PROTOKÓŁ

z kontroli problemowej

w zakresie ewidencji gruntów i budynków, przeprowadzonej w Wydziale Geodezji, Katastru i Nieruchomości Starostwa Powiatowego w Hajnówce przez zespół kontrolny Wydziału Geodezji Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku, Oddział Katastru i Nieruchomości w składzie :

Jerzy Palusiak - Kierownik Oddziału , działający na podstawie upoważnienia Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego z dnia 27.10.2006 r. nr WG.V.IS. 0939-1/06

Joanna Sienkiewicz - Krasicka - Inspektor Wojewódzki, działający na podstawie upoważnienia Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego z dnia 27.10.2006 r. nr WG.V.IS.0939-2/06

Edward Kakareko - Starszy Inspektor Wojewódzki, działający na podstawie Upoważnienia Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego z dnia 27.10.2006 r. nr WG.V.IS.0939-3/06

Lech Kleniec - Starszy Inspektor Wojewódzki, działający na podstawie upoważnienia Wojewódzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego z dnia 27.102006 r. nr WG.V.IS.0939-4/06

Kontrolę przeprowadzono w dniach : 30 i 31 października 2006 r.

Podstawa kontroli : plan kontroli Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na 2006 r.

Temat kontroli : prowadzenie ewidencji gruntów i budynków .

W trakcie kontroli zbadano:

Realizowanie przez Starostę Hajnowskiego prowadzącego ewidencję gruntów i budynków obowiązujących przepisów prawnych w zakresie:

1/ rejestrowania przez organ prowadzący ewidencję gruntów i budynków, zgodnie z przepisami instrukcji kancelaryjnej: aktów notarialnych, orzeczeń sądowych , decyzji administracyjnych i aktów normatywnych ,

2/ terminowości wprowadzania do operatu ewidencji gruntów i budynków zmian na podstawie aktów notarialnych, orzeczeń sądowych, decyzji administracyjnych i aktów normatywnych ,

3/ przepływu informacji i dokumentów pomiędzy ewidencją gruntów i budynków, a poszczególnymi komórkami organizacyjnymi starostwa oraz gminami i pozostałymi stronami,

4/ prawidłowości wpisów w operacie ewidencji gruntów i budynków w zakresie: własności, wieczystego użytkowania , zarządu oraz zakwalifikowania nieruchomości do właściwych grup rejestrowych, a w szczególności nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa

5/ prowadzenie rejestru cen i wartości nieruchomości,

6/ plany modernizacji operatu ewidencji gruntów i budynków,

7/ wykorzystanie dotacji budżetowych na zadania związane z modernizacją i odnowieniem ewidencji gruntów i budynków.

Kontrolą objęto wykonywanie zadań w okresie od 1 stycznia 2004 r. do dnia kontroli.

Starostą Powiatu Hajnowskiego zgodnie z uchwałą nr I/3/02 Rady Powiatu Hajnowskiego z dnia 15 listopada 2002 r. został wybrany Pan Włodzimierz Pietroczuk.

Wydziałem Geodezji, Katastru i Nieruchomości Starostwa Powiatowego w Hajnówce kieruje Konstanty Wawreszuk- Geodeta Powiatowy , powołany przez Starostę Hajnowskiego pismem z dnia 19 marca 2001 r. nr OA.1020/W/01 . W imieniu Starosty Hajnowskiego wykonuje on między innymi zadania z zakresu ewidencji gruntów i budynków , zgodne z art. 7b prawa geodezyjnego i kartograficznego.

Geodeta Powiatowy pełni jednocześnie funkcję Naczelnika Wydziału Geodezji Katastru i Nieruchomości i jest upoważniony do wydawania w imieniu Starosty Hajnowskiego decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej , w tym między innymi z zakresu spraw wynikających z ustawy „prawo geodezyjne i kartograficzne”. Wynika to z zarządzenia Nr 9/06 Starosty Hajnowskiego z dnia 5 kwietnia 2006 r. w sprawie upoważnienia Pana Konstantego Wawreszuka –Geodety Powiatowego- Naczelnika Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości do wydawania decyzji administracyjnych.

Konstanty Wawreszuk posiada wykształcenie wyższe geodezyjne oraz uprawnienia zawodowe w zakresie 1,2 .

Zgodnie z zarządzeniem Nr 1/03 z dnia 17 stycznia 2003 r. Starosty Hajnowskiego

w sprawie utworzenia gospodarstwa pomocniczego z dniem 1 lutego 2003 r. zostało utworzone gospodarstwo pomocnicze o nazwie Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Hajnówce z siedzibą w Hajnówce przy ul. Zina 1.

Obowiązki kierownika tej jednostki pełni Danuta Wasiluk.

Do zadań Powiatowego Ośrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej należy między innymi wykonywanie usług technicznych z zakresu prowadzenia, utrzymania, uzupełniania i udostępniania państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, oraz wykonywania wyrysów i wypisów z prowadzonej ewidencji gruntów i budynków.

Pracownikami Starostwa Powiatowego w Hajnówce (zatrudnionymi w Wydziale Geodezji, Katastru i Nieruchomości i w Powiatowym Ośrodku Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Hajnówce), którzy wykonują prace z zakresu ewidencji gruntów i budynków są:

1. Danuta Wasiluk - posiada wyższe wykształcenie geodezyjne, uprawnienia zawodowe z zakresu 1,2 (¾ etatu w PODGiK i ¼ etatu w Wydziale Geodezji, Kartografii i Nieruchomości),

2. Nina Jańczuk - posiada średnie wykształcenie geodezyjne, uprawnienia zawodowe z zakresu 2 (½ etatu w PODGiK i ½ etatu w Wydziale Geodezji, Kartografii i Nieruchomości),

3. Maria Janiuk - posiada średnie wykształcenie geodezyjne uprawnienia zawodowe z zakresu 2 (½ etatu w PODGiK i ½ etatu w Wydziale Geodezji, Kartografii i Nieruchomości),

4. Irena Plewa - posiada średnie wykształcenie geodezyjne, uprawnienia zawodowe z zakresu 1 (½ etatu w PODGiK i ½ etatu w Wydziale Geodezji, Kartografii i Nieruchomości),

5. Alla Szotko - wyższe wykształcenie teologiczne i średnie wykształcenie geodezyjne (½ etatu w PODGiK i ½ etatu w Wydziale Geodezji, Kartografii i Nieruchomości),

6. Anna Sawczuk - posiada średnie wykształcenie geodezyjne uprawnienia zawodowe z zakresu 1 (¼ etatu w PODGiK i ¾ etatu w Wydziale Geodezji, Kartografii i Nieruchomości),

7. Wiera Ławrynowicz - posiada średnie wykształcenie geodezyjne, uprawnienia zawodowe z zakresu 2 (¼ etatu w PODGiK i ¾ etatu w Wydziale Geodezji, Kartografii i Nieruchomości),

8. Jolanta Antonowska - posiada średnie wykształcenie geodezyjne (cały etat w PODGiK).

Powierzchnia powiatu Hajnowskiego wynosi 162 353 ha. Na terenie powiatu znajdują się jednostki ewidencyjne;

1. miasto Hajnówka pow. 2129 ha

2. miasto Kleszczele pow. 4671 ha

3. gmina Hajnówka pow. 29294 ha

4. gmina Kleszczele pow. 9619 ha

5. gmina Białowieża pow. 20320 ha

6. gmina Narew pow. 24151 ha

7. gmina Czyże pow. 13448 ha

8. gmina Narewka pow. 33895 ha

9 gmina Dubicze Cerkiewne pow. 15145 ha

10. gmina Czeremcha pow. 9678 ha

Ewidencja gruntów i budynków na terenie powiatu Hajnowskiego prowadzona jest w programach:

EWOPIS 3.17 - część opisowa

EWMAPA 7 - część graficzna.

Na teren ok. 70 % powiatu hajnowskiego założono mapę ewidencji gruntów i budynków w wersji numerycznej. Na pozostały teren powiatu mapy ewidencji gruntów i budynków prowadzone są prowadzone w systemie analogowym.

Na teren miasta Hajnówka w roku 2006 założono ewidencję budynków.

Posiadane programy informatyczne do prowadzenia ewidencji gruntów i budynków

są aktualizowane o nowe wersje , które pojawiają się w miarę zmieniających się przepisów, lub zapotrzebowań użytkowników usprawniających działanie tych programów.

Mapy ewidencyjne są aktualizowane przez osoby wprowadzające zmiany w części opisowej ewidencji gruntów i budynków , natomiast mapy zasadnicze prowadzone w wersji analogowej są aktualizowane przez wykonawców robót geodezyjnych.

Ad. p-ktu nr 1.

Wpływające do Wydziału Geodezji, Katastru i Nieruchomości akty notarialne, orzeczenia sądowe, decyzje administracyjne oraz inne dokumenty skutkujące zmiany w operacie ewidencji gruntów i budynków rejestrowane są w spisach spraw załączonych do teczek z dowodami zmian przez osoby prowadzące sprawy z zakresu ewidencji gruntów jak również rejestrowane są w komputerowym spisie spraw przy wprowadzaniu zmian do części opisowej ewidencji gruntów i budynków.

Ilośćwprowadzanych zmian w poszczególnych obrębach, w latach 2004, 2005 i do dnia kontroli w 2006 r., przedstawia się następująco;

Ilość wydanych decyzji administracyjnych w poszczególnych latach z zakresu ewidencji

gruntów i budynków:

Kontrola objęto zmiany wprowadzone w operacie ewidencyjnym;

Gmina Narewka .

Obręb Mikłaszewo ;

- zmiana nr 7/06 - data wpływu zmiany 28.07.2006 r. Wprowadzono 8.08.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 26/06 - data wpływu zmiany 28.07.2006 r. Wprowadzono 8.08.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 17/06 - data wpływu zmiany 16.06.2006 r. prowadzono 21.06.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- miana nr 10/06 - data wpływu zmiany 14.04.2006 r. Wprowadzono 17.04.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 9/06 - data wpływu zmiany 7.04.2006 r. Wprowadzono 27.04.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 8/06 - data wpływu zmiany 20.04.2006 r. Wprowadzono 20.04..2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

Obręb Siemianówka;

- zmiana nr 44/06 - data wpływu zmiany 14.09.2006 r. Wprowadzono 21.09.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 36/06 - data wpływu zmiany 11.08.2006 r. Wprowadzono 25.08.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 35/06 - data wpływu zmiany 28.07.2006 r. Wprowadzono 8.08.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 31/06 - data wpływu zmiany 19.07.2006 r. Wprowadzono 24.07.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

Obręb Skupowo;

- zmiana nr 169/06 -data wpływu zmiany 12.10.2006 r. Wprowadzono 16.10.2006 r. Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 167/06 -data wpływu zmiany 1.09.2006 r. Wprowadzono 4.09.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 160/06 -data wpływu zmiany 12.07.2006 r. Wprowadzono 20.07.2006 r. Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 159/06 -data wpływu zmiany 6.07.2006 r. Wprowadzono 18.07.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 154/06-data wpływu zmiany 24.05.2006 r. Wprowadzono 30.05.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

Gmina Białowieża

Obręb Termiski;

- zmiana nr 9/06 - data wpływu zmiany 25.08.2006 r. Wprowadzono 31.08.2006 r. Przedmiotową zmianę wprowadzono w oparciu o prawomocne postanowienie Sądu Rejonowego w Bielsku Podlaskim z 2006 r. sygn. Akt I Ns 527/06. W wyniku wprowadzonej zmiany wykazano jako właścicieli nieruchomości w jednostce rejestrowej nr 36 ; Reginę Michalczuk - udział 1/6, Jadwigę Sinicę- udział 1/6, Józefa Dobrzyńskiego - udział 1/6, Czesława Dobrzyńskiego - udział 1/6, Alicję Buszko- udział 1/6, Marię Żuk- udział 1/6. Udziały ww. osób zostały źle wykazane . Osoby wykazane w tej jednostce rejestrowej po wprowadzonej zmianie powinny posiadać udziały; Regina Michalczuk- udział 88/384, Alicja Buszko- udział 88/384, Jadwiga Sinica- udział 1/24, Maria Żuk udział 1/24, Czesław Dobrzyński - udział 88/384 oraz Józef Dobrzyński- udział 88/384.

- zmiana nr 6/05- data wpływu zmiany 19.04.2005 r. Wprowadzono 21.04.2005 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 4/04- data wpływu zmiany 17.03.2004 r.

Wprowadzono 18.03.2004 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 92/04- data wpływu zmiany 20.01.2004 r. Wprowadzono 10.02.2004 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

Gmina Narew

Obręb Gradoczna;

- zmiana nr 12/06 - data wpływu zmiany 12.10.2006 r. Wprowadzono 16.10.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 25/05 - data wpływu zmiany 25.08.2006 r.

Zmiany tej dokonano w oparciu o decyzją ostateczną Starosty Hajnowskiego z dnia 6.10.2005 r. nr GK.7430-8-20/2005 , orzekającą o zmianie powierzchni działki nr 47/3, zmianie powierzchni użytków gruntowych w tej działce i ich konturów klasyfikacyjnych. Wprowadzając zmianę w operacie ewidencyjnym w oparciu o ww. decyzję wykazano w tej ewidencji w nieruchomości objętej zmianą ( nieruchomość ta stanowi własność osoby fizycznej) drogę prywatną, oznaczając użytek gruntowy występujący w tej działce symbolem dr (droga), co jest nieprawidłowe.

- zmiana nr 23/05 - data wpływu zmiany 31.08.2005 r.

Wprowadzono 2.09.2005 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 9/05 - data wpływu zmiany 19.04.2005 r. Wprowadzono 9.05.2005 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 17/04 - data wpływu zmiany 1.09.2004 r. Wprowadzono 24.09.2004 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 9/04 - data wpływu zmiany 26.05.2004 r. Wprowadzono 4.06.2004 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

- zmiana nr 25/05 - data wpływu zmiany 25.08.2006 r. Wprowadzono 31.08.2006 r.

Zmiana wprowadzona prawidłowo i w terminie.

Stwierdzono, że po wprowadzeniu do ewidencji gruntów i budynków zmian, polegających na wykazaniu w tej ewidencji osób uprzednio w niej nie wykazanych, zawiadamia się te osoby oddzielnym pismem przywołując art. 25 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) o wprowadzeniu danych osobowych tych osób do zbioru ewidencji gruntów i budynków celem jego uaktualnienia, co jest zbędne.

Ad. p-ktu nr 2.

Zmiany wprowadzane są w operacie ewidencyjnym w większości przypadków bezpośrednio po wpłynięciu dokumentów skutkujących ich wprowadzenie w tym operacie. W pojedynczych przypadkach zmiany te są wprowadzane do części opisowej ewidencji gruntów i budynków w terminach późniejszych, jednak nie dłuższych niż 30 dni od wpływu stosownych dokumentów.

Ad. p-ktu nr 3 .

Zawiadomienia o dokonanych zmianach w operacie ewidencji gruntów i budynków (w części opisowej i kartograficznej), zgodnie z zasadami § 49 rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków, wysyłane są do:

przy zmianach dokonywanych na wniosek strony:

- organu podatkowego – w wypadku zmian danych mających znaczenie dla wymiaru podatków od nieruchomości oraz podatku rolnego i leśnego,

- Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Bielsku Podlaskim – w wypadku zmian danych objętych działem I ksiąg wieczystych,

- osób i jednostek organizacyjnych, na których wniosek lub zgłoszenie zmiana została wprowadzona,

- właściwych miejscowo jednostek statystyki publicznej – w wypadku zmian w cechach adresowych nieruchomości, przy zmianach dokonywanych z urzędu zawiadomienia są wysyłane do:

- organu podatkowego - w wypadku zmian danych mających znaczenie dla wymiaru podatków od nieruchomości oraz podatku rolnego i leśnego,

- Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego w Bielsku Podlaskim – w przypadku zmian danych objętych działem I ksiąg wieczystych,

- właściwych miejscowo jednostek statystyki publicznej – w przypadku zmian w cechach adresowych nieruchomości są wysyłane w momencie wydawania zawiadomienia o nadaniu numeru porządkowego wraz z oryginałem zawiadomienia.

Do ksiąg wieczystych wysyłane są również dokumenty powodujące zmiany ( decyzje podziałowe, zawiadomienia o nadaniu numerów porządkowych nieruchomości ).

Ad. p-ktu nr 4.

Dokonano wyrywkowej kontroli prawidłowość wpisów operacie ewidencji gruntów

i budynków w zakresie; własności, wieczystego użytkowania, zarządu jednostek przekształconych lub zlikwidowanych i stwierdzono, co następuje.

Lasy stanowiące własność Skarbu Państwa powinny być wykazywane w ewidencji gruntów i budynków jako własność Skarbu Państwa – zarządcą Lasów Państwowych jest Nadleśniczy konkretnego Nadleśnictwa np. Hajnówka. Sprawdzono wpisy tego dotyczące w części opisowej tej ewidencji w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych;

- Hajnówka miasto ; obręb 1 , jedn. rej. G.2613,

obręb 7 Perlejewo jedn. rej. G.49,

- Kleszczele miasto: obręb 5 Kleszczele, jedn. rej. G.894,

- Kleszczele obszar wiejski, obręb 14 Żuki, jedn. rej. G.186,

- Czeremcha; obręb 1 Berezyszcze, jedn. rej. G.1,

obręb 4 Czeremcha wieś, jedn. rej. G.338 ,

- Hajnówka gmina ; obręb 4 Chytra, jedn. rej. G.110,

obręb 1 Bielszczyzna , jedn. rej. G.42,

- Dubicze Cerkiewne; obręb 4 Długi Bród , jedn. rej. G.64.

Stwierdzono, że wpisy wykazane w ww. jednostkach ewidencyjnych dokonane zostały prawidłowo.

Drogistanowiące własność Województwa Podlaskiego powinny być wykazane w ewidencji gruntów i budynków jako własność Województwa Podlaskiego - w zarządzie Podlaskiego Zarządu Dróg Publicznych w Białymstoku . Sprawdzono wpisy tego dotyczące w części opisowej tej ewidencji w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych;

- Hajnówka gmina; obręb 3 Borysówka, jedn. rej. G.100 (wpisany jako użytkownik tej drogi Podlaski Zarząd Dróg Wojewódzkich w Białymstoku - powinien być wpisany zarządca tej drogi, a nie jej użytkownik),

obręb 6 Dubicze Osoczne , jedn. rej. G. 148 (uwagi jw.),

- Narew obręb 1 Ancuty , jedn. rej. G. 28 ( uwagi jw.),

obręb 24 Narew , jedn. rej. G. 626 ( uwagi jw.),

- Hajnówka Miasto; obręb 1 Hajnówka , jedn. rej . G. 1860 (uwagi jw.),

obręb 5 Hajnówka , jedn. rej. G. 438 (uwagi jw.),

Drogi stanowiące własność Powiatu Hajnowskiego powinny być wykazane w ewidencji gruntów i budynków jako własność Powiatu Hajnowskiego, zarządzane przez Zarząd Powiatowy Dróg Powiatowych w Hajnówce . Sprawdzono wpisy tego dotyczące w części opisowej tej ewidencji w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych;

- Hajnówka gmina ; obręb 8 Kotówka , jedn. rej. G.52 (wpisany jako użytkownik drogi Zarząd Dróg Powiatowych w Hajnówce powinien być wpisany zarządca tej drogi, a nie jej użytkownik),

obręb 4 Chytra , jedn. rej. G.112 ( uwagi jw.)

- Narew obręb 2 Białki, jedn. rej. G.78 (wpisany jest użytkownik drogi Zarząd Dróg Powiatowych w Hajnówce- powinien być wpisany zarządca tej drogi, a nie jej użytkownik),

obręb 3 Chrabostówka, jedn. rej. G.41 (uwagi jw.),

- Hajnówka Miasto; obręb 1 Hajnówka ,jedn. rej. G.1630 (wpisany jako użytkownik dróg Zarząd Dróg Powiatowych w Hajnówce- powinien być wpisany zarządca tych dróg a nie ich użytkownik),

obręb 7 Poryjewo, jedn. rej. G. 14 (uwagi jw.),

Drogi stanowiące własność Gminy np. Hajnówki powinny być wykazane w ewidencji gruntów i budynków jako własność tej Gminy. Jeżeli jest ustanowiony zarządca konkretnej drogi to powinien on być wykazany w tej ewidencji. Sprawdzono wpisy tego dotyczące w części opisowej tej ewidencji w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych;

- Hajnówka gmina ; obręb 6 Dubicze Osoczne , jedn. rej. G.52,

obręb 5 Czyżyki, jedn. rej. G.22,

obręb 2 Borek, jedn. rej. G.63 (nie uregulowany stan prawny),

obręb 1 Bielszczyzna jedn. rej. G.19 ( nie uregulowany stan prawny),

- Hajnówka Miasto obręb 4 Górne, jedn. rej. G.248 (brak wpisu zarządcy dróg wykazanych w tej jedn. rej.),

obręb 5 Hajnówka, jedn. rej. G.158 (brak wpisu zarządcy dróg wykazanych w tej jedn. rej.),

Wody płynące oraz grunty pod tymi wodami, stanowiące własność Skarbu Państwa, wykorzystywane do potrzeb rolnictwa powinny być wykazane w ewidencji gruntów i budynków jako własność Skarbu Państwa, do których prawa właścicielskie wód wykonuje Marszałek Województwa Podlaskiego. Natomiast grunty pokryte wodami powierzchniowymi płynącymi, stanowiącymi własność Skarbu Państwa, są zasobem nieruchomości Skarbu Państwa. Sprawdzono wpisy tego dotyczące w części opisowej tej ewidencji w jednostkach ewidencyjnych niżej wymienionych;

- Hajnówka miasto; obręb 1 Hajnówka, jedn. rej. G. 1585 (wpisy prawidłowe),

obręb 5 Hajnówka , jedn. rej. G. 436 ( wpisy prawidłowe),

- Hajnówka gmina obręb 27 Wierzchowskie, jedn. rej. G. 47 (wpisy prawidłowe),

obręb 7 Dubiny , jedn. rej. G. 472 (wpisy prawidłowe),

- Narew obręb 13 Janowo ( wpisy prawidłowe),

obręb 1 Ancuty, jedn. rej. G. 25 (wpisy prawidłowe),

Stwierdzono, że wykazane w ewidencji gruntów i budynków wpisy dotyczące gruntów Skarbu Państwa,stanowiące zasób Państwowego Funduszu Ziemi są nieprawidłowe, gdyż taka „instytucja” aktualnie nie istnieje Dotyczy to między innymi gruntów wykazanych między innymi w niżej wymienionych jednostkach ewidencyjnych;

- Czyże : obręb 7 Lady, jedn. rej. G.48,

obręb 9 Leszczany, jedn. rej G.94,

- Narewka,: obręb 9 Kapitańszczyzana jedn. rej. G.35, jedn. rej. G. 50,

obręb 11 Leśna, jedn. rej G.90,

obręb 12 Lewkowo Nowe, jedn. Rej. G.163,

obręb 13 Łozowe, jedn. rej. G.39,

obręb Michnówka jedn. rej. G. 43,

obręb 18 Mikłaszewo, jedn. rej. G. 180,

obręb 19 Narewka, jedn. rej. G.431,

obręb 23 Planta, jedn. rej. G . 143,

obręb 24 Podlewkowie, jedn. rej, G 34,

obręb 29 Siemianówka, jedn. rej. G. 391,

obręb 32 Stoczek, jedn. rej. G. 62,

- Czeremcha: obręb 7 Opaka Duża, jedn. rej. G.70,

- Narew ; obręb 12 Iwanki, jedn. rej. G.42,

obręb 13 Janowo, jedn. rej G.91,

obręb 14 Kaczały, jedn. rej. G.95,

obręb 15 Kotłówka , jedn. rej. G.83,

obręb 23 Makówka , jedn. rej. G.130, jedn. rej. G. 131,

jedn. rej. G.132, jedn. rej. G.144,

obręb 27 Ogrodniki, jedn. rej. G.74, jedn. rej. G.78,

obręb 29 Puchły, jedn. rej. G.96,

obręb 32 Rybaki, jedn. rej. G.202, jedn. rej .G.203,

obręb 33 Saki, jedn. rej. G.53,

obręb 36 Trześcianka , jedn. rej. G.346,

Ad p-ktu nr 5.

Wypisy i wyrysy wydawane z ewidencji gruntów i budynków wykonywane są przez osoby wprowadzające zmiany w operacie ewidencji gruntów i budynków.

Sporządzanie tych dokumentów (łącznie z przyjmowaniem zamówień na ich wykonanie) przypisane zostało; Alli Szotko (gmina Narew i Białowieża), Irenie Plewie
(gmina Narewka i Czyże), Ninie Jańczuk (gmina Czeremcha i Kleszczele oraz miasto Kleszczele), Marii Janiuk (gmina Hajnówka i Dubicze Cerkiewne), Wierze Ławrynowicz
i Annie Sawczuk (miasto Hajnówka).

Osobami sporządzającymi wypisy i wyrysy z ewidencji gruntówi budynków do celów prawnych oraz podpisującymi te dokumenty w imieniu Starosty Hajnowskiego są: Maria Janiuk (gminy: Kleszczele, Czeremcha, Czyże i Narewka), Anna Sawczuk (gminy; Czyże, Narewka, Narew i Białowieża), Wiera Ławrynowicz (gminy: Czeremcha, Kleszczele , Hajnówka Dubicze Cerkiewne), Nina Jańczuk (gminy; Dubicze Cerkiewne, Czyże, Narewka, Hajnówka), Irena Plewa (gminy: Narew, Białowieża i miasto Hajnówka) Danuta Wasiluk (powiat hajnowski).

Wypisy i wyrysy z operatu ewidencji gruntów wydawane są odpłatnie właścicielom nieruchomości na ich pisemne zamówienie.

Wypisy z operatu ewidencji związane z robotą geodezyjną wydawane są wykonawcom robót w ramach zgłoszenia roboty geodezyjnej w ośrodku dokumentacji geodezyjno - kartograficznej. Pozostałe osoby mające udokumentowany interes prawny do uzyskania danych ze zbioru danych osobowych, mogą uzyskać te dane po wypełnieniu stosownego druku wniosku, zgodnego z załącznikiem nr 1 do rozporządzenia Ministra Spraw

Wewnętrznych i Administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. w sprawie określenia wzorów wniosku o udostępnienie danych osobowych, zgłoszenia zbioru danych do rejestracji oraz imiennego upoważnienia i legitymacji służbowej inspektora Biura Generalnego Inspektora

Ochrony Danych Osobowych (Dz. U. Nr 80 poz. 522, z późn. zm).

Na wydawanych wyrysach i wypisach z operatu ewidencji gruntów i budynków umieszczane się klauzule w formie pieczęci o treści zgodnej z treścią wykazaną w załączniku nr 5 do rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz.U. Nr38, poz. 454).

Do czasu uzupełnienia baz danych ewidencyjnych o dane dotyczące budynków, sporządzane wyrysy z mapy ewidencyjnej uzupełniane są w formie załącznika kopią odpowiedniego fragmentu mapy zasadniczej ,a w przypadku braku takiej mapy – na wyrysie umieszcza się informację o braku danych dotyczących budynków.

Ad. p-ktu nr 6.

Wraz z wejściem w życie rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 roku w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz. U. 38 poz. 454 ),Starosta Hajnowski został zobowiązany do prowadzenia rejestru cen i wartości nieruchomości, określonych przez rzeczoznawców majątkowych w operatach szacunkowych, których wyciągi przekazywane są do ewidencji gruntów i budynków na mocy odrębnych przepisów.

Zgodnie z § 74. ust. 2 przywołanego rozporządzenia rejestracji podlegają ceny oraz wartości, o których mowa powyżej, a także:

- adres położenia nieruchomości,

- numery działek ewidencyjnych wchodzących w skład nieruchomości

- rodzaj nieruchomości , z wyróżnieniem:

- niezabudowanych nieruchomości rolnych,

- zabudowanych nieruchomości rolnych,

- niezabudowanych nieruchomości przeznaczonych pod zabudowę inną niż zagrodowa,

- nieruchomości zabudowanych budynkami mieszkalnymi,

- nieruchomości zabudowanych budynkami pełniącymi inne funkcje niż zagrodowa
i mieszkaniowa

- nieruchomości budynkowej,

- nieruchomości lokalowej,

- pole powierzchni nieruchomości gruntowej,

- data zawarcia aktu notarialnego lub określenia wartości,

- inne dostępne dane o nieruchomościach i ich częściach składowych.

Z informacji pisemnej sporządzonej przez Geodetę Powiatowego Konstantego Wawreszuka wynika, że:

Rejestr cen i wartości nieruchomości prowadzony jest od 2001 r. i obejmuje ceny nieruchomości wynikające z aktów notarialnych i wartości nieruchomości ujawnione w wyciągach z operatów szacunkowych przekazywanych przez biegłych rzeczoznawców majątkowych. Prowadzony jest on w programie EWOPIS, który spełnia wymogi rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001 r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków.

Ad. p-ktu nr 7.

Zgodnie z § 80. 1 w/w rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków Prezydenci (Starostowie) zostali zobowiązani przeprowadzić modernizację ewidencji w sposób planowy, w określonych terminach, zapewniający:

1) zastąpienie rejestrów gruntów prowadzonych na papierze w technice ręcznej odpowiednimi zbiorami komputerowymi w terminie do 31 grudnia 2001 r.

2) uruchomienie informatycznego systemu umożliwiającego prowadzenie ewidencji obejmującej pełny zakres danych ewidencyjnych – w terminie do 31 grudnia 2003 r.

3) założenie komputerowych baz danych ewidencyjnych, umożliwiających tworzenie raportów, o których nowa w § 22 rozporządzenia:

- dla obszarów miast w terminie do 31 grudnia 2005 r.

- dla terenów wiejskich w terminie doi 31 grudnia 2010 r.

Z informacji pisemnej oraz ustnej przedstawionej przez Geodetę Powiatowego, Konstantego Wawreszuka wynika:

Planmodernizacji ewidencji gruntów i budynków w zakresie założenia mapy numerycznej i założenia ewidencji budynków i lokali, został zrealizowany w całości jedynie w stosunku do m. Hajnówka. Została założona mapa numeryczna o pełnej treści, dokonano aktualizacji zmienionych użytków gruntowych oraz założono ewidencję budynków i lokali.

Wektorowe mapynumeryczne zostały założone na terenie miasta i gminy Kleszczele. Miasto Kleszczele posiada mapę numeryczną o pełnej treści. Mapa numeryczna założona została ponadto na gminach Białowieża, Czeremcha, Dubicze Cerkiewne i Narewka. Na gminach Dubicze Cerkiewne i Narewka dokonano aktualizacji zmienionych użytków gruntowych. Mapa ewidencyjna zawiera w swojej treści także kontury budynków.

Ponadto mapa numeryczna jest założona na terenie całej gminy Hajnówka, oprócz obrębów: Borek, Mochnate, Stare Beretowo i Nowoberezowo i na terenie 6 obrębów gminy Czyże (Leszczyny, Podrzeczany, Sapowo, Rakowicze, Hukowicze, Wólka).

Na pozostałych obrębach gminy Czyże, Hajnówka oraz na wszystkich obrębach gminy Narew, nie zakładano wektorowych map numerycznych we własnym zakresie, gdyż są one objęte programem Phare 2003 – wektoryzacja map katastralnych.

Zasadniczą przyczyną braku założonej komputerowej bazy danych ewidencyjnych
o budynkach i lokalach są ograniczone środki finansowe możliwe do przeznaczenia na realizację tego zadania.

Przyznane środki dotacji celowych na zadania bieżące z zakresu administracji rządowej, zostały wykorzystane na modernizację operatów ewidencji gruntów w zakresie aktualizacji użytków gruntowych ich zmienionych klas gleboznawczych, oraz na założenie ewidencji budynków i lokali jedynie dla części obrębów.

Mając na uwadze powyższe wymogi, wynikające z rozporządzenia w sprawie ewidencji gruntów i budynków należy pamiętać, że dla obszarów miast do końca 2005 roku , powinno zostać wykonane założenie komputerowych baz danych ewidencyjnych, umożliwiających tworzenie raportów, o których nowa w § 22 rozporządzenia, przy czym

uzupełnienie baz danych dotyczących budynków i lokali orazaktualizacja użytkówzgodnie z obowiązującymi przepisami może być przeprowadzona po uprzednim uzgodnieniu projektu modernizacji ewidencji z Wojewódzkim Inspektorem Nadzoru Geodezyjnego
i Kartograficznego.

Ad. p- ktu nr 8.

Wojewoda Podlaski w kontrolowanym okresie, zabezpieczył w budżecie Województwa Podlaskiego dla Powiatu Hajnowskiego dotację budżetową w Dziale 710 Działalność usługowa, w następującym rozmiarze:

Rok 2004 Rozdział 71013 Prace geodezyjne i kartograficzne

- 80 tys. zł,

Rozdział 71014 Opracowania geodezyjne i kartograficzne

- 20 tys. zł,

Rok 2005 Rozdział 71013 Prace geodezyjne i kartograficzne

- 80 tys. zł,

Rozdział 71014 Opracowania geodezyjne i kartograficzne

- 10 tys. zł.

Rok 2006 Rozdział 71013 Prace geodezyjne i kartograficzne

- 102,45 tys. zł,

Rozdział 71014 Opracowania geodezyjne

i kartograficzne - 16,49 tys. zł.

W latach 2004 i 2005 roku przyznane środki zostały wykorzystane w całości.

Wykorzystane środki w latach 2004 – 2005 w łącznej wysokości 190 tys. zł, zgodnie z ich planowym przeznaczeniem, umożliwiły wykonanie modernizacji operatów ewidencji gruntów w zakresie aktualizacji użytków gruntowych i ich zmienionych klas gleboznawczych 41 obrębów geodezyjnych Powiatu Hajnowskiego o łącznej powierzchni 33448 hai obejmujących około 18900 działek ewidencyjnych.

Na rok 2006 przeznaczono dla Powiatu Hajnowskiego dotację w wysokości:

Rozdział 71013 Prace geodezyjne i kartograficzne

- 102 450 zł,

Rozdział 71014 Opracowania geodezyjne i kartograficzne

- 16 649 zł.

Środki te, także są przeznaczone na dalszą modernizację operatów ewidencji gruntów i budynków Powiatu Hajnowskiego w zakresie aktualizacji użytków gruntowych i ich zmienionych klas gleboznawczych oraz na założenia ewidencji budynków i lokali, jako niezbędnych danych do utworzenia w przyszłości katastru gruntów i budynków.

Do czasu kontroli środki z Rozdziału 71013 zostały wykorzystane w wysokości 102 450 zł, co pozwoliło na założenie ewidencji budynków i lokali na 3 obrębach ewidencyjnych wraz z aktualizacją użytków gruntów i zmienionych klas gleboznawczych o łącznej powierzchni 997 hai obejmujących 4265 działek ewidencyjnych, 3745 budynków i 375 lokali.

Z Rozdziału 71014 do dnia kontroli wykorzystano 15 448,00 zł na wykonanie opracowań geodezyjnych i kartograficznych niezbędnych do uaktualnienia z urzędu operatów ewidencji gruntów i budynków. Pozostała kwota w wysokości 1201,00 zł, według zapewnień Naczelnika Wydziału Pana Konstantego Wawreszuka, będzie także wykorzystana w całości, na cele zgodnie z ich planowanym przeznaczeniem.

Ponadto na modernizację ewidencji gruntów i budynków, założenie ewidencji budynków i lokali, aktualizację użytków gruntowych przeznaczano środki z Państwowego

Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym..

2004 r. - 115 363,56 zł z Powiatowego FGZGiK na aktualizację użytków gminy Narewka i Dubicze Cerkiewne.

2006 r. - 6 350 ,00 zł z Powiatowego FGZGiK na modernizację ewidencji gruntów i założenie ewidencji budynków i lokali dla miasta Hajnówka.

Starostazostał poinformowany o przysługującym mu prawie odmowy podpisania protokółu kontroli i złożenia wyjaśnień przyczyn odmowy podpisania w terminie 3. dni oraz prawie złożenia pisemnych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w tym protokóle w ciągu 7 dni.

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach , z których jeden egzemplarz doręczono Staroście Hajnowskiemu .

Hajnówka, dnia 5 stycznia 2007