyły się dyskusje, nie przeprowadzono też żadnego głosowania).

Nie sporządzono pisemnej analizy oświadczeń złożonych przez radnych na koniec kadencji, jednak ustną informację na ten temat przewodniczący złożył Radzie 25 października 2006 roku na XXVI sesji (w punkcie 7 porządku obrad).

7. Ani wójt, ani przewodniczący Rady Gminy, nie występowali do dyrektora właściwego urzędu kontroli skarbowej z wnioskiem o skontrolowanie oświadczenia majątkowego, ponieważ nie nabrali podejrzeń, że osoba je składająca podała w nim nieprawdę lub zataiła prawdę.

8. Wszystkie złożone w latach 2005 i 2006 oświadczenia majątkowe (wraz z kopiami PIT) przesłano do Urzędu Skarbowego w Wysokiem Mazowieckiem.

Oświadczenia majątkowe radnych za 2004 rok (14 sztuk) przewodniczący Rady przekazał przy swoim piśmie z 13 maja 2005 roku.

Oświadczenia radnych za 2005 rok (14 sztuk) wysłano wraz z pismem przewodniczącego datowanym 9 czerwca 2006 roku.

Oświadczenia końcowe, złożone przez radnych w sierpniu br. w związku z upływem kadencji, przewodniczący przekazał przy piśmie z 20 września br.

Oświadczenia wniesione przez pracowników samorządowych w latach 2005 i 2006 przekazano przy pismach przewodnich wójta z 11 maja 2005 roku i z 20 czerwca 2006 roku.

W treści pism przewodnich nie zaznaczono, że oprócz oświadczeń wysłano również kopie PIT.

Nie udokumentowano dat wysłania czterech pism przewodnich, a na ich kopiach brakowało potwierdzenia wysłania ich przez kancelarię.

§ 32 ust. 2 instrukcji kancelaryjnej: „Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii: 1) sprawdza…, 2) stwierdza swoją parafką… wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania”.

9. Pismem z 26 października 2005 roku naczelnik Urzędu Skarbowego w Wysokiem Mazowieckiem poinformował wójta, że nie stwierdzono nieprawidłowości przy składaniu oświadczeń majątkowych przez pracowników samorządowych. W piśmie z 30 października 2006 roku naczelnik stwierdził, że w wyniku dokonanej przez siebie analizy nie stwierdził żadnych nieprawidłowości w treści oświadczeń złożonych w br. przez pracowników.

W skierowanym do przewodniczącego Rady piśmie z 20 października 2005 roku (do Urzędu Gminy wpłynęło 28 października) naczelnik poinformował o stwierdzeniu nieprawidłowości w oświadczeniach majątkowych czterech radnych. Opisane w tym piśmie uwagi przekazano zainteresowanym radnym, a przy piśmie z 10 stycznia 2006 roku przewodniczący Rady przesłał naczelnikowi dwa brakujące zeznania PIT i dwa oświadczenia uzupełniające.

Kontrolującemu nie przedłożono dowodów na to, że z powyższymi pismami i podjętymi na ich podstawie działaniami zapoznano Radę Gminy.

Art. 24h ust. 12 ustawy o samorządzie gminnym stanowił, że:

„Podmiot dokonujący analizy oświadczeń majątkowych w terminie do dnia 30 października każdego roku przedstawia radzie gminy informację o:

1) osobach, które nie złożyły oświadczenia majątkowego lub złożyły je po terminie,

2) nieprawidłowościach stwierdzonych w analizowanych oświadczeniach majątkowych wraz z ich opisem i wskazaniem osób, które złożyły nieprawidłowe oświadczenia,

3) działaniach podjętych w związku z nieprawidłowościami stwierdzonymi w analizowanych oświadczeniach majątkowych”.

10. Radni i pracownicy samorządowi składali oświadczenia majątkowe na formularzach zgodnych ze wzorami ustalonymi przedmiotowym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 26 lutego 2003 r. (Dz. U. Nr 34, poz. 282).

11. Oświadczenia majątkowe złożone w latach 2005 i 2006 oraz dodatkowe oświadczenia i informacje zamieszczono w BIP poprzez ich skanowanie. Wcześniejsze oświadczenia majątkowe wprowadzono do BIP w formie przetworzonej poprzez ręczne wpisanie wszystkich jawnych danych.

Zgodnie z art. 24i ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym we wszystkich przypadkach pominięto niejawne informacje o adresach zamieszkania i miejscach położenia nieruchomości.

12. W okresie objętym niniejszą kontrolą do Urzędu Gminy nie wpłynęły dodatkowe oświadczenia i informacje, o których mowa w art. 24j ust. 1 i 2 ustawy o samorządzie gminnym (o działalności gospodarczej prowadzonej przez małżonka, o zatrudnieniu małżonka w gminnych jednostkach organizacyjnych i o zawartych przez niego umowach cywilno-prawnych).

13. W BIP nie zamieszczono oświadczeń majątkowych złożonych w 2003 roku przez radnych i pracowników samorządowych.

Ustawa o samorządzie gminnym stanowiła:

„Jawne informacje zawarte w oświadczeniach majątkowych są udostępniane w Biuletynie Informacji Publicznej, o którym mowa w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępnie do informacji publicznej(art. 24i ust. 3).

„…Oświadczenia majątkowe przechowuje się przez 6 lat(art. 24h ust. 6).

14. Nie prowadzono rejestrów złożonych oświadczeń majątkowych. Oświadczenia te odnotowano w spisach spraw prowadzonych do przedmiotowych teczek.

15. Oświadczenia majątkowe radnych przechowywano w teczkach aktowych oznaczonych „IP.0717 Oświadczenia majątkowe. B-5”. Tytuł tej teczki nie wynikał z jednolitego rzeczowego wykazy akt, stanowiącego załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej.

Instrukcja kancelaryjna dla organów gmin, stanowiąca załącznik do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. stanowiła, że:

„Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową…” (§ 16 ust. 1).

„Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 8” (§ 34 ust. 3).

Oświadczenia majątkowe pracowników samorządowych zgromadzono w dwóch następujących teczkach:

- „IP.0717-3 Współpraca z innymi instytucjami — oświadczenia majątkowe. B-6. 2005 rok”,

- „IP.0717 Współpraca z instytucjami — oświadczenia majątkowe za 2005 rok”.

Dodatkowe oświadczenia i informacje, o których mowa w art. 24j ustawy o samorządzie gminnym, wpięto do teczki oznaczonej „1025-1 Świadectwa pracy, zaświadczenia. Oświadczenia. B-5”.

Hasła tych teczek pochodziły z jednolitego rzeczowego wykazy akt, stanowiącego załącznik nr 4 do instrukcji kancelaryjnej.

Wszystkie powyższe teczki posiadały spisy spraw.

16. Regulamin Organizacyjny Urzędu nie wskazał komórki zobowiązanej do wykonywania zadań wynikających ze składania oświadczeń majątkowych. Sprawy te prowadziła podinspektor ds. udzielania informacji publicznych i obsługi prawnej, jednak obowiązków tych nie ujęto w jej zakresie czynności z 12 listopada 2003 roku.

Regulamin Organizacyjny Urzędu w § 9 ust. 4 stanowił:

„Szczegółowe zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień pracowników ustala wójt”.

Wójta Gminy poinformowano o prawie zgłoszenia kontrolującemu - przed podpisaniem protokołu - umotywowanych zastrzeżeń do zawartych w nim treści oraz o prawie złożenia zarządzającemu kontrolę, w ciągu 7 dni od podpisania protokołu, pisemnych wyjaśnień do przedstawionych w nim ustaleń.

Na tym protokół zakończono i podpisano bez zastrzeżeń.

Niniejszy protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z czego jeden otrzymuje Wójt Gminy jako kierownik kontrolowanej jednostki.

O niniejszej kontroli dokonano wpisu w książce kontroli Urzędu Gminy na pozycji 6 w 2006 roku.

Wójt

/-/ mgr Ryszard Pogorzelski

24.11.2006 r.

Starszy inspektor wojewódzki

/-/ mgr Andrzej Jankowski

Łomża, 15.11.2006 r.


Publikator: Łukasz Sadowski Data utworzenia:  2006-12-27 10:46:34
Data publikacji:  2006-12-27 10:46:34
Data modyfikacji:  2006-12-27 10:46:34 


Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
e-mail: bok@bialystok.uw.gov.pl