Podlaski Urząd Wojewódzki

w Białymstoku

15-213 Białystok, ul. Mickiewicza 3

Białystok, dnia 21 grudnia 2006 r.

OB.III.KM.0932-13/06

Pan

Krzysztof MOENKE

Burmistrz Jedwabnego

Uprzejmie informuję, że przeprowadzona w dniu 24 listopada 2006 roku przez pracowników Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku kontrola problemowa w Urzędzie Stanu Cywilnego w Jedwabnem dotyczyła oceny prawidłowości realizacji zadań określonych ustawą z dnia 29 września 1986 r. – prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2004 r. Nr 161, poz. 1688) oraz rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (Dz.U. Nr 136, poz. 884 z późn. zm.).

Ustalono, że akty stanu cywilnego objęte kontrolą podpisane są przez osobę uprawnioną. Oznaczone są kolejnymi numerami oddzielnie dla każdego rodzaju aktu, tj. urodzenia, małżeństwa, zgonu. Numerom poszczególnych aktów odpowiada numer tzw. akt zbiorowych, które prowadzone są prawidłowo.

Nie stwierdzono naruszenia właściwości miejscowej Kierownika USC, uprawnionego do sporządzenia aktów urodzeń, małżeństw i zgonów, jak również wydania zaświadczeń, o których mowa w art. 4¹ krio, a dotyczących braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa wyznaniowego ze skutkiem cywilnym.

Nie stwierdzono również naruszenia terminu określonego w art. 8 § 3 krio, zgodnie z którym zaświadczenie od duchownego powinno wpłynąć do USC przed upływem 5 dni od dnia zawarcia związku małżeńskiego.

Dokonane w trakcie kontroli ustalenia opisano szczegółowo w protokole, podpisanym bez uwag przez Pana Burmistrza.

Stwierdzono jednakże, że w pracy Kierownika USC w Jedwabnem wystąpiły następujące nieprawidłowości:

- Podejmując decyzję w oparciu o art. 73 ust. 1 prawa o asc o wpisaniu zagranicznego aktu do księgi polskiej przyjęto kopię odpisu zagranicznego aktu. Ponadto tłumaczenie dokumentu zostało dokonane przez notariusza a nie tłumacza przysięgłego.

- Nieprecyzyjne przywołanie przepisów prawa w przypadku nanoszenia w rubryce „wzmianki dodatkowe” adnotacji dotyczącej nazwisk małżonków noszonych po zawarciu związku małżeńskiego oraz nazwisk dzieci z tego małżeństwa.

Biorąc powyższe pod uwagę należy zwrócić szczególną uwagę na:

- Dokumenty przedkładane przez wnioskodawców przy transkrypcjach aktów zagranicznych do polskiej księgi stanu cywilnego, powinny być zgodne z obowiązującymi w tym zakresie przepisami (w aktach zbiorowych w przypadku transkrypcji winien znajdować się oryginalny odpis zagranicznego aktu stanu cywilnego, bądź jego kopia, ale tylko wówczas, gdy została poświadczona przez organ, który przechowuje oryginały ksiąg stanu cywilnego i jest uprawniony do wydawania z nich odpisów lub przez polską placówkę konsularną, stwierdzającą, że kopia jest zgodna z oryginałem i że ma charakter dokumentu urzędowego, wydanego zgodnie z prawem miejsca wystawienia, jako aktu stanu cywilnego).

- Tłumaczenia z dokumentów zagranicznych przedkładanych przez wnioskodawców w związku z dokonywaniem czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego – zgodnie z § 9 rozporządzenia powinny być one dokonane przez tłumacza przysięgłego lub polskiego konsula.

- Precyzyjne nanoszenie wzmianek dodatkowych w polskim akcie o nazwiskach małżonków i dzieci w sytuacji, gdy dane te nie wynikają z odpisu aktu zagranicznego.

Informuję, że kierownik jednostki kontrolowanej w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego ma prawo zgłoszenia na piśmie umotywowanych zastrzeżeń w sprawie oceny i uwag w nim zawartych.

Z up. Wojewody Podlaskiego

/-/ Andrzej Władysław Gawkowski

Dyrektor Wydziału

Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców