Białystok, 2006.12.14.

OB.I.JW.0934- 16/06

S p r a w o z d a n i e

z kontroli doraźnej w zakresie realizacji zadań zleconych związanych z wydawaniem dowodów osobistych, przeprowadzonej w dniu 23.11.2006 r. w Urzędzie Gminy w Jaświłach, 19-124 Jaświły, NIP 5461039965, REGON 000536893.

Kontrolę przeprowadzili: Marek Józef Badura – kierownik Oddziału do Spraw Ewidencji Ludności i Spraw Wojskowych oraz Janusz Warelis – st. inspektor wojewódzki ww. oddziału, zatrudnieni w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, działający na podstawie upoważnień Nr 94/06 i Nr 95/06 z dnia 22.11.2006 r. wydanych przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku z upoważnienia Wojewody Podlaskiego.

Temat kontroli:realizacja zadań wynikających z ustawy z dnia 10 kwietnia1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) - organizacja i funkcjonowanie w gminie systemu wydawania dowodów osobistych (SOO).

Celem kontroli było zebranie informacji umożliwiających ocenę działalności Wójta Gminy Jaświływ zakresie problematyki związanej z organizacją i funkcjonowaniem systemu wydawania dowodów osobistych (SOO) powierzonej w ramach zadań zleconych, uregulowanej ustawą z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jednolity: Dz. U z 2006 r. Nr 139 poz.993 z późn. zm.) oraz przepisami wykonawczymi do ustawy.

Kontrolę przeprowadzono na polecenie Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Wójtem Gminy Jaświły od roku 1990 jest Pan Jan Joka. Wyjaśnień kontrolującym udzielała Pani Halina Andrelczyk.

Ustalenia kontroli.

Ustalono, że od roku 2001 pracownikiem odpowiedzialnym za realizację zadań związanych z funkcjonowaniem w mieście systemu wydawania dowodów osobistych (SOO)jest Pani Halina Andrelczyk. Przeszła ona w 2000 r. w Białymstoku stosowne szkolenie dot. obsługi i otrzymała kartę dostępu z Centrum Personalizacji Dokumentów MSW Nr DOW 007115.

Dane niezbędne do wytworzenia dokumentu stwierdzającego tożsamość są przekazywane drogą bezpośredniej transmisji do CPD. Od początku funkcjonowania nowego systemu wydawania dowodów osobistych, 2051 stałych mieszkańców kontrolowanej jednostki otrzymało dowód osobisty w postaci karty identyfikacyjnej.

Według stanu na dzień kontroli – 12 wniosków zostało wprowadzonych do systemu SOO i przekazanych do personalizacji, 11 wniosków zostało zarejestrowanych, 19 gotowych dokumentów zostało wysłanych z CPD a 8 oczekiwało na odbiór przez wnioskodawców.

Spośród dowodów oczekujących na odbiór skontrolowano losowo wybrane 5 egzemplarzy:

Seria i Nr data: złożenia potwierdzenia wysłania wyprod. odebrania

wniosku danych przez wniosku do dowodu dowodu

w urzędzie USC i ewid. ludn. CPD przez CPD z Policji

AJR 011057 25.10.06. 25.10.06. 25.10.06. 30.10.06. 13.11.06.

AJR 311058 23.10.06. 23.10.06. 25.10.06. 30.10.06. 13.11.06.

AJR 111058 23.10.06. 23.10.06. 25.10.06. 30.10.06 13.11.06.

AJR 511052 25.10.06. 25.10.06. 25.10.06. 30.10.06. 13.11.06.

AIR 089655 17.05.06. 17.05.06. 17.05.06. 29.05.06. 06.06.06.

Wyniki kontroli świadczą, że z chwilą złożenia wniosku przez zainteresowaną osobę, niezwłocznie uruchamiane są przewidziane prawem procedury: dane z wniosku są potwierdzane w USC oraz ewidencji ludności, następnie są one wprowadzane do systemu elektronicznego i przesyłane do Centrum Personalizacji Danych.

Czas oczekiwania na wydanie dowodu osobistego nie przekracza przewidzianego przez prawo jednomiesięcznego okresu.

Na podstawie wyrywkowo sprawdzonych kopert przygotowanych do wydania dowodów (serii AJR 011057, AJR 311058, AJR 111058, AJR 511052, AIR 089655) ustalono, że za wydanie dowodu osobistego pobierana jest należna opłata w wysokości 30 zł.

We wszystkich omawianych przypadkach akty urodzenia lub małżeństwa osób ubiegających się o wydanie dowodu osobistego zostały sporządzone w USC w Jaświłach i dane tych osób potwierdzone zostały przez Kierownika miejscowego USC.

Na każdym wniosku potwierdzane są także, w formie adnotacji urzędowej, dane adresowe Wnioskodawcy.

Część B formularza wypełnianego przy przyjmowaniu wniosku jako potwierdzenie jego złożenia i zwracana przy odbiorze nowego dokumentu, zawiera potwierdzenie odbioru dokumentu, datę odbioru i numer otrzymywanego dokumentu wraz z datą jego ważności oraz adnotację dot. unieważnienia poprzedniego dokumentu.

Dwa z dowodów (o numerach AJZ 397701 oraz AJZ 997707) figurujące w SOO jako oczekujące na odebranie, zostały w rzeczywistości celowo zniszczone z uwagi na fakt, że w ich przypadku do każdego złożonego formularza dowodowego zostały wyprodukowane po 2 dowody osobiste. Z kolei w przypadku dowodu osobistego o numerze AJH 237208 doszło do błędnego wprowadzenia imienia wnioskodawcy do SOO. Pracownica UG w Jaświłach próbowała wstrzymać proces produkcji w CPD, jednakże i w tym przypadku do 1 złożonego wniosku wyprodukowano 2 dokumenty. W wyniku interwencji osób kontrolujących status tych dowodów został w SOO zmieniony na „unieważnione”.

Wykorzystane przy wydawaniu dowodów osobistych formularze, jako druki ścisłego zarachowania, są rozliczane partiami odpowiednio do ilości ich każdorazowego pobrania.
Nie ma zaległości w rozliczaniu tych druków.

Zmiana całego systemu wydawania dowodów osobistych (od 01.01.2001r.) spowodowała, że przy wydawaniu obecnie dokumentów stwierdzających tożsamość w postaci kart identyfikacyjnych należy również podejmować (w bardzo ograniczonym zakresie) czynności przewidziane dla wydawania książeczkowych dowodów osobistych.

Nadal uzupełnianie są więc rubryki „Uwagi” obowiązujących wcześniej rejestrów numerowych Dp-10 wydanych książeczkowych dowodów osobistych. Rejestry serii: AB, DB, WL, DX i DD są oprawione w oprawy introligatorskie.

Koperty dowodowe zarówno dla poprzednio wydawanych dowodów w formie książeczkowej jak i dla obecnie wydawanych dokumentów w postaci kart identyfikacyjnych przechowywane są według kolejności numerów w ramach poszczególnych serii wydawanych dowodów osobistych.

Dokumentacja związana z wydawaniem dowodów osobistych prowadzona jest prawidłowo, zgodnie z wymogami cyt. ustawy.Wyników kontroli nie omówiono z Wójtem Gminy Jaświły z uwagi na jego nieobecność w urzędzie po zakończeniu kontroli. Kontrolujący dokonali wpisu do książki kontroli urzędu pod poz. 6/06.

Pani Halinie Andrelczyk, odpowiedzialnej za funkcjonowanie w gminie Jaświły systemu wydawania dowodów osobistych, udzielono instruktażu w zakresie tematyki będącej przedmiotem kontroli.

Na tym kontrolę zakończono.

Sprawozdanie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden egzemplarz sprawozdania pozostanie w aktach Urzędu Gminy Jaświły, natomiast drugi w aktach Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku.

Otrzymują:

1. Wójt Gminy Jaświły

2. a/a

Podpisy kontrolujących:

1. Janusz Warelis

2. Marek Badura