Białystok, 2006.12.20

OB.I.JW.0934-18/06

S p r a w o z d a n i e

z kontroli doraźnej w zakresie realizacji zadań zleconych związanych z wydawaniem dowodów osobistych, przeprowadzonej w dniu 08.12.2006 r. w Urzędzie Gminy w Nurcu Stacji, ul. Żerczycka 33, NIP 5441096285, REGON 000546963.

Kontrolę przeprowadzili: Marek Józef Badura — kierownik Oddziału do Spraw Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych oraz Janusz Warelis — st. inspektor wojewódzki ww. oddziału, zatrudnieni w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działający na podstawie upoważnień Nr 107/06 i Nr 109/06 z dnia 07.12.2006 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

Temat kontroli:realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) - organizacja i funkcjonowanie w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO).

Celem kontroli było zebranie informacji umożliwiających ocenę działalności Wójta Gminy Nurzec Stacjaw zakresie problematyki związanej z organizacją i funkcjonowaniem systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) powierzonej w ramach zadań zleconych, uregulowanej ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy.

Kontrolę przeprowadzono na polecenie Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Wójtem Gminy Nurzec Stacja w latach 1998 — 2006 była Pani Raisa Pachwicewicz. Z dniem 5 grudnia 2006 obowiązki wójta przejął Pan Piotr Jaszczuk. Wyjaśnień kontrolującym udzielała Pani Olga Naumnik.

Ustalenia kontroli.

Ustalono, że od roku 2001 pracownikiem odpowiedzialnym za realizację zadań związanych z funkcjonowaniem w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO)jest Pani Olga Naumnik. Przeszła ona w 2001 r. w Białymstoku stosowne szkolenie dot. obsługi i otrzymała kartę dostępu z Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 006757.

W razie potrzeby zastępstwo pełni Pani Jadwiga Gronowska. Przeszła ona w roku 2006 szkolenie w Krakowie i otrzymała kartę dostępu z Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 006755

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 2138 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej.

Według stanu na dzień kontroli — 5 wniosków zostało wprowadzonych do systemu SOO i przekazanych do personalizacji, 16 wniosków zostało zarejestrowanych, 9 wniosków zostało zawieszonych a 67 dokumentów oczekiwało na odbiór przez wnioskodawców.

Spośród dowodów oczekujących na odbiór skontrolowano losowo wybrane 5 egzemplarzy:

Seria i Nr data: złożenia potwierdzenia wysłania wyprod. odebrania

wniosku danych przez wniosku do dowodu dowodu

w urzędzie USC i ewid. ludn. CPD przez CPD z Policji

ADV 691181 14.01.04. 14.01.04. 23.01.04. 27.01.04. 06.02.04.

AIV 156746 07.06.06. 07.06.06. 09.06.06. 21.06.06. 28.06.06.

AJS 333877 02.11.06. 02.11.06. 02.11.06. 06.11.06 20.11.06.

AJA 517789 04.07.06. 04.07.06. 06.07.06. 15.07.06. 24.07.06.

AJK 617546 10.11.06. 10.11.06. 17.11.06. 22.11.06. 04.12.06.

Wyniki kontroli świadczą, że z chwilą złożenia wniosku przez zainteresowaną osobę, niezwłocznie uruchamiane są przewidziane prawem procedury: dane z wniosku są potwierdzane w USC oraz ewidencji ludności, następnie są one wprowadzane do systemu elektronicznego i przesyłane do Centrum Personalizacji Danych.

Czas oczekiwania na wydanie dowodu osobistego nie przekracza przewidzianego przez prawo jednomiesięcznego okresu.

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert przygotowanych do wydania dowodów (serii ADV 691181, AIV 156746, AJS 333877, AJA 517789, AJK 617546) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł.

Do wniosków o wydanie dowodów osobistych nrADV 691181, AIV 156746, AJA 517789 oraz AJK 617546 dołączone były, obok potwierdzenia uiszczonej opłaty za dokumenty, odpisy skrócone właściwych aktów stanu cywilnego, gdyż akty te sporządzone były w USC innych niż USC w Nurcu Stacji.. W przypadku dowodu osobistego AJS 333877 akt stanu cywilnego osoby ubiegających się o wydanie dowodu osobistego został sporządzony w USC w Nurcu Stacji i dane tej osoby potwierdzone zostały przez Kierownika miejscowego USC.

Na każdym wniosku potwierdzane są także, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe wnioskodawcy.

Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia poprzedniego dokumentu.

Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków.

Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi” obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, DB, WL, DX i DD są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe zarówno dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej jak i dla obecnie wydawanych dokumentów w postaci kart identyfikacyjnych przechowywane są według kolejności numerów w ramach poszczególnych serii wydawanych dowodów osobistych.

Dokumentacja związana z wydawaniem dowodów osobistych prowadzona jest prawidłowo, zgodnie z wymogami cyt. ustawy. Osoba odpowiedzialna wykonuje powierzone zadania z dużym zaangażowaniem oraz pełnymprofesjonalizmem, pomimo stwierdzonego, znacznego obciążenia obowiązkami służbowymi.Wynika ono z łączenia funkcji Kierownika USC z obsługą systemu dowodów osobistych. Wyniki kontroli omówiono z Sekretarzem Urzędu Gminy, Panem Krzysztofem Staniszewskim. Kontrolujący dokonali wpisu do książki kontroli urzędu pod poz. 6/06.

Pani Oldze Naumnik, odpowiedzialnej za funkcjonowanie w Urzędzie Gminy Nurzec Stacja systemu wydawania dowodów osobistych, udzielono instruktażu w zakresie tematyki będącej przedmiotem kontroli.

Na tym kontrolę zakończono.

Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz sprawozdania pozostanie w aktach Urzędu Gminy Nurzec Stacja, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Otrzymują:

1. Wójt Gminy Nurzec Stacja

2. a/a

Podpisy kontrolujących:

1. Janusz Warelis

2. Marek Badura