Białystok, 2006.12.11.

OB.I.JW.0934-17/06

S p r a w o z d a n i e

z kontroli doraźnej w zakresie realizacji zadań zleconych związanych z wydawaniem dowodów osobistych, przeprowadzonej w dniu 24.11.2006 r. w Urzędzie Gminy w Raczkach, Plac Kościuszki 14, NIP 8440008889, REGON 000542356.

Kontrolę przeprowadzili: Marek Józef Badura — kierownik Oddziału do Spraw Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych oraz Janusz Warelis — st. inspektor wojewódzki ww. oddziału, zatrudnieni w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działający na podstawie upoważnień Nr 96/06 i Nr 97/06 z dnia 22.11.2006 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

Temat kontroli:realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) - organizacja i funkcjonowanie w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO).

Celem kontroli było zebranie informacji umożliwiających ocenę działalności Wójta Gminy Raczkiw zakresie problematyki związanej z organizacją i funkcjonowaniem systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) powierzonej w ramach zadań zleconych, uregulowanej ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy.

Kontrolę przeprowadzono na polecenie Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Wójtem Gminy Raczki od roku 19922 jest Pan Roman Fiedorowicz. Wyjaśnień kontrolującym udzielała Pani Teresa Kasprzyk.

Ustalenia kontroli.

Ustalono, że od roku 2001 pracownikiem odpowiedzialnym za realizację zadań związanych z funkcjonowaniem w mieście systemu wydawania dowodów osobistych (SOO)jest Pani Teresa Kasprzyk. Przeszła ona w 2001 r. w Białymstoku stosowne szkolenie dot. obsługi i otrzymała kartę dostępu z Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 008821.

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 2777 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej.

Według stanu na dzień kontroli — 7 wniosków zostało wprowadzonych do systemu SOO i przekazanych do personalizacji, 27 wniosków zostało zarejestrowanych, 3 wnioski zostały zawieszone a 28 dokumentów oczekiwało na odbiór przez wnioskodawców.

Spośród dowodów oczekujących na odbiór skontrolowano losowo wybrane 5 egzemplarzy:

Seria i Nr data: złożenia potwierdzenia wysłania wyprod. odebrania

wniosku danych przez wniosku do dowodu dowodu

w urzędzie USC i ewid. ludn. CPD przez CPD z Policji

AJP 182168 24.10.06. 24.10.06. 25.10.06. 27.10.06. 03.11.06.

AJB 690739 20.07.06. 21.07.06. 21.07.06. 27.07.06. 07.08.06.

AJP 437239 18.10.06. 18.10.06. 18.10.06. 23.10.06 31.10.06.

AHC 351440 05.10.05. 05.10.05. 06.10.05. 11.10.05. 19.10.05.

AJA 818077 27.06.06. 27.06.06. 07.07.06. 15.07.06. 24.07.06.

Wyniki kontroli świadczą, że z chwilą złożenia wniosku przez zainteresowaną osobę, niezwłocznie uruchamiane są przewidziane prawem procedury: dane z wniosku są potwierdzane w USC oraz ewidencji ludności, następnie są one wprowadzane do systemu elektronicznego i przesyłane do Centrum Personalizacji Danych.

Czas oczekiwania na wydanie dowodu osobistego nie przekracza przewidzianego przez prawo jednomiesięcznego okresu.

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert przygotowanych do wydania dowodów (serii AJP 182168, AJB 690739, AJP 437239, AHC 351440, AJA 818077) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł.

We wszystkich omawianych przypadkach akty urodzenia lub małżeństwa osób ubiegających się o wydanie dowodu osobistego zostały sporządzone w USC w Raczkach i dane tych osób potwierdzone zostały przez Kierownika miejscowego USC.

Na każdym wniosku potwierdzane są także, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe Wnioskodawcy.

Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia poprzedniego dokumentu.

Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków.

Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi” obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, DB, WL, DX i DD są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe zarówno dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej jak i dla obecnie wydawanych dokumentów w postaci kart identyfikacyjnych przechowywane są według kolejności numerów w ramach poszczególnych serii wydawanych dowodów osobistych.

Dokumentacja związana z wydawaniem dowodów osobistych prowadzona jest prawidłowo, zgodnie z wymogami cyt. ustawy. Osoba odpowiedzialna wykonuje powierzone zadania z dużym zaangażowaniem oraz pełnymprofesjonalizmem.Wyniki kontroli omówiono z Wójtem Gminy Raczki. Kontrolujący dokonali wpisu do książki kontroli urzędu pod poz. 7/06.

Pani Teresie Kasprzyk, odpowiedzialnej za funkcjonowanie w Urzędzie Gminy Raczki systemu wydawania dowodów osobistych, udzielono instruktażu w zakresie tematyki będącej przedmiotem kontroli.

Na tym kontrolę zakończono.

Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz sprawozdania pozostanie w aktach Urzędu Gminy Raczki, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Otrzymują:

1. Wójt Gminy Raczki

2. a/a

Podpisy kontrolujących:

1. Janusz Warelis

2. Marek Badura